合作辦會(huì)流程注意事項(xiàng)

對(duì)外合作辦會(huì)運(yùn)作體制一、流程圖示磋商制定會(huì)議主題再次確立參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓提早匯總主持詞、講話稿等資料安排會(huì)議食宿、交通等

確立參會(huì)人員確立會(huì)議規(guī)模召開(kāi)會(huì)務(wù)培訓(xùn)會(huì)會(huì)議當(dāng)日人員物料提早進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備工作總結(jié)資料歸檔

制定會(huì)議流程安排制定物料清單明確主辦方、協(xié)辦方、包辦方等各方職舉行會(huì)議媒體宣傳跟進(jìn)及效果評(píng)估二、步驟分析（一）會(huì)議議題會(huì)議議題由主辦方與協(xié)辦方于會(huì)議正式舉行前共同商定，一經(jīng)確認(rèn)且有關(guān)資料交托印制后，如無(wú)必需不得任意更改。（二）確立參會(huì)人員、會(huì)議規(guī)模、會(huì)議時(shí)間、地址參會(huì)人員包含主辦、協(xié)辦方，支持單位可能邀請(qǐng)的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓，如為培訓(xùn)會(huì)還包含參訓(xùn)人員的根源、數(shù)目，參加宣傳報(bào)導(dǎo)的媒體，會(huì)務(wù)工作人員等，并依據(jù)列席領(lǐng)導(dǎo)、貴賓級(jí)別和參會(huì)人員總?cè)藬?shù)，確立會(huì)議的品位、規(guī)模，作為會(huì)議時(shí)間、地址的選擇依照。一般狀況下，會(huì)議時(shí)間、地址由主辦方根據(jù)參會(huì)人員實(shí)質(zhì)狀況來(lái)安排，若有必需，由主辦方設(shè)計(jì)多套備選方案，再與協(xié)辦方商討后共同決定。（三）制定會(huì)議流程安排、物料清單、會(huì)務(wù)工作崗位職責(zé)一般狀況下，由主辦方依照上述（一）（二）條內(nèi)容，制定會(huì)議流程，并依據(jù)流程需要制定物料清單，及會(huì)務(wù)工作波及崗位數(shù)目和每個(gè)崗位的人員需求、詳細(xì)職責(zé)。流程制定后，可視協(xié)辦方要求共同商討，作出適合調(diào)整。如遇兩方在列席領(lǐng)導(dǎo)、貴賓名單，講話次序，主持人等重點(diǎn)環(huán)節(jié)上有變化，一定實(shí)時(shí)交流反應(yīng)，務(wù)必保證各方所知流程保持一致。會(huì)議正式舉行前一天最后確認(rèn)流程，并交托印制會(huì)議議程單，如在今后出現(xiàn)改動(dòng)，原則上不再在議程單上做出改正。（四）明確主辦方、協(xié)辦方、包辦方等各方職責(zé)物料清單和會(huì)務(wù)工作崗位職責(zé)確立后，主辦、協(xié)辦、包辦各方依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況認(rèn)領(lǐng)物料籌辦和人員安排任務(wù)。一般狀況下，物料及人員由主辦方一致安排，如需額外增援，則由協(xié)辦、包辦等單位明確聯(lián)系責(zé)任人，與主辦方聯(lián)系責(zé)任人對(duì)接，由主辦方一致查收物料籌辦狀況和人員崗位分派，協(xié)分配合達(dá)成任務(wù)。（五）召開(kāi)會(huì)務(wù)培訓(xùn)會(huì)在會(huì)議召開(kāi)前三到五天，起碼組織一次會(huì)務(wù)工作人員集中培訓(xùn)會(huì)，由主辦方負(fù)責(zé)向參加會(huì)務(wù)工作的各方全體人員系統(tǒng)解說(shuō)會(huì)務(wù)工作各崗位職責(zé)和工作要求。原則上工作人員均要列席，特別狀況下，每一崗位的負(fù)責(zé)人一定列席，會(huì)后再組織小構(gòu)成員進(jìn)行轉(zhuǎn)培訓(xùn)，務(wù)必保證全領(lǐng)會(huì)務(wù)工作人員明確自己職責(zé)和工作要求。條件同意狀況下，各方可就物料籌辦和人員安排進(jìn)行多次交流，靈巧方式和時(shí)間，保證起碼在會(huì)前一天全部物料和人員安排到位。