推行建設項目文件規(guī)范化管理 爭創(chuàng)國家優(yōu)質工程

-.z.推行建立工程文件標準化管理爭創(chuàng)國家優(yōu)質工程【摘要】本文通過獲得中國石油優(yōu)質工程金獎及國家優(yōu)質工程銀獎的塔里木大化肥工程文件管理的實踐，論述了工程文件標準化管理對保證工程文件質量及優(yōu)質工程驗收中的重要作用以及在實踐中已證明可行的方法。

【關鍵詞】工程文件標準化管理國家優(yōu)質工程

眾所周知，建立工程文件管理最終要到達的目標是保證其完整、準確、系統(tǒng)以及平安保管和有效利用，滿足工程竣工后的生產、運行、維修、擴建的需要。建立工程文件的形成過程與工程的建立過程一致，因此，自始至終推行建立工程文件的標準化管理是高質量形成工程文件并到達優(yōu)質工程文件標準的必然要求。

一直以來，有很多建立工程都不重視工程文件的標準化管理，前期無目標、無籌劃，中期不管理、不控制，后期補資料、堵漏洞的情況屢見不鮮。而塔里木大化肥工程則成功地防止了以上現象的出現，這主要得益于在工程建立的全過程推行了工程文件的標準化管理。

工程文件標準化管理的內容是：工程前期即現場施工開場前工程文件收集及竣工文件管理籌劃準備工作的標準化，工程中期即施工全過程工程文件管理培訓和督導工作的標準化，工程后期即工程初步驗收至檔案專項驗收期間歸檔文件審查及相關效勞的標準化。

1建立工程前期文件管理標準化

工程建議書的報批標志著一個建立工程的開場。從此，這個工程要經歷工程選址意見書、可行性研究報告、環(huán)境影響報告書、平安預評價報告、地震平安性評價報告、地質災害危險評估報告、水土保持方案報告、職業(yè)病危害預評價報告、工程開工報告等報批過程。這個過程少則一年，多則幾年。時間的跨度、不同部門實施的報批過程以及管理人員的變動會給文件收集工作帶來難以彌補的遺漏。因此，工程前期文件的管理必須要有機構、人員、制度、流程、考核等標準化管理要素的支持才能到達原件收集齊全、保管平安、有效利用的目的。所以，建立工程的開場也必須是建立工程文件管理的開端。

塔里木大化肥工程從工程開場就確立了爭創(chuàng)國家優(yōu)質工程的目標，成立了工程文件管理機構-檔案資料中心。它的職責是負責建立工程文件的全過程管理及文件歸檔接收、保管和利用。它把建立工程文件的歸檔標準貫徹到了文件的形成過程中，實現了工程文件與檔案的一體化、表達了責任主體唯一性的特點，是保證工程文件質量的根底性措施。

機構必須依托有專業(yè)素質的人員、科學的制度、合理的流程和嚴格的考核才能運轉順暢。塔里木大化肥工程在現場開工前就把檔案資料中心的全體人員派往專業(yè)機構進展建立工程文件崗位培訓并取得了相應資格。發(fā)布推行了"檔案管理規(guī)定"、"歸檔制度"、"竣工文件編制歸檔實施細則"等制度，以及檔案驗收流程、設備資料驗收分發(fā)流程、工程資料管理流程。每年年底發(fā)布下一年度各單位歸檔文件目錄，第二年底根據歸檔情況對各責任單位實施考核并與經濟利益掛鉤。以上措施保證了來自建立方、設計方的工程前期文件做到了歸檔齊全。

建立工程文件的核心局部是竣工文件。雖然在現場未開工前，竣工文件沒有進入形成階段，但此時的籌劃準備工作決定了建立方與參建單位在竣工文件編制方面的配合度及竣工文件質量所能到達的高度?；I劃準備工作主要有兩個方面：一是設計、施工、監(jiān)理合同中文件管理要求條款的編制，二是竣工文件編制指南的編寫。

在da/t28-2002"國家重大建立工程文件歸檔要求與整理標準"中要求"在簽訂工程設計、施工及監(jiān)理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應文件以及所提交文件的整理、歸檔責任〞。這只是一個方向性的要求。實際上，合同是約束雙方，提高配合度的必要手段，這個"專門條款〞不應只明確歸檔責任，而應盡可能地精細、溝通徹底，要考慮到全過程中出現的重大問題，文件編制中的重要步驟、甚至是質量要求的細節(jié)、不達標的懲罰措施都應表述清楚。尤其是epc合同條款更應該編制詳細，因為建立方在過程中參與度有限，不表達清楚更容易出現與最初要求大相徑庭的結果。

竣工文件編制指南是指導竣工文件形成的標準性文件。指南的編寫要與合同條款一致，是合同條款的進一步細化，是竣工文件編制的操作規(guī)程。指南不僅應明確竣工文件的歸檔內容、質量要求、文件份數、載體要求、歸檔時間等，還應包括工程文件管理所涉及的制度、流程和每一*施工專業(yè)用表、優(yōu)質工程質量檢驗評定表、竣工文件審查表、歸檔移交用表、監(jiān)理用表等表樣，以及每一*表格的填寫說明、填寫范本都應直觀地呈現出來，工程文件的組卷要求也應在此說明，讓使用者能夠清晰地掌握整個竣工文件的構造及每一個細節(jié)要求。

