房地產(chǎn)公司材料采購流程

湖北**置業(yè)有限公司重要材料采購流程為了規(guī)范公司的重要材料采購行為，兼顧質(zhì)量和成本，在保證公司開發(fā)項目正常施工的前提下，提高材料（設(shè)備）質(zhì)量，減少投資成本。提高對供應(yīng)商的談判能力，以獲得較優(yōu)性價比的采購物資。特制定本流程。專業(yè)工程分包參照本流程。1、各部門職責(zé)總經(jīng)理和總經(jīng)理室副總經(jīng)理參與重要甲供設(shè)備的談判；總經(jīng)理批準(zhǔn)采購合同；由總經(jīng)理室、成本合約部、工程部、銷售公司和監(jiān)理單位共同成立材料采購審查委員會（或招標(biāo)小組）；由工程材料部門分門別類準(zhǔn)備合格供應(yīng)商名錄，提交采購委員會審查、篩選，采購必須在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)進行；審核經(jīng)工程部確認的材料計劃書。材料采購負責(zé)人負責(zé)設(shè)備、材料信息的收集，建立供應(yīng)商信息庫（材料樣品室、供應(yīng)商檔案）；負責(zé)物資供應(yīng)商的評價、選擇與控制，并編制《合格供應(yīng)商名錄》，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)；負責(zé)對合格供應(yīng)商進行動態(tài)考核，至少每年更新一次。負責(zé)審批物資采購負責(zé)組織采購物資考察、招標(biāo)，明確所采購物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；負責(zé)草擬采購合同，組織合同談判（乙供材料除外）；負責(zé)監(jiān)控采購合同的履行狀況；負責(zé)驗證采購產(chǎn)品的質(zhì)量、規(guī)格和數(shù)量；.工程部負責(zé)審核施工單位提交的材料供應(yīng)計劃書，并為材料采購活動保留充裕時間；負責(zé)招標(biāo)文件審核；參與物資供應(yīng)商的選擇；參與甲供物資合同談判；參與采購合同的審核與會簽；參與材料進場驗收。成本合約部負責(zé)招標(biāo)文件審核；參與物資供應(yīng)商的選擇；參與甲供物資合同的談判；參與采購合同的審核與會簽。經(jīng)營銷售部參與對有關(guān)售樓書中所承諾的重點材料、設(shè)備的規(guī)格、檔次、功能等項目的招標(biāo)書審核。計統(tǒng)部參與物資供應(yīng)商的選擇；參與甲供物資合同談判；參與采購合同的審核與會簽。設(shè)計研發(fā)部（或設(shè)計師）配合工程材料部對影響外觀和使用功能的材料、設(shè)備進行確認。2.工作程序合格供應(yīng)商選擇供應(yīng)商能力調(diào)查由材料采購員負責(zé)收集供應(yīng)商和廠家提供的營業(yè)執(zhí)照、法人資格、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量鑒定書等資料。進行全面的比較、選擇，建立供應(yīng)商信息庫（包括材料樣品室、供應(yīng)商名錄、設(shè)備材料推薦書等）。供應(yīng)商能力評價評價內(nèi)容：A.廠家能力的評價點：資質(zhì)證書（包括企業(yè)質(zhì)量認證、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、特殊產(chǎn)品認證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗證書）產(chǎn)品的技術(shù)先進性、生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)設(shè)備、檢測手段、業(yè)績、售后服務(wù)等。能力評價點：資質(zhì)證書（包括工商登記營業(yè)執(zhí)照代理或?qū)I證書等）注冊資金、代理品牌、經(jīng)營規(guī)模、業(yè)績、信譽、售后服務(wù)等。評價方法:根據(jù)廠家、供應(yīng)商評價的側(cè)重點組織相關(guān)部門人員以及采購資料員采取以下一種或幾種評價方法對供應(yīng)商進行評價（必要時邀請采購委員會成員參與）。A.實地考察生產(chǎn)線及公司狀況。B.實地考察產(chǎn)品在建設(shè)項目實際應(yīng)用情況。C.實地或通過其他方式了解用戶對廠家及其產(chǎn)品的使用、服務(wù)情況。D.從行業(yè)機構(gòu)中了解廠家及其產(chǎn)品的市場率及用戶反映情況。E.資質(zhì)評價：要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證。F.樣品評價：要求供應(yīng)商提供樣品，公司對所提供的樣品進行檢測、評價或試用。G.業(yè)績評價：對供應(yīng)商以往提供同類物資的質(zhì)量狀況與信譽，如交驗合格率、供貨是否及時以及售后服務(wù)是否良好等進行調(diào)查評價。2.1.3編制合格供應(yīng)商名錄公司合格供應(yīng)商名錄中應(yīng)包含兩類：一是公司匯總各方意見后形成的合格供應(yīng)商；二是針對公司采購的主要設(shè)備材料（量大、高價值）確定若干家廠商作為長期合作的戰(zhàn)略伙伴。