大學生社會實踐報告

大學生社會實踐報告學院：人文學院班級：2010024158姓名：文靜實踐單位：浙江臺州新東方鞋業(yè)有限公司社會實踐是大學生課外教育的一個重要方面，也是大學生自我能力培養(yǎng)的一個重要方式，因此對于我們在校大學生來說，能在寒暑假有充足的時間進行實踐活動，給了我們一個認識社會、了解社會，提高自我能力的重要的機會。作為大二的學生，社會實踐也不能停留在大一時期的那種毫無目的的迷茫狀態(tài)，社會實踐應在結合我們實際情況，能真正從中得到收益，而不是為了實踐而實踐，為了完成任務而實踐。我覺得我們在進行社會實踐之前應該有一個明確的目標，為自己制定一個切實可行的計劃。應注重實踐的過程，從過程中鍛煉自己、提高能力。因此，為了更好的了解社會，鍛煉自己，我來到了爸媽上班的地方——浙江，然后請爸媽幫忙在他們公司給我找了一份工作。一眨眼，接近兩個月的實踐就結束了。雖然暑假這兩個月實踐的時間較少，但我覺得受益非淺，基本上達到了自己的目的。短短的工作讓我體會到了就業(yè)的壓力，自己能力的欠缺及社會的艱辛，同時讓我感到工作的無比快樂，一種在學校自由天地無法體會到的殘酷競爭的“愉悅”。下面就讓我具體述說一下，我這兩個月以來的工作體會！大家都應該有一定的了解，就是浙江溫州這邊大多是制作皮鞋，我爸媽的工作也不例外，他們也是在鞋廠工作。所以，我這次實踐的地方就是他們的鞋廠。在這里我要說一下，我是學文秘教育的，很多人可能會覺得我為什么不找一份和這個專業(yè)相關的工作，這樣可以更好的鍛煉自己。當時我也是這樣想的，但是我現(xiàn)在還是一個學生，要早早的把活兒干完，媽媽就不用特意幫我了。干了一段時間，廠長又通知我，讓我去包裝車間，幫忙包裝鞋，剛開始一聽，一天150元，那高興勁兒呀！就像打了雞血一樣，別提多精神了，可是結果一個上午都堅持不了........還記得那天早上……6:30，我媽媽把我送到包裝車間，交給那里的負責人就去上班了，我也就在那乖乖的站著，等著他給我分配工作。一會兒他就帶了一個和我年齡相仿的女孩兒過來，讓我跟著她，她怎么做我就怎么做。我呢，也不是什么扭扭捏捏的人，一會兒就和她混熟了。她帶我來到流水線上，以前也來玩過，并不陌生，就問問她是不是把上面的鞋拿來放盒里包好就可以了，她說差不多，只是我得把鞋從流水線上拿到另一個桌子上，才能開始包裝。我也就照她的做了，包裝了一會兒覺得有點累了，就去凳子上坐著，準備休息一會兒，可屁股才剛碰到凳子，所謂的管理就來了，他一大聲給我吼過來，誰讓你坐的，你不知道包裝車間上班時間是不可以坐的嗎？再說中午要等著出貨呢！一會兒車來了，還沒有包裝好，損失你賠呀................當時那個委屈呀，不就坐一下嗎，有那么嚴重嗎？再說一個班4、5個小時，誰能一動不動的在那站那么久，不過呢，我也忍了，過去接著干，等站了3個小時以后，實在是吃不消了，你說如果是走著還沒有什么，可是像機器人一樣站在那，只是兩只手在動，我站的是頭暈眼花呀！媽媽又不在這里，沒有人會心疼我，越想越委屈，想著想著眼淚就掉出來了......我趁請假上廁所的時候，跑去媽媽他們車間，還沒說話就哭出來了，告訴媽媽每天要上12個小時，而且還一直站著，我站不了，媽媽也心疼我，讓我堅持一下，把上午撐過去，下午她重新給我安排，我聽了媽媽的，還是把上午堅持了下來。下午的時候我被調去哥哥那里畫線，這個就輕松多了，我也就老老實實的準時和哥哥去上班，該回了做飯的時候又自己下班回來，我覺得這個工作就是我所希望的，雖然錢不是特別多，但是不是特別累，同時也可以鍛煉自己。我是生手，沒有他們畫得快，但是我還是盡量的要求自己動作快一點兒,既為了能夠多掙點錢，也是為了讓媽媽少累點兒。就這樣，我在這個工作部門定了下來。每天按照自己的工作認認真真的做，有什么不懂的，就去問那些哥哥姐姐、叔叔阿姨，他們因為我爸媽的關系，對我都特別熱情，。在這里，我找到了工作的感覺，也體會到了彼此之間關懷的那種感情。每天及時上10個小時的班，也不覺得有多累。后來因為其他部門忙不過來，我也會到其他部門去幫忙，每天就在這樣忙碌的日子里度過?？赡苁侨兆舆^得特別充實，沒幾天就感覺快開學了，到8月16號這天，我徹底結束了我的實踐工作，總共實習了32天。以上是我的全部工作經(jīng)歷。在這32天的實踐過程中，我得到了一些自己的啟發(fā)：在工作上：我明白了一分耕耘，一分收獲。這個世界上沒有白吃的午餐，想要吃的好，過的好，讓別人尊敬你、欣賞你，你就得明白努力工作才是你應該做的。我們應該在未來的日子更加努力的鍛煉自己、磨練自己，使自己成為一個勤勞、奮斗的人。而不是一天到晚只會在那自怨自艾，抱怨社會不公、學校不公、老師不公.........應該好好想想我們是否付出過，如果真的付出了，沒有得到我們應有的回報，那個時候再來抱怨，沒有人會說你。在學習上：只是才是硬道理、能力才是硬道理。雖然這個社會，很多人沒有很高的學歷，他們依然可以掙大錢——在我媽他們上班這里就充分的體現(xiàn)出來了，只要你勤勞、只要你肯做，你就會有高工資。但是我看后感觸很深，如果有錢，誰會36、7度的高溫，一天十幾個小時在車間里坐著，如果有更好的工作給他，誰會愿意選擇這種工作,,,,,,,,,,所以我們應該從中明白，我們在大學里如果能夠好好學習、好好深造，那么我們比起他們來說，有更好的路在等著我們，有更好的待遇在等著我們，不是嗎？關鍵在于我們自己，命運掌握在我們自己的手中，想要過怎樣的日子，全在自己。而我深深地感受到，這樣的日子不是我想要的，我不想把自己一天三分之二的時間都拿去工作，以換得那一點點的報酬。我希望通過自己的努力，在畢業(yè)以后能夠找到一份輕松、待遇相對較好的工作。這些就是我這個暑假實踐的一些經(jīng)歷和感受。在此，我希望自己早日成為一個有用的人，同時，希望天下所有的農(nóng)民工爸爸媽媽們，注意身體，能夠早日脫離這樣勞累的生活，在以后的日子里能夠過得更好、更開心,,,,,,,,,,第一章緒論第一節(jié)秘書學的研究對象與內容一、研究對象二、研究內容第二節(jié)秘書學的學科特征及其與相關學科的關系第一節(jié)秘書學的研究對象與內容?????????一、研究對象秘書學是以秘書和秘書工作為研究對象的一門綜合性社會應用學科。（一）秘書1.含義秘書是在各級各類社會組織中輔助領導機構、領導者或私人辦文、辦會、辦事的參謀和助手，是職務名稱之一。又可以有狹義與廣義兩種解釋2.種類（1）從秘書的工作性質劃分，可分為行政秘書、機要秘書、信訪秘書等（2）從秘書的來源與服務對象劃分，可分為公務秘書和私人秘書（3）從秘書職能的層次劃分，可分為初級秘書、中級秘書、高級秘書第一節(jié)秘書學的研究對象與內容?（二）秘書工作?1.含義?秘書工作是以為領導決策及其實施和領導機關工作運轉服務為宗旨，通過辦文、辦會、辦事等工作為領導者提供參謀和輔助服務的活動?2．范圍?（1）按照秘書工作的不同性質，可包括三個方面：智囊性工作，程序性工作，臨時性工作?（2）按照秘書工作的不同業(yè)務，可包括兩種類型：通用性秘書，專門性秘書第一節(jié)秘書學的研究對象與內容???????二、研究內容（一）秘書學基本理論的研究（二）秘書隊伍建設與管理的研究（三）秘書業(yè)務及其方法、手段的研究（四）秘書工作應用技術的研究（五）秘書機構的研究（六）中外秘書工作歷史的研究第二節(jié)秘書學的學科特征及其與相關學科的關系??????????