材料采購(gòu)驗(yàn)收制度

目的為規(guī)范項(xiàng)目材料設(shè)備采購(gòu)流程，在保證項(xiàng)目質(zhì)量、工期等要求的前提下，以合理低價(jià)選擇最滿意的供應(yīng)單位，制定本管理辦法。范圍本管理辦法適用于集團(tuán)公司所有房地產(chǎn)項(xiàng)目。職能劃分?工程管理部的主要職能：負(fù)責(zé)全面組織材料采購(gòu)工作。材料計(jì)劃編制、供應(yīng)商搜集、參與供應(yīng)商考察和資質(zhì)預(yù)審，評(píng)技術(shù)標(biāo)、組織簽訂采購(gòu)合同、供應(yīng)商管理、采購(gòu)訂單管理、材料采購(gòu)驗(yàn)收及結(jié)算辦理。?成本管理部的主要職能：負(fù)責(zé)組織材料設(shè)備供應(yīng)商招標(biāo)。參與投標(biāo)單位的收集，參與供應(yīng)商考察和資質(zhì)預(yù)審，編制招標(biāo)文件，發(fā)標(biāo)，編制標(biāo)底，接標(biāo)，主持開標(biāo)，評(píng)經(jīng)濟(jì)標(biāo)；負(fù)責(zé)招標(biāo)資料的收集、整理、歸檔、保存，以及負(fù)責(zé)組織安排全過程的招標(biāo)小組的會(huì)務(wù)；建立合格承包商數(shù)據(jù)庫(kù)，材料款審核及結(jié)算。?規(guī)劃設(shè)計(jì)部的主要職能：參與供應(yīng)商的推薦和資質(zhì)預(yù)審，提出詳細(xì)的招標(biāo)技術(shù)要求，參與技術(shù)標(biāo)評(píng)標(biāo)、確定材料樣品。?流程管理部主要職能：主持在上述各階段的招標(biāo)工作中的談判，全過程督查材料采購(gòu)工作的進(jìn)展。招標(biāo)工作程序項(xiàng)目材料采購(gòu)計(jì)劃.1工程管理部根據(jù)項(xiàng)目工程合同及工程施工進(jìn)度計(jì)劃編制《材料需求計(jì)劃》。4.項(xiàng)目部應(yīng)要求承建商在合約規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，上報(bào)物資需用量及要求供應(yīng)時(shí)間，經(jīng)審核后報(bào)工程管理部，由工程管理部編制《材料設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃?！?.2篩選供應(yīng)單位工程管理部將《材料設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃》報(bào)成本管理部，成本管理部負(fù)責(zé)組織材料設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)工作，負(fù)責(zé)對(duì)歷史供應(yīng)商的統(tǒng)計(jì)及擴(kuò)大范圍收集提，供所需采購(gòu)物料的質(zhì)量及品質(zhì)要求的詳細(xì)技術(shù)規(guī)范，項(xiàng)目部專業(yè)工程師、規(guī)劃設(shè)計(jì)部配合。項(xiàng)目部專業(yè)工程師負(fù)責(zé)：1）向工程管理部提供供應(yīng)商及產(chǎn)品的相關(guān)資料；2）向工程管理部提供產(chǎn)品的歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)；3）從工程質(zhì)量的施工角度提供所需采購(gòu)物料的質(zhì)量及品質(zhì)要求的補(bǔ)充技術(shù)規(guī)范。規(guī)劃設(shè)計(jì)部：負(fù)責(zé)對(duì)材料部品提出技術(shù)要求，并確定材料樣品；成本管理部負(fù)責(zé)：1）向規(guī)劃設(shè)計(jì)部提供補(bǔ)充的供應(yīng)商及產(chǎn)品的相關(guān)資料；2）審核供應(yīng)商報(bào)價(jià)與市場(chǎng)同類產(chǎn)品價(jià)格差異分析，并提出相關(guān)產(chǎn)品合理價(jià)格建議；3）提供工程量清單報(bào)價(jià)及標(biāo)底。4.供應(yīng)商及其產(chǎn)品資料的匯總部門為工程管理部，資料匯總完成后交成本管理部進(jìn)行招標(biāo)。4.供應(yīng)商及產(chǎn)品資料備案及歸檔：各供應(yīng)商的企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、資信證明，生產(chǎn)許可證、檢測(cè)報(bào)告加蓋企業(yè)公章以書面形式在規(guī)劃設(shè)計(jì)部備案。產(chǎn)品介紹、技術(shù)指標(biāo)、解決方案、報(bào)價(jià)、產(chǎn)品應(yīng)用情況、供貨能力、服務(wù)承諾以及相關(guān)評(píng)估資料經(jīng)過整理后統(tǒng)一在公司檔案管理員處進(jìn)行歸檔。4.