職位說(shuō)明書的撰寫

職位說(shuō)明書的撰寫案例某跨國(guó)石油公司，在廣東境內(nèi)合資的形式并購(gòu)了許多加油站， 為了保障加油站的規(guī)范化管理，使加油站業(yè)務(wù)和內(nèi)部管理職責(zé)更清晰具體， 公司需要為加油站關(guān)鍵崗位制訂詳盡的職位說(shuō)明書。 下面以加油站經(jīng)理崗位為例， 介紹職位說(shuō)明書每一部分制作方法。一、工作概要根據(jù)規(guī)定有效地計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)加油站業(yè)務(wù)銷售和內(nèi)部管理，在預(yù)期的費(fèi)用范圍內(nèi)達(dá)到預(yù)期的銷售和管理目標(biāo)要點(diǎn)：1、要求用簡(jiǎn)短而精確的一句話，來(lái)說(shuō)明這一職位的工作內(nèi)容，及設(shè)立這一職位的價(jià)值或意義。2、表述形式行動(dòng)的動(dòng)詞：計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)什么：加油站業(yè)務(wù)銷售和內(nèi)部管理為什么：在預(yù)期的費(fèi)用范圍內(nèi)達(dá)到預(yù)期的銷售和管理目標(biāo)3、工作概要：一般只有 1-2句話，在組織中只有少數(shù)職位的目的和價(jià)值超過(guò)一句話，即那些有“多重職務(wù)角色”的職位。4、動(dòng)詞的選擇：政策制定（策略性） 制訂、指導(dǎo)、建立、控制、計(jì)劃、準(zhǔn)備、核準(zhǔn)、授權(quán)、決定、策劃工作的執(zhí)行(管理性)評(píng)估、檢定、維護(hù)、監(jiān)督、完成、提高、落實(shí)、實(shí)施、達(dá)到（專業(yè)性）分析、鑒定、預(yù)測(cè)、建議、檢核、預(yù)測(cè)、估價(jià)、確認(rèn)、談判較低的任務(wù) 查驗(yàn)、核對(duì)、分配、收集、運(yùn)作、加工、生產(chǎn)、提供、提交、安裝、維護(hù)5、工作概要舉例：總經(jīng)理：按照董事會(huì)的政策和計(jì)劃對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)進(jìn)行指導(dǎo)和控制， 使其資本價(jià)值利益以及利潤(rùn)達(dá)到增長(zhǎng)的目的。人事經(jīng)理：根據(jù)主要的人事政策做好招聘工作， 使雇員的素質(zhì)、數(shù)量的發(fā)展與維持工作相一致， 并滿足業(yè)務(wù)部門的需要。業(yè)務(wù)員：根據(jù)預(yù)算在指定的地區(qū)按限定的折扣范圍， 完成公司生產(chǎn)的“家用粘合劑”的銷售任務(wù)。行政辦主任：為董事會(huì)及總經(jīng)理要求召開的下屬委員會(huì)的所有會(huì)議服務(wù)，提高快速處理事務(wù)的效率。6、職位價(jià)值的表述職位價(jià)值的表述要符合職位實(shí)際，既不要擴(kuò)大，也不要縮小。職位價(jià)值縮小的例子總經(jīng)理：按重事會(huì)的政策和計(jì)劃對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)進(jìn)行指導(dǎo)和控制，使各部門的經(jīng)理不斷提高管理能力職位價(jià)值擴(kuò)大的例子業(yè)務(wù)員：完成公司生產(chǎn)的家用粘合劑的銷售，確保公司的產(chǎn)值達(dá)到要求二、工作范圍1、財(cái)務(wù)目標(biāo) （你所直接負(fù)責(zé)和控制的部分）消費(fèi)支出毛利??便利店工資單固定費(fèi)用其它收入債務(wù)人債權(quán)人存貨量??