一、學科特征（一）實踐性（二）綜合性（三）發(fā)展性二、與相關學科的關系（一）與行政管理學的關系（二）與領導科學的關系（三）與公共關系學的關系（四）與文書學的關系（五）與公文寫作學的關系第二章秘書工作的基本原則和要求第一節(jié)秘書工作的指導思想一、“三服務”指導思想的確立二、“三服務”指導思想的基本內容三、“三服務”的基本要求第二節(jié)秘書工作的改革要求一、“四個轉變”的內容二、“四個轉變”的基本思想內涵第三節(jié)秘書工作的基本原則第一節(jié)秘書工作的指導思想?一、“三服務”指導思想的確立?1985年1月，時任中共中央辦公廳主任的王兆國同志在中共中央辦公廳召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會上明確指出，中央辦公廳的指導思想是：圍繞黨的總目標、總任務，做好“三服務”，即為中央服務，為中央各部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務，為人民群眾服務。依據(jù)“85·1”座談會的精神，可把普通秘書工作的指導思想表述為：圍繞黨的總目標、總任務做好“三服務”，即為領導、領導機關服務，為與本機關相關的各個部門機關服務，為人民群眾服務。第一節(jié)秘書工作的指導思想???????二、“三服務”指導思想的基本內容（一）秘書工作的根本方向圍繞黨的總目標、總任務開展服務工作。（二）秘書工作的根本任務1.為領導和領導機關服務2.為與本機關相關的各個部門、機關服務3.為人民群眾服務第一節(jié)秘書工作的指導思想?三、“三服務”的基本要求三服務”?（一）準確把握領導在不同時期的中心工作和重點工作，深刻理解當前工作的目的與意義?（二）對服務對象即領導者情況了如指掌?（三）熟悉本機關及內部組織機構的職能、機構設置及其負責人狀況，特別要了解各職能部門工作運轉的基本規(guī)律，同時，要具有強烈的公共關系意識?（四）一絲不茍地做好大量細致的事務性工作第二節(jié)秘書工作的改革要求?一、“四個轉變”的內容四個轉變”?“85·1”座談會在確立秘書工作“三服務”指導思想的同時，提出了實現(xiàn)秘書部門“四個轉變”的改革要求，明確了我國秘書工作加快改革發(fā)展的新方向：“第一，從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策。第二，從收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息。第三，從單憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)閷嵭锌茖W化管理。第四，從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃铡！钡诙?jié)秘書工作的改革要求?二、“四個轉變”的基本思想內涵四個轉變”?（一）核心思想是強化秘書工作的參謀職能?（二）實現(xiàn)科學化管理目標，其基本內容體現(xiàn)在實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學化?（三）“四個轉變”的內容前后相互關聯(lián)，強調后者并非否定前者，而是在前者的基礎上加以改革創(chuàng)新，向新的標準跨越第三節(jié)秘書工作的基本原則?一、準確周密?二、迅速及時?三、安全保密?四、實事求是第三章秘書工作中的人際關系第一節(jié)秘書與領導的關系一、秘書與領導關系的特征二、秘書與領導關系的處理原則第二節(jié)秘書與同事的關系第一節(jié)秘書與領導的關系秘書與領導的關系是秘書學的基本問題之一。一、秘書與領導關系的特征（一）工作上的主從性（二）人際關系的首屬性（三）知識、能力、體力、思維的補充性（四）人格上的平等性第一節(jié)秘書與領導的關系二、秘書與領導關系的處理原則（一）主動配合、適應努力適應領導的工作方法和工作習慣。能夠領會貫徹領導在特殊情境、場合下的暗示意圖。（二）服從領導，不越位用權,但不盲從秘書應“參而不斷”。（三）委婉提醒，適時規(guī)勸即要講究時間、場合、方式等。（四）維護領導間的團結，服務于整體領導工作1.既為主要領導服務，也為領導集體服務。2.維護領導集體團結，努力化解矛盾。3.妥善處理多頭指示，避免產(chǎn)生矛盾。4.明確領導職權分工，注重規(guī)范請示。第二節(jié)秘書與同事的關系秘書應處理好與同事的關系，具體應做到以下幾點：?一、合作意識、平等意識合作意識、?彼此支持，彼此體諒，共同提高。?二、一視同仁?不搞小團體主義，不厚此薄彼，工作中與同事保持等邊距離。?三、關心同事?如對有困難同事主動幫忙；對新同事多加關心等?四、做好同事與領導間的溝通工作?五、與人為善，寬厚平和與人為善，?06年下半年三級資格考試秘書試卷錄像題06年下半年三級資格考試秘書試卷錄像題第四章辦公室管理第一節(jié)辦公環(huán)境管理一、辦公環(huán)境的布置二、辦公環(huán)境的健康、安全管理三、為上司整理辦公室第二節(jié)辦公室日常工作一、值班工作二、印信管理三、零用現(xiàn)金的管理和使用四、辦公用品的購置與管理五、商務旅行管理六、時間管理七、辦公室機要保密八、接打電話第一節(jié)辦公環(huán)境管理一、辦公環(huán)境的布置（一）辦公環(huán)境布置的基本原則1.舒適：（1）光線、色彩、溫濕度等適宜。光線：應以自然光為主，當然，也要利用日光燈、白熾燈或者臺燈。避免太靠近窗戶，避免光線太強或太弱，可適當用百葉窗或窗簾調節(jié)。色彩：內墻或天花板一般以白色為主；地板一般采用不易污染的深色系；若墻壁或天花板的顏色在搬入前已經(jīng)定型，不易更換的話，一般用窗簾、椅子上的罩布、裝飾用品等做些適當?shù)纳收{整。溫濕度：春秋天一般在22℃左右，夏天在26℃左右，冬天則在18~20℃之間；濕度在50％~60％之間為宜。同時一定注意通風問題。（2）整潔有序無論辦公室、辦公桌都不要放置與辦公無關的東西，辦公文具及辦公設備的擺放要井然有序（3）綠化可以適當擺放一些綠色植物，但不宜太多，以免影響空氣的清潔度。第一節(jié)辦公環(huán)境管理2.和諧：一個和諧的辦公環(huán)境可以激發(fā)工作人員的團隊精神，取得最佳工作效果，因此，辦公桌椅、文件柜等辦公室用品的大小、樣式、顏色盡可能協(xié)調統(tǒng)一，不僅能增強辦公室美觀，還可強化員工之間的平等觀念，創(chuàng)造和諧的人際關系。第一節(jié)辦公環(huán)境管理3.實用辦公環(huán)境的布置應力求方便，爭取實效。（1）工作流程應呈直線，避免倒退、交叉等。（2）相關的部門應盡可能安排在相鄰的地方，便于工作協(xié)調，同步進行，提高工作效率。（3）將外賓來訪較多的部門盡量置于入口處；倘若不可3能也應該規(guī)定來客須知，使來客不干擾其他部門。（4）員工座位盡量面對同一方向，不宜面對面。（5）秘書座位應靠近領導辦公桌，以便和領導頻繁溝通，而不至于影響其他同事。（6）領導應位于后方，以便監(jiān)督，同時不因領導工作繁忙干擾下屬.第一節(jié)辦公環(huán)境管理4.安全確保工作人員、辦公物品及信息的安全，是布置環(huán)境中不可忽視的原則。如座位之間應有充足的通道；辦公室的文件、資料要防盜、防失密、泄密等；文件柜應背對背或靠墻放置；辦公設備的操作應符合規(guī)范，注意安全。第一節(jié)辦公環(huán)境管理（二）人文環(huán)境的營造1.