2023屆畢業(yè)生學籍檔案歸檔要求

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2023屆畢業(yè)生學籍檔案歸檔要求

一、學籍卡、成績單、素質(zhì)拓展成績單

1.以學院為單位，一個學院一個大流水號編序號；一致專業(yè)放在一起，依照學號先后順序排列，不同專業(yè)不能混淆；人數(shù)較多的學院（如應科院、福清分校）應以系為單位，一個系一個流水號；將結(jié)業(yè)、暫不畢業(yè)、轉(zhuǎn)學、休學等學生放在本專業(yè)最終面，并在卷內(nèi)文件目錄里添加備注。

2.若成績單只有一頁：學籍卡與成績單一起雙面打印，在學籍卡的右下角編寫序號；若成績單有兩頁，成績單正反面打印，學籍卡片單面打印，分別在右下角編寫序號，制作并打印相應的卷內(nèi)文件目錄（表1），有多個專業(yè)的學院，應在目錄備注欄中填寫學生所屬的專業(yè)。

3.若素質(zhì)拓展成績單有兩頁，即正反面打印，否則單面打印，在右下角編寫序號，制作并打印相應的卷內(nèi)文件目錄。

4.各個學院在移交主修專業(yè)學籍檔案材料時，一并移交輔修專業(yè)學籍檔案材料。輔修專業(yè)無學籍卡，需歸檔輔修專業(yè)報名表和成績單，歸檔要求同第2點。

1

**學院（**系）2023屆畢業(yè)生學籍卡片（成績單/素質(zhì)拓展成績單/

基本狀況登記表）目錄

序號123…………35學號姓名備注序號363738…………70學號姓名備注表1.學籍卡片卷內(nèi)文件目錄

二、畢業(yè)生基本狀況登記表1.以學院為單位，按學號排列；

2.在每張首頁右下角編序號，一個學院一個大流水號；3.制作“畢業(yè)生基本狀況登記表目錄〞，詳見表1。三、研究生畢業(yè)登記表與學位申請書

1.全日制研究生與在職研究生分開整理，全日制研究生以學院為單位，博士、碩士分開，博士在前，碩士在后，分專業(yè)按學號排列；在職研究生按學位類別分開，分專業(yè)按學號排列。

2.若只有學位申請書，則用一個訂書釘裝訂在左側(cè)；若有畢業(yè)登記表與學位申請書，則畢業(yè)登記表在上，學位申請書在下，用兩個訂書釘裝訂在左側(cè)；同等學力則報名登記

2

表在上，學位申請書在下，用兩個訂書釘裝訂在左側(cè)。

四、畢業(yè)生照片冊

1.在檔案館網(wǎng)站“下載中心〞欄目，下載本?？啤⒀芯可漠厴I(yè)生照片冊目錄表。

2.照片必需與畢業(yè)證書上的照片為同一底版，照片規(guī)格為2寸。

3.以學院為單位，博、碩、本、?？瓢磳I(yè)分開，按學號整理。若個別學院的研究生人數(shù)較少，可以多個專業(yè)一起按學號整理，并在備注欄中注明專業(yè)。

五、畢業(yè)生合影照

1.合影照歸檔包括：照片及其電子版、相關文字說明及其電子版。

2.合影照規(guī)格及標題：以班級為單位的合影照洗6寸，標題命名為“福建師范大學**學院**屆**專業(yè)（?？粕?本科生/研究生）畢業(yè)合影〞；以學院為單位的合影照洗15cm×28cm，標題命名為“福建師范大學**學院**屆（?？粕?本科生/研究生）畢業(yè)合影〞。

注：歸檔的合影照片不要過塑。

3.合影照后面應附文字說明，照片文字說明包含以下幾個部分：

事由：照片所反映的內(nèi)容。如福建師范大學某某學院**屆**專業(yè)本科(專科/研究生)畢業(yè)生合影。

時間：拍攝時間。

3

地點：被攝人物所在的具體地點。

人物：為使照片與人物所在位臵一致，照片上人物按從上至下順序填寫；照片上的主要人物姓名、身份、位臵按從左到右順序排列。同時還應列出未參與拍照學生的姓名。

攝影者：照片的拍攝人或組織者。

照片文字說明：事由：福建師范大學**學院**屆**專業(yè)**畢業(yè)生合影或福建師范大學**學院**屆**畢業(yè)生合影時間：**年**月**日地點：學校內(nèi)**教學樓前人物：第六排王某孫某某………………第五排：張某某李某王某某…………………第四排：紀某某張某張某某…………………第三排：由某王某某李某…………………其次排：張某某李某別某某…………………第一排：張某李某王某某李某張某…………注：第一排從左至右：張某某**院長；張某某**書記；張某某**副院長未參與拍照的應屆畢業(yè)生有：陸某某程某某……攝影者：王某某表2.照片文字說明例如

4.合影照電子文件名以合影照上的標題來命名。六、畢業(yè)生紀念冊

1.畢業(yè)生紀念冊：專業(yè)（班級）畢業(yè)紀念冊或年級畢業(yè)

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紀念冊，畢業(yè)生紀念冊紙質(zhì)版和電子版應同時移交。

2.紀念冊封面及脊背標題為：班級紀念冊命名為“福建師范大學**學院**屆