文件規(guī)范管理規(guī)定

編制部門企管部審核人批準(zhǔn)人版本號(hào)編制人A0發(fā)文部門集團(tuán)企管部文號(hào)：抄送各子公司、各中心主題HYPERLINK文件規(guī)范管理規(guī)定編號(hào)版本A起草企管部執(zhí)行日期修改日期存檔部門企管部審核一、目的:為使集團(tuán)公司的文件建立與管控規(guī)范化和有序化，實(shí)現(xiàn)公司文件建設(shè)的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、一體化，便于文件的識(shí)別、統(tǒng)一、追溯和控制，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本管理規(guī)定。二、范圍:適用于集團(tuán)公司所屬各子公司、各中心、各部室、各車間班組、各崗位。三、職責(zé):3.1通知、通告、通報(bào)、公告、任免、請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告3.1.1、集團(tuán)公司行政管理中心是以集團(tuán)下發(fā)的通知、通告、通報(bào)、公告、任免、請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告文件規(guī)范管理的監(jiān)督集團(tuán)公司文件的立、改、廢的審核（核稿）、發(fā)布、歸檔、匯總等主體責(zé)任部門。3.1.2、各子公司綜合處，各中心是負(fù)責(zé)下發(fā)子公司的通知、通告、通報(bào)、公告、任免、請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告文件規(guī)范管理的監(jiān)督立、改、廢的審核（核稿）、發(fā)布、歸檔、匯總等主體責(zé)任部門。3.1.3、審批：集團(tuán)公司級(jí)及各中心由中心的報(bào)總裁批準(zhǔn)，各子公司范圍的報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，其它部門領(lǐng)導(dǎo)均無(wú)權(quán)批準(zhǔn)執(zhí)行。3.1.4、集團(tuán)公司各級(jí)部門崗位必須執(zhí)行此文件規(guī)范管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，以前未按規(guī)定執(zhí)行的各級(jí)單位要逐步修改完善，自xx年6月5日起，各單位起草、下發(fā)文件均需執(zhí)行本管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。未按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，上報(bào)行政管理中心，統(tǒng)一報(bào)集團(tuán)企管中心進(jìn)行考核。3.2規(guī)程、規(guī)范、規(guī)定、制度、措施、方案、程序、流程圖3.2.1、集團(tuán)公司企管中心是以集團(tuán)下發(fā)的規(guī)程、規(guī)范、規(guī)定、制度、措施、方案、程序、流程圖規(guī)范管理的監(jiān)督集團(tuán)公司文件的立、改、廢的審核（核稿）、發(fā)布、歸檔、匯總等主體責(zé)任部門。3.2.2、各子公司綜合處，各中心是負(fù)責(zé)下發(fā)子公司的規(guī)程、規(guī)范、規(guī)定、制度、措施、方案、程序、流程圖規(guī)范管理的監(jiān)督立、改、廢的審核（核稿）、發(fā)布、歸檔、匯總等主體責(zé)任部門。3.2.3、審批：集團(tuán)公司級(jí)及各中心由中心的報(bào)總裁批準(zhǔn)，各子公司范圍的報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，其它部門領(lǐng)導(dǎo)均無(wú)權(quán)批準(zhǔn)執(zhí)行。3.2.4、集團(tuán)公司各子公司，各中心各及部門崗位必須執(zhí)行此文件規(guī)范管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，以前未按規(guī)定執(zhí)行的各級(jí)單位要逐步修改完善，自2015年6月5日起，各單位起草、下發(fā)文件均需執(zhí)行本管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。未按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，上報(bào)行政管理中心，統(tǒng)一報(bào)集團(tuán)企管中心進(jìn)行考核。3.3各子公司各子公司可以根據(jù)本規(guī)定在各子公司重新細(xì)化制定本子公司的具體條款,但不得超出本規(guī)定權(quán)限四、規(guī)定:集團(tuán)公文：標(biāo)題：中國(guó)·xx集團(tuán)集團(tuán)子公司或中心公文：標(biāo)題：中國(guó)·xx××××××××公司××第一節(jié)公文類型第一條本公司公文類文件，如：通知、通告、通報(bào)、公告、任免、請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告等：1.文件頭（1）格式：中國(guó)·xx××××××××公司××xxXXX字(2015)第xxx號(hào)密級(jí)：★★★★★（2）字號(hào)：集團(tuán)名稱：中國(guó)?xx集團(tuán)，宋體二號(hào)字；公司名稱文件：宋體小二號(hào)字；文控號(hào)、密級(jí)：黑體小四號(hào)字；分隔水線：2.5磅。（3）標(biāo)題：1--2行為宜，與文件頭分隔線相距一行；用小二號(hào)宋體、楷體、黑體加粗或三號(hào)仿宋、楷體、黑體；（4）內(nèi)容：與標(biāo)題分隔線相距一行；四號(hào)宋體、仿宋、楷體，主標(biāo)題加粗或用四號(hào)黑體；（5）時(shí)間格式：yyyy-mm-dd

