高效會(huì)議管理ppt分析

高效會(huì)議管理課程大綱一、為什么要對會(huì)議進(jìn)行管理二、會(huì)議的目的和種類三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)步驟四、會(huì)議失敗的緣由五、如何開成功的會(huì)議六、成功會(huì)議的角色扮演七、會(huì)議限制與沖突處理一、為什么要對會(huì)議進(jìn)行管理據(jù)統(tǒng)計(jì)，在英國每天大約有400萬個(gè)小時(shí)被用于召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議，在美國平均每天要實(shí)行1100次團(tuán)隊(duì)會(huì)議《哈佛商業(yè)評論》通過調(diào)查發(fā)覺，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間達(dá)到3.5小時(shí)，非正式會(huì)議時(shí)間大約1小時(shí)會(huì)議須要管理嗎？會(huì)議還須要技巧嗎？會(huì)議成本的計(jì)算時(shí)間成本=參與會(huì)議人員單位小時(shí)工資×用時(shí)×人數(shù)×3干脆成本=會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)+會(huì)議場地費(fèi)+差旅費(fèi)+文件準(zhǔn)備費(fèi)效率損失成本=會(huì)議成本=

時(shí)間成本+干脆成本+效率損失成本效率損成本因不剛好接聽重要客戶電話而造成的損失不能剛好處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能剛好解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事務(wù)而導(dǎo)致停工停產(chǎn)等二、會(huì)議的目的和種類會(huì)議的目的:開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)沖突達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明問題或困難所在權(quán)衡問題的輕重緩急找尋解決方法評議解決方法確定行動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類團(tuán)體會(huì)議

小組會(huì)議一對一會(huì)議面對面會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議固定例會(huì)當(dāng)眾表揚(yáng)或批評會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)會(huì)議人事會(huì)議培訓(xùn)會(huì)議創(chuàng)意會(huì)議說明會(huì)議會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議全體會(huì)議處理突發(fā)事務(wù)會(huì)議一對一會(huì)議三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)過程計(jì)劃階段召開階段落實(shí)階段開始擴(kuò)展回收達(dá)成共識(shí)結(jié)束計(jì)劃落實(shí)會(huì)議支配階段會(huì)議支配的六個(gè)要點(diǎn)：會(huì)議目標(biāo)會(huì)議參與者會(huì)議方式會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)會(huì)議日程支配會(huì)議所需的資料和物料會(huì)議召開階段起先——守時(shí)、破冰擴(kuò)展擴(kuò)展技巧：圖文并茂、頭腦風(fēng)暴、圖解分支、區(qū)域分析、SWOT分析回收回收技巧：投票表決、N/3技巧、壓力排序達(dá)成共識(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)議落實(shí)階段四、會(huì)議失敗的緣由富有成效的會(huì)議無效會(huì)議的危害目標(biāo)能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)沒有辦法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)在最短的時(shí)間實(shí)現(xiàn)機(jī)會(huì)成本、直接成本損失巨大與會(huì)者感到滿意與會(huì)者對會(huì)議不滿富有成效的會(huì)議及無效會(huì)議的危害會(huì)議的三種“致命傷”主持人的技能會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的地點(diǎn)會(huì)議失敗的緣由會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的緣由會(huì)議中導(dǎo)致失敗的緣由會(huì)議后導(dǎo)致失敗的緣由會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的緣由目標(biāo)欠缺目標(biāo)不明確議程欠缺與會(huì)人選不當(dāng)，太多或太少會(huì)議時(shí)間不當(dāng)開會(huì)時(shí)間通知不到會(huì)議通知內(nèi)容欠周詳會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)會(huì)議場地設(shè)備不足不能準(zhǔn)時(shí)起先與會(huì)者未做準(zhǔn)備未明確議題和時(shí)間時(shí)間支配不當(dāng)會(huì)議太多，與會(huì)者厭倦會(huì)議太少，致使會(huì)議議題太多會(huì)議中導(dǎo)致失敗的緣由受外界影響與會(huì)者發(fā)言離題讓沒有必要留在會(huì)場的人流在會(huì)場決策遲疑不決資料準(zhǔn)備不充分卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷發(fā)言與會(huì)者之間爭論與會(huì)者精力不集中視聽器材發(fā)生故障與會(huì)者不表明自己（真正）看法與會(huì)者與主持人爭論與會(huì)者欠缺熱忱會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間主席未能總結(jié)會(huì)議成果會(huì)議后導(dǎo)致失敗的緣由沒有記錄會(huì)議要點(diǎn)不能對探討事項(xiàng)進(jìn)行最終確定不能對會(huì)議成敗得失進(jìn)行總結(jié)不能剛好解散已完成任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組與會(huì)者對會(huì)議感到不滿沒有跟蹤落實(shí)會(huì)議確定五、如何開成功的會(huì)議高效會(huì)議的八大特征：只在必要是才召開事先已經(jīng)籌劃好了擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請了最有閱歷、才能和必要的人出席做出了評論和總結(jié)記錄全部確定和負(fù)責(zé)人及完成時(shí)間避開會(huì)議的五“不”現(xiàn)象不守時(shí)不負(fù)責(zé)不決策不投入不執(zhí)行會(huì)議效率不高的緣由及具體表現(xiàn)項(xiàng)目原因

