時間管理的步驟和技巧

哈佛管理導師系列課程 時間管理TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"第一章主題概述 3第一節(jié)如果是您，您會怎么做？ 3第二節(jié)主題列表 3第三節(jié)主題摘要 5第四節(jié)導師簡介 5第五節(jié)主題使用說明 5\o"CurrentDocument"第二章核心概念 7第一節(jié)為何要管理時間？ 7第二節(jié) 確定目標和排定目標的優(yōu)先次序 8第三節(jié) 將目標分解成任務 11第四節(jié) 分析您是如何利用時間的 14第五節(jié) 判別和消除常見的“時間浪費因素〃 17第六節(jié) 更有效地安排您的時間 20第七節(jié) 監(jiān)督和改良您的時間管理策略 23第八節(jié)與浪費時間的上司打交道 25第九節(jié) 平衡工作需要和個人時間 28第十節(jié) 幫助您的員工管理他們的時間 29\o"CurrentDocument"第三章步驟 32第一節(jié) 管理時間的步驟 32第二節(jié) 對上司說“不〃的步驟 32\o"CurrentDocument"第四章技巧 33第一節(jié)授權的技巧 33第二節(jié)最大限度地利用差旅時間的技巧 33第三節(jié)取得最正確會議成果的技巧 33第四節(jié)有效使用遠程辦公的技巧 34第五節(jié)在家工作的技巧 34第一章主題概述第一節(jié)如果是您，您會怎么做？下午5點，馬里索從她的辦公桌上抬頭看到同事們正在收拾東西準備回家。以她目前的速度，她可能要在辦公室里待到半夜。盯著她的任務列表，她沮喪地嘆了口氣。還剩下三項關鍵任務。自己這一整天都做了些什么？為什么這些任務還完不成？她回憶了自己的一天。上午，她與托尼一起討論他的月度報告。午餐時間那么用來回復20多封電子郵件。然后被一個客戶效勞請求占去了一下午時間，而這件事本該由其他人來處理。如果她沒有完成確實需要處理的工作，那她的任務列表和精心規(guī)劃又有何意義呢？如果是您，您會怎么做？這時您會怎么做？馬里索應該從檢查自己的長期組織目標開始。通過評估最重要的目標并排列優(yōu)先次序,馬里索能夠弄清楚應該在哪里或不應該在哪里花費時間。接下來就是將目標分解為易管理的任務，列出完成各項任務的所有必需步驟。然后，她應該估算每項任務或活動所需要的時間，并設定最后完成期限。她應該在日程表上安排出大量時間，以確保能夠有時間來完成這些任務。最重要的是，她應該盡量防止任何中斷，因為這會浪費她的時間或者使她偏離主要目標。在本主題中，您將學會如何確定最重要的工作和最不重要的工作，然后將時間花費在最關鍵的任務上，而不要浪費在不重要的事情上。了解了本主題中闡述的各種觀點后，請點擊“練習〃，參與互動場景練習、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時反響。第二節(jié)主題列表主題概述如果是您，您會怎么做？主題列表主題摘要導師簡介主題使用說明核心概念為何要管理時間？確定目標和排定目標的優(yōu)先次序將目標分解成任務分析您是如何利用時間的判別和消除常見的“時間浪費因素〃更有效地安排您的時間監(jiān)督和改良您的時間管理策略與浪費時間的上司打交道平衡工作需要和個人時間幫助您的員工管理他們的時間步驟管理時間的步驟對上司說“不〃的步驟技巧授權的技巧最大限度地利用差旅時間的技巧取得最正確會議成果的技巧有效使用遠程辦公的技巧在家工作的技巧練習說明工具目標確定及排序工作表將目標分解成任務的工作表日?；顒尤罩颈頃r間浪費因素判別及評估工作表任務列表自測說明

學習更多內(nèi)容在線文章文章著作第三節(jié)主題摘要本主題將幫助您：分析您目前的時間安排，并尋找改良時機,確定哪些任務對實現(xiàn)您的長期目標最為關鍵使用方案工具來有效地方案時間控制時間浪費因素StaufferBuryInc.()實施您的日程表，在實施過程中進行評估，并根據(jù)需要進行修改第四節(jié)導師簡介StaufferBuryInc.()大衛(wèi)?史道弗(DavidStauffer)大衛(wèi)?史道弗是一位商務作家，是企業(yè)寫作公司的老板。他創(chuàng)作了四部有關企業(yè)成功的作品，全部由JohnWiley&Sons出版，而且他還為HarvardManagementUpdate、AcrosstheBoard>?華爾街日報?及其他出版物撰寫了許多工商管理方面的文章。作為企業(yè)與商業(yè)協(xié)會的簽約作家，大衛(wèi)撰寫了幾百份年度報告、投資指南、行業(yè)介紹以及管理信息簡訊等。第五節(jié)主題使用說明主題架構“時間管理〃主題分成以下幾個局部。屏幕頂部顯示了進入各局部的鏈接。主題概述點擊“主題概述〃可查看對這一主題的介紹。首先瀏覽“如果是您，您會怎么做？〃中的虛擬場景，然后查看“這時您會怎么做？〃中的答復。“主題列表〃提供了“站點地圖〃，其中包含指向本主題中所有要素的鏈接。核心概念點擊“核心概念〃，可詳細了解這一主題的主要思想。學習如何確定目標的優(yōu)先次序，并將它們分成易管理的任務，分析如何更有效地安排與使用時間，監(jiān)控您的時間管理戰(zhàn)略，以及判別常見的“時間浪費因素〃。步驟點擊“步驟〃可獲得有關如何更有效地管理時間的指南，并可了解在上司的要求與您的最高優(yōu)先級目標沖突時如何拒絕他。技巧點擊“技巧〃可獲得關于如何更有效地分配任務、如何充分利用差旅時間和會議時間、如何進行遠程工作和在家辦公等問題的信息。練習點擊“練習〃，可參與互動場景練習，在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時反響。工具點擊“工具〃可獲取相關表格，幫助您確定目標及其優(yōu)先次序；將目標分成多項任務；記錄日?