HR-201201-01傲基公文規(guī)范管理制度

編號(hào)：XX市傲基電子商務(wù)XX版本號(hào)：第1版HR-ZD-201201-01公文規(guī)范管理制度擬訂時(shí)間：2012.01第一章總則1、為規(guī)范公司文件管理，明確文件收文、行文、發(fā)文與管理等流程，充分發(fā)揮公文在公司各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制定本制度。2、本規(guī)定適用于公司各部門。3、公司類文件的收發(fā)、綜合處理由人力資源部負(fù)責(zé)，文件處理必須與時(shí)、準(zhǔn)確、安全、XX。第二章 公司內(nèi)部發(fā)文規(guī)范4、發(fā)文是指以公司或部門的名義行文并發(fā)至相關(guān)部門的文件。5、文件分類按級(jí)別分為：公司級(jí)文件和部門級(jí)文件。具體界定如下：以公司名義行文并發(fā)布的文件，簡稱公司級(jí)文件。主要包括：涉與重大決策、機(jī)構(gòu)調(diào)整、部門負(fù)責(zé)人以上人員的人事任免、總經(jīng)理獎(jiǎng)懲、重要制度、重要獎(jiǎng)懲、重要精神等重大事項(xiàng)的文件；以部門名義行文并發(fā)布的文件，簡稱部門級(jí)文件。按文件性質(zhì)分為：制度類和非制度類文件。具體界定如下：制度類：以公司或部門名義行文并發(fā)布，要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。受文對(duì)象為全體員工，且所有員工需遵守并執(zhí)行文件內(nèi)容，不可隨意改動(dòng)、持續(xù)性使用、規(guī)范性操作的文件。非制度類：以公司或總部相關(guān)部門名義行文并發(fā)布，除制度類以外的文件。如：關(guān)于XXX工作安排的通知、關(guān)于XXX的任免決定等文件。制度類和非制度類的確定由行文部門、人力資源部確定。文件分類說明：以級(jí)別分類和以性質(zhì)分類，互為交集。即文件分為兩類，制度類、非制度類。第三章文件管理歸口明確6、各部門在擬訂內(nèi)部文件時(shí)，不能與公司框架性制度相沖突。若發(fā)生沖突時(shí)，以公司制度為準(zhǔn)。編號(hào)：XX市傲基電子商務(wù)XX版本號(hào)：第1版HR-ZD-201201-01公文規(guī)范管理制度擬訂時(shí)間：2012.017、制度類文件管理人力資源部負(fù)責(zé)公司制度的統(tǒng)籌規(guī)劃與管理，公司制度發(fā)布均須報(bào)轄管總監(jiān)復(fù)核，總經(jīng)理簽批，否則視為無效；8、非制度類文件管理非制度類由人力資源部負(fù)責(zé)的統(tǒng)籌規(guī)劃與管理，非制度類文件發(fā)布均須報(bào)總監(jiān)復(fù)核、人力資源部復(fù)核、總經(jīng)理審批，否則視為無效。第四章文件簽批規(guī)范9、文件簽批規(guī)范公司級(jí)文件簽批流程：擬文一＞審核一＞批準(zhǔn)一＞復(fù)核一＞簽發(fā)一＞發(fā)文部門級(jí)文件簽批流程：擬文一＞審核一＞批準(zhǔn)一＞復(fù)核一＞發(fā)文如文件的受文對(duì)象涉與到多個(gè)部門時(shí)，由擬定部門決定應(yīng)組織會(huì)簽。會(huì)簽格式見附件四。10、各類文件簽批責(zé)任人簽批流程文件分類、\擬文人部門負(fù)責(zé)人直屬總監(jiān)或直屬副總總經(jīng)理發(fā)布公司級(jí)制度類d ?F.公司級(jí)非制度類■ ? ?部門級(jí)制度類 ? ? ? > ?部門級(jí)非制度類 ? A ? A ?備注： 是指必須簽批環(huán)節(jié)， 是指非必須簽批環(huán)節(jié)。11、各級(jí)簽批責(zé)任人職責(zé)擬文：擬文人根據(jù)業(yè)務(wù)或管理需要，擬制文件。擬定時(shí)應(yīng)符合公司章程、制度、行文規(guī)范；并負(fù)責(zé)呈送給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批。部門負(fù)責(zé)人審核、檢查文件的符合性、有效性、適宜性，并與擬文人修正文件；編號(hào)：XX市傲基電子商務(wù)XX版本號(hào)：第1版HR-ZD-201201-01公文規(guī)范管理制度擬訂時(shí)間：2012.01復(fù)核：直屬總監(jiān)或副總與人力資源部確定文件內(nèi)容是否符合公司規(guī)章制度、是否符合公司文化、是否符合文件的行文規(guī)范等；涉與制度類和獎(jiǎng)懲類統(tǒng)一由人力資源部復(fù)核；批準(zhǔn)/簽發(fā)：是指對(duì)文件的內(nèi)容與發(fā)布表示同意；發(fā)文：文件統(tǒng)一由人力資源部發(fā)布。