企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究

第第頁企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究摘要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得我國企業(yè)的檔案管理也發(fā)生著很大的變革。企業(yè)由以往傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸向信息化的方向發(fā)展。然而，在這一過程中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策成為了該領(lǐng)域人士關(guān)注的一個重要問題。主要闡述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的特點及優(yōu)勢，分析了目前我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，并對加強和推進我國企業(yè)檔案管理進行了一定的探索，旨在為提高我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建設(shè)而提供一些有價值的參考意見。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；對策

引言

隨著全球化、信息化進程的加快，信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新為我們的工作提供了極大的便利。對于企業(yè)檔案管理而言，檔案信息化建設(shè)將成為今后檔案管理工作的趨勢。目前，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的狀況不容樂觀。因此，我們應(yīng)采取有效措施加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)，以提高企業(yè)的管理效率，更加有效地發(fā)揮檔案的作用。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)資源共享的必要條件。當(dāng)今社會，加快信息化建設(shè)的步伐不僅是加快經(jīng)濟和社會全球化的需要，而且是實現(xiàn)檔案信息共享的需要。檔案信息化建設(shè)可以進一步促進資源的開發(fā)利用、保存和傳遞，促使資源共享的實現(xiàn)；檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的快速通道。檔案事業(yè)是企業(yè)及其它單位發(fā)展的先決條件，在我國現(xiàn)代化建設(shè)中占有重要的地位，檔案信息化建設(shè)是奠定檔案事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案管理的新時期，檔案工作的內(nèi)部和外部需求均發(fā)生了較大的變化，為了順應(yīng)檔案工作的變化就必須實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)；檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)高效率管理及節(jié)約資源的重要途徑。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)大大地提升了檔案管理的效率，而且節(jié)約了很多資金。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）重視程度不夠

首先，由于企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化認識不夠，忽視其建設(shè)進程，從而出現(xiàn)經(jīng)費投入不足、專業(yè)人才匱乏、管理不善等問題，直接影響了企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程。其次，由于企業(yè)對檔案信息化知識的理解較為膚淺，不能有效地開展檔案信息化建設(shè)工作，從而制約了企業(yè)檔案資源信息建設(shè)，制約了企業(yè)發(fā)展。

（二）專業(yè)人才不夠充足

首先，大部分企業(yè)特別是中小型企業(yè)檔案人員多為兼職，專業(yè)人員很少，這就直接導(dǎo)致了專業(yè)水平普遍較低，檔案管理水平長期得不到有效改進；其次，多數(shù)檔案管理人員還是習(xí)慣于手工操作，缺乏專業(yè)的計算機操作知識，對現(xiàn)代化管理知識更為欠缺，不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)要求；其三，由于檔案管理工作歷史條件的制約，大部分檔案人員專注于對文書檔案管理，忽視了電子檔案等新載體管理，管理內(nèi)容相對較單一。

（三）投入資金不足

要想推進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，就一定要不斷的更新技術(shù)，并且還要采用高科技手段來對其進行管理，例如：引進一些高科技的硬件設(shè)施，計算機和數(shù)據(jù)庫。在進行檔案信息化建設(shè)運行的時候，也需要大量的資金，但是我國很多企業(yè)都面臨著資金嚴重匱乏的問題，這樣就使得檔案管理的信息化工作很難得到推行，并且一直停留在理論層面，從而就使得檔案管理的工作效率比較低。因此，在進行檔案信息化建設(shè)的時候，一定要加強資金的投入，不然就會使得技術(shù)得不到更新，管理理念比較落后等。

（四）安全措施不到位

企業(yè)檔案的安全主要體現(xiàn)在兩個方面，第一方面是電子文件的安全；第二方面是電子檔案數(shù)據(jù)的安全。在實際的運行過程當(dāng)中，因為各種客觀因素的存在，企業(yè)檔案的安全往往受到不同程度的影響，這會間接影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進程。企業(yè)檔案的管理主要靠的是工作人員的操作，這就難免的會出現(xiàn)操作的問題，導(dǎo)致檔案信息安全系統(tǒng)受到破壞。企業(yè)檔案信息系統(tǒng)是一個半開放的系統(tǒng)，使用者在對其利用的過程中可能會對檔案信息系統(tǒng)造成破壞，比如使用者隨意的更改和刪除原檔案中的數(shù)據(jù)。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策

