采購(gòu)管理操作手冊(cè)

1未來文檔版本:PHOTOP_PUR_MD070_01 拷貝數(shù)_____2未來 關(guān)聯(lián)采購(gòu)申請(qǐng)單生成采購(gòu)訂單 12 關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單生成收料通知單 17 8 7.1.通過關(guān)聯(lián)原收料通知單或采購(gòu)檢驗(yàn)申請(qǐng)單生成退貨通知單 23 8.1.通過關(guān)聯(lián)外購(gòu)入庫(kù)單生成采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)發(fā)票連屬費(fèi)用發(fā)票 28 3未來 4未來 編碼編碼.姓名5未來2.K3采購(gòu)管理的有關(guān)概念采購(gòu)管理：是物料在企業(yè)內(nèi)流動(dòng)的起點(diǎn)，是從計(jì)劃、銷售等系統(tǒng)和本系統(tǒng)獲得購(gòu)貨需求信息，與供應(yīng)商和供貨機(jī)構(gòu)簽訂訂單、采購(gòu)貨物，傳遞給需求系統(tǒng)。采購(gòu)管理的基本內(nèi)容包括：采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)幚?、采?gòu)訂單處理、采購(gòu)收貨處理、采購(gòu)?fù)素浱幚怼⒉少?gòu)結(jié)算處理，此外還包括供應(yīng)商供應(yīng)信息管理、物料對(duì)應(yīng)管理等內(nèi)容。采購(gòu)管理模塊作為K3工業(yè)供需鏈系統(tǒng)中一個(gè)重要部分，其在K3工業(yè)供需鏈系統(tǒng)的整2.1.1.采購(gòu)模塊主要功能和應(yīng)用：的合理化。。6未來3.采購(gòu)模塊的總體流程7未來 4.采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)幚砹鞒?.1.1.概述4.1.2.要點(diǎn)2.采購(gòu)申請(qǐng)單的編號(hào)由系統(tǒng)根據(jù)【編碼規(guī)則】中設(shè)置的單據(jù)的編碼自動(dòng)生成。每增加一張單動(dòng)加一。8未來 始采購(gòu)申請(qǐng)部門申請(qǐng)部門錄入人員采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)申請(qǐng)部門申請(qǐng)部門主管2.采購(gòu)申請(qǐng)單一級(jí)審核事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理3.采購(gòu)申請(qǐng)單二級(jí)審核已審核的采購(gòu)申請(qǐng)單結(jié)束9未來具體操作步驟：1.由申請(qǐng)部門錄入人員向系統(tǒng)錄入采購(gòu)申請(qǐng)單錄入1)雙擊“采購(gòu)申請(qǐng)單—手工錄入”打開“采購(gòu)申請(qǐng)單”窗口(圖3.1)F口(圖3.2)，選擇具體申請(qǐng)采購(gòu)的部門，雙擊該部門，部門就出現(xiàn)在“使用部門”處(技巧：如3)在備注處可輸入你要備注的信息，不是從銷售訂單關(guān)聯(lián)生成采購(gòu)申請(qǐng)單的，銷售訂單號(hào)不填窗口，選擇要采購(gòu)的物料，雙擊該物料，物料的信息就帶到采購(gòu)申請(qǐng)單上了5)你可以對(duì)該物料的建議采購(gòu)日期、到貨日期等進(jìn)行修改，填寫數(shù)量、用途等信息未來7)錄入完畢，使用工具條上的【保存】按鈕保存錄入信息8)如果用戶錄入不完整、或者錄入非法信息，系統(tǒng)會(huì)隨時(shí)給予提示，用戶按照提示進(jìn)行處理即可2.申請(qǐng)部門主管審核操作：以申請(qǐng)部門主管身份進(jìn)入系統(tǒng)，采購(gòu)申請(qǐng)——》采購(gòu)申請(qǐng)單—查詢1)雙擊“采購(gòu)申請(qǐng)單—查詢”打開“條件過濾”窗口(圖3.4)，在進(jìn)入單據(jù)序時(shí)簿之前，首要步驟是進(jìn)行所有已存在單據(jù)的篩選查詢工作。這項(xiàng)工作非常重要，是進(jìn)行單據(jù)批量處理和管理控制的前提條件。只有查詢確定的單據(jù)，下面的處理工作才會(huì)相對(duì)通暢和嚴(yán)謹(jǐn)。