某投資公司財(cái)務(wù)檔案管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔——投資集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則第一條為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實(shí)完善檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。第二條資金財(cái)務(wù)部是公司財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門。資金財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作分為五大類，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)等資料管理、預(yù)算檔案管理、保險(xiǎn)文件管理、日常往來文件及合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類，如日常往來文件管理需分為公司內(nèi)部往來文件和外部往來文件兩大類等。二、會(huì)計(jì)檔案管理第三條會(huì)計(jì)檔案的管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1．會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。2．會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳(依據(jù)科目建立)、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。3．財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4．其他類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊，會(huì)計(jì)檔案保管清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，銀行余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。第四條每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。檔案依據(jù)上述分類，分別保存，憑證按月整理保存，年終將本年帳簿存檔。第五條資金財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。第六條保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。第七條資金財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、10年、15年、20年、25年5種。其中1．納稅人的帳簿、記帳憑證等資料保存期限為10年。2．原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為10年。3．總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳保管期限為10年。其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為15年。4．固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存3年。5．輔助帳簿保存期限為3年。6．月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為3年。年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)永久保管。7．會(huì)計(jì)移交清冊保管10年，會(huì)計(jì)檔案保管及銷毀清冊永久保留。8．銀行余額調(diào)節(jié)表保存3年。第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天計(jì)起。第十條對會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報(bào)公司總裁批準(zhǔn)，報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。第十一條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀：1．編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2．公司總裁在會(huì)計(jì)檔案銷毀冊上簽署意見。3．資金財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與總裁辦公室主任共同監(jiān)銷。4．監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總裁。第十二條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存。磁帶、磁盤、光盤等會(huì)計(jì)檔案，要進(jìn)行備份保管。第十四條公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十五條公司合并，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。