或yyyy年mm月dd日。yyyy:用四位數(shù)字表示公元年份，如2005表示公元2005年。mm:用兩位數(shù)字表示月份，不足兩位時(shí)，第一位用零補(bǔ)齊，如03表示3月。dd:

用兩位數(shù)字表示日期，不足兩位時(shí)，第一位用零補(bǔ)齊，如15表示15號(hào)。2．文裙（1）格式：主題詞：抄報(bào)：主送：抄送：擬稿：審核：簽發(fā)：第頁(yè)共頁(yè)（2）字號(hào)：頁(yè)腳用五號(hào)宋體、仿宋、楷體，其它文裙內(nèi)容用小四黑體。例一:中國(guó)?xx××××××××公司文件xxXXX字(2015)第XXX號(hào)密級(jí)：★★★公司組織結(jié)構(gòu)及干部任命的決定為適應(yīng)本公司生產(chǎn)、管理的需要，明確各管理崗位的職責(zé)，理順各部門、各崗位的管理關(guān)系，現(xiàn)決定公司組織結(jié)構(gòu)，并任命各崗位的管理干部，具體的組織架構(gòu)和任命名單見(jiàn)附件一、附件二。本決定自發(fā)布之日起生效。特此決定×××公司2015年X月X日主題詞：組織架構(gòu)、干部、任命、決定抄報(bào)：總經(jīng)理主送：副總經(jīng)理、各職能中心主任、部室領(lǐng)導(dǎo)抄送：擬稿：XXX審核：XXX簽發(fā)：XXX共頁(yè)第頁(yè)第二節(jié)規(guī)定、制度類型第二條程序制度類，如規(guī)程、規(guī)范、規(guī)定、制度、措施、方案、程序、流程圖等：1．文件頭：（1）格式:中國(guó)·xx主題HYPERLINKXXXXXXX管理規(guī)定編號(hào)版本A起草執(zhí)行日期年月日修改日期年月日存檔部門審核批準(zhǔn)一、目的:---指本規(guī)定的目的是為了什幺二、范圍:---指本規(guī)定所涉及的范圍三、職責(zé):---指本規(guī)定所涉及的部門應(yīng)有的責(zé)任四、規(guī)定:--指本規(guī)定中所有涉及的部門應(yīng)該如何配合做好這項(xiàng)工作的條款五、相關(guān)文件:---指本規(guī)定所涉及的其定規(guī)定或文件六、相關(guān)表單:----指本規(guī)定所沙及的表單七、流程:-----指本規(guī)定確需要目示來(lái)簡(jiǎn)化規(guī)定中的條款時(shí)可用流程圖示來(lái)明示,一般情況下可不做（2）字號(hào)：本公司和文件名稱用四號(hào)宋體、仿宋、楷體加粗或四號(hào)黑體；表格內(nèi)內(nèi)容用五號(hào)宋體、仿宋、楷體填寫。2．正文：（1）格式：抬頭空兩格寫“正文如下：”；內(nèi)容一：在執(zhí)行過(guò)程中要起的作用和要達(dá)到的目的；內(nèi)容二：敘述流程、方法、措施、制度、規(guī)定、細(xì)則等。（2）字號(hào)：五號(hào)宋體、仿宋、楷體，主標(biāo)題加粗。第三節(jié)會(huì)議記錄類第三條本公司會(huì)議記錄，如：常委會(huì)、總裁辦公會(huì)、生產(chǎn)例會(huì)、安全例會(huì)、調(diào)度會(huì)、計(jì)劃會(huì)、考評(píng)會(huì)等1．文件頭：（1）格式：中國(guó)?xx201X年X月X日XX會(huì)議工作匯報(bào)問(wèn)題解決管理表序號(hào)信息來(lái)源工作事項(xiàng)描述或建議內(nèi)容解決方案提出人提出時(shí)間主體責(zé)任部門主體責(zé)任人要求完

