電腦公司檔案管理制度11

檔案管理制度一、檔案管理原則1、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，更好地為企業(yè)提供信息服務(wù)。2、企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，其中以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括：計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售，物產(chǎn)品、設(shè)備、基建、生產(chǎn)、黨政工青、經(jīng)營檔案等。3、企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)利和歷史真實面貌的一項工作。4、企業(yè)檔案工作要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。二、檔案管理體制及機(jī)構(gòu)1、建立以集團(tuán)公司辦公室為首，檔案室為主管，各部門參加的兩級檔案管理體制。2、檔案室負(fù)責(zé)全公司的檔案管理工作，各部門設(shè)兼職檔案人員負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、整理、移交工作，業(yè)務(wù)上受檔案室監(jiān)督和指導(dǎo)。為加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理工作，特成立集團(tuán)公司檔案管理小組，分別設(shè)組長、副組長、部門負(fù)責(zé)人、部門檔案員。4、檔案管理小組職責(zé)①負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及本部門的檔案管理工作。②貫徹執(zhí)行《檔案法》和集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定。③負(fù)責(zé)集團(tuán)公司或本部門各類檔案的收集、組卷和歸檔工作。三、檔案管理人員崗位職責(zé)1、要具備相應(yīng)的專業(yè)知識。2、要忠于職守，不泄密。3、要主動工作，將所負(fù)責(zé)范圍收集全，無遺露。4、在每年年末，將本部門檔案整理立卷，鑒定合格后交檔案室保管。四、文件材料的形成與歸檔（一）企業(yè)科技材料1、企業(yè)科技文件材料的基本類型⑴企業(yè)產(chǎn)品文件材料⑵企業(yè)產(chǎn)品工藝文件材料⑶企業(yè)設(shè)備管理文件材料⑷基本建設(shè)文件材料2、科技文件材料形成的標(biāo)準(zhǔn)：⑴完整：一項活動所形成的科技文件材料已全部形成。⑵準(zhǔn)確：科技文件材料的內(nèi)容符合技術(shù)要求，滿足企業(yè)生產(chǎn)需要。⑶系統(tǒng)：科技文件材料之間形成了一個完整的體系。⑷規(guī)范：所應(yīng)形成的每份科技文件的內(nèi)容表述和載體形式符合一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。（二）企業(yè)經(jīng)營管理文件材料1、企業(yè)經(jīng)營管理文件材料主要內(nèi)包括：⑴計劃決策管理，包括長期計劃和年度計劃⑵產(chǎn)品銷售管理，市場分析、產(chǎn)品銷售與服務(wù)⑶財務(wù)管理，包括資金的計劃、組織、調(diào)劑、監(jiān)督和考核，但財務(wù)管理的內(nèi)容與會計工作的內(nèi)容應(yīng)有區(qū)別：財務(wù)管理是保證資金的合理需要、嚴(yán)格貨幣監(jiān)督、正確處理企業(yè)與員工之間的關(guān)系；會計工作是通過編制會計憑證、賬簿、報表等反映和監(jiān)督資金的周轉(zhuǎn)活動情況。（三）企業(yè)文書文件材料1、企業(yè)文書文件材料包括：⑴會議文件⑵總結(jié)文件⑶決議、決定文件⑷其他文件（四）企業(yè)會計文件材料1、企業(yè)會計文件主要包括⑴會計憑證⑵賬簿⑶會計報表（五）企業(yè)人事文件材料1、企業(yè)人事文件材料包括：⑴員工的招聘⑵員工的教育培訓(xùn)⑶員工的考核與評估⑷勞動保護(hù)和勞動保險（六）企業(yè)特殊載體記錄材料1、企業(yè)特殊載體記錄材料包括：⑴錄音⑵錄像⑶照片⑷縮微膠片⑸計算機(jī)磁盤⑹各種實物等非紙質(zhì)形式的記錄材料（七）各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員在制定文件材料或通過不同途徑獲取文件材料時應(yīng)及時積累、整理、歸檔。