湯敏生-時(shí)間管理與工作效率提升

sunairwang20110725時(shí)間

管理

策略第一項(xiàng)：做好目標(biāo)與計(jì)劃管理第二項(xiàng)：分清工作的輕重緩急第三項(xiàng)：立即行動(dòng)并設(shè)定完成期限第四項(xiàng)：及時(shí)進(jìn)行工作報(bào)告反饋第五項(xiàng)：養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣第六項(xiàng)：加強(qiáng)對(duì)業(yè)余時(shí)間管理第一頁(yè)，共57頁(yè)。

第三項(xiàng)：立即行動(dòng)并設(shè)定完成期限第二頁(yè)，共57頁(yè)。立即行動(dòng)的原則

結(jié)果提前，自我退后認(rèn)真第一，聰明第二鎖定目標(biāo)，專注重復(fù)絕心第一，成敗第二速度第一，完美第二結(jié)果第一，理由第二第三頁(yè)，共57頁(yè)。立即行動(dòng)的要求■不要把難事往后拖■不要把不喜歡的事往后推■不要把喜歡的事做過(guò)了頭提醒你注意：

有時(shí)候你最好能立刻著手解決問(wèn)題，決不拖延半點(diǎn)時(shí)間；但有時(shí)候，解決問(wèn)題的時(shí)機(jī)并不成熟，如果這時(shí)候你就立即行動(dòng)，往往只會(huì)弄巧成拙。這時(shí)候最好能把事情緩一緩，另外選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)。第四頁(yè)，共57頁(yè)。

專心致志設(shè)定完成工作的期限

專注原則——集中精力日事日畢，日清日高堅(jiān)持做，努力做，精益求精第五頁(yè)，共57頁(yè)。

第四項(xiàng)：及時(shí)進(jìn)行工作報(bào)告反饋第六頁(yè)，共57頁(yè)。出事了怎么辦報(bào)怕領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)；怕罰款；怕承擔(dān)責(zé)任、推諉不報(bào)所負(fù)責(zé)的工作出了嚴(yán)重錯(cuò)誤沒(méi)準(zhǔn)僥幸過(guò)關(guān)◆上級(jí)很忙/上級(jí)不在/上級(jí)發(fā)火第七頁(yè)，共57頁(yè)。自己的想法上級(jí)的想法◆這部分應(yīng)該這樣做！◆你需要把﹡﹡﹡加進(jìn)去！◆修改！再修改！領(lǐng)導(dǎo)如是說(shuō)第八頁(yè)，共57頁(yè)。

※不好的報(bào)告：被催促的報(bào)告單純的事后報(bào)告純粹辯解的報(bào)告

※好的報(bào)告：時(shí)機(jī)恰當(dāng)?shù)膱?bào)告積極主動(dòng)的報(bào)告總結(jié)：不好的報(bào)告和好的報(bào)告第九頁(yè)，共57頁(yè)。

工作報(bào)告注意事項(xiàng)第十頁(yè)，共57頁(yè)。1.“報(bào)憂”要盡早結(jié)果不好或出現(xiàn)異常時(shí)，在初始階段就向上級(jí)報(bào)告，還能想辦法應(yīng)對(duì)，若是猶豫躊躇，延宕報(bào)告，最終將不可收拾。越是經(jīng)驗(yàn)豐富、權(quán)限范圍大的人，越是具備挽回失敗影響的力量。第十一頁(yè)，共57頁(yè)。如果情況令人擔(dān)憂疑慮，必須毫不猶豫地如實(shí)報(bào)告如果一切正常順利，必須毫不遺漏地及時(shí)向上級(jí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)既然下達(dá)了指示，就會(huì)關(guān)心其結(jié)果，進(jìn)行匯報(bào)，可以使領(lǐng)導(dǎo)放下心來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)敏銳地把握情況，并采取措施，同時(shí)對(duì)你表示感謝。2.“區(qū)區(qū)小事”也報(bào)告第十二頁(yè)，共57頁(yè)。3.過(guò)程階段要報(bào)告工作中，常常發(fā)生這樣的情況……無(wú)論上級(jí)或用戶，被托付的事項(xiàng)即便沒(méi)有完成，若是能在某個(gè)階段提供一個(gè)中間報(bào)告，這樣可以使其放下心來(lái)。第十三頁(yè)，共57頁(yè)。并非所有上級(jí)都能一次性說(shuō)明工作目標(biāo)或自己意圖，尤其是工作比較棘手時(shí)。下屬在積極向上級(jí)報(bào)告工作進(jìn)展的同時(shí)，還需要對(duì)目前工作困境進(jìn)行說(shuō)明，向上級(jí)明確工作方向，避免造成因?yàn)闇贤ú粫硨?dǎo)致被動(dòng)！工作報(bào)告提醒第十四頁(yè)，共57頁(yè)。

