辦公室時(shí)間管理

辦公室工作實(shí)務(wù)

會說會寫會做事會做人

辦公室日常事務(wù)

學(xué)習(xí)目標(biāo)知識點(diǎn)了解辦公室日常事務(wù)性工作的內(nèi)容掌握日常事務(wù)性工作的操作標(biāo)準(zhǔn)和要求能力點(diǎn)掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法能準(zhǔn)確領(lǐng)會本級和上級組織領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖了解相關(guān)辦事渠道，具備相應(yīng)的辦事能力素質(zhì)點(diǎn)培養(yǎng)忠于職守、樂于奉獻(xiàn)的職業(yè)道德素養(yǎng)培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、標(biāo)準(zhǔn)的辦公室工作習(xí)慣

會說會寫會做事會做人

會說會寫會做事會做人

辦公室時(shí)間管理

情景案例

周四下班前一小時(shí)，宏利公司肖總把經(jīng)理助理李強(qiáng)叫進(jìn)辦公室，對他說明了自己下周〔3月7日至3月11日〕的工作內(nèi)容，吩咐李助理做好一份方案表，務(wù)必明天下午三點(diǎn)交由自己審閱。李強(qiáng)一邊聽一邊認(rèn)真做著記錄，末了肖總要求李強(qiáng)在擬定方案時(shí)多與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。李助理所做的肖總下周工作內(nèi)容記錄如下：1、公司部門經(jīng)理例行的碰頭會；2、出席營銷部的季度工作發(fā)動會；3、迎接周三上午市工商局、環(huán)保局的檢查；4、組織各部門負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)新的?企業(yè)法?；5、安排與新世紀(jì)公司黃總進(jìn)行商務(wù)談判；6、參加公司女員工的“三．八〞節(jié)紀(jì)念活動〔慶祝晚宴〕；7、去兩個(gè)不同省份的分公司進(jìn)行基層調(diào)查，參加其中某分公司舉行的客戶聯(lián)誼會；8、主持召開上一年度公司工作總結(jié)大會。會說會寫會做事會做人工程任務(wù)

如果你是宏利公司的總經(jīng)理助理李強(qiáng)，你將如何擬制這份工作時(shí)間表，作好辦公室時(shí)間的管理工作？會說會寫會做事會做人任務(wù)分析為上司安排工作日程是要花費(fèi)秘書很大一局部的精力的，它不是把上司的諸多工作僅僅作個(gè)簡單的排列，或者想當(dāng)然的自作主張地安排，它需要秘書動腦筋，想方法，這就需要有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力、溝通能力和制作表格的工作技能。從上述情景案例中不難看出，肖總一周的工作內(nèi)容是繁雜的：既有單位內(nèi)部必須要出席的各類會議，也有與客戶的商務(wù)談判、迎接政府相關(guān)部門的工作檢查，還有奔波在外的工作差旅等等，作為經(jīng)理助理的李秘書應(yīng)該如何為上司擬定一份科學(xué)可行的一周工作日程安排呢？會說會寫會做事會做人任務(wù)分析首先要明確目標(biāo)。一個(gè)單位在某個(gè)時(shí)間段〔年、季度、月或周、日〕都會有明確的工作目標(biāo)，工作目標(biāo)明確工作效率才會高，工作成果才會大，否那么就會浪費(fèi)珍貴的時(shí)間。肖總在這一周工作中也會有一個(gè)具體的工作目標(biāo)，李秘書應(yīng)該圍繞這個(gè)工作目標(biāo)合理分配時(shí)間，注意工作的輕重緩急。其次要作好協(xié)調(diào)。肖總在本周的工作安排會牽涉到公司的相關(guān)部門，為使各部門的工作不發(fā)生“撞車〞現(xiàn)象，李秘書應(yīng)提前與相關(guān)部門及時(shí)溝通，作好協(xié)調(diào)工作。再次是彈性安排。李秘書必須考慮到在本周可能發(fā)生的特殊情況和偶然因素，因此在安排時(shí)間時(shí)要有彈性，要給肖總一定的機(jī)動時(shí)間以處理和應(yīng)付突發(fā)事件。在時(shí)間上留有充分的余地也有利于肖總的的身體健康，充分做到勞逸結(jié)合。另外要充分利用時(shí)間。要把時(shí)間看成一個(gè)多層次、整體化、綜合化的開放系統(tǒng)，利用一切可以利用的時(shí)間以延長上司可利用的工作時(shí)間，只有這樣，李秘書才能在一周的工作時(shí)間中科學(xué)合理地安排好肖總所有的工作內(nèi)容。每個(gè)人都有不同的生物鐘，腦力活動都有不同的最正確工作時(shí)間，李秘書還要根據(jù)人的生物鐘規(guī)律安排好工作時(shí)間以到達(dá)最正確的工作效率。會說會寫會做事會做人導(dǎo)入會說會寫會做事會做人讓領(lǐng)導(dǎo)整天陷于忙亂而被動浪費(fèi)大量時(shí)間和精力那是秘書的失職??！

