高等級公路竣工文件立卷歸檔編制細(xì)則

第一篇高等級公路竣工文件立卷歸檔范本編制細(xì)則編制體系高等級公路工程項目竣工文件由高等級公路建設(shè)管理項目辦以及項目執(zhí)行辦為單位分別編制，各施工標(biāo)段的資料整理后匯總到所屬各監(jiān)理組，各監(jiān)理組再連同監(jiān)理資料匯總到項目執(zhí)行辦，各標(biāo)段的起終點樁號以施工圖為準(zhǔn)。高等級公路工程項目竣工文件分為綜合文件、竣工決算和審計文件、監(jiān)理資料、施工資料以及科研、新技術(shù)資料五部分?？⒐の募醇住⒁覂煞N分別裝訂成冊，甲種文件包括第一、二部分，乙種文件包括第一、二、三、四、五部分。編制數(shù)量甲種文件應(yīng)編制三套：建設(shè)單位自治區(qū)級經(jīng)營管理單位、檔案管理單位各一套；乙種文件應(yīng)編制三套：承包人、建設(shè)單位、接管單位各一套。竣工文件編制的基本要求竣工文件的編制是工程建設(shè)中的一項重要工作，也是工程后期監(jiān)理工程師進行技術(shù)管理的一項重要工作。承包人編制的竣工文件必須由監(jiān)理工程師審核把關(guān)。對承包人繪制的竣工圖要認(rèn)真審查，看內(nèi)容有無錯漏，線條、文字是否符合規(guī)定。對圖紙存在的問題不能遷就，必須責(zé)令承包人返工修改。施工監(jiān)理文件必須齊全完整，真實可靠，字跡要工整清晰，版面應(yīng)清潔，保證竣工文件質(zhì)量。公路工程建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)將公路工程竣工文件材料立卷歸檔工作，納入公路工程建設(shè)項目的管理工作中，建立公路工程文件材料管理領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)公路工程文件材料的立卷歸檔工作，確保公路工程建設(shè)竣工文件材料的完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)。竣工文件必須按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求進行編制，否則不予接收?？⒐の募础罢l經(jīng)辦誰編制”的原則進行編制。綜合文件由各盟市執(zhí)行辦編制。各監(jiān)理組應(yīng)根據(jù)竣工文件分類表，將各部分、冊、分冊分解，確定各部分、冊的責(zé)任人。竣工圖和施工文件由承包人編制，監(jiān)理文件和參考資料由監(jiān)理組編制。在編制過程中，各單位有責(zé)任相互提供所需的資料。竣工文件每張圖表必須簽章完備，簽字必須真實，不得代簽，編制完畢后經(jīng)各單位主要負(fù)責(zé)人審核?！陡叩燃壒房⒐の募牧狭⒕須w檔編制范本》要求歸檔的資料，應(yīng)屬長期或永久保存的資料，要求用黑墨水或炭素墨水書寫、繪制，禁止使用藍墨水、圓珠筆和鉛筆。歸檔文件材料必須書寫工整，字跡、線條清楚，紙張便于長期保管，格式統(tǒng)一，復(fù)印件必須清晰。技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)是竣工文件編制工作的負(fù)責(zé)人。由分包單位或聯(lián)合體單位完成的工程，應(yīng)由總承包單位為主進行編制。資料文件用紙統(tǒng)一采用A4型紙（210mm×297mm），圖紙規(guī)格除外?？⒐D歸檔編制的基本要求竣工圖應(yīng)能全面、準(zhǔn)確反映竣工路線、路基、路面、橋梁、涵洞、路基防護、互通式立交工程、安全設(shè)施等的全部實際造型和特征?？⒐D在設(shè)計文件基礎(chǔ)上編制，施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位加蓋竣工圖章作為竣工圖，凡有一般性圖紙變更及符合更改或劃改要求變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章。凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過10%，應(yīng)重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。重復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。