項(xiàng)目管理的技術(shù)協(xié)調(diào)方法

僅供個人參考項(xiàng)目管理的技術(shù)協(xié)調(diào)方法一、“技術(shù)協(xié)調(diào)”的含義：建設(shè)項(xiàng)目管理，是為滿足建設(shè)項(xiàng)目對于特定目標(biāo)要求而進(jìn)行的系統(tǒng)的、有效的計(jì)劃、組織、控制與協(xié)調(diào)活動?！皡f(xié)調(diào)”是建設(shè)項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。我國常稱協(xié)調(diào)為“結(jié)合部管理”，美國管理界稱之為“界面管理”，其含義是：“主動調(diào)和相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質(zhì)、信息交換，以確保管理的效率”。協(xié)調(diào)的內(nèi)容包括人際關(guān)系、組織關(guān)系、資源供求、信息交換等方面，資源供求與信息交換協(xié)調(diào)可以統(tǒng)稱為技術(shù)協(xié)調(diào)。本文從業(yè)主的角度，對項(xiàng)目管理中技術(shù)協(xié)調(diào)，尤其是技術(shù)信息協(xié)調(diào)的意義和有關(guān)方法加以論述。二、“技術(shù)協(xié)調(diào)”的意義：1.技術(shù)協(xié)調(diào)是目前建設(shè)項(xiàng)目管理的薄弱環(huán)節(jié)：對于項(xiàng)目建設(shè)程序的各個階段而言， 規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工階段自身有較完善的質(zhì)保體系，有各自較為嚴(yán)密的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，但各階段之間需要銜接，必然存在技術(shù)信息的相互流動。例如，施工單位對于設(shè)計(jì)使用功能的理解， 以及對變更的掌握，設(shè)計(jì)單位對于現(xiàn)場和施工動態(tài)情況的了解等， 都依賴技術(shù)信息交流；項(xiàng)目管理的對象，即工程實(shí)體本身，是一個由眾多的環(huán)節(jié)構(gòu)成的系統(tǒng)， 例如工序銜接和專業(yè)配合等，都存在技術(shù)協(xié)調(diào)的要求；項(xiàng)目的參與者，僅就施工階段而言，各設(shè)計(jì)單位、技術(shù)服務(wù)單位、各分包商及材料、設(shè)備供應(yīng)商，以及單位內(nèi)部的各部門，少則十幾家，多則上百家，存在復(fù)雜的相互交叉的技術(shù)協(xié)調(diào)問題。項(xiàng)目管理實(shí)踐證明，技術(shù)協(xié)調(diào)失敗引發(fā)的問題在項(xiàng)目缺陷中占了相當(dāng)大的比例。2.技術(shù)協(xié)調(diào)引發(fā)的問題往往是嚴(yán)重的：技術(shù)協(xié)調(diào)是在各階段間、工程各部位間，以及各單位間（簡稱各子系統(tǒng)間）傳遞技術(shù)信息，對于其中的部分子系統(tǒng)，這些信息有時作為工作的標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)，最常見的是軸線與標(biāo)高的傳遞，以及圖紙的提供等，一旦出錯其損失可想而知；技術(shù)信息有時作為工作的保障，例如施工現(xiàn)場各單位對于道路、水電、材料、機(jī)械設(shè)備、臨時設(shè)施的占用及其變化情況。 錯誤的技術(shù)信息一經(jīng)傳遞，往往會在相對封閉的子系統(tǒng)中持續(xù)作用，或者對其他子系統(tǒng)引發(fā)連鎖反應(yīng)， 直至出現(xiàn)現(xiàn)實(shí)的矛盾后才被發(fā)覺，具有隱蔽的特征。3.技術(shù)協(xié)調(diào)是管理責(zé)任的重點(diǎn)：正是由于技術(shù)協(xié)調(diào)提供工作的依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)和保障，其責(zé)任重大，因而成為項(xiàng)目參與者索賠與反索賠的重要內(nèi)容。在項(xiàng)目管理實(shí)踐中，由于不重視技術(shù)協(xié)調(diào)而招致?lián)p失的教訓(xùn)是慘痛的。4.技術(shù)協(xié)調(diào)是建設(shè)項(xiàng)目管理的經(jīng)常性工作：技術(shù)協(xié)調(diào)的重要性，不僅體現(xiàn)在其必要性上，也體現(xiàn)在其經(jīng)常性上，這是建設(shè)項(xiàng)目的特殊性使然。建設(shè)項(xiàng)目不僅具有一般項(xiàng)目的“一次性”的特點(diǎn)，還有實(shí)施周期長、目標(biāo)系統(tǒng)化和行為主體多樣化等特點(diǎn)，因而技術(shù)協(xié)調(diào)對于建設(shè)項(xiàng)目管理而言，其意義超出一般的控制方法。