行政管理工作手冊

............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料行政管理工作手冊廣東利海集團有限公司人力行政中心行政部制總則第一章前臺管理第一節(jié)前臺接待管理辦法第二節(jié)公司考勤管理辦法第三節(jié)信件收發(fā)管理辦法第四節(jié)清潔衛(wèi)生管理辦法第五節(jié)工牌名片管理辦法第六節(jié)集團通訊管理辦法第七節(jié)會議室管理辦法第八節(jié)差旅票務(wù)住宿管理辦法第九節(jié)其他協(xié)辦事項第二章行政事務(wù)管理第一節(jié)文檔管理辦法第二節(jié)保密管理辦法第三節(jié)印章管理辦法第四節(jié)會議管理辦法第五節(jié)電子管理辦法第六節(jié)部門經(jīng)費管理辦法第七節(jié)公司證照管理辦法第八節(jié)公務(wù)接待管理辦法第三章總務(wù)后勤管理第一節(jié)文明辦公管理辦法第二節(jié)辦公環(huán)境管理辦法第三節(jié)公司宿舍管理辦法第四節(jié)消防安保管理辦法第五節(jié)固定資產(chǎn)管理辦法第六節(jié)辦公采購管理辦法第四章車輛管理使用說明容及使用圍本手冊是利海集團行政部根據(jù)公司行政管理政策、制度，修訂的行政管理工作手冊，主要用于各單位行政專職人員提供日常操作的參考、查詢和政策指導(dǎo)。容更新手冊出臺后，遇有政策、制度上的變更或流程上的增減，集團行政部會及時變更手冊的相關(guān)容，當(dāng)?shù)毓拘姓恳嗫筛鶕?jù)當(dāng)?shù)氐恼叽胧┖蛯嶋H管理作出調(diào)整或修改?？倓t一、行政部職能行政部作為公司的綜合辦事部門，其核心主要包括以下三個方面。溝通職能。充分溝通、清晰傳達，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，保證高效地完成任務(wù)。管理職能。行政部擔(dān)負(fù)著文件、證照辦理、辦公環(huán)境、公務(wù)接待、車輛、總務(wù)后勤、安全保衛(wèi)鄧工作的管理。服務(wù)職能。提供高質(zhì)量服務(wù)，積極為各職能部門提供后勤保障支持。具體職能如下：協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)管理公司行政事務(wù)對公司各項事務(wù)擁有請示權(quán)，包括其他部門的事務(wù)。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或同意后擁有代位處理權(quán)。召集及調(diào)動公司各部力量，主持對公司發(fā)展過程中出現(xiàn)的特殊時間、專項問題進行處理。解決并處理公司各部門之間存在的管理不到位、分工不明晰的問題。支持協(xié)調(diào)會議，仲裁及防止各部門之間的沖突。對公司整體發(fā)展和公司部管理向公司管理層提出可行的合理化建議，在公司管理層任何后負(fù)責(zé)落實實施。組織匯總公司年度綜合性資料、草擬公司年度總結(jié)、工作計劃和其他綜合性文稿、其他以公司名義發(fā)言的文稿審核工作，嚴(yán)格按行文程序辦理。負(fù)責(zé)編寫公司年度大事記。公章、文檔管理負(fù)責(zé)公司公章、檔案資料的管理負(fù)責(zé)公司文件上傳下達工作。負(fù)責(zé)各部門、各子公司聯(lián)絡(luò)人的召集與管理。負(fù)責(zé)公司行政文書處理，做好收支的登記、傳遞、催辦、歸檔、立卷和發(fā)言的登記、打印、存檔，以及行政文書檔案的管理工作。負(fù)責(zé)對各部門文書資料收集歸檔管理工作，進行業(yè)務(wù)知道。整理建立公司的檔案，統(tǒng)一公司公文格式。負(fù)責(zé)公司各種證照的辦理、保管、年審、變更工作。公司各類證照的工商登記、注冊、年審、變更、注銷、外接、保管等工作。負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)的出入境證照辦理。公關(guān)職能代表本項目公司對外開展公開活動。負(fù)責(zé)樹立公司良好的形象。負(fù)責(zé)公司對外有關(guān)單位、政府職能部門的聯(lián)系、溝通工作。參與公司重大新聞發(fā)布會組織籌備工作，接待重要賓客的來訪。前臺管理負(fù)責(zé)公司總結(jié)接聽、轉(zhuǎn)接。公司來訪客戶接待。員工考勤管理工作。員工差旅票務(wù)住宿管理工作。負(fù)責(zé)公司的報刊征訂工作，以及報刊、信件收發(fā)，傳真的轉(zhuǎn)接及傳達。總務(wù)后勤管理文明辦公檢查，負(fù)責(zé)公司日常辦公環(huán)境、清潔衛(wèi)生的管理。發(fā)現(xiàn)并消除公司的安全隱患，保證員工和客人在公司的安全。公司文體活動組織。負(fù)責(zé)公司辦公用品的購買、管理、發(fā)放。負(fù)責(zé)公司員工宿舍的管理工作。車輛管理負(fù)責(zé)公司車輛的購置、使用、駕駛與維修保養(yǎng)，負(fù)責(zé)車輛的各項費用管理，包括：養(yǎng)路費、保險、路橋、汽油、年審費用等。二、行政部組織架構(gòu)圖主管主管車隊前臺總務(wù)后勤行政事務(wù)經(jīng)理三、行政經(jīng)理崗位說明書利海集團行政經(jīng)理崗位說明書第一部分基本資料職位名稱職位名稱行政經(jīng)理所在部門行政部直接上級公司總經(jīng)理下級職位行政主管可晉升的職位總經(jīng)理助理可輪換的職位—崗位定員1人填寫日期2008-7-30第二部分工作描述2.12.1職責(zé)概要：負(fù)責(zé)公司接待、辦公、安全保衛(wèi)、后勤總務(wù)、公關(guān)等行政管理工作的組織實施，執(zhí)行公司行政管理工作各項制度、規(guī)劃。2.2崗位職責(zé)：日常主要工作序號日常主要工作職責(zé)占總工作時間的百分比日常工作任務(wù)權(quán)限（可多選√）經(jīng)辦審核批準(zhǔn)備注2.32.3考核指標(biāo)：1.不發(fā)生行政工作流程混亂。2.不發(fā)生行政管理方面的重大投訴。3.不發(fā)生后勤管理的重大投訴。4.預(yù)算變動率不超過10％2.4工作協(xié)調(diào)關(guān)系：公司部協(xié)調(diào)關(guān)系崗位/機構(gòu)（按頻繁程度次序列舉）主要協(xié)調(diào)容協(xié)調(diào)不力會對己方與對方造成何種影響部門本部所有員工1.行政管理及后勤管理工作。1.工作效率低。2.后勤服務(wù)沒跟上。部門外其他部門1.行政管理工作。2.協(xié)調(diào)部門關(guān)系。1.工作流程混亂。1.部門沖突。公司外部協(xié)調(diào)關(guān)系1、政府各職能部門。如工商管理部門、出入境管理部門、當(dāng)?shù)毓膊块T及交通部門等。2、中國移動及中國電信運營商。3、各后勤采購供應(yīng)商。第三部分任職資格要求能力能力定義選出本崗位需要該能力的最低要求級別12345低較低一般較高高本崗位任職者需要應(yīng)用到該能力的工作疇（根據(jù)既往工作經(jīng)驗填寫）理解判斷能力對有關(guān)制度、政策、目標(biāo)任務(wù)的認(rèn)識與領(lǐng)會程度，對本職工作中各種抽象或具體問題的分析、綜合與判斷能力5組織協(xié)調(diào)能力組織本部門人員開展工作以及與有關(guān)部門人員協(xié)同工作的能力5決策能力從整體出發(fā)，對方向性、全局性的重大問題進行決斷的能力5開拓能力對某一業(yè)務(wù)或工作領(lǐng)域進行研究、開發(fā)、創(chuàng)新、改革的能力4社會活動能力為開展工作在社會交往、人際關(guān)系方面應(yīng)具有的活動能力5語言文學(xué)能力在撰寫文章、起草文件、報告，編寫計劃、情況說明、業(yè)務(wù)記錄，演說，宣傳方面，應(yīng)具有的文字和口頭語言表達能力4業(yè)務(wù)實施能力在具體貫徹執(zhí)行計劃任務(wù)的過程中，處理工作業(yè)務(wù)，解決實際問題的能力5其他特別素質(zhì)由于崗位的特殊性，而對任職者提出的特殊素質(zhì)要求：工作仔細(xì)有責(zé)任心，能承受一定的工作壓力；第一章前臺管理利海集團前臺文員崗位說明書第一部分基本資料職位名稱職位名稱前臺文員所在部門行政部直接上級行政主管下級職位無可晉升的職位行政主管可輪換的職位總務(wù)或行政專員崗位定員至少1人填寫日期2008-7-30第二部分工作描述第三部分任職資格要求業(yè)務(wù)實業(yè)務(wù)實施能力在具體貫徹執(zhí)行計劃任務(wù)的過程中，處理工作業(yè)務(wù)，解決實際問題的能力4其他特別素質(zhì)由于崗位的特殊性，而對任職者提出的特殊素質(zhì)要求：談吐大方得體，做事細(xì)心。第一節(jié)前臺接待管理辦法第一條、形象禮儀儀容：儀容要整潔大方，顯示出個人的工作自信心，衣著要大方得體，個人衛(wèi)生方面也要嚴(yán)格要求自己。