油品存貨量??非油品合同2、財(cái)務(wù)目標(biāo) （你所直接負(fù)責(zé)和控制的部分）顧客銷量其它要點(diǎn)：1、工作范圍指：對(duì)該職位所具有的直接或間接影響的定量描述，即用數(shù)據(jù)來(lái)顯示的與工作相聯(lián)系的活動(dòng)規(guī)?；蚍秶?，該范圍必須是職位直接負(fù)責(zé)控制的。2、描述工作范圍的數(shù)據(jù)??年度預(yù)算、開支、運(yùn)營(yíng)成本及項(xiàng)目成本??年度收益、稅收、銷售周轉(zhuǎn)、年芳銷售額??附加值??顧客、銷量、采購(gòu)值、區(qū)域、人數(shù)、項(xiàng)目數(shù)??人屬的數(shù)量直接的與間接的描述工作范圍的數(shù)字通常是財(cái)務(wù)方面的3、工作范圍舉例打字室主管打字員人數(shù)： 4打字室年度預(yù)算（包括新設(shè)備） ：￥71，000使用打字室的人數(shù)： 88采購(gòu)員年度采購(gòu)值：￥1。2M附屬人員數(shù)：2供應(yīng)人數(shù)：23化學(xué)PVC產(chǎn)品研究人員 研究費(fèi)用預(yù)算： ￥0。3M工作人員： 無(wú)PVC產(chǎn)品年度銷售額： ￥17M三、工作職責(zé)1、業(yè)務(wù)銷售：80％確保完成油品和便利店貨物的銷售目標(biāo)（1） 便利店銷售目標(biāo)① 運(yùn)用正確的商業(yè)途徑，向員工解釋銷售，從而最大限度地增加各種貨口品的銷量，包括便利店和潤(rùn)滑油的銷售額。② 使用提建議的銷售術(shù)， 滿足顧客的需求。 根據(jù)ASP的建議協(xié)調(diào)和實(shí)施油站的促銷活動(dòng)。③ 根據(jù)預(yù)先訂好的計(jì)劃用商品位置擺放圖和商品布局圖減少存貨損失。冰箱和貨架應(yīng)擺滿貨物，標(biāo)價(jià)正確，商品擺放及銷售符合商品位置擺放圖搞好日常衛(wèi)生，確保便利店衛(wèi)生及商品處于良好標(biāo)準(zhǔn)。（2） 油品銷量① 監(jiān)察和記錄競(jìng)爭(zhēng)者的油品價(jià)格并立即就市場(chǎng)變化向主管提建議。② 查看每日油品審查表。每月油品變動(dòng)報(bào)表，如有差異應(yīng)作出處理，從而把存化損失減少到最小限度。③ 檢查油品付款的發(fā)票。到期月結(jié)單和實(shí)際的油品發(fā)貨是否一致。（3） 商品毛利① 確保過(guò)期和壞掉的商品數(shù)量低于和主管協(xié)定的水平。這個(gè)限度就是：商品過(guò)期率小于商品銷售額的 X％，商品損耗率小于商品銷售額的 Y％。②分析各種類商品的毛利，采取行動(dòng)防止員工、顧客盜竊或其它原因的商品損失，以盡量減少存貨損失。③設(shè)定并保存好陳列貨物，檢查便利店收貨和發(fā)票是否一致，發(fā)票蓋章并在發(fā)票登記本上做好記錄。價(jià)格薄的標(biāo)價(jià)應(yīng)隨著商品價(jià)格的變動(dòng)而變動(dòng)。④分析每日?qǐng)?bào)表所顯示出來(lái)的差異和走勢(shì)，通過(guò)分析銷售數(shù)據(jù)和陳列商品，決定最佳存貨量，查看賣方發(fā)票，確保其折扣達(dá)到油站可接受的水平。⑤在未經(jīng)主管批準(zhǔn)前，不得改變商品的擺放位置，必須根據(jù)商品的有效期限，決定其促銷擺放位置。（4）工資單①保管好員工考勤簿，合理分配勞動(dòng)力，減少加班對(duì)照班表和考勤簿，檢查每周有薪工作時(shí)間，比較規(guī)模相近的油站的費(fèi)用。②監(jiān)察油站工資水平，經(jīng)和主管協(xié)商后，調(diào)整員工考勤安排以避免加班。