三、技術(shù)協(xié)調(diào)方法淺析：項(xiàng)目管理實(shí)踐表明，技術(shù)協(xié)調(diào)失敗有以下幾種類型：a.信息未能傳達(dá)；b.信息發(fā)出方表達(dá)錯誤或表達(dá)模糊；c.信息接受方理解出現(xiàn)偏差；d.信息與現(xiàn)實(shí)不符。不得用于商業(yè)用途僅供個人參考避免以上問題，應(yīng)從項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)、制約機(jī)制、協(xié)調(diào)程序和協(xié)調(diào)形式等方面未采取措施，以下分別進(jìn)行論述：1.建立科學(xué)的項(xiàng)目管理內(nèi)、外部結(jié)構(gòu)：項(xiàng)目管理組織是項(xiàng)目所有參與方的組成形式，其結(jié)構(gòu)決定了技術(shù)協(xié)調(diào)工作的性質(zhì)和工作量。一方面，項(xiàng)目在必須分包時應(yīng)適度，避免不合理肢解工程的做法。專業(yè)分工細(xì)化是建筑業(yè)發(fā)展的一大特點(diǎn)，是必然趨勢，因?yàn)檫@樣可以從根本上提高局部工程的質(zhì)量，降低成本，但是不少業(yè)主把工程分得過細(xì)、插手過多，無形中使“結(jié)合部”迅速增加，給協(xié)調(diào)工作帶來困難。同時，設(shè)計(jì)單位的施工圖紙往往在涉及專業(yè)公司部分時不夠詳細(xì)，而那些能反映的參數(shù)一旦被不同承包人有不同的理解，就會引發(fā)銜接的問題。如裝飾工程中的軸線、標(biāo)高，以及各元素豎向?qū)R、橫向交圈等原則可能就會出問題。另一方面，項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)的合理與否，應(yīng)充分考慮業(yè)主自身的協(xié)調(diào)能力。例如，工程的材料、設(shè)備是由施工承包人負(fù)責(zé)，還是自行采購，業(yè)主應(yīng)根據(jù)工程具體情況、自身管理能力及經(jīng)濟(jì)方面加以綜合考慮。指定過多的供應(yīng)商，勢必涉及眾多的諸如技術(shù)考察、選型、商簽合同，以及指定供貨的時間、數(shù)量、地點(diǎn)、組織有關(guān)單位驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。相比較由施工承包商負(fù)責(zé)材料、設(shè)備供貨而言，有時單從價(jià)格角度看是節(jié)省了，但卻增加了大量的技術(shù)協(xié)調(diào)工作，客觀上違背了集約化原則。同時，如果開發(fā)商由于技術(shù)力量等原因出現(xiàn)協(xié)調(diào)失誤引起損失，就更加得不償失。第三方面，項(xiàng)目管理組織的內(nèi)部分工方式也影響著技術(shù)協(xié)調(diào)的效果。一種是把人員按區(qū)域分工，例如按樓層或棟號分工，可以提高管理人員的責(zé)任意識，避免扯皮現(xiàn)象，但對特定區(qū)域而言，各項(xiàng)事務(wù)是多頭協(xié)調(diào)，對特定事務(wù)而言，在各區(qū)域又是多頭管理，重復(fù)工作較多；另一種是職能式分工，即針對具體事務(wù)的分工，這種方式對特定事務(wù)的管理力度大，但各項(xiàng)事務(wù)在某區(qū)域內(nèi)的協(xié)調(diào)問題，需要經(jīng)理人員做大量的工作?？傊?，項(xiàng)目管理組織的結(jié)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目及企業(yè)具體情況決定。2.完善法律和經(jīng)濟(jì)的制約機(jī)制：協(xié)調(diào)是管理的一部分，而管理是需要成本的。另一方面，協(xié)調(diào)失敗必然招致?lián)p失。項(xiàng)目管理者為了避免和有效轉(zhuǎn)移這類損失，應(yīng)當(dāng)重視法律和經(jīng)濟(jì)上的制約手段。例如在多單位協(xié)調(diào)方面，有些業(yè)主會指定分包商，或進(jìn)行甲供材，此時如果不能使總包單位與分包商直接簽定合同，或簽三方合同，為了確保履行對總包商的義務(wù)，業(yè)主應(yīng)特別重視分包、供貨合同有關(guān)條款、尤其是經(jīng)濟(jì)處罰條款應(yīng)與總包合同相呼應(yīng)。3.建立科學(xué)嚴(yán)密的協(xié)調(diào)管理程序，避免經(jīng)驗(yàn)主義：管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)無疑是做好技術(shù)協(xié)調(diào)的良好條件，但是真正成熟的技術(shù)協(xié)調(diào)應(yīng)更多地依靠科學(xué)、嚴(yán)密的協(xié)調(diào)程序，對每個環(huán)節(jié)進(jìn)行多方面，多參數(shù)的客觀分析與控制。