崗位設(shè)置和說明書編寫及其注意事項

崗位設(shè)置和說明書編寫及其注意事項一、崗位設(shè)置（一）崗位分類在提到崗位的具體設(shè)置前，需要先簡單介紹一下崗位的分類.企業(yè)里有很多崗位，這些崗位按照其性質(zhì)的不同可以分成若干個類型：生產(chǎn)崗位，執(zhí)行崗位，專業(yè)崗位，監(jiān)督崗位，管理崗位以及決策崗位等。生產(chǎn)崗位：主要是指直接從事制造，安裝，維護(hù)及為制造做輔助工作的崗位。生產(chǎn)崗位的員工主要從事企業(yè)基本的生產(chǎn)業(yè)務(wù)。任務(wù)執(zhí)行崗位：主要是指從事行政或者服務(wù)性工作崗位。執(zhí)行崗位的員工根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的安排執(zhí)行自己的任務(wù)等等。專業(yè)崗位：主要是指從事各類專業(yè)技術(shù)工作的崗位。例如工程師，經(jīng)濟(jì)師，會計或者軟件設(shè)計師等等。監(jiān)督崗位：指部門科室，隊部，辦事處等崗位，執(zhí)行監(jiān)督工作。例如審計部門，監(jiān)察部門，或者其他受董事會或股東會委托，監(jiān)督企業(yè)各項工作的人員。管理崗位：主要是指一些部門，科室的主管或者經(jīng)理，或者是一家單位的負(fù)責(zé)人。他們的職責(zé)是管理一家小的單位。決策崗位：主要是指公司的高級管理層。例如企業(yè)的總裁，總經(jīng)理，副總經(jīng)理或分管各個業(yè)務(wù)的總監(jiān)等。（二）崗位職責(zé)范圍根據(jù)不同的崗位分類，可以確定崗位的范圍，但要把握一條原則，就是：職責(zé)范圍不能太寬舉例來說，如果基層工作人員分工的時候，已經(jīng)承擔(dān)了 8項或者10項了，可能承擔(dān)起來有困難，這時可能就要劃為兩個崗位。中級人員，如果負(fù)責(zé)的工作超過了 15項，負(fù)擔(dān)可能很重，需要加設(shè)一名副經(jīng)理。高級人員也是這樣。按照這個原則劃分，符合最低數(shù)量，使每一個崗位，每一個人承擔(dān)的職責(zé)最合適，而且企業(yè)所付出的代價最低。所有崗位要求實現(xiàn)最有效的配合崗位設(shè)置的時候，對承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行劃分。一般區(qū)分為主責(zé)，部分和支持三類，這樣來確定配合關(guān)系。主責(zé)是指某一個人所負(fù)的主要責(zé)任;部分指只負(fù)一部分責(zé)任;支持是指責(zé)任很輕，只協(xié)助他人。每個人的主責(zé)，部分和支持一定要劃清楚每個崗位能否在企業(yè)組織中發(fā)揮最積極的作用崗位設(shè)置的第三個原則是每個崗位是不是在整個企業(yè)組織中能夠發(fā)揮最積極的作用。崗位在組織設(shè)置里面，應(yīng)該使它發(fā)揮最大作用。每一個崗位都要有相應(yīng)的主責(zé)，然后有部分或者支持性工作。例如基層工作人員要有兩項到五項的主責(zé)，如果工作分工里沒有主責(zé)，都是部分或支持，那么這個同志的積極性會受影響。一項主要責(zé)任都沒有，會認(rèn)為自己是跑龍?zhí)椎?，只給別人搖旗吶喊。每個崗位與其他崗位的關(guān)系是否協(xié)調(diào)"是否協(xié)調(diào)"是指崗位之間的責(zé)任不交叉，沒有空白。避免某一個責(zé)任張同志是主責(zé)，李同志也是主責(zé)，兩個人分不清到底誰是主責(zé)，出了事誰負(fù)主要責(zé)任，在工作中誰主動。一項職能沒有人負(fù)主責(zé)，就是崗位職責(zé)出現(xiàn)了空白。如果某一項工作，既有負(fù)主責(zé)的同志，又有配合的同志，還有做支持性工作的同志，就表示崗位之間配合得很好。崗位設(shè)置是否符合經(jīng)濟(jì)，科學(xué)和系統(tǒng)化的原則崗位設(shè)置如果體現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)，科學(xué)，合理和系統(tǒng)化的原則，那么崗位設(shè)置對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益應(yīng)該是積極的。企業(yè)都在追求自己的經(jīng)濟(jì)效益，對于人工成本的控制也是企業(yè)控制成本的重要組成部分。如果崗位設(shè)置得特別多，參與這項工作的人就多，企業(yè)支付的費用就多，這不符合經(jīng)濟(jì)化原則。如果崗位設(shè)置過少，可能某一個事情沒有人管，或者某一個崗位的員工負(fù)擔(dān)特別重而產(chǎn)生怨氣，這項工作就做不好。所以要體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)化原則，要符合科學(xué)原理。