；顒樱慌袆e時間浪費因素；創(chuàng)立任務列表；以及評估您的日程表。自測點擊“自測〃，可了解自己對所學內(nèi)容的掌握程度。您將會獲得針對您所做選擇的即時反響。摘要頁面列出了參考資料的鏈接。學習更多內(nèi)容點擊“學習更多內(nèi)容〃，可閱讀兩篇與本主題相關的文章。同時，您將看到其他文章和資料的列表，并附有簡要的介紹。主題導航點擊屏幕頂部和左側的鏈接，可瀏覽本主題中的內(nèi)容。點擊屏幕頂部的鏈接，您將看到屏幕左側的鏈接有相應變化。按以下步驟，可循序漸進瀏覽本主題的全部內(nèi)容：?從左到右點擊頂部的鏈接，訪問本主題的各個局部。,從上到下點擊左側的鏈接，查看各局部中的內(nèi)容。?在“練習〃局部中，點擊“下一頁〃可繼續(xù)場景練習。在需要選擇答案時，請選擇一個選項，并閱讀相應反響。然后再嘗試其他選項，以了解更多信息。再次點擊“下一頁〃繼續(xù)。?在“工具〃局部中，點擊圖標可翻開相應工具。您可以將工具打印出來以便脫機使用?；蛘撸部梢栽诰€填寫工具，并將其保存到您的硬盤。,最后，參加“自測〃中的測驗，并閱讀“學習更多內(nèi)容〃中的“在線文章〃，至此完成整個主題的學習。第二章核心概念第一節(jié)為何要管理時間？當您身陷電子郵件、語音郵件、會議、以及文書工作等瑣碎的事務中，而下屬又不斷向您尋求幫助或給您帶來問題時，您將如何成為一名平易近人、盡忠職守的管理者，同時又能圓滿完成任務，實現(xiàn)自己最高的目標呢？您需要巧妙地管理自己的時間。時間管理是一門關于如何合理地組織、分配和控制各種活動時間才能實現(xiàn)預期結果的學科。時間管理能夠迫使您真正了解自己的價值，幫助您相應地安排好自己的工作。提高時間利用效率的好處有效地利用時間將使您和組織都受益匪淺。例如：,您可以將精力和注意力集中到能為公司目標提供最大支持的工作上。?您能排除干擾，更多地關注對部門和組織最為重要的方面。?您可以防止因設法同時滿足相互矛盾的時間需求而產(chǎn)生的壓力甚至是倦怠。?您在時間管理上為下屬和同事樹立了典范，可以讓大家學習您的做法。?您能提高崗位工作績效，為組織、部門和團隊帶來更多價值。顯然，如果企業(yè)的領導擅長時間管理，企業(yè)就能贏得競爭優(yōu)勢。然而，時間管理的難度比外表上看起來更大。訓練與實踐要學會有效利用時間，需要訓練和實踐。以下六個步驟可助您充分地利用好您每周的時間：確定目標及其優(yōu)先次序：您最重要的崗位工作目標是什么？要實現(xiàn)這些目標，您需要完成哪些任務？您要在這些任務上花多少時間？將目標分解為可管理的任務：要實現(xiàn)每一個目標，需要完成哪些任務？每一項任務預計需要多長時間？分析您是如何利用時間的：管理者往往認為他們將時間用在了重要任務的完成上。但是實際上，他們會將時間用在一些并不能幫助他們實現(xiàn)最重要目標的任務上。例如，他們每天都要用好幾個小時回復電子郵件，而不是規(guī)劃部門的長期戰(zhàn)略或幫助下屬提高技能。為了更有效地利用時間，您需要判斷自己實際上是如何利用時間的,并將這種方式與應當采用的方式進行比擬。然后，您需要找到改正無效時間管理的方法。判別和消除常見的“時間浪費因素〃：辦事拖拉、包辦代替、頻繁變換工作等做法會浪費侵蝕其他工作的時間，這是眾所周知的事實。如果能了解和預見到這些時間浪費因素，您就能更好地預防或改正這些做法。更有效地安排時間：明確了自己的目標、實際利用時間的方式以及存在哪些您深受其害的無效時間管理方式后，您就可以開始改變安排時間的方法。這需要更有效地利用時間管理工具，需要創(chuàng)立能夠支持您的優(yōu)先級的日程表，還需要分配一定的時間來解決未預料到的問題以及利用各種方案外時機。監(jiān)控和完善您的時間管理策略：制定日程表后，就要付諸行動。監(jiān)控發(fā)生的情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，調整時間管理策略，這樣就能不斷完善利用時間的方法。A另請參見管理時間的步驟下面的核心概念內(nèi)容將進一步探討這些步驟。此外，還為應對以下特殊時間管理難題提供了指導方法：,如何應對浪費時間的上司?如何平衡工作時間和個人時間,如何幫助員工更有效地管理時間第二節(jié)確定目標和排定目標的優(yōu)先次序確定目標是有效管理時間的起點。它們像指南針一樣，指示著您前進的方向。確定了目標后，您就知道每天、每周和每個月當中最重要的工作是什么。確定目標是明確所追求成果的一個正式流程。在確定目標后，您承諾的結果就要由您個人或團隊來完成。通過確定目標和衡量取得的成果，您可以：?關注最重要的東西?為團隊提供統(tǒng)一的方向?減少對非關鍵任務投入的精力?消除時間浪費因素?鼓勵自己 ?提升總體工作滿意度 目標隨時限和重要性而變化。因此，了解如何對目標分類和排序是非常重要的。?另請參見目標確定及排序工作表 目標類型 可以根據(jù)目標重要性〔包括關鍵性、使能性或輔助性〕對目標進行分類。下表介紹了三者的區(qū)別。 目標類型目標類型定義例如關鍵性目標為使部門或團隊持續(xù)成功運轉所必須實現(xiàn)的目標對工程經(jīng)理來說，在預算范圍內(nèi)按時完成一個兩年期的工程就是一個關鍵性目標。使能性目標最終能夠創(chuàng)造更理想的業(yè)務環(huán)境或充分利用業(yè)務時機的目標對產(chǎn)品開發(fā)經(jīng)理來說，為員工提供培訓，提咼員工工作效率，就是一個使能性目標。輔助能夠改善業(yè)務但不能帶來根本改變的對團隊經(jīng)理來說，設計份比現(xiàn)有費用報表性目目標，如提咼丄作效率、簡化丄作或提使用更方便、填寫更快捷的新費用報表，就標升工作的吸引力等。是一個輔助性目標。您的關鍵性目標和使能性目標最為重要，應該根據(jù)這兩類目標來決定您管理時間的方法。目標一致性 管理者應該從公司目標開始制定一系列層級目標。