工程材料采購員將以上評價結(jié)果分類填入《供應(yīng)商評價表》，對各供應(yīng)商及其產(chǎn)品進行綜合分析、比較、選擇出合格的供應(yīng)商及其產(chǎn)品，列入《合格供應(yīng)商名錄》，同一種物資應(yīng)有多個合格供應(yīng)商可供選擇?！逗细窆?yīng)商名錄》報送公司采購審查委員會審批。物資采購甲供物資的采購驗收甲供物資包括：電梯、空調(diào)設(shè)備、消防工程設(shè)備、水泵、凈水設(shè)備、自動供水設(shè)備、污水處理設(shè)備、發(fā)電機組、安防監(jiān)控設(shè)備、高低壓開關(guān)柜、變壓器等。（可結(jié)合本公司具體要求適當(dāng)增減，如鋼材、商品砼、外墻磚、外墻干掛石材、門窗、公共區(qū)域墻地磚、燈具、開關(guān)面板、防水材料、綠化喬木、景觀部分材料等）《采購產(chǎn)品招標(biāo)書》的編制工程開工后工程材料員負責(zé)材料設(shè)備信息的收集，建立供應(yīng)商信息庫（材料樣品室、供應(yīng)商檔案），依據(jù)單位經(jīng)監(jiān)理單位和工程部、材料采購審查委員會審核通過的材料設(shè)備計劃書，編寫《材料（設(shè)備）采購產(chǎn)品招標(biāo)書》，并按流程報送工程部、成本合約部、財務(wù)部、銷售部、材料采購審查委員會審核會簽。招標(biāo)、評標(biāo)、簽定合同A.工程材料員根據(jù)公司所開發(fā)樓宇的檔次及采購物資的類別、性能要求，根據(jù)《合格供應(yīng)商名錄》對供應(yīng)商進行選擇（同一設(shè)備或材料必須有三家以上的供應(yīng)商），分發(fā)產(chǎn)品招標(biāo)書，執(zhí)行《招標(biāo)管理程序》。B.收到投標(biāo)書后工程材料負責(zé)人組織總經(jīng)理室、工程部、成本合約部、財務(wù)部、銷售部、監(jiān)理單位有關(guān)人員對產(chǎn)品的外觀、性能、制造工藝、維保服務(wù)、使用情況等及供應(yīng)商的資信、實力、交貨期、供應(yīng)價進行綜合評判（必要時到廠家和已使用該產(chǎn)品的項目考察），以開標(biāo)的形式記錄評判結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商。C.確認入圍供應(yīng)商后，工程材料負責(zé)人協(xié)同成本合約部、財務(wù)部、監(jiān)理單位、總經(jīng)理室有關(guān)人員與入圍供應(yīng)商進行商務(wù)談判并形成會議記錄，最后確認供應(yīng)商。D.工程材料負責(zé)人組織草簽合同，并會同工程部、成本合約部及財務(wù)部對合同的準(zhǔn)確性、合法性、付款方式的合理性及其它風(fēng)險因素進行審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。E.合同生效后，工程材料員將合同原件分發(fā)給財務(wù)部、供應(yīng)商，復(fù)印件分發(fā)給工程部、成本合約部、監(jiān)理單位。低值易耗零星物資的采購根據(jù)工程部編制材料供應(yīng)計劃書或?qū)徍耸┕挝惶峤坏牟牧瞎?yīng)計劃書，由工程材料員進行詢價，經(jīng)工程部、成本合約部、財務(wù)部審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購。驗收執(zhí)行國家現(xiàn)行驗收規(guī)范，滿足設(shè)計要求。乙供物資的控制乙供物資包括：鋼筋、水泥、砂石、墻磚、面磚、地磚、照明箱、開關(guān)、燈具、插座、電線、管材、閥門等。（可根據(jù)本項目總包合同相應(yīng)增減材料）認價、確定品牌A.工程部經(jīng)理對監(jiān)理單位審核過的由施工單位提供的乙供物資（除地材外）采購計劃（施工單位按施工合同要求分階段提交），進行確認，工程材料負責(zé)人應(yīng)及時對材料、設(shè)備的品牌和標(biāo)準(zhǔn)進行確定（需認價材料由工程材料負責(zé)人、成本合約部核定價格），設(shè)計研發(fā)部（或設(shè)計師）配合工程材料部對影響建筑外觀和使用功能的材料、設(shè)備進行確認。B成本合約部將認價單及時下發(fā)到工程部，由工程部、監(jiān)理單位、施工單位三方會簽確認其中一家供應(yīng)商。驗收亂項目部經(jīng)理委托監(jiān)理公司監(jiān)督施工單位根據(jù)國家規(guī)范、設(shè)計要求對乙供物資進行外觀、性能驗收，確認施工單位填寫《材料報驗單》，合格品批準(zhǔn)進場使用。B.施工單位在安裝過程中造成產(chǎn)品損壞問題的由施工單位聯(lián)系分包商進行協(xié)調(diào)、處理。合格供應(yīng)商的評價：A.工程材料采購員負責(zé)建立供應(yīng)商檔案，其中包括:?《供應(yīng)商評價表》?《產(chǎn)品使用情況表》（調(diào)查使用單位或部門后填寫）?《合格供應(yīng)商考核表》?《工程部月報》（對材料、設(shè)備的評價部分）B.項目竣工驗收交付后，由工程部、成本合約部、財務(wù)部、材料審核委員會有關(guān)人員及時采取適當(dāng)?shù)姆绞綄μ峁┊a(chǎn)品的合格供應(yīng)商進行全面評價一次，填寫《合格供應(yīng)商考核表》并納入合格供應(yīng)商檔案，評價時主要依據(jù)：?