秘書學(xué)全套課件

秘書學(xué)全套課件第一頁，共272頁。第一章緒論學(xué)習(xí)要求：了解秘書的涵義和特征，了解秘書工作的內(nèi)容和作用，了解秘書學(xué)的涵義及對象、方法。學(xué)習(xí)內(nèi)容：第一節(jié)秘書的涵義和特征第二節(jié)秘書工作的內(nèi)容、特點和作用第三節(jié)秘書學(xué)的涵義、研究對象、研究方法第二頁，共272頁。第一章緒論【教學(xué)目的】

使學(xué)生明確秘書、秘書機構(gòu)、秘書工作、秘書學(xué)等幾個概念的內(nèi)含，了解秘書學(xué)的學(xué)科性質(zhì)、研究對象及秘書學(xué)的整體理論框架，明確學(xué)習(xí)秘書學(xué)的意義。

【教學(xué)重點和難點】

了解秘書、秘書機構(gòu)、秘書工作、秘書學(xué)四個基本概念和秘書學(xué)的學(xué)科特征及其與其他相關(guān)學(xué)科的關(guān)系。第三頁，共272頁。第一節(jié)秘書的涵義和職業(yè)特征

一、秘書的涵義二、秘書的類別與層次三、秘書的職業(yè)特征第四頁，共272頁。一、秘書的涵義1、宮中秘藏之書。（1）據(jù)史籍記載，“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義是指物，指用隱語預(yù)卜吉兇或未來作出預(yù)言的讖諱、圖箓之書；如《漢書·敘傳》：“斿博學(xué)有俊才，……與劉向校秘書?！薄稘h書·劉向傳》：“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書?！保?）指物——向指人轉(zhuǎn)變。到了公元2世紀(jì)，東漢桓帝時，“秘書”一詞才開始用來作為掌管圖書史籍的官員的職務(wù)名稱?！段墨I(xiàn)通考》：“后漢圖書在東觀，桓帝延熹二年，始置秘書監(jiān)一人，掌典圖書、古今文字、考合異同?！薄耙云湔茍D書秘記，故曰秘書?！彪m然這時“秘書”一詞的涵義有了變化，由原先指物變?yōu)橹溉?，但所指的人（即被冠以“秘書”稱謂的官員“秘書監(jiān)或秘書令”），掌管的僅僅是朝廷的圖書典籍而已，并未從事真正的（現(xiàn)代意義上的）秘書工作（輔助領(lǐng)導(dǎo)，參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)）。第五頁，共272頁。一、秘書的涵義2、輔臣西方Secretary,大秘書（輔臣），國王身邊參與機要，掌管機密文件和印璽及宮內(nèi)事務(wù)的文職大臣。后沿用為世界許多國家主管政府事務(wù)的部長或常務(wù)副部長。如歐美的國務(wù)秘書theSecretaryofState，也可譯為國務(wù)大臣。沙特的石油秘書即為石油部長。西方secretary,小秘書，幫助上司處理文書和事務(wù)的人。東漢末年，曹操為魏王，設(shè)秘書令以“典尚書奏事，并掌圖書秘記之事”。曹操實際上是由秘書令取代了尚書的職權(quán)，使秘書令不但掌管了“圖書秘記之事”，還掌管了草擬奏章、發(fā)布政令之事。秘書令所掌管的草擬奏章、發(fā)布政令職權(quán)，是以往任何一位曾被冠以“秘書”稱謂的官員所沒有的。這是我國歷史上第一次出現(xiàn)的現(xiàn)代“秘書”一詞涵義基本相同的古代秘書官職。因而可以說，曹操所設(shè)的秘書令，是最接近現(xiàn)代秘書含義的古代秘書官職。第六頁，共272頁。一、秘書的涵義3、行政職位在現(xiàn)代中國，各級政府機關(guān)和大型國企及事業(yè)單位都設(shè)秘書長、辦公室主任和秘書職位，秘書成為管理和處理日常行政事務(wù)的重要人員，成為行政首長的得力助手。在許多國家，政府機關(guān)秘書，屬于文官范疇。我國也規(guī)定政府秘書屬于公務(wù)員。其中，秘書長屬于政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書屬于事務(wù)類公務(wù)員。第七頁，共272頁。一、秘書的涵義4、社會職業(yè)就世界范圍而言，秘書又是廣泛的社會職業(yè)之一。它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)），它以其處理文書、事務(wù)的知識和管理能力為社會各行業(yè)和團體服務(wù)。如政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人等。歐美許多科學(xué)家、教授、醫(yī)生、律師、著名演員和運動員都聘請私人秘書，作為自己工作和生活的助手。第八頁，共272頁。各種秘書的定義雖然“秘書”這個詞早在兩千年以前就出現(xiàn)了，但是由于各國的國情不同秘書服務(wù)的對象不同人們對現(xiàn)代秘書職能的理解不同因而對于“何謂秘書”即“秘書的定義是什么”所作的闡釋各不相同。第九頁，共272頁。各種秘書的定義（1）國際秘書聯(lián)合會對“秘書”下的定義是：秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手，他們掌握了辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。（見光積昌等編譯的《現(xiàn)代社會·秘書》）（2）美國全國秘書協(xié)會對“秘書”下的定義是：秘書“是社會主義國家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項。在黨政機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡稱為秘書”。（王千弓等編著：《秘書學(xué)與秘書工作》）第十頁，共272頁。各種秘書的定義（3）在我國，“秘書主要是指黨和政府機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職能是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等等?！保ㄔS國主編：《秘書學(xué)》）（4）“秘書是領(lǐng)導(dǎo)、專家、管理人員在履行其職務(wù)時的輔助人員?！保钣狼澹骸额I(lǐng)導(dǎo)·秘書·智囊》，《華中師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版）》1986年第二期）第十一頁，共272頁。各種秘書的定義(5)“秘書是在管理系統(tǒng)決策者近身，以溝通信息、參謀決策、處理事務(wù)的綜合職能，輔助決策者有效控制全局的工作人員?！保◤埱迕鞯龋骸蛾P(guān)于秘書定義的思考》，載《武漢大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版）》1986年第六期）（6）“秘書是身處領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員?！保◤埣覂x：《也談“秘書”的定義》，載《秘書》1986年第二期）（7）“所謂秘書，就是掌管文書并直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者全面處理事務(wù)的工作人員?！保ㄊ酚駦⑻站諔阎骶帲骸冬F(xiàn)代秘書學(xué)》）（8）上述種種見解，各有其道理。比較起來，我們認(rèn)為，所謂秘書，在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。第十二頁，共272頁。二、秘書的類別與層次從秘書服務(wù)對象的性質(zhì)來劃分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。1、公務(wù)秘書

公務(wù)秘書是指為黨政機關(guān)、軍隊、社會團體、國營（或集體）企事業(yè)單位服務(wù)的秘書。公務(wù)秘書是國家工作人員，由組織或人事部門選調(diào)，從國家或所在單位（集體企事業(yè)）領(lǐng)取工薪，在編制上屬于所服務(wù)的機關(guān)或單位。我國的秘書人員，多數(shù)屬于公務(wù)秘書。（1）集體秘書。指為整個機關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)班子整體服務(wù)而不是為某一個領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的的秘書。我國各級黨政機關(guān)、軍隊、企事業(yè)單位和社會團體的秘書，大都屬于集體秘書。（2）專職秘書。指專門為某個領(lǐng)導(dǎo)者、專家服務(wù)的秘書（有時也稱為某某領(lǐng)導(dǎo)者或?qū)＜业乃饺嗣貢Ｂ毭貢?wù)的對象雖然是某個領(lǐng)導(dǎo)者或?qū)＜?，但他仍屬于國家干部編制的工作人員，同樣是從國家或所在單位（集體）領(lǐng)取工薪（這與私人出資聘用的私人秘書不同）。第十三頁，共272頁。二、秘書的類別與層次2、私人秘書（非公務(wù)秘書）

私人秘書是指由私人出資聘請并為聘請者服務(wù)的秘書。這類秘書又可分為外資企業(yè)秘書、中外合資企業(yè)秘書、中外合作企業(yè)秘書、民辦企事業(yè)秘書、民辦團體秘書、專業(yè)戶或個體戶秘書以及其他個人聘用的秘書等。這類秘書不屬于國家編制的工作人員，其工薪由聘用者支付。第十四頁，共272頁。二、秘書的類別與層次按照秘書人員所從事的行業(yè)來劃分，可分為黨務(wù)秘書行政秘書軍事秘書司法秘書外交秘書新聞秘書教學(xué)秘書科研秘書等。第十五頁，共272頁。二、秘書的類別與層次按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分1、行政秘書：指負(fù)責(zé)機關(guān)日常行政管理工作以及總務(wù)后勤事務(wù)的秘書人員。2、文字秘書:指以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的機關(guān)或單位的“筆桿子”、“秀才”。3、機要秘書:指在黨、政、軍機關(guān)從事機密文電的翻譯、處理及保管的秘書。機要秘書通常包括譯電員、機要保密員等。4、信訪秘書:指辦理人民群眾來信來訪工作的秘書人員。其職責(zé)是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導(dǎo)與人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實。5、通訊秘書：指負(fù)責(zé)管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備（如電話總機、電傳、傳真等）的秘書人員。6、生活秘書：指在生活方面給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員。生活秘書通常是專為較高級的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。第十六頁，共272頁。二、秘書的類別與層次按秘書承擔(dān)職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重，在縱向上分為三個層次。1、高級秘書：指秘書長、辦公廳（室）主任。雖然他們工作的機關(guān)、單位不同（在中央機關(guān)或地方機關(guān)),但都是領(lǐng)導(dǎo)者的重要助手，日常行政工作的負(fù)責(zé)人，有的人本身就是領(lǐng)導(dǎo)成員。如政府的秘書長，同時也是政府的領(lǐng)導(dǎo)成員之一。其職責(zé)是“參與政務(wù)，管理事務(wù)”，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、掌握機要、推行工作，以及主持日常行政事務(wù)工作等。2、中級秘書：指辦公廳（室）主任以下及下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。他們負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、收集和整理信息資料等工作。其工作成效，對領(lǐng)導(dǎo)者的決策有重要作用。3、初級秘書：指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事操作性、服務(wù)性工作的秘書，如打字、印校、速記、接待、應(yīng)對電話、文件收發(fā)保管和其它事務(wù)工作是其主要任務(wù)。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員。第十七頁，共272頁。高級秘書官員秘書：是以秘書命名的官員。如英國、印度、巴基斯坦等國的內(nèi)閣部長亦稱為秘書，即外交秘書、國防秘書等。其擁有法定的專門職權(quán)，屬國家高級官員，只是對政府首腦而言，帶有一定的輔助性質(zhì)。