具體禮儀要求如下：總體要求總體要求大方整潔，職業(yè)細(xì)節(jié)要求1、頭發(fā)梳理整齊，避免由頭皮屑出現(xiàn)，嚴(yán)禁發(fā)型及顏色過于夸。2、勤修指甲，不留長，不留污垢，嚴(yán)禁在前臺圍修剪。3、香水味道不宜濃烈。4、女性上班期間應(yīng)化淡妝，嚴(yán)禁前臺圍化妝。5、不戴墨鏡或變色鏡。儀表：前臺文員工作期間一律穿著工作服或職業(yè)裝，具體要求如下：總體要求總體要求服裝的修飾與整體協(xié)調(diào)一致，飾品要自然適度，把握分寸，表現(xiàn)出個人的氣質(zhì)素養(yǎng)男士著裝要求1、西裝：款式簡潔、單色深色為宜，西褲長度應(yīng)正好觸及鞋面，注意配搭。2、領(lǐng)帶：顏色與西裝和襯衫協(xié)調(diào)，要干凈、平整，長度核實，領(lǐng)帶尖應(yīng)恰好觸及皮帶扣，領(lǐng)帶寬度與西裝翻領(lǐng)的寬度和諧。3、襯衫：款式與領(lǐng)帶外套協(xié)調(diào)，注意領(lǐng)口和袖口要干凈。4、鞋：黑色，注意保持鞋子的光亮及干凈。5、襪子：黑色，寧長勿短，以坐下不露出小腿為宜。女士著裝要求1、保持衣服平整，服飾不要過于華麗。2、襪子顏色協(xié)調(diào)，以透明近似膚色或與服裝搭配得當(dāng)為好。3、飾品要適量，同一色系，注意整體的服飾配搭。4、穿著適中的高跟皮鞋。4、嚴(yán)禁穿著緊身、暴露服裝，如：短褲、超短裙、緊身褲、牛仔服、拖鞋等均不得在上班時間穿著。儀態(tài)：前臺文員應(yīng)舉止文明、殷勤有禮、尊重他人，并善于控制自己的情緒。談話時，要面對對方，保持一定的距離。每次目光接觸的時間不要超過三秒鐘。交流過程中用60%-70%的時間與對方進行目光交流是最適宜。行走時，盡量保持身體的挺直，不可歪斜。手中也不能玩弄物品。行走靠道路的右側(cè)行走，遇到同事、主管要主動問好。在行走的過程中，應(yīng)避免吃東西、整理衣服等行為。上下樓梯時，應(yīng)尊者、女士先行。多人行走時，注意不要因并排行走而占據(jù)路面。手勢運用，一定要柔和，但不能拖泥帶水。第二條、語言禮儀與客人交談，首先保持站姿端正，無任何小動作，禁止在座位上與客人交談。正面對著客人，自然大方，態(tài)度親切、誠懇。談話時必須注意語音、語調(diào)、語速及節(jié)奏感。正確提及客人并在后面加上先生、小姐等稱呼用語。第三條、迎接禮儀有客人來訪，應(yīng)主動與之招呼，要表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度，停止手上的所有工作，即使正在打也要對來客點頭示意，但不一定要起立迎接，也不必與來客握手。主動熱情問候客人：打招呼時，應(yīng)輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經(jīng)認(rèn)識的客人，稱呼要先得親切。陌生客人的接待：務(wù)必問清其及單位名稱，問明來意后在進行登記、通知、引領(lǐng)等工作。領(lǐng)導(dǎo)上下班，貴賓來訪，要主動站立打招呼，并為其按電梯按鈕。與客人交談時：同客人交談時面向客人，垂手恭立，距離客人六十公分左右，笑容可掬，眼光停留在客人眼鼻三角區(qū)，不能依靠它物；說話時不能有指手畫腳、伸懶腰，挖耳鼻等不大方的動作；不可冷場；不可無聲無息離開，應(yīng)做到進退有序。第四條、接待禮儀客人來訪登記后，要立即通知被訪者，如有需要，前臺文員應(yīng)該運用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。引導(dǎo)引導(dǎo)方法說明走廊的引導(dǎo)方法在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在前進方的右側(cè)。電梯的引導(dǎo)方法引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進電梯，等客人進入后關(guān)閉，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。會議室的引導(dǎo)方法當(dāng)客人走進會議室，前臺文員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能點頭禮后離開?？腿说絹頃r，若被訪者由于種種原因不能馬上接見，一定要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供茶飲?？腿艘业谋辉L者不在時，要明確告訴對方被訪者到何處去了，何時回本單位，并請客人留下聯(lián)系方式。不速之客的接待：有客人未預(yù)約來訪時，不要直接回答其要找的人在或不在。而要告訴對方：“讓我看看他是否在?！蓖瑫r宛轉(zhuǎn)地詢問對方來意：“請問您找他有什么事？”在通知同事。如客人要找的人是公司領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)謹(jǐn)慎處理，問明情況后交總裁秘書處理。謝絕一切的推銷。第五條、奉茶禮儀酒滿茶半。奉茶時應(yīng)注意：茶不要太滿，以八分滿為宜。水溫不宜太燙，以免客人不小心被燙傷。同時有兩位以上的訪客時，端出的茶色要均勻，并要配合茶盤端出，左手捧著茶盤底部右手扶著茶盤的邊緣，若有點心放在客人的右前方，茶杯應(yīng)擺在點心右邊。上茶時應(yīng)向在座的人說聲“對不起”，再以右手端茶，從客人的右方奉上，面帶微笑，眼睛注視對方并說：“這是您的茶，請慢用！”奉茶時應(yīng)依職位的高低順序先端給職位高的客人，再依職位高低端給自己公司的。以咖啡或紅茶待客時，杯耳和茶匙的握柄要朝著客人的右邊，此外要替每位客人準(zhǔn)備一包砂糖和奶精，將其放在杯子旁（碟子上），方便客人自行取用。茶壺、水杯器皿選用陶瓷素色材料（白色為宜）。第六條、禮儀接打絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，要保持端正的姿勢，同時說話清晰，聲音親切，當(dāng)作對方就在眼前。聽到鈴聲后，在2聲之接聽，不要讓鈴聲響過5聲。接到首先要自報說出“您好，利海集團?！奔词闺x自己很遠(yuǎn)，聽到鈴聲后，附近沒有人，應(yīng)該用盡快的速度拿起聽筒。如果鈴響超過5聲，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼浮?yán)禁接時用“喂”、“不知道”等的該類的語調(diào)。要用喜悅的心情，愉快地接聽，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠懇，音量要適中。了解所有來電的目的，要將容隨時記錄，具備以下6點：何時（When）、何人（Who）、何地（Where）、何事（What）、為什么（Why）、如何進行（How）。接聽完畢之前，不要忘記復(fù)述一遍確認(rèn)，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會。前臺人員應(yīng)該盡量避免長時間的私人占線。轉(zhuǎn)接前，請先說“請稍等”。任何尋找領(lǐng)導(dǎo)的必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān)的秘書或助理那里，保證領(lǐng)導(dǎo)們不被無關(guān)緊要的打擾。交談完畢，應(yīng)盡量讓對方先結(jié)束對話，然后說“再見”，再掛，不可只管自己講完就掛斷，切忌沒有禮貌性強行掛。第七條、離座和外出前臺文員一般不能超過10分鐘，如果是因為特殊原因需要外出時，應(yīng)先找妥代辦人。離開座位前，必須擺出“工作中，請稍候”的牌子。前臺文員應(yīng)該嚴(yán)格遵守作息時間，上下班為：周一至周五8：15-17：45，周六：8：15-12：15分，中午休息時間為：12：00-14：00。電子每10分鐘接收一次，離開崗位一定要退出，一段時間回座位后必須立即收取部閱覽回復(fù)。第八條、前臺管理留意客人或陌生人的走動情況，沒有許可的情況下，禁止進入任何辦公區(qū)域，特別是領(lǐng)導(dǎo)獨立行政部，謝絕所有推銷人員的拜訪，前臺工作臺面不得擺放報紙、訂餐廣告、雜志等與工作無關(guān)的文書，保持桌面及后臺整潔干凈。前臺工作崗位不得隨意離崗、串崗、聚眾聊天、嬉戲打鬧、喧嘩。前臺圍任何人任何時候不得看報紙雜志、化妝、聊私人、網(wǎng)絡(luò)聊天、瀏覽新聞網(wǎng)頁、電腦游戲。前臺辦公位置后嚴(yán)禁成為過道，讓人隨意走動。每天早上8：30分前為領(lǐng)導(dǎo)洗杯，沏茶，上午11點前為領(lǐng)導(dǎo)訂餐。時刻留意并掌握辦公區(qū)域、辦公環(huán)境情況，包括白蟻、照明系統(tǒng)、花草、空調(diào)漏水等，并及時匯報。當(dāng)發(fā)現(xiàn)來訪客人有情緒不安，或大吵大鬧的情況，前臺應(yīng)遵循以下方法。