部門目標應支持公司目標。個人目 標應支持部門目標。應當讓公司目標、部門目標和個人目標這三個層次的目標保持一致， 并將它們傳達給每一位員工，使大家都能在沒有他人提示的情況下流暢地說出來："公司的目標是 。本部門應為該目標做出的奉獻是 。我個人的努力目標是?！?留心觀察一下您所在的公司。管理層是否明確了最高目標并將其傳達給了管理者和員工？如果您是管理者，您是如何在部門和部門成員中有效貫徹公司目標的？是否每個人都能夠理解公司的目標和自己應做哪些奉獻？通過闡釋和傳達清晰的目標，您可以幫助自己和員工充分利用時間。，另請參見HarvardManageMentor主題孕？設定目標？。確定目標的優(yōu)先順序確定目標的優(yōu)先順序就是按照重要性確定工程的優(yōu)先等級。具體方法有多種：?確定關鍵性目標和使能性目標。列出該年度內(nèi)您的所有崗位工作目標。哪些是關鍵性目標？哪些是使能性目標？哪些僅僅是輔助性目標？與此同時，寫下您這樣分類的原因。然后，按照優(yōu)先級對目標進行排序。?區(qū)分緊急任務和關鍵任務。緊急任務需要立即給予關注。但是，并非每項緊急任務都一定支持某個關鍵性目標。例如，假設您負責監(jiān)督一個必須在今年的預算范圍內(nèi)按時完成的大工程。上司希望您明天參加一個全天的員工開展研討會，但是，您已經(jīng)方案明天與工程團隊開會討論工程方案。這個研討會需要您立即關注，但是，它并不能給您的關鍵性目標提供直接支持。因此，盡管該任務很緊急〔您必須馬上安排時間〕，但它不是關鍵任務。緊急任務總是要求您立即給予關注，它擠占了本來可以更好地安排關鍵性目標的時間和資源。當關鍵性目標是長期目標時，由于沒有必要或沒有可能立即實現(xiàn)，經(jīng)常會出現(xiàn)這種問題。您這周將面對哪些緊急任務？請將它們列出來。哪些任務支持關鍵性目標和/或使能性目標？這些任務是您應該首先給予最大關注的任務。通過訓練來使自己能夠區(qū)分支持關鍵性目標和使能性目標的緊急任務，以及不支持關鍵性目標和使能性目標的緊急任務。認識到差異后，您將更好地了解應該如何確定工作的優(yōu)先排序以及如何分配時間。卜另請參見在線文章：“HowtoBeSureYou'reSpendingYourTimeintheRightPlaces”和“？快比慢好？？〃。確定目標的優(yōu)先順序后，您需要將它們分解為可管理的任務，并預計完成每項任務所需的時間。請參見下一個核心概念中的指導方法。編如果不立即將計劃付渚實施,那么它就只能是美好的目標而已廣_徳犒，備魯竟(RaterDrucker)第二節(jié)將目標分解成任務您已經(jīng)確定了目標的先后順序。現(xiàn)在，您需要將它們分解為可管理的任務，并估算出每項任務所需的時間。下面提供了分步過程：第一步：確定所需任務寫下您和部門必須實現(xiàn)的每一個目標。列出實現(xiàn)每個目標所需的關鍵任務。第二步：確定任務優(yōu)先級等到自認為任務列表已經(jīng)完整之后，再給每項任務指定一個優(yōu)先級，用A、B和C來表木：優(yōu)先級A代表最高級任務。您指定的任務優(yōu)先級應該反映每項任務所支持的目標的重要性：?優(yōu)先級為A的任務支持關鍵性目標。它們具有很高的價值，是應該優(yōu)先關注的任務。?優(yōu)先級為B的任務支持使能性目標，間接支持關鍵性目標。它們具有中等價值和較高緊迫性。?優(yōu)先級為C的任務包括價值和重要性均較低的緊急任務和非緊急任務。第三步：確定任務的順序在分析任務時，您會注意到有些任務是連續(xù)的，有些任務是不連續(xù)的。?連續(xù)的任務需要按一定的次序完成，即需要完成一項之后再開始下一項。例如，為高管層準備一個重要報告可能需要按照這樣的順序：收集數(shù)據(jù)T撰寫報告大綱f編寫報告f反復修訂T提交確定連續(xù)任務的正確排序，指出您必須親自完成哪些任務，部門或團隊必須完成哪些任務。以以下圖描述了整個過程。目標與任務公司目旗部門目標 個人目標*柱務由卜任務E*任務。任務IP 任羯E*?不連續(xù)的任務是不遵循這種先后順序的任務。例如，如果您要協(xié)調一套新計算機系統(tǒng)的開發(fā)，軟件開發(fā)人員可能需要等到開發(fā)出某些〔但不是全部〕硬件之后再開始工作。此后，兩個部門的很多工作可以并行。對于這類任務，應注意兩個工作組之間的關系，并在安排工作日程時給予考慮。第四步：估計所需的時間評估完成所確定的優(yōu)先級為A和優(yōu)先級為B的各項任務或工作需要多長時間。如果您以前完成過類似的任務，可以根據(jù)自己的經(jīng)驗來估算。如果沒有完成過類似任務，可咨詢那些能夠提供幫助的同事、上司或同行。預留10%到20%的緩沖時間，以防發(fā)生意外情況。下表顯示一個例如，說明如何將一個目標分解為多項任務，并根據(jù)估計為每項任務分配了時間。任務和時間目標：召開一系列內(nèi)部培訓會。起初，每個月兩次，連續(xù)三個月〔總共為6次〕。如果參與情況和效果都很好，那么，那么繼續(xù)召開這種培訓會。任務編號活動估計時間〔分鐘〕注釋1初次頭腦風暴會議60與會者雷蒙、哈里特、朱莉葉和

