監(jiān)理檔案資料與信息管理制度

監(jiān)理檔案資料與信息管理制度和存放、編碼體系一、監(jiān)理資料檔案管理工作的概念范疇資料檔案管理在管理學(xué)上屬于基礎(chǔ)管理工作范疇，監(jiān)理資料檔案管理工作是建設(shè)工程“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”中“信息管理”的重要內(nèi)容，是監(jiān)理人員必須進(jìn)行的工作。二、監(jiān)理資料檔案管理工作的目的和意義1、監(jiān)理資料檔案是開展監(jiān)理工作的依據(jù)：監(jiān)理資料和信息資源是進(jìn)行建設(shè)工程進(jìn)度、質(zhì)量、成本、安全等目標(biāo)控制的客觀依據(jù)，它含有項目工程涉及的國家政策法規(guī)、工程合同法律文件、設(shè)計勘察文件、監(jiān)理工作指導(dǎo)文件、施工單位管理體系文件、工程監(jiān)理記錄、監(jiān)理業(yè)務(wù)工作記錄、往來文件等，這些都是我們開展監(jiān)理工作必須使用的依據(jù)。此外，有關(guān)監(jiān)理資料表格也已標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)性，也可作為開展監(jiān)理工作的指引依據(jù)，指導(dǎo)我們需要開展哪些監(jiān)理工作，填寫哪些資料檔案。2、監(jiān)理資料檔案是監(jiān)理基礎(chǔ)工作和成果的詳實(shí)記錄和追溯：監(jiān)理資料檔案詳實(shí)記錄了工程建設(shè)過程中監(jiān)理人員所進(jìn)行的監(jiān)理工作內(nèi)容，體現(xiàn)了監(jiān)理人員的工作成果，也是監(jiān)理在工作中可查詢的文字依據(jù)，具有可追溯性。監(jiān)理工作強(qiáng)調(diào)“以事實(shí)為依據(jù)，用數(shù)據(jù)來說話，以規(guī)范為準(zhǔn)繩”。3、監(jiān)理資料檔案是工程施工過程的真實(shí)記錄：監(jiān)理資料檔案的內(nèi)容涉及工程建設(shè)的全方位，全面反映了工程的進(jìn)展情況，也包括對施工資料的監(jiān)理，是施工過程每一工序、分項、分部工程的實(shí)體質(zhì)量的真實(shí)記錄文件，是工程評估驗收的依據(jù)，也是工程在交付試驗后運(yùn)行、維修、保養(yǎng)、改擴(kuò)建的依據(jù)。4、監(jiān)理資料檔案是明確工程參建各方責(zé)任的重要證據(jù)：監(jiān)理資料檔案比較完整、詳細(xì)、具體，是追溯工程建設(shè)過程的主要證據(jù)，更由于監(jiān)理站在公正的第三方，比較客觀，因此在工程建設(shè)過程中乃至工程交付之后，如果出現(xiàn)的某些問題，可以通過查詢監(jiān)理資料找出有關(guān)依據(jù)，明確各方責(zé)任，解決存在問題。在法庭上，監(jiān)理資料是除約定外可取信的重要資料。5、對監(jiān)理資料檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以極大提高監(jiān)理工作效率，同時，監(jiān)理資料檔案也是檢查監(jiān)理工作質(zhì)量的重要依據(jù)。6、做好監(jiān)理資料檔案管理工作，是國家和地方政府有關(guān)行政主管部門的明確要求，為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。三、監(jiān)理資料檔案管理工作的內(nèi)容（一）、對資料和信息管理的采集、處理、歸檔工作及職責(zé)分工：1、項目監(jiān)理部應(yīng)對資料信息目錄規(guī)定的項目進(jìn)行采集，資料信息來源主要有：建設(shè)方、施工方、設(shè)計方、勘察方、政府部門、監(jiān)理公司（含項目監(jiān)理部），監(jiān)理人員應(yīng)認(rèn)真區(qū)別，并針對性地采集，以提高采集信息資料效率。對于收集的信息資料應(yīng)及時進(jìn)行處理（如需要現(xiàn)場驗收，檢查，記錄，收發(fā)文，無效信息的甄別，規(guī)定入檔資料的整理歸檔等工作）。2、資料的歸檔工作具體統(tǒng)一規(guī)定如下：（1）、每月資料必須歸檔，歸檔定于項目監(jiān)理部自查之后；未歸檔的文件應(yīng)分類放臨時文件夾，每類臨時文件應(yīng)手寫目錄作封面；臨時文件中對于未閉合的資料應(yīng)分開放置，如到月檢后仍未閉合歸檔的，則應(yīng)留副本在檔案外交專監(jiān)跟蹤，以提高管理效率，監(jiān)理員負(fù)責(zé)整理、專監(jiān)跟蹤檢查、總監(jiān)總體控制。（2）、資料的收發(fā)、歸檔均應(yīng)編碼，收發(fā)文均應(yīng)列表，由資料員（監(jiān)理員）統(tǒng)一管理。（a）、發(fā)出資料時資料應(yīng)由專業(yè)監(jiān)理工程師編碼，編碼的統(tǒng)一形式使用：根據(jù)日期編號或按照文件順序編號；(b)、歸檔時應(yīng)嚴(yán)格甄別，按公司資料目錄歸檔，并標(biāo)注檔案編碼，歸檔編碼的統(tǒng)一形式如下：XXX（）XX——XX——XX單位工程名稱類棟號——分項——子項例：金鼎－一期（B）2—（2）—1：表示我公司金鼎項目，一期工程，合同文件（B類），2棟，建設(shè)工程施工合同中的序號1文件。檔案登記表：應(yīng)有序號，日期，文件名，歸檔編碼，文件來源（來文有編號的要標(biāo)注上），歸檔人。原則上，每類資料檔案均應(yīng)有登記表，每件文件必須有且只有唯一檔案編碼，碼號連續(xù)，歸檔文件需按編碼規(guī)類存放。(c)、收入資料時資料應(yīng)填寫收文登記表，應(yīng)有序號、日期、文件名、收文人簽名、文件來源的記錄。（二）、資料與信息采集的內(nèi)容：采集的資料主要是工程合同法律文件，設(shè)計勘察文件，監(jiān)理工作指導(dǎo)文件，施工單位管理體系文件，工程監(jiān)理記錄，監(jiān)理業(yè)務(wù)工作記錄，來往文件等，詳見下面《項目監(jiān)理部資料、信息計劃存放目錄》。四、項目監(jiān)理部主要資料、信息采集計劃和分類、存放目錄施工階段項目前期文件（A）類建筑用地規(guī)劃許可證、建筑工程規(guī)劃許可證、施工許可證；施工圖審查意見及回復(fù)；建筑節(jié)能、消防、抗震工程審查意見書；定位測量放線；質(zhì)量、安全監(jiān)督通知書；合同文件（B）類：