（一）提高企業(yè)檔案管理人員的水平和能力

企業(yè)檔案管理工作做得不到位，還有一部分的原因在于管理人員的水平和能力有限，使得企業(yè)檔案不能更好地被管理。因此，要對企業(yè)檔案管理人員進行相應(yīng)的培訓(xùn)，并且還需要進行相應(yīng)的考核。對于考核優(yōu)秀的人員要給予一定的獎勵，對于考核不合格者要重新進行培訓(xùn)，直到考核合格為止。這樣通過相應(yīng)的理論教學(xué)，再加上相應(yīng)的實際操作，就能相應(yīng)的提高管理人員的管理能力，從而來提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平。

（二）增加資金投入，增設(shè)軟、硬件設(shè)施

企業(yè)檔案信息化建設(shè)離不開資金支持，因此企業(yè)必須加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入。另外，檔案信息化建設(shè)還需要依靠軟件和硬件設(shè)施來實現(xiàn)，因此有關(guān)單位需要大力地提供技術(shù)支持，將現(xiàn)有的軟件、硬件投入到檔案信息化建設(shè)中，而且還要加強對新型檔案管理軟件及硬件的開發(fā)，爭取為檔案信息化建設(shè)提供最大的技術(shù)支持。

（三）加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在實踐中，企業(yè)需要為檔案管理部門配備現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，用科技武裝自己，提高管理者的操作能力。隨著檔案信息管理軟件性能的不斷提高，對計算機硬件也有了一定的要求。企業(yè)需要對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、計算機、錄入設(shè)備和輸出設(shè)備等硬件做好調(diào)查，從而為檔案管理工作者配置較好的硬件設(shè)施。在檔案管理方面，可運用計算機進行檔案的收集、整理和編制檢索工具、內(nèi)容介紹和檔案目錄，還可用于檔案庫房的管理。此外，還可用于特殊的檔案工作項目，使各項工作網(wǎng)絡(luò)化，以達到資源共享的目的。

（四）加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安全管理

信息的安全管理是檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)之一，電子信息化建設(shè)固然給檔案管理工作帶來便捷，但其中存在的安全隱患也不容忽視。為確保信息安全，單一手段是不解決問題的。必須采用多樣化的計算機防護系統(tǒng)來提高安全性，并進行定期的防護加密、監(jiān)控保養(yǎng)來保證硬件的安全運行。重要的企業(yè)資源要進行備份，確保文件的不丟失。此外，病毒也對網(wǎng)絡(luò)安全工作造成危害，西方國家因木馬、黑客等網(wǎng)絡(luò)犯罪已造成高額損失，這些損失警示著我們高度的開放也會給信息化建設(shè)工作帶來漏洞，因此，我們更倡導(dǎo)內(nèi)部局域網(wǎng)封閉式網(wǎng)絡(luò)。

結(jié)束語

在全球范圍內(nèi)，產(chǎn)業(yè)信息化已經(jīng)成為一種發(fā)展的趨勢，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中占有一席之地，保證企業(yè)能夠健康穩(wěn)定的發(fā)展，就必須要緊跟時代的發(fā)展潮流，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理上的信息化。企業(yè)檔案的信息化管理工作時企業(yè)眾多工作中的一個重要部分，做好這一部分工作能夠?qū)崿F(xiàn)公司經(jīng)濟效益的提高，所以企業(yè)要重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)，加大對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的研究力度，充分的發(fā)揮檔案信息化建設(shè)在促進公司發(fā)展中的積極作用，實現(xiàn)公司健康穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻

[1]和夢吉