彼得2第二次會議：確定主題和演講者75與會者同上，加上佛瑞德3頭腦風暴會議選址和內(nèi)部宣傳/溝通1204與每位演講者單獨會談2405開發(fā)通信包180讓營銷部門參與進來6監(jiān)督實施1807會后評估60哪些工作收效顯著，哪些工作效果不佳8向每位演講者表示感謝，并贈送小禮物60總時間975您還需要確定完成任務或活動的最后期限。對于復雜的活動，要建立臨時里程碑來追蹤進展情況。對于涉及其他團隊的成員的大目標，要考慮采用工程經(jīng)理經(jīng)常使用的工作分解結構(WBS)方法。WBS是一種方案編制的方法，它將工程的目標分解為實現(xiàn)該目標所必需的多項任務。您也可以利用這種方法，來估算完成這些任務所需的資金。您已經(jīng)將高優(yōu)先級的目標分解為任務，并估算了每項任務所需的時間?，F(xiàn)在，您知道了應該在各項重要任務上花多少時間。但實際上，您將如何利用自己的時間呢？A另請參見將目標分解成任務的工作表卜另請參見HarvardManageMentor主題？工程管理？中的Q“進行高級別估算〃。通過分析真實的時間利用情況，并與實際應該如何利用時間進行比照，您可以判斷出低效率的時間管理做法，進而進行改良。這就是下一個核心概念的主題。?完成工作最重要鋼就是知道要放棄哪些王作."―新將拍?雷丁夫人[LadfStfilhRdMltItg]第四節(jié)分析您是如何利用時間的如果了解您當前的時間利用情況，就可以很輕松地控制時間，以使其支持您的關鍵性目標。只有掌握了您當前的時間利用情況，才能規(guī)劃和控制好未來如何使用時間。下面的過程曾幫助很多管理者準確地掌握他們利用時間〔以及經(jīng)常不當利用時間〕的真實情況。創(chuàng)立活動日志。創(chuàng)立一份記錄一周時間利用情況的書面記錄，即活動日志。務必在日志中包括三個或更多典型工作日?！怖?，不要包括那些大局部時間都是出差的工作日。〕下面是一個活動日志的摘錄，從中可以看出一位名叫簡的經(jīng)理在一天內(nèi)的時間利用情況。日?；顒尤罩纠?活動所用時間優(yōu)先級8:45電子郵件：查看和回復15B9:00休息：咖啡廳；聊天9C9:09等待會議；整理辦公桌6C9:15會議：產(chǎn)品發(fā)布團隊60A10:15休息：咖啡；個人電子郵件15C10:30:外線，S?赫明，確認午餐12B10:42:內(nèi)線，D-格茨8B

10:50電子郵件：給比爾回信3C10:53上網(wǎng)：查看天氣情況和新聞7C11:00準備：午餐會8B11:08會議：討論獎金方案32C11:40出行：與A?戴維斯到外面共進午餐120B1:52電子郵件：發(fā)送和回復12C2:04:回復語音留言11C2:15訪客：暑期實習生請求指導8C2:23訪客：D-霍洛維茨詢問有關工程的事宜5A2:28文書工作：開始寫月度工程報告4B2:32電子郵件：收郵件3C2:35文書工作：繼續(xù)寫工程報告12B2:47休息：喝咖啡10C2:57準備：收集會議資料3B3:00開會：審核預算75B4:15電子郵件：發(fā)送和回復11B4:26上網(wǎng)：看新聞4C4:30方案：檢查/調整工程工作的日程10A4:40文書工作：繼續(xù)寫工程報告10B4:50電子郵件：發(fā)送與工程相關的郵件10B5:00回家好的活動日志有幾個特征：?它應列出在記錄活動日志期間發(fā)生的所有活動。?它應記錄您的每項活動使用的時間。?它甚至應包括各種瑣事〔如整理辦公桌和喝咖啡等〕。?它應當用特定類別對每項任務進行標記，如“電子郵件〃、“文書工作〃、“上網(wǎng)〃、“打〃、“編制方案〃、“開會〃、“訪客〃和“出行〃。A另請參見日?；顒尤罩颈頌槿罩局械拿宽椈顒又付▋?yōu)先級。記下一天的活動后，應根據(jù)您的關鍵性目標、使能性目標和輔助性目標為每項活動指定優(yōu)先級。請記?。?優(yōu)先級為A的任務涉及您的關鍵目標。它們代表具有較高價值且應優(yōu)先關注的任務。?優(yōu)先級為B的任務涉及使能性目標，這些任務間接支持著關鍵性目標。它們具有中等價值和較高緊迫性。?優(yōu)先級為C的任務可能涉及輔助性目標，包括低價值的緊迫和非緊迫任務。分析日志。檢查您的日志，找出您利用時間的規(guī)律。問自己以下問題：“哪類活動占用了我大局部時間？〃是文書工作、喝咖啡、還是回復語音留言？,“特定活動集中在哪段時間？〃您周一早上的大局部時間是否用于回復電子郵件？午餐后是否總有很多不期而至的訪客？會議是否集中在這周的晚些時候？現(xiàn)在考慮您利用時間的方式是否支持您的目標。問自己：“這種利用時間的方式是否符合我最重要的目標？〃如果您是做銷售的，那么您每天的大多數(shù)時間都用于，這是很正常的，但如果不是在催款，那么可能就太多了。“我一天有多少時間用于優(yōu)先級為A和優(yōu)先級為B的活動？〃您最終的目標是大局部時間都用于高優(yōu)先級的活動，優(yōu)先級為C的活動盡量少占用時間。使用記號筆標記日志中優(yōu)先級為C的活動，讓此類時間浪費因素更顯眼。如果您看到日志中有很多彩色標記，您就會知道有多大的改良空間！找出改善時間利用情況的方法。您在優(yōu)先級為C的任務上所花的時間是否超過正常值，而在優(yōu)先級為A和B的任務上使用足夠的時間呢？如果是這樣，那么請設法去掉或將優(yōu)先級為C的活動委托給他人，以免浪費您的時間。例如，如果您在銷售行業(yè)工作，您在文書工作上花了太多時間，那么您要考慮委托助手來做這件事。尋找導致您時間管理不善的內(nèi)在原因。問自己一些鋒利的私人問題，并如實答復：問：“為什么我在低價值的會議上花這么多時間？〃答：“因為我擔憂如果不參加會議，別人會認為我沒有團隊精神?！▎枺骸拔覟槭裁蠢速M時間接待未預約的訪客？〃答：“如果告訴別人我沒有時間同他們談話，我會覺得很無禮?！▎枺骸拔覟槭裁丛陔娮余]件和網(wǎng)絡上花這么多時間？〃答：“因為很多電子郵件都是私人郵件，我上網(wǎng)沖浪是為了拖延時間?！私庠斐蓵r間管理不善的內(nèi)在原因之后，您就可以采取措施來解決問題。例如：?提醒自己，如果您參加的會議對您的高優(yōu)先級目標很重要，您將被認為富有團隊精神。?向未預約的訪客解釋您有一件重要事情需如期完成，然后建議利用一個午餐時間進行交談。或者，如果您在午餐過后的一段時間內(nèi)會有很多不速之客，可以在這段時間關上辦公室的門。?盡量減少私人電子郵件，例如，請朋友和家人在您回家而不是上班的時間發(fā)電子郵件。