具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)

2地點(diǎn)會(huì)議設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議經(jīng)常被打斷，無法正常進(jìn)行3開會(huì)對象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，已來的是一些可有可無的人

4主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被與會(huì)者牽著鼻子走，無法實(shí)現(xiàn)會(huì)議意圖5與會(huì)者的技能與會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗6會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效7開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中突然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義，宣告失敗預(yù)防會(huì)議效率不高的管理

項(xiàng)目原因

具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議一般安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五2地點(diǎn)會(huì)議盡量安排在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行3開會(huì)對象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者4主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職

5與會(huì)者的技能與會(huì)者一定要具有傾聽能力

6會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作7開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的與會(huì)者

如何推斷是否有必要開會(huì)無需開會(huì)的“五個(gè)假如”假如已經(jīng)依據(jù)慣例每周聚會(huì)了會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法沒有什么特殊的事情要探討你是唯一可以（須要）且知道如何決策的人如何推斷是否有必要開會(huì)必需開會(huì)的“五個(gè)假如”假如必需把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人有些事情須要當(dāng)眾表揚(yáng)或指責(zé)聽取部門匯報(bào)給工作小組委派任務(wù)（須要?jiǎng)訂T或具體說明）要讓別人參與決策以集思廣益會(huì)議規(guī)范流程起先：歡迎會(huì)議流程議程具體時(shí)間規(guī)章制度議程1：共享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生想法/做確定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)結(jié)束會(huì)議：總結(jié)支配下次會(huì)議跟蹤會(huì)議記錄跟蹤支配會(huì)議的一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)練習(xí)：員工食堂著火了，經(jīng)過調(diào)查，緣由在與一名員工違反操作條例，在廚房抽煙，導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。1、假如你是經(jīng)理，你會(huì)實(shí)行下列那種方式處理此事？為什么？A一對一指責(zé)B開會(huì)當(dāng)眾指責(zé)C寫檢查懲罰如何建立信任如何建立信任找共同點(diǎn)在別人困難時(shí)給他幫助在別人出錯(cuò)時(shí)賜予善意的提示適當(dāng)表達(dá)自己對別人的關(guān)切適當(dāng)展示自己的實(shí)力事實(shí)求是，不夸大、不說謊暴露并承認(rèn)自己的弱項(xiàng)保持適合自己的風(fēng)度忠告：不必說出所有的真相，但要保證你說出的都是實(shí)話！高效會(huì)議管理成功會(huì)議策略為什么會(huì)議往往是主持人話最多？一次會(huì)議，一般存在以下狀況：只有80%的時(shí)間在真正開會(huì)；15%的時(shí)間大家都在緘默；5%的時(shí)間有人搶著發(fā)言。如何能更有效的安排發(fā)言時(shí)間如何保證會(huì)議的進(jìn)程？成功會(huì)議策略主持人在會(huì)議中發(fā)言時(shí)間較多，主要有以下緣由：1、對議題較熟2、地位高，聲音大3、擔(dān)當(dāng)較多的行政責(zé)任建議：主持人的發(fā)言時(shí)間駕馭在20/80內(nèi)盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍會(huì)議中的溝通100%80%60%40%20%溝通漏斗原理溝通金三角