工作報(bào)告反饋技巧第十五頁(yè)，共57頁(yè)。1.事項(xiàng)整理要清楚5W2H原則何事（What）何人（Who）何時(shí)（When）何地（Where）為何（Why）怎么樣（How）多大程度（Howmuch）第十六頁(yè)，共57頁(yè)。1.事項(xiàng)整理要清楚第十七頁(yè)，共57頁(yè)。2.對(duì)方情況要確認(rèn)上級(jí)平時(shí)總講，下屬：有件事想向您報(bào)告一下，可以嗎？領(lǐng)導(dǎo)：……（除非萬(wàn)不得已的場(chǎng)合，一般來(lái)說(shuō)，）上級(jí)不會(huì)當(dāng)場(chǎng)拒絕無(wú)論什么時(shí)間都可以來(lái)找我！第十八頁(yè)，共57頁(yè)。3.開場(chǎng)簡(jiǎn)潔說(shuō)結(jié)論抓住話題核心簡(jiǎn)略過(guò)程不強(qiáng)調(diào)客觀杜絕辯解和牢騷不訴說(shuō)辛苦或炫耀自己責(zé)任分明不有意回避第十九頁(yè)，共57頁(yè)。那件事進(jìn)展怎樣了上級(jí)或顧客下屬或商家沒(méi)做好溝通的自我管理=如實(shí)、詳細(xì)的報(bào)告可以贏得對(duì)方的信任；反之則會(huì)帶來(lái)不信任和不滿意，甚至?xí)a(chǎn)生疑慮。4.詳細(xì)信息適時(shí)報(bào)第二十頁(yè)，共57頁(yè)。5.事實(shí)意見推測(cè)要分清報(bào)告內(nèi)容-任何人都無(wú)法否認(rèn)的客觀事實(shí)意見推測(cè)第二十一頁(yè)，共57頁(yè)。6.用提問(wèn)消除疑慮執(zhí)行性工作時(shí)小王：配件銷售額較上月下降20%.上級(jí)：為什么下降這么多？小王：……創(chuàng)新性工作時(shí)上級(jí)：該方案的目標(biāo)是什么？還有沒(méi)有其他方案？實(shí)施該方案會(huì)不會(huì)有問(wèn)題？小王：……掌握真因，做好被提問(wèn)的準(zhǔn)備第二十二頁(yè)，共57頁(yè)。

●總結(jié)：上司期待的報(bào)告

?要向指示你的上司及時(shí)報(bào)告

?要如實(shí)地報(bào)告

?按5W2H的方法進(jìn)行報(bào)告

(When,Where,Who,What,Why,How，Howmuch)