我國和其他國家高級官員和企業(yè)首腦身邊，設(shè)有助理或特別助理，也是政府和企業(yè)首腦身邊的官員秘書。有些大型組織設(shè)有秘書長。也屬于官員秘書。第十八頁，共272頁。高級秘書秘書部門負(fù)責(zé)人：各級政府辦公廳（室）、企事業(yè)單位的辦公室的負(fù)責(zé)人，即辦公廳（室）主任、秘書處長、秘書科長等。秘書部門負(fù)責(zé)人是領(lǐng)導(dǎo)者身邊的高級助手，是機關(guān)日常事務(wù)的具體組織者、設(shè)計者和推動者，是各種公務(wù)往來關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)者。第十九頁，共272頁。高級秘書領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書：各國政界要員、企事業(yè)單位及社會團體的領(lǐng)導(dǎo)者，一般都配有專門為自己公務(wù)服務(wù)的秘書。這類秘書直接對其特定領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)，工作圍繞特定領(lǐng)導(dǎo)人展開并直接由特定領(lǐng)導(dǎo)人指揮。第二十頁，共272頁。中級秘書的特點第二十一頁，共272頁。二、秘書的類別與層次國外秘書人員，根據(jù)各人承擔(dān)責(zé)任大小和資歷條件等方面的不同，也在縱向上分為不同的層次。例如英國，把屬于政府文官系統(tǒng)的秘書，分為行政級、執(zhí)行級、文書級、助理文書級四個層次；日本企業(yè)界的秘書，則分為見習(xí)秘書、初級秘書、中級秘書、高級秘書四個層次。第二十二頁，共272頁。三、秘書的職業(yè)特征秘書算不上官，但是離官很近；秘書本身并不算真正有權(quán)，但是歸屬于權(quán)力體系。秘書工作的內(nèi)容幾乎與領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)涵相等。但秘書工作的性質(zhì)卻是輔助性，秘書工作的服務(wù)原則獨特且不變。第二十三頁，共272頁。三、秘書的職業(yè)特征1.服務(wù)性：直接性（貼身的工作助手，不存在中間層次；工作內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作保持一致；直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，聽命于領(lǐng)導(dǎo)，并向其匯報）；廣泛性（為上司、同級、群眾三層級服務(wù)）；穩(wěn)定性（只要不解聘不辭職，秘書長期為固定地上司服務(wù)，業(yè)緣關(guān)系和人情關(guān)系）2.知識化：以處理書面信息為主要內(nèi)容，需掌握現(xiàn)代辦公手段和專業(yè)知識技能，屬知識分子或白領(lǐng)階層，高級秘書屬于智囊型人物3.年輕化：發(fā)達(dá)國家平均年齡26歲，一般20-35歲之間。工作3-5年，積累經(jīng)驗，鍛煉能力，逐步由操作（秘書）向管理層（主管）邁進(jìn)4.初級中級秘書女性化：程序性重復(fù)、規(guī)范性要求，需細(xì)心耐心5.高級秘書男性化：調(diào)研、出謀劃策、挑戰(zhàn)性，需高科技和邏輯思維第二十四頁，共272頁。第二節(jié)秘書工作的內(nèi)容、特點和作用

一、秘書工作的含義和內(nèi)容二、秘書工作的性質(zhì)與特點三、秘書工作的職能作用四、做好秘書工作的基本要求五、秘書長、辦公廳（室）主任的任務(wù)第二十五頁，共272頁。一、秘書工作的含義和內(nèi)容1、秘書工作的涵義：廣義和狹義即一般意義上的秘書工作與嚴(yán)格意義上的秘書工作。一般意義上的秘書工作,既服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作，又服務(wù)于機關(guān)工作，服務(wù)的對象與范圍較為廣泛；嚴(yán)格意義上的秘書工作，主要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作，側(cè)重于為領(lǐng)導(dǎo)者的決策與管理服務(wù)。本課程采用一般意義上的秘書工作，是指秘書機構(gòu)和秘書人員圍繞領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人提供輔助服務(wù)過程中所展開的一系列綜合性的工作。包括政務(wù)和事務(wù)，內(nèi)容十分繁雜多樣。第二十六頁，共272頁。一、秘書工作的含義和內(nèi)容2、秘書工作的內(nèi)容（任務(wù)）“文書、事務(wù)、一般管理”可以概括其工作的內(nèi)容。就我國而言，大致有以下15項：（1）文書撰寫（2）文書制作（3）文書處理（4）檔案管理（5）會議組織、會展工作（6）調(diào)查研究（7）信息資料工作（8）信訪工作（9）接待工作（10）協(xié)調(diào)工作（11）督查工作（12）日程安排（13）日常事務(wù)（14）辦公室管理（15）其他臨時交辦事項簡單地說：參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)。第二十七頁，共272頁。一、秘書工作的含義和內(nèi)容政務(wù)性工作：調(diào)查研究、輔助決策、信息工作、組織協(xié)調(diào)工作、督察工作；事務(wù)性工作：文書檔案工作、會務(wù)工作、信訪接待工作、值班印信工作、機要保密工作、機關(guān)事務(wù)管理及辦公室管理、領(lǐng)導(dǎo)日程安排和其他臨時交辦事項等。第二十八頁，共272頁。二、秘書工作的性質(zhì)與特點1、秘書工作的性質(zhì)（1）輔助性：相對于主導(dǎo)，助手和配角，從屬與被動（2）服務(wù)性：屬于第三產(chǎn)業(yè)，服務(wù)的直接性、穩(wěn)定性和廣泛性（3）機密性：保守秘密和看管文書（4）綜合性：政務(wù)和事務(wù)；例行和突發(fā)如何理解秘書工作的根本屬性：輔助性從產(chǎn)生原因和工作內(nèi)容上把握、從領(lǐng)導(dǎo)工作的性質(zhì)和作用上從組織機構(gòu)的構(gòu)成上把握第二十九頁，共272頁。如何理解秘書工作的根本屬性：輔助性輔助性：是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點。秘書機構(gòu)的從屬地位，決定了秘書工作的輔助性。具體表現(xiàn)為：(1)從屬性：第一，秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨立存在，秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里；第二，秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是；第三，秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會議，與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題，但秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。(2)被動性：第一，秘書工作是為滿足領(lǐng)導(dǎo)工作活動的需要而產(chǎn)生和展開的，是受領(lǐng)導(dǎo)活動的制約和支配的。第二，秘書部門需要處理的許多日常事務(wù)工作（如處理來往公文、信件，接聽電話，接待內(nèi)、外賓，以及處理某些突發(fā)事件等），往往預(yù)先估計不到，只能來了什么文件就處理什么文件，遇到什么事或者領(lǐng)導(dǎo)叫辦什么事就去辦理什么事。這一類工作，大都是被動的，卻又是秘書人員非干不可的。第三十頁，共272頁。2、秘書工作的特點綜合性與專業(yè)性事務(wù)性與政務(wù)性文牘性與管理性常規(guī)性與突擊性機要性與群眾性被動性與主動性補償性與潛隱性工作內(nèi)容特點工作方式特點因此，秘書應(yīng)擺正位置和角色，正確的角色意識和行為，甘做無名英雄，自覺做好各項工作。綜合性與專業(yè)性、政治性與事務(wù)性、文牘性與管理性、經(jīng)常性與突擊性、機要性與群眾性、主動性與被動性、補償性與潛隱性。第三十一頁，共272頁。三、秘書工作的職能作用（1）助手作用：事務(wù)把關(guān)和處理（2）參謀作用：政務(wù)調(diào)研和草擬方案（3）信息樞紐作用：上下左右內(nèi)外的書面和口頭信息的交流樞紐和集散地，提供、傳遞和反饋各種信息的橋梁和中介環(huán)節(jié)（4）協(xié)調(diào)作用：信息樞紐和權(quán)威地位和工作方式?jīng)Q定的（5）公共關(guān)系作用：內(nèi)引外聯(lián)、群眾來信來訪、各方來人洽談業(yè)務(wù)或協(xié)調(diào)工作等等，大都由秘書部門出面辦理。因此秘書部門是內(nèi)外溝通聯(lián)系的門面和窗口。代表單位的形象，需要塑造和保持良好的形象。第三十二頁，共272頁。秘書工作的職能作用樞紐作用第三十三頁，共272頁。樞紐作用第三十四頁，共272頁。中介溝通作用

第三十五頁，共272頁。四、做好秘書工作的要求（指導(dǎo)方針原則內(nèi)容手段）三服務(wù)方針為上級、同級和人民群眾服務(wù)。為社會服務(wù)。三原則：準(zhǔn)確、迅速、保密三適度：時間適時、手段適當(dāng)、規(guī)格適度四轉(zhuǎn)變由單純辦文辦事——既辦文辦事，又出謀劃策；由單純傳遞信息——綜合處理信息；由被動服務(wù)——主動服務(wù)；由憑老經(jīng)驗辦事——科學(xué)化管理；五依靠：機構(gòu)建制、法規(guī)制度、辦公設(shè)備、文書信息、領(lǐng)導(dǎo)授意六強調(diào)：調(diào)研、信息、信訪、協(xié)調(diào)、督察、政務(wù)七趨勢：職業(yè)社會化、任職資格化、職能腦力化、辦公現(xiàn)代化、年輕化、初級秘書女性化、高級秘書男性化第三十六頁，共272頁。秘書工作的基本原則