（八）生產(chǎn)活動及管理工作中形成的各種文件材料由項目負(fù)責(zé)人及各職能部門兼職檔案負(fù)責(zé)積累、整理和歸檔。（九）各部門應(yīng)將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入生產(chǎn)、技術(shù)等各項管理程序，并明確納入工作計劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍。（十）專、兼職檔案管理人員在參加產(chǎn)品試制、定型、基建工程竣工驗收的文件材料鑒定時，對不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的文件材料不予鑒定簽字。（十一）產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)、成果及工程的文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，檔案員有權(quán)不予蓋章并不得申報成果。（十二）新購重要設(shè)備（儀器）和引進(jìn)項目的文件材料到貨時，有關(guān)部門應(yīng)會同專、兼職檔案員共同檢查驗作，并及時歸檔。（十三）本公司工作人員因公外出、學(xué)習(xí)、參觀、考察和參加會議帶回的文件材料必須歸檔，需繼學(xué)習(xí)使用的要辦理借閱手續(xù)，不予報銷資料費。（十四）檔案員對各種業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作有指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的責(zé)任和義務(wù)。五、檔案的庫房管理1、檔案庫房要做到七防：防盜、防水、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染。2、檔案庫房建議執(zhí)行《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》。六、檔案和鑒定。1、根據(jù)有關(guān)規(guī)定編制檔案分類方案，檔案分類方案的確定原則是：⑴企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存。⑵對企業(yè)在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案分別按長期或短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。2、企業(yè)檔案鑒定由鑒定小組組織進(jìn)行，鑒定小組由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員及各職能部門檔案員組成。⑴鑒定工作每3-5年進(jìn)行一次。⑵經(jīng)鑒定確定永久保存的檔案，如發(fā)現(xiàn)有不完整、不準(zhǔn)確，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行補(bǔ)充或更改。⑶對于鑒定保存價值的檔案，要登記造冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安全部門和檔案室共同監(jiān)銷。七、檔案現(xiàn)代化管理①檔案現(xiàn)代化管理要納入企業(yè)現(xiàn)代化管理規(guī)劃。②檔案現(xiàn)代化管理，指應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法，電子計算機(jī)、縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置等。③企業(yè)每年應(yīng)從科研基建等項目資金中，撥出費用購置所需的檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備，不斷提高檔案現(xiàn)代化管理水平。（一）檔案歸檔管理一、依據(jù)檔案管理幾大類進(jìn)行收集、整理、歸檔。其應(yīng)歸檔范圍有：（1）黨群工作類包括：A、黨組織工作計劃、總結(jié)、任免令、請示報告及上級黨委的批復(fù)文件、黨委工作大事記。B、紀(jì)檢工作計劃、總結(jié)、處理有關(guān)違紀(jì)案件的規(guī)定。C、職工代表大會通知、名單、議程、報告、講話、提案、選舉結(jié)果、工會的請示、批文、表彰先進(jìn)集體、個人、標(biāo)兵事跡材料。D、團(tuán)委工作計劃總結(jié)、團(tuán)代會的通知、名單、議程、報告、講話、選舉結(jié)果、通過的文件、決議等材料。E、民兵、武裝工作的總結(jié)、計劃。F、安全教育、傷亡事故報告、交通管理、刑事案件審理等有關(guān)材料。