標(biāo)志選擇全部，點(diǎn)擊確定，進(jìn)入申請(qǐng)單序時(shí)簿(圖3.5)。未來3)選擇你要審核的采購(gòu)申請(qǐng)單，查看該采購(gòu)申請(qǐng)單詳細(xì)情況，符合審核要求的，單擊工具條上的審核按鈕，彈出審核是否成功提示信息(圖3.6)，因?yàn)橄到y(tǒng)設(shè)為二級(jí)審核，所以當(dāng)提示審核到第一級(jí)成功后并不會(huì)在報(bào)價(jià)單序時(shí)簿該報(bào)價(jià)單的審核標(biāo)志字段處打上Y的已審核標(biāo)志，需要進(jìn)行事業(yè)部總經(jīng)理的二級(jí)最終審核。你也可以雙擊該申請(qǐng)單打開采購(gòu)申請(qǐng)單查看，在采購(gòu)申請(qǐng)單的界面上點(diǎn)擊審核按鈕進(jìn)行審核操作3.事業(yè)部總經(jīng)理審核操作：以事業(yè)部總經(jīng)理身份進(jìn)入系統(tǒng)，采購(gòu)申請(qǐng)——》采購(gòu)申請(qǐng)單—查詢1)該操作與上面第二點(diǎn)申請(qǐng)部門主管的操作步驟相同，當(dāng)經(jīng)過事業(yè)部總經(jīng)理的二級(jí)最終審核后才能在申請(qǐng)單序時(shí)簿該采購(gòu)申請(qǐng)單的審核標(biāo)志字段處打上Y的已審核標(biāo)志。4.結(jié)束未來 5.采購(gòu)訂單處理流程5.1.1.概述采購(gòu)訂單的重要性不僅表現(xiàn)在其所反映的業(yè)務(wù)資料是企業(yè)正式確認(rèn)的、具有經(jīng)濟(jì)合法地位的文件，通過它可以直接向供應(yīng)商訂貨并可查詢采購(gòu)訂單的收料情況和訂單執(zhí)行狀況，是訂貨業(yè)務(wù)5.1.2.要點(diǎn)1)用戶可選中一張、多張采購(gòu)申請(qǐng)單或者一張、多張采購(gòu)申請(qǐng)單中的一條或多條分錄進(jìn)行關(guān)生成采購(gòu)訂單上點(diǎn)擊審核按鈕進(jìn)行審核操作未來 5.1.3.通過關(guān)聯(lián)采購(gòu)申請(qǐng)單生成采購(gòu)訂單流程圖：始業(yè)務(wù)員1.關(guān)聯(lián)已審核的采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)定單采購(gòu)部采購(gòu)部經(jīng)理2.采購(gòu)定單一級(jí)審核事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理3.采購(gòu)定單二級(jí)審核已審核的采購(gòu)定單采購(gòu)部業(yè)務(wù)員4.采購(gòu)定單跟蹤、催收，或手工關(guān)閉采購(gòu)部未來操作：以采購(gòu)錄入員身份進(jìn)入系統(tǒng)，訂單處理——》采購(gòu)訂單—錄入1)雙擊“采購(gòu)訂單—錄入”打開“采購(gòu)訂單”窗口(圖4.1)根據(jù)具體情況選擇全部、本期等選項(xiàng)，單擊確定，彈出“采購(gòu)申請(qǐng)單序時(shí)簿”窗口(圖4.2)3)采購(gòu)申請(qǐng)單序時(shí)簿出現(xiàn)的是已審核，未關(guān)閉的采購(gòu)申請(qǐng)單，選擇要關(guān)聯(lián)的采購(gòu)申請(qǐng)單，雙擊該采購(gòu)申請(qǐng)單，系統(tǒng)就會(huì)把該采購(gòu)申請(qǐng)單的信息帶回到“采購(gòu)訂單”窗口上來(圖4.3)未來F)5)選擇你要采購(gòu)商品的供應(yīng)商，雙擊該供應(yīng)商，返回采購(gòu)訂單窗口，輸入信用條款，在該訂單的物存2.采購(gòu)經(jīng)理審核操作：以采購(gòu)經(jīng)理身份進(jìn)入系統(tǒng)，訂單處理——》采購(gòu)訂單—查詢1)雙擊“采購(gòu)訂單—查詢”打開“條件過濾”窗口，在審核標(biāo)志處選擇未審核，其他選項(xiàng)根據(jù)具體的情況選擇，點(diǎn)擊確定，進(jìn)入采購(gòu)訂單序時(shí)簿(圖4.5)。