“第一要保密，第二要準(zhǔn)確，第三要迅速”這是周恩來總理早年對我黨機要工作同志提出的工作原則，后來成為了一定時期我國黨政秘書工作的基本原則。隨著改革開放，經(jīng)濟機構(gòu)日益增多，企業(yè)秘書和為個體秘書應(yīng)運而生，這三項基本原則也成為在經(jīng)濟實體和為個體工作的秘書應(yīng)恪守的基本原則。周恩來第三十七頁，共272頁。名人迅速及時辦文案例鐵托是前南斯拉夫政治家，高爾基是前蘇聯(lián)大作家。兩人在處理公文方面，都有喜歡使用沒有抽屜的辦公桌的習(xí)慣。鐵托掌管黨政軍大權(quán)，日理萬機，但處理公文時，總是非常及時，從不積壓。他把公文放在辦公桌上，以便隨時抽時間閱批。高爾基不僅自己要堅持寫作，而且擔(dān)任國家文學(xué)藝術(shù)方面重要的領(lǐng)導(dǎo)工作。他為了避免文件積壓影響工作，也讓秘書把文件放在辦公桌面上。他認(rèn)為，文件一進(jìn)抽屜，就很可能不再去過問，從而造成積壓。放在桌面上，有利于提醒自己及時處理。第三十八頁，共272頁。秘書工作原則的內(nèi)容

改革開放的20多年來，秘書工作發(fā)生了巨大的變化，但秘書的工作原則沒有變。第三十九頁，共272頁。秘書工作方法1、請示

2、報告

3、

擋駕4、

典型調(diào)查法

5、

抽樣調(diào)查法6、比較方法7、綜合方法8、隨機參謀法9、受意。第四十頁，共272頁。案例：無理取鬧者劉老是市人大常委委員，給他寫信、上訪的人不少。一天，有位來訪者要求劉老為其伸張正義，因為無介紹信，被擋在傳達(dá)室。秘書小陶向來訪者了解情況，不料他不講來由，卻大談“人民代表要為人民講話”之類的內(nèi)容，還聲稱“不見到劉老不離開”。小陶初當(dāng)秘書，第一次遇上這種情況，急得沒辦法。情急之下，與來訪者爭吵了起來。幸好那天劉老外出開會不在家，那人再鬧也見不到劉老。后來經(jīng)電話了解，得知來訪者是因受了處分，十分不滿。但處分他證據(jù)確鑿。因此他多次上訪實屬無理取鬧。后來當(dāng)那人再來時，小陶就耐心地對他進(jìn)行說服教育。第四十一頁，共272頁。五、秘書長、辦公廳（室）主任的任務(wù)

有明確規(guī)定。1951年頒布的《政務(wù)院關(guān)于各級政府機關(guān)秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機構(gòu)的決議》規(guī)定了7項任務(wù)：協(xié)助首長綜合情況，研究政策，推行工作；協(xié)助首長密切各方面的工作聯(lián)系；協(xié)助首長掌管機關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作；協(xié)助首長掌管保密工作；掌管機要工作；支持日常行政事務(wù)（公文處理、會議組織、檢查督促政府決議的執(zhí)行等；掌管機關(guān)事務(wù)性工作（機關(guān)財務(wù)、生活管理、學(xué)習(xí)文娛活動等事項）。第四十二頁，共272頁。五、秘書長、辦公廳（室）主任的任務(wù)

各級政府辦公廳（室）、企事業(yè)單位的辦公室的負(fù)責(zé)人，即辦公廳（室）主任、秘書處長、秘書科長等，是秘書部門的負(fù)責(zé)人。秘書部門負(fù)責(zé)人是領(lǐng)導(dǎo)者身邊的高級助手，是機關(guān)日常事務(wù)的具體組織者、設(shè)計者和推動者，是各種公務(wù)往來關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)者（見下圖）。第四十三頁，共272頁。秘書部門負(fù)責(zé)人主要職責(zé)案例材料：《秘書長——難當(dāng)?shù)亩嘀亟巧返谒氖捻摚?72頁。案例：《秘書長——難當(dāng)?shù)亩嘀亟巧泛仙坳柺腥舜蟪Ｎ瘯貢L申季

我在五年的秘書長工作實踐中深深體會到：秘書長崗位特殊，任務(wù)繁重，責(zé)任重大，確實難當(dāng)。秘書長何以難？難就難在他是一個多重性角色：一、領(lǐng)導(dǎo)決策中，秘書長是總參謀長，他既是領(lǐng)導(dǎo)成員，直接參與民主科學(xué)決策；又是參謀助手，組織信息調(diào)研為正確決策和決策實施服務(wù)。如果領(lǐng)導(dǎo)成員較多，彼此不大和洽，秘書長夾在中間，難以調(diào)處領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。二、在機關(guān)工作中，秘書長是總調(diào)度，他要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)好上上下下、左左右右、里里外外、方方面面的關(guān)系。其中同級關(guān)系是最難協(xié)調(diào)的。每每秘書長根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)集體的決定，向機關(guān)內(nèi)外同級部門交辦、查辦、催辦工作時，若同級不予合作，甚至頂著不辦，秘書長常常處在左右為難的境地。>>>more第四十五頁，共272頁。案例：《秘書長——難當(dāng)?shù)亩嘀亟巧啡?、在后勤供給中，秘書長是總管家。后勤供給包括許多方面：安排吃、住、行、用、醫(yī)；處理幼、老、病、退、死等問題，在當(dāng)前人、財、物不夠充裕的情況下，是難以滿足每個人的多方需求的。四、在機關(guān)自身建設(shè)中，秘書長是總負(fù)責(zé)人，他要負(fù)責(zé)整個機關(guān)的思想、組織、業(yè)務(wù)、制度等方面的建設(shè)，要從嚴(yán)理政，科學(xué)管理，切實把機關(guān)各項建設(shè)抓好。秘書長的工作千頭萬緒，緊張繁忙，每每盡了最大努力，也難以把各種工作辦得十全十美；許多工作即使做好了，也會有人不滿意。

>>>more第四十六頁，共272頁。案例：《秘書長——難當(dāng)?shù)亩嘀亟巧访貢L確實難當(dāng)！但是，做人做事我只本著一個信念：只要站得正、走得直，少說空話、多干實事，就可以克服困難收到實效。我是秉著“參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)”的宗旨開展工作的。一、參與政務(wù)。在一個機關(guān)里，政務(wù)與事務(wù)是相互促進(jìn)的有機整體。政務(wù)搞好了，可以帶動事務(wù)的開展；事務(wù)搞好了，又可以直接促進(jìn)政務(wù)工作的成效。作為市人大常委會秘書長，更要重視政務(wù)。這是因為地方人大常委會屬于國家權(quán)力機關(guān)，行使決定、監(jiān)督和任免三權(quán)，都是屬于重大政務(wù)。故市人大常委秘書長要強化參謀意識，要把參與政務(wù)作為首要職責(zé)和第一位工作來抓。>>>more第四十七頁，共272頁。案例：《秘書長——難當(dāng)?shù)亩嘀亟巧范?、管理事?wù)。事務(wù)工作主要包括文書事務(wù)和生活事務(wù)。管好事務(wù)，這是為保證機關(guān)正常、高效率地進(jìn)行職能活動，創(chuàng)造和提供最佳狀態(tài)的生活和工作條件。只有高質(zhì)量地做好事務(wù)工作，才能使整個機關(guān)正常運轉(zhuǎn)。不能把事務(wù)工作看成是小事：即使是小事，有時小事辦不好也會誤大事。三、搞好服務(wù)。秘書長是秘書部門的頭，秘書部門的工作指導(dǎo)思想是三服務(wù)，地方國家權(quán)力機關(guān)的秘書部門三服務(wù)是：（一）為三會（人大會、常委會、主任會）會議服務(wù)；（二）為人大代表和人大常委會組成人員依法行使職權(quán)服務(wù)；（三）為本機關(guān)和上下級人大服務(wù)。>>>more第四十八頁，共272頁。案例：《秘書長——難當(dāng)?shù)亩嘀亟巧访貢L要樹立主動服務(wù)和超前服務(wù)思想，要以全心全意、忠心耿耿、任勞任怨、無私奉獻(xiàn)精神去做好“三服務(wù)”工作?？傊貢L工作要學(xué)會彈鋼琴的工作藝術(shù)，十個指頭協(xié)調(diào)動作，既要分清主次，緊緊抓住政務(wù)這條主線；又要統(tǒng)籌兼顧，管好事務(wù)，搞好服務(wù)。