第十六條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。第十七條交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。三、年度報(bào)告及審計(jì)等資料管理第十八條年度資料包括月、季、年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類別分別由專人專柜保管。第十九條年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長期保存，分別包裝，注明名稱、截止日期、編號(hào)等。第二十條年度報(bào)告及審計(jì)等資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需由公司總裁批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、工作單位、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。四、預(yù)算檔案管理第二十一條預(yù)算檔案包括月度、季度、年度預(yù)算與年度決算案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、費(fèi)用及固定資產(chǎn)等方面。第二十二條預(yù)算檔案按年度進(jìn)行分類保管。年度預(yù)算與決算應(yīng)永久保存。五、保險(xiǎn)文件管理第二十三條保險(xiǎn)文件作為公司重要文檔應(yīng)單獨(dú)予以保存。包括以下幾方面內(nèi)容：1．有關(guān)投保、續(xù)保等保險(xiǎn)往來傳真、信函等。2．保險(xiǎn)索賠文件。3．保險(xiǎn)合同條款、保險(xiǎn)單據(jù)等正本文件。第二十四條保險(xiǎn)文件應(yīng)依據(jù)上述第二十三條所列內(nèi)容分類存檔。同時(shí)，依據(jù)保險(xiǎn)類別進(jìn)行詳細(xì)分類，如保險(xiǎn)合同檔案可分為財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、利潤損失險(xiǎn)、第三者責(zé)任險(xiǎn)等。第二十五條投保、續(xù)保等往來文件應(yīng)依據(jù)時(shí)間前后存檔保管，有關(guān)保險(xiǎn)索賠文件單獨(dú)存檔。第二十六條保險(xiǎn)合同正本依據(jù)保險(xiǎn)類別建立檔案并存放于保險(xiǎn)柜中。每一年度保險(xiǎn)應(yīng)分別存放，并注明年度時(shí)間，不得遺失。保險(xiǎn)單據(jù)正本作為原始憑證記帳。第二十七條依據(jù)保險(xiǎn)合同復(fù)印件建立檔案，合同正本不予外借。第二十八條對每年保險(xiǎn)合同做出明細(xì)表，注明保險(xiǎn)類別、保險(xiǎn)范圍、保期、保額、保率及保費(fèi)等。第二十九條及時(shí)依據(jù)新的續(xù)保合同更改明細(xì)表，對年度中有關(guān)投保續(xù)保情況作詳細(xì)持續(xù)記錄。六、日常往來文件、合同檔案管理第三十條日常往來文件分為內(nèi)部往來文件及外部文件兩大類。其中內(nèi)部往來文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報(bào)告”、“內(nèi)部通知”等；外部文件包括公司同外單位之間的所有國內(nèi)外往來文件。第三十一條日常往來內(nèi)部文件應(yīng)依據(jù)部門進(jìn)行分類，有些文件需依據(jù)內(nèi)容單獨(dú)分類保存，如員工福利、公司內(nèi)部規(guī)章制度、審計(jì)往來文件等等；外部文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔，如某某公司可單獨(dú)建立一個(gè)檔案。第三十二條部門上交的數(shù)據(jù)資料文件應(yīng)單獨(dú)歸類存檔，同往來通訊事務(wù)性文件區(qū)分。第三十三條部門對外發(fā)放文件，如內(nèi)部通知或內(nèi)部請示報(bào)告，需分別注釋加以區(qū)分，無論內(nèi)部文件還是外部文件，均需分別編號(hào)，以每一年度為限，如〖財(cái)〗(請)[內(nèi)]2001—001或〖財(cái)〗(備)[外]2001－001；新一年度進(jìn)行重新編號(hào)，如〖財(cái)〗(請)[內(nèi)]2002—001或〖財(cái)〗(備)[外]2002—00l，依此類推。第三十四條部門對外發(fā)放文件，除編號(hào)注釋外，還需用磁盤存檔保留文件內(nèi)容。文件正本需依據(jù)編號(hào)順序單獨(dú)建檔保存，以年度為限，新年度需重新建檔，以前年度原件檔案均需另行存放，不得遺失。第三十五條公司內(nèi)部往來文件或外部文件亦需依據(jù)時(shí)間順序存檔，以年度為限。以前年度檔案需另行存放。第三十六條公司日常文件設(shè)專人專柜保管。注明檔案名稱，以便查閱。第三十七條依據(jù)公司文件管理規(guī)定，國家或上級主管部門下發(fā)文件正本應(yīng)由公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。文件復(fù)印件由部門內(nèi)部留存。第三十八條依據(jù)文件復(fù)印件單獨(dú)建立檔案。