（5）費(fèi)用①和區(qū)域主管分析每月?lián)p益表和油站預(yù)算，找出所發(fā)生的重要費(fèi)用及和預(yù)算的差異，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。②參照同等作法監(jiān)察所有可控制的費(fèi)用?？刂莆木?、電話、電燈和水的使用，合理安排、使用承包商（花園和清除垃圾）。③確保用正確的財(cái)務(wù)流程記下顧客沒(méi)付款或無(wú)力付款的賬目并盡量減少這方面的費(fèi)用。④根據(jù)維修保養(yǎng)要求保護(hù)好設(shè)備。⑤如每日?qǐng)?bào)表出現(xiàn)差異，應(yīng)找出差異的原因并設(shè)法減少現(xiàn)金流失和同等的費(fèi)用相比較。（6）洗車收入①切實(shí)執(zhí)行日常保養(yǎng)程序，減少潛在故障。②查看洗車機(jī)損壞情況，采取補(bǔ)救措施減少費(fèi)用。③培訓(xùn)和鼓勵(lì)員工提示顧客使用其它服務(wù)，增加銷售額。④做好洗車區(qū)范圍的清潔工作，確保其衛(wèi)生、外觀的良好標(biāo)準(zhǔn)。⑤根據(jù)區(qū)域主管的建議協(xié)調(diào)和參與洗車促銷活動(dòng)。（7）顧客服務(wù)①保證油站所有員工均向所有顧客履行公司的六點(diǎn)顧客服務(wù)守則。②提供購(gòu)買商品的收款單，各顧客保持友好的溝通，如稱呼顧客的名字，正視顧客。③通過(guò)顧客第一的培訓(xùn)規(guī)程。（8）業(yè)務(wù)審查①無(wú)論油站經(jīng)理還是其它員工都應(yīng)保持友善的待客態(tài)度，當(dāng)班時(shí)都應(yīng)穿著特快店、便利店的制服并佩戴員工卡。②按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)做好油站的清潔保養(yǎng)工作。③保持地面、加油庭、便利店、休息室和設(shè)備的清潔和良好的工作狀態(tài)。④確保所有加油庭清潔箱干凈整潔，用具齊備。⑤依照即定的檢查標(biāo)準(zhǔn)確保加油站維持在最佳水平，每班員工專人專責(zé)，并且每天檢查工作狀況。2、加油站管理： 20％1）銷售、顧客服務(wù)提高公司的整體形象，改進(jìn)顧客服務(wù)。①②

銷售圖表按月向員工展示油品及商品銷售圖表。油品價(jià)格根據(jù)要求向主管匯報(bào)所有油品，便利店商品的銷售及量油資料。密切注視競(jìng)爭(zhēng)油站的價(jià)格，記錄在油站日志里并立即向區(qū)域主管報(bào)告。每天檢查競(jìng)爭(zhēng)油站的價(jià)格，記錄在油站日志里并立即向區(qū)域主管報(bào)告。需要時(shí)根據(jù)公司指示配合區(qū)域主管對(duì)油價(jià)進(jìn)行調(diào)整。③ 顧客關(guān)系－頻率 &投訴的很需要性親身激勵(lì)和指導(dǎo)員工以友好和禮貌的態(tài)度向顧客問(wèn)候。盡可能在油站解決顧客投訴的問(wèn)題，并盡量避免同類事件的發(fā)生。（2）管理、員工作作效率確保員工工作效率：① 員工評(píng)價(jià)監(jiān)察員工的表現(xiàn)，委派任務(wù)給下屬，培養(yǎng)他們的工作技巧和能力。實(shí)行所有員工的年度業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定，向上反映工作需要改進(jìn)的地方，樂(lè)意幫助其他兄弟油站。確保每月和所有員工討論顧客至上服務(wù)的表現(xiàn)評(píng)價(jià)，需要的話，建議并采取補(bǔ)救改良措施。宣傳產(chǎn)品知識(shí)，培養(yǎng)群體協(xié)作精神，群策群力。