>>>more第四十九頁，共272頁。總結(jié)現(xiàn)代秘書工作規(guī)律：圓規(guī)律、兩條線律秘書工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作需要而產(chǎn)生，應(yīng)緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作，竭盡所能發(fā)揮才智，努力實現(xiàn)四個轉(zhuǎn)變：即辦文辦事向既辦文辦事又出謀獻(xiàn)策、從收發(fā)傳遞信息向既收發(fā)傳遞又綜合處理信息、從經(jīng)驗辦事向科學(xué)化現(xiàn)代化管理，從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。秘書應(yīng)以忠實貫策領(lǐng)導(dǎo)意圖為核心，服從、服務(wù)、適應(yīng)、跟隨領(lǐng)導(dǎo)工作。但要注意把握好“度”：做到參政但不專政，補位但不越位，出力但不弄權(quán)，服從但不盲從，貼近但不獻(xiàn)媚，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。形成圓規(guī)律、兩條線律。第五十頁，共272頁。圓規(guī)律：秘書工作總是圍繞一個中心——領(lǐng)導(dǎo)的要求和需要進(jìn)行全方位輔助和服務(wù)，盡最大可能地圓滿地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的認(rèn)為任務(wù)。兩條線律：如果把領(lǐng)導(dǎo)的要求和需要作為一條主線——“需求線”，那么，秘書人員為了完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)，總是按領(lǐng)導(dǎo)的要求，盡量貼近領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行工作，就構(gòu)成另一條主線——“追逐線”。兩條線之間的矛盾運動，就構(gòu)成了秘書工作發(fā)展的基本規(guī)律。.第五十一頁，共272頁。秘書人員只有牢記并遵循秘書工作規(guī)律，才能把握好“火候”，做到參政但不專政，補位但不越位，出力但不弄權(quán)，服從但不盲從，貼近但不獻(xiàn)媚，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，成為領(lǐng)導(dǎo)重要的參謀助手、耳目喉舌，受到領(lǐng)導(dǎo)的信賴和重用。反之，秘書人員一旦忘記輔佐地位和配角身份，僭越職權(quán)，功高蓋主，就會對領(lǐng)導(dǎo)地位造成威脅，遭到領(lǐng)導(dǎo)的忌諱和嫌惡，最終會被領(lǐng)導(dǎo)閑置、冷落或罷免，落一個不安分守己不忠于職守的壞名聲。總之，秘書工作十分特殊，靠近權(quán)力又不直接擁有權(quán)力，不在其位卻謀其政，既意味著奉獻(xiàn)與犧牲，也意味著權(quán)力與責(zé)任，同時也蘊涵著很多的發(fā)展機會。做好秘書工作實屬不易，但正因為如此，這個崗位最能鍛煉人的能力。風(fēng)險越大，機會越大，收益最大。第五十二頁，共272頁。第三節(jié)秘書學(xué)的涵義、研究對象、研究方法一、秘書學(xué)的涵義二、秘書學(xué)的研究對象三、秘書學(xué)的研究內(nèi)容四、秘書學(xué)的研究目的和研究方法五、秘書學(xué)產(chǎn)生原因和條件六、秘書學(xué)的學(xué)科性質(zhì)（與相關(guān)學(xué)科關(guān)系）第五十三頁，共272頁。秘書學(xué)的涵義、研究對象和研究內(nèi)容秘書學(xué)的涵義秘書學(xué)是一門研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的綜合性、應(yīng)用性的科學(xué)。通俗地說，秘書學(xué)就是研究秘書人員如何作好秘書工作的科學(xué)。二、秘書學(xué)的研究對象1、秘書工作2、秘書人員3、秘書機構(gòu)三、秘書學(xué)的研究內(nèi)容十分寬廣，以秘書工作（包括政務(wù)和事務(wù)）為主線，以秉承領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為核心，以提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)為目標(biāo)，系統(tǒng)研究高素質(zhì)秘書人員的培養(yǎng)、精干合理秘書部門的設(shè)置以及博大精深的秘書工作規(guī)律。史、論、專、技。各項專門技能秘書理論（人員、機構(gòu)、工作）秘書史第五十四頁，共272頁。秘書學(xué)的研究目的、意義和研究方法四、秘書學(xué)的研究目的和研究方法1.研究目的指導(dǎo)工作培養(yǎng)人才創(chuàng)建理論2.研究方法理論與實踐相結(jié)合：經(jīng)驗升華法、案例研究法吸收借用其他學(xué)科先進(jìn)方法研究意義：有利于繼承悠久的歷史經(jīng)驗有利于秘書個體的全面發(fā)展有利于滿足市場經(jīng)濟發(fā)展的迫切需要第五十五頁，共272頁。五、秘書學(xué)產(chǎn)生發(fā)展的原因和條件秘書工作歷史悠久，十分古老；而秘書學(xué)卻很年輕，是20世紀(jì)80年代適應(yīng)環(huán)境需要而產(chǎn)生的新興學(xué)科，原因何在？原因：古代文獻(xiàn)存于宮禁之中，研究難度大建國后，受“左”干擾，沒有引起重視改革開放后，現(xiàn)實的迫切需要，應(yīng)運而生。條件：悠久的歷史，客觀的事實和經(jīng)驗，國家重視，宏觀指導(dǎo)，寬松的環(huán)境，實踐工作者和理論工作者共同攜手研究。第五十六頁，共272頁。六、秘書學(xué)的學(xué)科性質(zhì)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系：領(lǐng)導(dǎo)學(xué)（工作目標(biāo)）管理學(xué)（工作方法）文書學(xué)（內(nèi)容）信息學(xué)（內(nèi)容）學(xué)科性質(zhì)交叉邊緣綜合應(yīng)用學(xué)科。領(lǐng)導(dǎo)學(xué)信息學(xué)文書學(xué)管理學(xué)第五十七頁，共272頁。七、我國當(dāng)代秘書學(xué)的學(xué)科體系

我國當(dāng)代秘書學(xué)學(xué)科體系在秘書工作實踐的推動下，處于不斷地開拓發(fā)展中。其學(xué)科體系可從不同角度來分析。第五十八頁，共272頁。秘書學(xué)從發(fā)展階段來看，經(jīng)歷了以下階段：第五十九頁，共272頁。

從秘書業(yè)務(wù)內(nèi)容看，已出現(xiàn)以下分支學(xué)科：第六十頁，共272頁。從社會各行業(yè)秘書理論與實踐來看已出現(xiàn)以下分支：第六十一頁，共272頁。

從秘書理論與實踐和相關(guān)學(xué)科的融合來看，已出現(xiàn)以下分支圖：第六十二頁，共272頁。

綜合我國當(dāng)代秘書理論與實踐的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，其學(xué)科體系可用下圖表示：

第六十三頁，共272頁。

本章作為全書的序幕，主要從整體上介紹了秘書和秘書工作，起一個入門簡介和統(tǒng)領(lǐng)全書的作用。希望同學(xué)們在學(xué)完本章以后，對秘書及秘書工作能有一個大體的了解和整體的認(rèn)識。第六十四頁，共272頁。復(fù)習(xí)思考題：

秘書包含哪些含義？秘書的有哪些類別和層次？秘書工作的主要內(nèi)容？性質(zhì)、特點是什么？秘書工作的職能作用？秘書工作的基本原則、規(guī)律？什么是秘書學(xué)？秘書學(xué)主要研究哪些內(nèi)容？【綜合應(yīng)用】

1、簡略分析秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系

2、聯(lián)系秘書活動的實際,談?wù)剬γ貢顒犹卣鞯捏w會。第六十五頁，共272頁。準(zhǔn)秘書自我評價測量表序號檢測內(nèi)容：是一般否１是否清楚自己適應(yīng)何種行業(yè)的秘書機構(gòu)工作？

２是否知道自己適合為何種管理層次的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)？

３是否清楚自己為所屬層次的服務(wù)需要具備的東西？

４是否知道自己目前已具備哪些知識？

５是否清楚自己應(yīng)恪守什么樣的職業(yè)道德？

６是否明白自己已具備了哪些能力？

７自己所具備的能力是否能勝任將來適合的秘書崗位？

８是否知道如何處理好與各種人的關(guān)系？

９是否清楚處理好人際關(guān)系的原則？

１０是否明白自己應(yīng)該具備什么樣的心理素質(zhì)?

１１自己是否具備秘書職業(yè)的技術(shù)性資格？

１２自己是否具備秘書職業(yè)的非技術(shù)性資格？

１３是否了解秘書的工作內(nèi)容和職責(zé)權(quán)限？

１４是否清楚秘書在各種場合穿著打扮的正確標(biāo)準(zhǔn)和方法？

合計：是×５＋一般×３＝

編制出提高自身素質(zhì)的訓(xùn)練計劃，如提高表達(dá)能力、溝通協(xié)調(diào)能力的方法和措施。訓(xùn)練計劃要有可行性。第六十六頁，共272頁。第二章秘書工作的起源和發(fā)展第一節(jié)我國秘書工作的起源和早期發(fā)展第二節(jié)中國共產(chǎn)黨和新中國的秘書工作第三節(jié)外國秘書工作概況第六十七頁，共272頁。第一節(jié)我國秘書工作的起源和早期發(fā)展一、秘書與秘書工作的起源二、奴隸社會時期的秘書工作三、封建社會時期的秘書工作四、近代中國的秘書工作第六十八頁，共272頁。一、秘書與秘書工作的起源

秘書工作源遠(yuǎn)流長。一、秘書濫觴的條件：1、領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)（氏族機構(gòu)和國家）的形成是秘書產(chǎn)生的基本社會條件；2、文字和文書的萌生是秘書產(chǎn)生的重要物質(zhì)條件。

臨民治事——需要文書撰寫保管領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)管理工具管理助手秘書第六十九頁，共272頁。一、秘書與秘書工作的起源二、氏族公社時期秘書跡象：原始社會末期至公元前21世紀(jì)）,父系氏族公社階段是秘書活動的源頭，形成了最早的社會組織、權(quán)力中心、氏族領(lǐng)袖集團，最早的行政決策形式―會議制度―軍事民主制，階級社會的前夜。黃帝的史官：倉頡，幫助其記載國家大事；虞舜的納言：龍，早晚忠實發(fā)布其命令；史官和納言可以看做是最早的秘書官。信訪制度的開端：堯的進(jìn)善旗；舜的誹謗木（華表)；后來設(shè)置敢諫之鼓；后代的擊鼓鳴冤源于此。第七十頁，共272頁。二、奴隸社會時期的秘書工作