企業(yè)規(guī)范化管理體系是一個大的完整的系統(tǒng)，崗位設(shè)置要和組織結(jié)構(gòu)設(shè)計，職能分解吻合，要符合系統(tǒng)化原則。同時，崗位設(shè)置也為崗位描述，崗位評價，薪酬福利體系設(shè)計提供支持，是一體的。二、崗位說明書有了崗位設(shè)置，就要有崗位說明書，它實際上就是整理崗位分析結(jié)果的工作描述的書面文件，包括：工作基本信息、崗位設(shè)置目的、主要職責(zé)、工作環(huán)境等，以及任職資格要求（如技能、學(xué)歷、訓(xùn)練、經(jīng)驗、體能等）?？偟恼f來，崗位說明書涉及到兩個方面的工作。一是崗位本身的研究，即研究每個工作崗位的目的，該崗位所承擔(dān)的工作職責(zé)與工作任務(wù)，以及它與其它崗位之間的關(guān)系等。二是上崗資格的研究，即研究能勝任該崗位工作并完成目標(biāo)的任職者必須具備的條件與資格，比如工作經(jīng)驗、學(xué)歷、能力特征等。因此崗位說明書的規(guī)范化編寫在企業(yè)里發(fā)展著重要的作用。例子：某品質(zhì)保證部經(jīng)理崗位工作說明書崗位工作說明書一、 崗位標(biāo)識信息崗位名稱：品質(zhì)保證部經(jīng)理 隸屬部門：品質(zhì)保證部崗位編碼： 直接上級： 生產(chǎn)副總經(jīng)理工資等級： 直接下級：QC，QAQM主管，質(zhì)量監(jiān)督可輪換崗位：無分析日期：二、 崗位工作概述負(fù)責(zé)公司內(nèi)所有與品質(zhì)相關(guān)的工作，不斷降低質(zhì)量成本，實現(xiàn)公司指標(biāo)。三、 工作職責(zé)與任務(wù)負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品品質(zhì)保證負(fù)責(zé)分供方材料進(jìn)料質(zhì)量保證負(fù)責(zé)分供方資格的認(rèn)可；負(fù)責(zé)分供方的監(jiān)控，優(yōu)化，提升；對于提交的有關(guān)原材料問題予以解決。負(fù)責(zé)過程質(zhì)量控制設(shè)定公司整體質(zhì)量控制方案，分解任務(wù)；(2)監(jiān)控控制方案的實施情況及合格率變化，針對客觀實際進(jìn)行修正。負(fù)責(zé)最終質(zhì)量控制保證岀貨符合客戶質(zhì)量要求；清楚地了解客戶，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提升產(chǎn)品質(zhì)量；針對客戶反饋信息，修正控制方案，杜絕重復(fù)問題發(fā)生。負(fù)責(zé)質(zhì)量體系運行控制保證公司各項工作嚴(yán)格按照程序文件執(zhí)行；制訂內(nèi)審計劃，監(jiān)控內(nèi)審工作，提交管理評審。培訓(xùn)/指導(dǎo)/評估下屬及相關(guān)職能培訓(xùn)，指導(dǎo)(1)培訓(xùn)，指導(dǎo)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和客戶需求；(2)分配工作，根據(jù)具體結(jié)果指導(dǎo)相應(yīng)工作。2.評估（1）評估下屬工作效果；（2）評估相關(guān)工作職能工作效果。（四）審核審批與體系有關(guān)的各類文件維護(hù)現(xiàn)有文件有效性；發(fā)生變更時，對已更新的文件的有效性進(jìn)行評估，予以審批；引入外來文件時，確認(rèn)外來文件的有效性，適應(yīng)性。（五）執(zhí)行公司5S規(guī)范（六）完成上級委派的其他任務(wù)四、工作績效標(biāo)準(zhǔn)（一）產(chǎn)品質(zhì)量符合公司業(yè)務(wù)計劃要求（二）產(chǎn)品出貨符合客戶要求標(biāo)準(zhǔn)1.內(nèi)部質(zhì)量體系運行有效，通過外部（客戶，第三方）審核；下屬工作及績效符合公司要求。五、崗位工作關(guān)系（一）內(nèi)部關(guān)系1.所受監(jiān)督：受總經(jīng)理，副總經(jīng)理的監(jiān)督；2.所施監(jiān)督：對本部門下屬及相關(guān)職能進(jìn)行監(jiān)督；合作關(guān)系：與其它部門經(jīng)理發(fā)生聯(lián)系。（二）外部關(guān)系1.在材料質(zhì)量控制方面與供應(yīng)商發(fā)生聯(lián)系；2.在產(chǎn)品質(zhì)量，回訪方面與客戶發(fā)生聯(lián)系；在接受常規(guī)檢查和監(jiān)督，咨詢方面與產(chǎn)品認(rèn)證機(jī)構(gòu)，質(zhì)量認(rèn)證機(jī)構(gòu)發(fā)生聯(lián)系六、崗位工作權(quán)限（一）對所屬人員的崗位調(diào)動權(quán)；（二）對所屬人員的工作指導(dǎo)權(quán)；（三）對所屬人員的工作分配權(quán)；（四）對所屬人員的工作監(jiān)督，考核權(quán)；（五）對所屬人員的違紀(jì)違規(guī)糾正權(quán)；（六）對所屬人員的違紀(jì)，違規(guī)事實處理權(quán)和處理申報權(quán)；（七） 資金使用的審核權(quán)；（八） 對供應(yīng)商的審核權(quán)和決定權(quán)；（九） 對產(chǎn)品質(zhì)量的最終判定權(quán)；（十）對工藝文件的制訂權(quán)，審核權(quán)，審批權(quán)。