進貨檢驗記錄?采購合同履行情況?產(chǎn)品使用情況表C.項目交付使用一年后，由工程部材料負責(zé)人列出需了解的產(chǎn)品目錄，向工程部或物業(yè)公司收集產(chǎn)品使用情況的評價記錄。D.對考核中達不到規(guī)定要求的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格，三年內(nèi)不得向其采購材料、設(shè)備。材料采購流程圖：施工單位擬定材料設(shè)備采購計劃報送監(jiān)理部!監(jiān)理單位審核工程量后報工程部工程部在監(jiān)理審核的采購計劃單上審核會簽，送材料材料采購負責(zé)人材料采購負責(zé)人確認后報材料審核委員會材料審核委員會按公司要求確定入圍供應(yīng)商和采購限價成本合約部審價、分管領(lǐng)導(dǎo)審核材料采購負責(zé)人組織相關(guān)部門進行考察、招標(biāo)、談判、合同審核會簽材料設(shè)備供應(yīng)商確定后采購負責(zé)人按合同采購材料設(shè)備進場，工程部組織監(jiān)理和施工單位簽字驗收材料采購負責(zé)人持續(xù)跟蹤反饋，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按需及時供貨材料設(shè)備采購流程圖3工作準(zhǔn)則在材料（設(shè)備）供應(yīng)商納入信息庫前，采購人員必須對供應(yīng)商進行綜合考評，對其公司簡介、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證、付款要求、售后服務(wù)、產(chǎn)品特點等進行比較，并以報告形式上報公司材料（設(shè)備）采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方能入庫。公司所有員工均有權(quán)推薦優(yōu)秀的供應(yīng)商，經(jīng)材料采購委員會審核，可納入公司材料設(shè)備信息庫。采購方式主要以邀請招標(biāo)、議標(biāo)、尋價采購、直接簽訂合同（長期戰(zhàn)略合作伙伴）四種采購方式；必要時可以采用公開招標(biāo)形式。材料員在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)在公司信息庫中提取，但區(qū)域性較強的材料（設(shè)備）除外。采購人員在洽談某項材料（設(shè)備）時，原則上供應(yīng)商不得少于三家。如有必要，可以采用多輪洽商、多次談判等方式進行，以便降低公司的投資成本。采購人員與供應(yīng)商洽談時，必須堅持“秉公辦事，維護公司利益”的原則，并做好記錄，以報告形式上報；單宗采購總額預(yù)計50萬元以上（含）報大宗材料審核委員會審核，董事長或總經(jīng)理審批；單宗采購總額預(yù)計5萬元以上、50萬元以下報大宗材料審核委員會審批，總經(jīng)理簽字。單宗材料采購金額預(yù)計在5萬元以下，報工程部、合約部、財務(wù)部審批，總經(jīng)理簽字。報告中包括產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量、價格、特點及特性等進行比較（技術(shù)參數(shù)、價格、特點以表格形式體現(xiàn)）。報告得到批復(fù)后，依照公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見，綜合考慮“質(zhì)量、價格、售后服務(wù)”等問題，確定供應(yīng)商。公司采購人員必須堅持“五不購”和“三比一算”的原則。包括公司的零星采購。五不購:①沒有提供書面采購計劃且未經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)不購；②材料、設(shè)備規(guī)格不符，質(zhì)量不合格，價格不合理的不購；③無材質(zhì)證明和產(chǎn)品合格證的不購；④凡考評不合格的產(chǎn)品不購；⑤現(xiàn)場、倉庫能夠代用的材料不購。三比一算：比質(zhì)量、比價格、比售后服務(wù)、算成本。材料（設(shè)備）單宗采購總額預(yù)計在5萬元以上（不含），原則上應(yīng)以招投標(biāo)形式來完成。在采購招標(biāo)過程中必須堅持以下原則：（1）在材料（設(shè)備）招標(biāo)過程中，應(yīng)及時、準(zhǔn)確、真實、完整地公開必要的信息資料。（2）在招投標(biāo)采購活動中，具備招標(biāo)文件要求的法人或組織均享有公平同等的機會參與投標(biāo)競爭。（3）在招投標(biāo)采購活動中，嚴禁任何投標(biāo)方以非正常渠道獲取特權(quán)，使其他投標(biāo)人受到不公正的對待。（4）招投標(biāo)采購過程中，招投標(biāo)雙方都應(yīng)本著誠實守信的原則履行其應(yīng)盡義務(wù)。在采購過程中，違反以上操作規(guī)程，為供應(yīng)商謀取利益的，一經(jīng)查出，公司將依本制度嚴肅處理。采購材料（設(shè)備）時必須簽訂《訂貨合同》，一式四份，供需雙方各執(zhí)兩份，一份提交公司備案，一份留公司財務(wù)保存