會(huì)議室工作流程

會(huì)議室工作流程一、會(huì)議服務(wù)員的迎送工作會(huì)議中心承擔(dān)著召開國(guó)內(nèi)外重大會(huì)議的任務(wù)，需要接待來(lái)自不同地區(qū)的參加會(huì)議者，因此這一類服務(wù)工作的“善始善終”往往表現(xiàn)在車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭的迎送環(huán)節(jié)上。迎送工作的有關(guān)事項(xiàng)如下：1）認(rèn)真研究客人的差不多資料。準(zhǔn)確了解客人的名字、相貌特點(diǎn)(如事先有照片的話)，弄清晰客人的身份、來(lái)訪目的、與本組織的關(guān)系性質(zhì)和程度，以及其他背景材料。2）確定迎送規(guī)格。按照以上資料，結(jié)合本組織的具體情形，確定迎送規(guī)格。對(duì)較重要的客人，應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對(duì)口的人士出面迎送；亦可按照專門需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副職、助理出面。關(guān)于一樣客人，由公關(guān)部派員迎送即可。3）做好迎送預(yù)備工作。例如，與有關(guān)交通部門聯(lián)系，核實(shí)客人的班機(jī)或車船班次、時(shí)刻；安排好迎送車輛；預(yù)先為客人預(yù)備好客房及膳食；如果對(duì)所迎接的客人不熟悉，需要預(yù)備一塊迎客牌子，寫上“歡迎×××先生(小姐、女士)”以及本組織的名稱；如需要，可預(yù)備好鮮花等。4）嚴(yán)格把握和遵守時(shí)刻。不管迎送，均需提早到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站或碼頭，不可遲到。要考慮到中途交通與天氣緣故。如送行時(shí)客人需辦理托運(yùn)或登機(jī)手續(xù)，可由公關(guān)部派員提早前往代辦。5）迎接與介紹。接到客人后，即表示歡迎或慰咨詢，然后相互介紹。通常先將前來(lái)歡迎的人員介紹給來(lái)賓；或自我介紹，并遞上名片。客人初到一樣較拘謹(jǐn)，應(yīng)主動(dòng)與客人寒暄，話題宜輕松自然，如客人的旅途情形，當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情、氣候特點(diǎn)、旅行特色，客人來(lái)訪的活動(dòng)安排、籌備情形、有關(guān)建議，以及客人可能關(guān)懷的其他咨詢題。除客人自提的隨身小件行李外，應(yīng)主動(dòng)關(guān)心客人提行李。6）妥善安排。客人抵達(dá)住地后，盡可能妥善安排，使客人感到賓至如歸。如向客人提供活動(dòng)的日程打算表、本地地圖和旅行指南；向客人介紹餐廳用膳時(shí)刻及要緊的接待安排，了解客人的健康情形及專門需要(如回程機(jī)、車、船票)；到達(dá)后不要趕忙安排活動(dòng)，迎接人員不必久留，以便讓客人更衣、休息和處理個(gè)人事務(wù)；分手前應(yīng)該約好下次見面的時(shí)刻及聯(lián)系方法等。二、會(huì)議服務(wù)差不多環(huán)節(jié)的操作細(xì)則會(huì)議的種類專門多，服務(wù)的環(huán)節(jié)要按照會(huì)議種類而確定。1．會(huì)前預(yù)備工作會(huì)前預(yù)備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會(huì)議服務(wù)人員做好充分的思想預(yù)備和完善的物質(zhì)預(yù)備。1）了解會(huì)議差不多情形。服務(wù)員接到召開會(huì)議的通知單后，第一要把握以下情形：出席會(huì)議的人數(shù)；會(huì)議類型、名稱；主辦單位；會(huì)議日程安排；會(huì)議的賓主身份；會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)；會(huì)議的專門要求及與會(huì)者的風(fēng)俗適應(yīng)。2）調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會(huì)前，主管人員或經(jīng)理要向參加會(huì)議服務(wù)的所有人員介紹會(huì)議差不多情形，講明服務(wù)中的要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。使所有服務(wù)員都清晰地明白工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工，各自進(jìn)行預(yù)備工作。①服務(wù)員按照會(huì)議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會(huì)議廳（室）的具體情形整體安排會(huì)場(chǎng)布局。同時(shí)按照與會(huì)者的風(fēng)俗適應(yīng)和專門要求調(diào)整廳（室）內(nèi)的各種裝飾藝術(shù)品、宣傳用品，搞好會(huì)議廳（室）內(nèi)外的清潔衛(wèi)生。②修理人員檢查照明、音響、視頻、空調(diào)等設(shè)備，按照會(huì)議要求增加新的設(shè)備冬夏季要調(diào)整好室溫，注意通風(fēng)。(3)預(yù)備會(huì)議需用物品。①茶水具。a.茶具要求:第一，選擇茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號(hào)配套的茶具。第二，茶具不得有破舊，必須潔凈，每套茶杯下面要有墊盤。第三，茶杯要按會(huì)議人數(shù)配放，每人一套。還要預(yù)備適量備用杯。b.水具要求:第一，不用不保溫的暖水瓶。第二，暖水瓶一樣 3～4名與會(huì)人員配備 1個(gè)。第三，如果與會(huì)人數(shù)較多，或會(huì)場(chǎng)服務(wù)不方便，可適當(dāng)增加一些暖水瓶。c.茶葉:第一，袋裝茶葉，每個(gè)杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待來(lái)賓就坐后直截了當(dāng)沖泡開水。②簽到桌及文具用品。a.在大廳門口處或會(huì)議室入口處預(yù)備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會(huì)議要求配備