成時(shí)間實(shí)際完

成時(shí)間執(zhí)行情況實(shí)際

狀態(tài)協(xié)助人對(duì)工作內(nèi)容的決議、或進(jìn)行狀況的說(shuō)明事項(xiàng)(由常委會(huì)主持人決定/同意/否決/或另行安排)（2）字號(hào)：公司名稱和“會(huì)議記錄”用四號(hào)，宋體、仿宋、楷體加粗；表格內(nèi)內(nèi)容用五號(hào)，宋體、仿宋、楷體填寫。2.正文內(nèi)容：（1）字號(hào)：表格內(nèi)容按要求填寫，用用五號(hào)，宋體、仿宋、楷體字填寫。第四節(jié)表格類第四條本公司表格類文件，如流程表格、申請(qǐng)審批表、日常報(bào)表、物料物品領(lǐng)用單等：1．文件頭：（1）格式：中國(guó)?xx表格名稱（例： XXXXX公司月度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃申報(bào)表）（2）字號(hào)：本公司名稱、文件名稱用四號(hào)宋體、仿宋、楷體加粗或四號(hào)黑體。2．制表基本要求：（1）格式：制（填）表日期：部門：文控編號(hào)：2.5±1CM48-5制表人：經(jīng)手人（辦理、使用人）：審核人：批準(zhǔn)人：48-5第頁(yè)共頁(yè)1.5±1CM(2)頁(yè)邊距：上限、左限為2.5±1CM,下限、右限1.5±1CM。(3)字號(hào)：內(nèi)容用五號(hào)宋體、仿宋、楷體填寫，頁(yè)角及表格上下方要項(xiàng)用五號(hào)宋體、仿宋、楷體加粗或五號(hào)黑體；行文時(shí)，運(yùn)用體裁要得體，條理要分明，言詞要達(dá)意，文字要簡(jiǎn)煉，書(shū)寫格式要符合規(guī)范，不能有錯(cuò)別字和病句。第五節(jié)文件起草、審核、編號(hào)、簽發(fā)第五條本公司文件的起草、審核、編號(hào)、簽發(fā)（1）起草：原則上由當(dāng)事部門起草；涉及面廣的，由一個(gè)部門牽頭聯(lián)合起草，公司文件統(tǒng)一由行政管理中心起草。（2）審核、編號(hào)：公司所有文件（包括表格）均需交行政管理中心審核，確屬工作需要的，發(fā)放文控編號(hào)，準(zhǔn)予流通使用；審核時(shí)，根據(jù)文件的傳達(dá)范圍要求，發(fā)放加密星號(hào)（★★★★★——傳達(dá)到董事長(zhǎng)、總裁,常務(wù)副總裁、總經(jīng)理、中心主任，★★★★——傳達(dá)到副總、廠長(zhǎng)、部長(zhǎng)級(jí)，★★★——傳達(dá)到車間主任，★★——傳達(dá)到班組長(zhǎng)級(jí)，★——傳達(dá)到全公司員工）；（3）簽發(fā)：集團(tuán)及各中心文件由總裁簽發(fā)，子公司文件總經(jīng)理簽發(fā)；涉及到部門重大調(diào)整、資金使用的文件，須由常務(wù)副總裁審核,總裁復(fù)核,董事長(zhǎng)簽發(fā)。（4）公司所有部門與部門間相互流通的表格必須統(tǒng)一經(jīng)行政管理中心編號(hào)審核批準(zhǔn)后方可在公司的各部門流通使用和外采購(gòu)印刷。（5）編號(hào)規(guī)定:第六節(jié)文件收發(fā)第六條本公司文件的收發(fā)（1）本公司外來(lái)文件、郵件、包裹統(tǒng)一由行政管理中心接收。傳真、電子郵件由行政管理中心按接收時(shí)間順序登記后派發(fā)（包括主送、抄報(bào)、抄送、分發(fā)）到相關(guān)部門；（2）本公司內(nèi)部文件由起草部門文員派發(fā)（包括主送、抄報(bào)、抄送、分發(fā)）到各相關(guān)部門；（3）本公司無(wú)論是處來(lái)文件還是內(nèi)部文件，接收人均需在正本背面簽署姓名和日期；（4）本公司閱文件由部門安排，可采用集會(huì)公布、集體傳閱、單人閱讀等等形式傳閱，傳閱人需在文件背面簽署姓名及日期；（5）本公司各部門和公司外發(fā)的文件（包括傳真和電子郵件）交行政管理中心審核后，統(tǒng)一傳發(fā)。第七節(jié)文件存檔第七條文件存檔（1）分類存檔：文件存檔時(shí)，分外來(lái)文件、公司文件、本部門文件、制度程序文件、表格正本、日常收發(fā)表格、待處理文件等分類分夾存檔，部門也可根據(jù)實(shí)際情況另分細(xì)類存放文件。（2）每類文件均需有檔案目錄，格式如下：中國(guó)?xx×××公司表格名稱文控號(hào)________文件類別:____________文件頁(yè)次文控號(hào)內(nèi)容傳達(dá)范圍建檔人查（借）閱記錄（3）文件編目、歸檔按時(shí)間順序進(jìn)行；日常使用的表格除遵循此要求外，還需分月裝訂存檔；（4）所有文件原件正本都必須統(tǒng)一交公司檔案管理室統(tǒng)一管理。