備用金管理制度

備用金管理制度目錄第一章總則 .目的 .適用圍 .職責(zé) 第二章備用金的申請(qǐng) 第三章備用金的歸還 第四章定額備用金的管理 第一節(jié)定額備用金使用圍規(guī)定 第二節(jié)定額備用的日常管理 第五章臨時(shí)備用金的管理 第一節(jié)臨時(shí)備用金的使用圍規(guī)定 第二節(jié)臨時(shí)備用金的日常管理 第五章出納備用金的管理 第一節(jié)出納備用金的申請(qǐng) 第二節(jié)出納備用金的日常管理 第六章罰則 第七章附則 第一章總則.目的為了加強(qiáng)公司對(duì)有關(guān)部門備用金的管理，為了保證業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行《現(xiàn)金管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，提高資金利用效率，減少資金損失，特制定本制度。.適用圍本制度適用于公司各部門、子公司、分公司（各個(gè)門店）備用金是總公司及分子公司各部門、各工作人員用于零星開支、業(yè)務(wù)采購(gòu)等，以現(xiàn)金方式借用的，分為定額備用金、臨時(shí)備用金、出納備用金三種。.職責(zé)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)備用金的使用抽查、監(jiān)督和備用金的收回；業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)備用金的申請(qǐng)、使用和保管：3分子公司經(jīng)理及部門主管（直營(yíng)店店長(zhǎng)）負(fù)責(zé)人對(duì)備用金管理負(fù)責(zé)審核和監(jiān)督。第二章備用金的申請(qǐng).工作人員需借用備用金時(shí)，先到財(cái)務(wù)部索取“借款單”，財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際需要向借款人發(fā)放''借款單”，借款人按規(guī)定格式和容填寫借款單，并按流程辦理簽字手續(xù)，財(cái)務(wù)人員審核簽字后的“借款單”各項(xiàng)容是否正確和完整，經(jīng)審核無(wú)誤批準(zhǔn)后辦理付款手續(xù)。.個(gè)人提出申請(qǐng)，必須真實(shí)、詳細(xì)地注明借支事由、金額、歸還時(shí)間，出差性質(zhì)的必須注明出差事由及地點(diǎn)O.財(cái)務(wù)經(jīng)理就金額的合理性進(jìn)行審核，出納員對(duì)審批手續(xù)和前期借款清查審核。未轉(zhuǎn)正員工控制借支。.2經(jīng)常性違反結(jié)算紀(jì)律的員工控制借支。.3根據(jù)事由控制借支金額的標(biāo)準(zhǔn)。.4財(cái)務(wù)制度要求控制的其他事由。.直營(yíng)店店長(zhǎng)及分子公司業(yè)務(wù)經(jīng)理對(duì)該單位的備用金借支款進(jìn)行總體監(jiān)督。.超過(guò)規(guī)定金額的借款，必須按權(quán)限分別報(bào)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。.飴用金圍需要的借支，無(wú)論金額大小，均須報(bào)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批..因非經(jīng)營(yíng)性支出需要借用備用金，或職工因個(gè)人原因需要在公司借支的，一律經(jīng)公司總經(jīng)理審批后辦理借支。備用金申請(qǐng)程序圖如下：第三章備用金的歸還.歸還定額備用金時(shí)，借款人可歸還現(xiàn)款，也可以報(bào)銷費(fèi)用抵沖，還可于當(dāng)月薪資中扣除。采購(gòu)備用金歸還：備用金使用部門或個(gè)人必須于12月25日前到財(cái)務(wù)部辦理全額歸還當(dāng)年度備用金手續(xù)，次年根據(jù)情況重新申請(qǐng)備用金；L2出差人員借款歸還：借款人員完成業(yè)務(wù)后，應(yīng)在七個(gè)工作日的報(bào)賬日，使用公司統(tǒng)一報(bào)銷單，填寫好“報(bào)銷單”的各項(xiàng)規(guī)定容，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，再到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)人員根據(jù)財(cái)務(wù)制度規(guī)定認(rèn)真審核無(wú)誤后，必須當(dāng)日辦結(jié)報(bào)銷手續(xù)。.3直營(yíng)店備用金：各直營(yíng)店備用金于每年12月25日之前使用備用金的部門和個(gè)人必須到公司財(cái)務(wù)辦理歸還當(dāng)年備用金和續(xù)借下年備用金手續(xù)，店長(zhǎng)直接負(fù)責(zé)備用金的清理及續(xù)借手續(xù)。2.借款人辦理報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金臺(tái)?賬”查明報(bào)銷人員原借款金額對(duì)報(bào)銷金額超支借款款項(xiàng)部分應(yīng)及時(shí)付現(xiàn)或轉(zhuǎn)賬補(bǔ)償于報(bào)銷人2對(duì)報(bào)銷金額低于備用金款項(xiàng)的，應(yīng)由借款人及時(shí)現(xiàn)金結(jié)清原借款項(xiàng)的差額部分。.3電子商務(wù)備用金詳見《電商資金管理制度》.