個人形象：如應穿職業(yè)裝、化淡妝等。2.人際關系融洽3.可懸掛、擺放高品位的油畫或工藝品，以突出相應的文化氛圍，并避免單調。第一節(jié)辦公環(huán)境管理二、辦公環(huán)境的健康、安全管理（一）要樹立健康、安全意識1.遵守有關法規(guī)，實行安全管理責任制。2.制定緊急情況疏散程序。3.定期進行安全檢查。第一節(jié)辦公環(huán)境管理（二）辦公環(huán)境的基本要求1.辦公建筑的要求2.室內環(huán)境的要求3.辦公家具的要求4.辦公設備的要求5.員工行為的要求6.消防的要求第一節(jié)辦公環(huán)境管理（三）辦公環(huán)境安全檢查的程序1.確定檢查周期2.發(fā)現(xiàn)隱患后報告并解決3.做好記錄第一節(jié)辦公環(huán)境管理三、為上司整理辦公室（一）定時為上司的辦公室開窗通風，調節(jié)溫濕度等。（二）整理上司辦公室和辦公桌上的文件、資料等物品（三）經(jīng)上司授權后，定期對上司的文件柜進行歸類、保管和清理（四）管理上司辦公室的綠植、陳設等，使其保持生機和美觀（五）給上司準備、整理好辦公用品，如筆、曲別針、夾子等（六）泡茶或咖啡（七）準備報刊，并將和上司工作相關的內容做出標識。如果有相關的網(wǎng)頁，也可將其下載、打印后呈送（八）及時清理煙缸、茶具等，做好衛(wèi)生工作。（九）確認鐘表、日歷等時間工具的準確性（十）經(jīng)常檢查上司辦公室的安全衛(wèi)生，如發(fā)現(xiàn)問題要及時通知相關人員做出修理第二節(jié)辦公室日常工作一、值班工作（一）值班工作的組織形式1.專職性值班2.輪流性值班3.領導電話值班（二）值班工作的內容1.通信聯(lián)絡2.公務接待和咨詢3.處理緊急問題和突發(fā)事件4.承辦領導臨時交辦的工作第二節(jié)辦公室日常工作（三）值班工作制度1.崗位責任制度2.值班記錄制度3.交接班制度：（1）必須當面交接，不能委托他人（2）交清值班記錄，說明在值班期內出現(xiàn)的問題及處理方法（3）值班人在值班記錄上簽名，確認記錄內容4.請示報告制度：（1）一般情況下，工作日向領導匯報，按領導指示辦（2）立即向領導報告，請領導親自處理（3）緊急處理，然后向領導匯報5.安全保密制度第二節(jié)辦公室日常工作（四）值班事項的處理方法1.問明情況，做好記錄2.重要情況及時報告3.突發(fā)事件處理得當?shù)诙?jié)辦公室日常工作二、印信管理（一）印章的使用和管理印章是印和章的合稱。具體而言，各級各類國家機關、社會團體、企事業(yè)單位用的稱為“印”，相應的領導人則用“章”。1.印章的作用（1）標志作用（2）法律作用（3）辨?zhèn)巫饔玫诙?jié)辦公室日常工作2.印章的保管（1）專人負責（2）確保安全（3）防止污損3.印章的使用（1）用印申請（2）用印簽批（3）用印登記（4）用印監(jiān)督（5）正確用印第二節(jié)辦公室日常工作（二）介紹信的使用和管理1.介紹信的形式：（1）帶存根的普通介紹信（2）臨時書寫的介紹信2.介紹信的管理（1）專人負責（2）確保安全（3）因故未加使用的介紹信，應及時催回（4）嚴禁開空白介紹信（5）介紹信若丟失，應及時報告單位負責人和介紹信管理人員，必要時應及時通知對方單位，以防冒名頂替。第二節(jié)辦公室日常工作3.介紹信的使用（1）用信申請（2）領導批準（3）登記（4）填寫1）真實2）一致3）一信一單位4）書寫工整，不得涂改。如必須修改，要在修改處加蓋公章（5）核對（6）用印第二節(jié)辦公室日常工作三、零用現(xiàn)金的管理和使用（一）零用現(xiàn)金的管理要求1.嚴守辦公程序和財務制度2.記錄辦公室的日常開支（二）零用現(xiàn)金的使用1.建立零用現(xiàn)金賬2.填寫“零用現(xiàn)金憑單”3.核對憑單內容4.核對發(fā)票等證據(jù)的內容是否與憑單一致5.及時記賬6.當支出費用達到一定數(shù)額或月末到財務部門報銷第二節(jié)辦公室日常工作四、辦公用品的購置與管理（一）申購1.根據(jù)實際消耗情況和庫存情況，制定合理的購置計劃2.填報辦公用品申購表，經(jīng)領導審核后，協(xié)助有關部門購買3.緊急需求的小件用品，秘書可直接購買（二）選擇供應商應注意的事項有：1.價格和費用2.質量和交貨3.服務和位置4.安全和可靠性第二節(jié)辦公室日常工作（三）訂購小型組織中，秘書可將訂購單直接發(fā)給供貨商；規(guī)模較大的組織中，一般秘書填寫申購表后發(fā)給采購部門，由采購部門訂購貨物。訂購的方式有：電話、傳真、網(wǎng)絡等。（四）接收1.接收貨物時，應認真核對數(shù)量、質量、型號等。2.及時更新庫存卡3.辦理報賬手續(xù)（五）存放1.確保安全：按規(guī)定上鎖；體積大、份量重的應放在下面；存放處所應通風良好，保證空氣干燥2.整齊有序：便于查找或使用、發(fā)放。第二節(jié)辦公室日常工作（六）庫存管理1.庫存記錄（1）目的：1）防止資金和空間被浪費2）監(jiān)督個人或部門對物品的使用3）能保證充足的庫存，以利工作的順利進行4）必要時可有效核對偷竊或破壞造成的損失（2）要求：1）收到貨物后立即辦理進貨登記2）物品出貨時應辦好出貨手續(xù)3）保持進貨卡、出貨卡、庫存卡三卡一致，確保物品的庫存有效管理第二節(jié)辦公室日常工作（3）庫存記錄卡的內容：包括項目、時間等十余項，單位一般有固定格式，按要求填寫即可，不再一一介紹2.庫存監(jiān)督（1）了解物品的使用情況，防止物品的過度使用（2）定期檢查庫存記錄卡，以便了解庫存是否能滿足實際需要，同時可處理一些過期和多余的物品、設備（3）檢查實際庫存是否與記錄卡一致，防止浪費和被盜，也可發(fā)現(xiàn)或糾正庫存記錄的錯誤第二節(jié)辦公室日常工作五、商務旅行管理（一）領導旅行前秘書的工作1.制定旅行計劃（1）制定旅行計劃的準備工作1）了解本單位對差旅的有關要求和標準以及領導應享受的待遇2）了解領導個人的愛好和生活習慣3）了解最新的列車或航班時刻表第二節(jié)辦公室日常工作（2）旅行計劃的主要內容1）地點：包括領導出差的目的地（包括中轉地）、各項活動的地點以及食宿的地點2）時間：包括啟程和返程的時間、到達目的地或中轉地的時間、各項活動的具體時間（國際航班安檢、登機手續(xù)比較復雜，加上考慮交通擁堵因素等，一般至少提前三個小時出發(fā)；國外旅行應考慮到時差問題）3）交通工具：標明飛機、火車、輪船和汽車4）旅行內容：如會晤、訪問、洽談、會議、娛樂活動等，一般要把領導抵達目的地的工作安排制成表格5）資料、物品：差旅過程中必須攜帶的資料、物品。第二節(jié)辦公室日常工作2.制作旅程表旅程表示在旅行計劃的基礎上，按預定的日程表和領導的計劃、要求編制的，比旅行計劃更為詳細具體。（1）旅行表的編制原則1）明確并尊重領導的意圖、遵守本單位的有關規(guī)定2）按時間順序編排，條理分明，時間間隔不宜過緊或過松，比如航班需要中轉，一般以兩個航班之間間隔2~4小時為佳3）多準備幾套旅行計劃供領導參考，以便選擇最佳方案4）旅程表應一式四份，領導及家屬各一份，秘書一份，存檔一份第二節(jié)辦公室日常工作（2）旅程表的內容一份周密的旅程表，除包括旅行計劃中的五項內容外，通常還有備注，記載提醒領導注意的事項，如中轉站名稱、攜帶哪些文件資料、就餐時遵守對方的民族習慣等，以及對方的聯(lián)系方式，國外旅行還要有中國使領館所在地、電話號碼等。