1、夏商奴隸制時期秘書工作的真正萌生：（公元前21世紀(jì)－前16世紀(jì)——前11世紀(jì)）夏朝政治——第一個階級國家，為鎮(zhèn)壓反抗建立了軍隊和刑法，設(shè)置“三正、遒人、太史令”等官職輔助夏王管理國政事務(wù)。商朝出現(xiàn)了我國最早的文書珍品——甲骨文書。史官是最早的秘書人員。商朝巫史不分，一身二任（祭祀、撰擬保管文書），成為商朝最重要的秘書人員。第七十一頁，共272頁。二、奴隸社會時期的秘書工作2、西周和春秋戰(zhàn)國秘書工作

（公元前11世紀(jì)－前221年）西周巫史分工，史官地位上升，分工更細(xì)（大小內(nèi)外御五史，設(shè)立了最早的秘書機構(gòu)——太史寮），在王左右，記錄言行，出納帝命，從事文書活動，是王的重要參謀助手；并形成了我國最早的公務(wù)文書匯編本——《尚書》（28篇下行文，典謨訓(xùn)誥誓命等文種）。春秋戰(zhàn)國時期新的秘書官職名稱：如右秦國齊國魏國楚國各國君的重要隨員高參尚書掌書主書左徒奴隸社會時期的秘書現(xiàn)象探析：秘書人員——史官；秘書機構(gòu)——太史寮；秘書工作——為國君記錄言行，起草和保管文件，協(xié)助國君制定政策法令；秘書制度——保密制度、用印制度、正副本制度；養(yǎng)士之風(fēng)盛行——最早的私人秘書。第七十二頁，共272頁。三、封建社會時期的秘書工作

1、秦漢、魏晉南北朝秘書工作：公元前221年－公元581年2、隋唐宋秘書工作（公元581年－1038年）3、遼夏金元秘書工作（公元916年－公元1368年）4、明清秘書工作（公元1368年－公元1840年）第七十三頁，共272頁。1、秦漢、魏晉南北朝秘書工作秦朝（外朝：三公）（內(nèi)朝：尚書）丞相（金印紫綬）（丞相府：政務(wù)，左右丞）太尉（軍務(wù)）御史大夫（銀印青綬）（副丞相、掌文書、監(jiān)察）漢初（外朝：三公）丞相（位高權(quán)重）（丞相府：政務(wù)，分曹治事）太尉（軍務(wù)）御史大夫（中央秘書，皇帝耳目喉舌）（副丞相、掌文書、監(jiān)察）漢武帝（重用內(nèi)廷尚書）尚書署成機要秘書機構(gòu)，剝奪丞相權(quán)。漢成帝設(shè)尚書臺東漢光武帝（尚書臺外遷）事歸臺閣（尚書臺，六曹治事，后代六部雛形），丞相府形同虛設(shè)。出納帝命，為王喉舌。曹魏曹操秘書令、曹丕中書令、中書監(jiān)——中書省取代尚書臺，出納帝命。晉代設(shè)門下省，皇帝的顧問仆從機構(gòu)北朝時，門下省最重要，取代中書省，參與機要。南朝又以尚書省為相府第七十四頁，共272頁。秦漢、魏晉南北朝秘書現(xiàn)象探析：從漢代起，皇權(quán)與相權(quán)之爭日益明顯和激烈，內(nèi)廷與外朝不斷置換，秘書機構(gòu)變化頻繁。丞相尚書尚書令、門下侍中中書中書令皇帝秘書：御史大夫尚書謁者令主璽令史地方諸侯秘書長史主薄記室令史第七十五頁，共272頁。2、隋唐宋秘書工作（公元581年－1038年）隋唐三省六部制，隋唐秘書機構(gòu)、制度更加復(fù)雜完善。設(shè)有最早的信訪機構(gòu)——匭使院宋朝軍政分設(shè)，中書省和樞密院并稱二府。隋唐的三省六部制中書中書舍人（閣老、五花判事）門下尚書出令審議執(zhí)行翰林學(xué)士院翰林大學(xué)士（皇帝的機要秘書）中書省政務(wù)下設(shè)：通進(jìn)司、進(jìn)奏院、開拆房、主事房、催驅(qū)房，負(fù)責(zé)文書收發(fā)登記呈閱催辦等樞密院軍務(wù)P33秘書工作制度：保密制度、一文一事制度、貼黃引黃制度、限期承辦、催辦制度第七十六頁，共272頁。3、遼夏金元秘書工作（公元916年－公元1368年）遼朝西夏金朝元朝916－12181038－12271115－12341271－1368元朝：文書傳遞——急遞鋪文書立卷制度——同一類事立為一卷第七十七頁，共272頁。4、明清秘書工作（公元1368年－公元1840年）明朝廢丞相設(shè)內(nèi)閣（票擬）、（司禮監(jiān)批紅）、六部分治清朝內(nèi)閣虛設(shè)軍機處（機要秘書處）明朝：票擬制度（用小紙條擬寫處理意見供皇帝參考）第七十八頁，共272頁。小結(jié)——知識點1、我國最早的秘書工作萌芽于原始社會末期部落聯(lián)盟時期。據(jù)《尚書.堯典》記載，舜曾任命一個叫龍的人擔(dān)任“納言”官，出納帝命，上傳下達(dá)，發(fā)揮秘書作用。2、我國最早的秘書工作者是史官。夏商周三代的秘書工作主要由史官擔(dān)任，負(fù)責(zé)起草公文，傳達(dá)政令，記錄活動，掌管圖法。如：夏朝的太史令，商朝的巫與史，西周的“五史”：大、小、內(nèi)、外、御史。因而史官的官邸被看作最早的秘書機構(gòu)。3、我國古代最早的秘書機構(gòu)是——太史竂，產(chǎn)生于商朝，完善于西周。4、我國最早的文書珍品是——甲骨文書。一片完整的甲骨文書包括敘辭，問辭，占辭，驗辭四部分。它是我國早期秘書活動的實物見證，記載了商代幾個王朝（武?。q王）的重要政治活動。5、我國現(xiàn)存最早的公務(wù)文書匯編本和最早的歷史文獻(xiàn)資料匯編本——尚書，它記載了堯虞、夏、商、周的一些重要的歷史事實，保存了上古大量的政治、哲學(xué)、刑法、天文、地理等方面的資料，主要文種有典、誥、誓、命、謨、訓(xùn)等。第七十九頁，共272頁。小結(jié)——機構(gòu)和人員變遷夏商周三代的秘書工作主要由史官擔(dān)任。西周的秘書工作，在殷商的水平上有所創(chuàng)新和提高。戰(zhàn)國時期，各諸侯國大都有史官,但史官的職責(zé)、地位起了重要變化，御史地位上升，成為國君近旁供差遣的筆墨工作。由于兼并戰(zhàn)爭的需要，各諸侯國國君相繼設(shè)置了一些新的秘書官職，如“尚書、掌書、主書、左徒”等，廣招賢人能士，掀起養(yǎng)士熱，秘書工作得到充實與加強。秦漢時期，設(shè)有丞相府、太尉和御史大夫輔助皇帝綜理國政；漢武帝時，設(shè)尚書署剝奪相府權(quán)。東漢發(fā)展成為直接處理政務(wù)的尚書臺；魏晉南北朝時期，中書省取代尚書省，成為總攬中央的機要秘書機構(gòu)；隋唐時期的秘書工作有了更大的發(fā)展，形成三省六部制格局，互相協(xié)作和牽制。宋代的秘書工作由樞秘院與中書省分掌；明朝、清朝時期，內(nèi)閣和軍機處是最重要的中樞機關(guān)，綜理全國政務(wù)。第八十頁，共272頁。小結(jié)——古代秘書變遷規(guī)律縱觀我國古代秘書機構(gòu)的設(shè)置及職掌的發(fā)展變化，不難看出秘書部門是國家機關(guān)的中樞機構(gòu)，各朝統(tǒng)治者十分重視秘書工作。盡管機構(gòu)設(shè)置、官職名稱頻繁變動，但中央秘書機構(gòu)一直緊緊掌握在皇帝手中，成為各朝皇帝進(jìn)行統(tǒng)治的耳目和喉舌，參謀和助手。（重要性）自秦漢以來，皇帝是封建王朝的絕對權(quán)威，享有至高無上的權(quán)力，秘書機構(gòu)及其官員職能處于輔助地位，一旦他們僭越或?qū)蕶?quán)構(gòu)成威脅，皇帝就要設(shè)法變動他們?；蛳魅跗渎殭?quán)，或撤換其官員，或解散其機構(gòu)，或另立新機構(gòu)取而代之。（輔助性）于是，2000多年來，中央秘書機構(gòu)從外廷到內(nèi)廷的不但置換，秘書官員從內(nèi)侍到權(quán)要的頻頻升遷也就成了歷史規(guī)律。任朝代更迭，江山易主，秘書機構(gòu)和人員變化無常，但各級各類秘書機構(gòu)和人員為統(tǒng)治階級服務(wù)的輔助性質(zhì)從未改變，秘書工作也從未間斷。（普遍性）第八十一頁，共272頁。古代秘書機構(gòu)變動概覽秘書機構(gòu)作為君主統(tǒng)治的重要工具和喉舌，地位及其重要。故漢武帝以后，歷代帝王都懼怕權(quán)柄下移，常使用身邊那些小吏奪取國家重臣之權(quán)，使高官與要職分離，便于掌握全權(quán)進(jìn)行專制統(tǒng)治。于是出現(xiàn)了秘書機構(gòu)的頻繁變動和循環(huán)更替，如圖所示尚書臺3、唐代翰林學(xué)士1、漢代:三公2、魏晉中書令門下侍中4、明代內(nèi)閣學(xué)士司禮監(jiān)5、清代軍機處第八十二頁，共272頁。小結(jié)——古代形成的秘書工作制度1、公文用紙制度：漢代以前，文書的載體材料一般為金、石、竹木、甲骨、絹帛等。東漢蔡倫發(fā)明了造紙術(shù)，紙張被廣泛采用，并取代竹簡，成為文書的主要載體材料。東晉末年，太尉桓玄下令公文統(tǒng)一用黃紙。南北朝時期，黃白兩種紙兼用。唐代規(guī)定，凡黃紙一律為皇室專用，官吏不許妄用；征討性的命令用白麻紙，臣民上書和官府往來文書，只能用白紙。并且文書尺寸要小于皇帝詔敕文書的尺寸。此制度使文書種類易于識別，外觀整齊，利于文書處理和保管。2、公文繕寫制度：指文書所使用的書體和繕寫要求。秦代以小篆為主，漢代以隸書為主，魏晉南北朝始用楷書，兼用行書?？瑫托袝某霈F(xiàn)魏秘書人員繕寫文書提供了方便，一直通行到現(xiàn)在。對文書的繕寫要求，各代有嚴(yán)格規(guī)定：要準(zhǔn)確無誤，注重時限。延一日笞50，延十日徒一年。凡改動處，要加蓋印章以示負(fù)責(zé)。保證了公文的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。第八十三頁，共272頁。小結(jié)——古代形成的秘書工作制度3、公文的判署、簽押制度：是指主管人員在文稿審定后寫上“可、聞、依、同意、批準(zhǔn)”等簡短的評語（判署），并在文稿上親自簽上自己的名字以示負(fù)責(zé)（簽押）。簽字用行書稱行押，用草書稱花押。簽在首尾紙縫之間稱押縫，在文尾稱押尾。此制度增強了主管官員的責(zé)任心，也增強文書的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和有效性。4、文書用印制度：印章是權(quán)力和信用的標(biāo)志。印章使用始于商周，史稱“璽”，用金玉銅銀制成，尊卑共用。春秋戰(zhàn)國時期，用于封檢文書；秦始皇時期，印和璽用法開始有嚴(yán)格區(qū)別，“天子獨以印稱璽，又獨以玉，群臣莫敢用也”。秦律規(guī)定，對盜用官印者依偽造罪懲辦，嚴(yán)防未加印璽或假印璽的文書出現(xiàn)。自此，印章作為權(quán)力和信用的標(biāo)志歷代沿用。漢代一官一印，罷官時，其印上交或帶走均可。南北朝時期，實行官印移交制度。唐代還設(shè)監(jiān)印官，文書經(jīng)審核無誤后，方可用印，并規(guī)定一文一印。兩頁以上的公文，則在兩頁之間加蓋騎縫印。文書加蓋印章，說明發(fā)文機關(guān)對該文確認(rèn)無誤，增加文書的權(quán)威性和有效性。此制度一直沿用至今。第八十四頁，共272頁。小結(jié)——古代形成的秘書工作制度5、副本制度：始于西周，指文書正本以外的復(fù)制本。凡重要文書大多有副本多份，分存各處。王命文書宣讀頒行以后，正本交受命官，內(nèi)史另錄副本藏于王室備查。重要文書正本還要送宗廟保存，作為教化子弟的教材，副本則由史官和主管官員各存一份。清代設(shè)有副本庫，凡奏折，一般都交軍機處抄錄副本，送內(nèi)閣發(fā)抄，抄完后交回存檔。此制度對保存真實可靠的歷史資料具有重要意義。6、文書驛傳制度：春秋時期即有郵驛制度，步傳稱郵，馬傳稱驛。漢代有驛使專事傳遞文書，相當(dāng)于現(xiàn)代的機要交通。唐代驛傳制度更加完善，每隔30里設(shè)一驛站，用以傳遞文書。傳遞不及時耽誤行程要處以笞杖。唐宋傳遞文書均有顏色不一樣的牌，以表示所傳文書的緊急程度。宋用金、青、紅三色區(qū)別，金色最急。軍機要事用金牌。元代設(shè)“急遞鋪”，緊急文書用輕騎良馬傳遞，以加快傳遞速度。明代有陸驛、水驛，陸水驛相結(jié)合，以京師為中心，向全國各地延伸。清代，設(shè)機構(gòu)和官員專管全國驛傳事務(wù)。每15里設(shè)“急遞鋪”一所，公文隨到隨傳，不能延誤。此制度保障了公文的暢達(dá)和政令的推行。第八十五頁，共272頁。小結(jié)——古代形成的秘書工作制度7、一文一事制度：始于唐代，指一份公文只能敘述一件事情，不同的是由不得混于同一文中。此制度既加快了文書處理速度和效率，又利于保密和歸檔。至今沿用。8、貼黃、引黃制度：是古代文書撰寫和處理所形成的制度。貼黃，在唐代，指皇帝的敕書如需要改正，就在該地方貼上黃紙，然后改正。在宋代，指文章意猶未盡，就擬寫補充說明貼在后面。引黃，是指用黃紙將篇幅較長的文書要點引出，貼在文件的封面上，使閱讀者對公文對內(nèi)容一目了然，能分輕重緩急進(jìn)行辦理，從而提供公文處理效率。9、票擬制度：是明清兩代宮廷中收文處理的一種方式。始于明代，時稱“條旨”。是指內(nèi)閣（軍機處）代皇帝對內(nèi)外臣工的題奏本章擬出批復(fù)或批辦意見，并寫在紙條、票簽上，供皇帝審閱定奪。第八十六頁，共272頁。小結(jié)——古代形成的秘書工作制度10、秘書工作的保密制度：從產(chǎn)生之時就開始形成。秘書官員作為歷代統(tǒng)治者的近臣，必然接觸到許多國家機密，尤其在文書制發(fā)、運轉(zhuǎn)和保管過程中能否保密，之間影響到統(tǒng)治階級的利益。因此，歷代統(tǒng)治者十分重視保密工作，并制定了嚴(yán)格的保密制度。如，春秋戰(zhàn)國時的“封泥”,漢代的“皂囊”，唐代對泄密者處罰極重，泄漏重大機密處以絞刑，非重大機密處徒刑1.5年；若泄漏于藩國罪加一等。宋代規(guī)定，機密公文不準(zhǔn)公開榜示，禁止復(fù)制；明代規(guī)定，泄漏重大機密者處斬，一般泄密者，杖100，并罷職不用；清代，對機密查辦事件，在堂上繕寫，密封后傳遞，并將底稿也封存，等到查辦事件完畢后始可拆封登記。如有泄密者，從重處罰，嚴(yán)禁各衙門人員在軍機處竊聽。第八十七頁，共272頁。四、近代中國的秘書工作(1840_1949年)

