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文檔簡介
采購制度范文采購管理制度的特點建立企業(yè)采購管理制度,可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)及相互關(guān)系;明確采購人員的業(yè)務(wù)操作要求,從而有利于加強考核;有利于在采購部門貫徹按勞分配制度,有利于激發(fā)職工的責(zé)任感與事業(yè)心。值得提出的是,采購管理制度作用的發(fā)揮是建立在采購制度本身科學(xué)性的根底上的,為此,企業(yè)采購管理制度應(yīng)表達(dá)以下幾個方面的特點:[1]1、文字化[1]任何制度都是以文字的形式表示出來的,采購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令或要求,口說無憑,應(yīng)以文字的形式固定下來,作為大家共同的行動綱領(lǐng),對任何人、任何采購活動均起標(biāo)準(zhǔn)作用。文字化的采購制度可以張貼起來,也可以打印成冊,分發(fā)給每一個采購人員,要求大家領(lǐng)會其內(nèi)容,自覺地按采購制度要求自己。[1]2、可行性[1]任何企業(yè)的采購制度都應(yīng)在充分考慮企業(yè)內(nèi)外部條件、企業(yè)開展目標(biāo)、行業(yè)特點以及采購人員本身實際情況的根底上制定,應(yīng)切實可行。不同類型企業(yè)的采購制度可以有差異,即使是同一個企業(yè)在不同時期也應(yīng)有不同的采購制度,我們反對照搬照抄和一成不變的采購制度,強調(diào)采購制度在實施貫徹中的切實可行性,而不是僵化的教條與清規(guī)戒律。[1]3、嚴(yán)肅性[1]采購管理制度一旦確定,采購人員應(yīng)不折不扣地執(zhí)行,只制定制度而不加強執(zhí)行與實施的監(jiān)視,這樣的規(guī)定、制度是毫無價值的。在實際運作中,對違反制度的采購人員應(yīng)有相應(yīng)的制裁措施,應(yīng)提倡采購制度的嚴(yán)肅性。[1]4、協(xié)調(diào)性[1]采購管理制度要注重各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào),把上下級工作、前后環(huán)節(jié)工作有機地協(xié)調(diào)與聯(lián)系起來,以表達(dá)集體利益。[1]5、相對穩(wěn)定性[1]采購制度已確定,一般地,短期內(nèi)不要變動,通常一兩年、甚至更長時間應(yīng)保持穩(wěn)定,便于大家執(zhí)行。如果經(jīng)常變動,采購人員剛剛領(lǐng)會了老制度,又出現(xiàn)了新制度,這樣就會難以適應(yīng),容易造成采購工作的。當(dāng)然,采購制度并不是長期固定不變的,隨著外部環(huán)境的變化,企業(yè)內(nèi)部條件的改進,采購制度也可以適當(dāng)進展調(diào)整。[1]采購管理制度的內(nèi)容采購管理的主要制度有采購領(lǐng)導(dǎo)制度、經(jīng)濟責(zé)任制度、監(jiān)視制度和民-主管理制度。[1]1、采購領(lǐng)導(dǎo)制度[1]采購領(lǐng)導(dǎo)制度,即采購決策制度,按采購什么、采購多少,什么時候采購等決策權(quán)屬于哪一級來劃分領(lǐng)導(dǎo)制度。詳細(xì)有三種:[1]集中制[1]采購的決策權(quán)集中于總公司,其他分公司或分廠無權(quán)采購,適用于小企業(yè)或分公司(分廠)較集中的企業(yè)采用,集中制的特點是:①采購數(shù)量大,能享受數(shù)量折扣,降低進價;②集中采購,統(tǒng)籌安排,可節(jié)約大量人力、物力、財力;③目前一些連鎖店大都采用這種決策制度,例如日本的八佰伴集團就曾采用這種決策制度。[1]分散制[1]將采購的決策權(quán)分散于各個分公司或分廠。一般大規(guī)模企業(yè),且分公司(分廠)分散在各地,企業(yè)的各分公司(分廠)所需的物資差異較大時,企業(yè)常采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度,采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度能充分調(diào)動分公司(分廠)的積極性,減少了內(nèi)部物資的調(diào)撥手續(xù),但不利于采購資金的統(tǒng)一管理,浪費人力、物力、財力,無法享受價格優(yōu)惠,使進價較高。[1](3)混合制[1]假設(shè)企業(yè)的分公司(分廠)的所需的物品相同,且采購金額較大時,由總公司統(tǒng)一采購,對于各分公司間有差異的、金額較小的、臨時性采購的物品由分公司自行采購。