如果您用上網(wǎng)來拖延時間，那么當您發(fā)現(xiàn)您正在拖延工程時，請馬上投入到工程中。由于要發(fā)生行為的改變，所以矯正不良的時間管理做法需要時間。逐步改變您的行為方式，每周實踐一到兩個新的行為方式，直到逐漸習慣為止。如果犯了錯誤，不要對自己過于苛刻。不妨重新開始實踐新的行為方式。某些“時間浪費因素〃非常普遍，會在許多管理者的活動日志中出現(xiàn)。在下一個“核心概念〃中，您將學習如何判別和消除這些時間浪費因素。保我發(fā)現(xiàn),大多數(shù)走在前面的人就是那些在他入浪費時間的時候一直在努力前進的入丁一亨利，福特(HenrjFord)第五節(jié)判別和消除常見的“時間浪費因素〃如果與大多數(shù)管理者一樣，您的活動日志暴露了源自個人習慣的許多時間管理問題,那么您可以加以改正。以下是用于消除這些“時間浪費因素〃的策略。拖延拖延是一種推遲、耽誤或延誤行動的習慣。造成人們拖延的原因有很多：或許他們認為當前的任務令人生厭或枯燥乏味，他們可能擔憂無法出色地完成任務，或根本無從下手。請考慮以下對抗拖延的方法：拖延的原因 解決方案任務令人生厭或枯燥乏味,將任務委托給他人，他們可能會感興趣。?成認自己的拖延行為并努力完成工作。,設想自己完成任務后的愉快心情。,防止造成任務躑躅不前的安排方式。懼怕失敗,如果您缺之完成任務所需的培訓或資源，應如實反響并獲取必要的幫助。,如果您是由于缺之自信而擔憂，就米取積極主動的姿態(tài)，對完成工作必需要做的所有事宜進行規(guī)劃。,堅持工作：行動有助于消除恐懼。無從入手,自由地決定切入點。您很可能逐漸步入工作的正軌。,將工作分解為幾個局部，然后具體說明完成每局部工作所需的任務。確定任務的順序，然后著手處理首要任務。超負荷日程安排您是否承當了過多的義務和職責？為了完成任務，您晚上和周末是否要加班？您是否感到無論怎樣努力依然毫無起色？如果答復是肯定的，請采取以下措施：,牢記自己的關鍵職責和目標。避開與這些目標無益的活動。,授權。不要因為他人的失職或無法到達您的工作標準而大包大攬所有任務，而是要將任務委托給認真負責的人。,不要奢望面面俱到。集中精力處理真正重要的任務。,學會向同事和上司說“不〃。闡述您的關鍵職責，指出承當無關任務對自己目標的危害，并提出合理的替代方案。A另請參見向上司說“不〃的步驟以及授權的技巧A另請參見HarvardManageMentor主題Q?授權？。下屬的問題您是否總是疲于奔命而下屬們卻無所事事？或許您放任員工將本應自己解決的問題推卸給您。如果是這樣，請學會幫助下屬們解決他們自己的問題：?允許員工征求您對問題的建議，但僅限于報告問題解決的進展或所遇到的困難。?當員工將問題帶給您時，詢問他們準備如何處理這種情況。?對下屬提議的問題解決方案給予反響，但應確保由員工〔而不是您〕來執(zhí)行解決方案。不必要的出差出差會占用很多時間，因此需要定期評估它的價值。評估方法是：記錄各項活動所花費時間，例如去機場的時間、候機時間及返程時間。依照您的工資和收益標準，估算這些時間的本錢。將該數(shù)字與交通費、食宿費用累加。比擬差旅的本錢收益。是否有凈收益或凈損失？考慮差旅的時機本錢，即如果放棄出差而在辦公室工作所創(chuàng)造的價值。考慮出差的替代方案，例如會議或網(wǎng)絡會議。?另請參見最大限度地利用差旅時間的技巧過多的電子郵件和書面工作防止因電子郵件浪費珍貴時間的對策：,每天僅在指定的時間檢查電子郵件。?讓非業(yè)務聯(lián)系人使用家庭電子郵件地址。,將您的信件分類：刪除所有垃圾郵件，然后將緊急信件轉移至'緊急〃郵件夾。在規(guī)定的時間內(nèi)處理這些信件。將其他郵件一并歸入“待處理〃郵件夾，并在完成日程表上所有高優(yōu)先級任務之后再回復。,要求員工創(chuàng)立明確的郵件主題行，便于您分清如何處理相應的郵件：刪除、立即處理還是或稍后回復。,讓員工了解您希望通過電子郵件接收哪些信息，不希望接收哪些信息。書面工作的管理：?對于無需回復的書面信件，快速瀏覽后可根據(jù)需要丟棄或歸檔。,如果需要回復，而您也能夠迅速回復，就應立即處理，然后丟棄或歸檔信件。?如果您太忙無暇顧及回復事宜，如果可能可將郵件委托給下屬，或將信件歸入按優(yōu)先級排列的“待處理〃文件。管理不善的會議要減少在會議上浪費的時間：?取消或不參加不必要的會議。?防止參加自己無所建樹或毫無收獲的會議。?在同意出席之前，索要會議的議程表以便決定是否參會。?如果您要組織一個會議，應確保嚴格遵循議程，遵循日程表，并按照向會者承諾的具體行動來結束會議。另請參見。 A另請參見HarvardManageMentor主題孕？主持會議？。分心因素和轉換本錢分心因素〔如：在網(wǎng)上查看天氣預報或與訪客閑談〕會迫使您必須花時間回憶之前所進行的工作，并將注意力重新集中到當前的任務上來。這些轉換本錢總體上會使企業(yè)效率下降20-40%。要在從事重要工作時抵抗分心因素：?使用語音信箱應答來電。?關閉電子郵件。,去除辦公桌上的報紙和其他與工作無關的材料。?關上辦公室的門并放置“請勿打攪〃的標志。?專注于一項任務直至完成。然后再開始下一項任務。?另請參見時間浪費因素判別及評估工作表您已經(jīng)分析了自己的時間利用情況并了解常見的時間浪費因素，現(xiàn)在可以開始更有效地安排自己的時間了。普我們無法改變昨天的事實,怛可以把握明天的成敗*單一林械?約葡軋(LyndenBJohon}第六節(jié)更有效地安排您的時間您已經(jīng)對自己的時間利用情況和存在的時間浪費因素有所了解，現(xiàn)在可以開始更有效地安排自己的時間了。您的目標是什么？您的目標是以有助于實現(xiàn)最重要目標的方式來利用時間。日程表是系統(tǒng)安排時間的最正確方法。日程表是在具體時限內(nèi)完成任務的書面承諾。它將您的可用時間及時間分配方案形象化。通過日程表，您可以更容易看到未分配的時間。