（2）行政管理類包括：A、公司的會議記錄、工作計劃、總結(jié)、決定、報告、批文、機(jī)構(gòu)設(shè)置、內(nèi)部任免令、經(jīng)驗材料、外事工作及外賓接待中形成的材料、上級下達(dá)的通令嘉獎、證書、牌。B、企業(yè)總體規(guī)劃、方針目標(biāo)、重大經(jīng)營戰(zhàn)略、各項規(guī)定、辦法、要求、評優(yōu)達(dá)標(biāo)、評獎活動的材料。C、培訓(xùn)計劃、總結(jié)。（3）經(jīng)營管理類包括：產(chǎn)品銷售合同、廣告宣傳合同、計劃、總結(jié)、完成情況說明、產(chǎn)品銷售的若干規(guī)定、提成規(guī)定、協(xié)議書及有關(guān)材料。（4）生產(chǎn)管理類包括：A、生產(chǎn)調(diào)度會議記錄、計劃、總結(jié)。B、技術(shù)：新產(chǎn)品的開發(fā)、老產(chǎn)品的更新改造、建議、可行性研究報告、立項、報批、工藝、試制記錄、產(chǎn)品的批復(fù)、操作規(guī)程、創(chuàng)偉方面的材料（證書、獎杯、獎牌）。C、質(zhì)量：上級對質(zhì)量方面有關(guān)材料及有關(guān)規(guī)定。D、設(shè)備：工作計劃、總結(jié)、指標(biāo)考核、設(shè)備儀器購置報批、開箱驗收、安裝記錄等有關(guān)材料。E、計量能源：上級部門對計量、能源有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、辦法及企業(yè)的工作標(biāo)準(zhǔn)等材料。（5）技改、證券、資產(chǎn)A、隱蔽工程記錄，分部、分項工程序、施工質(zhì)量檢查總結(jié)，概算文件材料、可行性研究報告、立項建議批復(fù)、設(shè)計占地、征地、拆遷、施工批準(zhǔn)、開工、執(zhí)照、技術(shù)、環(huán)保、消防、施工報告、施工圖等工程材料。B、上市股本的請示、協(xié)議、批文等有關(guān)材料。C、公司內(nèi)的企業(yè)關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)、破、租、聯(lián)股份合作。委托國有民營等改制、改革、上報中報、審批、土地、房屋、設(shè)備、產(chǎn)權(quán)交易等材料。(6)財務(wù)管理類包括：A、企業(yè)的有關(guān)財務(wù)制度、規(guī)定及要求，減免稅金、貸款、引進(jìn)資金的申請批文。B、決算報表、各種憑證、賬薄等。各系統(tǒng)應(yīng)把文件材料和形成積累歸納作為制度堅持下去，納入工作程序和工作計劃中去列入有關(guān)人員職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制中。二、會計類的檔案，由財務(wù)科裝訂成冊，當(dāng)年的會議檔案，暫由財務(wù)部保管兩年，期滿后移交檔案室保管。三、各模擬公司、各部室的檔案由兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，每年年末移交檔案室保管。四、對形成的材料，按照時間要求分門別類加以整理，組織案卷達(dá)到檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。五、歸檔的案卷要寫好案卷封面，卷后附有備考表，填好卷內(nèi)目錄，字跡工整，案卷整齊。六、歸檔的文件材料必須完整無缺，準(zhǔn)確無誤。七、凡歸檔的文件材料，要做到書寫優(yōu)良、字跡工整；禁用鉛筆記本、圓珠筆和復(fù)寫紙。八、歸檔的檔案要有轉(zhuǎn)交目錄，一式兩份，交接雙方簽字。(二)檔案安全管理制度1、檔案室必須做好防火、防蛀、防潮、防盜各種防范措施。1、室內(nèi)不準(zhǔn)設(shè)立火源，嚴(yán)禁吸煙。2、不準(zhǔn)將易燃品帶入室內(nèi)。3、室內(nèi)常備滅火器等防火用品。4、不準(zhǔn)閑散人員進(jìn)入檔案室。5、室內(nèi)要經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。6、離開檔案室關(guān)好門窗、電源、防止被盜。（三）檔案管理經(jīng)濟(jì)責(zé)任制1、根據(jù)《檔案法》和檔案管理規(guī)定的規(guī)定，充分發(fā)揮檔案保管和使用價值，為了加強(qiáng)檔案的管理，各部門的檔案按規(guī)定統(tǒng)一保管和使用，使檔案更好地為企業(yè)和社會服務(wù)。2、按規(guī)定在全公司各部門保存的檔案，不準(zhǔn)丟失和轉(zhuǎn)借，如發(fā)現(xiàn)違犯檔案管理的規(guī)定，根據(jù)情節(jié)輕重分別給予經(jīng)濟(jì)和紀(jì)律處分。