第二節(jié)辦公室日常工作3.辦理出國旅行手續(xù)國外旅行，秘書需幫領導辦理以下手續(xù)：（1）撰寫出國申請：出國申請應包括出國事由、路線、日程安排、出國人數(shù)等（2）辦理護照：護照是各主權國家發(fā)給本國公民出入境及到國外旅行居留時證明其國籍和身份的證件。出國人員必須辦理護照（3）辦理簽證：辦好護照后，還應申請目的國家和中轉途經(jīng)、停國家的簽證。簽證是主權國發(fā)給外國公民在本國經(jīng)過、停留、居住的許可證明（4）辦理“黃皮書”：“黃皮書”即“國際預防接種證書”，是世界衛(wèi)生組織為了保障人身健康，防止某些疾病傳染、流行所要求的證明。因為其封面通常是黃色，所以稱為“黃皮書”。預備出國的人員在辦理了有效護照后，持單位介紹信到所在地的衛(wèi)生檢疫部門進行預防接種，領取“黃皮書”。（5）訂購機票：在國內購買國際航班機票時，需要交驗身份證和護照。（6）辦理保險（7）準備旅費第二節(jié)辦公室日常工作4.出行前的落實工作第二節(jié)辦公室日常工作（二）領導旅行期間秘書的工作1.檢查領導有無遺忘的東西。如果發(fā)現(xiàn)有遺忘的文件材料，又是領導出差期間必須用到的，可及時傳真過去；或通過航空特快專遞寄出2.如果對方有接站，領導啟程后應電話告知對方領導預計到達的時間，估計領導到達后，應主動與領導聯(lián)系，落實情況3.按照領導出差前后的授權和指示開展工作。比如，信件一般用“待閱文件”的專用文件夾收放好，若是緊急重要的文件可用特快專遞寄出，或通過傳真、電話、電子郵件等方式向領導匯報；做好電話記錄，如果事情比較緊急、重要，應及時向領導匯報，最好在領導出差前與其約定好每天在某一固定時間給他電話，匯報工作，沒有特殊情況，不要在其它時間給領導打電話4.隨時記錄工作的進展和處理結果，以便領導返回后，做全面的工作匯報5.秘書可利用領導出差的時間，對工作進行梳理，同時抓住機會學習，努力充電第二節(jié)辦公室日常工作（三）領導返程后秘書的工作1.接站。2.匯報。3.整理文件資料。4.核算報銷差旅費用。5.報平安。第二節(jié)辦公室日常工作六、時間管理所謂時間管理，是指在同樣時間消耗下為提高時間利用率而進行的一系列控制工作。秘書的時間管理包含兩層含義：一方面是通過合理有效地規(guī)劃自己的時間，更有效地滿足領導和其他成員的工作需要，提供優(yōu)質服務；另一方面是合理安排領導的工作時間和工作計劃，避免瑣事干擾，保證領導的高效工作。（一）個人時間管理1.管理時間的方法。通常采用ABCD工作分類法。第二節(jié)辦公室日常工作2.管理時間的技巧（1）提前制定工作計劃。（2）弄清自己每天的工作狀態(tài)。（3）將相關工作合并處理，合理分配精力，避免多次重復。（4）明確自己的工作任務和職責。（5）學會利用零碎時間。第二節(jié)辦公室日常工作3.時間管理中應注意的問題（1）為每個計劃都留有充足的準備時間（2）應努力使自己在不留余地又飽受干擾的情況下完成預計的工作（3）應準備一套應變計劃第二節(jié)辦公室日常工作（二）領導時間管理秘書對領導的時間管理是指秘書通過與各方協(xié)商，就領導的工作時間作出合理恰當?shù)陌才?，并予以實施的活動。管理領導時間應具備的能力:1.判斷工作先后順序的能力。2.合理分配時間的能力。3.統(tǒng)籌和協(xié)調方面的能力。第二節(jié)辦公室日常工作（三）常用的時間管理工具1.時間表。（1）時間表的編制程序。1）根據(jù)需求確定編制時間的周期。2）事先做好信息的收集工作。3）如工作或人員上出現(xiàn)矛盾，應主動與有關人員協(xié)商，予以合理調整。4）編制表格，按時間先后順序，將所有工作排列清楚，日期、內容、地點、需要的準備工作等清晰齊備。第二節(jié)辦公室日常工作（2）時間表的分類1）年度時間表22）季度時間表3）月時間安排表4）周時間安排表第二節(jié)辦公室日常工作2.工作日志工作日志是指根據(jù)周計劃表排出的一天之內的活動計劃。秘書除了要為自己編寫日志外，還要為領導編寫、管理工作日志。一般有手工填寫和電子工作日志兩種形式。（1）編寫日志的準備工作1）提前收集信息，提前制定，一般要在前一天編寫好工作日志。2）明確工作的輕重緩急，安排好順序。3）了解每項工作和活動的大致時間，在兩場活動之間預留適當休息時間。4）熟悉領導的工作習慣、精神狀態(tài)、作息時間和用餐習慣等，以便時間的安排符合領導要求。5）提前做好各項事務的協(xié)調和溝通工作，注意內外兼顧。第二節(jié)辦公室日常工作（2）編寫日志時應注意的問題1）最好用鋼筆或中性筆，尚未聯(lián)系好的約會或其他事項可以先用鉛筆記載，待確定后用鋼筆或中性筆描好；還可用不同色彩的筆。2）在記載時間、聯(lián)系人姓名、地點及其他內容時，盡可能做到既簡單又全面。3）每天下班前，將第二天的日志填寫好，第二天一早依次確認或補充。4）非工作時間的重要安排，一定要謹慎，要確保相關人員能按時參加；工作日中的周一上午、周五下午、領導出差回來當天等不宜安排重要約會。5）經(jīng)常與領導核對工作日志，保證與領導的工作安排不發(fā)生沖突。6）對領導的工作日志應注意保密。如給部門領導人、司機等其他人的領導日志內容不能太詳細，日志中涉及到領導的私人安排不能泄密等。7）提高效率第二節(jié)辦公室日常工作（3）工作日志的內容1）領導的工作日志。①領導在本單位的重要會議、接待、活動等②領導在單位外部參加的的會議、約會等③領導在工作時間的個人生活安排，如看病、個人約會等第二節(jié)辦公室日常工作2）秘書的工作日志一般除包括領導工作日志的內容外（無需秘書參與的領導活動除外），還包括以下內容：①需要為領導活動做的準備工作。②領導交與自己辦理的工作。③自己的本職工作。即秘書職責范圍內、無需領導再作安排或交代的工作。樣表—時間管理表—工作日志第二節(jié)辦公室日常工作（4）工作日志的調整調整工作日志時應注意以下問題：1）時間安排應有彈性。2）遵循輕重緩急原則并及時報告給領導。3）將后續(xù)工作提前或穿插原先沒有安排的工作。4）以領導的健康為重，將相關日程取消或推遲。5）日志變更后應立即做好相關的善后工作并通知有關人員6）檢查兩本日志的內容是否已經(jīng)做了相應修改。練習題：?1.季度會議時間表?2.領導日志第二節(jié)辦公室日常工作七、辦公室的機要保密（一）秘書人員職業(yè)秘密的范圍1.公文秘密2.決策秘密3.商業(yè)機密4.會議秘密5.信訪秘密6.領導秘密第二節(jié)辦公室日常工作（二）秘密的等級我國《保密法》將國家秘密分為三個等級：1.絕密2.機密3.秘密第二節(jié)辦公室日常工作（三）如何做好機要保密工作1.公文保密：從制發(fā)直到銷毀的各個環(huán)節(jié)都遵循有關保密規(guī)定2.會議保密：會前、會中、會后都要注意保密3.通信保密：通信的手段、工具等都要注意保密4.電腦保密：特別防范無意泄密5.涉外保密：注意內外有別第二節(jié)辦公室日常工作?????????八、接打電話（一）接打電話的基本要求1.態(tài)度禮貌友好2.聲音積極自然3.通話簡潔高效4.熟悉業(yè)務5.清楚準確6.安全保密7.完整記錄第二節(jié)辦公室日常工作????????????（二）接打電話的禮儀1.接電話的禮儀（1）接電話動作要迅速?！