竣工圖紙按A3號紙（420mm×297mm）大小裝訂。竣工圖、表的編號辦法，參照原設(shè)計圖紙，按實際竣工圖紙的數(shù)量重新編圖號和頁碼。竣工圖所用圖例和圖幅應(yīng)與原設(shè)計圖一致。竣工圖應(yīng)逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章內(nèi)容見圖，圖章規(guī)格尺寸為70mm×50mm，竣工圖章用紅色印泥蓋在竣工圖右下方，竣工圖標(biāo)之上空白處?？⒐D表中的字體。總目錄、總說明采用3號仿宋字體；A3圖附注中說明文字采用4號仿宋字體，標(biāo)題欄用3號仿宋字體。各種字體均采用激光打印機打印。竣工圖章式樣、竣工圖封面、竣工圖標(biāo)題欄見圖1-4-1所示。1530303030120××高速公路××段工程竣工圖（填施工單位名稱）編制技術(shù)負(fù)責(zé)人審核日期156515圖1-4-1竣工圖章示例注：①圖中尺寸單位為mm；②章的字體采用3號仿宋字。420××高速公路××段××竣工圖（K××+×××—K××+×××）設(shè)計單位施工單位監(jiān)理單位建設(shè)單位651054×15圖1-4-2竣工圖封面注：①尺寸單位均為mm；②字體：除“××竣工圖”用0號黑體外，余均用3號仿宋字體。420 圖1-4-3竣工圖標(biāo)題欄格式其它載體歸檔編制的基本要求會計檔案會計檔案經(jīng)審計部門驗收合格后，由建設(shè)單位財務(wù)部門移交到建設(shè)單位檔案科（室）保管。工程財務(wù)竣工決算，將隨工程檔案資料一并整理歸檔，并按要求移交到有關(guān)接收部門。照片檔案5.2.1照片檔案分為照片和底片。 5.2.2照片和底片號：案卷內(nèi)照片和底片的順序號，照片與底片編號應(yīng)相同。以每張照片為單位，從1開始編寫，寫在正面右上角。底片號應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊部。底片由拍攝單位保存。如用數(shù)碼相機時，拍攝單位保存光盤。5.2.3參見號：填寫與本張照片有聯(lián)系的其它檔案的檔號。 5.2.4文字說明：文字說明的內(nèi)容要具備六要素：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。要求文字簡潔，語言通順，一般不超過200字。5.2.5案卷題名：一個案卷要擬寫一個案卷題名，寫在封面上。案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。案卷題名一般應(yīng)包括責(zé)任者、問題、名稱三部分。責(zé)任者不便標(biāo)出時，也可不標(biāo)出。2.6照片檔案保管 期限：可根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。5.3音像檔案5.3.1音像檔案要收集齊全，做到文字材料與音像材料相符。5.3.2歸檔的音像檔案，要經(jīng)過系統(tǒng)整理，每盤音像要工整確切地標(biāo)明：責(zé)任者、錄制（攝制）時間、地點、內(nèi)容（題名）、順序號、期限、攝制人等項目。保管期限，可根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。3.3音像檔案：要按形成時間順序排列，分別編寫流水號。5.4照片、音像檔案的歸檔范圍5.4.1國家領(lǐng)導(dǎo)及 部領(lǐng)導(dǎo)人視察公路工程項目的錄音、錄像帶及照片。5.4.2省、市及行業(yè)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公路工程項目時的錄音、錄像帶及照片。5.4.3反映公路工程建設(shè)項目的重大活動，如招投標(biāo)儀式，開工典禮、通車典禮等形成的錄音、錄像帶及照片。5.4.4記錄公路工程建設(shè)項目重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的錄音、錄像帶及照片。5.5.5工程關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工時的照片。 檔案案卷構(gòu)成及質(zhì)量要求案卷構(gòu)成和要求案卷要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于竣工文件的保管和利用。