檔案管理暫行辦法

PAGE5PAGE檔案管理暫行辦法第一章總則第一條為了我公司及委托單位的利益和合法權(quán)益，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理，以確保業(yè)務(wù)檔案的安全、完整和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中國注冊會計師獨立審計準(zhǔn)則》和《工程造價咨詢業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)規(guī)程》，結(jié)合我公司實際情況特制定本辦法。第二條本辦法所稱業(yè)務(wù)檔案是指我公司在進(jìn)行有關(guān)審計、驗資、工程造價咨詢、會計咨詢、會計服務(wù)、稅務(wù)代理等工作（以下簡稱“業(yè)務(wù)工作”）中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。第四條由公司總經(jīng)理分工負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)工作，同時指定辦公室工作人員專人對本公司的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理。第五條我公司的業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)。第六條我公司的業(yè)務(wù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，接受同級檔案行政管理部門和行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督、指導(dǎo)。業(yè)務(wù)檔案的管理第七條業(yè)務(wù)檔案管理基本內(nèi)容包括：按照業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化要求，對業(yè)務(wù)報告、工作底稿等業(yè)務(wù)文件材料進(jìn)行收集、分類、立卷、整理、編目、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀。第八條各業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后，必須將業(yè)務(wù)工作過程中形成的文件材料和工作底稿，按歸檔要求進(jìn)行整理后及時向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。第九條業(yè)務(wù)檔案的立卷程序包括組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件材料排列與編號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表及裝訂等工作內(nèi)容。1、組卷：按照一個委托單位一項業(yè)務(wù)，原則上組成一個案卷。對于一項業(yè)務(wù)需要組成若干冊時，在每冊封面上必須注明此項業(yè)務(wù)共有多少冊，此冊是第幾冊。2、卷內(nèi)文件材料排列順序：會計師事務(wù)所：（1）卷內(nèi)文件目錄；（2）業(yè)務(wù)約定書；（3）業(yè)務(wù)報告（正本在前，修改稿在后），管理建議書底稿及附本，會計報表及附注；（4）委托單位聲明書，委托單位的未審會計報表；（5）工作計劃；（6）審計差異調(diào)整表及測算平衡表；（7）業(yè)務(wù)完成后的工作總結(jié)；（8）對委托單位相關(guān)內(nèi)部控制制度的研究與評價記錄；（9）實施具體審計程序的記錄和資料；（10）與委托單位、其他審計人員、專家和其他人員的會談記錄、往來函件；（11）重要法律文件、合同、協(xié)議和會議記錄的摘錄或副本；（12）與委托單位組織機(jī)構(gòu)及管理層人員結(jié)構(gòu)有關(guān)的資料；（13）與委托單位設(shè)立有關(guān)的法律性資料，如企業(yè)設(shè)立批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、合同、協(xié)議、章程等文件或變更文件的復(fù)制件；（14）其他與完成業(yè)務(wù)約定事項有關(guān)的資料。工程造價咨詢：（1）工程造價咨詢業(yè)務(wù)報告正稿（各種章、簽字齊全）（2）工程造價咨詢審定單（3）工程造價咨詢明細(xì)表（4）發(fā)文稿（5）咨詢報告底稿（經(jīng)項目經(jīng)理簽字的打印底稿）（6）三級復(fù)核底稿（7）工程造價咨詢項目校審紀(jì)錄表（8）《施工現(xiàn)場勘察記錄》（三方簽字）（9）《工程量核實記錄單》（二方或三方簽字）（10）《咨詢業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議記錄》（11）計算底稿（12）委托人提供資料登記表(13)委托單位報送的相關(guān)資料（簽章齊全）①施工合同、協(xié)議書等②送審工程預(yù)（結(jié)）算書③各種簽證資料及其他涉及工程造價的資料④施工單位資質(zhì)證書等(14)工程造價咨詢工作計劃書(15)工程造價咨詢業(yè)務(wù)協(xié)議書(16)回訪記錄表與總結(jié)單(17)其它需要說明的事項(18)工程造價咨詢業(yè)務(wù)工作計劃表(19)造價咨詢項目校審紀(jì)錄表3、卷內(nèi)文件材料的頁號編寫：在卷內(nèi)有文字記錄的每頁文件材料正面的右上角和背面的左上角編寫頁號（阿拉伯?dāng)?shù)字書寫），空白頁不編寫頁號。