辦公平臺系統(tǒng)管理制度

.辦公平臺系統(tǒng)管理制度文件編號：版本 號：制作： 徐春明 日期： 2014年4月26日審核： 日期：核準： 日期：..文件/表單變更記錄表號:日期 版本 制作 制修訂內(nèi)容簡述2014-4-26 徐春明 新建..加強辦系統(tǒng)的管理，規(guī)范各辦公平臺操作使用，針對公司現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)平臺，擬制以下管理辦法。企業(yè)郵箱目的：加強對公司統(tǒng)一配備郵箱的管理，規(guī)范郵箱的日常使用，保證郵箱系統(tǒng)的正常運行。范圍：規(guī)定企業(yè)郵箱賬號的申請流程，郵箱使用著的權(quán)利和義務，文件適用于集團公司各部門。1.1企業(yè)郵箱的申請1.1.1公司各分廠、各中心、各部門申請企業(yè)郵箱賬戶必須填寫申請單，由申請人提出申請→部門負責審核→分廠中心審核→行政部門審核→人力資源備案→信息中心審核后予以開通。申請單（見附表1）必須填寫詳細的需求原因。1.1.2企業(yè)郵箱僅限分配給頻繁與外單位有業(yè)務往來的員工，以及副部級以上管理人員。1.2企業(yè)郵箱的賬號管理1.2.1企業(yè)郵箱賬號的分配管理，包括賬號的新增、修改、刪除由信息中心郵箱管理專員進行操作。1.2.2郵箱管理員在進行郵箱賬號的操作處理時必須有依有據(jù)，嚴禁私下進行賬號的調(diào)整。1.2.3人力資源建立企業(yè)郵箱賬號明細賬。離職人員在辦理離職手續(xù)時，根據(jù)明細賬查詢是否存在企業(yè)郵箱賬號，存在賬號的應及時通知信息中心進..行賬號的處理。1.2.4離職人員郵箱自離職日期起，郵件內(nèi)容保留30天，賬號及密碼由信息中心保管，需查閱該郵箱的內(nèi)容需填寫聯(lián)絡(luò)單，并由部門負責人進行審核。1.2.5由于實際業(yè)務調(diào)整不再需要郵箱，需由員工所在部門負責人審核確認無重要信息后，方可注銷。1.2.6信息中心每月月底進行一次用戶賬號與人力資源臺賬的對比，差漏進行及時的調(diào)整。1.3企業(yè)郵箱的使用管理1.3.1用戶必須遵守相關(guān)法律、法規(guī)，不得復制、發(fā)布、傳播任何法律禁止的有害信息。1.3.2不得利用郵箱服務危害公司的安全，泄露公司的機密。1.3.3不得利用企業(yè)郵箱對外發(fā)送垃圾郵件，影響公司企業(yè)郵箱的正常運行。1.3.4企業(yè)郵箱賬號專人專用，不得私自轉(zhuǎn)借他人使用，否則造成的文件損失由賬號歸屬人負責。1.3.5企業(yè)郵箱只能在本公司使用，不準其他公司人員使用，發(fā)現(xiàn)違反將嚴肅處理，視為泄露公司機密。1.3.6企業(yè)郵箱僅作為業(yè)務往來中信息的傳遞使用，禁止將其作為活動存儲使用，信息中心不提供郵箱的管理備份，必須將重要的資料下載保存在本地磁盤。由于未及時保存造成重要信息丟失，責任由用戶自己承擔。1.3.7對于一些論壇或者門戶網(wǎng)站注冊用戶涉及到需郵箱認證的，禁止使用公司郵箱注冊（容易被垃圾郵件攻擊。）..1.3.8 為保證郵箱賬戶的安全性，原則上要求用戶最少一個星期為一周期進行密碼的更換。2.辦公平臺目的：加強對信息系統(tǒng)的管理,確保公司信息系統(tǒng)正常運行,防止各種因素對信息系統(tǒng)造成危害,嚴格信息系統(tǒng)授權(quán)管理,確保信息系統(tǒng)的高效、穩(wěn)定的運行。范圍:(一)辦公平臺賬號的管理、賬號權(quán)限的分配、使用者權(quán)限的義務（二）包括財務系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、OA、品管系統(tǒng)等（三）適用于集團公司2.1平臺賬號的申請2.1.1公司各分廠、各中心、各部門申請信息平臺賬號時必須填寫申請單，并由相應的管理部門進行審核。審核通過才予以開通賬號與權(quán)限。2.2平臺賬號的管理2.2.2各系統(tǒng)平臺操作員賬號統(tǒng)一由信息中心管理，包括賬號的開通、修改、刪除等操作。2.2.3信息中心在進行賬號的開通、修改、刪除等操作時，必須有相應的申請表或者聯(lián)絡(luò)單，沒有經(jīng)過審批的單據(jù)或者無單據(jù)，信息中心可拒絕其要求的操作動作。2.2.4權(quán)限的申請審批由相應的管理部門進行審核，信息中心無權(quán)限私自更改用戶的權(quán)限，所有權(quán)限的調(diào)整都依據(jù)通過審核的申請單進行操作。2.2.5由于人員崗位的調(diào)整，人員工作分工的變動造成系統(tǒng)操作權(quán)限的變動，各部門負責人必須及時通知信息中心進行賬號的權(quán)限調(diào)整，否則造成的..數(shù)據(jù)差異或者數(shù)據(jù)外泄責任，由部門負責人承擔。2.3平臺的使用管理2.3.1信息中心負責對各辦公平臺的管理，保證系統(tǒng)的正常運行，負責系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護以及數(shù)據(jù)的備份工作。2.3.2信息中心對各部門進行技術(shù)支持，解決用戶在使用過程中出現(xiàn)的問題。包括客戶端故障、系統(tǒng)異常報錯、用戶操作失誤等。2.3.3非只具有查詢權(quán)限的賬戶禁止公用，負責造成的業(yè)務數(shù)據(jù)錯誤或者單據(jù)丟失由賬號所有者承擔責任。2.3.4任何賬號權(quán)限所有者不得以職務之便，泄露公司的機密數(shù)據(jù)，如：銷售報價、產(chǎn)品設(shè)計、客戶資源等。2.3.5各個平臺的系統(tǒng)管理員最高權(quán)限者歸口管理，指定對應人員管理，其他人員無權(quán)進行系統(tǒng)后臺的操作。2.3.6系統(tǒng)管理員以及業(yè)務數(shù)據(jù)處理操作員應定周期性更改系統(tǒng)管理員賬戶口令，確保賬號的安全。2.3.7公司系統(tǒng)使用人員在業(yè)務處理過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題，應即時向信息中心反饋，信息中心應即時進行處理，并回復處理進度。..附表1：信息平臺權(quán)限申請表部門 申請人 職務 申請日期申請開通原因：申請開通的項目、端口：□企業(yè)郵箱賬號：□企業(yè)郵箱登陸 (默認開通) □外部郵箱登陸□互聯(lián)網(wǎng)/網(wǎng)站瀏覽 □教學視頻□