七、 崗位工作時間在公司制度規(guī)定的正常班時間內(nèi)工作，有時需要加班加點。八、 崗位工作環(huán)境主要在辦公室，車間工作，辦公室略多些，在車間會接觸到噪音，輕微粉塵和刺激性氣味。九、 知識及教育水平要求（一）PCB制程；（二） 專業(yè)外語知識；（三） 計算機(jī)基礎(chǔ)知識；（四） 管理專業(yè)知識；（五） 統(tǒng)計學(xué)知識。十、崗位技能要求（一） 計算機(jī)簡單操作能力；（二） 內(nèi)部審核員資格；（三） 組織協(xié)調(diào)能力。十一、工作經(jīng)驗要求大本以上，管理或相關(guān)專業(yè)，有5年工作經(jīng)驗，任主管職務(wù)2年以上。十二，其他素質(zhì)要求任職者需具有健康的體魄，充沛的精力；好的視力，強(qiáng)烈的責(zé)任心；年齡在 45歲以下為宜，無特殊性別要求。三、編寫注意事項HR部門在編制或描述崗位說明書注意以下的五個誤區(qū)：誤區(qū)1、崗位說明書只是為崗位評估服務(wù)的。崗位說明書是崗位評估的重要根據(jù)， 但它同時為其他的HR管理做鋪墊，實際上企業(yè)招聘（如在人才網(wǎng)看到的企業(yè)招聘崗位信息），晉升（崗位的要求及上崗的標(biāo)準(zhǔn)），培訓(xùn)（崗位的技能針對崗位員工是否欠缺一一等等各個環(huán)節(jié)都建立在完整的崗位信息基礎(chǔ)之上。誤區(qū)2、崗位說明書描述的是“現(xiàn)在做的”，不是“應(yīng)該做的”。在編制說明書的時候，HR人員或崗位編寫者往往參照自己或崗位人員目前做的工作進(jìn)行編寫，很容易犯下編寫“現(xiàn)在做的”，而不是“應(yīng)該做的”。崗位說明書的編寫往往要“對事不對人”。誤區(qū)3、崗位說明書的描述應(yīng)以“優(yōu)秀員工的崗位工作職責(zé)與工作任務(wù)”為基準(zhǔn)。在企業(yè)里，有優(yōu)秀／合格／不合格的員工。崗位說明書不能以“優(yōu)秀員工的崗位工作職責(zé)與工作任務(wù)”為基準(zhǔn)，應(yīng)力求客觀，在確保上崗資格都能勝任的情況下，進(jìn)行崗位分析。有個典型的例子，某公司發(fā)現(xiàn)某一個部門經(jīng)理A升遷了以后，其部門經(jīng)理的職位始終招聘不到合適的人選，雖然后來有招聘一個部門經(jīng)理B,但后來B主動提出調(diào)離崗位，說壓力太大。有人說 B領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)不能勝任；又有人說B領(lǐng)導(dǎo)管理水平太差；又有人說B領(lǐng)導(dǎo)溝通水平欠缺，其實最根本的原因是當(dāng)時 A升遷后，有參與部門經(jīng)理的崗位說明書的描述，由于個人能力完全勝任本崗位，因此 A在描述其崗位時，由于A的工作經(jīng)歷過生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、內(nèi)控管理等方面的培訓(xùn)或歷練，崗位標(biāo)準(zhǔn)按照最優(yōu)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編寫，導(dǎo)致崗位說明書的上崗資格要求過高。在這家公司里，實際上都沒有人能生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、內(nèi)控管理等方面都得到培訓(xùn)，因此崗位標(biāo)準(zhǔn)成了空中樓閣，大部分人都無法勝任。誤區(qū)4、有了崗位說明書，就能按照崗位要求順利工作了。崗位說明書只是提供了員工的一個工作范圍或工作任務(wù)，對于一些規(guī)范的企業(yè)來說，有了崗位說明書并不能保證新接手的員工順利工作。崗位說明書中的很多職責(zé)、工作任務(wù)，只是一個籠統(tǒng)的說法，它只告訴了我們一個W（WHAT做什么），至于具體怎么操作（HOW）什么時候做（WHEN）在哪里做（WHERE，誰做（WHO,并沒有通過崗位說明書進(jìn)行明確。因此，作為員工，要履行崗位說明書的職責(zé)，首先要了解該崗位在企業(yè)中的地位，其次了解崗位的管理制度、崗位在企業(yè)中的流程節(jié)點，以及本崗位的作業(yè)指導(dǎo)書。最后，要認(rèn)真履行這些制度、流程、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書，并在實際工作中，不斷完善。誤