第八節(jié)文印辦理及查閱第八條本公司各部門需打印復(fù)印，單份文件復(fù)印超過(guò)30張以上，須部門負(fù)責(zé)人簽名批準(zhǔn)。第九節(jié)附則第九條違規(guī)處罰規(guī)定:（1）本辦法所列條款內(nèi)容除第五節(jié)第3條外,其它違反本辦法條款的處各責(zé)任人100元。（2）第五節(jié)第3條未報(bào)行政管理中心統(tǒng)一編號(hào)和批準(zhǔn)流通的處責(zé)任人100元。（3）第五節(jié)第3條未報(bào)行政管理中心統(tǒng)一編號(hào)和批準(zhǔn)外采購(gòu)印刷的所有費(fèi)用由承辦人賠償。（4）本辦法由企管中心解釋、補(bǔ)充，經(jīng)總裁批準(zhǔn)自下發(fā)之日起執(zhí)行。流程:文員印制下發(fā)相關(guān)部門文員印制下發(fā)相關(guān)部門部門主管申請(qǐng)人提出綜合處或中心集團(tuán)：總裁、董事長(zhǎng)簽批公司或中心：總經(jīng)理、主任簽批綜合處或中心歸檔程序NO審簽報(bào)審初審擬稿審簽報(bào)審初審擬稿規(guī)范統(tǒng)一編號(hào)發(fā)文規(guī)范統(tǒng)一編號(hào)發(fā)文NONO簽發(fā)NONO簽發(fā)用印辦復(fù)用印辦復(fù)發(fā)送發(fā)送附件模板:通知類:通知、通告、通報(bào)、公告、任免、請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告2.規(guī)程類:規(guī)程、規(guī)范、規(guī)定、制度、措施、方案、程序、流程圖3.會(huì)議記錄類:常委會(huì)、總裁辦公會(huì)、生產(chǎn)例會(huì)、安全例會(huì)、調(diào)度會(huì)、計(jì)劃會(huì)、考評(píng)會(huì)等4.表單類:a.工作管理表b.常用表單1.通知類:中國(guó)?xx××××××××公司文件xxXXX字(2015)第XXX號(hào)密級(jí)：★★★公司組織結(jié)構(gòu)及干部任命的決定為適應(yīng)本公司生產(chǎn)、管理的需要，明確各管理崗位的職責(zé)，理順各部門、各崗位的管理關(guān)系，現(xiàn)決定公司組織結(jié)構(gòu)，并任命各崗位的管理干部，具體的組織架構(gòu)和任命名單見(jiàn)附件一、附件二。本決定自發(fā)布之日起生效。特此決定×××公司2015年X月X日主題詞：組織架構(gòu)、干部、任命、決定抄報(bào)：總經(jīng)理主送：副總經(jīng)理、各職能中心主任、部室領(lǐng)導(dǎo)抄送：擬稿：XXX審核：XXX簽發(fā)：XXX共頁(yè)第頁(yè)2.規(guī)程類:（1）格式:中國(guó)·xx主題HYPERLINKXXXXXXX管理規(guī)定編號(hào)版本A起草執(zhí)行日期年月日修改日期年月日存檔部門審核批準(zhǔn)一、目的:---指本規(guī)定的目的是為了什幺二、范圍:---指本規(guī)定所涉及的范圍三、職責(zé):---指本規(guī)定所涉及的部門應(yīng)有的責(zé)任四、規(guī)定:--指本規(guī)定中所有涉及的部門應(yīng)該如何配合做好這項(xiàng)工作的條款五、相關(guān)文件:---指本規(guī)定所涉及的其定規(guī)定或文件六、相關(guān)表單:----指本規(guī)定所沙及的表單七、流程:-----指本規(guī)定確需要目示來(lái)簡(jiǎn)化規(guī)定中的條款時(shí)可用流程圖示來(lái)明示,一般情況下可不做（2）字號(hào)：本公司和文件名稱用四號(hào)宋體、仿宋、楷體加粗或四號(hào)黑體；表格內(nèi)內(nèi)容用五號(hào)宋體、仿宋、楷體填寫。2．正文：（1）格式：抬頭空兩格寫“正文如下：”；內(nèi)容一：在執(zhí)行過(guò)程中要起的作用和要達(dá)到的目的；內(nèi)容二：敘述流程、方法、措施、制度、規(guī)定、細(xì)則等。（2）字號(hào)：五號(hào)宋體、仿宋、楷體，主標(biāo)題加粗。3.會(huì)議記錄類:（1）格式：中國(guó)?xx201X年X月X日XX會(huì)議工作匯報(bào)問(wèn)題解決管理表序號(hào)信息來(lái)源工作事項(xiàng)描述或建議內(nèi)容解決方案提出人提出時(shí)間主體責(zé)任部門主體責(zé)任人要求完