（六）再次確立參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)貴賓；提早匯總主持詞、講話稿等資料；撰寫新聞通稿并聯(lián)系媒體記者起碼在會(huì)議正式舉行前兩天，由主辦方再次向參會(huì)各方確認(rèn)列席領(lǐng)導(dǎo)、貴賓名單，明確講話次序。主辦方負(fù)責(zé)宣傳的人員提早匯總主持詞、講話稿等有關(guān)文字資料，并依照上述資料和會(huì)議流程撰寫新聞通稿。新聞通稿達(dá)成后，由主辦方宣傳負(fù)責(zé)人審查，通事后若協(xié)辦、包辦方提出要求，也可參閱并提出適合的改正建議，由主辦方視狀況做出改正。主辦方起碼在會(huì)議前兩天聯(lián)系合作媒體，確立會(huì)議列席采訪的編寫記者人數(shù)、名稱、聯(lián)系方式。如協(xié)辦、包辦等各方也有合作媒體可進(jìn)行宣傳，則參照主辦方已邀請(qǐng)媒體名單再適合邀請(qǐng)其余媒體，并在確立列席媒體編寫記者人數(shù)、名稱、聯(lián)系方式后，起碼提早一天報(bào)主辦方了解，一致安排。會(huì)議正式舉行從前，原則上參會(huì)各方不得以任何形式、渠道向任何媒體、自媒體平臺(tái)發(fā)送新聞通稿。須在會(huì)議結(jié)束當(dāng)日，主辦方宣傳人員依據(jù)會(huì)議實(shí)質(zhì)狀況對(duì)新聞通稿進(jìn)行完美改正后，再配會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)圖片發(fā)送給媒體。如會(huì)后新聞宣傳中出現(xiàn)文圖不合實(shí)質(zhì)狀況，并造成負(fù)面影響的，由有關(guān)方面和詳細(xì)負(fù)責(zé)人擔(dān)當(dāng)相應(yīng)結(jié)果。（七）安排會(huì)議食宿、交通等；會(huì)場(chǎng)部署及設(shè)備調(diào)試主辦方起碼在會(huì)議正式舉行前一天，依據(jù)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、參訓(xùn)人員的用餐、住宿、交通等需求，安排相應(yīng)的餐飲、住宿地址，視狀況裝備相應(yīng)交通工具，明確線路引導(dǎo)圖示和引導(dǎo)人員。主辦方及參加會(huì)務(wù)工作的各方人員起碼提早一天到會(huì)場(chǎng)踩點(diǎn)，做好有關(guān)設(shè)備、設(shè)備的安裝調(diào)試工作，明確各崗位人員站位、走位，依照流程進(jìn)行預(yù)演排演，保證各個(gè)環(huán)節(jié)順暢連接，各處設(shè)備正確安置，各項(xiàng)設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)正常。（八）會(huì)議當(dāng)日人員物料提早進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議正式舉行前一天，由主辦方一致聚集各方籌辦的物料，并在會(huì)議當(dāng)日起碼于會(huì)前兩小時(shí)運(yùn)抵會(huì)場(chǎng)。全領(lǐng)會(huì)務(wù)工作人員起碼在會(huì)議簽到前一小時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。（九）舉行會(huì)議會(huì)議正式舉行的過(guò)程中，各崗位人員一定履職盡責(zé)，按照預(yù)先培訓(xùn)的要求，達(dá)成好各自工作，自覺(jué)保護(hù)主辦、協(xié)辦、包辦各方民眾形象。如遇特別狀況，聽(tīng)從主辦方一致安排調(diào)配，靈巧調(diào)整，保證會(huì)程順利達(dá)成。（十）媒體宣傳跟進(jìn)及成效評(píng)估會(huì)議舉行完成當(dāng)日，主辦方宣傳工作人員將新聞通稿改正完美后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審查，通事后以圖文形式發(fā)送給各媒體記者，而且追蹤各個(gè)平臺(tái)的報(bào)導(dǎo)狀況，收集整理后發(fā)送至參會(huì)各方。同時(shí)，須同步達(dá)成自媒體推行，保證會(huì)議當(dāng)日