快遞企業(yè)代收貨款資金管理探析 - 電子商務(wù)物流

快遞企業(yè)代收貨款資金管理探析-電子商務(wù)物流摘要：快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)，是綜合利用快遞業(yè)務(wù)現(xiàn)有條件和優(yōu)勢，為適應(yīng)市場需求而推出的一項快遞業(yè)務(wù)延伸效勞工程，是快遞企業(yè)為各類郵購公司、電子商務(wù)公司、商貿(mào)企業(yè)等單位提供快速傳遞實物、代收貨款并代為統(tǒng)一結(jié)算的一種特殊業(yè)務(wù)。本文結(jié)合快遞企業(yè)實際情況，對代收貨款資金管理的相關(guān)問題進(jìn)行分析與探討。關(guān)鍵詞：快遞企業(yè)；代收貨款；資金管理

中圖分類號：F406.71文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1001-828X06-0-01

2008年4月22日，國家郵政局發(fā)布了?關(guān)于加強快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)管理》的通知，要求各省、自治區(qū)、直轄市郵政管理局加強監(jiān)督管理，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)開展——對代收貨款業(yè)務(wù)加強監(jiān)督管理，按照“誰經(jīng)營，誰負(fù)責(zé)〞的原那么，催促快遞企業(yè)強化內(nèi)部管理，制定和完善操作流程和風(fēng)險防控措施。代收貨款業(yè)務(wù)開展的市場需求和相關(guān)政策的制定，從另一個側(cè)面反映了對代收貨款業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)管理的迫切需求，本文將從代收貨款業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與資金管控方面結(jié)合方面，探索分析代收貨款業(yè)務(wù)資金管理要求。

一、資金管理是代收貨款業(yè)務(wù)開展的一把“雙刃劍〞

代收貨款業(yè)務(wù)是快遞企業(yè)業(yè)務(wù)多元化的一種，為了方便寄件人和收件人，快遞公司在為寄件人(一般為賣方)進(jìn)行商品快遞效勞的同時，向收件人(一般為買方)收取商品貨款，然后統(tǒng)一結(jié)算返還給賣方。按照常規(guī)，快遞公司提供代收貨款效勞會收取一定的手續(xù)費，同時由于快遞公司向收件人收取貨款和支付給寄件人存在時間差，可以為快遞企業(yè)帶來可觀的資金沉淀，成為了快遞公司非常態(tài)的一種融資伎倆，充沛體現(xiàn)了業(yè)務(wù)帶來的資金時間價值，這也是近年來代收貨款業(yè)務(wù)在很多快遞企業(yè)迅速開展的一個重要原因。

但是，代收貨款資金在快遞企業(yè)體現(xiàn)資金時間價值的同時，也帶來了很大的資金管理風(fēng)險。2008年年初，先后有DDS和深圳豐達(dá)速遞公司因代收貨款的不標(biāo)準(zhǔn)操作而出現(xiàn)隱患，其中DDS因為在運營中將代收貨款資金挪作他用，導(dǎo)致企業(yè)資金鏈斷裂而倒閉；深圳豐達(dá)速遞公司那么出現(xiàn)分公司負(fù)責(zé)人卷款出走，導(dǎo)致分公司損失上百萬代收貨款資金。資金管理成為了代收貨款業(yè)務(wù)甚至是企業(yè)開展的一把雙刃劍，資金沉淀利用得好，可以給企業(yè)帶來一定現(xiàn)金流，產(chǎn)生資金周轉(zhuǎn)效益，但是如果資金把控出現(xiàn)漏洞，不可防止會給企業(yè)造成較大的資金損失，甚至出現(xiàn)由于資金鏈斷裂而導(dǎo)致企業(yè)倒閉的嚴(yán)重后果。

二、代收貨款處理流程分析

從代收貨款業(yè)務(wù)流程分析，資金流是代收貨款業(yè)務(wù)有別于其他普通快遞業(yè)務(wù)的最主要特征，實現(xiàn)代收貨款資金的有效管理，最主要一點就是結(jié)合代收貨款業(yè)務(wù)操作流程，從業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)出發(fā)，實現(xiàn)資金流、實物流和信息流“三流合一〞實時監(jiān)控。

(一)實物流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

郵件實物流轉(zhuǎn)過程，郵件經(jīng)過“收寄-內(nèi)部處理-投遞〞環(huán)節(jié)，根本與普通快遞郵件流轉(zhuǎn)一致，需要特別注意是下列環(huán)節(jié)：