?報(bào)告先從結(jié)論開始：

結(jié)論→理由→經(jīng)過(guò)第二十三頁(yè)，共57頁(yè)。

第五項(xiàng)：養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣第二十四頁(yè)，共57頁(yè)。主動(dòng)解決工作問(wèn)題優(yōu)秀的員工，是擅長(zhǎng)解決問(wèn)題的員工；績(jī)效的實(shí)現(xiàn)，是掌握解決問(wèn)題的方法。第二十五頁(yè)，共57頁(yè)。常見思維障礙1、習(xí)慣性思維障礙2、直線型思維障礙3、權(quán)威性思維障礙4、從眾型思維障礙5、書本型思維障礙6、自我中心型思維障礙7、自卑型思維障礙8、麻木型思維障礙第二十六頁(yè)，共57頁(yè)。問(wèn)題解決的八大步驟第二十七頁(yè)，共57頁(yè)。問(wèn)題解決的八大步驟第二十八頁(yè)，共57頁(yè)。29工具方法1：和田十二法和田十二思路法是我國(guó)上海的創(chuàng)造教育工作者許立言、張?？岢龅脑谑澜缌餍袡z核表的基礎(chǔ)上，結(jié)合我國(guó)青少年小發(fā)明、小改革的特點(diǎn)提煉出來(lái)的創(chuàng)造技法，原名叫“十二個(gè)聰明的辦法”，是一種有效的發(fā)明用檢核表。有時(shí)也稱為動(dòng)詞提示檢核表法、思路提示法。其中的動(dòng)詞分別是：加一加，減一減，擴(kuò)一擴(kuò)，縮一縮，改一改，變一變，學(xué)一學(xué)，搬一搬，代一代，聯(lián)一聯(lián)，反一反，定一定。和田十二法源于檢核法的原理，同樣也給發(fā)明創(chuàng)造提供了若干種考慮的方向。第二十九頁(yè)，共57頁(yè)。(1)加一加從添加、增加、附加、組合等角度考慮。如將吊燈和電扇組合，形成的燈扇，既增加了美觀，又節(jié)省了空間，一舉兩得。(2)減一減從刪除、減少、減小、拆散、去掉等角度考慮。例如為使建筑管道安裝工人省力、安全和高效率，現(xiàn)在廣泛采用了合成樹脂制成的水管，這種水管的重量比原來(lái)水管的重量大大減輕。(3)擴(kuò)一擴(kuò)從加大、擴(kuò)充、延長(zhǎng)、放大等角度考慮。例如將彩色照片的版面擴(kuò)大，這樣可以更好的欣賞人物和風(fēng)景。(4)縮一縮從改小、縮短、縮小等角度考慮。例如將大型電子管變?yōu)樾〉木w管，制成豐富多彩的電器元件。第三十頁(yè)，共57頁(yè)。(5)變一變從改變形狀、顏色、音響、味道、順序等角度考慮。例如，最初的電扇都是黑顏色的。一個(gè)職員提出建議，將電扇的黑色改為淺色。公司采納了這個(gè)建議。市場(chǎng)上掀起了一股搶購(gòu)熱潮，電扇從此也一改清一色的黑面孔，變?yōu)槎嘧硕嗖?6)改一改對(duì)原有的事物進(jìn)行修改，使它消除缺點(diǎn)，變得更方便、更合理、更新穎。例如以前的飲料大多是玻璃瓶裝，運(yùn)輸、保管和使用都不方便。改變一下它的結(jié)構(gòu)，使用塑料、紙制軟包裝極大的方便了人們的生活。(7)聯(lián)一聯(lián)尋找某個(gè)事物(事情)的結(jié)果和它的起因的聯(lián)系，從事物的聯(lián)系中找到解決辦法或提出新方案。

(8)學(xué)一學(xué)學(xué)一學(xué)別人的做法，模仿現(xiàn)有事物的形狀、結(jié)構(gòu)、原理等。例如模仿海豚皮膚的特殊結(jié)構(gòu)制成魚雷的外殼，在航行中將阻力減到最??；模仿蛇的嘴巴能張大到超過(guò)它自己的頭的特征，發(fā)明蛇口形曬衣夾。用這種衣夾可從上往下將衣物連竹竿一起夾住，更好的防止衣物被風(fēng)吹脫。第三十一頁(yè)，共57頁(yè)。(9)代一代用一事物(材料、零件、方法等)代替另一事物。例如用激光這把纖細(xì)的“手術(shù)刀”代替原來(lái)的金屬手術(shù)刀，在電子計(jì)算機(jī)的控制下對(duì)人眼的角膜作矯正近視的手術(shù)，獲得了極大的成功。(10)搬一搬把一個(gè)事物搬到別的地方，將新事物移到別的領(lǐng)域，尋找新用途等。將醫(yī)學(xué)的CT技術(shù)移植運(yùn)用到地下探礦中等。(11)反一反把一種東西或事物的正反、上下、左右、前后、橫豎、里外等顛倒一下。例如人們常用的泡茶方法是，把茶葉從袋子里取出來(lái)放到茶碗(茶杯或茶缸)里，用開水泡開，茶葉在水中四散漂開，喝茶時(shí)不小心茶葉還往嘴里鉆。有人反其道想，把茶葉留在袋內(nèi)一塊兒泡!(12)定一定為了解決某一問(wèn)題或改造某件東西，為了提高學(xué)習(xí)、工作效率和防止可能發(fā)生的事故或疏漏等，而需要做出一些規(guī)定。第三十二頁(yè)，共57頁(yè)。[練習(xí)]