自己

對方設(shè)身處地溝通的冰山模式話題5%---20%工作層面80%----95%個(gè)人關(guān)系層面工作層面——說出的內(nèi)容：事實(shí)，信息個(gè)人關(guān)系層面——如何說：過程，感覺六、成功會(huì)議的角色扮演成功會(huì)議主持人要扮演的三個(gè)角色會(huì)議主持人秩序維持人時(shí)間限制著另：要支配會(huì)議記錄人員主持人的責(zé)任要營造和諧的氣氛負(fù)責(zé)會(huì)議照常進(jìn)行負(fù)責(zé)總結(jié)探討內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言人去說明幫助參會(huì)者理清思路避開看法一邊倒削減和會(huì)議無關(guān)的爭論要保持中立的看法主持人會(huì)議中的說話技巧展示探詢評論建立測試?yán)斫鉅顩r總結(jié)解除引進(jìn)就程序提出建議會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者的功能：記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的程序幫助主持人做好總結(jié)與歸納視察預(yù)防（社會(huì)性懈怠、從眾心理、團(tuán)體極化）參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的十大守則：會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意和看法以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，屏除部門之見盡可能多的獲得信息耐性傾聽，敬重他人的看法勇于發(fā)言，言之有物不隱惡揚(yáng)善，不做人身攻擊避開出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)七、會(huì)議限制與沖突處理少數(shù)人壟斷會(huì)議怎么辦？會(huì)議中出現(xiàn)爭論怎么辦？意外和沖突處理會(huì)議中可能遭遇到的幾種人“蟬”“鯊魚”“驢”“兔子”“螃蟹”意外和沖突處理遭遇“蟬”“蟬”的癥狀：講故事（和探討的主題無關(guān)）講了很久才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人對策：接受非語言性示意探詢、總結(jié)、測試其理解程度善意提示關(guān)于程序剛好間的限定帶入別人發(fā)言意外和沖突處理遭遇“鯊魚”“鯊魚”癥狀：有攻擊別人的傾向總是賜予消極的、否定的看法主持人對策：理解對方的想法或心情重申會(huì)議中無論什么看法都可以提，但正面的建議會(huì)更受歡迎接受非語言方式打斷意外和沖突處理遭遇“驢”“驢”的癥狀：過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心里有堵“墻‘不能站在別人的立場看問題主持人對策：突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問題短暫緘默意外和沖突處理遭遇“兔子”兔子的癥狀：質(zhì)疑正在運(yùn)用的程序總是提議不同的程序或建議主持人對策：確定他的貢獻(xiàn)重申先用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則立刻按他的方法“實(shí)施”意外和沖突處理遭遇“螃蟹”（“螃蟹”—跑題者）“螃蟹”癥狀：開會(huì)時(shí)還在做別的工作或事情私自進(jìn)入小團(tuán)體探討時(shí)常接電話打瞌睡其他，如：用筆敲桌子、背對發(fā)言者、有意看別處等主持人對策：對開小會(huì)者，主持人停止說話或示意發(fā)言者暫停，讓會(huì)議突然靜下來，私下談話的人會(huì)警覺主持人問：“能否把你們探討的事情告知大家”對打瞌睡者，可以休息5分鐘，并把會(huì)議議程加快保持短暫的緘默出現(xiàn)分歧時(shí)的處理原則不要回避對立，看法分歧是正?，F(xiàn)象不要因?yàn)楣ぷ魃系姆制缍莼扇穗H關(guān)系或心情方面的對立利用會(huì)議中間的休息來調(diào)整一下氣氛可以參考第三方的看法可以把焦點(diǎn)問題寫在黑板上，客觀比較一下究竟誰是誰非多供應(yīng)一些有勸服力的數(shù)據(jù)主持人會(huì)議調(diào)停失敗的緣由：聽完陳述后就沒詞了向雙方之一表示贊同阻擋對方宣泄指出雙方都有錯(cuò)誤建議實(shí)行其他主持人會(huì)議成功會(huì)議策略四種群體決策權(quán)威決策共識(shí)決策少數(shù)聽從多數(shù)決策無異議決策四種團(tuán)隊(duì)決策頭腦風(fēng)暴法德爾菲法異地思維決策法換位思維決策法決策共識(shí)處理沖突的五種類型暴力型遷就型回避型妥協(xié)型協(xié)作型練習(xí)：模擬會(huì)議分別扮演會(huì)議中的各種角色會(huì)議預(yù)防性管理比照單

優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差會(huì)

議

之

前會(huì)

議

中高效會(huì)議的八大大特征

執(zhí)行情況執(zhí)行情況1只在必要時(shí)才招集2好好籌劃過3擬訂和分發(fā)議程表4遵守時(shí)間5一切按部就班6請了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7做出了評論和歸納8記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人

優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)