4、業(yè)務(wù)檔案的裝訂和移交：（1）裝訂：在裝訂前要除去文件材料金屬物，案卷裝訂要牢固、整齊、美觀。（2）移交：業(yè)務(wù)部門立卷完畢后應(yīng)及時將業(yè)務(wù)檔案裝訂完好后交本公司業(yè)務(wù)檔案管理人員保管，同時辦理移交手續(xù)。5、編制業(yè)務(wù)檔案案卷目錄：業(yè)務(wù)檔案管理人員結(jié)合實際采用“分年度法”或“混年度法”，對業(yè)務(wù)檔案本著便于查找、利用的原則編制業(yè)務(wù)檔案案卷目錄。6、卷內(nèi)文件材料目錄的格式：見附表（一）7、備考表的格式：見附表（二）8、業(yè)務(wù)檔案案卷封皮格式：見附表（三）第十條我公司的業(yè)務(wù)檔案采用“復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法”進(jìn)行分類，其方法是：按“年度——業(yè)務(wù)項目——委托單位”分類。將業(yè)務(wù)檔案先按年度分開，然后每個年度下再按業(yè)務(wù)項目分開，之后每一個業(yè)務(wù)項目再按每一個委托單位分開。其中業(yè)務(wù)項目按照審計、驗資、工程造價咨詢、會計咨詢、會計服務(wù)、稅務(wù)代理、其他等進(jìn)行分項。第十一條業(yè)務(wù)檔案保管期限分為永久和定期兩種。永久檔案是指具有長遠(yuǎn)使用價值，并對以后工作具有重要影響和直接作用的檔案。定期檔案是指在一定期限內(nèi)具有保存價值和一定查考價值的檔案。1、定期檔案自報告簽發(fā)之日起保存十年。2、不再繼續(xù)委托業(yè)務(wù)的單位，其檔案按十年保管。第十二條業(yè)務(wù)檔案必須設(shè)專柜保管，要做好八防，即：防盜竊、防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防污染，確保業(yè)務(wù)檔案的安全。第十三條業(yè)務(wù)檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，安排有關(guān)人員監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接收人、監(jiān)交人都要在移交表上簽章。移交人必須辦完移交手續(xù)后方可離開。第十四條應(yīng)當(dāng)建立健全業(yè)務(wù)檔案歸檔交接、借閱、復(fù)印登記、保密等管理制度，完善業(yè)務(wù)檔案借閱手續(xù)，對業(yè)務(wù)檔案中涉及的商業(yè)秘密予以保密。第十五條我公司中的任何人不得對檔案進(jìn)行損毀、涂改、偽造和泄密。對違反規(guī)定已造成損失的人員，由檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門依法處理。第十六條我公司因撤銷、解散或其它原因而終止的，其業(yè)務(wù)檔案由股東代為保管，或由所屬地區(qū)檔案館根據(jù)檔案價值確定接收或有償代管。會計師事務(wù)所、工程造價咨詢機(jī)構(gòu)合并的，原各會計師事務(wù)所、工程造價咨詢機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案，由合并后的會計師事務(wù)所、工程造價咨詢機(jī)構(gòu)保管。第十七條業(yè)務(wù)檔案的銷毀：業(yè)務(wù)檔案保管期滿后，應(yīng)及時進(jìn)行鑒定工作，對確定沒有繼續(xù)保存價值的進(jìn)行銷毀。由業(yè)務(wù)檔案管理人員編造銷毀清冊，經(jīng)股東大會履行法定程序后，做出銷毀業(yè)務(wù)檔案決議，并由法人代表和業(yè)務(wù)檔案管理人員共同在銷毀清冊上簽字后銷毀。銷毀清冊需注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。第十八條我公司的業(yè)務(wù)檔案銷毀決議和清冊由本公司長期保管，并報行業(yè)協(xié)會備案同時報一份有效的“銷毀業(yè)務(wù)檔案決議”。業(yè)務(wù)檔案的利用第十九條業(yè)務(wù)檔案的利用是指對業(yè)務(wù)檔案的借閱、復(fù)印和摘錄等。第二十條我公司的有關(guān)人員借閱業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。第二十一條法院、檢察院及有關(guān)部門依法查閱我公司業(yè)務(wù)檔案時，按規(guī)定辦理必要手續(xù)后方可查閱。第二十二條因業(yè)務(wù)工作需要，并經(jīng)委托人同意，其他事務(wù)所之間的注冊會計師、注冊工程造價咨詢師可以要求查閱業(yè)務(wù)檔案。第二十三條查閱業(yè)務(wù)檔案的單位和個人未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得自行復(fù)制。第二十四條外單位需要復(fù)制時應(yīng)在復(fù)制件上注明案