導(dǎo)入會說會寫會做事會做人辦公室張主任去中央黨校學(xué)習(xí)，趙秘書接手安排領(lǐng)導(dǎo)活動。開始他還能按張主任教給他的方法，按程序安排，未出大錯(cuò)，后來卻逐漸松懈了。一天，他參加同學(xué)聚會，盡興之后，才想起領(lǐng)導(dǎo)活動安排尚未作出，按程序辦已經(jīng)來不及了。他忙翻開領(lǐng)導(dǎo)活動需求的登記薄、請柬等，隨意填寫了安排表：一把手到機(jī)場迎接美國來華旅游團(tuán)、二把手出席××公司慶典……忙亂了一個(gè)小時(shí)總算安排完畢，趕上了發(fā)出通知的時(shí)間?？墒前才磐ㄖl(fā)出十分鐘后，一把手就打到辦公廳，說：“老山鄉(xiāng)有二十名農(nóng)民集體中毒，人命關(guān)天，我必須馬上去！哪有功夫去迎接什么旅游團(tuán)！〞二把手來說：“今天有個(gè)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化專家咨詢會，是我主持的，我必須去，不去參加×公司慶典〞，管工業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人打問：“你們安排活動怎么亂點(diǎn)將？不讓我出席今天的工業(yè)企業(yè)改制研討會，卻要我出席名人游園活動？〞管文教的領(lǐng)導(dǎo)人急急忙忙來到辦公廳，說：“趕快改變安排，我要去郊區(qū)參加素質(zhì)教育現(xiàn)場會，不能按你們的安排辦。〞……許多領(lǐng)導(dǎo)人對此安排強(qiáng)烈不滿，強(qiáng)調(diào)要更改安排。急得市府秘書長滿頭大汗。他召集了緊急協(xié)調(diào)會，快速作了重新安排，采取了相應(yīng)的補(bǔ)救措施。靈活自負(fù)的秘書小趙此刻呆假設(shè)木雞，懊悔不已。導(dǎo)入

把領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間交給我管理

我行！

把我的時(shí)間管理好

我能！2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人什么是辦公室時(shí)間管理會說會寫會做事會做人科學(xué)地規(guī)劃時(shí)間是辦公室秘書管理能力的重要表達(dá)！

辦公室的時(shí)間管理是指秘書對自己和領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間進(jìn)行有效的方案和控制，從而在有限的時(shí)間內(nèi)提高工作效益作為好的時(shí)間管理者，不僅可以使自己的工作忙碌而不忙亂，而且可以保證領(lǐng)導(dǎo)的工作更有方案、更有效率，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省大量的時(shí)間與精力。領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)工作時(shí)間管理一般程序領(lǐng)導(dǎo)審定通知到人作好準(zhǔn)備現(xiàn)場效勞領(lǐng)導(dǎo)活動需求匯總篩選分輕重緩急按領(lǐng)導(dǎo)分工作時(shí)序安排方案征求領(lǐng)導(dǎo)意見修改初步方案會說會寫會做事會做人程序很重要！秘書時(shí)間管理的方法會說會寫會做事會做人墻上方案板“在不在〞布告板效率手冊臺歷時(shí)間表商務(wù)通編制時(shí)間表是管理時(shí)間重要而有效的手段！小技法每日行事事先方案為需要解決的每個(gè)問題預(yù)先準(zhǔn)備解決之道，提前對要做的事情和工作制定詳細(xì)方案，其結(jié)果一定會令人滿意，甚至比預(yù)想的還要好。每個(gè)人都是一天24小時(shí)，在工作日程表中要列一張工作清單，按照重要程度用數(shù)字排成次序，然后，按順序把一天的工作做完，就能收到很好的效果。所以，提前制訂方案對合理利用時(shí)間極其重要。2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人工作時(shí)間表的概念和類型會說會寫會做事會做人