強(qiáng)調(diào)組織與程序，弱化對個人能力的依賴，是當(dāng)今項(xiàng)目管理界的共識。例如工程管理中常見的設(shè)計(jì)變更問題，業(yè)主除了把變更文件傳達(dá)到承包商外，還要考慮兩方面容易忽視的問題：一是是否所有有關(guān)單位都已傳達(dá)到？常有這種情況，即傳達(dá)到總包沒傳達(dá)到分包，或者相反；另一個問題是，變更是否很仔細(xì)地考慮各方面情況，是否需要根據(jù)承包人的反饋意見進(jìn)行調(diào)整？對于復(fù)雜的項(xiàng)目，沒有以計(jì)算機(jī)軟件為載體的輔助協(xié)調(diào)工具，管理者就無法將大量有價(jià)值的信息進(jìn)行集中分析，如關(guān)于某一環(huán)節(jié)的有關(guān)規(guī)范、圖紙、現(xiàn)場條件、同類工程情況、專家建議等進(jìn)行集中分析，就無法在子系統(tǒng)之間進(jìn)行穩(wěn)定、高效的技術(shù)協(xié)調(diào)。不得用于商業(yè)用途僅供個人參考4.“形式”是協(xié)調(diào)手段的一個重要方面：4.1.建立完善與高效的技術(shù)信息流動模式：對于技術(shù)信息流動模式的研究，以前項(xiàng)目管理者普遍重視不夠。實(shí)踐證明，技術(shù)信息流動模式并非是單純的“形式”，而是管理方法的重要組成部分，具有重要的實(shí)際意義。建設(shè)項(xiàng)目管理中，比較成熟也最常見的是以施工圖紙進(jìn)行的，在設(shè)計(jì)單位和施工單位之間還輔助以圖紙會審和施工過程中的技術(shù)核定單、設(shè)計(jì)變更等。對于專業(yè)分包單位，一般要求提供盡可能詳細(xì)的節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)文件。在管理實(shí)踐中，看似簡單的各技術(shù)服務(wù)單位（如沉降觀測、測樁等）及各材料、設(shè)備供應(yīng)商所涉及的技術(shù)協(xié)調(diào)往往更容易出現(xiàn)差錯。這是因?yàn)檫@些方面涉及的專業(yè)要求更獨(dú)特、變化更頻繁、空間跨度更大、一次協(xié)調(diào)涉及三家以上單位，并且基本上沒有全面、詳細(xì)的文字和圖紙等資料。對于各種情況和要求的技術(shù)協(xié)調(diào)工作，應(yīng)具體研究確定技術(shù)信息流動模式。下表是幾種常用流動模式的比較：----------------------------------------------------------------------模式優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)適應(yīng)性----------------------------------------------------------------------口頭模式迅速約事力差,明確性差非重大問題的經(jīng)常性交流----------------------------------------------------------------------書面聯(lián)系較迅速明確性好方向單一一對一或一對多單方向交流----------------------------------------------------------------------會議記錄兼顧面廣信息量大明確性不好多單位協(xié)調(diào)----------------------------------------------------------------------協(xié)議模式約束力強(qiáng)周期長重大、面廣或涉及廠區(qū)的協(xié)調(diào)問題----------------------------------------------------------------------對于純技術(shù)信息的傳遞，例如關(guān)于“測樁”的協(xié)調(diào)，既需要設(shè)計(jì)單位和測樁單位提供具體的技術(shù)要求，又需要土建單位的人工、機(jī)械配合，這樣“書面聯(lián)系單”的協(xié)調(diào)模式就很煩瑣，為了避免當(dāng)“二傳手”和不必要的錯誤，采用“多方會議”的模式較為科學(xué)。同樣，對于涉及經(jīng)濟(jì)利益分?jǐn)倖栴}時，多方會議極易引發(fā)爭執(zhí)，最好選擇口頭協(xié)商或分別單獨(dú)會見。4.2.重視工程管理文件的作用：工程管理文件作為管理過程的記錄，對于技術(shù)協(xié)調(diào)具有重要的實(shí)際意義，例如在施工過程中，承包商提供的進(jìn)度計(jì)劃，不僅僅為業(yè)主或工程師提供了控制工程進(jìn)展的依據(jù)，在技術(shù)協(xié)調(diào)方面還有以下幾點(diǎn)作用：（1）使業(yè)主或其他單位提供設(shè)計(jì)圖紙有了時間根據(jù)；（2）使材料、設(shè)備的進(jìn)場得以提前安排；（3）與現(xiàn)場其他單位就道路、水電、機(jī)械、臨時設(shè)施的使用進(jìn)行約定；（4）作為索賠責(zé)任判定和計(jì)算的依據(jù)。