這樣,一方面能使采購資金較合理地統(tǒng)一管理,又能調(diào)動各分公司的積極性,及時滿足經(jīng)營的需要。[1]2、經(jīng)濟責(zé)任制度[1]經(jīng)濟責(zé)任制是按照客觀經(jīng)濟規(guī)律的要求,以提高經(jīng)濟效益及效勞質(zhì)量為目標(biāo),科學(xué)地確定相關(guān)部門、人員經(jīng)濟職責(zé)、利益權(quán)力的一項管理制度。明確經(jīng)濟責(zé)任制,有利于維護采購隊伍的良好的工作秩序,提高工作效率,講究經(jīng)濟核算,從而提高經(jīng)濟效益。采購部門的經(jīng)濟責(zé)任制度通常有以下幾方面:[1](1)崗位責(zé)任制[1]崗位責(zé)任制是采購制度的中心環(huán)節(jié)。建立與健全采購崗位責(zé)任制,能做到采購部門人人有職責(zé),事事有人管,目標(biāo)清楚,責(zé)任明確,工作有條不紊,加強職工責(zé)任感,調(diào)開工作積極性,發(fā)揮其聰明才智;可以堵塞工作漏洞,保證采購工作的良好秩序。[1]雖然不同類型的企業(yè)采購,崗位責(zé)任制不盡相同,但一般采購部門內(nèi)設(shè)有不同的崗位,不同崗位確定有不同的職責(zé)。結(jié)合采購工作的實際,我們認(rèn)為采購部門的人員應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)有:[1]米購主管和方案人員的職責(zé)是:①制定米購方案;②制定和修訂米購制度;③統(tǒng)籌安排采購資金;④監(jiān)視和考評采購人員,并指導(dǎo)其工作;⑤合同的審議和管理;⑥決策購進業(yè)務(wù)活動,以提高經(jīng)濟效益;⑦組織領(lǐng)導(dǎo)采購人員市場信息,預(yù)測可供貨源及其趨勢,為企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀;⑧指導(dǎo)采購人員與供應(yīng)商搞好關(guān)系。一般采購人員的職責(zé)是:①貨源、價格、效勞等市場調(diào)查;②與供應(yīng)商談判,確定有關(guān)事項,如價格、質(zhì)量、交貨期及結(jié)算條件等;③催貨;④處理退貨、索賠;⑤發(fā)票的核對與付款;⑥辦理物品入庫手續(xù);⑦與供應(yīng)商建立良好關(guān)系;⑧調(diào)撥信息,預(yù)測可供資源及其趨勢,供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;⑨節(jié)省購進費用支出,提高企業(yè)經(jīng)濟效益。[1](2)采購費用承包制[1]這是采購部門加強經(jīng)濟核算的一種形式,在實際工作中,許多企業(yè)的采購費用大大超過正常的費用水平,造成采購環(huán)節(jié)經(jīng)濟效益低下,從而也影響了整個企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。因此,用制度的形式來控制采購費用的開支水平顯得尤為重要。[1]采購費用承包制是將采購費用指標(biāo)落實到每一個崗位、每一個采購人員身上,只允許其在規(guī)定的費用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)開支費用,從而控制采購費用支出。實際操作過程中,可以用相對數(shù)來控制,如規(guī)定采購每噸商品的費用額或每百元商品的費用額等。也可以用絕對數(shù)來控制,如規(guī)定采購部門在按要求完成采購任務(wù)的前提下,每月的采購總費用水平,對于超支的部門由采購部門、采購員自己承擔(dān);對于節(jié)支的部分可由采購部門、采購人員自行分配,以激發(fā)其工作責(zé)任感。[1]3、獎懲制度[1]為了調(diào)動廣闊采購人員的工作積極性,充分發(fā)揮他們的聰明才智、努力干好本職工作,企業(yè)應(yīng)該建立與健全各種形式的獎懲制度以真正表達(dá)“干多干少不一樣,干好干壞不一樣,干與不干不一樣,干輕干重不一樣”的分配精神。對于一些成績突出、工作勤奮踏實的采購人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟?對于那些工作散漫、績效較差,甚至給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失的采購人員應(yīng)進展必要的懲罰,甚至去除出采購隊伍。[1]在建立獎懲制度時應(yīng)注意兩點:一是把握好“刺激度”,即拉開檔次,不搞平均主義,要獎得高,罰得重,使獎懲措施真正起到鼓勵的作用。另一方面要注意多種獎懲方法相結(jié)合,根據(jù)心理學(xué)理論,人的需求是多方面的,物質(zhì)獎勵只能滿足職工物質(zhì)方面的需要,過分強調(diào)物質(zhì)刺激,會產(chǎn)生“一切向錢看”的錯誤觀念,其作用必然有限。