依據(jù)文件規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行分類存檔，如財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)、外幣兌換、房地產(chǎn)、交通、電力等等。第三十九條依據(jù)公司合同管理規(guī)定，合同正本應(yīng)交予公司檔案管理部門統(tǒng)一存檔管理。第四十條根據(jù)財(cái)務(wù)需要，留存合同復(fù)印件作為憑證原始依據(jù)，但有些經(jīng)營購銷合同需留用正本合同為憑證原始依據(jù)存檔。七、附則本制度由公司資金財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。本制度由公司總裁辦公會(huì)決定內(nèi)容的修改與補(bǔ)充。第三十九條本制度自公司總裁辦公會(huì)批準(zhǔn)，總裁簽發(fā)之日起公布、實(shí)施。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔中國XX投資集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)預(yù)算管理辦法預(yù)算的目的為實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)，保證決策所確定的最優(yōu)方案在實(shí)際工作中得到貫徹與執(zhí)行；協(xié)調(diào)及平衡公司下屬各子（分）公司經(jīng)營活動(dòng)與財(cái)務(wù)預(yù)算；監(jiān)督和控制各子（分）公司企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和資金運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題；分析和考核各子（分）公司及公司本部各部門的經(jīng)營成果和經(jīng)濟(jì)效益。預(yù)算的期間預(yù)算年度為每年的1月1日至12月31日。年度預(yù)算需按季或按月加以分解，求得季度或月度預(yù)算，以利逐月跟蹤分析。預(yù)算的對象公司預(yù)算的對象包括中國XX投資集團(tuán)有限公司本部預(yù)算和各子（分）公司預(yù)算。中國XX投資集團(tuán)有限公司為一級預(yù)算單位，各子（分）公司為二級預(yù)算單位，各子（分）公司投資的控股或全資單位為三級預(yù)算單位。子（分）公司預(yù)算包括子（分）公司本部和所屬三級預(yù)算單位預(yù)算。二級預(yù)算單位的確定原則為中國XX是被投資企業(yè)的絕對或相對控股公司；三級預(yù)算單位必須是絕對控股企業(yè)。預(yù)算編制原則一致性原則。各預(yù)算單位的預(yù)算管理工作要與中國XX保持高度一致，各級預(yù)算單位的預(yù)算都必須服從于中國XX的近期經(jīng)營目標(biāo)和長期發(fā)展目標(biāo)；分級預(yù)算原則。各級預(yù)算單位分別編制本級預(yù)算，然后由上級預(yù)算單位審核確定，按一級管理二級，二級管理三級原則分級管理；全面預(yù)算原則。預(yù)算要全面和完整，具體包括損益預(yù)算、權(quán)益預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算三個(gè)部分。具體要求是：凡是影響目標(biāo)利潤的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，均應(yīng)以貨幣或其它計(jì)量形式來具體加以反映，有關(guān)預(yù)算指標(biāo)之間要相互銜接，勾稽關(guān)系要明確，以保證整個(gè)預(yù)算的綜合平衡；實(shí)事求是的原則。預(yù)算編制要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，從實(shí)際出發(fā)，充分估計(jì)各項(xiàng)目標(biāo)在實(shí)現(xiàn)過程中可能發(fā)生的變動(dòng)因素，保證預(yù)算能切實(shí)可行，充分發(fā)揮其指導(dǎo)和控制作用；不調(diào)整原則。財(cái)務(wù)預(yù)算一經(jīng)董事會(huì)確定，一般不再調(diào)整，各級預(yù)算單位應(yīng)按照預(yù)算嚴(yán)格執(zhí)行，作好監(jiān)控分析，考核獎(jiǎng)懲。財(cái)務(wù)預(yù)算的管理中國XX投資集團(tuán)有限公司本部預(yù)算的管理本部預(yù)算的對象為：公司本部各部室。本部預(yù)算的內(nèi)容分為兩個(gè)部分：本部資本經(jīng)營的收入和支出。具體包括證券投資收入、房地產(chǎn)投資收入、土地置換收入、金融服務(wù)收入、資產(chǎn)處置收入；各項(xiàng)直接投資預(yù)算及木材流通協(xié)會(huì)費(fèi)用預(yù)算；本部管理費(fèi)用預(yù)算。具體包括：人員的工資福利費(fèi)用、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)及歸口管理的各項(xiàng)費(fèi)用。本部預(yù)算的編制程序?yàn)椋寒?dāng)年的九月底前，由財(cái)務(wù)總監(jiān)協(xié)助公司總裁根據(jù)公司董事會(huì)確定的原則向預(yù)算對象下達(dá)預(yù)算編制的提示性意見；各預(yù)算對象按照分工，于當(dāng)年十月底前提出下年度的預(yù)算建議；資金財(cái)務(wù)部對各預(yù)算對象的預(yù)算建議進(jìn)行初審平衡后，編本部預(yù)算預(yù)案，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、公司總裁審核后，于當(dāng)年十二月中旬前報(bào)公司董事會(huì)。