② 觀察群體工作 &人事管理A設(shè)定員工招聘和工作標(biāo)準(zhǔn)（外表，誠(chéng)實(shí)，可信，個(gè)人衛(wèi)生，交際技巧） 。協(xié)助招聘員工，進(jìn)行整套培訓(xùn)，包括設(shè)備使用，安全緊急及救援措施。③人事記錄保持每個(gè)員工的最新的檔案記錄，必要時(shí)提供參考意見并記錄在案。（3）便利店布置用商品系列① 促銷支持，布置質(zhì)量無(wú)論何時(shí)均應(yīng)按照加油站面貌標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)保持油站的清潔，外觀，員工制服整潔及精神面貌良好。② 商品項(xiàng)目范圍按照價(jià)格薄和陳列貨物進(jìn)行訂貨。所有商品標(biāo)價(jià)正確。（4）健康，安全和環(huán)保① 不斷提高加油讓的安全和健康系數(shù)：保所有事故均記錄在健康，安全和環(huán)保問(wèn)題日記里，需要時(shí)須出具事故聲明。填好每月安全事故損失控制檢查表。緊急報(bào)告號(hào)碼和滅火器及禁止吸煙應(yīng)確保放在醒目，靠近的地方。急救藥箱裝備齊備，易于取用保持地面清潔干爽。便利店通道沒(méi)有貨物或箱子阻塞殺滅害蟲和昆蟲。確保員工穿戴標(biāo)準(zhǔn)制服并能夠使用所有安全設(shè)備。正確使用清潔用具。② 現(xiàn)金無(wú)論在加油站還是在送行途中均應(yīng)保證現(xiàn)金的安全。規(guī)定當(dāng)班員工可以放在收銀機(jī)和錢袋里的現(xiàn)金限額。把錢袋放進(jìn)安全柜，并把錢袋所載現(xiàn)金數(shù)目記錄在班表上。確保鎖上保險(xiǎn)箱。清點(diǎn)現(xiàn)金和票據(jù)應(yīng)在經(jīng)理進(jìn)行并把門鎖好。檢查員工放進(jìn)保險(xiǎn)柜里的現(xiàn)金和他們班表上的數(shù)目是否一致。準(zhǔn)備好款項(xiàng)由保安送行。檢查警鈴，閉路電視，鎖是否能正常工作，保證收銀機(jī)的安全，警惕可疑行為。③手冊(cè)，培訓(xùn)a按照公司規(guī)定確保員工和顧客的安全。確保所有員工已閱讀加油站安全手冊(cè)。確保員工已接受所有要求的健康，安全和環(huán)保的培訓(xùn)。蒸發(fā)、泄漏－油缸和油泵定期檢查儀器記錄有否磨損跡象，如有的話應(yīng)按要求向區(qū)域主管匯報(bào)。如果油缸或油泵出現(xiàn)故障應(yīng)立即向區(qū)域主管報(bào)告。維修保養(yǎng)定期檢查儀器有否磨損跡象，如有的話應(yīng)按要求向區(qū)域主管或承包商匯報(bào)。⑥訂貨和收貨按照訂貨和收貨程序確保每次均收到并且數(shù)量齊全。確保所有員工熟悉訂貨和收貨程序。（5）管理確保便利店商品，油品銷量，工資單及送行記錄的準(zhǔn)確：①工資單按時(shí)每周完成有關(guān)工資額的記錄和公司要求。②報(bào)表每日業(yè)務(wù)平衡匯報(bào)檢查每日班表及各種報(bào)表。確保油站員工維持現(xiàn)金平衡。按時(shí)確認(rèn)每日?qǐng)?bào)表。按要求向總公司提供所需文件。③現(xiàn)金現(xiàn)金控制、送行每日按時(shí)準(zhǔn)備好由保安送行的款項(xiàng)。C每日的數(shù)目記錄進(jìn)每周平衡表中，確保不付款的事件得到證實(shí)。存貨控制a確保檢查區(qū)域主管指定的貨物類別b把發(fā)票內(nèi)容記錄到發(fā)票資總結(jié)單中（包括過(guò)期存貨） 。C根據(jù)公司規(guī)定做好貨物盤點(diǎn)， 把所得數(shù)據(jù)，收銀機(jī)顯示的銷售情況及商品編號(hào)做好適當(dāng)?shù)挠涗?。