二級msoffice高級應(yīng)用部分講義第二

1、認(rèn)識VLOOKUP()函數(shù)VLOOKUP用于在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。

當(dāng)比較值位于要進(jìn)行數(shù)據(jù)查找的左邊一列時，請使用函數(shù)VLOOKUP。

其中，Lookup_value表示要查找的值，它必須位于自定義查找區(qū)域的最左列。Lookup_value可以為數(shù)值、引用或文字串。

Table_array查找的區(qū)域，用于查找數(shù)據(jù)的區(qū)域，上面的查找值必須位于這個區(qū)域的最左列?？梢允褂脤^(qū)域或區(qū)域名稱的引用。

Col_index_num為相對列號。最左列為1，其右邊一列為2，依此類推.

Range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP查找時是精確匹配，還是近似匹配。

下面詳細(xì)介紹一下VLOOKUP函數(shù)的應(yīng)用。

簡言之，VLOOKUP函數(shù)可以根據(jù)搜索區(qū)域內(nèi)最左列的值，去查找區(qū)域內(nèi)其它列的數(shù)據(jù)，并返回該列的數(shù)據(jù)，對于字母來說，搜索時不分大小寫。所以，函數(shù)VLOOKUP的查找可以達(dá)到兩種目的：一是精確的查找。二是近似的查找。下面分別說明。

（1）精確查找--根據(jù)區(qū)域最左列的值，對其它列的數(shù)據(jù)進(jìn)行精確的查找

示例：創(chuàng)建工資表與工資條

首先建立員工工資表

然后，根據(jù)工資表創(chuàng)建各個員工的工資條，此工資條為應(yīng)用Vlookup函數(shù)建立。以員工Sandy（編號A001）的工資條創(chuàng)建為例說明。

第一步，拷貝標(biāo)題欄

第二步，在編號處（A21）寫入A001

第三步，在姓名（B21）創(chuàng)建公式

=VLOOKUP($A21,$A$3:$H$12,2,FALSE)

語法解釋：在$A$3:$H$12范圍內(nèi)（即工資表中）精確找出與A21單元格相符的行，并將該行中第二列的內(nèi)容計入單元格中。

第四步，以此類推，在隨后的單元格中寫入相應(yīng)的公式。

（2）近似的查找--根據(jù)定義區(qū)域最左列的值，對其它列數(shù)據(jù)進(jìn)行不精確值的查找

示例：按照項目總額不同提取相應(yīng)比例的獎金

第一步，建立一個項目總額與獎金比例的對照表，如圖6所示。項目總額的數(shù)字均為大于情況。即項目總額在0~5000元時，獎金比例為1%，以此類推

第二步假定某項目的項目總額為13000元，在B11格中輸入公式

=VLOOKUP(A11,$A$4:$B$8,2,TRUE)

即可求得具體的獎金比例為5%，如圖7。

簡例：舉一個最見單的例子，在以下表格中，找到特定身高的人為何?公式：VLOOKUP(B7,A1:D5,3,0)

當(dāng)身高值變動時，對應(yīng)的人名也會隨之變動2選擇「檢視與參照」類別

1按選取類別下拉清單鈕

2按「確定」鈕1選取「VLOOKUP函數(shù)」按此鈕選取搜尋值欄位４、單元格區(qū)域命名

區(qū)域表示：簡單但無意義，不易閱讀，例如，A1:C5存放數(shù)學(xué)分。

區(qū)域名：對區(qū)域進(jìn)行文字性命名，便于記憶與閱讀，例如數(shù)學(xué)。（1）創(chuàng)建區(qū)域名單擊名稱框輸入?yún)^(qū)域名

插入/名稱/定義輸入名字

插入/名稱/指定選名稱所在的位置選取區(qū)域▲▲（2）改變區(qū)域插入/名稱/定義選擇名字在引用位置框修改區(qū)域

▲（3）區(qū)域名的引用在公式或函數(shù)的參數(shù)中直接引用區(qū)域名，例如：=MAX（數(shù)學(xué)）。單元格區(qū)域的命名單元格區(qū)域命名的常用方法有以下幾種。（1）.在名稱框中輸入?yún)^(qū)域名選取待命名的單元格區(qū)域（這時第一個單元格地址顯示在名稱框里），單擊編輯欄左側(cè)“名稱”框（名稱框的正文變成反白顯示），鍵入自定義的區(qū)域名稱并打ENTER鍵即可。（2）．利用“定義名稱”對話框命名單元格區(qū)域選定待命名的單元格區(qū)域，在【插入】菜單的【名稱】級聯(lián)菜單中選擇【定義】命令，以打開“定義名稱”對話框（如圖5.7所示），在“引用位置”框中顯示了選中的區(qū)域引用，在“在當(dāng)前工作簿的名稱”框中輸入?yún)^(qū)域名稱，單擊【確定】按鈕。（3）．在“指定名稱”對話框中，利用區(qū)域相鄰的文字對區(qū)域命名。例如，在圖3.9所示的工作表中，選取待命名的單元格區(qū)域（區(qū)域中應(yīng)包括要作為區(qū)域名的單元格，而且作為區(qū)域名稱的單元格應(yīng)在所選區(qū)域的最左端、最右端、最上端或最下端。例如選擇A2：D5），在【插入】菜單的【名稱】級聯(lián)菜單中選擇【指定】命令，以打開“指定名稱”對話框（如圖3.8所示）。選擇名稱所在的相對位置（例如選“最左列”），單擊【 確定】按鈕后，即分別為四個單元格區(qū)域命名，其中名稱“張殿任”定義了由B4至D4三個單元格組成的區(qū)域。

單元格區(qū)域名稱的使用單元格或單元格區(qū)域命名后，在公式中可以直接引用單元格或單元格區(qū)域的名稱參與運(yùn)算.在公式中應(yīng)用區(qū)域名的方法是：在公式中引用到區(qū)域數(shù)據(jù)時，直接輸入?yún)^(qū)域名稱.

無論公式中是否包含單元格或單元格地址的絕對引用或相對引用，移動公式后公式的所有內(nèi)容保持不變。如果公式中包含相對地址引用，則在進(jìn)行公式復(fù)制（或填充）時，相對單元格地址引用將自動進(jìn)行修改，請參閱圖3.1示例。如果公式中包含絕對地址引用，則復(fù)制或填充后的公式將不會發(fā)生變化。編輯公式的方法與編輯常量的方法相同，可以雙擊單元格并定位插入點后進(jìn)行修改，也可以選定單元格后，單擊編輯欄并定位插入點后進(jìn)行修改。當(dāng)編輯的公式中包含函數(shù)時，也可以使用“粘貼函數(shù)”功能進(jìn)行編輯。三、會計憑證的自動求和與平衡檢驗工作表的編排一、數(shù)字的格式選擇4、貨幣格式： 這種格式可選擇： 1）小數(shù)位數(shù) 2）貨幣符號：￥、$等 3）負(fù)數(shù)形式5、會計專用格式 這種格