出納員收到還款后，需會(huì)計(jì)開具收款收據(jù)并簽字確認(rèn)，出納在收款收據(jù)上加蓋收訖章并簽字確認(rèn)。.定額備用金的借款時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)1年，零星采購(gòu)、周轉(zhuǎn)找零、研發(fā)備用金于每年12月25日之前，除直營(yíng)店之外的所有備用金，必須在年末進(jìn)行徹底清理，不允許跨年度使用。.領(lǐng)用臨時(shí)備用金辦理其他業(yè)務(wù)的，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢7日辦理報(bào)銷手續(xù)，結(jié)清備用金借款。第四章定額備用金的管理定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時(shí)間長(zhǎng)、比較固定的特點(diǎn)O第一節(jié)定額備用金的使用圍規(guī)定1、采購(gòu)人員的零星采購(gòu)備用金，一般不超過(guò)5000元；2、各直營(yíng)店的周轉(zhuǎn)找零備用金，一般在300—500元；3、技術(shù)中心研發(fā)項(xiàng)目備用金限額1000元：4、三大基地從當(dāng)年3月起到當(dāng)年11月之間的周轉(zhuǎn)備用金，用于支付臨時(shí)工采摘費(fèi)，一般周轉(zhuǎn)額度在100000元之，基地采購(gòu)備用金不超過(guò)20000元。每年11月25日前必須清理交回：5、公司出納日常支出備用金限額20000元之；6、個(gè)人因公出差（不含境外）零星開支備用金，一般不超過(guò)2000元；第二節(jié)定額備用金的日常管理.因業(yè)務(wù)需要長(zhǎng)期借用備用金的人員和部門可由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用鬧：.使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報(bào)銷憑證，并登記備用金登記薄，記錄各種零星支出，經(jīng)管人員必須按月向財(cái)務(wù)申報(bào)備用金使用情況不得全部或部分轉(zhuǎn)借或以臨時(shí)備用金的性質(zhì)借支他人。.前賬不清，后賬不借，對(duì)因特殊原因不能按時(shí)結(jié)算的，須提前向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人說(shuō)明原因，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后，方可延期；.定額備用金作為個(gè)人借支入賬，以定額備用金形式反映。.因人員調(diào)動(dòng)或離職等原因造成定額備用金管理員更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方式采用借還兩條線,即原責(zé)任人辦理還款，新責(zé)任人辦理借款，財(cái)務(wù)賬作相應(yīng)調(diào)整。.備用金使用由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，部門負(fù)責(zé)人為備用金借款的第一責(zé)任人.8.各下屬單位財(cái)務(wù)部必須于每月月末對(duì)定額備用金進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，并編制《定額備用金盤點(diǎn)表》，做好盤點(diǎn)記錄。第四章臨時(shí)備用金的管理第一節(jié)臨時(shí)備用金的使用圍規(guī)定.因公司業(yè)務(wù)需要暫支款，日常零星開支，需要保持一定數(shù)量的庫(kù)存?zhèn)溆媒?，一般不超過(guò)3—5天零星支付，所需現(xiàn)金具有工作性質(zhì)的一次性借支款。.臨時(shí)性活動(dòng)的借支。.理賠等事故性質(zhì)的借支。.押金等性質(zhì)的借支。.因生活困難而需要的暫支款。.其他經(jīng)批準(zhǔn)的暫支款。.臨時(shí)備用金的支付方式主要包括現(xiàn)金、支票、其他銀行結(jié)算方式三種。第二節(jié)臨時(shí)備用金的日常管理.以支票等銀行結(jié)算方式借款的，必須在銀行結(jié)算票據(jù)上簽收。.理賠、押金等性質(zhì)的借支，在取得對(duì)方的正式發(fā)票或收據(jù)后，方可辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。.部門負(fù)責(zé)人（各直營(yíng)店店長(zhǎng)和分子公司）為各種臨時(shí)備用金歸還的第一責(zé)任人，必須督促借款人及時(shí)辦理報(bào)賬歸還手續(xù)。.以現(xiàn)金方式借款的，一般情況下由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或以本人因公發(fā)生的費(fèi)用憑證報(bào)銷沖抵。.員工個(gè)人因生活困難等原因而需借款的，一律向工會(huì)申請(qǐng)，行政不予借支，并按原核定的歸還時(shí)間進(jìn)行催收。7.財(cái)務(wù)中心及各分子公司財(cái)務(wù)人員為臨時(shí)備用金的主管部門，應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、借款用途、借款金額、注銷日期建立備用金臺(tái)賬，財(cái)務(wù)部有權(quán)隨時(shí)抽盤備用金余額，并按月及時(shí)清理臨時(shí)備用金借款賬目，并以文字方式通知借款人。