把記在同一發(fā)票資的貨物的信息分別正確地記錄到發(fā)票總結(jié)單中，以備貨物調(diào)整之用。確保當(dāng)班員工正確點(diǎn)數(shù)香煙數(shù)量。每日巡視便利店，檢查文具有否丟失或轉(zhuǎn)移至其它的油站。檢查每日班表完成量占每周平均數(shù)的百人比。對(duì)照每油泵讀數(shù)，確保油品數(shù)量正確。減少滯銷貨物的存貨，增加商品銷售額。每次盤點(diǎn)完畢應(yīng)做好還未點(diǎn)數(shù)的商品記錄發(fā)票a計(jì)算發(fā)票金額，把有關(guān)內(nèi)容填進(jìn)發(fā)票少總結(jié)單中。確保按時(shí)做好發(fā)票記錄。⑥遵守規(guī)定查看油泵讀數(shù)記進(jìn)每日讀數(shù)記錄以及油品平衡表，發(fā)票和每日?qǐng)?bào)表。每月底開會(huì)交換和匯總遵守油站制度和動(dòng)作的意見，以便做好下個(gè)月的計(jì)劃。要點(diǎn)：1、“工作職責(zé)”即職位通過(guò)系列活動(dòng)所需獲得的最終結(jié)果2、“工作職責(zé)”的描述重點(diǎn)應(yīng)放在最終結(jié)果上，而不是在工作任務(wù)和具體活動(dòng)上。3、“工作職責(zé)”對(duì)活動(dòng)的描述應(yīng)局限在與最終結(jié)果有關(guān)的“主要活動(dòng)”上。4、“工作職責(zé)”描述越詳盡，對(duì)工作的指導(dǎo)性越強(qiáng)。5、“工作職責(zé)”描述可采用“剝洋蔥”式分析方法：（1）把職責(zé)分成幾個(gè)大的方面如將加油站經(jīng)理的職責(zé)分成兩大方面：一業(yè)務(wù)銷售：二加油站管理：（2）把每一大方面的職責(zé)分成若干小方面一業(yè)務(wù)銷售：1）便利店銷售2）油品銷售3）商品毛利4）工資單5）費(fèi)用6）洗車收入7）顧客服務(wù)8）業(yè)務(wù)審查3）把每一小方面的職責(zé)又分成若干更小方面1）便利店銷售目標(biāo)④ 運(yùn)用正確的商業(yè)途徑，向員工解釋銷售，從而最大限度地增加各種貨口品的銷量，包括便利店和潤(rùn)滑油的銷售額。⑤ 使用提建議的銷售術(shù)， 滿足顧客的需求。 根據(jù)ASP的建議協(xié)調(diào)和實(shí)施油站的促銷活動(dòng)。⑥ 根據(jù)預(yù)先訂好的計(jì)劃用商品位置擺放圖和商品布局圖減少存貨損失。冰箱和貨架應(yīng)擺滿貨物，標(biāo)價(jià)正確，商品擺放及銷售符合商品位置擺放圖搞好日常衛(wèi)生，確保便利店衛(wèi)生及商品善處于良好標(biāo)準(zhǔn)。6、確定各項(xiàng)職責(zé)所占時(shí)間比或相對(duì)重要性，作為績(jī)效評(píng)價(jià)時(shí)的各職責(zé)所占權(quán)重如加油站經(jīng)理各項(xiàng)工作的相對(duì)重要性一業(yè)務(wù)銷售：80％二加油站管理： 20％6、工作職責(zé)的表述（1）表述的格式通過(guò)做而實(shí)現(xiàn)主要活動(dòng) 最終結(jié)果（2）把“最終結(jié)果”作為工作職責(zé)。對(duì)一些聯(lián)系范圍較小，容易解釋的工作，可把以工作任務(wù)和最終結(jié)果，結(jié)合起來(lái)作為工作職責(zé)，如任務(wù)

最后結(jié)果每日的數(shù)目記錄進(jìn)每周平衡表中

確保不付款的事件得到證實(shí)檢查每日班表完成量占每周平均數(shù)的百人比。對(duì)照每油泵讀數(shù)

確保油品數(shù)量正確也可以直接把最終結(jié)果作為工作職責(zé)來(lái)描述如所有商品標(biāo)價(jià)正確。確保油站員工維持現(xiàn)金平衡。3、把