溝通參與和協(xié)商控制程序

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溝通、參與和協(xié)商控制程序

1目的

為了及時(shí)、確鑿地收集、傳遞反饋有關(guān)信息，做好信息交流與協(xié)商的管理，以確保質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有效運(yùn)行，特制定本程序。2適用范圍

適用于公司內(nèi)部信息的溝通處理，以及與外部相關(guān)方的信息交流。3職責(zé)

3.1辦公室負(fù)責(zé)本程序的編制、修改和組織實(shí)施；負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對(duì)內(nèi)外相關(guān)信息的傳遞、處理；負(fù)責(zé)組織協(xié)商工作；負(fù)責(zé)顧客和相關(guān)方的來(lái)信、來(lái)訪接待處理。3.2各部門、項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)本職能范圍內(nèi)信息的收集、傳遞、處理。3.4職業(yè)健康安全的員工代表，代表員工參與職業(yè)健康安全有關(guān)事務(wù)。4工作程序

4.1協(xié)商和溝通的內(nèi)容

4.1.1外部協(xié)商和溝通的內(nèi)容包括：

a.向相關(guān)方宣傳組織的職業(yè)健康安全方針；

b.政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全有關(guān)法律法規(guī)、條例、標(biāo)準(zhǔn)和來(lái)自上級(jí)部門的信息等；

c.有關(guān)危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和確定風(fēng)險(xiǎn)控制措施的結(jié)果方面的信息；d.接收和答復(fù)相關(guān)方的投訴、埋怨、咨詢和建議等信息；e.其它需溝通的、與相關(guān)方有關(guān)的信息。4.1.2內(nèi)部協(xié)商和溝通的內(nèi)容包括：

a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全適用的法律法規(guī)和其他要求的遵循狀況；

b.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、目標(biāo)、管理方案、各項(xiàng)政策、計(jì)劃、制度的制定和實(shí)施狀況；

c.內(nèi)審、外審、管理評(píng)審的結(jié)果；d.監(jiān)測(cè)、測(cè)量的結(jié)果；e.組織員工參與協(xié)商的計(jì)劃；f.事件、不符合與處理狀況；g.應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)狀況；

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h.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行控制程序執(zhí)行狀況；i.各部門或單位之間日常聯(lián)絡(luò)、常規(guī)報(bào)表及其他信息；j.了解誰(shuí)是員工代表和員工的建議等。4.2信息的收集、處理與溝通

信息可采用書面資料、記錄、公告欄、內(nèi)部刊物、探討交流、電子媒體、通訊等方式予以傳遞。

4.2.1外部信息的收集與溝通

4.2.1.1相關(guān)方要求提供信息時(shí)，各有關(guān)部門或單位將公司的管理方針及有關(guān)要求傳遞給相關(guān)方。

4.2.1.2辦公室負(fù)責(zé)收集顧客、相關(guān)方、上級(jí)或政府部門的來(lái)信、來(lái)訪、來(lái)電，傳遞至相關(guān)部門處理。

4.2.1.3各部門、項(xiàng)目經(jīng)理部在收到有關(guān)政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，按《法律法規(guī)和其他要求管理程序》執(zhí)行。

4.2.1.4相關(guān)方埋怨及其他信息，由各部門或項(xiàng)目經(jīng)理部分別接收，要求答復(fù)的要將處理結(jié)果及時(shí)傳遞給相關(guān)方。

4.2.1.5對(duì)本公司的重要環(huán)境因素有關(guān)信息是否對(duì)外交流，都要形成文件。如決定對(duì)外交流，應(yīng)規(guī)定交流的方式并實(shí)施。4.2.2內(nèi)部信息的收集和處理

4.2.2.1正常信息的處理，各部門、項(xiàng)目經(jīng)理部的信息根據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常信息。

4.2.2.2不合格或（潛在的）不合格信息的處理詳見《事件調(diào)查和不符合處理程序》。4.2.2.3緊急狀態(tài)下的信息執(zhí)行《應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序》。

4.3對(duì)體系運(yùn)行中產(chǎn)生的信息，由產(chǎn)生部門及時(shí)傳遞到有關(guān)部門，并做好記錄。4.4各部門要按《文件控制程序》的要求，對(duì)接收和傳遞的信息建立收發(fā)文登記，予以記錄。4.5協(xié)商

4.5.1辦公室是協(xié)商的主管部門，負(fù)責(zé)組織協(xié)商工作。

4.5.2企業(yè)員工及其職業(yè)健康安全代表參與協(xié)商。各部門、項(xiàng)目經(jīng)理部的職業(yè)健康安全代表由群眾產(chǎn)生。職業(yè)健康安全代表由二年以上，有一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，具備職業(yè)健康安全常識(shí)，熱心為職工服務(wù)的兼職人員擔(dān)任。員工參與協(xié)商的內(nèi)容包括：

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適當(dāng)參與危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和控制措施的確定；適當(dāng)參與事件調(diào)查；

參與職業(yè)健康安全方針和目標(biāo)的制定和評(píng)價(jià)；對(duì)影響他們職業(yè)健康安全的任何變更進(jìn)行協(xié)商；對(duì)職業(yè)健康安全事務(wù)發(fā)表看法。

協(xié)商的主管部門應(yīng)告知員工代表關(guān)于他們的參與安排，包括誰(shuí)是他們的職業(yè)健康安全事務(wù)代表。

4.5.3職業(yè)健康安全代表負(fù)責(zé)收集本部門/單位的職業(yè)健康安全信息與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決職業(yè)健康安全有關(guān)事宜，隨時(shí)向辦公室報(bào)告。

4.5.4協(xié)商還包括公司與承包方就影響他們的職業(yè)健康安全的變更進(jìn)行協(xié)商。5相關(guān)支持性文件

5.1《文件控制程序》BHJG/CXD01--20235.2《記錄控制程序》BHJG/CXD02—20235.3《事件調(diào)查和不符合處理程序》BHJG/CXD20—20235.4《法律法規(guī)和其他要求管理程序》HJG/CXD05—20235.5《應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序》