清末秘書工作的殖民化;總理外國事務(wù)衙門司務(wù)廳不平等條約太平天國的秘書工作（1851-1864年）;辛亥革命時期；武昌軍政府秘書處，掌文書和庶務(wù)南京臨時政府的秘書工作（1911——1912）北洋軍閥時期的秘書工作（1912——1927年）國民黨統(tǒng)治時期的秘書工作（1927——1949年）第八十八頁，共272頁。

1、晚清秘書工作鴉片戰(zhàn)爭后，出現(xiàn)了不少對外公文，出現(xiàn)了技術(shù)文件檔案和教育文件檔案。1911年責(zé)任內(nèi)閣1861年“總理各國事務(wù)衙門”1901年外務(wù)部第八十九頁，共272頁。2、南京臨時政府的秘書工作

孫中山先生為總統(tǒng)的南京臨時政府總統(tǒng)府，正式設(shè)置秘書處作為政府日常辦事機構(gòu)。各部委設(shè)承政廳，置秘書長一人，承總長之命，總理廳務(wù)并掌管機要文書，處理內(nèi)外事務(wù)。承政廳設(shè)篡輯處、文牘處、收發(fā)處、監(jiān)印處、庶務(wù)處、會計處，各置秘書一人，掌其事。(內(nèi)設(shè)機構(gòu)分工合作)南京臨時政府的秘書工作，首開了我國具有現(xiàn)代意義的秘書工作之先河。它對古代秘書性工作的改革，體現(xiàn)了反封建的民主思想，其形成的諸多改革成果，具有時代的創(chuàng)新性和民本性，并為后世所沿襲。第九十頁，共272頁。3、北洋政府時期的秘書工作

在爭權(quán)奪利、政局動蕩中，秘書機構(gòu)各為其主，各輔其政，在職能范圍、任務(wù)繁簡、作用大小，乃至運作方式上都隨所在機構(gòu)權(quán)力消長而消長。由于秘書工作是為實施管理和統(tǒng)御及行使權(quán)力服務(wù)的，文件、檔案和會議更是行使權(quán)力的重要工具，所以各統(tǒng)治集團都十分重視秘書工作。第九十一頁，共272頁。

4、國民黨政府的秘書工作

這一時期，政府及國民黨黨務(wù)組織、軍隊的各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，都配備了比較完備的秘書機構(gòu)；

社會團體也有了自己的秘書工作，特別是規(guī)模較大的企業(yè)的秘書工作較前代有所發(fā)展，不少企業(yè)家和社會名流還聘有私人秘書。第九十二頁，共272頁。第二節(jié)中國共產(chǎn)黨和新中國的秘書工作一、建黨初期的秘書工作二、第二次國內(nèi)革命戰(zhàn)爭時期的秘書工作三、抗日戰(zhàn)爭時期的秘書工作四、解放戰(zhàn)爭時期的秘書工作五、新中國的秘書工作六、改革開放時期的秘書工作第九十三頁，共272頁。一、建黨初期的秘書工作

1921年黨一大，李達(dá)管文書1923年黨三大，建立秘書制，推選毛澤東為中央執(zhí)行委員會秘書，負(fù)責(zé)黨中央機關(guān)的日常工作，實際上是黨中央的秘書長。毛澤東任黨中央秘書，負(fù)責(zé)起草文件、處理文件、會議記錄和管理檔案，成為中國共產(chǎn)黨中央的第一任秘書。1926年四屆三中全會，設(shè)秘書處，下設(shè)文書、會計、交通、翻譯、出版第九十四頁，共272頁。二、第二次國內(nèi)革命戰(zhàn)爭時期的秘書工作