第五章出納備用金的管理出納備用金是指因結(jié)算需要而準(zhǔn)備的庫(kù)存現(xiàn)金，具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點(diǎn)，一般不超過(guò)規(guī)定限額。第一節(jié)出納備用金的申請(qǐng).出納備用金的申請(qǐng)程序如下:.出納備用金的申請(qǐng)要求。出納領(lǐng)取備用金要求開具基本戶銀行支票，不得從銷售款中坐支。2如因特殊情況，急需調(diào)用現(xiàn)金的，由出納員填寫《申請(qǐng)單》，交財(cái)務(wù)部經(jīng)理（財(cái)務(wù)總監(jiān)）批準(zhǔn)后，以支票換現(xiàn)金的形式到財(cái)務(wù)部領(lǐng)用。財(cái)務(wù)部經(jīng)理必須憑手續(xù)完整的《申請(qǐng)單》和支票進(jìn)行調(diào)換現(xiàn)金，《申請(qǐng)單》由財(cái)務(wù)部相關(guān)人員歸檔備查，《申請(qǐng)單》上必須標(biāo)明領(lǐng)用日期、金額、調(diào)換支票賬號(hào)及、經(jīng)辦人、審批人、審批日期、門店名稱等。.、等大城巾子公司的出納沒有備用金統(tǒng)一由公司出納進(jìn)行統(tǒng)籌管理。第二節(jié)出納備用金的日常管理.出納備用金的使用者只能是財(cái)務(wù)部出納員。.出納備用金必須注意“安全第一”原則，有專用保險(xiǎn)柜存放現(xiàn)金，并且存放地點(diǎn)符合安全管理原則。.保險(xiǎn)柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過(guò)控制金額，特殊情況需要超出的，必須向財(cái)務(wù)管理中心（財(cái)務(wù)部）申請(qǐng)報(bào)批后才能實(shí)行。.特殊情況下的大額存放，必須及時(shí)向主管副總反映，以便采取相應(yīng)的安全措施。.出納備用金必須日清月結(jié)，每天核對(duì)賬實(shí)數(shù)據(jù)。.出納備用金的直接責(zé)任人為該現(xiàn)金的使用人一一出納員、資金主管及財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)管理責(zé)任。.財(cái)務(wù)部必須于每月月末對(duì)出納備用金進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，并編制《出納現(xiàn)金盤點(diǎn)表》。第六章罰則L公司及各分子公司財(cái)務(wù)部未經(jīng)批準(zhǔn)私自擴(kuò)大臨時(shí)備用金的使用國(guó)的，發(fā)現(xiàn)一次對(duì)其財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及財(cái)務(wù)經(jīng)理處以200元的罰款。.公司及各分子公司財(cái)務(wù)經(jīng)理、出納員無(wú)任何手續(xù)或白條抵庫(kù)，私自借支臨時(shí)備用金的，一律除名。.到期仍未及時(shí)收回臨時(shí)備用金借款的，也無(wú)法提供其他特批書而報(bào)告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，相關(guān)借支人員承擔(dān)相應(yīng)的賠償金額外，部門負(fù)責(zé)人處于一次500元罰款。.各財(cái)務(wù)主管及相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員對(duì)所屬臨時(shí)備用金進(jìn)行定期（月末最后一天）盤點(diǎn)（一個(gè)月不少于一次）,因未及時(shí)盤點(diǎn)而出現(xiàn)的損失承擔(dān)連帶責(zé)任：.對(duì)于臨時(shí)備用金的盤點(diǎn)損失，一律由相關(guān)責(zé)任人賠償：盤點(diǎn)盈余，交本單位的財(cái)務(wù)部作掛賬處理：無(wú)法查明原因的，進(jìn)行賬務(wù)處理，列入''營(yíng)業(yè)外收入”科目。.臨時(shí)備用金超過(guò)歸定時(shí)間不歸還，若超過(guò)七個(gè)工作日未報(bào)賬，給予報(bào)銷人每日50元的處罰，并在歸還借款時(shí)付清：因長(zhǎng)期出差在外無(wú)法回借款地歸還的或因其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書而報(bào)告,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人證明，報(bào)本單位總經(jīng)理或主管副總批準(zhǔn)后免于處罰。.若借款人拒不歸還所借的定額備用金（超過(guò)歸還時(shí)間7個(gè)工作日），由財(cái)務(wù)人員提出申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，在其當(dāng)月薪資中扣收借款額。因此，人力資源部必須配合做好工作，如人力資源部未按通知作扣款處理，每次處罰100元，造成損失的，由人力資源部相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。.若借款人員發(fā)生人事異動(dòng)或離職，人力資源部未書面通知財(cái)務(wù)部確認(rèn)清賬，造成借款無(wú)法收回的，由人力資源部承擔(dān)借款損失，由