董事會(huì)應(yīng)于當(dāng)年十二月底前完成預(yù)案的審定。資金財(cái)務(wù)部應(yīng)對本部預(yù)算的正確實(shí)施負(fù)責(zé)，并對執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤分析，按季向公司總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)匯報(bào)本部預(yù)算執(zhí)行情況。年度終了，資金財(cái)務(wù)部編制編報(bào)決算案，并上報(bào)公司總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)，由公司總裁提交公司董事會(huì)審議。子（分）公司預(yù)算的管理子（分）公司預(yù)算包括子（分）公司本部預(yù)算和所屬三級預(yù)算單位預(yù)算。子（分）公司預(yù)算參照中國XX投資集團(tuán)有限公司本部預(yù)算編制方法。編制程序如下：各子（分）公司經(jīng)營者根據(jù)中國XX本部傳達(dá)的預(yù)算提示目標(biāo)，組織子（分）公司預(yù)算的編制，將提示目標(biāo)分解到各部門和所屬三級預(yù)算單位。三級預(yù)算單位預(yù)算的編制采用全面預(yù)算管理制度，預(yù)算內(nèi)容包括生成經(jīng)營管理活動(dòng)的各個(gè)方面，編制預(yù)算前應(yīng)進(jìn)行詳盡的市場分析和企業(yè)本身狀況分析，以銷售預(yù)算為起點(diǎn)，依次進(jìn)行材料采購預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、成本費(fèi)用預(yù)算和應(yīng)收帳款、庫存預(yù)算以及各項(xiàng)期間費(fèi)用預(yù)算，形成三張主要預(yù)算報(bào)表：現(xiàn)金流量表、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表。全面預(yù)算需要各部門協(xié)同一致，銷售部門編制銷售預(yù)算和應(yīng)收帳款預(yù)算，供應(yīng)部門協(xié)助生產(chǎn)部門根據(jù)本年度預(yù)計(jì)銷售量，編制原材料、人工、制造費(fèi)用預(yù)算，倉庫保管部門根據(jù)材料入庫、生產(chǎn)、銷售情況編制存貨預(yù)算，財(cái)務(wù)部門編制現(xiàn)金收支預(yù)算以及管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用預(yù)算，最后由財(cái)務(wù)部門對各部門編報(bào)的預(yù)算進(jìn)行協(xié)調(diào)平衡，最終形成本企業(yè)的總預(yù)算。如果本年度預(yù)算的結(jié)果與中國XX本部的提示目標(biāo)不一致，本單位需要根據(jù)實(shí)際情況層層推進(jìn)，降耗挖潛，調(diào)整預(yù)算，力爭達(dá)到提示目標(biāo)要求。子（分）公司協(xié)調(diào)平衡所屬各預(yù)算單位的預(yù)算，形成完整的二級單位預(yù)算。經(jīng)中國XX本部審核并經(jīng)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后，本部向子（分）公司經(jīng)營者正式下達(dá)年度預(yù)算要求，并按此要求在該子公司法定機(jī)構(gòu)上通過預(yù)算方案。子（分）公司財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行。預(yù)算一經(jīng)確定，企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)要嚴(yán)格依照預(yù)算進(jìn)行，定期進(jìn)行預(yù)算跟蹤分析，向本部資金財(cái)務(wù)部提交預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告。根據(jù)本單位預(yù)算執(zhí)行情況，對變化幅度超過10%的項(xiàng)目應(yīng)及時(shí)向資金財(cái)務(wù)部報(bào)告。中國XX本部預(yù)算監(jiān)控人員應(yīng)深入企業(yè)實(shí)際，體察實(shí)情，為預(yù)算完成提供及時(shí)準(zhǔn)確的決策信息。決算的編報(bào)。決算編報(bào)應(yīng)根據(jù)實(shí)事求是原則，嚴(yán)格按照國家財(cái)務(wù)制度的要求準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。決算時(shí)，本部資金財(cái)務(wù)部和審計(jì)監(jiān)察部對子（分）公司損益有重大影響的事項(xiàng)應(yīng)逐項(xiàng)審查，然后作出指導(dǎo)并進(jìn)行處理。資金財(cái)務(wù)部對照預(yù)算，認(rèn)真分析經(jīng)營結(jié)果與預(yù)算的差距，并為來年的工作提出改進(jìn)措施。資金財(cái)務(wù)部將決算形成報(bào)告，上報(bào)公司總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)，由公司總裁提