第五章文件行文規(guī)范12、文件用紙規(guī)范公司級(jí)文件：使用“XX市傲基電子商務(wù)XX文件”專用紅頭文件格式（文件模板詳見附件一）部門級(jí)文件：使用“XX市傲基電子商務(wù)乂乂普通文件”格式（文件模板詳見附件二）過公文行文規(guī)范及編具體行文規(guī)范：號(hào)管理規(guī)定13、公文名命名規(guī)范制度類公文，應(yīng)明確xxx的制度、規(guī)定、辦法、章程等制度命名；非制度類管理公文訂為關(guān)于xxx的通知，或根據(jù)公文的實(shí)際內(nèi)容，明確命名。如公文為初建版本，應(yīng)該注明第X版，擬定時(shí)間，格式為年月；如公文為更改修訂版本，更改版本號(hào)，注明修訂時(shí)間，格式為年月。（版本號(hào)用阿位伯?dāng)?shù)字1、2、3表示），第六章公文的發(fā)布與存檔14、公文的發(fā)布與存檔：公文以完成紙質(zhì)版本的形式進(jìn)行發(fā)布，發(fā)布時(shí)應(yīng)注意簽批紙質(zhì)內(nèi)容與電子版保持一致；在文尾部分只顯示擬文、審核、批準(zhǔn)的名字，不顯示復(fù)核以與會(huì)簽人員的名字。公司發(fā)文歸口：公文統(tǒng)一由人力資源部發(fā)布、編號(hào)、管理；公文存檔：公司級(jí)與部門級(jí)制度類非制度類公文原件統(tǒng)一由人力資源部存檔，公司級(jí)制度類保存復(fù)印件；編號(hào)：XX市傲基電子商務(wù)XX版本號(hào)：第1版HR-ZD-201201-01公文規(guī)范管理制度擬訂時(shí)間：2012.01公文公共平臺(tái)上傳公文統(tǒng)一由人力資源部進(jìn)行發(fā)布，制度文件發(fā)放復(fù)印與予各部門，部門進(jìn)行簽收，并在公告欄與公共平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布；14.4.2在公共平臺(tái)發(fā)布時(shí)應(yīng)分門別類，制度類管理統(tǒng)一發(fā)布到制度類管理的相關(guān)部門公文夾，非制度類管理分別上傳到非制度類管理的相關(guān)部門公文夾。第七章外來公文管理15、外來公文管理：外部公文統(tǒng)一由人力資源部查收、登記，其它部門收到外部公文后應(yīng)送交人力資源部。業(yè)務(wù)類外部公文由業(yè)務(wù)部門自行處理。人力資源部收到來文后進(jìn)行登記，并送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。各類來文由人力資源部初審，并根據(jù)公文內(nèi)容提出處理意見，由專人提交各部門具體閱處、承辦。必要時(shí)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱處。承辦人收到公文須辦理簽收，與時(shí)閱處。處理完畢的公文交還人力資源部存檔。如有需要，可自行復(fù)印保存，原件交還人力資源部。第八章公文的保管、借閱與辦理16、發(fā)布公文原件由專人進(jìn)行分類存檔，保證檔案的齊全、完整。個(gè)人不得擅自留存、銷毀公文。17、沒有歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以定期進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)粉碎徹底銷毀或使用碎紙機(jī)銷毀，并在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，以確保公文不丟失、信息不泄1=1=1露。18、員工經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可查閱公文，但原則上公文原件不予借出，特殊情況必須借出時(shí)，應(yīng)辦理公文借閱手續(xù)，定期歸還。19、各部門負(fù)責(zé)人必須保證公文精神在三個(gè)工作日內(nèi)傳達(dá)到每位員工，并對(duì)員工的任何疑問做好

編號(hào):HR-ZD-201201-01XX市傲基電子商務(wù)XX版本號(hào)：第1版編號(hào):HR-ZD-201201-01XX市傲基電子商務(wù)XX版本號(hào)：第1版公文規(guī)范管理制度擬訂時(shí)間：2012.01解釋或說明工作。如不能解釋的，應(yīng)即時(shí)與發(fā)文部門聯(lián)系。如果公文要求反饋意見，各級(jí)員工應(yīng)積極配合按要求做出反饋。20、對(duì)公司發(fā)文具有承辦任務(wù)的部門，部門負(fù)責(zé)人或指定的專人必須抓緊辦理，不得延誤、推諉。涉與與其它部門協(xié)作的，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商。協(xié)商有分歧的，由人力資源部20、第七章附則21、21、本制度發(fā)文之日起執(zhí)行。22、22、a附件一附件一：紅頭公文模板紅頭文件格式.doc西附件二附件二：制度類管理公文和非制度類管理公文模板公文行文模版.d0cH附件三：文件會(huì)簽表附件三

文件會(huì)簽表.doc附件三：文件會(huì)簽表附件四附件四：文件審批表文