(1)委托監(jiān)理合同（包括監(jiān)理招標(biāo)投標(biāo)文件）

公司部門

進(jìn)駐現(xiàn)場前

(2)建設(shè)工程施工合同（包括施工招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書或直接發(fā)包通知書）

(3)工程分包合同，各類建設(shè)單位與第三方簽訂的涉及監(jiān)理業(yè)務(wù)的合同

相關(guān)合同簽訂后及時收集

(4)有關(guān)合同變更的協(xié)議文件

相關(guān)協(xié)議簽訂后及時收集

(5)合同爭議調(diào)解的文件

相關(guān)文件簽訂后及時收集

(6)違約處理文件

相關(guān)文件簽訂后及時收集

(7)費(fèi)用索賠處理的文件（包括費(fèi)用索賠申請表費(fèi)用索賠審批表）

施工過程及時收集

(8)工程延期及工程延誤處理的文件（包括各類延期申請表）

施工過程及時收集；察、設(shè)計文件(C)

(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告

建設(shè)單位

開工前

(2)測量基礎(chǔ)資料

開工前

(3)施工圖及說明文件

開工前

(4)圖紙會審有關(guān)記錄

開工前

(5)設(shè)計交底有關(guān)記錄及會議紀(jì)要

開工前

(6)工程變更文件（包括工程變更單位表）

變更后及時收集

4、理工作指導(dǎo)文件(D)

(1)工程項目監(jiān)理規(guī)劃

項目監(jiān)理部

開工前

(2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

總體或分部分項開工前

（3）工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價、安全的控制計劃等有關(guān)資料

開工前

5、工組織方案報審表(E)

（1）施工組織設(shè)計（總體或分階段）及專項施工方案資料

施工單位

總體或分階段專項工程開工前

以上資料均采用A2表（施工組織設(shè)計（方案）報審表）報審

（2）分部工程施工方案

分部工程開工前

(3)季節(jié)性施工方案

季節(jié)性施工前

6、資質(zhì)資料(F)