成時(shí)間實(shí)際完

成時(shí)間執(zhí)行情況實(shí)際

狀態(tài)協(xié)助人對(duì)工作內(nèi)容的決議、或進(jìn)行狀況的說(shuō)明事項(xiàng)(由常委會(huì)主持人決定/同意/否決/或另行安排)3.表單類:a.工作管理表：制表基本要求：（1）格式：制（填）表日期：部門：文控編號(hào)：2.5±1CM48-5制表人：經(jīng)手人（辦理、使用人）：審核人：批準(zhǔn)人：48-5第頁(yè)共頁(yè)1.5±1CM中國(guó)·xxX月份部門工作計(jì)劃考核管理表制定部門:****部制定人:*****制定日期:15-4-20序號(hào)部門核心指標(biāo)工作事項(xiàng)指標(biāo)完成值責(zé)任部門責(zé)任人需要完成時(shí)間實(shí)際完

成時(shí)間執(zhí)行情況實(shí)際

狀態(tài)協(xié)助或配合人驗(yàn)證部門或驗(yàn)證人其他內(nèi)容如進(jìn)行狀況的備注說(shuō)明12345b.工作管理表：中國(guó)?xx XXXXX公司或中心名稱HYPERLINK人力資源需求申請(qǐng)表申請(qǐng)單位：需求職位：申請(qǐng)日期：年月日希望到職日期：年月日需求類別：□中高級(jí)管理人員□一般后勤管理人員是否在定崗定員內(nèi)？□是□否，有超崗超員報(bào)告需求要求性別:□男______□女_______□不限________年齡:從___至____,文化_______,資格等級(jí)___________,工作年限_______年特別要求:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________職位描述或特別說(shuō)明：