我們提倡物質(zhì)獎勵與其他獎勵形式的配合,如精神鼓勵(評先進、表揚、提干等)。對于懲罰來講也是如此,可以罰款,亦可行政處分,甚至開除公職,這樣獎懲制度才真正有效。[1]4、監(jiān)視制度[1]貫徹采購制度必須堅持嚴(yán)格監(jiān)視與考核,沒有嚴(yán)格的監(jiān)視,采購制度就會流于形式,嚴(yán)格的監(jiān)視是以科學(xué)考核依據(jù)為根底的。在實際工作中監(jiān)視的方法包括三種:一是由采購負(fù)責(zé)人對各部門組織和職工個人執(zhí)行情況進展縱向檢查;二是組織有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人進展橫向聯(lián)合檢查;三是個人自查。[1]在制定監(jiān)視制度時,要注意把握兩個方面:一是對權(quán)力的使用和監(jiān)視,檢查是否有濫用職權(quán)、借采購之機以權(quán)謀私的現(xiàn)象;二是對應(yīng)負(fù)責(zé)任的監(jiān)視與檢查,檢查責(zé)任是否落實到每個單位、每個人,或是否有職責(zé)不清、相互推諉的現(xiàn)象。[1]5、民-主管理制度[1]實現(xiàn)民-主管理制度是現(xiàn)代企業(yè)的重要趨勢,國有企業(yè)的性質(zhì)決定了民-主管理是一項根本制度。采購部門同樣應(yīng)強調(diào)民-主管理。實行民-主管理,可以較好地把民-主與集中結(jié)合起來,調(diào)動職工的積極性;可以集中廣闊采購人員的智慧,集思廣益,共商大計;可以密切干群關(guān)系,克服官僚主義、瞎指揮;也可以有利于解決采購部門內(nèi)部的矛盾與爭端,促進采購部門的安定團結(jié)。[1]實施民-主管理制度,要求企業(yè)一方面在采購部門內(nèi)部提倡民-主的作風(fēng),一些重大的采購決策不能只是采購負(fù)責(zé)人一人說了算,要發(fā)動大家討論,每個采購員天天與供應(yīng)商打交道,熟悉市場行情,充分利用他們的智慧,能提高采購決策的準(zhǔn)確性;另一方面,也應(yīng)廣泛征求企業(yè)其他部門的意見,采納他的合理化建議,特別是銷售部門、市場開發(fā)部門意見,因為他們每天與客戶打交道,了解消費者的需要,了解市場變化趨勢,聽取他們的合理化建議,往往能確保采購的商品適銷對路,滿足消費者需求,從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益。建立和健全采購管理制度是搞好采購工作、保證采購部門良性運轉(zhuǎn)的根底性工作,是一個長期的過程,各種制度需要不斷地完善,以表達(dá)其科學(xué)性。我們同樣強調(diào)各種采購制度之間的協(xié)調(diào)、各種制度互相配合,共同構(gòu)建成企業(yè)采購制度體系。這樣的規(guī)章制度才能真正發(fā)揮其效用。[1]中外企業(yè)物資采購管理制度的差異一、物資采購方案確實認(rèn)階段[1]生產(chǎn)部門對物資的需求,是采購方案制定的根本依據(jù)。物資采購方案要從生產(chǎn)需求開始,這一點國內(nèi)外企業(yè)沒有什么不同,但其后的審核批準(zhǔn)程序,二者卻存在很大差異,因此產(chǎn)生了不同的控制效果。國外企業(yè)物資采購管理制度規(guī)定:首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)方案或即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知提出請購單;第二步,將請購單交由倉儲部門保管人員審核,保管人員根據(jù)庫存情況核定采購數(shù)量,并經(jīng)倉儲部門主管簽字后,傳遞到采購部門;第三步,采購部門接到請購單后,審查是否重復(fù)采購,以及是否存在其他不合理請購品種或數(shù)量等,審核同意后,根據(jù)已掌握的市場價格,對采購所需資金做出估算,并將請購單交資金預(yù)算管理部門;第四步,資金預(yù)算管理人員根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)和資金預(yù)算審核請購物資是否在預(yù)算之內(nèi),審核后再交還采購部門,采購部門方可根據(jù)各部門審核過的請購單編制正式采購相對而言,我們企業(yè)這方面的制度比較簡單:首先,也是由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)方案編制用料申請表,報送采購部門;其次,采購部門審查是否有超范圍、超限額的品種和數(shù)量,并根據(jù)庫存情況審定采購數(shù)量;最后,編制正式采購方案報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。