關(guān)于檔案管理制度

關(guān)于檔案管理制度一、為標(biāo)準(zhǔn)公司檔案治理，增加公司檔案的有用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞開(kāi)工資、經(jīng)營(yíng)狀況、人事檔案、會(huì)議記錄、打算、托付書(shū)、協(xié)議、合同、工程方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案治理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案治理員負(fù)責(zé)。

四、檔案治理員的職責(zé)：

保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用便利。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案治理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)當(dāng)歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極協(xié)作與支持。

3、凡應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時(shí)歸檔的資料，由檔案治理員負(fù)責(zé)準(zhǔn)時(shí)歸檔。

4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必需把原件放入檔案室。

5、檔案治理員依據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔治理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類(lèi)與歸檔

1、公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔治理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平常立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案治理員辦理借閱手續(xù)。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、隱秘三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案制止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;隱秘級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。隱秘級(jí)檔案的借閱必需由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可托付副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，詳細(xì)按托付書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

4、檔案借閱者必需做到：

①愛(ài)惜檔案，保持干凈，嚴(yán)禁涂改。

②留意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷(xiāo)毀

1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案治理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)前方可銷(xiāo)毀。

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案治理員須仔細(xì)核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必需由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)視銷(xiāo)毀。

檔案治理制度2

第一條為了標(biāo)準(zhǔn)公司檔案治理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

其次條檔案治理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)治理，一級(jí)治理是指公司綜合治理部的統(tǒng)籌治理;二級(jí)治理是指各部門(mén)的檔案資料治理工作。

2、綜合治理部檔案治理員負(fù)責(zé)公司全部檔案資料的統(tǒng)一收集治理，各部門(mén)的檔案治理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用治理。

3、檔案治理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案治理規(guī)定，仔細(xì)細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合治理部檔案治理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案治理工作進(jìn)展監(jiān)視和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案治理進(jìn)展一次檢查驗(yàn)收。

第三條歸檔制度

1、但凡反映公司戰(zhàn)略進(jìn)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)治理及工程建立等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一治理，任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必需是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保存的，綜合部保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要準(zhǔn)時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建立方面的，由規(guī)劃建立部保存原件。以上部門(mén)應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合治理部備案。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保存三份原件，綜合治理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特別狀況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合治理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合治理部設(shè)存放檔案的特地庫(kù)房，各部門(mén)應(yīng)依據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)展登記，編制歸檔名目。

3、檔案治理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，依據(jù)分類(lèi)法，編制分類(lèi)名目;依據(jù)需要編制專(zhuān)題名目，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次清楚，存放科學(xué)。

5、庫(kù)存檔案必需圖物相符，帳物相符。

6、檔案治理人員要熟識(shí)所治理的檔案資料，了解利用者的需求，把握利用規(guī)律。

7、依據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)展整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案治理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必需做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必需在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必需履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的`時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案治理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必需妥當(dāng)保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料，因保管不慎喪失時(shí)，要準(zhǔn)時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)準(zhǔn)時(shí)處理。

8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必需借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必需外借的，由總經(jīng)理審批。

第六條二級(jí)檔案應(yīng)依據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，必需保存的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合治理部統(tǒng)一保存。

檔案治理制度3

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)治理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)治理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

其次條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后準(zhǔn)時(shí)交專(zhuān)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集治理。

第四條檔案治理要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必需保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、年度規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞開(kāi)工資、經(jīng)營(yíng)狀況、人事檔案、會(huì)議記錄、打算、委任書(shū)、協(xié)議、合同、工程方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索?。?/p>

1、借閱檔案要仔細(xì)填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必需愛(ài)惜，保持干凈，嚴(yán)禁涂改，留意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔緣由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時(shí)，檔案治理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)覺(jué)遺失、污損、或隨便涂改狀況的