用和田十二法創(chuàng)新自行車第三十三頁(yè)，共57頁(yè)。34工具方法2：5W1H法1．內(nèi)容介紹美國(guó)陸軍用英語(yǔ)中的6個(gè)疑問(wèn)詞來(lái)進(jìn)行設(shè)問(wèn)，這6個(gè)方面的英文第一個(gè)字母正好是5個(gè)W和1個(gè)H，5W1H法因此得名。其中5W是指Why，What，Who，When，Where。具體內(nèi)容如下：

5W1H分析法也叫六何分析法，是一種思考方法，也可以說(shuō)是一種創(chuàng)造技法。是對(duì)選定的項(xiàng)目、工序或操作，都要從原因（何因）、對(duì)象（何事）、地點(diǎn)（何地）、時(shí)間（何時(shí)）、人員（何人）、方法（何法）等六個(gè)方面提出問(wèn)題進(jìn)行思考。這種看似很可笑、很天真的問(wèn)話和思考辦法，可使思考的內(nèi)容深化、科學(xué)化。第三十四頁(yè)，共57頁(yè)。35（1）Why——為什么干這件事？（目的）；（2）What——怎么回事？（對(duì)象）；（3）Where——在什么地方執(zhí)行？（地點(diǎn)）；（4）When——什么時(shí)間執(zhí)行？什么時(shí)間完成？（時(shí)間）；（5）Who——由誰(shuí)執(zhí)行？（人員）；（6）How——怎樣執(zhí)行？采取哪些有效措施？（方法）。以上六個(gè)問(wèn)題的英文第一個(gè)字母為5個(gè)W和1個(gè)H，所以簡(jiǎn)稱5W1H工作法。運(yùn)用這種方法分析問(wèn)題時(shí)，先將這六個(gè)問(wèn)題列出，得到回答后，再考慮列出一些小問(wèn)題，又得到回答后，便可進(jìn)行取消、合并、重排和簡(jiǎn)化工作，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行綜合分析研究，從而產(chǎn)生更新的創(chuàng)造性設(shè)想或決策。

第三十五頁(yè)，共57頁(yè)。36（1）按5WIH法分析原因，先檢核六個(gè)要素。

Who——誰(shuí)是顧客?Where——小賣部設(shè)在何處?顧客是否經(jīng)過(guò)此處?When——顧客何時(shí)來(lái)購(gòu)物?What——顧客購(gòu)買什么?Why——顧客為何要在此處購(gòu)物?How——怎樣方便顧客購(gòu)物?

從中找出關(guān)鍵要素：Who、Where、When[練習(xí)題]某航空公司在機(jī)場(chǎng)二樓設(shè)了一個(gè)小賣部，生意相當(dāng)冷清。問(wèn)題出在哪里?開發(fā)部門運(yùn)用5WIH法分析了原因，提出了改進(jìn)建議。第三十六頁(yè)，共57頁(yè)。37檢核表法又稱設(shè)想提問(wèn)法或分項(xiàng)檢查法。它是由美國(guó)創(chuàng)造學(xué)家奧斯本發(fā)明的，在創(chuàng)造學(xué)界最有名、最受歡迎的創(chuàng)造技法。檢核表法是根據(jù)需要解決的問(wèn)題或者進(jìn)行創(chuàng)造發(fā)明的對(duì)象列出有關(guān)問(wèn)題，逐個(gè)對(duì)它們進(jìn)行分析，從中獲得解決問(wèn)題的方法和創(chuàng)造發(fā)明的設(shè)想。由于檢核表法是先提出問(wèn)題，再逐個(gè)進(jìn)行分析、檢驗(yàn)的做法，所以它不僅利于照顧到思考問(wèn)題的全面性。而且有利于新思想的產(chǎn)生。因此，檢核表法是一種能夠大量開發(fā)創(chuàng)造性設(shè)想的創(chuàng)造技法。檢核表法幾乎適用于任何類型與場(chǎng)合的創(chuàng)造活動(dòng)，因此被稱為“創(chuàng)造技法之母”。工具方法3：奧斯本檢核表法第三十七頁(yè)，共57頁(yè)。38奧斯本的檢核表