緩解客人情緒。引導(dǎo)客人前往會議室或休息室，提供茶水，把室的空調(diào)溫度調(diào)低，報紙雜志的提供視情況而定。了解情況。了解客人的來訪目的，安排相關(guān)業(yè)務(wù)部門處理。避免激怒客人。任何情況下，不得與客人有打鬧或爭吵等影響公司形象行為。如有特殊解決不了的情況，馬上與部門負(fù)責(zé)人匯報處理。第九條、前臺接待流程：看到看到客人，禮貌招呼開始問明來訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點引領(lǐng)客人到達等待地點奉茶或飲料，請客人稍等微笑離開結(jié)束第十條、來電接聽流程前臺文員前臺文員外部單位人員各部門員工開始開始撥通電話結(jié)束聽到電話鈴響拿起話筒接聽傾聽來電事由明確被訪人在否處理范圍內(nèi)范圍外轉(zhuǎn)接接電在單位不在告知情況留言記錄第十一條、支持性文件：?《前臺來訪接待登記表》......年月份前臺來訪接待登記表專業(yè)技術(shù)資料............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料第二節(jié)考勤管理辦法第一條、考勤時間規(guī)定：周一至周五上班時間為上午8：30-12：00，下午14：00-17：30，周六上班時間為8：30-12：00，延時工作可以按延時時間打卡，因季節(jié)變化需調(diào)整工作時間時由集團人力行政中心另行通知。除事先請假并獲批準(zhǔn)外，員工上午8：30分后打卡為遲到，下午5：30分前打卡為早退。缺勤：指員工缺少合格考勤紀(jì)錄。缺少合格考勤紀(jì)錄是指：缺少考勤紀(jì)錄；提供的《請假考勤審批表》不合要求；未提供《請假考勤審批表》。員工打卡超過規(guī)定的時間1個小時以上4個小時以的，計為缺勤半日；4個小時以上1個工作日以的，計為缺勤一日。員工當(dāng)日沒有考勤紀(jì)錄或只有一次紀(jì)錄的，計為缺勤一日。曠工：員工未請假、或請假未獲批準(zhǔn)。實際未出勤且不能做合理解釋的，為曠工。1個小時以上4個小時以的，計為曠工半日；4個小時以上的，計為曠工一日。員工當(dāng)日沒有考勤紀(jì)錄或只有一次紀(jì)錄的，計為曠工一日。第二條、打卡管理打卡管理必須遵從以下原則：對員工的考勤情況負(fù)責(zé)任，維護成本低廉，打卡便利，統(tǒng)計科學(xué)、易操作，數(shù)據(jù)便于存檔。目前地產(chǎn)線公司采用指紋打卡系統(tǒng)，工程項目現(xiàn)場采用紙卡打卡機。公司全體員工除總裁室及其他經(jīng)批準(zhǔn)的員工外，上、下班須打卡。員工因特殊工作情況需申請免打卡的，需以呈批件形式上交集團人力行政中心，由行政總裁審批。公司員工因休假、公務(wù)外勤（或下工地、現(xiàn)場）不能正常打卡、上下班忘記打卡者的，須在合理時間（5個日歷天）填寫《請假考勤審批表》到部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，經(jīng)理級別以上人員交由上一級領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并將批準(zhǔn)的《請假考勤審批表》交至行政部。否則，視為曠工處理。4、請假、外勤非全天的,上、下班均需打卡,以考勤卡記錄作為請假時間或出勤時間的依據(jù)。5、前臺文員將定期在公司網(wǎng)絡(luò)上公布各人打卡記錄，以求客觀公正。并在月初統(tǒng)計上月考勤記錄。不再作任何形式的提示或知會補單?！墩埣倏记趯徟怼芬粏沃荒芴顚懸粋€自然日的考勤事項，如果兩天都未能按時打卡須填寫兩單，依次類推，不得一單簽多日，否則視為無效單，但連續(xù)的請假或休假除外。當(dāng)月考勤如沒有出現(xiàn)事假、病假、遲到、早退、缺勤及帶薪假期等現(xiàn)象視為全勤補休圍指：周六下午、周日因工作需要已加班的可填寫《請假考勤審批表》申請補休，有效的補休申請時間為次月10日前，逾期視為無效。補填《請假考勤審批表》不應(yīng)超過5個日歷天。有以下情形之一的、為未提供《請假考勤審批表》，視為無效，作缺勤處理。：未提供《請假考勤審批表》；如逾期（本月前3個工作日）未能提供上月合格的《請假考勤審批表》及一次性在月底補單的；以虛假理由獲得批準(zhǔn)的；提供的《請假考勤審批表》不符合本章規(guī)定的其它必備要件的。如遇停電、或打卡機無法使用時，由前臺文員做好考勤記錄?！墩埣倏记趯徟硌a單登記表》和《員工考勤統(tǒng)計表》的填寫與管理每月末，前臺文員綜合考勤記錄及請假考勤審批表對員工每日的考勤情況正確填寫《請假考勤審批表補單登記表》，如實反映員工每月的考勤情況；根據(jù)考勤表對員工的出勤情況進行統(tǒng)計，認(rèn)真填寫《員工考勤統(tǒng)計表》，作為計算員工工資的依據(jù)?！墩埣倏记趯徟硌a單登記表》及《員工考勤統(tǒng)計表》報人力資源部審核后報財務(wù)部；財務(wù)部根據(jù)《員工考勤統(tǒng)計表》計算員工工資；每月的《請假考勤審批表補單登記表》、《員工考勤統(tǒng)計表》由行政部存檔。第三條、考勤違規(guī)處罰遲到處罰員工每月遲到15分鐘以不超過二次（含二次）的，不作處罰；員工每月第三次以后的15分鐘以的遲到及全部30分鐘以的遲到，每次扣罰20元；員工每月第三次以后的15分鐘以的遲到及全部30分鐘以的遲到，每次扣罰20元；員工遲到超過30分鐘，1個小時以的，按缺勤半天處罰。早退的處罰參照遲到的規(guī)定處理。缺勤與曠工的處罰缺勤處罰：每缺勤半天，處以日工資的1/2罰金；每缺勤一日，處以一日工資的罰金。曠工處罰：曠工在1天以的，扣除該員工2天日工資；曠工在2天以的，扣除該員工4天日工資；在一年曠工超過3天（含3天）的，除按前項規(guī)定類推處罰外，公司可作過失性辭退處理，且不負(fù)擔(dān)任何經(jīng)濟補償。代打卡處罰任何員工均不得要求他人代為打卡，或替他人打卡。每發(fā)現(xiàn)一次，對替人打卡者和要求他人代為打卡者，各罰款1000元，并通報批評。第四條、員工病假、事假、帶薪假期管理員工病假、事假、帶薪假期在2天以的，由部門負(fù)責(zé)人審批；2天以上的，由上一級領(lǐng)導(dǎo)審批。員工申請帶薪假期前，先行到人力資源部備案，再遞送上級審批。若取消假期，可到人力資源部銷案，否則，帶薪假期正常執(zhí)行。病假、事假申請原則上至少要提前一天申請，經(jīng)批準(zhǔn)后送行政部備案。如遇特殊情況，可在當(dāng)天上午上班前請假，事后補辦程序。員工因身體不適請病假，超過一天，須出具醫(yī)院病歷及醫(yī)生《病假單》。否則，按事假處理。特殊情況，經(jīng)人力資源部審核后，可作病假處理。病、事假薪酬病、事假經(jīng)批準(zhǔn)，可用當(dāng)年的年休假抵消；請病假每天扣日工資1/3，當(dāng)月病假累計超過3天的，從第4天起每日扣發(fā)日工資1/2；計算公式為：扣發(fā)工資=（月工資÷23÷7×當(dāng)月病假工時）×1/3；或：扣發(fā)工資=月工資÷23÷7×第4天起病假工時×1/2如當(dāng)月累計請病假超過30天的，按醫(yī)療期的有關(guān)規(guī)定發(fā)放工資，具體如下：年累計病假天數(shù)1-6個月的，每月支付月工資的30%。請事假每天扣日工資1/2，當(dāng)月事假累計超過2天的，從第3天起每日扣發(fā)日工資全額；計算公式為：扣發(fā)工資=（月工資÷23÷7×當(dāng)月事假工時）×1/2；或：扣發(fā)工資=月工資÷23÷7×第3天起事假工時連續(xù)請事假超過30天的，公司有權(quán)對員工作出協(xié)議解除勞動合同或停薪留職等處理。第五條、休假、出差及外勤知會制度休假與出差：適用公司有關(guān)管理規(guī)或規(guī)定的定義。外勤：是指除休假與出差以外，員工因公事在辦公時間無法到達寫字樓或在辦公時間因公事離開寫字樓的行為。審批：休假及出差的審批適用公司的相關(guān)管理規(guī)或規(guī)定。外勤以口頭方式知會直屬主管上級并取得同意。知會發(fā)布時間休假、出差得到批準(zhǔn)之后，休假、出差之前。外勤得到批準(zhǔn)之后，外勤時間之前。如在上述規(guī)定的時間因故無法自行發(fā)送電子的，應(yīng)通知同事或公司前臺代為發(fā)布知會。知會形式以電子的形式在公司部電子系統(tǒng)發(fā)布。知會格式：電子名稱：“知會：[]+[時間]+[地點]+[事由]”如有其它需細(xì)化的容，如工作安排，或代理行使職責(zé)的人員等，在電子的容中補充。知會發(fā)送圍休假及出差的知會應(yīng)發(fā)送業(yè)務(wù)相關(guān)人員。外勤的知會應(yīng)發(fā)送部門全體及公司前臺。第六條、考勤工作流程采集員工指紋進行考勤。如遇停電、或打卡系統(tǒng)故障無法使用時，由前臺文員做好考勤記錄。收集員工考勤記錄補單、外勤知會記錄。