而尤為關鍵的是，它會顯木優(yōu)先級為A和優(yōu)先級為B的任務是否占據(jù)了您的大局部時間,得到了應有的重視。選擇方案工具有很多種方案工具：?任務列表?約會時間表?書面或電子版的日、周方案?聯(lián)網(wǎng)的日程安排軟件和硬件?掛歷企業(yè)可能提供這些工具。如果這些工具符合您的個人風格，就使用它們；如果不適合,應該另尋他法。您很可能會使用更適合自己工作風格的系統(tǒng)。A另請參見任務列表制定日程表將任務輸入日程表，并指定完成任務的預期時限即可制定日程表。以下指導原那么可以幫助您制定實用的日程表：,首先輸入優(yōu)先級為A的任務，然后將剩余時段分配給優(yōu)先級為B的任務。?在每天您思想最活潑、精力最充分的時段安排需要創(chuàng)造力與活力的活動。將例行任務安排在精力缺乏的時段。?預留一些時間不做安排，以應對突發(fā)危機、意外時機以及與同事或下屬之間的臨時性交流。?防止連續(xù)不斷的會議。每次會議結束后，您都需要時間來處理信息和完成行動事項。?盡量固定處理電子郵件、書面工作和等各任務的時間。例如，規(guī)定上午9:00-9:30和下午4:30-5:00執(zhí)行這些任務。固定各項任務的時間通?？梢苑乐归_始和轉換的時間，從而減少執(zhí)行任務所需的整體時間。,工作周快結束時，應將未完成的優(yōu)先任務轉移到以后未安排的時段，必要時暫緩低優(yōu)先級任務。?將日程表置于電腦顯示器或辦公桌的明顯位置。充分利用任務列表任務列表是一種簡便、常用的方案工具，一目了然地列出您一天內(nèi)必須完成的所有任務。其中包括：,要參加的會議?必須制定的決策,必須撥打或要接聽的,需要起草的電子郵件、信件和備忘錄?前一天未完成的優(yōu)先級為A和B的任務許多管理者在每天早晨或下班時準備任務列表，并將其與日〔周〕方案結合使用。例如，如果每天日程表提醒您周二下午3點到4點“回復〃，那么當天的任務列表就應明確要給哪些人回，并指出每次談話的目的。運用以下策略可以充分利用任務列表：?僅包括您認為可以完成的一半任務；人們經(jīng)常低估完成任務所需的時間。?“緊急但不重要〃和低優(yōu)先級的任務一概不列入任務列表。?下班時要查看列表。是否還有未完成的優(yōu)先級為A和B的任務？如果有，必須重新進行安排，但首先您要考慮為什么沒有按方案完成任務。如果您不習慣列表，可以考慮嘗試其他的方法描述待完成的任務。例如，在一大張紙或白板上貼一些便簽，以便為您的關鍵任務創(chuàng)立“思維導圖〃。以下是一位管理者的思維導圖例如：思維導圖示例讓日程表具有靈活性當人們承當更高級別的管理職責時，他們的責任往往更缺乏組織性，而他們的工作那么變得更加不明確且不可預測。因此，管理者的日程表必須具有足夠的靈活性以適應工作的需要。讓日程表具有靈活性:?在每天的日程表中預留更多的“空閑時間〃。?在您的日程表中只列出未來兩周〔或更長〕的最關鍵任務及最終期限。?培養(yǎng)在機遇或危機出現(xiàn)的時刻主動放棄方案任務的意識。較大的靈活性并不會令您的日程不飽滿，而是會確保您有充裕的時間處理最重要的事務。日程表制定完成后，您可能希望定期檢查自己的進度以確保正確的工作方向。在“核心概念〃的下一局部中，您將了解到監(jiān)督并不斷改良時間管理系統(tǒng)的方法?！澳軌蛴涀〔⑶以偃貜偷淖钪匾獑栴}可能是'怎樣利用現(xiàn)在的時間才能使它發(fā)擇最大價值？f第七節(jié)監(jiān)督和改良您的時間管理策略在日程表開始啟用后，對照它來監(jiān)控您的工作進度是至關重要的。這樣，您才能明確問題并發(fā)現(xiàn)不斷改良時間管理系統(tǒng)的方法。檢查進度每天至少對照日程表檢查一次任務的完成情況。許多管理者每天早晨和下班之前進行這項工作。在檢查進度時，向自己提出以下問題：,“我是否完成了今天安排的任務？〃如果沒完成，原因是什么？例如，您是否低估了完成任務所需的時間？,“我是否向著目標的實現(xiàn)又躍進了一步？〃如果不是，可能是由于您的日程安排過于繁重。,“我的精力是否更加集中？〃如果不是，您可能安排了過多的優(yōu)先級為C的任務，或未將同類任務合并處理。“我是否能堅持使用這個日程表？〃如果不能，可能您使用的方案工具或系統(tǒng)并不適合您的個人工作風格。根據(jù)您對上述問題的答復，決定是要對時間管理系統(tǒng)進行徹底改革還是進行微調。尋找規(guī)律在您檢查自己的進度并考慮是否需要改良方案系統(tǒng)的同時，尋找您所經(jīng)歷的各種問題的規(guī)律。例如，如果您無法按時完成任務，那就必須努力找到造成這種狀況的原因。導致這種局面的常見原因包括：,習慣性地對任務所需時間估計缺乏拖延,各種干擾浪費時間?為意外需求預留的時間缺乏改良您的方案系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)自己的方案系統(tǒng)存在問題并不是個別現(xiàn)象。大多數(shù)管理者都需要調整他們的時間管理方式。關鍵在于迅速地采取措施解決這些問題。您的目標是什么？是要不斷改良管理時間的方式。以下做法會對您有所幫助：,學以致用。在確定未能如期完成方案任務的原因之前，不要將未完成任務重新列入日程表。一旦發(fā)現(xiàn)方案缺陷背后的原因，您就需要重新安排日程，將自己了解的情況反映到日程安排中去。例如，提醒自己為先前未能完成的活動分配更多的時間?；蛟谛碌娜粘瘫碇蓄A留更多的“空閑時間〃以便處理意外事件?；蚪鉀Q拖延傾向背后的原因，例如懼怕失敗或無法確定如何處理大型任務。,征詢建議。如果那些困擾您的“時間浪費因素〃和方案問題也同時困擾著其他人，那么征求他們的意見就顯得彌足珍貴。詢問您的上司、同事和下屬怎樣不斷改良其管理時間的方法。您將發(fā)現(xiàn)他們提出的一些創(chuàng)造性的想法可能成效顯著。