采購(gòu)管理程序

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購(gòu)管理程序版本修訂變更內(nèi)容制訂審核核準(zhǔn)日期次數(shù)頁(yè)次章節(jié)B第一次發(fā)行保管單位：文件類別發(fā)行章文件類別文件編號(hào)制訂單位版本發(fā)行編號(hào)頁(yè)次二階TST-GM-P-06-02總經(jīng)理室BPAGE1/4目的：確保采購(gòu)事務(wù)之順利進(jìn)行，以控制適時(shí)、適價(jià)、適質(zhì)、適量供應(yīng)生產(chǎn)所需之材料。范圍：凡生產(chǎn)線所需之原輔材料的采購(gòu)均適用。權(quán)責(zé)：3.1主要負(fù)責(zé)部門(mén)：總辦秘書(shū)。3.2相關(guān)部門(mén)：倉(cāng)庫(kù)、品管、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)計(jì)劃組。3.3總辦秘書(shū)：負(fù)責(zé)訂貨單的申請(qǐng)，發(fā)送、跟蹤。名詞定義：無(wú)相關(guān)文件：5.1【供應(yīng)商選擇與管理程序】6.作業(yè)程序：6.1申購(gòu)計(jì)劃原輔助材料的申購(gòu)計(jì)劃由生產(chǎn)部根據(jù)前期耗用量、現(xiàn)有庫(kù)存量和下月（季）訂單情況而提出，必須于每月10日前提交計(jì)劃書(shū)（對(duì)于須從國(guó)外進(jìn)口的材料須按季申購(gòu)，下季度的計(jì)劃應(yīng)在本季度的第二月底提出），并填寫(xiě)原輔材料申購(gòu)計(jì)劃表。6.2計(jì)劃審批：生產(chǎn)部主管在確保安全庫(kù)存的原則上對(duì)本部門(mén)的申購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行核對(duì)，品管主管對(duì)供應(yīng)商和型號(hào)規(guī)格進(jìn)行確認(rèn)無(wú)誤后由總經(jīng)理作審批。其中文件類別文件編號(hào)制訂單位版本發(fā)行編號(hào)頁(yè)次二階TST-GM-P-06-02總經(jīng)理室BPAGE2/4所有采購(gòu)物料的供應(yīng)商必須是合格供應(yīng)商清單上有記錄的。6.3訂貨采購(gòu)根據(jù)審批過(guò)的原輔材料申購(gòu)計(jì)劃表或德鉅公司物資申購(gòu)單制訂貨單，經(jīng)總經(jīng)理簽章后下給供應(yīng)商，并須得到供應(yīng)商的準(zhǔn)確答復(fù)，然后將具體內(nèi)容記錄在供應(yīng)商供貨目錄表上。6.4詢比議價(jià)：6.4.1規(guī)格品采購(gòu)：經(jīng)往有采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)（規(guī)格、供應(yīng)商相同）的原材料，可根據(jù)申購(gòu)計(jì)劃直接開(kāi)出訂貨單，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.5采購(gòu)樣品承認(rèn)：6.5.1首次向供應(yīng)商采購(gòu)的幫材料，均需要求供應(yīng)商送一定數(shù)量的樣品，并且附該樣品檢測(cè)報(bào)告書(shū)或主要參數(shù)說(shuō)明一份。6..2樣品需由本公司品管部承認(rèn)合格后方可建立采購(gòu)關(guān)系，承認(rèn)后的送樣材料檢測(cè)報(bào)告書(shū)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由采購(gòu)FAX一份至供應(yīng)商。5交貨追蹤：1在交貨前一周總辦秘書(shū)必須和供應(yīng)商再次確認(rèn)交期，并將信息反饋給生產(chǎn)、品管、業(yè)務(wù)等部門(mén)。