扳忢懖贿^三”（2）使用電話問候語。先問候對方，然后自報家門（3）因故離開辦公桌時，應請人代接電話；如用電話留言，應交代清自己回來的大致時間（4）通話中不忘附和對方（5）不要在打電話時叼香煙或嚼口香糖等（6）嘴與話筒的距離以1~1.5英寸（2.5~3.7CM）為好（7）注意培養(yǎng)自己的聽辨能力（8）如需來電者等候（如詢問信息、查找資料等），應說“對不起，請稍等”。再拿起電話時應道歉。如果需要對方等待較長時間，應詢問對方是否愿意等候或提議由自己給對方回過去（9）如果接到打錯的電話，應該說“這是某某公司，電話是XXX，您是不是打錯了”？（10）通話中另有電話打進來時則應：第二節(jié)辦公室日常工作?1）請正在通話的一方（A）稍等，告訴他有電話打進來，需馬上處理?2）迅速接聽另一部電話（B），快速處理完，趕快回到第一個電話上（A）?3）如果第二個電話（B）一時不能處理完，也不屬于緊急3B內容，則應告知還有一個電話沒有結束，建議一會兒再給他回電話，然后馬上回到第一個電話（A）上。如果第二個電話（B）是緊急事情，則應向第一個來電（A）致歉，建議他先掛上電話、等候回話，或快速處理完第一個電話（A）。無論怎樣，欲請對方稍等、回到原來電話以及不能馬上予以解決時，應向來電者致歉。同時處理兩個或兩個以上電話時還應有保密意識，把暫時不通話的話筒朝下放置，或用手捂上第二節(jié)辦公室日常工作?2.打電話的禮儀?（1）電話接通后應先自報家門，同時注意稱呼對方姓名和頭銜?（2）如需長談（超過三分鐘）應先詢問對方是否方便，同時把好時間關，盡量不占用對方過長辦公時間?（3）選擇時機?（4）如電話未被立即接聽，應耐心等待片刻，待鈴響六七次仍無人接聽再掛斷?（5）萬一撥錯電話應向對方道歉，而不要一掛了之?（6）通話結束后應向對方表示感謝，等對方把電話掛斷后再輕輕地掛電話?（7）若對方是錄音電話，也要像對接聽人一樣，以問候始、以感謝終。簡要說明事情，留下自己的姓名和聯(lián)系方式第二節(jié)辦公室日常工作?（三）通話前的準備?秘書應養(yǎng)成一手拿電話、一手準備記錄的習慣。重要電話的記錄和其他公文一樣，平時要立卷備查，定期清理歸檔?常見的電話記錄表第二節(jié)辦公室日常工作（四）如何撥打電話1.備常用電話號碼本2.集中處理3.突出重點。注意運用“5W+How”原則（“5W”即“Who,When,Where,What,Why”）?4.講話句子宜短，要重復易錯或特別重要（必要時注意保密）的地方，請對方核對????第二節(jié)辦公室日常工作?（五）如何為領導轉接電話?1.一般情況下，轉告清楚對方身份和其它已知信息讓領導有所準備，也節(jié)省時間。如使用內線轉通電話后秘書應立即放下電話，不應再聽?2.幾種特殊情況：?（1）上司正在開會或會客，可轉告對方會議或會談幾點結束；詢問是否由自己這方回電；遇有急事，可用便條與領導聯(lián)系?（2）領導不接電話：?1）領導不在。應先向對方致歉，然后籠統(tǒng)地告知對方領導不在，不必說得很具體，以防無意中泄密；詢問對方是否留話或需要回復或自己能否效勞?2）領導拒接電話。應找借口拒絕對方，注意措辭及語氣。不要說因有很重要的會議或會談，好像對方不重要，只說“實在脫不開身”之類，主動提議為之效勞?（3）對方不肯說出自己的身份或事由。此時秘書應巧妙探聽，如“某某先生正在開會，但我可以告訴他有他的電話，您能否讓我告訴是哪一位先生找他？”切不可直接問對方是誰，以免讓人覺得領導在不在要看打電話的是誰，也不宜找“我不清楚在不在”之類的接口，這樣秘書有失職之嫌第二節(jié)辦公室日常工作?（六）關于留言?1.請對方轉告時，明確告訴接話人自己的身份、姓名、事由（要求、請求等）、聯(lián)系方式等?2.受委托轉達留言時，做好電話記錄→“請核對……”→“我叫某某某，為慎重起見，請您將電話號碼告訴我好嗎？”（盡量留下辦公電話而不是手機）→“電話號碼是……，謝謝您！”完畢應將留言單背面朝上，放在領導或同事的辦公桌上，要有替別人保密的意識第五章接待工作第一節(jié)接待工作概述第二節(jié)接待環(huán)境管理第三節(jié)接待的基本禮儀第四節(jié)日常接待工作第五節(jié)接待團體來訪第六節(jié)涉外接待工作第一節(jié)接待工作概述?接待是對來訪者的迎送、接洽和招待等各項工作的統(tǒng)稱，是人們以及社會組織相互交往的一種方式，它是秘書部門履行職能的重要體現(xiàn)，包括五項基本要素?一、來訪者?二、來訪意圖?三、接待者?四、接待任務?五、接待方式第二節(jié)接待環(huán)境管理?整體要求：清潔、整齊、明亮、美觀，沒有異味。?一、墻上可掛些照片?二、桌上可放些材料?三、茶具、茶葉、飲料等要準備齊全?四、及時清理第三節(jié)接待的基本禮儀??????????一、稱呼與問候二、介紹1.自我介紹2.他人介紹：尊者優(yōu)先了解情況三、握手尊者決定四、名片的使用1.名片應置于名片夾中2.遞名片的時機3.交換名片的禮儀第四節(jié)日常接待工作??????????一、迎接招待客人1.問候客人2.引領已經(jīng)預約或者領導愿意立即會見的客人（1）引領客人（2）進入會客室二、恭送客人1.應送客人至樓梯口、電梯前或大門口2.和上司一起送客時，應比上司稍后一兩步3.送客之后，馬上整理好會客室4.不要議論客人的短長第四節(jié)日常接待工作????三、接待預約的客人1.首先應確認是否有預約2.立即向領導通報3.接到上司肯定答復后，引領客人到會客室或上司的辦公室，或告知對方會客室或上司辦公室的具體位置?四、接待不速之客?五、接待媒體記者第五節(jié)接待團體來訪????????????????一、制定接待計劃1.確定接待規(guī)格（1）高規(guī)格接待（2）對等接待（3）低規(guī)格接待2.接待計劃的主要內容（1）接待規(guī)格（2）日程安排（3）經(jīng)費預算（4）工作人員3.制定接待計劃的工作程序（1）了解掌握背景資料（2）草擬接待計劃（3）與本單位相關部門溝通情況（4）與來訪者溝通情況（5）報請領導審批第五節(jié)接待來訪團體????????二、接待來訪團體1.來訪團體的迎送安排（1）乘車禮儀1）小轎車的座次安排2）上下車次序3）上下車的姿勢（2）迎接來訪團里（3）送別來訪團體第五節(jié)接待來訪團體?????????????2.來訪團體的食宿、交通和行程安排（1）宴請和用餐禮儀1）宴請的形式2）宴請的籌備3）使用餐具的禮儀4）席間禮節(jié)5）敬酒禮儀（2）駕車禮儀（3）安排食宿、交通和行程的工作程序1）了解情況2）確定標準3）預定房間4）根據(jù)對方要求調整方案?????????????三、來訪團體的參觀、游覽和娛樂活動來訪團體的參觀、安排（一）參觀、游覽、娛樂活動的準備工作1.參觀活動的安排（1）明確參觀目的（2）安排參觀內容（3）安排接待人員2.游覽活動安排（1）了解客人相關情況（2）事先熟悉游覽目的地（3）制定游覽計劃3.娛樂活動安排（1）了解客人的特長、興趣（2）認真選擇項目、地點?（二）安排參觀、游覽、娛樂活動的工作程序1.初步確定內容2.征求對方意見3.修改、確定方案4.實施方案????（三）參觀、游覽、娛樂活動的相關禮節(jié)2.參觀、游覽場合的禮節(jié)1.