例如，一位管理者發(fā)現(xiàn)他的助理制定了一項利用意外空閑時間的有效策略。該策略是：如果助理突然獲得五分鐘的空閑時間，他將利用這段時間安排會面，書寫簡單的工作筆記，或更新他的日程表。如果他有70分鐘的意外空閑時間，他就會打個簡短的，制定會議議程，回復電子郵件或方案即將來臨的出差旅行。當有半個小時意料之外的空閑時，他就能翻閱一下行業(yè)期刊或商業(yè)雜志，制定每周日程表，擬定報告的草稿，或填寫費用報表。于是管理者開始采納這一策略，并發(fā)現(xiàn)它確實行之有效。,要有耐心。如同所有的行為變化一樣，完善您的時間管理系統(tǒng)需要實踐與耐心。由微小的改變?nèi)胧帧Ｈ绻@些變化取得成果，那么就嘗試更大的改變。并主動調整您的期望。例如，假設您改良方案系統(tǒng)的策略包括將電子郵件的回復時間縮短為5分鐘，但這種嘗試被證明不切實際。這時，可以考慮改為10分鐘。許多管理者在改良時間管理系統(tǒng)時面臨一些頗令人生畏的挑戰(zhàn)。尤其是，如果您的上司由于經(jīng)常安排低效會議或設定模糊期望而浪費了您的時間，您應該怎么辦？而您又該如何創(chuàng)立一個有效的方案系統(tǒng)以平衡自己的工作和個人生活？下面兩項“核心概念〃對這些挑戰(zhàn)進行了分析，并提供了應對挑戰(zhàn)的指導原那么。第八節(jié)與浪費時間的上司打交道令人遺憾的是，一些上司無意中為下屬制造了許多障礙，浪費了很多時間。這種問題的原因可能包括：目標不明確、方向不清晰、不必要的會議以及在上司處存在工作瓶頸。以下是扭轉這種狀況的對策：向上司說明您的目標如果您與上司未能完成如下工作：就目標達成一致、為目標賦予時限并確保它們對公司戰(zhàn)略的支持等，那么您就無法確定一系列的任務，也無法制定相應的日程表。當一位管理者被告知削減本錢但未告知詳情，就出現(xiàn)了以上的問題，例如這位管理者應該裁減一定比例的個人開銷，還是要到達總削減量的特定數(shù)額。結果將如何？結果只能是導致耗盡管理者時間的混亂活動。您可以借助以下措施防止這種情況：?請求與上司會談以討論您的目標。設定下一年和后半年的目標。?確保目標的具體、有實效性、可衡量并與部門或公司目標的一致。?確保您為既定目標所做的工作會受到獎勵而非處分。?評估您實現(xiàn)目標的能力。如果缺乏必要的技能和資源，請申請額外的培訓或資源。?將目標整理為書面材料。?定期與上司會面，討論您的進展并對照目標做出必要的調整。A另請參見HarvardManageMentor主題診？設定目標？。掌握上司的偏好上司是否要求您獨立處理工程，而無須就工作方式的問題征求他的意見？例如，一位管理者剛剛完成了上司布置的一份報告，但稍后卻發(fā)現(xiàn)它與上司所期望的文件格式大相徑庭。當上司具有特殊偏好但未能明確傳達給下屬時，員工經(jīng)常為了迎合自己的上司而浪費時間重復工作。以下步驟有助于您扭轉這種狀況：當上司安排您處理工程時，起草一個初步方案，說明您打算如何處理這項任務。與上司面談，“這是我開展這個工程的方案。您的意見如何？〃根據(jù)上司的反響修訂方案。就改良后的方案征詢反響。重復以上過程直至上司批準您的方案。這一過程的不斷反復最終將使您的上司意識到，如果在最初布置工作時要求更為明確,就會大大節(jié)省時間。因而，您的上司可能會采取更加有效的新方法來分配工作。反對無謂的會議某些上司會召開一些浪費時間的會議。例如，一些管理者總是在會議期間接聽。另一些那么拘泥于達成一致的過場，即使他們已對預計的結果了然于心。和其他會議一樣，您的上司所組織的會議同樣需要周密的安排、緊湊的議程、適宜的與會者以及最終的決策或行動方案。應該讓與會者感覺到自己的時間被有效地利用，并且在會議上有所建樹并從中獲益。如果您的上司所主持的會議不符合以上描述，盡自己所能去改變或善用這種狀況。例如：,在會議開始之前，要求調整議程以突出會議的重點。向上司說明您建議改變的原因。,禮貌地表達您對會議安排方式的顧慮。指出召開不必要會議的本錢，說明如果將這些時間用于實現(xiàn)您與上司達成共識的目標將獲得更多收益。,如果您的上司一意孤行，繼續(xù)接聽或容許其他與會議無關且乏味的行為，那么您就準備一些可以利用這些時間完成的額外工作。這樣至少能夠完成某些任務。消除瓶頸某些上司需要事事批準后，才允許員工采取進一步行動來完成任務。無庸置疑，這些管理者們往往無法及時響應想要干預的決策。于是在上司這里形成工作瓶頸，使整個工作停滯不前。為打破這一瓶頸，可以采取以下步驟：評估由瓶頸引致的生產(chǎn)率損失。與您的上司面談，討論評估結果并尋求補救措施。制定上司能夠接受的修正方案。例如，明確哪些任務可以不經(jīng)“瓶頸〃就能自行開展。或敦促上司將次要任務的審批權授予您或其他人。多數(shù)上級都會對提高效率感興趣。通過就問題進行交流并指出造成的損失，您可能能夠說服上司放棄某些控制權?？紤]您在哪些方面可能浪費上級的時間抱怨上司浪費時間是很容易的事，但反省自己的行為是否浪費了上司的時間卻極為難得。要尊重上司的時間：,如果您或您的下屬不用上司幫助就能完成任務，就要防止頻繁地要求上司介入。?不要將問題推給上司處理。相反，提出可能的解決方案，征詢他們的反響意見。?適應上司的工作風格。例如，如果相對于面談的形式，他更喜歡接收書面信息，那么請尊重這些偏好。當然，您自己作為上級，也必須注意與下屬相處過程中浪費時間的行為。您一定不希望他們占用珍貴的時間思考如何糾正您的習慣。在“核心概念〃的下一局部中，您將了解時間緊迫的管理者當前面臨的另一項主要挑戰(zhàn):平衡工作與個人生活。第九節(jié)平衡工作需要和個人時間您的工作生活是否滲透到了您的個人生活中，以至您與朋友和家庭相處、履行對社區(qū)的承諾以及追求個人興趣的時間越來越少？如果答案是肯定的，您并不是特例。為什么需要如此大量的個人時間？有以下幾個原因：?更富吸引力的工作。