未來6)采購(gòu)訂單序時(shí)簿中列出所有你過濾條件下的訂單，選擇你要審核的采購(gòu)訂單，查看該訂單詳細(xì)情況，你可以對(duì)采購(gòu)訂單作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并確認(rèn)產(chǎn)品的交貨期，之后單擊工具條的審核按鈕，彈出審核是否成功提示信息，因?yàn)橄到y(tǒng)設(shè)為二級(jí)審核，所以當(dāng)提示審核到第一級(jí)成功后并不會(huì)在采購(gòu)終審核。你也可以雙擊該訂單打開采購(gòu)訂單查看，在采購(gòu)訂單的界面上點(diǎn)擊審核按鈕進(jìn)行審核操作3.事業(yè)部總經(jīng)理審核操作：以事業(yè)部總經(jīng)理身份進(jìn)入系統(tǒng)，報(bào)價(jià)——》銷售訂單—查詢1)該操作與上面第二點(diǎn)采購(gòu)經(jīng)理的操作步驟相同，當(dāng)經(jīng)過事業(yè)部總經(jīng)理的二級(jí)最終審核后才能在采購(gòu)訂單序時(shí)簿該采購(gòu)訂單的審核標(biāo)志字段處打上Y的已審核標(biāo)志。4.結(jié)束未來 6.采購(gòu)收貨處理流程6.1.1.概述，實(shí)際上采購(gòu)業(yè)務(wù)的很多工作都要通過收料通知單來完成6.1.2.要點(diǎn)1)系統(tǒng)允許用戶在同一業(yè)務(wù)單據(jù)的不同分錄錄入同一物料，系統(tǒng)提供單據(jù)號(hào)碼和行號(hào)的雙重標(biāo)記來為物料定位，可以保證同一單據(jù)中存在相同的物料的不同信息確認(rèn)。2)由于收料通知單可以作為虛倉(cāng)的出入庫(kù)單據(jù)，因此，當(dāng)此處選擇的是倉(cāng)庫(kù)類型為待檢倉(cāng)、 始采購(gòu)部業(yè)務(wù)員關(guān)聯(lián)已審核的采購(gòu)定單采購(gòu)檢驗(yàn)申請(qǐng)單收貨通知單采購(gòu)部采購(gòu)部經(jīng)理2.審核采購(gòu)收貨通知單、檢驗(yàn)申請(qǐng)單已審核的采購(gòu)檢驗(yàn)申請(qǐng)單已審核的采購(gòu)收貨通知單品保部QC人員3.關(guān)聯(lián)生成采購(gòu)檢驗(yàn)單直接至‘5.關(guān)聯(lián)生成采購(gòu)入庫(kù)單’采購(gòu)檢驗(yàn)采購(gòu)檢驗(yàn)單品保部品保主管4.審核采購(gòu)檢驗(yàn)單轉(zhuǎn)下頁轉(zhuǎn)下頁承承上頁未來倉(cāng)庫(kù)組倉(cāng)管員5.關(guān)聯(lián)生倉(cāng)庫(kù)組倉(cāng)管員5.關(guān)聯(lián)生成采購(gòu)入庫(kù)單采購(gòu)入庫(kù)單倉(cāng)庫(kù)組倉(cāng)管主管6.審核采購(gòu)入庫(kù)單已審核的采購(gòu)檢驗(yàn)單不合格品，直接退貨，或作為代管物質(zhì)，調(diào)撥入代已審核的采購(gòu)檢驗(yàn)單如以后供應(yīng)商不必補(bǔ)發(fā)貨，手工錄入‘退貨通知單檢品：關(guān)聯(lián)采購(gòu)檢驗(yàn)單貨通知單已已審核的采購(gòu)入庫(kù)單結(jié)束未來步驟：操作：以采購(gòu)錄入員身份進(jìn)入系統(tǒng)，收料通知——》收料通知單—錄入1)雙擊“收料通知單—錄入”打開“收料通知單”窗口(圖5.1)7)光標(biāo)定位在“采購(gòu)訂單號(hào)”處，按F7或點(diǎn)擊工具條上的“查看”按鈕，彈出“條件過濾”窗口，根據(jù)具體情況選擇全部、本期等選項(xiàng)，單擊確定，彈出“采購(gòu)訂單序時(shí)簿”窗口(圖5.2)8)窗口中出現(xiàn)的是已經(jīng)審核并且未關(guān)閉的采購(gòu)訂單，選擇要關(guān)聯(lián)的采購(gòu)訂單，雙擊該采購(gòu)訂單，系統(tǒng)就會(huì)把該采購(gòu)訂單的信息帶回到“收料通知單”窗口上來(圖5.3)未來物料默認(rèn)的倉(cāng)庫(kù)不一致，將會(huì)彈出提示窗口(圖5.4)，你可以選擇繼續(xù)或重新選擇倉(cāng)庫(kù)10)在物料處，你可以根據(jù)實(shí)際的到貨數(shù)量對(duì)數(shù)量進(jìn)行修改，在主管處選擇正確的主管，最后單擊保存按鈕保存收貨通知單2.采購(gòu)經(jīng)理審核操作：以采購(gòu)經(jīng)理身份進(jìn)入系統(tǒng)，收料通知——》收料通知單—查詢1.