確認(rèn)員工的請假審批單后，及時錄入到《請假考勤審批表補單登記表》中，下班前統(tǒng)計員工當(dāng)天的考勤情況?？记谘a單的注意事項當(dāng)收到關(guān)于《請假考勤審批表》時，先將表中的事假類型登記到《請假考勤審批表補單登記表》上面，按照表中相對應(yīng)的符號作登記。收到的《請假考勤審批表》分別另存至電腦硬盤中，并按以下要求進行收集：部門、月份、日期。收到電子審批通過的《請假考勤審批表》后隨即打印出來，以備存檔。每周六發(fā)考勤打卡記錄一次。次月3日收集辦事處、分公司考勤情況，并進行匯總統(tǒng)計。注意員工是以小時，還是天數(shù)請假。免打卡、缺勤、遲到、帶薪假期（婚假、年假、喪假、產(chǎn)假、產(chǎn)檢、事假、病假）、實習(xí)生實習(xí)期間均沒有全勤獎。免打卡員工的病假、事假、帶薪假期也需補單。補休可以視為全勤，但前提是周六、日所加班的時間方可申請補休，其他時段加班不計入加班時間。有效的補休申請時間為次月10日前，逾期視為無效。休產(chǎn)假的同事，要在備注里注明全月休產(chǎn)假。實際出勤天數(shù)為0天。收到《請假考勤審批表》時一定要看清是否為領(lǐng)導(dǎo)審批通過的版本，例如：外勤單，一定要有日期、時間、地點、經(jīng)辦事項。帶薪假期一定要有人力資源部審核簽字。月底將考勤與人力資源部提供的工資進行人員核對。次月4日前將上月考勤情況統(tǒng)一匯總，交《員工考勤統(tǒng)計表》由人力資源部部門審核，審核完畢，交財務(wù)部作為工資考勤依據(jù)。員工考勤統(tǒng)計表制作的注意事項：根據(jù)人辦資源部所發(fā)出的員工變更在《員工考勤統(tǒng)計表》中進行增加或修改。新入職或離職人員的考勤單，在“備注”一欄里需注明入職或離職時間。實習(xí)生需在“備注”一欄里注明其實習(xí)生身份。在做《員工考勤統(tǒng)計表》時，要在”遲到早退”一欄寫上次數(shù)，要把遲到的類型分清楚，然后在備注里注明。例如：要注明遲到15分鐘以的次數(shù)。15分鐘以上半小時以的次數(shù)，以此類推。遲到2次不作扣罰。每個月的4日前要完成《員工考勤統(tǒng)計表》，待人力資源部審核簽名確認(rèn)后，最后交到財務(wù)部處?？记诠ぷ髁鞒陶埣偃饲芭_人員人力資源部門收悉后，應(yīng)及時作電子錄入收悉后，應(yīng)及時作電子錄入《請假考勤審批表補單登記表》進行統(tǒng)計每天收集統(tǒng)計，月底匯總《員工考勤統(tǒng)計表》（打印本）員工將審批同意的《請假考勤審批表》轉(zhuǎn)發(fā)給前臺郵件發(fā)送審核交財務(wù)部作為工資考勤依據(jù)支持性文件《請假考勤審批單》《請假考勤審批表補單登記表》《員工考勤統(tǒng)計表》請假考勤審批表記錄編號：姓姓名所在部門所在中心請假種類（打√）事假（）病假（）補休（）帶薪年休假（）婚假（）喪假（）其它考勤備注事項（打√）市公干（）其它（須注明）：（考勤）請假日期年月日上午時分至?xí)r分年月日下午時分至?xí)r分合計請假工作日緊急聯(lián)系/地址工作移交事項備注1、該表格請于請假當(dāng)天后5個日歷天交回前臺文員，逾期視作缺勤處理。2、婚假、產(chǎn)假、喪假、年假、補休須由人力行政中心人力資源部審批同意后方可生效。部門領(lǐng)導(dǎo)意見中心領(lǐng)導(dǎo)意見人力行政中心意見公司領(lǐng)導(dǎo)意見......《請假考勤審批表補單登記表》專業(yè)技術(shù)資料......《員工考勤統(tǒng)計表》利海集團有限公司總部員工（）月份考勤統(tǒng)計表本月滿勤天數(shù)為統(tǒng)計月份：年月部門序號實際出勤天數(shù)全勤獎事假（天/小時）病假（小時）遲到早退（次）缺勤（天/小時）其他假期（天/小時）補休（天/小時）備注1234567891011專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料第三節(jié)信件收發(fā)管理辦法第一條、工作時間，收到的報刊、、傳真要及時給予派發(fā)，且派發(fā)和簽收工作必須在當(dāng)日完成，由各業(yè)務(wù)部門文員負(fù)責(zé)簽收。領(lǐng)導(dǎo)層的函件，由秘書簽收。并由簽收人在進行向下分派。第二條、任何人不得藏匿、私拆、損壞，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)根據(jù)公司制度進行相應(yīng)處分。第三條、前臺必須及時補充傳真紙（盡量使用二次紙），并做好傳真機耗材的更換工作。第四條、、傳真收發(fā)要做好登記，妥善保管，以備存查。第五條、登記后要及時轉(zhuǎn)交有關(guān)人員，并由收件人簽字。第六條、掛號信的收件人已離職或沒有此人的，退回物業(yè)公司，并且不予接收專遞。第七條、收件人為公司名稱的，前臺文員可進行拆封，再進行分派。第八條、平信信件的收件人已離職或沒有此人的，通知收件人取回信件。沒法聯(lián)系收件人的，保管時間為期一個月，一個月后用碎紙方法處理。第九條、包裹的接收由收件人親自簽收，如收件人不在公司可由前臺人員致電收件人能否代收，同意后方能代簽收。第十條、前臺負(fù)責(zé)每年11月集團年度報刊雜志的訂閱統(tǒng)籌工作，對逾期申請訂閱的部門不予辦理，其自行負(fù)責(zé)。第十一條、每天早上9：00前安排清潔工對報刊、雜志加蓋“閱后請放回原處“章，更換報紙架上的報刊、雜志，并按訂閱清單派發(fā)至各中心部門，下午14：00后安排清潔工收拾集團辦公區(qū)域所有的報刊、雜志。第十二條、 信函、文件、包裹的寄送單由發(fā)件部門負(fù)責(zé)填寫，填寫后交前臺處登記備案，并交待相關(guān)的寄送事項。前臺崗位只負(fù)責(zé)單件包裹的寄送，如批量的業(yè)務(wù)性包裹由發(fā)件部門自行負(fù)責(zé)。......第十三條、 接收信函、文件、包裹管理流程：前臺文員前臺文員各部門文員其他外部單位開始開始根據(jù)相應(yīng)的物件進行簽收按《信件收發(fā)管理辦法》處理簽收有無登記明確是否有收信件派發(fā)結(jié)束發(fā)來信函、文件、傳真、包裹分信第十四條、寄送信函、快件管理流程：前臺文員前臺文員各職能部門外部單位 封存寄送信函、快件、封存寄送信函、快件、單件包裹開始填寫快遞公司專用寄送單及轉(zhuǎn)發(fā)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意《郵件快遞申請單》電子審批郵件給前臺文員郵箱收到合格的《郵件快遞申請單》電子審批文檔后聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位，并電子記錄《郵寄登記表》登記接到服務(wù)要求上門交接處理發(fā)送結(jié)束第十五條、支持性文件《快遞申請單》《郵寄登記表》?《報刊訂閱審批表》《信件及傳真交接登記表》《快遞申請單》申請中心申請中心申請人申請日期明細(xì)寄達單位名稱：寄送事由：收件人：資料名稱：數(shù)量：價格：是否到付：是□否□1、部門領(lǐng)導(dǎo)審批：2、中心領(lǐng)導(dǎo)審批：說明：1.本申請單由申請人填寫并須相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名審批。2.所產(chǎn)生的費用一律由該申請人所在中心/部門負(fù)責(zé)，前臺負(fù)責(zé)協(xié)助聯(lián)系快遞公司。3.本單交回行政部匯總。......《郵寄登記表》序號序號寄件日期寄件中心寄件人收件人收件地點寄件費用備注123456789101112此表由寄件人自行填寫專業(yè)技術(shù)資料............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料報刊訂閱審批表申請中心申請中心經(jīng)辦人序號報刊名稱周期申請事由費用1日刊□月刊□季刊□2日刊□月刊□季刊□3日刊□月刊□季刊□4日刊□月刊□季刊□5日刊□月刊□季刊□6日刊□月刊□季刊□7日刊□月刊□季刊□8日刊□月刊□季刊□9日刊□月刊□季刊□10費用合計部門經(jīng)理審核中心領(lǐng)導(dǎo)審核管線領(lǐng)導(dǎo)審核年月份雜志、信件、傳真交收登記表序號序號日期交收容數(shù)量接收部門簽收人1234567891011121314151617第四節(jié)清潔衛(wèi)生管理辦法第一條、總體要求：各辦公區(qū)域，均須保持整潔，不得堆放垃圾、紙屑、雜物等。各辦公區(qū)域，嚴(yán)禁隨地吐痰、吸煙。飲用水必須清潔。洗手間必須時刻保持清潔暢通。窗戶及照明器具的透光部分，均須保持清潔。垃圾、廢棄物、污物的清除，應(yīng)符合衛(wèi)生要求，放置于指定的圍。第二條、職能分工清潔衛(wèi)生管理由總務(wù)專員、前臺文員組成的衛(wèi)生小組負(fù)責(zé)?？