竣工文件目錄分為部分、卷、冊和分冊四個層次，不宜再增加層次（見竣工文件分類表），如果內(nèi)容較多時可增加卷的數(shù)量。案卷題名要簡煉、準(zhǔn)確，能反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般不超過五十個字。6.1.3案卷應(yīng)由案卷封面（ 外封皮）和卷脊、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成。具體格式見示例。6.1.4卷內(nèi)文字材料 幅面一律采用A4紙（210mm×297mm），原件小于此尺寸的應(yīng)用A4紙裱襯。各類總結(jié)和各種文字說明應(yīng)采用打印文件，文字采用3號標(biāo)準(zhǔn)仿宋體，標(biāo)題采用3號標(biāo)準(zhǔn)黑體。6.1.5卷內(nèi)文件字跡要清晰、端正，圖面要整潔，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等書寫材料。6.1.6施工和監(jiān)理過程中所形成的原始材料和報表則不必重新打印，人員簽字必須完備齊全，均為手簽，不能采用打印或圖章，需要單位蓋章的資料應(yīng)蓋紅色圖章，監(jiān)理抽檢資料應(yīng)加蓋監(jiān)理抽檢章，尺寸為1.5cm×4cm的藍色方章。復(fù)印件和原始件不允許混雜放，整套資料為原始件應(yīng)保證都是原始件。1.7卷內(nèi)文件材料數(shù)量要 適當(dāng)，文字材料厚度不得超過2厘米，一般在50頁-200頁之間，圖紙厚度在2、3、4、5、6厘米。6.1.8本卷文件名稱應(yīng)在卷目錄相應(yīng)位置用黑線框住，表示本卷所在位置。6.2案卷頁號的編寫6.2.1案卷內(nèi)文件材料均以應(yīng)有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。 2.3案卷封面、扉頁、目錄、備考表不編寫頁號。 6.2.4頁號統(tǒng)一用黑色油墨的號碼機以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，并與本卷目錄相對應(yīng)，單面書寫的文件在右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右上角，背面在左上角編寫。圖紙亦如此。6.2.3成套圖紙，原有圖樣目錄在內(nèi)容上可替代本卷目錄內(nèi)容時可不再重新編制本卷目錄，頁號從原有圖樣目錄后開始編寫。如不能替代，需重新編制本卷目錄，原有成套的圖紙包括原圖樣目錄都需編寫頁號。案卷封面的編寫和要求（圖1-6-1）6.3.1案卷題名：應(yīng)包括公路工程建設(shè)項目的名稱、起訖里程、單位工程（含分部、分項）名稱及文件名稱，如屬橋梁工程項目，還應(yīng)同時表明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。案卷題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出案卷的基本內(nèi)容。6.3.1.1項目技術(shù)文件案卷題名的編寫 內(nèi)蒙古自治區(qū)xx高速公路xx段xx樁號xx工程xx結(jié)構(gòu)xx文件名稱示例：內(nèi)蒙古自治區(qū)省際通道錫林郭勒盟安業(yè)—寶力根淘海段K2-K4路基工程土石方填筑檢測表6.3.1.2管理性 文件案卷題名的編寫建設(shè)項目名稱+建設(shè)項目段+責(zé)任者+問題+文件名稱示例：內(nèi)蒙古自治區(qū)省際通道烏蘭察布市總監(jiān)代表處監(jiān)理總結(jié)6.3.2編制單位： 是指案卷形成單位，具體格式具體單位名稱（合同段）。示例：內(nèi)蒙古聯(lián)手路橋有限責(zé)任公司（HATJ2033）6.3.3編制日期，是指案卷形成日期。A120A120圖1-6-1案卷封面注：①圖中尺寸單位均為mm；②案卷外封面為A×B=305×220；③外封面印制字體：“檔號、檔案館號”用3號仿宋字體加粗；“案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級”用2號仿宋字體加粗；直線用細(xì)實線；工程項目名稱用大粗號宋體字體一行排列。