辦公用品采購及領用管理制度

辦公用品采購及領用管理制度一、總則為進一步規(guī)范公司辦公用品、設備、設施的采購、領用、維修、保養(yǎng)、更換、報廢處置等管理工作，實行節(jié)約成本，并降低辦公用品的消耗，減少損失和浪費，規(guī)范流程，依據(jù)管用結合，合理調配，物盡其用的原則，特制定本制度。二、分類本制度所指的辦公用品系指用于公司日常辦公所需之耐用品和消耗品，包括：辦公文具、紙張、辦公室自動化耗材、勞保用品、衛(wèi)生清潔用品、辦公家具、生活資料等。1、易耗品：為日常辦公經(jīng)常使用，單位價值較低，使用年限比較短（大凡在一年以內）且易消耗的物品，包括：簽字筆及筆芯、鉛筆、刀片、修正液、膠水、膠棒、膠帶、大頭針、回形針、訂書針、圖釘、復寫紙、卷宗、標簽、筆記本、便條紙、信紙、打印紙、橡皮擦、夾子、信封、資料袋、拉桿夾、裝訂夾條和封皮等。2、管理品：為日常辦公經(jīng)常使用，單位價值相對較高，使用年限比較長（大凡在一年以上）不易損壞的物品，包括：電池、剪刀、美工刀、釘書機、文件夾、檔案盒、筆筒、印泥、計算器、優(yōu)盤、墨盒、硒鼓、掃把、拖把、灰斗、膠鞋、雨衣、手推車等。3、電子設備：主要為辦公設備類固定資產，包括：電腦、服務器、打孔機、裝訂機、碎紙機、打印機、復印機、攝像頭、投影儀、錄音筆、激光筆、相機、音響設備、電子屏等。4、辦公家具：主要為辦設施類固定資產，包括：辦公桌、電腦椅、會議桌、文件柜、檔案柜、更衣柜、沙發(fā)、茶幾、書柜書架等。5、生活物資：主要為職工餐廳、員工宿舍、休閑娛樂類固定資產和消耗品，包括：衣柜、床、床頭柜、床墊、餐具、炊具、晾衣架、浴室架、淋浴器、熱水器、飲水機、凈水器、空調等。6、福利物資：主要指員工福利物品、公關禮品類，包括：節(jié)日福利、活動福利、公關禮品、活動用品（如：飲品、零食、點心等）、有價禮券、充值卡等。三、職責1、辦公用品由采購部安排專人實行統(tǒng)一采購，并對辦公用品的價格、供應商等情況進行嚴格審核。、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一管理。2、行政管理部負責辦理辦公用品的驗收、入庫，統(tǒng)一發(fā)放，統(tǒng)一管理。3、對于如電子設備、辦公家具、生活物資類大宗物品的采購，采購部應會同審計部采用招標的形式確定供應商。4、財務部負責對辦公用品采購所開出的單據(jù)進行審批核對，審計部定期審核辦公用品臺賬。四、申購1、對于易耗品、管理品由行政管理部根據(jù)庫存情況向采購部提交采購計劃，由采購部購買。2、對于電子設備、辦公家具類，各使用部門根據(jù)本部門的需求，由部門負責人在釘釘提交相對應類別的《申購單》，經(jīng)主管領導逐級審批后，由采購部采購，行政管理部發(fā)放。3、生活物資和福利物資，由行政管理部根據(jù)具體需要，在釘釘進行申購，經(jīng)主管領導審批后，由采購部統(tǒng)一采購后進行配發(fā)。4、凡一次性購買金額預計超過5000元以上的，采購部必須安排兩人一起外出采購。5、員工個人需購買辦公用品和禮品（如出差或在外辦公和公關需要），必須在釘釘提交相對應類別的《申購單》，經(jīng)批準后憑發(fā)票方可至財務部報銷。五、核銷1、采購物資時，采購人員必須向供應商索取正規(guī)發(fā)票和物品清單，無發(fā)票無物品清單將不予以報銷。2、物資采購、驗收完畢后，須在3個工作日內，填寫《費用報銷單》，經(jīng)驗收人簽字、分管領導簽字后，方可到財務部門報銷，財務部門須對報銷憑證予以嚴格審核，對于不符合申購流程和報銷憑證不全者，應予拒銷。六、領用和發(fā)放1、所有辦公用品采購回來必須先在ERP系統(tǒng)登記入庫后再進行領用（對易耗品可定期做批量出庫）。2、員工領用辦公用品時須先在釘釘提交審批，審批單通過后在行政管理部領取并進行書面登記以示確認領取。3、辦公用品領取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分，由行政管理部統(tǒng)一調換或回收。4、員工離職時，須根據(jù)有關規(guī)定與行政管理部交接辦公用品。5、公司辦公用品不得帶回家中使用。七、登記和管理1、行政管理部須指定專人建立辦公用品臺賬，做好辦公用品的入庫、發(fā)放和庫存管理。2、財務部須會同行政管理部定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。3、辦公用品存放過程中應避免受潮、損壞或丟失，須保證辦公用品的功能。4、行政管理部將根據(jù)辦公用品的消耗或領用情況，確定和保持合理的庫存種類與數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。5、對決定報廢的