3、檔案要嚴(yán)格執(zhí)行檔案法和企業(yè)規(guī)定的各項規(guī)章制度，違者給予必要的處罰。4、按期交遞的檔案，不準(zhǔn)對任何理由不交或晚交，違者給予經(jīng)濟(jì)處罰。5、對于檔案管理好的部門和檔案員，年底給予精神和物資獎勵。6、檔案的管理工作，可以做為本人升級、獎金和年底評選先進(jìn)部門（個人）的依據(jù)條件。（四）檔案庫房管理制度1、庫內(nèi)應(yīng)根據(jù)《檔案法》規(guī)定，除檔案管理人員外，其它人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫房。2、庫房的設(shè)施應(yīng)按上級檔案部門對檔案庫的要求，配齊配全各種設(shè)施，做到“八防”。3、庫內(nèi)的設(shè)施做到擺放整齊、合理，各種檔案柜設(shè)有標(biāo)簽（或明顯標(biāo)記）。4、做到通風(fēng)良好，干濕度適宜，延長檔案保管期限。5、庫內(nèi)衛(wèi)生要保持良好，經(jīng)常打掃，不準(zhǔn)有灰塵和蜘蛛網(wǎng)。6、庫內(nèi)不準(zhǔn)存放易燃易爆品，嚴(yán)禁吸煙。7、離開庫房要關(guān)好門窗、電源、防止被盜。（五）檔案工作管理制度1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案管理知識，履行檔案員管理職責(zé)。2、對所屬各種文書、財務(wù)、科技、經(jīng)營管理等各種檔案保存整理存檔，任何個人、科室都無權(quán)保管和銷毀檔案。3、根據(jù)《檔案法》規(guī)定，會計檔案可在每年終結(jié)后，暫由財務(wù)部門保存二年，期滿后由財務(wù)部門整理清冊，交檔案室存檔。4、各種文件閱讀后，移交給檔案人員存檔。5、檔案要科學(xué)管理，存放有序，便于查找，嚴(yán)格執(zhí)行安全、保密制度，嚴(yán)防銷毀、散從、失密，違者根據(jù)情節(jié)處罰或追究刑事責(zé)任。6、各種文件資料要用鋼筆填寫，字跡要工整，記錄清楚。7、檔案保管期限滿，請示領(lǐng)導(dǎo)派人監(jiān)督銷毀。8、刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，按時完成任務(wù)。（六）借閱制度1、各種檔案資料根據(jù)工作需要，可以查閱借閱。2、借閱時要辦理好借閱手續(xù)。3、借閱時間不得超過半個月。4、查閱檔案者，必須在本室查閱，與查閱無關(guān)的文件一律不得翻閱。5、查閱者不得將檔案拆毀、裁剪、打標(biāo)記、污損，嚴(yán)防污染案卷，如有違者按管理制度處罰。6、調(diào)度本公司人員必須還借閱資料，否則不予以辦理調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。7、凡本公司人員借閱檔案資料不得隨意涂改、抽頁、損壞，如有違反追究其責(zé)任，給予公司內(nèi)行政處分。8、機(jī)密材料必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱，但不準(zhǔn)帶出檔案室。（七）會計檔案管理制度一、會計檔案的崗位經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意由財務(wù)指派一名具有會計員以上技術(shù)職稱的人員兼管會計檔案室工作。基層單位由會計或主管會計管理會計檔案?；鶎訂挝槐４娴臅垂疽蠖ㄆ谙驎嫏n案室主管人員報告和登記本單位存檔情況。二、會計檔案存樓的范圍（1）各種會計憑證（2）各種會計賬薄（3）月、季、年會計報表（4）財務(wù)計劃（5）財會專用的各式未啟用的賬薄、報表、表格、票據(jù)等三、會計檔案的歸檔條件（1）會計憑證：每張憑證有制表、復(fù)核、記賬、主管會計簽章，附原始憑證欄次數(shù)額與單據(jù)實數(shù)相符，裝訂封面列有年、月、日起止號數(shù)、會計、領(lǐng)導(dǎo)簽章。10（2）賬薄：經(jīng)營人員一覽表與賬戶目錄填列齊全，單位負(fù)責(zé)，會計管理人員、經(jīng)營人員要簽章，移交接管日期手續(xù)要齊全。（3）年、月、季報表按報表程序加蓋公司印章即可。報表頁數(shù)與報表目錄相符。四、會計檔案的保管（1）會計檔案對符合歸檔條件的會計資料，應(yīng)定期收集整理、審查核對、編號登記，按照檔案性質(zhì)、時間順序、分類歸檔、編制目錄、妥善保管。（2）會計檔案應(yīng)建立會計檔案登記薄，對各類資料按類別、名稱、起止日期、頁數(shù)、冊數(shù)、歸檔時間、存放框號欄次進(jìn)行登記檔案編號。應(yīng)力求簡明，并編制必要的查閱索引目錄便于查找。（3）檔案要定期檢查，注意潮濕、蟲蛟、鼠