它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動，從而保證完成任務(wù)的有效方法。時(shí)間表類型會議時(shí)間表約見時(shí)間表旅行時(shí)間表年度\季度時(shí)間表月\周時(shí)間表工作日志工作時(shí)間表的編制步驟會說會寫會做事會做人1、根據(jù)工作需要確定編制時(shí)間的周期；2、將該階段所有的工作、活動或任務(wù)收集匯總；3、如果活動安排有矛盾，主動與相關(guān)部門或人員協(xié)調(diào)溝通，及時(shí)調(diào)整；4、按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰；5、繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的工程；6、用簡明的文字將信息填入工作表格；7、將工作表交由領(lǐng)導(dǎo)審定。工作時(shí)間表的編制步驟領(lǐng)導(dǎo)審定確定周期收集匯總協(xié)調(diào)溝通及時(shí)調(diào)整時(shí)間順序排列任務(wù)繪制表格填入信息會說會寫會做事會做人程序！記住關(guān)鍵句!不同時(shí)間表的編制方法會說會寫會做事會做人

秘書可以參照上一年的時(shí)間表和新一年工作部署來編制該表，注意收集新一年工作部署中方案安排的主要活動，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見確定一個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)間制成表格即可內(nèi)容要求簡明概括!一目了然!年度時(shí)間表企業(yè)在新的一年中重要活動的時(shí)間安排方案，它給領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人提供一年中主要工作安排的一覽表，以明確有哪些工作與自己或本部門有關(guān)，以便提前做好準(zhǔn)備。方法!例如

宏利公司2007年度工作安排表

會說會寫會做事會做人月份日期及工作內(nèi)容

備注一月15日召開職工代表大會25日董事會二月2日科技人員座談會三月

10日召開股東大會15-----16新產(chǎn)品訂貨會24—28赴上海參加某博覽會……十二月20日年終總結(jié)大會不同時(shí)間表的編制方法

秘書可利用單位專項(xiàng)工作會議收集月工作時(shí)間表的相關(guān)信息并制成表格；秘書也可在月底請各位領(lǐng)導(dǎo)將下月的安排或活動口頭或書面交給自己綜合整理，有矛盾沖突的加以溝通調(diào)整，然后編制成表內(nèi)容比年度時(shí)間表要詳細(xì)!

2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人月工作時(shí)間表領(lǐng)導(dǎo)在一個(gè)月內(nèi)重要工作、活動的時(shí)間安排方案，如每月一兩次的工作例會，預(yù)先通知的上級檢查，商務(wù)洽談，工作旅行等方法!例如

宏利公司四月份工作安排

會說會寫會做事會做人日期星期工作內(nèi)容備注1二某產(chǎn)品促銷活動工作籌備會議在5樓會議廳2三肖總赴美國某公司考察3四人力資源部工作會議在3樓會議廳4五下午李副總約見星月商城羅副總商務(wù)洽談晚宴在福林大廈……30四迎接市質(zhì)量監(jiān)督局工作小組檢查秦主任負(fù)責(zé)31五公司撥河比賽行政辦負(fù)責(zé)組織不同時(shí)間表的編制方法

常常在上周五下班前或周一上午由主要領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)信息或開會碰頭協(xié)商活動安排內(nèi)容，由秘書統(tǒng)一協(xié)調(diào)然后制成表格內(nèi)容更加詳細(xì)具體！時(shí)間要求更加精確！地點(diǎn)也要準(zhǔn)確注明！

2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人領(lǐng)導(dǎo)一周之內(nèi)經(jīng)常性工作和業(yè)務(wù)等活動的時(shí)間安排方案，它是在月工作時(shí)間表的根底上制定的。它既是領(lǐng)導(dǎo)一周之內(nèi)具體工作安排的根本依據(jù)，也是辦公室提供相關(guān)效勞的依據(jù)。周工作時(shí)間表方法!例如周次時(shí)間星期一星期二星期三星期四星期五上午9：00工作例會，小會議室11：00科達(dá)公司劉部長來訪出差廣州，9：30南航某某次航班，劉助理隨行…下午3：30與天璽公司簽約，楚維賓館八樓會議廳…會說會寫會做事會做人不同時(shí)間表的編制方法