雙擊“收料通知單—查詢”打開“條件過濾”窗口，在審核標(biāo)志處選擇未審核，其他選項(xiàng)根據(jù)具體的情況選擇，點(diǎn)擊確定，進(jìn)入收貨單據(jù)序時(shí)簿(圖5.5)未來2.收貨單據(jù)序時(shí)簿中列出所有你過濾條件下的收料通知單，選擇你要審核的收料通知單，查看該收情況，符合審核要求的,單擊工具條上的審核按鈕,彈出審核是否成功提示信息，如果提示成功,該收料通知單在收貨單據(jù)序時(shí)簿的審核標(biāo)志字段上打上Y的已審核標(biāo)志,在剛才的未審核的收貨單據(jù)序時(shí)簿中消失.3.結(jié)束未來 7.采購(gòu)?fù)素浱幚砹鞒?.1.通過關(guān)聯(lián)原收料通知單或采購(gòu)檢驗(yàn)申請(qǐng)單生成退貨通知單7.1.1.概述退料通知單是處理由于質(zhì)量不合格、價(jià)格不正確等因素、或與采購(gòu)訂單或合同的相關(guān)條款不相料通知單的反向操作單據(jù)。據(jù)，可以作為紅字外購(gòu)入庫(kù)單的源單據(jù)，執(zhí)行退貨操作。退料入庫(kù)，交還委托單位的業(yè)務(wù)處理單據(jù)。在涉及集團(tuán)內(nèi)理集團(tuán)內(nèi)部購(gòu)銷業(yè)務(wù)和集團(tuán)內(nèi)部調(diào)撥業(yè)務(wù)的重7.1.2.要點(diǎn)1)一張退料通知單一次只能關(guān)聯(lián)一張收料通知單或一張收料通知單上的幾個(gè)條目，但可以多須是已審核、尚未關(guān)閉的單據(jù)未來 開開始采購(gòu)部業(yè)務(wù)員采購(gòu)?fù)素浲ㄖ獑尾刹少?gòu)部采購(gòu)經(jīng)理2.審核的采購(gòu)?fù)素浲ㄖ獑我褜徍说牟少?gòu)?fù)素泦蝹}(cāng)庫(kù)組3.關(guān)聯(lián)生成紅字外購(gòu)入庫(kù)單倉(cāng)庫(kù)組倉(cāng)庫(kù)主管4.審核紅字外購(gòu)入庫(kù)單結(jié)束倉(cāng)管未來請(qǐng)單生成退料通知單操作：以采購(gòu)錄入員身份進(jìn)入系統(tǒng)，退料——》退料通知單—錄入1)雙擊“退料通知單—錄入”打開“退料通知單”窗口(圖6.1)3)窗口中出現(xiàn)的是你選擇條件下的收料通知單，選擇要關(guān)聯(lián)的收料通知單，雙擊該收料通知單，系統(tǒng)就會(huì)把該收料通知單的信息帶回到“退料通知單”窗口上來(圖6.3)未來功能，這里不填。在產(chǎn)品的存按鈕保存退料通知單2.采購(gòu)經(jīng)理審核操作：以采購(gòu)經(jīng)理身份進(jìn)入系統(tǒng)，退料——》退料通知單—查詢擇，點(diǎn)擊確定，進(jìn)入采購(gòu)?fù)素浶驎r(shí)簿(圖6.4)的未來 詳細(xì)情況，符合審核要求的,單擊工具條上的審核按鈕,彈出審核是否成功提示信息，如果提示成功,該退料通知單在采購(gòu)?fù)素浶驎r(shí)簿的審核標(biāo)志字段上打上Y的已審核標(biāo)志,在剛才的未審核的采購(gòu)?fù)素浶驎r(shí)簿中消失.3.結(jié)束未來 8.采購(gòu)結(jié)算處理流程8.1.通過關(guān)聯(lián)外購(gòu)入庫(kù)單生成采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)發(fā)票連屬費(fèi)用發(fā)票8.1.1.概述票。其中專用發(fā)票是指增值稅專用發(fā)票，是一般納稅人銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)所開具的發(fā)票，發(fā)票上記載了銷售貨物的售價(jià)、稅率以及稅額發(fā)票上記載的購(gòu)入貨物已支付的稅額作為扣稅和記賬的依據(jù)。普通發(fā)票是指除了專用發(fā)票之外的發(fā)票或其它收購(gòu)價(jià)憑證。8.1.2.要點(diǎn)3)對(duì)等核銷：紅、藍(lán)字外購(gòu)入庫(kù)單在相同物料、相同數(shù)量情況下可以對(duì)等核銷，不必開具發(fā)票4)外購(gòu)入庫(kù)單拆分：同一張外購(gòu)入庫(kù)單部份退貨進(jìn)對(duì)等核銷前應(yīng)對(duì)原入庫(kù)單進(jìn)行拆分，以達(dá)到數(shù)量相同；另一種情況，一張外購(gòu)入庫(kù)單部份到票時(shí)，也應(yīng)進(jìn)行拆分，以便于勾稽。未來