2建立工程中期文件管理標準化

工程施工過程就是竣工文件產生的全過程。而伴隨著竣工文件產生全過程的是工程文件管理培訓和業(yè)務督導。

培訓是溝通意見，形成共同語言的重要途徑。塔里木大化肥工程的參建單位一進入現場，檔案資料中心就組織了施工、監(jiān)理單位的技術員、資料員的業(yè)務培訓，培訓的主要內容是竣工文件編制指南。通過反反復復的講解把塔里木大化肥工程文件管理的每個制度和流程到每一*表格的填寫樣式和整理組卷的操作細節(jié)，標準放到每一個技術員和資料員的腦中。在工程開場前幾個月，檔案資料中心業(yè)務人員每天都到施工單位去檢查指導資料的填寫，防止他們在細節(jié)方面的錯誤。檔案資料中心每月都召集施工和監(jiān)理單位的資料員進展一次業(yè)務交流，分析典型的施工文件，找出其中的錯誤，提出修正的方案，討論在今后的工作中如何防止類似情況的發(fā)生。在工程文件管理工作后期，我們開展了兩次集中培訓，主要是標準組卷的內容和順序，并輔之以日常的咨詢和指導。

業(yè)務督導顧名思義就是業(yè)務催促和指導。定期和不定期的檢查是催促竣工文件與進度保持一致、保證文件質量、發(fā)現業(yè)務缺陷的手段。而真正落實督導意見的關鍵措施則是檢查結合與文件編制單位的經濟利益掛鉤。借助勞動競賽，塔里木大化肥工程文件檢查與質量檢查結合，將檢查結果與各參建單位獎金掛鉤，大大提高了工程文件的質量。大工程的施工過程一般比擬長，建立定期檢查制度、檢查結果嚴格兌現并自始至終地堅持下去是保證優(yōu)質工程目標落實到每一個文件質量細節(jié)的重要措施，只有不懈地努力才有可能到達目標。

3建立工程后期文件管理標準化

工程后期文件管理的主要內容是歸檔前文件質量的審查和相關效勞工作的安排。工程文件在歸檔前一般都要經過建立方工程專業(yè)管理人員、監(jiān)理、工程質量監(jiān)視站、檔案專業(yè)人員的四道審查。審查不能走過場，要有審查憑證，審查單位應在會審單上簽字、蓋章確認。文件質量審查通過后就涉及到與電子文件制作和裝訂工作相關的效勞工作了。裝訂是個簡單的程序，但失去了統(tǒng)一的管理就使得前面所做的努力大打折扣。所以，優(yōu)質工程文件質量要求要貫徹到底，讓最后一道工序為成果增彩。

塔里木大化肥工程竣工文件嚴格執(zhí)行了建立方、監(jiān)理、質監(jiān)站、檔案資料中心四道審查，特別是檔案資料中心的審查更加嚴格，裝訂前由不同的審查者審查兩次，裝訂后由不同的審查者再審查兩次，審查漏項假設在專項驗收和竣工驗收時發(fā)現將與審查者獎金掛鉤。檔案資料中心對裝訂工作也非常重視，提前與施工、監(jiān)理單位協商，確定裝訂點，進展細節(jié)規(guī)定、人員操作培訓、標準耗材準備，最終，做出了外形統(tǒng)一、美觀、結實的卷冊，給優(yōu)質工程驗收組的專家們留下了非常好的印象。

由于塔里木大化肥工程文件管理推行了工程建立全過程的標準化管理，制度標準明確、人員責任到位、培訓指導超前、檢查落實兌現、文件效勞細致，建立工程文件標準化程度很高，每一頁資料從表頭的填寫到內容的填寫、從字體字號到頁面邊距，從計算機打印內容到人工批簽內容全部符合歸檔要求。由于責任落實，工程近六十萬*圖紙的核發(fā)每一*都記錄準確，去向明確。設備資料歸檔率99.9%?？⒐D質量達標，歸檔率100%。

工程文件管理只是整個工程管理的一個局部，而且是經常不被重視的局部，但它是一個系統(tǒng)工程，涉及多家單位和個人，由于工程進展過程中因不同時期專業(yè)工作內容不同，專業(yè)人員的流動性很大，工程過程中沒有抓住工程文件的形成和標準化管理，事后補資料往往是事倍功半，而且補出來的資料也往往不能符合要求。工程文件標準化管理標準明確，事前控制，保證了工程文件的一次正確率，大大節(jié)約了人力、物力和時間，從根本上保證了竣工文件與現場一致，與施工過程同步，保證了工程文件的齊全和完整性，通過全過程標準化管理使工程文件的質量完全建立在可靠的根底上。

2021年8月14日，國家優(yōu)質工程專家組到塔里木大化肥工程現場復查，由于工程前期文件管理籌劃合理、中期檢查指導給力、后期歸檔審查嚴格到位，復查前準備工作充分，本次工程文件現場復查得到了國家優(yōu)質工程專家組的高度肯定，專家組組長在現場復查末次會上說，專家組一行復查的七個工程中，塔里木大化肥工程文件質量最高。塔里木大化肥工程文件經歷了大工程各專項驗收、石油優(yōu)質工程驗收、國家優(yōu)質工程驗收的歷次考驗，獲