觀看各類文藝節(jié)目的禮節(jié)（1）提前入場，不要遲到（2）按號入座（3）專心觀看（4）支持演員（5）照顧賓客（6）依次退場（1）愛護公物，文明游覽（2）保護環(huán)境，注意禮讓（3）為賓客提供講解和拍照服務（4）不長時間占用休息設施第六節(jié)涉外接待工作一、國際禮儀的基本原則（一）在人際交往中應遵守“信守時間”的原則（二）在公共場合應遵守“不妨礙他人”的原則（三）在社交活動中應遵守“女士優(yōu)先”的原則（四）在相互關系中應遵守“不得糾正”的原則（五）在言談話語中應遵守“維護個人隱私”的原則（六）在位置排列中應遵守“以右為尊”的原則（七）在日常生活中應遵守“保護環(huán)境”的原則（八）在對外交往中應遵守“愛護動物”的原則????????二、涉外接待工作的原則（一）統(tǒng)一管理，服從政治（二）熱情友好，禮遇適度（三）相互尊重，不卑不亢（四）內外有別，區(qū)別對待（五）遵守紀律，不謀私利（六）有的放矢，講求實效三、尊重宗教信仰，注意各種禁忌第六章會務工作第一節(jié)會議概述一、含義二、會議的構成要素三、提高會議質量的措施第二節(jié)會務工作一、會前籌備二、會中服務三、會后落實第一節(jié)會議概述?一、含義?“會議”一詞在漢語中有兩種含義：一是指經(jīng)常商討并處理重要事務的常設機構或組織的名稱，如“中國人民政治協(xié)商會議”等；二表示有組織、有領導的民主協(xié)商和決定某些事項的集會，也就是人們通常所說的“開會”。一般意義上的“會議”主要指后者。???????二、會議的構成要素（一）開會時間（二）會議地點（三）會議組織者（四）與會人員（五）會議議題（六）會議程序????????三、提高會議質量的措施為端正會風、提高會議質量，應采取以下措施：（一）堅決精簡會議（二）壓縮會議時間（三）控制會議規(guī)模（四）壓縮會議經(jīng)費（五）科學安排會議（六）嚴格審批制度第二節(jié)會務工作會務工作，是專指由秘書部門承擔的從會議籌備到善后總結的一系列工作。會務工作的總要求是：充分準備，嚴密組織，服務周到，確保順利。一、會前籌備（一）擬定會議計劃1.確定會議名稱、時間、地點（1）名稱應能明確表現(xiàn)會議的性質和主題（2）時間包括召開會議的日期、具體時間和會期的長短（3）地點的確定包含兩方面，一是選擇會議地點，二是選擇會場1）選擇會議地點①選擇現(xiàn)場作為會議的地點②選擇與主題相關的會議地點③選擇交通方便的會議地點2）選擇會場①大小適中②環(huán)境適宜③規(guī)格適當④設施、設備滿足需要⑤良好的接待功能⑥確保會議安全、安靜⑦成本合理2.確定出席人員名單確定與會人員時人數(shù)應從嚴控制3.確定會議議程、日程和程序（1）會議議程會議議程是對會議議題即會議所要通過的文件及要討論、解決的問題的順序安排。一般情況下由秘書部門草擬，然后交由會議主辦單位的領導機構決定。1）會議議程的編制方法2）會議議程的格式?（2）會議日程?會議日程是指對會議議題的時間順序的安排，不僅包括圍繞議題的全部活動，還包括會議過程中的其它輔助性活動，以天為單位。?1）會議日程的編制方法?2）會議日程的內容?（3）會議程序?會議程序是指在具體的會議活動中按照時間的先后排列的詳細工作步驟。?樣表—會議程序?（4）會議議程、會議日程、會議程序的聯(lián)系和區(qū)別?（5）會議的臨時動議?“臨時動議”是指會議期間出席會議的人臨時提出的議題，請求與會者予以討論或采納?4.成立會務組，明確會務分工?5.發(fā)會議通知?（二）準備會議文件資料?1.準備領導的開幕詞、閉幕詞、大會報告等文件?2.準備分組名單（大中型會議一般需要對與會人員編組，可按地區(qū)、單位、行業(yè)等方法來分編）、宣傳材料、會務組成員通訊錄等資料?（三）制作會議證件?包括代表證、出入證、席位卡、記者證等???????????（四）落實后勤保障工作1.預定交通工具，包括接送站及會議期間所需的交通工具2.安排食宿（詳細內容可參考接待工作）（1）安排飲食：制作方案→預定餐廳→統(tǒng)計就餐人數(shù)→確定菜單→聽取與會者反饋意見。會議飲食大多數(shù)采用工作餐形式，必要時可安排正式晚宴或招待會。（2）安排住宿：制定方案→綜合考慮，統(tǒng)籌安排→確定房間分配表→分配房間3.會議用品和設備的準備根據(jù)會議規(guī)模和性質的不同，會議用品和設備的準備大致可分為必備用品和設備，特殊用品和設備兩大類。必備用品和設備如燈光、音響、空調、錄音、錄像設備等，特殊用品和設備如選舉會議需準備選票、投票箱等，表彰會議需準備獎品、獎狀、頒獎樂曲等。在準備會議用品和設備時應做到：（1）會前制定計劃（2）專人負責（3）提前就位（4）節(jié)約使用?4.會議禮儀服務的準備?會議的禮儀服務是指會議進行過程中為會議的各項工作和與會人員提供符合禮儀的服務，需在會前做好充分的準備工作，包括相關人員的選擇、培訓等。安排會議禮儀服務的要求有：?（1）重點照顧?（2）規(guī)范服務?（3）在合理的范疇內盡量滿足與會者的特殊要求，但也不能有求必應。?5.聯(lián)系與安排參觀、訪問、娛樂活動?6.確定醫(yī)療、保衛(wèi)人員?（五）布置會場和安排座次?2.安排座次由秘書機構草擬，然后報領導審定??（1）主席臺座次安排1）按照中國的傳統(tǒng)習慣，身份最高的領導人就座于主席臺前排中央，其它領導人面向會場，以“先左后右、由前至后、一左一右”的順序排列如果是國際性會議，則按照國際通用的規(guī)則，身份最高的領導人坐在前排中央，其它領導人面向會場，以“先右后左，由前至后，一右一左”的順序排列2）會議主持人的位置可按其身份高低進行排列，也可在前排的邊座就座3）聯(lián)席會議采取領導人交叉、間隔排列的方法4）主席臺上每個座位的左前方必須放置姓名臺簽?1.布置會場包括主席臺和會場的整體布局、裝飾性設施的布置，需根據(jù)會議的性質、規(guī)模等選擇不同的會場布置形式，體現(xiàn)不同的意義、氣氛和效果。這里著重學習裝飾性設施的布置????????（1）會標（2）標語（3）燈光（4）色調（5）旗幟（6）花卉中國傳統(tǒng)習慣主席臺座次安排示例如下????（2）會場座次安排?根據(jù)會議需要，可突出差別，如正式代表的座位靠前或居中，列席代表則安排在后面或兩側，嘉賓須安排在前排就座；亦可體現(xiàn)平等精神，如按姓名或地區(qū)的首字母、筆畫數(shù)等排列。?（六）、進行全面的會前檢查?全面會前檢查的重點為會議材料的準備、會場布置及安全保衛(wèi)工作等。尤其是重大的政治會議，需多次進行會前檢查。?（七）會議籌備工作技巧?1.領會領導精神?2.擬定籌辦方案?3.擬定落實程序?4.準備會議文件?5.組建辦會隊伍???????????二、會中服務（一）會議報到1.接站示意板，寫上“XXX會議在X層X號房召開”。如有可能安排人員在門口迎接，這樣更能顯示出主人的周到熱情。2.簽到大中型會議一般采取證卡式簽到法，所用證卡應隨通知發(fā)出，到會后查驗即可。小型會議一般采取簿式簽到法，即直接簽名。3.分發(fā)會議材料（需住宿的發(fā)住房鑰匙）（1）會議材料的份數(shù)應留有余地（2）不要堆在服務臺，而應裝在資料袋中，在簽到時分發(fā)（3）會后需回收的文件，應用口頭、文件注明、發(fā)放清退目錄等方法提前告訴與會者；保密性文件需登記簽收。??????????（二）組織會議進行1.做好會議值班工作，確保安全2.編寫會議記錄會議記錄是對會議基本情況、發(fā)言內容和進程進行記載的原始性文字材料。