4.3.要求專業(yè)承包人提供詳細(xì)的節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)，避免所謂“習(xí)慣做法”的托辭：預(yù)先進(jìn)行詳盡的節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)，特別是與其他承包人的交接部位的設(shè)計(jì)，有利于及早發(fā)現(xiàn)問題，采取有效協(xié)調(diào)措施，因?yàn)橥愖龇赡苡卸喾N不同的細(xì)節(jié)，及早明確，既便于自己工作，也為其他承包人提供必需的設(shè)計(jì)依據(jù)。5.發(fā)揮與完善“項(xiàng)目信息中心”職能：為了減少與避免技術(shù)協(xié)調(diào)失敗，設(shè)立隸屬于項(xiàng)目管理部的專門負(fù)責(zé)管理技術(shù)信息流動的職能小組或人員是很有意義的。不得用于商業(yè)用途僅供個人參考“信息中心”為項(xiàng)目參與各方提供了一個共同的信息接口，使技術(shù)信息的流動具備了“集中”的特點(diǎn)，即技術(shù)信息在項(xiàng)目部內(nèi)部或在項(xiàng)目參與者之間的流動，必須經(jīng)過“信息中心”來操作，另一方面，“信息中心”使技術(shù)信息具備了“開放”的特點(diǎn)，即無論項(xiàng)目的哪一點(diǎn)出現(xiàn)變化，一旦傳遞至“信息中心”，經(jīng)過經(jīng)理人的處理，又能夠及時傳遞到有關(guān)各方?！靶畔⒅行摹北阌谑褂孟冗M(jìn)的軟硬件，如CAD技術(shù)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、專家系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理軟件集成等，但應(yīng)指出的是，“信息中心”的根本任務(wù)是保障信息流動的規(guī)則，有別于單純利用管理軟件進(jìn)行信息處理的信息系統(tǒng)。四、尊重建設(shè)程序，遵守建設(shè)法規(guī)，營造技術(shù)協(xié)調(diào)的良好環(huán)境：項(xiàng)目建設(shè)有一定的法律法規(guī)和程序要求。隨著建筑產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，與項(xiàng)目建設(shè)法規(guī)、程序相適應(yīng)的管理模式也逐漸發(fā)展成熟，這是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)和根本保證，同時構(gòu)成了技術(shù)協(xié)調(diào)的大環(huán)境。一些開發(fā)企業(yè)受一時的經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)使，往往邊施工邊設(shè)計(jì)，或者末驗(yàn)收即使用；有些開發(fā)商把找關(guān)系、鋪路子、鉆法律空子當(dāng)成家常便飯，從短期看好像是占了便宜，但其中有許多情況從企業(yè)長遠(yuǎn)看無異是一種自殘行為，因?yàn)檫@樣做既逃避了法律的監(jiān)督，客觀上也使項(xiàng)目本身利益受損，并助長了不良習(xí)氣。同時，這種做法從根本上擾亂了項(xiàng)目管理的有機(jī)體系，使本來復(fù)雜的技術(shù)協(xié)調(diào)問題越發(fā)難以控制。隨著建筑業(yè)市場競爭體制的逐步完善，以及各級監(jiān)督職能的發(fā)揮，相信這一制約技術(shù)協(xié)調(diào)的大環(huán)境會逐步得到改善。不得用于商業(yè)用途僅供個人參考僅供個人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途。Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse.Nurfürdenpers?nlichenf ürStudien,Forschung,zukommerziellenZweckenverwendetwerden.Pourl' étudeetlarechercheuniquement àdesfinspersonnelles;pas àdesfinscommerciales.толькодлялюдейкоторые,используютсядляобучениясследований,недолжныиспользоваться вкоммерческих целях.以下無正文不得用于商業(yè)用途僅供個人參考僅供個人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途。Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse.Nurfürdenpers?nlichenf ü