內(nèi)容應(yīng)盡可能詳細(xì)具體！有很大的可操作性！

工作日志通常要準(zhǔn)備兩本，一本為領(lǐng)導(dǎo)使用，另一本為自己使用，應(yīng)在前一天下班前制定，秘書可根據(jù)周工作時(shí)間表提前了解領(lǐng)導(dǎo)第二天的工作和活動的信息，在兩份工作日志上填入，送領(lǐng)導(dǎo)本人審定，看是否需要再次調(diào)整和補(bǔ)充。領(lǐng)導(dǎo)工作日志和秘書工作日志可單獨(dú)編制，也可結(jié)合在一起，兩者要注意互相協(xié)調(diào)配合，如領(lǐng)導(dǎo)與秘書都要去參加的活動要記錄在相同的時(shí)間內(nèi)，秘書單獨(dú)的活動，只有安排在領(lǐng)導(dǎo)的空余時(shí)間，或者單獨(dú)活動的時(shí)間內(nèi)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)工作日志內(nèi)容發(fā)生變化，秘書應(yīng)更改自己的日志，并做好變更的善后工作。2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人工作日志根據(jù)周工作時(shí)間表編制的一天時(shí)間內(nèi)公司領(lǐng)導(dǎo)和自己活動的具體工作安排。擬定工作日志有利于處理一些經(jīng)常性的日常事務(wù)方法!例如

秘書工作日志

經(jīng)理工作日志

2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人

9月，2006年

9月，2006年15日星期三第25周15日星期三第25周時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)9:10部門主管會議

505室

9:10部門主管會議505室…………14:00兌換支票中信銀行14:0014:30與鴻景公司王經(jīng)理商務(wù)洽談辦公室14:30與鴻景公司王經(jīng)理商務(wù)洽談辦公室小技法小本隨身的妙處人的精力是有限的，有時(shí)又受到外界的干擾，要把什么事情都記住，單憑腦子是不行的，需要借助工具。在諸多工具中，最原始，也是最可靠、最根本的工具就是小本子。它可以和工作時(shí)間表配合一起使用。辦公室秘書上崗第一件事就是備個(gè)小本子，大小以能裝在口袋里隨身攜帶為宜。把工作事情記下來之后，經(jīng)常翻一翻，急事馬上辦，一般的事列入方案辦。記載的方法不必太正規(guī)，字跡自己能看得懂就行，文字上也不必仔細(xì)推敲，一事一記，辦完一件可劃掉一件。這樣，工作之事就不易忘記了。

2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人本卷須知1、辦公室的時(shí)間管理要從企業(yè)的全局出發(fā)統(tǒng)一籌劃，又要兼顧領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際情況。秘書要做好時(shí)間的協(xié)調(diào)工作，保證領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作互不沖突，有條不紊。2、分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，弄清哪些是必須做的，哪些是可以不做的，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力，提高工作效率。3、安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間要留有余地，不要安排得過于緊密，這樣做一方面能使領(lǐng)導(dǎo)勞逸結(jié)合，另一方面留出一定的機(jī)動時(shí)間便于遇到臨時(shí)變更時(shí)能對原定的時(shí)間表進(jìn)行調(diào)整。最好在每項(xiàng)工作原訂的時(shí)間之后，再加上10—15分鐘的機(jī)動時(shí)間。4、領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表有許多內(nèi)容涉及機(jī)密，因此，秘書要注意保守機(jī)密，控制時(shí)間表的發(fā)放對象和范圍。5、在安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表時(shí)，要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先得到領(lǐng)導(dǎo)的同意。

2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人相關(guān)鏈接

會說會寫會做事會做人ABC時(shí)間管理分類法美國企業(yè)管理專家艾倫·萊金對節(jié)約時(shí)間很有研究。他認(rèn)為，一位管理者每天面臨的事情很多，不可能件件都能完成。他把時(shí)間分成ABC三類：A類的事情最重要；B類的事次之；C類的事可以放一放。必要時(shí)C類亦可轉(zhuǎn)為B類，B類亦可轉(zhuǎn)為A類，但這只是特殊情況下的必要，一般不變。萊金把這種分類叫做“有方案的拖延〞。ABC時(shí)間管理的根本原理就是管理者在做任何事情時(shí)首先要分清主次，把主要時(shí)間花在最重要的事情上；要善于用靈活的方式處理好次要事情；要有勇氣并機(jī)智地拒絕做不必要的事情。相關(guān)鏈接

