質(zhì)量記錄控制程序-3

文號：YBM/QP-03發(fā)放編號:版本：A/0程序文件質(zhì)量記錄控程序YBM/QP-03編制：審核：批準：發(fā)布日期:實施日期:上海意奔瑪機械有限公司程序文件文號：YBM/QP-01程序文件文號：YBM/QP-01版本：A/0頁次：4/1文件名稱：質(zhì)量記錄控制程序目的本程序目的是對記錄的標識.貯存.保護.檢索.保管.處置進行控制和管理.以證明產(chǎn)品、環(huán)境質(zhì)量達到要求和體系有效運行。范圍本程序適用于本公司質(zhì)量體系運行的所有記錄以及顧客規(guī)定的記錄的控制。相關(guān)文件《文件和資料控制程序》職責(zé)和職權(quán)行政人事部負責(zé)歸檔記錄的貯存、保護、檢索、保管、借閱和處置。各職能部門和車間負責(zé)本部門車間記錄的標識、收集、貯存、保護、保管、歸檔和處置。3各部門內(nèi)部所需的記錄，由部門相關(guān)人員編制記錄表式,其表式經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可使用，并按4.2條進行控制.5管理內(nèi)容1記錄形式本公司記錄以書面的表式（表格）形式，和各部門采用的任何媒體形式,如硬拷貝或電子媒體（磁帶.磁盤.膠片.照片等）.上海意奔瑪機械有限公司文件名稱：質(zhì)量記錄控制程序程序文件文號：YBM/QP-01版本：A/0程序文件文號：YBM/QP-01版本：A/0頁次：4/2示例：ZJ.XX.XXIIIII1順序號I1程序文件順序號1質(zhì)量記錄縮寫各部門在需要時，可編制一部分由本部門控制的記錄，其編號方法為：ZL/部門拼音縮寫一記錄順序號。記錄的編號打印或書寫在記錄表格右上方。3記錄的填寫3.1記錄必須真實準確。記錄必須清晰、完整、準確，必須有簽名和日期；簽名可用真名或代號，但必須可追溯到記錄者本人。5.3.3記錄用鋼筆或圓珠筆填寫，不得用鉛筆填寫。5.3.4記錄的更改：a.當記錄或校對過程發(fā)現(xiàn)錯誤時，將錯誤處劃杠，近旁處寫上正確文字或數(shù)字，不得采用涂改的方式。b.除填寫人或校對人外，其它人不得更改記錄。上海意奔瑪機械有限公司文件名稱：質(zhì)量記錄控制程序程序文件文號：YBM/QP-01版本：A/0頁次：程序文件文號：YBM/QP-01版本：A/0頁次：4/3收集時要檢查是否完整清晰.5.5記錄的貯存和保護5.5.1記錄的貯存應(yīng)按編號分別貯存。5.5.2記錄應(yīng)保存在安全、干燥的地方，存放條件應(yīng)便于檢索，防止霉變、損壞或丟失。記錄的保存期限應(yīng)滿足合同要求，合同無指明要求的，保存期限詳見本程序5.9的規(guī)定。5.5.4對電子版本的質(zhì)量記錄（包括外來的需要留用的電子版本的質(zhì)量記錄）應(yīng)由各部門指定專人定期整理歸檔，設(shè)專柜進行保管。重要質(zhì)量記錄要備份,并采取防潮、防磁、防高溫措施。5.6記錄的歸檔：記錄在保存期內(nèi)，保存的部門應(yīng)根據(jù)類別，按月、年整理，進行裝袋、捆綁或裝訂成冊，登記后分類歸檔存放保管。7外來記錄的控制來自供方的記錄、顧客投訴、檢定證書等由責(zé)任部門整理、歸檔,并按本程序的5.5條的要求做好保管工作。5.8記錄的檢索與借閱8.1記錄的借閱，由借閱人申請，借閱部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，記錄保管部上海意奔瑪機械有限公司程序期文號：YBM/QP-01文件名稱：質(zhì)量記錄控制程序版本：上海意奔瑪機械有限公司程序期文號：YBM/QP-01文件名稱：質(zhì)量記錄控制程序版本：A/0頁次：4/48.2借閱時不得更改、涂改、剪貼、折散、損壞，保證檔案資料的完整，并不得外借(除5.8.3外)。8.3合同有要求的需方借閱記錄時，應(yīng)按下列要求辦理借閱交還手續(xù)。5.8.3.1由商務(wù)部提出申請，報總經(jīng)理批準。5.8.3.2借出記錄應(yīng)執(zhí)行5.8.1、5.8.2的規(guī)定。.3.3需方應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)交還記錄。如需要獲取記錄資料，由總經(jīng)理批準后方可復(fù)印，原件交還保管部門。記錄保存期限：記錄保存期限應(yīng)至少滿足法規(guī)和顧客的要求，有關(guān)安全件的質(zhì)量記錄保存期限為15年，具體保存期限見質(zhì)量記錄清單。記錄的處理：保存期已超過保存年限的記錄，一般情況下可由保存部門負責(zé)人批準后銷毀，并作記錄，銷毀方式對環(huán)境不造成污染。但發(fā)放記錄、文件清單等可根據(jù)實際需要延長保存期。記錄7.1《質(zhì)量記錄一覽表》(YBM/QPJ-03-01-A0)7.2《記錄銷毀登記表》(YBM/QPJ-03-02-A0)質(zhì)量記錄一覽表質(zhì)量記錄一覽表質(zhì)量記錄一覽表YBM/QPJ-03-01-A0質(zhì)量記錄一覽表序號質(zhì)量