6.7臨時(shí)變支：6.7.1若廠商無(wú)法按訂單交貨時(shí)，總辦秘書(shū)需口頭或書(shū)面通知生產(chǎn)計(jì)劃級(jí)人員文件類別文件編號(hào)制訂單位版本發(fā)行編號(hào)頁(yè)次二階TST-GM-P-06-02總經(jīng)理室BPAGE3/4采取對(duì)策，并記錄在訂貨單上。6.7.2總辦秘書(shū)：需要提前或延后交貨，需以書(shū)面形式通知供應(yīng)商。6.7.3生產(chǎn)總六需追加訂貨量時(shí)，需由生產(chǎn)部填寫(xiě)原輔材料申購(gòu)計(jì)劃表關(guān)注明“追加”字樣，其余操作同6.2、6.3。6.7.4一般情況下不可以取消已確認(rèn)的訂單，除出現(xiàn)嚴(yán)重品質(zhì)問(wèn)題，可經(jīng)品管主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后取消訂單，并需對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行重點(diǎn)評(píng)審。附件：7.1訂貨單7.2原輔材料申購(gòu)計(jì)劃表7.3德鉅公司物資申購(gòu)單7.4供就商供貨目錄表文件類別文件編號(hào)制訂單位版本發(fā)行編號(hào)頁(yè)次二階TST-GM-P-06-02總經(jīng)理室BPAGE4/4精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔1目的對(duì)采購(gòu)作業(yè)過(guò)程進(jìn)行控制，保證所采購(gòu)的物品滿足生產(chǎn)的需要。2范圍適用于本公司從生產(chǎn)到交付過(guò)程中所有物品的采購(gòu)。3權(quán)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目申請(qǐng)部門(mén)提出方式采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)單據(jù)驗(yàn)收部門(mén)生產(chǎn)物料相關(guān)部門(mén)材料請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部訂購(gòu)單品管部/貨倉(cāng)部4定義特準(zhǔn)采購(gòu)：①由于供方為數(shù)極少或在較偏遠(yuǎn)的地區(qū)，無(wú)法對(duì)供方進(jìn)行評(píng)估，而又必須向供方進(jìn)行采購(gòu)的。②本公司所要采購(gòu)的物料較急或單個(gè)的外購(gòu)件。5作業(yè)內(nèi)容5.1流程圖（見(jiàn)附件一）。5.2采購(gòu)的申請(qǐng)。5.2.1產(chǎn)品直接相關(guān)物料5.2.1.1物料計(jì)劃部(總管)根據(jù)“工作單”核對(duì)物料庫(kù)存后作成“材料請(qǐng)購(gòu)單”(見(jiàn)附件二),自已編制采購(gòu)需求交采購(gòu)部。(特急物料：倉(cāng)庫(kù)也可申請(qǐng)采購(gòu)，副總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購(gòu)部采購(gòu))。5.2.1.2需顧客(香港公司)提供的(即采購(gòu))物料，由物料計(jì)劃部（總管）根據(jù)“工作單”核對(duì)物料庫(kù)存后作成“香港材料請(qǐng)購(gòu)單”（見(jiàn)附件六），直接跟香港公司聯(lián)系采購(gòu)。5.2.2非產(chǎn)品直接相關(guān)物料5.2.2.1貨倉(cāng)部組長(zhǎng)根據(jù)各部門(mén)“領(lǐng)料單”的欠料情況,填寫(xiě)“材料請(qǐng)購(gòu)單”,經(jīng)貨倉(cāng)部主管批準(zhǔn)后交采購(gòu)部。