ABC時(shí)間管理表

會說會寫會做事會做人分類A類B類C類比例占工作總量的20%—30%，每天1—3件占工作總量的30%—40%，每天5件以內(nèi)占工作總量的40%—50%，特征1、最重要：具有本質(zhì)上的重要性2、最迫切：具有時(shí)間上的迫切性3、有后果1、重要2、一般3、無大后果1、無關(guān)緊要2、不迫切3、影響小或無后果管理要點(diǎn)重點(diǎn)管理1、必須做好2、現(xiàn)在必須做好3、親自去做好一般管理，可以自己去做，亦可授權(quán)別人辦理附帶管理，有時(shí)間可責(zé)成別人去完成，無時(shí)間可以不做時(shí)間分配占總工作時(shí)間的60%—70%占總工作時(shí)間的20%—30%占總工作時(shí)間的10%實(shí)踐訓(xùn)練課堂討論1、比較不同類型的時(shí)間方案表，分析它們在編制方法上的不同之處2、工作時(shí)間表的編制步驟是什么？3、工作日志為什么要準(zhǔn)備兩本？4、編制工作時(shí)間表的本卷須知是什么？會說會寫會做事會做人實(shí)踐訓(xùn)練案例分析被炒魷魚的女秘書年輕漂亮的小湯是某公司的部門經(jīng)理的秘書。外表上看來，大家都會覺得她是一個(gè)十分勤奮的人，辦事也十分賣力，總是風(fēng)風(fēng)火火。但一旦接近她的辦公桌，人們就總會看到滿目狼藉、手忙腳亂的景象。她總是會忘記把重要的文件放在什么地方，一找起來至少要花上半個(gè)小時(shí)?？蛻魟倓倐鬟^來的材料，一轉(zhuǎn)眼就沒有蹤影；明明可以讓對方再傳一份過來，她卻偏偏要花幾個(gè)小時(shí)親自去取。翻譯國外來的文件時(shí)，她經(jīng)常發(fā)現(xiàn)工具書忘了帶在身邊，以至于不得不回家去加班，第二天上班就開始打起瞌睡……這個(gè)勤快但不懂得合理利用自己時(shí)間的女秘書，最終被炒了魷魚。會說會寫會做事會做人實(shí)踐訓(xùn)練王曉的半個(gè)工作日

時(shí)間管理是滲透于企業(yè)日常運(yùn)作中的。一個(gè)健康而有效率的企業(yè)，一定是在每個(gè)看似簡單的細(xì)節(jié)上都做得非常好的企業(yè)。辦公室秘書王曉早上7：30來到辦公室，清掃衛(wèi)生，整理辦公室，準(zhǔn)備上班。8：20辦公室主任指示：“小王，請你把上周述職工作總結(jié)寫一下，10：30必須做完。〞小王表示同意。9：10人力資源李總監(jiān)說：“小王，請你幫我搬一下演講會所需要的椅子。〞小王非常有禮貌地說：“對不起，我得先請示一下王主任。〞11：00總經(jīng)理打給王曉：“小王，后天上午10點(diǎn)以后，我有沒有1個(gè)小時(shí)的空閑時(shí)間？我要約見一位重要客商。〞王曉查了查時(shí)間方案表后，對總經(jīng)理說：“星期四〔即總經(jīng)理所說的后天，這是經(jīng)理的習(xí)慣，他平常不喜歡用星期幾的說法，王曉對經(jīng)理的習(xí)慣早就摸準(zhǔn)了，能迅速反映出經(jīng)理所問的是星期幾?！成衔?點(diǎn)至10點(diǎn)鐘要召開業(yè)務(wù)匯報(bào)會，您以后沒有其它安排。但是，會議在10點(diǎn)鐘能否準(zhǔn)時(shí)結(jié)束呢？〞中總經(jīng)理沉吟片刻，便決定約請客人于星期四10點(diǎn)30分來公司會談。會說會寫會做事會做人實(shí)踐訓(xùn)練會說會寫會做事會做人

分析與討論

1、在這半個(gè)工作日中，秘書王曉是如何進(jìn)行辦公室時(shí)間管理的？

2、結(jié)合小湯被炒魷魚一例，