6.3.4保管期限：參考《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》。 6.3.5密級：應(yīng)在文件發(fā)放前按交通主管部門有關(guān)保密規(guī)定劃定，若文件材料上有密級就填上，沒有就空著。3.6檔號：填寫檔案分類號和案卷順序號。 6.3.7檔案館號：暫不填寫。6.3.8“案卷題名”編寫內(nèi)容的前段工程項目名稱，可用二號宋體字統(tǒng)一印制在檔案盒中央部位?！鞍妇眍}名”的后段“××樁號××工程××結(jié)構(gòu)××部位××文件名稱”及“編制單位、編制日期、保管期限、密級”可用3號宋體字打印在不干膠紙上，再粘貼在對應(yīng)位置。外封面“檔號內(nèi)容”填寫，用4號宋體字，一行打印不干膠紙上，再粘貼在對應(yīng)位置。例：“GL5?1?SJTD?4-×××”。“×××”表示留空格位置，待今后統(tǒng)一編寫流水號用。6.4竣工檔案分類編號辦法6.4.1分類號編制方法是以單項工程為單位，按照《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法》中所確定的公路工程類目進行分類。6.4.2檔號：由檔案分類號和案卷順序號組成。 6.4.3檔案分類號：公路工程竣工文件材料分為四級類目： 第一至三級類目固定不變；四級類目為單項工程項目代號，可用建設(shè)項目起止點漢語拼音第一個字母和某段單項工程起止點的漢語拼音第一個字母組成，中間加“·”符合，第一部分綜合文件；第二部分竣工決算和審計文件；第三部分監(jiān)理資料；第四部分施工資料；第五部分科研、新技術(shù)資料，分別用1、2、3、4、5表示。6.4.4檔號的形式GL5·1·××·×—×דGL”：一級類目（公路）；“5”：二級類目（公路工程）；“·”：類級符號；“1”：三級類目（道路）；“××”：四級類目（單項工程項目代號）“×”：五級類目（文件材料的五大部分文件用1、2、3、4、5代碼）；“××”：案卷順序號。案卷順序號不編虛位，從“1”開始編寫（即“1”不編為“001”）。6.4.5類級符號置于分類代號的中間。4.6示例內(nèi)蒙古自治區(qū)省際通道興安盟突泉——復(fù)興屯段第5合同段施工文件檔號編寫為：GL5·1·SJTD·4—18。6.5案卷脊背的編制（圖1-6-1） D檔號檔號案卷題名20302030514540圖1-6-1卷盒脊背示例注：①圖中尺寸單位均為mm；②字體采用2號宋體字加粗。6.5.1案卷脊背的項目有檔號和案卷題名， 格式所示。檔號內(nèi)容填寫用4號宋體字分三行橫排打印。例：第一行填寫“GL5?1?SJTD”，第二行填寫興·施57第三行填寫4—18“4-×××”?！痢痢帘硎景妇眄樞蛱?，用鉛筆填寫。5.2脊背“案卷題名”內(nèi)容填寫，用 3號宋體字自右至左豎寫，首先空兩字。檔號打印，要求“字頭向右，豎著打”。案卷題名的前段工程項目名稱不能省略。6.5.3脊背內(nèi)容統(tǒng)一打印在不干膠紙上，再粘貼在脊背對應(yīng)位置。貼紙要求比脊背寬度窄2mm，以防取放檔案時把紙邊拉卷。6.6卷內(nèi)目錄的編制（圖1-6-2）6.6.1件號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1起依次標(biāo)注，不編虛位（即“1”不編為“001”）。6.6.2件編號：發(fā)文機關(guān)文書部門的發(fā)文號或圖樣的圖號。若文件材料上有則填上，沒有就空著。6.6.3責(zé)任者：填寫文件材料的直接形成部門或主要責(zé)任者，可采取通用的標(biāo)準(zhǔn)簡稱。6.6.4文件材料題名：原文上有標(biāo)題的，可以照錄下來；原文上的標(biāo)題太簡單或者沒有，應(yīng)重新擬寫一個符合文件材料內(nèi)容；填寫文件材料的標(biāo)題時開頭空兩字，一橫格內(nèi)不能超過三行字。6.6.5日期：填寫文件的形成時間，填寫時間的可省略“年、月、日”字樣，單月單日可用零補充。如2003年6月6日可填寫為“20030606”。6.6.6頁數(shù)：應(yīng)填寫單件文件材料的頁數(shù)。6.6.7備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明用（如果有與卷內(nèi)文件材料內(nèi)容相關(guān)的特殊載體的檔案，要求在此標(biāo)注具體載體的檔號）。