倓?wù)專員為衛(wèi)生管理的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)制定衛(wèi)生管理辦法及衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，選用合適的清潔公司合作，巡查和監(jiān)督衛(wèi)生情況，并對清潔公司保潔員進行考核。前臺文員協(xié)助總務(wù)專員衛(wèi)生管理工作，巡查和監(jiān)督保潔員的清潔情況。第三條、保潔員工作要求：每日早上9點30分前完成以下工作跟進前一晚加班人員辦公位、茶水間等的清潔。開啟照明燈、空調(diào)、空氣清新機。清潔并擺好前臺、會議室臺椅。清潔會議室電子白板、清洗各職員杯碟及清理所有紙簍垃圾。清洗經(jīng)理室茶具、煙灰缸、更換熱水瓶熱水，擦凈電器及家具。清潔茶水間臺面、微波爐、消毒柜表面及地面。清理茶水間水桶垃圾、并更換蒸餾水。擦凈前臺落地玻璃、墻身、沙發(fā)、茶幾及地面等所有裝飾物和設(shè)施。全面清潔洗手間，并及時補充衛(wèi)生用紙。每日9點30分后的工作隨時巡查辦公室清潔，發(fā)現(xiàn)污漬的地方立即清潔。協(xié)助前臺文員分派報刊，并及時更換大堂報刊。及時更換飲水機蒸餾水并清理完的紙杯和垃圾。協(xié)助接待客人（倒茶）等。會議后立即清理會議室紙杯，清潔桌面并擺整齊臺椅。及時清潔會議臺、職員辦公桌面頑固污漬。中午12點后幫忙分派午飯。午休14：00點后把辦公區(qū)域所有的報紙全部收拾到儲物房。巡回清潔影印機，整理環(huán)保紙箱及碎紙機的廢紙。巡回全面清潔洗手間，并及時補充衛(wèi)生用紙。協(xié)助同事購買東西及所需物品。整理并賣舊報紙、紙箱，賣完后費用及時交總務(wù)專員。及時將收集的垃圾清運倒大廈指定點。隨時配合和服從行政主管安排的其他有關(guān)力所能及的工作。17：30分下班后全程地毯吸塵。所有會議室、會客大堂空調(diào)關(guān)閉。下班的時候檢查飲水機水桶的水源是否充足，應(yīng)及時補上。第四條、規(guī)章制度清潔人員必須穿著整齊工衣，佩戴工牌進行操作。清潔人員嚴(yán)格遵守我司的規(guī)章制度。清潔人員必須廉潔自愛，勤懇和認(rèn)真工作。清潔人員必須密切配合我司進行清潔工作。清潔人員每天的清潔服務(wù)時間為：7：30–18：00，午休時間為12：15–13：15。每工作四小時休息10分鐘。及時清理儲物房衛(wèi)生，保持清潔干凈，嚴(yán)禁吸煙，時刻注意消防隱患。清潔物資嚴(yán)禁隨意擺放，必須收拾于設(shè)備間。第五條、定期清潔每周清理一次儲物房及所有窗臺。每周兩次抹靜綠色植物和花盤。每周一次清潔。每月兩次清潔辦公室鋁合金玻璃側(cè)。每月一次寫字樓全場空氣消毒、殺菌。地毯每四周或六周（根據(jù)實際的辦公環(huán)境情況而定）大洗一次、每周干洗一次，大洗干洗前必須全面吸塵一次；第六條、衛(wèi)生間每天清潔時間表第一次：08：30前?第二次：10：00前?第三次：12：00前?第四次：14：00前第五次：16：00前第六次：17：30前第七條、衛(wèi)生管理工作流程：保潔人員保潔人員總務(wù)專員行政部經(jīng)理開始開始結(jié)束制定清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)定期檢查衛(wèi)生狀況填寫《環(huán)境衛(wèi)生檢查表》衛(wèi)生狀況評價資料存檔審批形成清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)給予處罰肯定否定第八條、支持性文件《清潔衛(wèi)生檢查表》專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料........第五節(jié)工牌名片管理辦法第一條、工牌、工作證管理1、工牌樣式：如圖，2、工牌材質(zhì)：透明卡套，普通印刷卡紙，墨綠色（集團標(biāo)準(zhǔn)色）。3、新員工入職，由人力資源部提供相片為其辦理工牌，并認(rèn)真核實員工信息，嚴(yán)禁為非我司人員制作工牌，違者開除處置。4、員工人事任免變更后，前臺文員應(yīng)為其更換新工牌，并收回原有工牌。5、員工離職后，工牌應(yīng)交人事專員，人事專員轉(zhuǎn)交前臺文員銷毀。6、按照集團文明辦公規(guī)定，工作時間不佩戴工牌，每次發(fā)現(xiàn)處罰20元，由行政部監(jiān)管執(zhí)行。前臺文員應(yīng)時刻提醒員工在公司圍必須時刻掛帶工牌。7、集團總部工號編制：編號由2個代碼組成：LH00001，LH代表利海集團，00001代表流水號。8、工號編制原則：?流水號依據(jù)員工入職集團的時間排序；?工號采用終身制方式，員工離職后，工號保留，返聘時使用原號。9、各地區(qū)公司、子公司為新員工編制工號前，可通過電子先向集團前臺文員申請取號。申請資料包括：新員工、部門、職位、通訊方式、身份證。身份證是用于區(qū)別是否有........返聘員工入職，若有，前臺文員應(yīng)選用該員工之前的工號。10、工作證：員工出入政府機構(gòu)的單位證件。樣式：如圖。11、工作證材質(zhì)：印刷硬膠。12、工作證辦理流程：員工攜帶個人小一寸照片到前臺文員處登記，前臺文員再上交行政部審批辦理。第二條、名片管理1、名片樣式：如圖........員工名片樣式副總裁級別以上名片樣式2、新員工名片制作視職級、業(yè)務(wù)需求、試用期情況而定。?經(jīng)理級以上、往來業(yè)務(wù)量大的員工，入職當(dāng)天或一周后提供名片。?其他情況，由員工自行申請后再給予辦理。3、員工試用期期間，名片印制只能申請一盒，中心經(jīng)理級別以上除外。4、員工申請名片，到前臺登記資料，前臺文員應(yīng)認(rèn)真審核資料是否無誤，容包括：中心、部門、、移動、固話直線、分機號、傳真號、通訊地址等。核對完畢后，翻譯準(zhǔn)確的英文串字（由專業(yè)翻譯公司提供固定的模板），才能發(fā)送供應(yīng)商印刷，并告知員工名片預(yù)計達到時間。............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料人事任免變更后，前臺文員應(yīng)即時更新名片資料，信息更新與通訊錄同步。領(lǐng)導(dǎo)印刷名片可安排秘書或助理代為到前臺登記，交收也可代為領(lǐng)取。供應(yīng)商送名片交收時，應(yīng)仔細(xì)核對容是否無誤，要注意英文串字不能錯。交收名片要求申請人簽字確實，同時也要求核對清楚。名片印刷流程：供應(yīng)商供應(yīng)商前臺文員申請人開始開始結(jié)束核對資料印刷登記資料核對資料發(fā)送資料準(zhǔn)確有誤核對名片交收有誤簽收準(zhǔn)確第三條、支持性文件《名片翻譯》名片翻譯內(nèi)容對照表.xls名片翻譯內(nèi)容對照表.xls《名片交收表》......年月名片交收登記表此表由20樓前臺人員根據(jù)名片容進行填寫,由接收人簽收。 專業(yè)技術(shù)資料............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料第六節(jié)集團通訊錄管理辦法第一條、通訊錄容公司通訊地址、、傳真、郵編。員工、聯(lián)系方式、部門、職級。第二條、通訊錄的更新公司聯(lián)系方式變更。銷售、客服熱線變更。公司的部門架構(gòu)變更。人事任免、變動。員工變更通訊方式。IT維護崗變更信息點（直線或分機號）。第三條、通迅錄的注意事項副總裁級以上領(lǐng)導(dǎo)不留移動在通訊錄里面。通訊錄的職員排序按照職位等級從上至下排列。每月與IT維護崗核對公司的通訊清單，與人力資源部核對職位變動、員工變動清單，最后交行政部審核。地區(qū)公司、子公司員工通訊錄于每月的13日、28日前更新至集團總部。每月集團前臺文員定期發(fā)送最新通訊錄兩次（每月15日、30日），集團部門、人力架構(gòu)發(fā)生重大變更后，亦需及時發(fā)送。第四條、短號集群網(wǎng)管理短號集群網(wǎng)辦理目的：節(jié)約集團通訊成本，降低員工日常的通訊費用。業(yè)務(wù)辦理的條件：中國移動公司的產(chǎn)品業(yè)務(wù)辦理對象圍：集團公司員工，每位員工可附帶兩位親朋家屬。短號集群網(wǎng)收費：可選擇5元市包月，或10元省包月，群互相撥打免費。費用員工自理。短號編號原則：66字頭－集團總公司，68字頭－下屬子公司，67字頭－員工家屬集團總部編號原則上按員工桌面分機號編號：例如：XXX分機175，則短號為66175，如沒有分機號，則按照順序號排列。下屬子公司按順序號編號。員工家屬按順序號編號，不公開發(fā)布。吉祥號、特殊號（如：66666）保留供領(lǐng)導(dǎo)層使用。每月的匯總的先交由部門負(fù)責(zé)人審核后同意方能發(fā)送中國移動公司。第五條、注意事項每月的15號前匯總清單后發(fā)送中國移動公司。