第三十八頁(yè)，共57頁(yè)。392．特點(diǎn)奧斯本檢核表法從9個(gè)方向的不同角度，啟發(fā)我們提出與思考問(wèn)題使思路向正向、側(cè)向、逆向、合向發(fā)散開來(lái)。奧斯本檢核表法主要有以下優(yōu)點(diǎn)：(1)奧斯本檢核表有助于人們打破各種思維定勢(shì)，以問(wèn)題的形式激發(fā)人們的想象力。(2)奧斯本檢核表提醒人們從各個(gè)角度、觀點(diǎn)去看問(wèn)題，避免了單一化的思維方式。(3)奧斯本檢核表內(nèi)容豐富，可啟發(fā)人們應(yīng)用于各個(gè)方面，如開發(fā)新產(chǎn)品，進(jìn)行設(shè)計(jì)、銷售、廣告等，它為解決創(chuàng)造發(fā)明問(wèn)題提供了很好的解決問(wèn)題的思路。(4)經(jīng)常使用奧斯本檢核表能提高人們的思維素質(zhì)，有利于突破不愿提問(wèn)的心理障礙，會(huì)使人們善于提問(wèn)、思考、想象、善于變換思考角度。(5)奧斯本檢核表法的適應(yīng)性強(qiáng)，不論對(duì)象如何和專業(yè)如何，都可以相應(yīng)地列出很多檢核問(wèn)題。但是奧斯本檢核表法存在如下缺點(diǎn)：奧斯本檢核表問(wèn)題過(guò)細(xì)、過(guò)多，實(shí)施起來(lái)比較復(fù)雜，有學(xué)者認(rèn)為該技法一般很難取得較大的突破性成果。第三十九頁(yè)，共57頁(yè)。40

3．注意事項(xiàng)奧斯本檢核表是一種非常實(shí)用的技法，但使用時(shí)有一些地方值得注意：（1）不應(yīng)過(guò)分拘泥于這一種方法如果拘泥于這一種方法，過(guò)分依賴于它．反而會(huì)把它變成束縛自己的條條框框，妨礙自由想象，使本來(lái)為防止思考漏洞而采用的檢核表變成制造漏洞的根源。（2）檢核的內(nèi)容可作適當(dāng)改變具體使用時(shí)應(yīng)靈活掌握，根據(jù)活動(dòng)的主要目的，檢核對(duì)象的主要特點(diǎn)，周圍環(huán)境來(lái)設(shè)計(jì)檢核表。（3）檢核表法主要提供的是一種思路由于檢核法比較強(qiáng)調(diào)創(chuàng)造發(fā)明主體的心理素質(zhì)的改變，借助克服心理障礙產(chǎn)生更多的思路，因而較為忽略對(duì)技術(shù)對(duì)象的客觀規(guī)律性的認(rèn)識(shí)。所以，在使用本技法解決較復(fù)雜的技術(shù)發(fā)明問(wèn)題時(shí)，僅能提供一個(gè)大概的思路，還需進(jìn)一步與技術(shù)方法結(jié)合。第四十頁(yè)，共57頁(yè)。練習(xí)題：新型保溫瓶如何產(chǎn)生？第四十一頁(yè)，共57頁(yè)。