6.8卷內(nèi)目錄 排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。21025251020207020102015卷內(nèi)目錄件號文件編號數(shù)備注352015×1529717圖1-6-2卷內(nèi)目錄示例注：①圖中尺寸單位為mm；②字體：“卷內(nèi)目錄”用2號加粗宋體，余均用3號加粗仿宋體；③邊框用粗實線，表內(nèi)用細(xì)實線。6.7卷內(nèi)備考表的組成和編制（圖1-6-3）6.7.1卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案 卷使用過程中需要說明的問題。頁數(shù)要求填寫卷內(nèi)每件文件頁數(shù)相加之總和。2102972525170153524022卷內(nèi)備考表說明：件數(shù)總頁數(shù)審核人審核時間圖1-6-3卷內(nèi)備考表示例注：①圖中尺寸單位均為mm；②字體；“卷內(nèi)備考表”用宋體加粗小1號字，余均用3號仿宋字體。6.7.2立卷人：由責(zé)任立卷者簽名，即誰立卷誰簽名。 6.7.3審核人：由案卷質(zhì)量審查人簽名，即合同的技術(shù)負(fù)責(zé)人簽名。 6.7.4立卷時間：填寫完成立卷的日期。 6.7.5審核時間：填寫審核完成的日期。 7.6備考表排列在卷內(nèi)文件材料尾頁之后。 22×10mm檔號件號頁數(shù)4×15mm圖1-6-4檔號章示例6.7.7檔號章用紅色印泥加蓋在每件文件首頁的左上角，距上邊沿10mm，左邊沿20mm的位置，檔號章格式與尺寸如圖，檔號章的“檔號內(nèi)容”可刻制至四級類目(刻制字體用4號仿宋體)，五級類目和順序號可用鋼筆填寫（圖1-6-4）。案卷裝訂要求及其方法案卷采用不裝訂形式，文件材料以件為單位放在卷內(nèi)。案卷內(nèi)各部分內(nèi)容的排列順序為：卷內(nèi)目錄一文件材料一備考表。項目技術(shù)文件應(yīng)根據(jù)組卷要求，以件為單位進行裝訂。并制定統(tǒng)一的件封面(見附件一)、件內(nèi)目錄（見附件二、具體尺寸見圖1-6-5）。21015152510207020102015352015×1517序號文件編號352015×1517序號文件編號數(shù)備注責(zé)任者文件材料題名日期頁圖1-6-5件內(nèi)目錄示例注：①尺寸單位均為mm；②字體要求同“卷內(nèi)目錄”，邊框用粗實線，表內(nèi)用細(xì)實線。件內(nèi)目錄編制：（1）“文件材料題名”應(yīng)詳細(xì)具體，便于檢索，例如：路基工程土石方填筑可按填筑層次擬寫目錄；（2）“頁次”填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號，最終件注起止號。其它欄目編寫參照“卷內(nèi)目錄”編寫要求。頁碼用打號機打，位于右下角空白處。管理性文件以每份文件作為一件，不加件封面。文件閱辦單放在原文之后，與原文作為一件裝訂。文件在裝訂前取掉金屬物，采用三孔一線方法，用白色檔案專用線裝訂，孔距80mm，裝訂線距左紙邊10mm；線裝方法及裝訂見附圖。6.8.5裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊，表頭要求在上或左側(cè)裝訂。6.8.6原件有破碎或小頁紙的，要求粘貼在A4紙上。6.8.7裝訂線壓住文件內(nèi)容的必須粘貼補寬。6.8.8紙張規(guī)格大 于A4型紙的，要求按297mm×210mm折疊成手風(fēng)琴式。6.8.9紙張份數(shù)每部分資料3份（一份原件和兩份復(fù)印件），建設(shè)單位、交通主管單位、接管單位各一份。第三部分、第四部分的竣工圖表采用A3紙，其余部分采用A4紙。6.8.10第三、四部分監(jiān)理、施工文件中技術(shù)資料根據(jù)裝訂厚度，每件不超過2cm。6.8.11各類案卷均應(yīng)放在硬檔案盒內(nèi)，應(yīng)分類裝盒，本項目統(tǒng)一定制（尺寸見圖1-6-7）。68.568.5裝訂孔位置裝80訂裝訂孔位置80線裝訂孔位置68.510210圖1-6-7案卷裝訂示例注：①圖中尺寸均為mm，②用工程線裝訂，案卷裝訂厚度一般不超過2.0厘米；③用裝訂機打孔時，注意打孔位置要準(zhǔn)確，采用三孔一線方法裝訂?？⒐の募n案資料的審查竣工文件的審查分三級進行，即編制單位自審，通道辦復(fù)審，工程驗收委員會終審