完成一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄是秘書在會議期間的重要工作內容。（1）做好會議記錄的準備工作（2）會議記錄的格式：標題+正文+尾部，其中正文又由首部+主體+結尾組成。正文主體一般包括會議議題或議程、發(fā)言人及發(fā)言內容、會議決議三項內容。（3）會議記錄的方法（4）會議記錄的要求（5）會議錄音、影像記錄（6）會議記錄的注意事項?3.編寫會議簡報?會議簡報是會議期間編印的關于會議情況的簡要報道，用來交流會議進展情況，以及記載會上領導的重要講話或與會代表討論研究的決策性的問題，一般由會議秘書處或專門的簡報組編寫。一般來說人數(shù)多、會期長的大中型會議都要編寫會議簡報，而會期短、規(guī)模不大、沒有分組的會議一般不出簡報。?（1）會議簡報的編寫要求?（2）會議簡報的格式：報頭+報核+報尾?4.傳接電話?會議進行期間一般不能將電話傳接進會場，可請對方留言，等休會或是散會時傳達，如果情況十分緊急可用紙條告訴與會者。?5.信息溝通?溝通場內不同小組。場內外相關部門的溝通等。?（三）搞好生活服務?????1.及時訂購回程票2.打印并分發(fā)會議代表通訊錄3.組織拍攝會議集體照及活動照4.征詢住宿、膳食意見5.保證參觀、訪問及娛樂活動順利進行?三、會后落實?????（一）送別會議代表1.分發(fā)回程票2.安排送站3.結清會議費用有些會議與會者須向主辦方支付住宿、餐飲、資料費等，在會議通知中即應向與會者交代清楚費用的標準及付費方法，如現(xiàn)金、支票、信用卡等。也可在報到時預收部分費用，會后多退少補。結算會議費用時應準備好發(fā)票或收據(jù)，以便于對方回去報銷????????????（二）整理會議文件1.整理會議記錄2.編寫會議紀要（1）會議紀要的含義會議紀要是記載會議主要精神和議定事項，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行的一種公文黨的機關公文和行政機關公文，都把會議紀要作為法定文種。《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》規(guī)定，會議紀要：用于記載會議主要精神和議定事項?！秶倚姓C關公文處理辦法》規(guī)定，會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。（2）會議紀要的擬寫要求（3）會議紀要的寫作方法（4）會議紀要的結構（5）會議紀要和會議記錄的區(qū)別3.會議文件的搜集和整理會后應該將會議材料分類，該回收及時回收，該銷毀則銷毀，做到“會內會外有別”。然后立卷歸檔。會后搜集文件資料時要求如下4.會議總結寫總結向上級匯報會議情況，對成果以及存在問題都要實事求是，發(fā)揚成績、改正不足。以達到“開一會，進一步”的效果。?（三）善后工作?1.結算會議開支費用?2.歸還會議所借物品第七章信息管理第一節(jié)信息與信息工作一、信息的含義、特征二、信息工作的作用、內容第三節(jié)信息整理一、信息篩選二、信息分類三、信息加工四、信息編寫第二節(jié)信息的收集一、信息收集的范圍和程序二、信息收集的方法三、信息收集的要求第四節(jié)信息傳遞一、信息傳遞的要素二、信息傳遞的要求第五節(jié)信息存儲方式、原則、注意事項第一節(jié)信息與信息工作?一、信息概述?（一）含義?1.廣義的信息含義?2.狹義的信息含義?（二）特征?1.客觀性?2.時效性????3.可塑性4.共享性5.依附性6.傳遞性?二、信息工作?（一）信息工作的作用?1.信息工作是領導者科學決策的依據(jù)和基礎?2.信息工作是領導者實行科學管理的重要依據(jù)和條件?3.信息工作是現(xiàn)代企業(yè)與市場聯(lián)系的紐帶???????（二）信息工作的內容1.信息收集2.信息整理3.信息傳遞4.信息存儲5.信息利用6.信息反饋第二節(jié)信息的收集一、信息收集的范圍和程序?（一）信息收集的范圍?1.組織信息?2.社會經(jīng)濟信息?3.市場信息?4.法律政策信息?（二）信息收集的程序?1.確定信息收集的目標?2.確定信息的內容?3.選擇收集的方法?4.制定收集計劃?二、信息收集的方法???????（一）觀察法（二）閱讀法（三）詢問法（四）問卷法（五）網(wǎng)絡法（六）交換法（七）購買法?三、信息收集的要求?????（一）真實性（二）時效性（三）針對性（四）系統(tǒng)性（五）全面性第三節(jié)信息整理?一、信息篩選?（一）含義?????（二）方法1.比較法2.時序法3.咨詢法4.調查法??????（三）要求1.準確2.及時3.完整4.重大5.新穎?二、信息分類?（一）含義??????（二）方法1.字母分類法2.地區(qū)分類法3.內容分類法4.主題分類法5.時間分類法????（三）要求1.實用性2.準確性3.層次性????????????三、信息加工信息加工一般從三個方面入手（一）充實內容（二）綜合分析（三）提出意見四、信息編寫（一）信息文稿的內容結構（二）信息編寫的要求1.主題鮮明2.標題新穎3.結構嚴謹4.語言簡練第四節(jié)信息傳遞?????????一、信息傳遞的要素（一）信源（二）信道（三）信宿二、信息傳遞的要求（一）迅速（二）適用（三）準確（四）保密第五節(jié)信息存儲?一、方式?紙質、計算機、光盤、縮微膠片等。各有利弊，擇實際而用之??????????二、原則（一）價值性（二）時效性：確定信息的存儲期，過期的及時清理（三）科學性：用現(xiàn)代化的手段，掌握科學的保管方法等（四）方便性：為利用而儲存，不是為儲存而儲存三、注意事項（一）防損壞。如防火、防潮、防磁、防高溫、防蟲害等（二）防泄密、盜竊、丟失等。計算機或者光盤存儲制作備份。（三）定期或不定期清點，發(fā)現(xiàn)問題，提高管理水平（四）及時更新，不斷擴充新的信息第八章信訪工作第一節(jié)信訪工作概述一、信訪和信訪工作的含義二、信訪工作的意義三、信訪工作的特點四、信訪工作的基本方針五、信訪工作的原則第三節(jié)企業(yè)信訪工作一、充分信任，及時處理二、獎勵投訴，提高效益三、跟蹤調查，負責到底四、做通工作，挽回信譽第二節(jié)信訪工作的實施一、處理群眾來信的方法與要求二、接待群眾來訪的方法與要求三、幾種不同信訪情況的具體處理四、處理來信、來訪應注意的事項第一節(jié)信訪工作概述?一、信訪和信訪工作的含義?（一）信訪的含義?本條例所稱信訪，是指公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪等形式，向各級人民政府、縣級以上人民政府工作部門反映情況，提出建議、意見或者投訴請求，依法由有關行政機關處理的活動。?采用前款規(guī)定的形式，反映情況，提出建議、意見或者投訴請求的公民、法人或者其他組織，稱信訪人。（《信訪條例·第二條》?（二）信訪工作的含義?處理人民來信以及接待人民來訪，簡稱信訪工作。信訪工作包括五個基本要素?1.信訪者?2.信訪受理者?3.信訪事項?4.信訪方法?5.信訪結果??????????二、信訪工作的意義（一）有助于密切聯(lián)系群眾（二）有助于克服官僚主義（三）有助于維護民主權利（四）有助于加強信息反饋三、信訪工作的特點（一）群眾性（二）政策性（三）長期性（四）思想性??????????