5.2.2.2一些特殊機(jī)器零配件及油品類各部門(mén)組長(zhǎng)直接填寫(xiě)“材料請(qǐng)購(gòu)單”,經(jīng)相關(guān)主管批準(zhǔn)后交采購(gòu)部及貨倉(cāng)部.5.2.2.3生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)各部門(mén)量測(cè)儀器實(shí)際需求，填寫(xiě)“材料請(qǐng)購(gòu)單”，經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部主管批準(zhǔn)后交采購(gòu)部及貨倉(cāng)部。5.2.2.4包裝紙箱（如內(nèi)盒、外箱）由計(jì)劃部根據(jù)“工作單”填寫(xiě)“紙箱訂購(gòu)單”（見(jiàn)附件七），直接跟供方訂購(gòu)。5.2.2.5外購(gòu)模具繪圖員填寫(xiě)《模具請(qǐng)購(gòu)單》（見(jiàn)附件八），副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)交采購(gòu)部采購(gòu)。5.3采購(gòu)物料的分類5.3.1采購(gòu)部主管牽頭,聯(lián)合生產(chǎn)部、貨倉(cāng)部、品管部對(duì)公司采購(gòu)的物料進(jìn)行分類，作成“物料分類明細(xì)表”（見(jiàn)附件四）。A類：直接形成產(chǎn)品配件的原材料，如ABS、PP、PVC原料、鐵料、銅料等。B類：直接形成產(chǎn)品的配件，如匙圈、扣、五爪、雞眼、鏡片等。C類：非直接形成產(chǎn)品，但對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響較大的輔料。如：絨袋、膠袋、紙卡、包裝箱、吸塑罩等。D類：非直接形成產(chǎn)品，但對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響不大的輔料，如：包裝帶、封箱膠紙等。E類：其他物料（絲印/移印油墨、天那水、機(jī)油、漆油、洗網(wǎng)水、柴油、打磨臘及輪、五金電器消耗品等）。5.3.2采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)中物料的內(nèi)容，參照“物料分類明細(xì)表”，確定所需采購(gòu)物料的類型，據(jù)此進(jìn)行供方選擇及編制訂購(gòu)單。5.4供方的選擇5.4.1對(duì)于A、B、C類物料，應(yīng)對(duì)供方進(jìn)行選擇評(píng)估，在合格供方中采購(gòu)。有關(guān)供方的選擇，參見(jiàn)《供方管理程序》。5.4.1.1采用顧客(香港公司)指定的供方不能免除本公司確保供方的產(chǎn)品、材料和服務(wù)質(zhì)量的責(zé)任。5.4.1.2當(dāng)來(lái)不及對(duì)供方進(jìn)行選擇評(píng)估時(shí)，實(shí)施特準(zhǔn)采購(gòu)，并在訂購(gòu)單上注明，及知會(huì)總經(jīng)理。（參見(jiàn)《供方管理程序》）。5.4.2對(duì)D、E類物料，無(wú)需進(jìn)行供方選擇與評(píng)價(jià)，可在專業(yè)廠商或各類門(mén)市部、商場(chǎng)中采購(gòu)。5.4.3物料價(jià)格選擇采購(gòu)主管在采購(gòu)物料時(shí)應(yīng)貨比三家，選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供方采購(gòu)，并知會(huì)總經(jīng)理。5.5采購(gòu)的實(shí)施5.5.1編制訂購(gòu)單。5.5.1.1采購(gòu)部門(mén)收到“材料請(qǐng)購(gòu)單”經(jīng)核實(shí)后，編制“訂購(gòu)單”（見(jiàn)附件三）。訂購(gòu)單一般由采購(gòu)部主管批準(zhǔn)，必要時(shí)由總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.5.1.2訂購(gòu)單應(yīng)清楚填寫(xiě)訂購(gòu)單號(hào)、訂購(gòu)日期、供方名稱、物料的名稱、規(guī)格型號(hào)、顏色、數(shù)量、交貨時(shí)間、違約處置等內(nèi)容。