1.郵件收寄。在收寄環(huán)節(jié)，需檢查收寄詳情單是否填寫收件人應(yīng)付款額，字跡清晰，一般不得進(jìn)行涂改。

2.郵件投遞。郵件投遞前，由投遞班組按照代收貨款郵件進(jìn)行登記，重點登記每件郵件應(yīng)收貨款金額。

投遞人員根據(jù)收寄詳情單對代收貨款郵件進(jìn)行收款，收款方式一般為現(xiàn)金方式或者銀聯(lián)卡支付方式，收取款項核對無誤后，由收件人在詳情單上進(jìn)行簽收確認(rèn)。

(二)資金流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

從投遞員收款開始，代收貨款資金就進(jìn)入投遞企業(yè)內(nèi)部環(huán)節(jié)，直至結(jié)算付款給收寄人，資金內(nèi)部流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)主要流程包括下列方面：

1.終端繳款。按照上述提到收款方式，由投遞人員實現(xiàn)終端繳款回籠，一般為現(xiàn)金收款或銀聯(lián)卡支付方式。

2.內(nèi)部流轉(zhuǎn)。(1)投遞管理部門。投遞人員收款后將現(xiàn)金或銀行回單、詳情單交回投遞管理部門，由投遞部門進(jìn)行款項核對，核對內(nèi)容包括收款現(xiàn)金或銀行回單金額、詳情單確認(rèn)金額和投遞登記信息，三者一致時進(jìn)行確認(rèn)。(2)分公司管理部門。一般從投遞部門款項往上一層級繳款的機構(gòu)為分公司，由于收款分布到各個市或縣，因此分公司管理部門視各快遞公司管理機構(gòu)所定。如，某快遞公司設(shè)置機構(gòu)情況為：省公司-市分公司-縣分公司-縣XX投遞部，則資金流轉(zhuǎn)的過程可以逐級上繳，也可以直接從縣投遞部上繳至省公司，但是在信息處理上必須體現(xiàn)逐級匯總核對確認(rèn)過程

3.對外結(jié)算。資金歸集到省分公司或市分公司(具體視對外結(jié)算主體而定)后，由省分公司或市分公司集中統(tǒng)一對收寄客戶進(jìn)行結(jié)算，資金流不再存于快遞企業(yè)內(nèi)部。

(三)信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

在快遞企業(yè)中，一般均有相應(yīng)信息系統(tǒng)用于郵件查詢跟蹤，對于代收貨款業(yè)務(wù)，信息須從收寄環(huán)節(jié)開始至投遞回款情況，實現(xiàn)閉環(huán)管

理。信息包括實物流轉(zhuǎn)和資金流兩個方面，能實施未投遞信息、未回款信息的催投和催繳警示，并在一定時期內(nèi)設(shè)置預(yù)警信息，由投遞部門、分公司各級管理進(jìn)行實時監(jiān)控。三、代收貨款資金管理措施倡議(一)重點強化投遞終端繳款管理資金管理中投遞員繳款是最終端資金來源，這也是資金監(jiān)控中一個單薄的環(huán)節(jié)。針對終端繳款，一是要做好投遞員出班和歸班管理，投遞員在出班時必須按照貨款金額和實物進(jìn)行出貨登記，歸班時必須根據(jù)收到貨款和歸回貨物進(jìn)行登記，業(yè)務(wù)主管人員進(jìn)行核銷審核，杜絕投遞款漏繳和少繳；二是要對于單筆代收貨款超額度的要嚴(yán)格執(zhí)行跟班投遞制度，實施投遞主管跟班投遞或雙人投遞，以保證貨款回收的平安；三是盡量減少現(xiàn)金收款方式，采用銀聯(lián)卡支付方式，減少假鈔收取現(xiàn)象。

(二)加強欠款的及時追繳

由于代收貨款額度一般都比擬大,如果超過較長時間才對貨款進(jìn)行清繳，有可能已經(jīng)給局部具有作案動機人員可乘之機，因此，對于欠款必須及時跟蹤清繳，必要時組成專項欠款管理小組，對下級欠款及時清理，降低資金沉淀風(fēng)險。

(三)實行郵件投遞和交接平衡合攏管理

對到達(dá)各投遞部門的代收貨款郵件必須進(jìn)行實物信息登記，包括郵件號碼、進(jìn)口日期，貨款金額等重要信息，每日根據(jù)投遞實物和貨款金額進(jìn)行平衡合攏，嚴(yán)格交接手續(xù)，執(zhí)行每天盤點留投郵件的制度。平衡合攏內(nèi)容包括三個方面：一是當(dāng)天收款金額與投遞信息一致；二是未投實物件數(shù)+退件+已投實物件數(shù)=當(dāng)天分配總投遞件數(shù)；三是未投郵件和退件必須當(dāng)天將實物歸回投遞部進(jìn)行核銷。

(四)建立資金監(jiān)控管理平臺

針對代收貨款業(yè)務(wù)實物經(jīng)轉(zhuǎn)、信息傳遞和