1927年八七會議后組成臨時中央政治局，鄧小平為中央秘書長第九十五頁，共272頁。三、抗日戰(zhàn)爭時期的秘書工作

抗日戰(zhàn)爭時期，中國共產(chǎn)黨及根據(jù)地政府的各級秘書機構(gòu)得到健全，形成了一系列秘書工作制度。秘書處：文書、會計、人事、其他第九十六頁，共272頁。四、解放戰(zhàn)爭時期的秘書工作

解放戰(zhàn)爭時期，秘書工作大為加強，文電處理日趨完善、系統(tǒng)，中央機關(guān)文件處理形成一套完整的程序，進(jìn)一步健全了行文關(guān)系、一事一報制度等。在文件保密、密碼通訊、機關(guān)保密三個方面，形成了嚴(yán)格的制度，加強了保密紀(jì)律。書記處辦公室：處理文件、電報、會議、機要秘書長領(lǐng)導(dǎo)下的秘書廳，秘書、行政、人事、新聞、交際、政策第九十七頁，共272頁。五、新中國的秘書工作

新中國建立前中國共產(chǎn)黨的秘書工作與我國歷史上一切剝削階級政權(quán)的秘書工作有著根本不同，具體的體現(xiàn)為：

服務(wù)對象不同；秘書人員的社會地位不同；

工作成效不同。革命戰(zhàn)爭時期中國共產(chǎn)黨的秘書工作，為新中國成立后的秘書工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。第九十八頁，共272頁。五、新中國的秘書工作

新中國建立后，從中央到各級地方政府，從部隊到各社會團體，普遍建立了秘書機構(gòu)，配備了了各類秘書人員。黨中央、國務(wù)院還頒布了一系列文件、法規(guī)、統(tǒng)一全國文書、檔案制度，規(guī)范秘書職責(zé)，使秘書工作體系更加健全和完善，在社會主義革命和建設(shè)中發(fā)揮了重要作用。1951年全國秘書長辦公室主任會議：七項工作一系列文件第九十九頁，共272頁。六、改革開放時期的秘書工作

工作正?；⒅贫然瘝徫回?zé)任制文書檔案工作加強：撰擬、審核、制作、傳遞處理、立卷情況調(diào)研、政策研究信訪工作重大：收集和反饋信息培養(yǎng)人才辦公自動化和科學(xué)管理第一百頁，共272頁。第三節(jié)外國秘書工作概況

一、歐美秘書工作的起源與發(fā)展二、外國秘書工作的特點和趨勢第一百零一頁，共272頁。一、歐美秘書工作的起源與發(fā)展

國家和文書古代：酋長助理中世紀(jì)：文職輔臣、掌璽大臣、內(nèi)務(wù)大臣近代：工礦企業(yè)經(jīng)營管理人員工作助手現(xiàn)代：各行各業(yè)秘書人才涌現(xiàn)，職業(yè)大軍國際職業(yè)秘書協(xié)會秘書節(jié)第一百零二頁，共272頁。二、外國秘書工作的特點和趨勢

普遍化年輕化女性化輔助功能強工作適應(yīng)面廣第一百零三頁，共272頁。第三章秘書機構(gòu)

職能與工作要求

要求：了解秘書機構(gòu)的含義、地位與性質(zhì)以及設(shè)置原則了解秘書機構(gòu)的職能與工作要求了解秘書部門與人員的管理培訓(xùn)本章重點在秘書機構(gòu)的地位、性質(zhì)的認(rèn)識以及秘書機構(gòu)職能及要求的掌握。第一百零四頁，共272頁。第三章秘書機構(gòu)

職能與工作要求第一節(jié)秘書機構(gòu)的設(shè)置

第二節(jié)秘書機構(gòu)的地位與性質(zhì)

第三節(jié)秘書機構(gòu)的職能與工作要求第四節(jié)秘書部門和人員的管理第一百零五頁，共272頁。第一節(jié)秘書機構(gòu)的設(shè)置一、秘書機構(gòu)的含義與名稱二、秘書機構(gòu)的組織形式三、秘書機構(gòu)的設(shè)置原則第一百零六頁，共272頁。一、秘書機構(gòu)的含義和名稱秘書機構(gòu)亦稱秘書部門，是從屬于各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，直接為各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供綜合輔助性服務(wù)的辦事機構(gòu)。它是各級機關(guān)、單位的重要組成部分。有廣義和狹義之分。廣義的秘書機構(gòu)：與廣義的秘書工作內(nèi)容有關(guān)，是指秘書長或辦公廳主任領(lǐng)導(dǎo)下的承擔(dān)所有廣義秘書工作的機構(gòu)。由機關(guān)、單位或首長名稱+辦公廳（室）兩部分組成。如國務(wù)院辦公廳、湖北人民政府辦公廳、華夏銀行總經(jīng)理辦公室等。它們統(tǒng)轄政策研究、日常行政與機關(guān)事務(wù)三大方面，發(fā)揮參謀助手職能，進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)、辦理文書、事務(wù)和日常管理。狹義的秘書機構(gòu)：與狹義的秘書工作內(nèi)容有關(guān)，僅指辦公廳（室）統(tǒng)轄之下以秘書或文書、文秘命名的機構(gòu)，如秘書局、處、科、股等。它們以文牘性工作、辦文辦會、聯(lián)絡(luò)接待工作為主。本課程研究廣義的秘書機構(gòu)。主要是綜合性的機關(guān)辦公廳、辦公室。第一百零七頁，共272頁。典型的秘書機構(gòu)——辦公廳(室)辦公室，一個常用的很普通的名詞，如果具體分析，卻有著以下多種不同的含義。弄清——辦公廳(室)的含義

第一百零八頁，共272頁。辦公室的種種含義1.廣義的：泛指一切管理人員和文職人員的日常辦公場所。有辦公桌椅、文件、文具電腦和其他設(shè)備；區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用于生產(chǎn)的車間等；工作特點主要是腦力勞動和室內(nèi)操作，而不是露天操作。2.狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所。譬如：教師辦公室，護(hù)士辦公室，院長辦公室等；3.專指的：某種專門事務(wù)的工作機構(gòu)。如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室，上海市浦東新區(qū)征兵辦公室。4.特指的：黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)。級別高的稱辦公廳，如中共中央辦公廳，上海市人民政府辦公廳；中級的或基層的稱辦公室，如江蘇省昆山市人民政府辦公室，三星公司辦公室等。本課程研究的“辦公室”，已經(jīng)不是簡單地指辦公場所，而是特指辦公廳（室）主任或秘書長領(lǐng)導(dǎo)下的綜合性辦事機構(gòu)，是承擔(dān)整個機關(guān)日常事務(wù)管理和綜合信息輔助的辦事機構(gòu)。它由辦公人員、設(shè)備設(shè)施、工作場所和各種管理實務(wù)、職能構(gòu)成的一個有機的整體，是直接隸屬于各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或機關(guān)首長，為他們提供輔助性服務(wù)的綜合辦事機構(gòu)。第一百零九頁，共272頁。二、秘書機構(gòu)設(shè)置的組織模式由于秘書工作內(nèi)容任務(wù)不同，其機構(gòu)設(shè)置的數(shù)量和組織形式也不一樣。有的秘書機構(gòu)——辦公廳，其下設(shè)的部門齊全，層次分明，分工細(xì)致，人員眾多，如黨中央、國務(wù)院辦公廳，下面還設(shè)置有秘書局、檔案局、信訪局、后勤管理局等；有的機關(guān)卻事無巨細(xì)，由一個秘書機構(gòu)或一兩個人包攬，如鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府或較小單位只設(shè)置一個辦公室，總理各種綜合性服務(wù)工作。這些差異性是由機關(guān)級別的高低，所負(fù)職責(zé)大小，工作任務(wù)的繁簡難易等因素決定的。反映在秘書機構(gòu)設(shè)置的組織模式上就有綜理制和分理制的區(qū)別：第一百一十頁，共272頁。綜理制與分理制總體辦公型模式——綜理制

職能分工型模式——分理制秘書機構(gòu)模式（一）綜理式：不采用分部門辦公形式，而由秘書部門——辦公廳（室）統(tǒng)一分派人員辦理機關(guān)的一切秘書事務(wù)。這適合工作量不大的機關(guān)單位。如大多數(shù)企事業(yè)單位和市縣人大、政協(xié)辦公廳。（二）分理式：采用分部門辦公形式，秘書機構(gòu)——辦公廳（室）成為整個機關(guān)的一個組成部門，下設(shè)許多分支部門分別處理各項專門的秘書事務(wù)。如中共中央、國務(wù)院辦公廳，下設(shè)信訪局、檔案局、機關(guān)事務(wù)管理局等處理各秘書實務(wù)。第一百一十一頁，共272頁。綜理制辦公室設(shè)置：兩種模式

敝開式：就是將秘書集中在一間大的辦公室里，按照工作流程，以工作臺為中心進(jìn)行排列。敝開式辦公室又可分為對稱型和不對稱型兩種，這是目前世界各國比較流行的排列模式，它便于集中管理，能節(jié)省辦事時間，節(jié)約行政開支，有利于相互合作，但容易相互干擾，也有礙于身體健康。

第一百一十二頁，共272頁。半封閉式：即在敝開式的辦公室內(nèi)用組合式家具或其他材料，將分工不同的秘書部門的小單位和人員隔開，形成以工作臺為中心的若干個“工作單元”。其長處便于集中管理，能節(jié)省時間和行政開支，有利于相互合作，缺點是經(jīng)費開支較多，也不便于管理和監(jiān)控。