工程管理部結(jié)合國(guó)家行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)及項(xiàng)目的實(shí)際需求，制定出目標(biāo)項(xiàng)目的材料設(shè)備統(tǒng)一采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)應(yīng)含：產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)要求、歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、目標(biāo)采購(gòu)價(jià)格、產(chǎn)品供貨區(qū)域、產(chǎn)品質(zhì)量要求、銷售及售后服務(wù)要求等內(nèi)容，對(duì)涉及到影響外觀的材料，由規(guī)劃設(shè)計(jì)部提出產(chǎn)品外觀要求，并篩選材料樣品，對(duì)材料樣品進(jìn)行確認(rèn)。4.工程管理部根據(jù)產(chǎn)品的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商的信用等級(jí)、產(chǎn)品性能、服務(wù)情況等因素，初步確定目標(biāo)供應(yīng)商及其產(chǎn)品，形成《材料設(shè)備招投標(biāo)資格審批表》。4.規(guī)劃設(shè)計(jì)部、工程管理部、成本管理部、流程管理部一同審批《材料設(shè)備招投標(biāo)資格審批表》。4.3采購(gòu)方式4.金額在伍萬元以下的物資材料由工程管理部組織直接采購(gòu)，伍萬元以上的由招投標(biāo)工作小組決定采用直接采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)方式。4.直接采購(gòu)：工程管理部組織成本管理部、規(guī)劃設(shè)計(jì)部、項(xiàng)目部在貨比三家的基礎(chǔ)上，主要考察供應(yīng)商質(zhì)量、服務(wù)、價(jià)格等，按規(guī)定格式填寫《物資采購(gòu)比價(jià)表》，經(jīng)招標(biāo)小組組長(zhǎng)招投標(biāo)工作小組三人以上（包括三人）討論通過后，確定供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。招投標(biāo)工作小組三人人選由招投標(biāo)小組組長(zhǎng)指定。4.招標(biāo)采購(gòu)：1超過伍萬元以上的材料采購(gòu)，原則上采用公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)的方式進(jìn)行，按照《工程招標(biāo)制度》規(guī)定進(jìn)行發(fā)標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定供應(yīng)商。簽定合約4.成本管理部負(fù)責(zé)制定采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)合約格式，主要有以下內(nèi)容：材料名稱、價(jià)格、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、要求進(jìn)貨日期、技術(shù)要求、包裝方式、運(yùn)輸要求、適用于該材料的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)的名稱、編號(hào)和版本、檢驗(yàn)方式、結(jié)算方式和其他條款及條件。4.工程管理部根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容、數(shù)量及供應(yīng)商情況填寫采購(gòu)合同，按合同審批流程進(jìn)行審批后簽訂。4.采購(gòu)訂貨必須簽定合約，不得用口頭協(xié)議。與供應(yīng)商的電話、傳真約定，均應(yīng)在事后補(bǔ)辦協(xié)議手續(xù)。材料采購(gòu)訂單管理采購(gòu)合同簽訂后由項(xiàng)目部根據(jù)材料使用情況分批次編寫《材料采購(gòu)訂單》，工程管理部、成本管理部審核，項(xiàng)目部簽章后由項(xiàng)目部經(jīng)辦工程師向供應(yīng)商下發(fā)采購(gòu)訂單，并及時(shí)跟進(jìn)材料進(jìn)場(chǎng)情況。材料驗(yàn)收.1工程管理部負(fù)責(zé)督促項(xiàng)目部在物資進(jìn)場(chǎng)前通知承建商準(zhǔn)備好堆放場(chǎng)地，落實(shí)進(jìn)場(chǎng)路線，安排卸車工作。.2送到現(xiàn)場(chǎng)的材料設(shè)備，項(xiàng)目部會(huì)同監(jiān)理單位、工程管理部、及供應(yīng)商對(duì)物資數(shù)量及外觀按合同要求進(jìn)行驗(yàn)收；材料設(shè)備需符合合同簽訂時(shí)確定的材料樣品及設(shè)備要求，物資質(zhì)量驗(yàn)收情況由監(jiān)理單位按國(guó)家驗(yàn)收材料設(shè)備的有關(guān)規(guī)定，采用逐件檢查或按一定比例抽查。