短號生效時間：新加入的短號在下月1號00.00時分生效，在下月1號前撥打的通話費未計入短號包月費用。短號的注銷，即日生效。離職員工當(dāng)月取消其短號，包括家屬。新入職員工盡量勸服加入集團短號集群網(wǎng)。每月與中國移動公司核對最新后，更新集團通訊錄及短號集群網(wǎng)的總清單，并時刻及時更新短號和資料。前臺文員每月18日前上傳集群網(wǎng)的總清單及當(dāng)月開通至集團行政部的文件共享空間（FTTP）上。第六條、中國移動公司信息業(yè)務(wù)辦理傳真：中國移動客戶經(jīng)理聯(lián)系：第七條、短號集群網(wǎng)業(yè)務(wù)辦理流程：申請申請集團前臺文員員工了解短號相關(guān)信息、資費后，提供準(zhǔn)確的移動電話號碼核對員工資料郵件發(fā)送匯總業(yè)務(wù)清單業(yè)務(wù)辦理發(fā)送核對業(yè)務(wù)清單完成短號辦理編號通知申請人結(jié)束中國移動公司行政部負(fù)責(zé)人審核上傳至文件（共享空間FTTP）上第八條、任何人不得對外發(fā)送通訊錄，違者行政通報處分。第九條、集團通訊錄管理流程：各職能部門各職能部門集團30樓前臺文員IT信息崗?fù)ㄓ嶄涀兏?、注銷集團部門、人力架構(gòu)變更人力資源部發(fā)送的人事變動信息點發(fā)生變更通訊錄定期發(fā)送全集團地區(qū)公司、子公司《通訊錄》變更員工聯(lián)系方式變更行政部辦公事務(wù)組組長審核人力資源部人事專員審核，同意后由前臺文員發(fā)送第七節(jié)議室管理辦法第一條、會議室使用會議室僅限于本公司會議、培訓(xùn)、來賓接待等工作需要，嚴(yán)禁員工非公務(wù)私用和出租。會議室由前臺文員負(fù)責(zé)管理，統(tǒng)一安排使用。各中心部門使用會議室，需提前一個日歷天向前臺文員咨詢及由前臺文員統(tǒng)一安排使用。各中心部門在會議過程中，要注意保持衛(wèi)生，愛護室設(shè)備，嚴(yán)禁涂鴉和吸煙。為提倡環(huán)保意識，善用資源。會議室不提供一次性紙懷，會議期間請自備水懷。會議室的使用本著誰使用、誰負(fù)責(zé)的原則。使用完畢后通知前臺,前臺要對會議室的物品進行檢查是否完備，并確保用品及桌凳整齊、整潔。前臺人員應(yīng)每隔半小時進行茶水添加，進門前輕力敲三下，盡量避免產(chǎn)生過大的動作或噪音滋擾會議人員。茶水添加可參照本章的第一節(jié)第五條奉茶禮儀。會議室所使用的設(shè)備、工具、辦公用品未征得行政部同意，任何人不得拿出會議室作為他用。第二條、會議室日常維護注意環(huán)境衛(wèi)生，會議室使用完畢后，檢查全部用電設(shè)施、窗戶是否完全關(guān)閉，抹去黑板字跡，切實做好防火、防盜及其他安全工作。同時安排清潔工對會議室及其使用物品進行清潔，保持室干凈、潔凈。注意室裝修維護，包括：天花、墻體、地毯、窗簾、裝修物、辦公照明、家具、消防設(shè)備等。發(fā)現(xiàn)問題及時通知總務(wù)專員處理。會議室機柜鑰匙由前臺文員和IT維護崗負(fù)責(zé)保管。前臺文員要熟悉視頻、會議系統(tǒng)的操作指引，會議開始前，請務(wù)必檢查設(shè)備是否完好，并做好一切準(zhǔn)備。會議系統(tǒng)使用完畢后，要收好設(shè)備和上鎖，確保設(shè)備完好。會議室的綠化植物也要經(jīng)常護理，要選用素色的品種配搭，避免過于鮮艷。會議室音響由專人管理,不可隨意操作相關(guān)設(shè)備（包括投影議），如會議使用人對音響有特殊要求，請向IT維護崗提出，由IT維護崗負(fù)責(zé)操作。需要連接自帶設(shè)備，請在會議室預(yù)定時向IT維護崗提出相關(guān)要求，未經(jīng)IT維護崗許可，任何人都不得對會議室總電源開關(guān)進行打開或關(guān)斷等操作，以免對音響設(shè)備造成損壞，影響正常使用。(除突發(fā)事件以外)第三條、后勤工作事項室溫度維持26攝氏度，夏季應(yīng)提前10分鐘打開空調(diào)。會議室使用前，提前30分鐘檢查場衛(wèi)生狀況，及時清理，讓使用人在舒適干凈的環(huán)境進行會議。視頻會議使用前，提前30分鐘進行視頻系統(tǒng)調(diào)試、麥克風(fēng)調(diào)試、投影儀清晰度調(diào)試、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定測試。會議使用前，提前5分鐘進行系統(tǒng)接入工作。簽約會議或重大會議常備的后勤物資：座位卡、橫額、文具、臺花、指示牌、簽約本、簽字筆、A4信紙、鉛筆、攝錄機、數(shù)碼相機、錄音筆、茶點等。該項工作由會議使用人負(fù)責(zé)。第四條、支持性文件?《會議室使用登記表》......《會議室使用登記表》年月會議室使用登記序號序號使用日期會議時間使用部門會議容會議地點會議室自檢情況簽名確認(rèn)使用人會議室管理人專業(yè)技術(shù)資料............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料第八節(jié)差旅票務(wù)住宿管理辦法第一條、前臺職責(zé)負(fù)責(zé)訂購公務(wù)出差員工的票務(wù)辦理。負(fù)責(zé)公務(wù)接待的房間預(yù)定。省大巴車票、船票由員工自行負(fù)責(zé)。第二條、票務(wù)申辦流程員工出差前，先填寫《出差審批表》，填寫的時候可向前臺了解交通工具的班次信息、住宿標(biāo)準(zhǔn)（以集團行政部統(tǒng)一下發(fā)的酒店明細(xì)為準(zhǔn)則），審批同意后到前臺辦理票務(wù)。前臺文員收到《出差審批表》后，認(rèn)真審核容，并為員工進行票務(wù)辦理。部操作流程:4、4、機票訂購流程：差旅申請本地公司前臺文員工經(jīng)辦票務(wù)工作傳真審批表給異地公司經(jīng)辦人提交《出差審批表》異地公司前臺經(jīng)辦住宿票務(wù)票務(wù)中心酒店票務(wù)中心信息反饋信息反饋差旅申請前臺文員員工填寫《出差審批表》審批審核業(yè)務(wù)辦理結(jié)算核對業(yè)務(wù)清單結(jié)算票務(wù)中心下單短信確認(rèn)整理數(shù)據(jù)報表核對航班號航班查詢查詢航班信息信息反饋班次查詢查詢航班信息信息反饋5、火車票的訂購流程：前臺文員前臺文員員工票務(wù)中心差差旅申請?zhí)顚憽冻霾顚徟暾垺穼徟鷮徍舜k購票下單班次查詢查詢班次信息信息反饋班次查詢查詢班次信息信息反饋交納現(xiàn)金送票服務(wù)交收第三條、注意事項：前臺文員反饋員工咨詢信息的標(biāo)準(zhǔn)格式，以電子通知即可。交通工具：交通工具：（填寫火車或飛機）序號班次出發(fā)時間到達時間艙位費用123酒店信息：（填寫住宿信息）序號酒店名稱入住時間離開時間上網(wǎng)情況費用公司只負(fù)責(zé)公務(wù)出差圍的票務(wù)工作，不負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)往來單位、職工家屬、員工私訂。如需辦理，需有呈批件審批同意后方能辦理。負(fù)責(zé)票務(wù)工作的前臺人員，聯(lián)系開通時間為：8：00-22：30，節(jié)假日正常開通。前臺人員必須準(zhǔn)確、清晰向票務(wù)中心下單，包括：、身份證明文件，目的地、時間、班次等，以免造成不必要的經(jīng)濟損失。訂返程票的時候，再與員工核對離開時間。提醒訂購火車票的同事，必須攜帶足夠返程票現(xiàn)金。在訂票過程中，在滿足公務(wù)出差同事的條件下，應(yīng)盡量控制購票成本，降低日常差旅費用。訂購火車票前，必須要求申請人提前交納現(xiàn)金支付，否則，不予辦理?，F(xiàn)金包括票價和送票手續(xù)費。同時提醒必須攜帶足夠的返程票現(xiàn)金，交移動公司前臺辦理返程票務(wù)?？偛檬胰藛T出差預(yù)訂票務(wù)同時，聯(lián)絡(luò)集團車隊安排接送和子公司人力行政部門人員安排接待，最后發(fā)送及短信給出差人員，容包括：交通工具＋班次信息＋出發(fā)地及目的地接送人員的聯(lián)系。務(wù)月結(jié)時，需仔細(xì)核對清單，并分?jǐn)偢髦行馁M用。做到“帳”（飛機票帳單）“單”（《出差審批表》）相符。報賬的同時，《出差審批表》一式兩份，一份交財務(wù)作為報賬依據(jù)，一份留檔備查。第四條、票務(wù)辦理應(yīng)按照集團頒發(fā)的《員工差旅費報銷管理規(guī)》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，請見下表：標(biāo)準(zhǔn)級別項目飛機火車汽車輪船總裁級別普通艙軟臥計程車頭等艙總經(jīng)理級別普通艙硬臥計程車二等艙經(jīng)理級別普通艙硬臥視情況三等艙主管及以下員工普通艙硬臥視情況三等艙備注：由董事長特批人員，乘飛機可坐頭等艙。