許多工作變得更具有吸引力，對人們的心理有很大的沖擊力。眾多的商業(yè)人士發(fā)現(xiàn)他們愿意在自己的工作中投入更多的時間和精力，但這往往對其家庭生活造成了損害。,通信技術的進步。隨著諸如電子郵件等通信手段的進步，人們發(fā)現(xiàn)自己在晚間、周末甚至休假期間也會經(jīng)常查看、回復與工作相關的郵件。?更繁重的工作。隨著所面臨的競爭環(huán)境日益嚴峻，許多公司為自己的員工施加了沉重的工作壓力，他們不得不在辦公室停留得更久或在家中繼續(xù)工作。任由工作吞噬您的個人生活是錯誤的。您必須平衡二者的關系。為使其重歸平衡，您可能需要掌控自己的個人時間。怎么做呢？可運用與管理工作時間類似的方法：澄清您的個人目標。請思考，“我的最高個人目標是什么？〃您想學會彈奏吉他嗎？花更多時間與家人在一起？為社區(qū)效勞？完成一項重要的住宅或花園工程？哪些目標使您最具有成就感并且符合您生活中重要人員的目標和喜好？用具體的言語描述您的目標；例如，“這個夏天要在鄉(xiāng)間別墅與已成年的孩子以及他們的家庭共度兩周的假期。〃區(qū)分目標的優(yōu)先次序。您設定的個人目標可能超出了自己的精力范圍。因此，請確定它們的優(yōu)先級。例如，如果與家庭共度假期是您最為重要的目標，那么花園的整修可以稍后再完成。明確實現(xiàn)最高目標所必須完成的任務。為實現(xiàn)最重要的個人目標，您可能必須同時完成工作與家庭兩方面的具體任務。請回憶上面家庭度假的例子：?工作方面。為了與家庭共度兩周的假期，您可能需要在成行前對工作進行安排以騰出時間。您還需要委托其他人員在這段時間內(nèi)處理您的工程。?家庭方面。您可能需要雇傭房屋看管員、“寵物保姆〃，或請鄰居臨時代管自己負責的社區(qū)志愿活動。安排任務和目標。您已經(jīng)明確了最高目標和完成它們所需的任務，現(xiàn)在要在日程表中留出時間。預留兩周的假期。在任務列表中參加“向上司提出假期方案〃，然后付諸行動。以下輔助技巧有助于您更有效地安排個人時間：,不要將個人時間安排得太緊，以免無法應對意外事件和時機。,如果您的日歷沒有足夠的空余空間，就創(chuàng)立一份個人時間的活動日志。分析日志，檢查自己是否在無益于最高個人目標的活動上浪費了過多時間。尋找釋放個人時間的時機。通常，只需通過一些簡單的方法便可以極大地釋放個人時間。例如：?評估人際關系。是否存在不健康或一廂情愿的友誼和較為親密的關系，以至耗盡了您的時間與感情精力，卻很少〔或完全不能〕得到有價值的回報？如果是這樣，請考慮結束這種關系。您可以騰出時間和精力構建更健康、更充實的個人關系。,養(yǎng)精蓄銳。通過合理的膳食和長期的身體訓練方案，您的精力和體力都將獲得長足的進步。這些精力的深層儲藏有助于您更積極、更迅速地達成目標，并可以有更多時間從事其他重要活動。?評估社區(qū)責任。您承當?shù)牧x務對自己和他人是否具有真正的價值？您從別人那里得到的收益與為他人提供的價值是否相稱？如果這些問題的答案是否認的，就應考慮取消這些義務，將時間投入到更重要的活動中。,減少混亂。財產(chǎn)也占用時間。您必須對這些東西進行整理，尋找適宜的地點保存，定期清潔和維護等等。扔掉那些并不需要或不能用的東西，可以為更重要的事務留出時間。當您能夠成功管理工作和個人時間時，您將成為同事、朋友、家人和下屬的典范。在“核心概念〃的下一局部中，您將了解如何幫助員工更有效地管理時間。第十節(jié)幫助您的員工管理他們的時間作為管理者，您在幫助下屬有效管理時間的方面可以發(fā)揮重要的作用。仔細思考以下做法：運用技術手段縮短差旅時間您的下屬是否經(jīng)常出差進行銷售演示，參加培訓課程，主持焦點小組訪談或從事其他相關的業(yè)務活動？一些技術手段可以幫助減少差旅費用。?視頻會議。該技術使相隔遙遠的會議參與者相互見面并對話。它需要特殊的設備，因此一般在專用的會議室內(nèi)進行。?網(wǎng)絡會議。不同地點的人們借助這種技術可以查看、共享文件，他們利用攝像頭可以通過顯示器看到對方。?在線培訓。這一技術可以提供全天候的學習內(nèi)容。參與者無需更改關鍵任務的安排,僅利用日程中零散的閑暇時間即可完成培訓。要選擇最有效的技術以減少出差，必須確定最適合您的團隊的方式，例如，在實際團隊成員之間召開網(wǎng)絡會議。在IT部門的幫助下，進行幾次試點會議。在進行大規(guī)模推廣時,要汲取之前的經(jīng)驗教訓。保持工作/生活平衡與完全將自己埋入工作中的員工相比，那些可以協(xié)調工作和家庭生活的員工的精力更加充分，對公司也更忠誠。要幫助員工實現(xiàn)這種平衡：?注重結果而不是完成工作的方式、地點和時間。您要允許下屬按照能夠充分利用精力的方式來安排自己的時間。?尊重員工的家庭生活。員工同樣是具有個人喜好、家庭和公民義務的個體，僅僅表現(xiàn)出對此的認同就能增強平衡工作與個人生活的重要性，并提高員工的士氣和動力。?鼓勵更有效的工作方式。例如，如果下午4點開始的員工會議總是拖到6點半才能結束，就可以改為午餐會。這樣您將如期完成工作并讓員工按時下班。?考慮遠程辦公。通過減少上下班的往返時間，允許家長在孩子們放假期間呆在家中,在家或分區(qū)辦公室進行遠程辦公，可以使員工的工作/生活實現(xiàn)更大的平衡。此外，遠程辦公人員通常更具有效率，投入的工作時間更長，與現(xiàn)場辦公的員工相比，他們對企業(yè)的忠誠度更高。為了最大限度地發(fā)揮遠程辦公的作用，必須確定最適于這種方式的工作。確保遠程辦公人員具備合格的素質，例如具有單獨工作的能力并且無需監(jiān)督。注重成果而非具體的活動。設定明確的目標并監(jiān)督進度。使遠程辦公人員與您的其他下屬成為一個整體。?另請參見有效使用遠程辦公的技巧?創(chuàng)立靈活的工作日程表。一些員工的辦公時間可以是上午10點到下午6點，以便在早上送孩子上學。一些