首次采購(gòu)的供應(yīng)商或新物料采購(gòu)還要求附有對(duì)采購(gòu)的物料的技術(shù)要求、質(zhì)量要求、物料單價(jià)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。5.5.2采購(gòu)中如果需要其它部門(mén)提供圖紙及技術(shù)資料，采購(gòu)員應(yīng)在訂購(gòu)單發(fā)送前申請(qǐng)所需的圖紙及技術(shù)資料。5.5.3訂購(gòu)單經(jīng)批準(zhǔn)后發(fā)給供方，同時(shí)聯(lián)絡(luò)供方是否收到訂購(gòu)單，并要求供方確認(rèn)簽章回傳或電話確認(rèn)，但須在訂購(gòu)單上記錄確認(rèn)人。5.5.4對(duì)D、E類物料非產(chǎn)品直接相關(guān)物料一般無(wú)需下訂購(gòu)單（有需要的供方可下訂購(gòu)單），可電話定購(gòu)或到各類門(mén)市部、商場(chǎng)中采購(gòu)即可。但所有貨物均需貨倉(cāng)簽收。若有質(zhì)量問(wèn)題由使用部門(mén)反映到采購(gòu)部。5.5.5訂購(gòu)單確認(rèn)后,采購(gòu)部需填寫(xiě)“外購(gòu)物料收貨通知單”(見(jiàn)附件五)通知貨倉(cāng),貨倉(cāng)依通知單收貨.5.6供方交貨能力的監(jiān)督與管理5.6.1訂購(gòu)單發(fā)出后，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供方的交付能力進(jìn)行監(jiān)督與管理，以確保按期（可提前不可推后）交貨。在交貨過(guò)程中一旦發(fā)現(xiàn)供方無(wú)法按期交貨時(shí)，應(yīng)與供方商討作出對(duì)策。同時(shí)，采購(gòu)員填寫(xiě)“脫期訂單報(bào)告表”通知物料計(jì)劃部，必要時(shí)通知其它相關(guān)部門(mén)。5.6.2若在交貨過(guò)程中出現(xiàn)附加運(yùn)費(fèi)或超額運(yùn)費(fèi)，采購(gòu)員先協(xié)商并在“訂購(gòu)單”上記錄，并注明分擔(dān)方式及知會(huì)總經(jīng)理。5.6.3生產(chǎn)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)也應(yīng)監(jiān)督采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況。在交貨前，保持與采購(gòu)部聯(lián)系，以便及時(shí)了解物料的交付情況。5.7訂購(gòu)單的修改與作廢5.7.1訂購(gòu)單的修改，由采購(gòu)部修改并經(jīng)主管簽名確認(rèn)。訂購(gòu)單（含采購(gòu)發(fā)放的圖紙和技術(shù)資料）修改后，應(yīng)及時(shí)傳給相應(yīng)供方，并取消之前訂購(gòu)單，同時(shí)要求供方確認(rèn)回傳或電話確認(rèn)，并作好記錄。5.7.2訂購(gòu)單作廢后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)通知供方。5.8物料檢驗(yàn)5.8.1來(lái)料檢驗(yàn)參見(jiàn)《來(lái)料檢驗(yàn)程序》。5.8.2當(dāng)需要到貨源處對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，應(yīng)在訂購(gòu)單中規(guī)定驗(yàn)證以及產(chǎn)品的放行方式。5.8.3當(dāng)合同有規(guī)定時(shí)，公司的顧客或其代表有權(quán)在本公司或供方處對(duì)供方的產(chǎn)品是否符合要求進(jìn)行驗(yàn)證。但顧客對(duì)供方產(chǎn)品的驗(yàn)證不能免除本公司向顧客提供可接收產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客的拒收。