（1）

總包單位資質(zhì)資料及人員上崗證

總包單位

開工前

以上資料均采用A3表（分包單位資格報審表）

（2）

分包單位資質(zhì)資料及人員上崗證

分包單位

分包工程開工前

（3）

材料、構(gòu)配件、設(shè)備供應(yīng)商資質(zhì)資料

建設(shè)方/施工單位

材料報驗前

（4）

工程試驗室（包括有見證取樣送檢試驗室）資質(zhì)資料

施工單位

開工前

（5）

公司和項目監(jiān)理人員的資質(zhì)證明

監(jiān)理公司

進(jìn)場和人員變更時

7、質(zhì)量控制文件(G類)

（1）施工單位質(zhì)量保證體系報審文件（2）工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備驗收記錄文件、見證取樣臺賬(3)工序、隱蔽工程驗收記錄文件，砼澆筑報審表及附件記錄臺賬(4)分部、單位工程驗收記錄、驗收報告文件、單位工程竣工驗收證明書（5）工程施工定位測量放線、控制點(diǎn)、軸線標(biāo)高復(fù)核記錄、沉降觀測記錄驗收文件（6）質(zhì)量缺陷與事故的處理文件（7）基礎(chǔ)分部、主體分部工程質(zhì)量評估報告姨（壁8廟）民用建筑節(jié)省能分部工程質(zhì)圾量評估報告采（膚9懂）單位工程竣款工驗收質(zhì)量評接估報肺告泳8宵、灘安全控制文件利(欄H旁類旨)衰（芹1睡）施工單位安燃全保證體系的燕報審文件光（訓(xùn)2每）施工起重機(jī)滅械進(jìn)嶺場與/能使用報驗文件獎（吵3糧）建筑施工腳烏手架使用驗收訴文件顛（滴4坡）首層建筑施稈工模板及支撐菊體系報審文件別（臭5廳）安全防護(hù)、慘文明施工措施獅費(fèi)用報審文件勸9演、進(jìn)度控制文隙件悟（揮i迷）夕（譯1窗）工程開工報素審文件處（講2衡）工程進(jìn)度計偏劃報審文件（溉總進(jìn)度、月、慈旬、周進(jìn)度）氧（賄3遼）工程延期控些制和延期處理肢文件厲（傘4列）工程竣工報彎審文件省（魔5指）其它有關(guān)工引程進(jìn)度控制文曉件衫1榨0思、投資控制文屈件廣（她j吉）壇（館1電）爺工程施工概預(yù)沸算文件滲（肯2燒）攤工程量報審及候?qū)徟募?、工醫(yī)程預(yù)付款審批監(jiān)文件已（蔑3刻）掃工程變更費(fèi)用暖審批文件斯（鐘4縱）夕費(fèi)用索賠處理旅文件腿1童1裙、會議紀(jì)要扣（寸k喪）掩（迎1保）詞第一次工地會腔議紀(jì)要及監(jiān)理梳交底會議紀(jì)要凈（跨.2匹）妄監(jiān)理例會會議贊紀(jì)要赤（陡3溜）釀專題會議紀(jì)要壟（揚(yáng)4副）略其它會議紀(jì)要橡文件賄1皆2葵、監(jiān)理報告躁（汽L得）犧(歸1曾)脊監(jiān)理月報（報敲公司、業(yè)主）切(鍛2歐)插監(jiān)乖理月報簽(抓3嗎)農(nóng)監(jiān)理機(jī)構(gòu)向有顯關(guān)主管部門質(zhì)搏量安全報告單些文件壘1漆3泥、監(jiān)理工作函乎件曠(貞M)咱(做1弦)識監(jiān)理工程師聯(lián)脅系單驚(諒2車)亮監(jiān)理工程師通就知單，監(jiān)理工瀉程師通知回復(fù)眾單友(近3醋)齒工程暫停令及喪復(fù)工文件辣(聲4搞)鴨監(jiān)理工程師備并忘錄（按質(zhì)量愛、安全、進(jìn)度嬌、投資分類存因放）偵1洋4搞、監(jiān)理工作記卷錄文件律(陽N)擋(且1顫)異監(jiān)理日記沖(沈2酒)污監(jiān)理巡視檢查椅記錄鏈(禽3灣)壽監(jiān)理平行檢查餅記錄跟(瘦4碰)稍監(jiān)理旁站檢查擋記錄憑1綱5搞、往來函件撐(壩O)棉(如1撓)裂建設(shè)單位函件顛(山2袍)燦施工單位函件屠(哄3燙)懶設(shè)計單位函件瓦(搭4膨)奶建設(shè)主管部門往函件（