驗(yàn)收完畢后移交至施工單位，并辦理移交手續(xù)。（《材料驗(yàn)收記錄表》）設(shè)備驗(yàn)收.1設(shè)備進(jìn)場(chǎng)后，項(xiàng)目部會(huì)同監(jiān)理單位、供應(yīng)商，根據(jù)合約規(guī)定及設(shè)備清單進(jìn)行清點(diǎn)及外觀檢查，參加驗(yàn)收各方在清單上簽字確認(rèn)。應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)調(diào)試或指導(dǎo)調(diào)試的設(shè)備，項(xiàng)目部應(yīng)提前十五天要求承建商上報(bào)的計(jì)劃調(diào)試驗(yàn)收日期，項(xiàng)目部通知供應(yīng)商會(huì)同承建商進(jìn)行調(diào)試工作，辦理驗(yàn)收手續(xù)，項(xiàng)目部填寫《設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄》，各參加單位簽字確認(rèn)。項(xiàng)目部在設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收后移交至工程總包單位使用，由總包單位確認(rèn)簽收，總包單位簽收后全權(quán)負(fù)責(zé)設(shè)備安全及正常使用。結(jié)算.1付款審核：物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目部按合約規(guī)定的時(shí)間編制《材料付款申請(qǐng)書》、附材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單等付款憑證，經(jīng)工程管理部審核后報(bào)成本管理部審核是否符合成本預(yù)算計(jì)劃，送財(cái)務(wù)部核準(zhǔn)后，報(bào)總經(jīng)理審批同意，向供應(yīng)商付款。.2扣款：甲供物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收合格交付承建商使用后，項(xiàng)目部向規(guī)劃設(shè)計(jì)部、成本管理部提供扣款和結(jié)算依據(jù)，分階段從承建商的工程款中扣除材料設(shè)備費(fèi)以及辦理材料設(shè)備結(jié)算。索賠.1供應(yīng)商拒不交貨或未按合約規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、品質(zhì)、數(shù)量、包裝交貨而需向供應(yīng)商索賠時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)向工程管理部提供必要的資料、數(shù)據(jù)，由工程管理部會(huì)同公司法律顧問負(fù)責(zé)辦理索賠工作。.2承建商不按合同和物資進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃約定的時(shí)間和數(shù)量收貨，造成工程延誤或采購(gòu)費(fèi)用增加等，由規(guī)劃設(shè)計(jì)部、項(xiàng)目助理負(fù)責(zé)收集有關(guān)資料，向承建商索賠。0附件附件1《材料、設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃》附件2《材料設(shè)備供應(yīng)商考察結(jié)果審批表》、《物資采購(gòu)比價(jià)表》、《工程開標(biāo)記錄》、《約談?dòng)涗洷怼贰ⅰ豆こ淘u(píng)標(biāo)定標(biāo)評(píng)審表》、《中標(biāo)通知》、《材料供應(yīng)商確認(rèn)單》、《資料歸檔記錄表》附件3《材料采購(gòu)訂單》、《材料付款申請(qǐng)書》、《材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄表》、《設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄》材料付款申請(qǐng)書記錄編號(hào)：武漢升陽置業(yè)發(fā)展有限公司：茲有貴公司與我公司簽訂的《》合同，根據(jù)合同規(guī)定，我公司已完成訂單的材料供應(yīng)?，F(xiàn)申請(qǐng)支付材料價(jià)款即￥元（大寫：），特此申請(qǐng)。附：《材料采購(gòu)訂單》、《材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄表》、《設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄》

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