兩種制度的差異在于:首先,業(yè)務(wù)流程不同。國外企業(yè)的制度相對復(fù)雜,要經(jīng)過四個部門審核、批準(zhǔn),有四個控制點;而我們的企業(yè)只經(jīng)過兩個部門,加上主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān),有三個控制點。其次,組織機構(gòu)設(shè)置不同。對生產(chǎn)部門請購單或用料申請方案的審核,國外企業(yè)增加了倉儲部門和資金預(yù)算管理部門的參與,而倉儲部門與采購部門是完全獨立的兩個部門;而我們企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置中,倉儲部門和采購部門同屬物資管理部門,是一個部門內(nèi)的兩個相對獨立部門,倉儲部門一般不直接參與方案的審核,明顯處于次要地位。盡管兩種制度的控制目的相同,但這些差異對內(nèi)控制度的控制效果影響卻很大。其主要原因是,從內(nèi)部控制理論分析,內(nèi)部控制實質(zhì)就是內(nèi)部牽制,即一項業(yè)務(wù)由二個或二個以上的人或部門經(jīng)手,其發(fā)生過失和串謀舞弊的機率就會大大降低。因而,在管理機構(gòu)設(shè)置上要求將不相容職務(wù)進展別離,將一項業(yè)務(wù)分由兩個或兩個以上部門控制。國外企業(yè)將請購單的審核分由倉儲部門、采購部門、資金預(yù)算部門負(fù)責(zé),而我們企業(yè)對物資用料申情方案僅由物資管理一個部門審核,其控制效果必然要弱。從另一個角度分析,雖然我們企業(yè)的物資管理部門內(nèi)部,采購部門和存儲部門也是分開的,具有相對獨立性,但他們同由一個部門管理,接觸時機較多,有共同的部門利益,很難防止人際關(guān)系和部門利益等因素的影響??傊捎跈C構(gòu)設(shè)置上的差異,國外企業(yè)的內(nèi)部控制效果明顯優(yōu)于我們企業(yè)的內(nèi)部控制。這一點在實際工作中已經(jīng)非常明了。另外,參與部門不同,對控制效果產(chǎn)生的影響也不相同。國外企業(yè)規(guī)定,生產(chǎn)部門的請購單首先經(jīng)倉儲部門保管人員審核,相當(dāng)于我們企業(yè)要求采購人員做的“庫平”工作。不同的是,國外企業(yè)是由倉儲部門保管人員來完成,而我們是由采購人員根據(jù)保管人員提供的庫存資料來完成。由倉儲部門保管人員直接負(fù)責(zé)和由采購人員間接負(fù)責(zé),最終效果差異很大。如我們的企業(yè)庫存一般都存在令人頭痛積壓問題,對積壓物資的使用、處理,應(yīng)是采購方案中必須考慮的重要因素,但因物資積壓與保管人員關(guān)系不大,所以保管人員并不會積極主動地去清理,而國外企業(yè)要求倉儲部門保管人員參與采購方案審核,對物資積壓就負(fù)有直接責(zé)任,因而會積極主動地去處理積壓物資。這種管理方式能夠更好地防止積壓物資的產(chǎn)生,這一點很值得我們借鑒。二、選擇采購渠道,確定采購價格階段采購渠道和采購價格確實認(rèn),是物資采購控制的重中之重。它直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益,因而無論中外企業(yè)都將其作為關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。國外企業(yè)規(guī)定:采購部門應(yīng)該根據(jù)市場情況和以往的業(yè)務(wù)往來,建立供應(yīng)商資信情況信息庫,或通過中介機構(gòu)查詢有關(guān)供貨商的資信情況,然后向兩家以上供應(yīng)商索取采購物資的價格和質(zhì)量指標(biāo),比較不同供應(yīng)商所提供資料,選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和價格最合理的供應(yīng)商。對于評選供應(yīng)商,多數(shù)企業(yè)還會成立一個專門委員會,集體研究決定。選定供應(yīng)商和采購價格后,采購部門就可填制正式訂貨單或采購合同,但還須將定貨單副本交由請購部門(生產(chǎn)部門),證實定單內(nèi)容符合他們的要求,同時還要將定貨單副本送收貨部門,以便驗收時使用。而我們企業(yè)在采購渠道及價格確定方面,雖然一般也要求進展比價或招標(biāo),一些單位也設(shè)置了專門的崗位或部門負(fù)責(zé)監(jiān)視,但實際上還是主要由采購人員和主管領(lǐng)導(dǎo)審定,比價或招標(biāo)對多數(shù)
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