工程設(shè)備檔案管理規(guī)范

工程設(shè)備檔案管理規(guī)范1目的制定此檔案管理工作手冊(cè)是為了規(guī)范物業(yè)公司各個(gè)項(xiàng)目的工程檔案管理，使得工程檔案管理朝著規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化的方向發(fā)展。2適用范圍工作手冊(cè)適用于物業(yè)公司各個(gè)項(xiàng)目上的工程檔案管理。3工作檔案內(nèi)容3.1工程檔案的種類產(chǎn)權(quán)資料項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、土地批準(zhǔn)文件、規(guī)劃批準(zhǔn)文件、房屋預(yù)售證、拆遷安置資料、竣工驗(yàn)收合格證。技術(shù)資料a物業(yè)建筑設(shè)計(jì)、施工圖紙；b竣工圖一一包括總平面、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)施、設(shè)備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙；c完整的全套竣工資料：地質(zhì)勘察報(bào)告，工程合同及開、竣工報(bào)告，工程預(yù)、決算，圖紙會(huì)審記錄，工程設(shè)計(jì)變更記錄及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄），隱蔽工程驗(yàn)收簽證；d沉降觀察記錄，竣工驗(yàn)收證明書，鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書，新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書，水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書，砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告，供水、供暖的試壓報(bào)告等。e設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維修保養(yǎng)等技術(shù)資料：在日常管理中設(shè)備的運(yùn)行日志、維修保養(yǎng)記錄、檢測(cè)報(bào)告、大修和更新改造及報(bào)廢資料等；物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；3.1.破施設(shè)備運(yùn)行檔案。3.2工程檔案收集歸檔方法物業(yè)工程檔案的具體的收集分類方法如下：（以康橋花園為例）物業(yè)項(xiàng)目的產(chǎn)權(quán)資料及總體竣工資料分類KQHY——J——S——1KQHY:物業(yè)項(xiàng)目J：竣工資料分類：設(shè)備類、產(chǎn)權(quán)類、配套類、圖紙類S、設(shè)備1、編號(hào)1、2、3、4物業(yè)工程技術(shù)資料分類似工程設(shè)備為例）KQHY——S——DT——1KQHY、物業(yè)項(xiàng)目S、設(shè)備DT、電梯1、分類編號(hào)1、2、3、4以次類推，將接受的圖紙、資料裝訂成冊(cè)，分類編號(hào)裝入檔案盒內(nèi)再按順序存入檔案柜內(nèi)在檔案盒上和檔案柜明顯處貼上標(biāo)簽，并按順序打印檢索目錄，裝訂成冊(cè)，便于查找。對(duì)于技術(shù)檔案，應(yīng)設(shè)專人對(duì)檔案進(jìn)行管理，制訂管理制度，確保檔案的完好，從而滿足物業(yè)使用和維修管理的需求。舉例說明具體的分類方法：設(shè)備設(shè)施檔案分類在物業(yè)項(xiàng)目接管后要對(duì)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行逐個(gè)登記。認(rèn)真填寫設(shè)備登記卡”設(shè)備清單”，分類存檔。其分類方法是：將設(shè)備設(shè)施按專業(yè)分為五大類和若干個(gè)小類，即：電氣設(shè)備，給排水設(shè)備，暖通空調(diào)設(shè)備，消防設(shè)備及安防設(shè)備，其運(yùn)行編號(hào)用其第一個(gè)拼音字母的大寫表示，具體如下：.電氣設(shè)備分類D——電氣設(shè)備KQDP——變配電設(shè)備DPG——高壓配電柜DPB——電力變壓器DPD——低壓配電柜DPR——電容柜KQDD——?jiǎng)恿υO(shè)備DDJ——電動(dòng)機(jī)DDP——配電柜DDK——控制柜KQDT——電梯KQDI——其他給排水設(shè)備J——給排水設(shè)備：JS——生活給水泵JR——熱水給水泵JEG——二次供水水箱JGX——高水箱JP——排水泵暖通空調(diào)設(shè)備（K）KJ-空調(diào)機(jī)組KLB-空調(diào)冷凝泵KQB-空調(diào)冷卻泵計(jì)量、監(jiān)視和測(cè)量裝置建立技術(shù)檔案，填寫監(jiān)視和測(cè)量裝置一覽表，便于日后管理、校驗(yàn)和使用。設(shè)備、設(shè)施運(yùn)行、維修保養(yǎng)、檢測(cè)、大修、更新改造和報(bào)廢的檔案管理。在日常管理中設(shè)備的運(yùn)行日志、維修保養(yǎng)記錄、檢測(cè)報(bào)告、大修和更新改造及報(bào)廢資料要認(rèn)真收集、整理、分析、歸檔保存。辦公類資產(chǎn)3.3工程檔案管理方法保管a工程檔案應(yīng)設(shè)置單獨(dú)的檔案管理室，非有關(guān)人員未經(jīng)允許，不準(zhǔn)擅自進(jìn)入檔案室內(nèi)；b檔案室設(shè)專人管理，定期檢查，做好記錄c檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，存放易燃易爆及危害檔案資料安全的物品；d檔案室內(nèi)鑰匙要妥善保管，禁止隨處亂扔；保密a檔案管理工作人員要嚴(yán)格遵守檔案管理的保密制度，提高警惕，確保檔案安全；b檔案工作人員對(duì)于檔案內(nèi)容要絕對(duì)保密，不私抄檔案，或者將檔案帶出檔案室；c外借檔案必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，防止泄密、失竊；d絕密檔案要專柜存放，專人保管；借閱a凡外單位人員來查閱檔案，須經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱；b本公司內(nèi)部人員查閱檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字方可查閱；c不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如遇特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；d嚴(yán)禁涂改、拆毀檔案；e摘錄、復(fù)制檔案，須經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案工作人員辦理;3.4工程檔案管理的要求:物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的管理工作，當(dāng)物業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生移動(dòng)或房屋現(xiàn)狀因大修、改建等原因發(fā)生變化時(shí)，各種物業(yè)資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變更異動(dòng)，才能保證物業(yè)資料的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、真正反映物業(yè)的狀況。為此，物業(yè)檔案管理要求做到規(guī)范化、科學(xué)化、經(jīng)?；?。具體的要求是：收集資料要全面；整理資料要規(guī)范；保管資料要科學(xué)；變更資料要及時(shí)；使用資料要得當(dāng)；統(tǒng)計(jì)資料要準(zhǔn)確。3.5物業(yè)檔案的收集收集的實(shí)質(zhì)就是集中，收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點(diǎn)，是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案收集的要求是：納入計(jì)劃、明確責(zé)任；內(nèi)容要齊全、完整、準(zhǔn)確、翔實(shí)；形式要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；載體要豐富。3.6物業(yè)檔案的整理物業(yè)檔案的整理要求：整理工作就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化。要求做到：分類科學(xué)，組卷合理，排列有序，保管期限準(zhǔn)確，裝訂整齊、牢固，案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表（異動(dòng)記錄）填制準(zhǔn)確、字跡工整、圖樣清晰，載體和裝具質(zhì)地優(yōu)良，便于保管和利用。設(shè)備檔案管理設(shè)備的標(biāo)識(shí)、建帳和資料的管理a設(shè)備的標(biāo)識(shí)：所有設(shè)備實(shí)現(xiàn)單機(jī)懸掛《設(shè)備卡》，標(biāo)識(shí)該機(jī)的編號(hào)、技術(shù)資料、責(zé)任人、運(yùn)行狀況等。b設(shè)備的建帳