四、信訪工作的基本方針是黨和政府在長期的實踐活動中逐步形成、確立的，具體有三點（一）聯(lián)系群眾——信訪工作的出發(fā)點（二）廣開言路——信訪工作的基本要求（三）滿足群眾的正當要求——信訪工作的根本目的五、信訪工作的原則（一）以政策為準繩（二）以事實為根據(jù)（三）屬地管理、分級負責原則原來為“分級負責、歸口辦理”。新條例更務實，更強調屬地責任，也提高了辦事效率，降低了信訪成本?！胺旨壺撠煛敝?，縣級是關鍵。?（四）件件有著落，事事有結果?尊重人民群眾的信訪權利，為民排憂解難。?????六、信訪工作制度（一）登記、呈閱制度（二）交辦、轉辦制度（三）催辦、回告制度（四）總結、歸檔制度第二節(jié)信訪工作的實施?一、處理群眾來信的方法與要求?????（一）及時拆封（二）詳細閱讀（三）認真登記（四）妥善辦理（五）慎重復信?二、接待群眾來訪的方法與要求?????（一）熱情接待（二）來訪登記（三）來訪接談（四）恰當處理（五）禮貌回訪??????三、幾種不同信訪情況的具體處理（一）對正確意見和合理要求的處理（二）對不符合政策但確有困難的問題的處理（三）對群眾申述、控告和檢舉的處理（四）對無理取鬧者和詐騙分子及其他壞人的處理（五）對匿名、化名來信來訪的處理?四、處理來信、來訪應注意的事項處理來信、?（一）對待來信來訪的群眾要熱情、誠懇、耐心，首先應充分理解信訪者，其次要尊重對方?（二）冷靜分析，防止主觀片面、先入為主?（三）認真負責，防止發(fā)生意外?（四）堅持原則，秉公辦事?（五）反對官僚主義拖拉推諉作風?五、補充說明?（一）上訪人食宿、醫(yī)療費用自理，對個別特殊情況者，可予以適當照顧?（二）法律不溯既往。對已處理畢的信訪，不再重新受理?（三）“后法優(yōu)于先法”。若不同法律政策均屬于現(xiàn)行有效，則參此?（四）形式、人數(shù)、場所等遵守相關規(guī)定?（五）信訪工作績效納入公務員考核體系第三節(jié)企業(yè)信訪工作????一、充分信任，及時處理充分信任，獎勵投訴，二、獎勵投訴，提高效益跟蹤調查，三、跟蹤調查，負責到底做通工作，四、做通工作，挽回信譽?作業(yè)：討論“最牛市長信箱回復”事件樣表—時間管理表年度表樣表時間管理表—年度表時間管理表2006年度計劃表2006年度計劃表月份123456789101112日期（周次）日期（周次）第3周2月20日中旬第1周下旬6月15日上旬8月10日9月1日至20日第2周下旬下旬工作內容2006年工作布置會議新產(chǎn)品發(fā)布會出訪XXX國家與XXX談判參加XXX分公司成立儀式上半年工作總結大會客戶座談會XXX交易會黨校學習到XXX分公司視察工作經(jīng)銷商年會年終總結大會本公司待定XXX國北京廣州工作地點備注本公司本公司廣州市委黨校武漢深圳本公司結束·返回樣表—時間管理表—每日行動管理表工作行動備注上班前要做的事情2.上班后要做的事情2.上午必須完成的事情2.1.1.1.下午上班后最先做的事情1.2.下班前必須完成的事情1.2.明天工作前的準備2.1.樣表—時間管理表—工作日志時間8：309：0010：3011：0011：30內容與XXX維修部聯(lián)系秘書處會議整理、復印下午面試會資料落實領導與客戶用餐將應聘人才資料送達經(jīng)理、副經(jīng)理、人事經(jīng)理確認會議室檢查準備工作參加面試會制定“十一”值班表會議記錄相關資料復印機的維修事宜下季度工作安排計劃備注13：0014：0016：30結束·返回?情景敘述：?宏遠公司總經(jīng)理助理高葉辦公室，電腦和打印機擺放有序。高葉著便裝坐在辦公桌前辦公。辦公桌上擺放著電話、名片盒、通訊錄和零亂的文件、文件夾，身后的椅子上也擺放著一堆文件。?電話鈴響過兩聲，高葉左手拿起電話，右手準備記錄：“喂，你好，這是宏遠公司。啊，王總，我是小高……嗯……好，行，可以！沒問題，您放心好了。再見！”掛下電話。?高葉看了一下手表，拿起電話撥打：“喂，鐘秘書嗎？我是高助理，現(xiàn)在是9:30，請通知銷售部吳經(jīng)理、公關部馬經(jīng)理，還有保衛(wèi)處的方主任，10:00到1號會議室開個碰頭會。好，就這樣。再見！”高葉掛上電話。?會議室的時鐘指著9:50，高葉身穿職業(yè)裝和同事鐘秘書在會議室調試投影儀。?高葉：“怎么還不亮?。跨娒貢?，這個投影儀有問題??！你通知一下行政部的技術人員，馬上過來檢查一下，別耽誤了開會?！辩娒貢鋈ミM來一位技術人員。檢查后說沒問題了。?鐘秘書進來：“好了嗎？?高葉：“應該沒問題。把開會的相關資料準備好，馬上要開會了。?1號會議室。會議桌椅擺放整齊、美觀。高葉主持會議，兩邊依次坐著鐘秘書、馬經(jīng)理、吳經(jīng)理、方主任等四人。?高葉：“今天會議的內容是這樣的，我們集團公司和威世公司正在談判的合作項目已經(jīng)進入關鍵階段，這是我公司和威世公司已有的一些合作項目和合作情況，請大家看一下相關錄像?！?這時會議室的多媒體屏幕上出現(xiàn)圖像，繼而圖像消失。?高葉繼續(xù)發(fā)言：“下周一，威世公司亞太地區(qū)總裁要來我公司考察，王總委托我跟大家一起在此前籌備一個小型的展示會。這個展示會一定要給外商留下深刻的印象，而且要花費少。我們大家討論一下?！?馬經(jīng)理：“我有一個建議。作為公司內部的展示會，我們沒有必要在外面租場地，可以把那個榮譽室布置成展示廳，這樣既可以節(jié)約開支，又能讓外商體驗到我公司的工作氣氛，效果一定好，事后恢復原樣就行了。怎么樣？”?高葉邊記錄邊接著說：“大家看馬經(jīng)理的建議如何……吳經(jīng)理您覺得呢？”?吳經(jīng)理：“馬上要開人大會議了，榮譽室是人大代表常參觀的地方，這樣換來換去不太方便。公關部出去租個地方并不費事呀。?馬經(jīng)理聽后，氣沖沖地掃了吳經(jīng)理一眼，從座位上站起來反駁道：“出去租地方就會離公司太遠，既不合適又花錢。”?說完要走，高葉連忙擺手示意他坐下。?高葉：“馬經(jīng)理是為了節(jié)約開支，吳經(jīng)理是為了不影響榮譽室的正常工作，各有各的道理。從王總既要給外商留下深刻印象，又要花費少的要求來看，他也有把榮譽室暫時布置成展示會的意思，只是擔心實施起來有困難。這就需要我們多想辦法。我想，只要大家分工協(xié)作，展示會后能盡快恢復榮譽室，是完全能夠做到產(chǎn)品展示和人大代表參觀兩不誤的。吳經(jīng)理、馬經(jīng)理、方主任，你們覺得怎么樣？”?方主任：“沒問題。”?高葉對著馬、吳兩位經(jīng)理：“那你們二位呢？?吳經(jīng)理有些勉強：“行。”?馬經(jīng)理點頭說：“可以?！?高葉：“那好。展覽會的場地布置和宣傳工作由馬經(jīng)理負責，吳經(jīng)理負責提供相關的技術資料和產(chǎn)品樣品，方主任負責接待外賓和保衛(wèi)工作。大家有什么意見嗎？?大家說：“沒意見。”?高葉邊整理材料邊說：“好，事情就這么定了。散會?！?眾人離席。?高葉：“吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘？您請坐?！?高葉示意吳經(jīng)理坐下，說：“馬經(jīng)理年輕，有時說話比較沖，其實他還是動了腦子的。?吳經(jīng)理：“小高呀，我在這個公司二十多年了，你不是不知道，就沒見過這么自以為是的人。他眼里還有誰呀？”?高葉端了杯水給吳經(jīng)理：“吳經(jīng)理，您先喝水。這話又