有效的會(huì)議管理

凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備凡是會(huì)議，必有主題凡是會(huì)議，必有紀(jì)律凡是會(huì)議，會(huì)前必有議程凡是會(huì)議，必有結(jié)果凡是會(huì)議，必有訓(xùn)練凡是會(huì)議，必須守時(shí)凡是會(huì)議，必有記錄凡是散會(huì)，必有事后追蹤第四十二頁(yè)，共57頁(yè)。頭腦風(fēng)暴法的三個(gè)階段準(zhǔn)備階段頭腦風(fēng)暴階段評(píng)價(jià)選擇階段第四十三頁(yè)，共57頁(yè)。頭腦風(fēng)暴法具體操作準(zhǔn)備階段1、選定基本議題；2、選定參加者（一般5-15人為宜），并挑選記錄員1名；3、確定會(huì)議時(shí)間和場(chǎng)所；4、準(zhǔn)備好海報(bào)紙、記錄筆等記錄工具；5、布置場(chǎng)所：

將海報(bào)紙（大白紙）貼于黑板上； 座位的安排以"凹"字形為佳。6、會(huì)議主持人應(yīng)掌握智力激勵(lì)法的一切細(xì)節(jié)問(wèn)題，應(yīng)徹底了解本法的五大原則和實(shí)施要點(diǎn)等。第四十四頁(yè)，共57頁(yè)。頭腦風(fēng)暴階段7、召開智力激勵(lì)會(huì)議，主持人首先必須向參加者簡(jiǎn)介該方法大意，應(yīng)注意的問(wèn)題，如四大原則；8、讓與會(huì)人員暢所欲言；9、記錄員記錄參加者激發(fā)出的靈感；10、結(jié)束會(huì)議；評(píng)價(jià)選擇階段11、將會(huì)議記錄整理分類后展示給參加者；12、從效果和可行性兩個(gè)方面評(píng)價(jià)各點(diǎn)子；13、選擇最合適的點(diǎn)子，盡可能采用會(huì)議中激發(fā)出來(lái)的點(diǎn)子。頭腦風(fēng)暴法具體操作第四十五頁(yè)，共57頁(yè)。頭腦風(fēng)暴法原則

第一自由暢想原則

即要求與會(huì)者盡可能解放思想，無(wú)拘無(wú)束地思考問(wèn)題并暢所欲言，不必顧慮自己的想法或說(shuō)法是否“離經(jīng)叛道”或“荒唐可笑”；不準(zhǔn)參加者私下交流，以免打斷別人的思維活動(dòng)。第二延遲批評(píng)原則

禁止與會(huì)者在會(huì)上對(duì)他人的設(shè)想評(píng)頭論足，排除評(píng)論性的判斷。至于對(duì)設(shè)想的評(píng)判，留在會(huì)后進(jìn)行。第四十六頁(yè)，共57頁(yè)。第三以量求質(zhì)原則

鼓勵(lì)與會(huì)者盡可能多地提出設(shè)想，以大量的設(shè)想來(lái)保證質(zhì)量較高的設(shè)想的存在，設(shè)想多多益善。第四綜合改善原則

鼓勵(lì)與會(huì)者積極進(jìn)行智力互補(bǔ)，善于利用別人的思想開拓自己的思路，在增加自己提出設(shè)想的同時(shí)，注意思考如何把兩個(gè)或更多的設(shè)想組合成另一個(gè)更完善的設(shè)想。頭腦風(fēng)暴法原則

第四十七頁(yè)，共57頁(yè)。第五限時(shí)限人原則

限定時(shí)間為30分鐘至1小時(shí)，人數(shù)5-15人為宜，最好10人左右。時(shí)間過(guò)長(zhǎng)容易疲勞，人數(shù)太多不易集中，有些人發(fā)言機(jī)會(huì)少。反之則信息激勵(lì)聯(lián)想反應(yīng)不充分，難以獲得大量的設(shè)想。頭腦風(fēng)暴法原則

第四十八頁(yè)，共57頁(yè)。頭腦風(fēng)暴法特別提醒

1、頭腦風(fēng)暴法開始前，注意明確議題；2、議題范圍應(yīng)在參加者關(guān)心范圍內(nèi)；3、基本原則不可