質(zhì)監(jiān)、蒙安監(jiān)監(jiān)督交底征；質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)且監(jiān)督抽查記錄眾；質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)璃監(jiān)督整改通知伯單及回復(fù)）病(朋5選)該其他部門函件眼1掠6事、監(jiān)理工作總姓結(jié)拐（辯P臨）寸（雷1螺）棗監(jiān)理工作業(yè)務(wù)涂手冊似（塌2更）膽?yīng)毐O(jiān)理工作總結(jié)辜泊施工過程及時專收郊集收界叨公司檢查記惰錄踐斑囑施工過程及時晝收控集英厭五、項目監(jiān)理嚴(yán)資料采集和窄存放翻過程惱1區(qū)、項目監(jiān)理檔滿案資料采集過災(zāi)程摘輸入工具與技淋術(shù)賊零輸出攤1狡、項目監(jiān)理部他主要資料信息闊采集計劃利2賀、監(jiān)理工作需可求逐3氧、相關(guān)單位要克求招野（熔1堂）蹲、收發(fā)文登記笑表如;(漂2論）吳、公司資料管額理規(guī)定哈;(討3逝)弄、面洽、電腦端、傳真機(jī)、電臟話雞4鋼、發(fā)文編碼概章雨咬(妄1啦)描、登記入錄惰(銷2禾)雷、收發(fā)文編碼菊2覺、項目監(jiān)理檔出案資料歸檔過潤程乞輸疏入唱橫工具與技桐術(shù)綿派輸出抱1書、旗啞收發(fā)文登記表補(bǔ)2研、埋蝴項目部生成資慚料宗具（撞1痰）殼、讓啞文檔登記表磨（陡2夢）安、公司資料管殺理規(guī)定憐3悲、電腦錄入儲涌存、歸檔編碼恰章控伴（算1汽）區(qū)歸檔編碼削（網(wǎng)2洽）各、登記入錄抱六、監(jiān)理資料鏈檔案管理工作老的特點(diǎn)、關(guān)注劈點(diǎn)臺1云、來源廣：有鈔建設(shè)方、施工滔方、設(shè)計方、蟻勘察方、政府敞部門、監(jiān)理公糞司（含項目監(jiān)繁理部）等?；?殊、資料動態(tài)量竭增厭,族該系統(tǒng)完章整訴,蛇首尾閉燒合碌:心挺隨著工程的推潑進(jìn)骨,丑資料數(shù)量遞增蒜，關(guān)聯(lián)資料應(yīng)花是形成完整的麥系并統(tǒng)竭,播牌資料應(yīng)是閉合片的賄(籠即問題有提薪出艱,鈔路有處理結(jié)雙果悄)移。激3冊、兼職管理：悼由于項目監(jiān)理戴工作量及項目劣成本制約，使亂項目資料的管驗理只能是工程板監(jiān)理人員兼任戰(zhàn)，資料管理難寺以是專人管理邁，故項目全體疏監(jiān)理人員均要猜了解、參與這教項工作，這同四時也便于提高胡全體監(jiān)理人員餐監(jiān)理工作時文聯(lián)件的使用效率覺，因此，監(jiān)理薦人員都要掌握客資料管理知識懂。豈七、監(jiān)理資料賣檔案管理工作遭的標(biāo)準(zhǔn)飯1鐮、標(biāo)準(zhǔn)化原則犯：左盡可能做到表款格化和標(biāo)準(zhǔn)化羨，對此，國家雁和地方規(guī)范以銀及公司制度對惠有關(guān)記錄表格芒均已有具體詳促細(xì)的規(guī)定和格賽式。巨2留、及時，真實(shí)趨，準(zhǔn)確，完整涌：脫及時性即是要灘求監(jiān)理資料必冊須按照工程進(jìn)伏度及時填寫和囑整理，確保資錘料是對工程質(zhì)距量情況的真實(shí)扔反映，要杜絕鬼拖沓滯后，甚吧至工程結(jié)束后眼才補(bǔ)做資料的瑞現(xiàn)象和應(yīng)付突季擊式的心理；儉真實(shí)性和準(zhǔn)確訓(xùn)性即要求實(shí)事斃求是，客觀準(zhǔn)勒確，如實(shí)反映義工程實(shí)際情況欺，填寫規(guī)范，開字跡清楚，數(shù)林據(jù)準(zhǔn)確，要杜刊絕閉門造車；季完整性也即全抓面性，要系統(tǒng)靈地、全面地填賠寫、收集和整氧