5.9物料入庫(kù)，依《倉(cāng)庫(kù)管理程序》5.10必要時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)對(duì)個(gè)別采購(gòu)的物料合法性進(jìn)行評(píng)估。6相關(guān)文件6.1《供方管理程序》6.2《來(lái)料檢驗(yàn)程序》6.3《倉(cāng)庫(kù)管理程序》7.使用表單7.1材料請(qǐng)購(gòu)單(FM-040-001-B)7.2訂購(gòu)單(FM-040-002-B)7.3物料分類明細(xì)表（FM-040-003-A）7.4外購(gòu)物料收貨通知單(FM-040-009-A)7.5香港材料請(qǐng)購(gòu)單(FM-040-015-A)7.6紙箱訂購(gòu)單(FM-040-010-A)7.7模具請(qǐng)購(gòu)單（FM-070-010-A）

附件一采購(gòu)管理程序流程圖流程圖權(quán)責(zé)單位相關(guān)文件使用表單描述需采購(gòu)的物品需采購(gòu)的物品核對(duì)庫(kù)存核對(duì)庫(kù)存提出申請(qǐng)?zhí)岢錾暾?qǐng)物料分類物料分類采購(gòu)特采采購(gòu)特采供方選擇供方選擇訂購(gòu)單訂購(gòu)單批準(zhǔn)批準(zhǔn)采購(gòu)過(guò)程跟蹤采購(gòu)過(guò)程跟蹤收貨收貨/來(lái)料檢驗(yàn)不合格合格不合格合格退貨入庫(kù)退貨入庫(kù)記入檔案記入檔案相關(guān)部門(mén)計(jì)劃部貨倉(cāng)部相關(guān)部門(mén)采購(gòu)部/貨倉(cāng)部采購(gòu)部采購(gòu)部采購(gòu)部采購(gòu)部/總經(jīng)理采購(gòu)部貨倉(cāng)部品管部倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)庫(kù)《供方管理程序》《來(lái)料檢驗(yàn)程序》《倉(cāng)庫(kù)管理程序》材料請(qǐng)購(gòu)單物料分類明細(xì)表訂購(gòu)單見(jiàn)本程序5.5必要時(shí)由總經(jīng)理批準(zhǔn)。附件二崇基五金塑膠（深圳）有限公司材料請(qǐng)購(gòu)單NO.：TO：FROM：JOBNO：材料名稱規(guī)格數(shù)量/重量預(yù)領(lǐng)日期回復(fù)交貨期備注請(qǐng)購(gòu)人：批準(zhǔn)：日期：FM-040-001-B保存期限：3個(gè)月

附件三附件四崇基五金塑膠（深圳）有限公司物料分類明細(xì)表類型： 序號(hào)物料名稱規(guī)格備注序號(hào)物料名稱規(guī)格備注制表：會(huì)審：FM-040-003-A保存期限：改版后再保存3個(gè)月附件五外購(gòu)物料收貨通知單TO：倉(cāng)庫(kù)FROM：采購(gòu)部Date:序號(hào)供應(yīng)商訂單號(hào)貨物名稱/規(guī)格數(shù)量交貨期工作單號(hào)FM-040-009-A保存期限：3個(gè)月附件六香港材料請(qǐng)購(gòu)單TO：FROM：JOBNO：材料名稱規(guī)格數(shù)量/重量預(yù)領(lǐng)日期回復(fù)交貨期備注請(qǐng)購(gòu)人：日期：FM-040-015-A保存期限：3個(gè)月附件七紙箱訂購(gòu)單訂單號(hào)：日期：供應(yīng)商：聯(lián)系人：交貨日期：MARK&NOS正嘜SIDEMARK側(cè)嘜INNERBOX內(nèi)合外箱：內(nèi)合：制表：批準(zhǔn)：供應(yīng)商確認(rèn)：FM-040-010-A保存期限：3個(gè)月附件八崇基公司模具請(qǐng)購(gòu)單日期模具名稱圖紙編號(hào)模具數(shù)量樣板單號(hào)交模日期模具要求：（材料,水口方向與大小,主流道與廢料槽,其它啤件要求:附件六香港材料請(qǐng)購(gòu)單TO:FROM:JOBNO:材料名稱規(guī)格數(shù)量/重量預(yù)領(lǐng)日期回復(fù)交貨期備注請(qǐng)購(gòu)人：日期：FM-040-015-A保存期限：3個(gè)月附件七紙箱訂購(gòu)單訂單號(hào)：日期：供應(yīng)商：聯(lián)系人