第五條、公務(wù)接待房間預(yù)定流程異地公司傳真員工的《出差審批表》到我司后，前臺文員根據(jù)《員工差旅費報銷管理規(guī)》標(biāo)準(zhǔn)為員工預(yù)定房間。見下表：酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)（按房間計）金額城市級別總裁級別總經(jīng)理級別經(jīng)理級別主管及以下員工一類城市（北京、上海、、）三星級酒店標(biāo)準(zhǔn)房二星級酒店和便捷連鎖酒店標(biāo)準(zhǔn)房二類城市（其他）三星級酒店標(biāo)準(zhǔn)房二星級酒店和便捷連鎖酒店標(biāo)準(zhǔn)房貴賓來訪，異地公司傳真《工作聯(lián)系單》到我司前臺，并在表單中列明賓客、聯(lián)系、身份證號、到達時間、住宿天數(shù)、住宿標(biāo)準(zhǔn)、來訪原因等信息。前臺文員審核表單容后預(yù)定房間。公務(wù)出差的員工超過五天的，應(yīng)安排入住公司宿舍。酒店住宿月結(jié)時，需仔細(xì)核對清單，并分?jǐn)偢鳟惖毓举M用。做到“帳”（住宿帳單）“單”（《出差審批表》和《工作聯(lián)系單》）相符。報賬的同時，《出差審批表》和《工作聯(lián)系單》各一式兩份，一份交財務(wù)作為報賬依據(jù)，一份留檔備查。第六條、支持性文件集團總部《出差審批表》地區(qū)公司《出差審批表》《出差人員住宿標(biāo)準(zhǔn)指引》出差人員住宿標(biāo)準(zhǔn)指引（081014更新）.x《差旅費報銷規(guī)》 LH-HR-024差旅費報 銷規(guī)范（A2版）利海集團總部員工《出差審批表》年月日填利海集團各板塊公司《出差審批表》年月日填申請部門申請部門申請人職務(wù)出差目的地出差時間年月日—年月日共天出差目的交通工具飛機□火車□旅游大巴□客輪□其他□行程行程：班次時間：年月日班號：費用：元行程：班次時間：年月日班號：費用：元費用小計：元住宿合計晚費用小計：元其他費用每天標(biāo)準(zhǔn)50元費用小計：元差旅費用合計行程＋住宿＋其他費用費用合計：元費用承擔(dān)方申請部門□目的地板塊公司□集團中心□審批目的地公司/集團中心負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人中心負(fù)責(zé)人/板塊子公司負(fù)責(zé)人板塊公司負(fù)責(zé)人集團董事長備注1、中心負(fù)責(zé)人以下級別員工出差由中心負(fù)責(zé)人/板塊子公司負(fù)責(zé)人審批，中心負(fù)責(zé)人以上級別員工出差由板塊公司第一負(fù)責(zé)人審批，板塊公司第一負(fù)責(zé)人出差由集團CEO審核、集團董事長審批。2、其他費用包括市交通、膳食費等，標(biāo)準(zhǔn)額以實報實銷，超過部分，自行支付。港澳市交通費用實報實銷。3、市到火車站或機場的往返交通費用實報實銷。第九節(jié)其他協(xié)辦事項第一條、負(fù)責(zé)訂購領(lǐng)導(dǎo)工作用餐前臺文員只負(fù)責(zé)享有公司工作餐待遇員工的用餐訂購，其他員工自行負(fù)責(zé)。訂餐時間為上午11點前，下午18點前（領(lǐng)導(dǎo)加班情況下）。若在訂餐時間未收到領(lǐng)導(dǎo)的用餐指示，應(yīng)及時主動聯(lián)系訂餐與否。訂餐工作要確保正常的用餐時間，餐具潔凈環(huán)保，食物衛(wèi)生健康。第二條、負(fù)責(zé)公司飲用水訂購飲用水應(yīng)選擇資質(zhì)、信譽度高的公司，例如：怡寶、大峽谷、景田等。長期飲用純凈水、或礦泉水對身體會有一定的危害，可每隔1-2個月更換一次。要控制好公司的飲用水量，不能有缺“水”的情況發(fā)生，特別要注意考慮周六日加班供“水”的備量注意飲水機的維護，每月至少清洗機器一次。水桶沒水的情況下，必須關(guān)閉飲水機電源，防止銷毀機器電板以及用電隱患。第三條、文書處理工作協(xié)助上級完成文件的錄入、校對、打印工作。協(xié)助上級完成文件的復(fù)印、傳遞及傳真收發(fā)。第四條、“新員工”入職工作職能分工總務(wù)專員為“新員工”入職的后勤工作總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)辦公位置安排。前臺文員負(fù)責(zé)新員工的工牌制作，名片定制，通訊錄更新，考勤指紋記錄，短號集群網(wǎng)辦理。IT維護崗負(fù)責(zé)辦公電腦交接、軟件安裝、及網(wǎng)絡(luò)調(diào)試、開戶。人事專員負(fù)責(zé)員工入職手續(xù)辦理。工作流程人事專員提前一周以電子形式發(fā)送新員工資料（包括：/部門/職位/聯(lián)系）到集團行政部和IT上。接收后，按職能分工開展工作。辦公位置安排、辦公電腦準(zhǔn)備、軟件安裝、及網(wǎng)絡(luò)調(diào)試工作必須提前一天完成。工牌制作、通訊錄更新、考勤指紋記錄、辦公電腦交接、開戶工作入職后上半天完成。人事專員為新員工辦理入職手續(xù)后，帶領(lǐng)新員工前往用人部門，并告知請到前臺文員辦理工牌及指紋考勤制作，同時告知初始密碼及領(lǐng)取入職文具事宜。短號集群網(wǎng)辦理、名片定制根據(jù)本章第六節(jié)第四條、第八節(jié)第二條辦法執(zhí)行。前臺文員知會新員工入職后可到行政部倉管員領(lǐng)取辦公文具一份，新員工文具：簽字筆（中性筆）1支、簽字筆蕊1支、鉛筆1支、B5筆記本1本、告示帖1本?？偨?jīng)理級別以上員工按實際所需配置，由歸管部門的文員或秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)取。2.7、以上工作由總務(wù)專員監(jiān)管完成，確保新員工入職后能順利開展工作。新員工入職工作圖例““新員工”入職工作入職前新員工人事專員總務(wù)專員IT信息維護崗前臺文員倉務(wù)管理員入職后提前一周郵件知會辦公位置安排電腦、軟件、電話、網(wǎng)絡(luò)安裝調(diào)試，入職辦理人事入職手續(xù)工牌、考勤指紋制作、通訊錄更新領(lǐng)取入職文具短號集群網(wǎng)辦理、名片定制申請電腦交接，郵箱開戶。第五條、故障申報流程IT設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障若員工發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)斷網(wǎng)超過10分鐘或其它IT設(shè)備出現(xiàn)異常情況，可向前臺處申報故障。前臺文員接收故障報告后，及時通知IT維護崗人員進行處理。影印機維護、工程故障報修影印機設(shè)備的日常維護，及時通知供應(yīng)商維修處理。租賃影印機的碳粉添加、零配件更換均是免費。辦公照明、辦公家具、水電設(shè)備等工程類報修，可通知物業(yè)公司檢查后修理。并通知報修人，物業(yè)公司檢修后需簽字確實。鎖務(wù)故障申請人因工作原因需要修理鎖具時，填寫《鎖務(wù)申請單》，價格可向前臺文員咨詢。一般情況下不予配鎖，特別是員工的私人鑰匙。前臺接到《鎖務(wù)申請單》交行政部總務(wù)專員處理，行政部保存申請單并聯(lián)系當(dāng)?shù)毓簿种付ㄦi務(wù)公司上門維修。鎖務(wù)公司上門維修完畢后，通知總務(wù)專員跟蹤驗收，并與申請人共同簽名確認(rèn)。費用承擔(dān)維修產(chǎn)生的費用由行政部總務(wù)專員簽字確認(rèn)，但報修人仍要簽字確實。不產(chǎn)生費用的維修單由前臺文員簽字即可。故障申報工作流程：前臺文員前臺文員各職能部門IT維護崗物業(yè)公司影印機租賃公司申報故障申報故障根據(jù)申報情況報修檢查故障IT設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)檢查故障檢查故障故障排除辦公照明、水電、家具影印機簽單確認(rèn)是知會行政部總務(wù)專員跟進否支持性文件《故障登記表》《修鎖申請單》年月份維修（辦公設(shè)備、工程水電、斷網(wǎng)）申告登記表序號序號申告中心申告人申告時間申告事由維修恢復(fù)時間維修人員簽字申告人確認(rèn)12345678910《鎖務(wù)申請單》申請中心申請中心申請人申請日期申請事由事由：位置：數(shù)量：單位：金額（元）：1、部門領(lǐng)導(dǎo)審批：2、中心領(lǐng)導(dǎo)審批：3、行政部審批：4、申請人確認(rèn)欄：說明：4.本申請單由申請人填寫并須相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名審核。5.所產(chǎn)生的費用一律由該申請人所在中心負(fù)責(zé)，人力行政中心行政部只是協(xié)助聯(lián)系公安局指定鎖務(wù)協(xié)會維修。6.當(dāng)相關(guān)鎖務(wù)工作完成后，須由申請人在“確認(rèn)欄”里簽字認(rèn)可后交回行政部匯總。