第一百一十三頁，共272頁。分理制——職能分工型模式

又稱“分散式”：就是將秘書部門的各小單位和人員分散地安排在機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)人辦公室周圍的專門房間里，從事其職責(zé)范圍內(nèi)的秘書職能活動。這是我國傳統(tǒng)的工作方式，它有利于密切與領(lǐng)導(dǎo)的輔助服務(wù)關(guān)系，有利于分級管理，也有利于保持工作環(huán)境的安靜，但它不利于信息溝通，不便于工作協(xié)調(diào)，不便于監(jiān)督檢查，也不利于提高整體工作質(zhì)量和效率。第一百一十四頁，共272頁。我國政府秘書機構(gòu)設(shè)置模式：分理制政府（如?。┙M成機構(gòu)（廳委）直屬機構(gòu)（局）處、室、中心辦公廳秘書機構(gòu)科辦公室秘書機構(gòu)分部門辦公與領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)形成封閉的塊塊關(guān)系與領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)形成封閉的塊塊關(guān)系第一百一十五頁，共272頁。三、秘書機構(gòu)設(shè)置的原則秘書機構(gòu)是從屬領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)并為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作服務(wù)的輔助機關(guān)。秘書機構(gòu)的設(shè)置形式和人員配備都應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作、機關(guān)規(guī)模、業(yè)務(wù)性質(zhì)、工作量大小等的實際需要來考慮。一般說來，秘書機構(gòu)設(shè)置應(yīng)遵循如下原則

（一）精干合理原則：人員和機構(gòu)恰到好處，既完整銜接又分工合作；既不疲勞又不空閑；能在必要的時間完成規(guī)定的各種任務(wù)；做到縱向?qū)哟伪M量少；橫向幅度可適當(dāng)加大。

（二）有序高效原則：根據(jù)服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作需要和外來人員辦事聯(lián)絡(luò)需要以及秘書活動范圍、工作流程順序來合理設(shè)計。做到各辦公室的位置排列科學(xué)、房屋的面積適當(dāng)、室內(nèi)空間適度、座位同向次序排列，合理有序，以免相互干擾，以提高工作效率。

（三）分級管理原則：凡有權(quán)力獨立負(fù)責(zé)某項事務(wù)的單位，凡有一定數(shù)量的工作人員和收發(fā)文數(shù)量，都會設(shè)置秘書機構(gòu)。如人大、政協(xié)、政府、政黨、軍隊等。秘書機構(gòu)是分級管理，即各級秘書機構(gòu)只受直接的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)管理，形成封閉的“塊塊”關(guān)系，而不會也不能形成垂直的“條條”關(guān)系。第一百一十六頁，共272頁。第二節(jié)秘書機構(gòu)的地位與性質(zhì)一、秘書機構(gòu)的地位二、秘書機構(gòu)的性質(zhì)第一百一十七頁，共272頁。一、秘書機構(gòu)——辦公室的重要樞紐地位體現(xiàn)在：（1）任何機關(guān)單位為了開展工作，都要辦公（收文、發(fā)文、處理和保管）和開會（會前準(zhǔn)備，會中服務(wù)，會后落實），這些工作都需要綜合性的辦公室機構(gòu)來承擔(dān)；（2）任何機關(guān)單位為了完成各種任務(wù)，都要設(shè)置各種不同的職能部門，分管各類專項業(yè)務(wù)；領(lǐng)導(dǎo)與職能部門之間溝通聯(lián)系，信息反饋，也需要綜合性服務(wù)機構(gòu)辦公室來進(jìn)行。（3）辦公廳（室）在領(lǐng)導(dǎo)與各職能部門之間架起一座橋梁，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人通過辦公室機構(gòu)與各類業(yè)務(wù)機構(gòu)和外部單位溝通聯(lián)系。可以說，秘書機構(gòu)——辦公室處在上下、左右、內(nèi)外的溝通協(xié)調(diào)樞紐位置，成為機關(guān)中除領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)外，唯一了解全局情況的機構(gòu)。如何從全局出發(fā)，進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，聯(lián)系內(nèi)外，輔助決策，成為辦公室責(zé)無旁貸的重要任務(wù)。第一百一十八頁，共272頁。二、秘書機構(gòu)的性質(zhì)輔助性機密性綜合性服務(wù)性第一百一十九頁，共272頁。第三節(jié)秘書機構(gòu)的職能與工作要求一、秘書機構(gòu)的職能二、秘書機構(gòu)的工作原則與要求第一百二十頁，共272頁。一、秘書機構(gòu)的職能（1）助手職能（2）參謀職能（3）樞紐職能（4）協(xié)調(diào)職能（5）保密職能（6）公關(guān)職能（7）不管部職能見案例：不管部、該怎樣安排才合理第一百二十一頁，共272頁。小案例——“不管部”小李每天面對送到辦公室來的大批文件和函電，總要感慨一番，這辦公室真是“不管部”啊!張主任笑著說：“你這話算說對了；辦公室工作頭緒最多，工作最忙，用‘不管部’來形容；是最恰當(dāng)?shù)?。不說年終大忙了，單講每年三月份，就有學(xué)雷鋒活動、植樹節(jié)活動、三八節(jié)紀(jì)念活動、三一五消費者權(quán)益日活動等等，而人民代表換屆改選，黨代表換屆改選，清明節(jié)祭掃烈士墓的準(zhǔn)備，‘五四’青年表彰的前期準(zhǔn)備，都無例外地要在此時完成。這些工作，都是辦公室來承擔(dān)的。另外，辦公室還要承擔(dān)許多臨時的突擊性任務(wù)，還有許多領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)。小李，你對此要有充分的思想準(zhǔn)備啊?！毙±钫f，我不怕，忙才有奔頭，不忙就意味著要下崗了，對吧?辦公室所有的人都笑了。第一百二十二頁，共272頁。案例該怎樣安排才合理某進(jìn)出口總公司這一天太忙了，需要領(lǐng)導(dǎo)出面“以示重視”的場合太多，總經(jīng)理辦公室為安排領(lǐng)導(dǎo)的出場煞費苦心。有的領(lǐng)導(dǎo)要出席年會，與來賓敘舊，以待今后合作愉快；有的領(lǐng)導(dǎo)要出席年底聯(lián)歡慰問活動；有的領(lǐng)導(dǎo)要去上級單位匯報全年工作；有的領(lǐng)導(dǎo)要出席重點單位的年終表彰大會；有的領(lǐng)導(dǎo)要下基層召開現(xiàn)場會，解決未完成年終進(jìn)度的老大難問題。辦公室該怎樣安排才合理?第一百二十三頁，共272頁。淺析：領(lǐng)導(dǎo)日程安排與計劃幫助領(lǐng)導(dǎo)做好日程安排、約會安排和旅行安排是秘書日常事務(wù)工作之一。日程安排是把領(lǐng)導(dǎo)或組織每月、每周、每天的主要活動納入計劃，并下發(fā)給組織相關(guān)單位或部門。日程安排的內(nèi)容一般涉及以下：1.各種接待、約會。2.參加各類會議。3.商務(wù)旅行活動。4.到基層進(jìn)行實際檢查或指導(dǎo)。5.組織的各類重大活動的安排。6.領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。在西方國家，秘書一般都要對領(lǐng)導(dǎo)的私人生活進(jìn)行安排。比如何時去休假，替領(lǐng)導(dǎo)安排好接待領(lǐng)導(dǎo)私人親朋的日程表等。第一百二十四頁，共272頁。日程安排的基本要求：1.統(tǒng)籌兼顧：從組織的全局出發(fā)統(tǒng)一籌劃，又要兼顧領(lǐng)導(dǎo)的實際情況

2.安排規(guī)范：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的分工，明確規(guī)定哪一類組織活動應(yīng)由哪些領(lǐng)導(dǎo)參加，避免出現(xiàn)隨意性。3.效率原則：日程表的安排要注重實效，克服形式主義。4.突出重點：采用ABCD法則,對完成中心工作有直接聯(lián)系的重要而緊急的活動，要優(yōu)先安排，加以保證，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力辦大事；盡量避免可做可不做的D類事務(wù)，防止領(lǐng)導(dǎo)疲于奔命，力戒形式主義。只有這樣，才能充分利用時間，合理分配精力，提高完成工作任務(wù)的效率。5.事先同意。在安排領(lǐng)導(dǎo)的日程表時，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先得到領(lǐng)導(dǎo)的同意。6.留有余地：不要安排得過于緊密，要給領(lǐng)導(dǎo)留有空隙時間。7.適當(dāng)保密。日程表給領(lǐng)導(dǎo)一份，給其他領(lǐng)導(dǎo)和秘書長一份，有關(guān)科室和司機一份。不過，給科室和司機的日程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)以防泄密。第一百二十五頁，共272頁。日程安排注意事項

1.日程表編寫以記敘、說明為主要表達(dá)方式。2.簡潔具體，使人一目了然。3.在制表過程中，應(yīng)養(yǎng)成謙虛細(xì)心習(xí)慣，事不論大小，都要認(rèn)真檢查核對，減少錯誤。然后請領(lǐng)導(dǎo)審核，提高工作效率。4.日程安排應(yīng)遵循領(lǐng)導(dǎo)同意，按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過打印成表并送給相關(guān)部門，同時要留有備份。5.不要安排得太滿，要留有余地，避免一些時間沖突和連鎖調(diào)整。6.對已經(jīng)處理完和沒處理完的工作，一般應(yīng)注明結(jié)果，避免漏掉一些重要內(nèi)容，也幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時掌握信息。第一百二十六頁，共272頁。二、秘書機構(gòu)的原則與工作要求1.明確職責(zé)、權(quán)限、目標(biāo)、任務(wù)2.制定秘書工作的各項制度和標(biāo)準(zhǔn)3.分清主次，有條不紊4.科學(xué)地安排工作程序5.準(zhǔn)確細(xì)致，切實無誤6.迅速果斷，講求時效7.忠于職守，安于職分8.加強教育、管理、不斷提高素質(zhì)能力第一百二十七頁，共272頁。第四節(jié)秘書部門和人員的管理

一、秘書部門的管理二、秘書人員的管理第一百二十八頁，共272頁。