第六條、《放行條》辦理管理辦法《放行條》是用于物品離開辦公大廈時，呈交物業(yè)公司的證明文件。放行條規(guī)定應(yīng)按照大廈物業(yè)公司規(guī)定辦理。以下是華海大廈的物業(yè)公司關(guān)于放行條規(guī)定。誰放行，誰負(fù)責(zé)原則，《放行條》由各中心經(jīng)辦人自行根據(jù)實際情況填寫打印，填寫《公章使用審批表》并由該中心領(lǐng)導(dǎo)及人力行政中心領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可，到前臺處登記，交表格蓋人力行政中心章后，物品方能放行。前臺文員與物業(yè)公司禮賓人員應(yīng)認(rèn)真審核《放行條》，核實容與放行物品是否一致?！斗判袟l》應(yīng)提前一天辦理。前臺文員每月負(fù)責(zé)與物業(yè)公司的放行記錄核對，如發(fā)現(xiàn)不相符情況，要查明原因?！斗判袟l》辦理流程：前臺文員前臺文員各業(yè)務(wù)部門物業(yè)公司填寫物品明細(xì)填寫物品明細(xì)后打印《放行條》填寫《公章使用審批表》并由該中心領(lǐng)導(dǎo)及人力行政中心領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可開始核實《放行條》內(nèi)容與物品是否一致登記蓋人力行政中心章《放行條》交經(jīng)辦人否定肯定物品離開大廈大廈禮賓人員核對放行條交物管物品放行結(jié)束肯定否定支持性文件?《放行條》《放行條》利華酒店物業(yè)管理有限公司：現(xiàn)我司有如下物品需搬出華海大廈，請準(zhǔn)予放行。項目項目物品名稱規(guī)格數(shù)量單位理由12345此致敬禮經(jīng)辦人：利海集團有限公司人力行政中心年月日第七條、招聘管理協(xié)作工作人力資源部提前一天制作應(yīng)聘者清單，交前臺文員。前臺文員根據(jù)當(dāng)天應(yīng)聘者清單，核對應(yīng)聘者身份后，提供《求職登記表》和《專業(yè)試題》填寫。應(yīng)聘者填寫完畢后，通知人力資源部面試官。并根據(jù)實際情況，安排應(yīng)聘者在接待區(qū)稍候或引導(dǎo)進入會議室等待面試。如有求職者上門造訪，應(yīng)向求職者言明請按照我司在招聘廣告上的規(guī)定投遞簡歷，我司審核簡歷通過后，通知求職者本人進行面試，拒絕接收任何資料。若求職者按照公司招聘廣告上刊登的職位遞送簡歷資料，前臺可代為接收并轉(zhuǎn)交人力資源部負(fù)責(zé)招聘的同事。第二章行政事務(wù)管理利海集團行政專員崗位說明書第一部分基本資料職位名稱職位名稱行政專員所在部門行政部直接上級行政主管下級職位無可晉升的職位行政主管可輪換的職位總務(wù)專員、前臺文員崗位定員1填寫日期2008-7-28第二部分工作描述第三部分任職資格要求3.13.1知識要求：教育基本勝任本崗位所需的最低學(xué)歷：本科基本勝任本崗位的專業(yè)：1、企業(yè)管理；2、行政管理；3、工商管理專業(yè)技（1）勝任本職崗位所需要的專業(yè)知識：1、熟悉檔案法；2、工商證照辦理流程第一節(jié)文檔管理辦法第一部分公文管理辦法第一條、為了規(guī)集團發(fā)文編號工作，確保公司重要文件具有唯一編號，便于文件的識別、追溯和控制，保證公司文件體系有效運轉(zhuǎn)。特制定本辦法。第二條、公文的種類分為對外發(fā)文及對發(fā)文。對外發(fā)文：以公司名義與政府部門、相關(guān)業(yè)務(wù)單位及其他單位之間往來的文件。對發(fā)文：以各中心名義發(fā)出的函、規(guī)章制度、通知通報、人事任免、會議紀(jì)要、計劃總結(jié)、請示報告等文件。對發(fā)文種類的定義：任命任免適用于員工的職務(wù)任免、任命、聘用等，簡稱“任”。所有任命任免均由人力行政部門名義發(fā)出，經(jīng)理助理級別以上職員由集團人力行政中心發(fā)出。通告適用于一定圍公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。簡稱“告”。通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達要求下級辦理和有關(guān)單位需要或者共同執(zhí)行的事項、。簡稱“通”。所有通知均由人力行政部門名義發(fā)出。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。簡稱“報”。請示用于向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辦理有關(guān)事項的請求批準(zhǔn)。簡稱“請”。批復(fù)適用于答復(fù)請示事項。簡稱“批”。函適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)，詢問和答復(fù)問題等。簡稱“函”。3.9、會議紀(jì)要適用于記載和傳達會議精神和決定事項。簡稱“紀(jì)”。第三條、公文格式公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程序、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報單位、抄送單位等部分組成。發(fā)文字號按公文編號規(guī)則規(guī)定執(zhí)行，公司文號由人力行政部檔案室統(tǒng)一編排。公文秘密等級分為“絕密”、“機密”、“保密”，其中：“絕密”、“機密”、公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號。密密級文件絕密公司經(jīng)營戰(zhàn)略性會議紀(jì)要、財務(wù)收支情況、重大工程責(zé)任事故分析報告、驗資報告、審計報告機密公司大型會議紀(jì)要、土地合同、項目合作合同、人事決策中的秘密事項、公司上市資料、薪金福利制度保密公司各類證件資料、一般文書檔案或合同緊急文件應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。公文標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要容，標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，不用標(biāo)點符號。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。公文必須加蓋印章，印章加蓋應(yīng)騎年壓月。根據(jù)發(fā)文編號區(qū)分公司發(fā)文和中心發(fā)文，應(yīng)加蓋相應(yīng)印章，不得混用。公文的成文時間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。文字從左至右橫寫、橫排、統(tǒng)一使用簡體字，文件標(biāo)題為小二號黑體字加粗，文件編號為宋體四號，稱謂為小三宋體字加粗，文件容為小三宋體字，落款為宋體四號字，主題詞為宋體四號字。公文統(tǒng)一使用紅頭打印紙。公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297MM、寬210MM），左側(cè)裝訂。公文本：通報通報模版.doc通知模版.doc第四條、公文編號規(guī)則集團公司總部對外發(fā)文的編號統(tǒng)一使用：利函字[年度]序號。地區(qū)公司可根據(jù)集團公司總部公文編號規(guī)則，在文號最前方加上所在省份的簡稱。公司—穗利函字[年度]序號?公司—豫利函字[年度]序號天津公司—津利函字[年度]序號公司—湘利函字[年度]序號公司—黔利函字[年度]序號廣西公司—桂利函字[年度]序號項目公司公文編號規(guī)則統(tǒng)一是項目所在省份簡稱+利（公司簡稱）+項目名稱的第一個字。項目—穗利陽函字[年度]序號從化項目—穗利從函字[年度]序號?中牟新勝—豫利中函字[年度]序號公司—桂利欽函字[年度]序號瀏陽項目—湘利瀏函字[年度]序號集團公司總部對發(fā)文的編號規(guī)則為：利+中心簡稱+對發(fā)文種類+年度+序號人力行政中心—利人+（對發(fā)文種類）字[年度]序號?財務(wù)管理中心—利財+（對發(fā)文種類）字[年度]序號資金運營中心—利資+（對發(fā)文種類）字[年度]序號?成本管理中心—利成+（對發(fā)文種類）字[年度]序號設(shè)計管理中心—利設(shè)+（對發(fā)文種類）字[年度]序號?地產(chǎn)發(fā)展中心—利地+（對發(fā)文種類）字[年度]序號公共資源管理中心—利共+（對發(fā)文種類）字[年度]序號法務(wù)監(jiān)察中心—利法+（對發(fā)文種類）字[年度]序號地區(qū)公司可根據(jù)集團公司總部對發(fā)文編號規(guī)則，在文號最前方處加上所在省份的簡稱。例：公司財務(wù)部—湘利財+（對發(fā)文種類）字[年度]序號人力行