Word文稿寫作排版必備-文稿寫作排版高級技巧-2023修改整理

千里之行，始于足下讓知識帶有溫度。第第2頁/共2頁精品文檔推薦Word文稿寫作排版必備-文稿寫作排版高級技巧Word文稿寫作排版高級技巧

Word在我們平常辦公能為我們帶來極大的方便。我們平常寫的一些策劃文案就可以在word中編輯。但是我們平常在Word中寫作時，要舉行一些排版處理。這樣我們的文章才越發(fā)美觀。今日這里和大家共享幾個Word寫文稿寫作的小技巧！

1、刪除多余的空行

編輯文檔時會浮現(xiàn)無數(shù)多余空行，這些空行通常都是不需要的，那么怎么操作才干將他們迅速刪除呢？

這里我們點擊【編輯】-【替換】，快捷方式“Ctrl+F”，在彈出的【查找和替換】中，將查找內容輸入【ApAp】，替換為【p】，點擊所有替換就可以刪除多余空行。

2、批量設置段落和標題格式

當一篇文檔中標題和內容比較多，而我們又要將所有修改格式，這時候，我們可以利用【開頭】-【編輯】-【挑選】-【挑選格式相像

的文本】來選中相同格式的內容，然后統(tǒng)一舉行修改，這樣可以省去我們無數(shù)時光，大大提高效率。

3、首段空兩格

多數(shù)狀況下我們編輯的文檔需要開始空兩格。無數(shù)伴侶在寫文當初每次開始空兩個都要敲兩下鍵盤，這樣做太費事啦，其實很容易，挑選所有內容，右鍵挑選【段落】，設置下【首行縮進】和【2個字符】就行了。

4、保持文檔字體不發(fā)生變化

我們平時用精致的字體制作文檔，將文檔發(fā)送給別人時，別人用他的電腦打開卻不是我運用的字體，真的好頭痛。其實要想別人看到

自己使用的字體也很簡單，只需點擊【文件】--【選項】-【保存】，拖至底部，勾選【將字體嵌入文件】，點擊確定就搞定了。

5、一鍵跳轉到指定頁面

在閱讀長篇文檔的時候，假如我們想要去查看某一頁的內容，普通狀況下，我們會用鼠標拖動旁邊的滾動條找到該頁。除此之外，這里共享一個更為容易迅速的辦法，可直接定位到想要查看的頁面上。這里我們點擊【編輯】--【替換】，挑選【定位】，將查找的頁碼輸入，回車即可。

6、轉換英文字母大小

對于寫英語文章的小伙伴來說，最頭疼的是轉換英文字母的大小寫，我們通過【開頭】--【更改大小寫】就能協(xié)助我們迅速轉換。

7、文本轉換成表格

如何把一堆凌亂的數(shù)據(jù)變成表格？其實十分榮翻譯，只要保證這些文本直接都有分隔符，我們就能輕松實現(xiàn)轉換成表格。

選中全部內容，【插入】-【表格】-【文本轉換成表格】，在“文字分隔位置”中我們挑選一種分隔符，若沒有自己想要的分隔符，可以在“其他字符”中自行錄入，然后設置一個“列數(shù)”確定即可。

Word長篇文檔排版技巧（一）

市場部常常要出各種分析報告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底濃厚的小張寫東西自然不在話下，然而每每因擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時光修改格式、制作名目和頁眉頁腳。最頭疼的是上司看完報告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來一遍。制作名目也是出力不討好的事，盡管小張知道Word中有插入目

錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，緣由是系統(tǒng)總是提醒有錯誤?，F(xiàn)在只能手工輸入名目，加班加點數(shù)頁碼竟然成了家常便飯。為了讓自己有時光下班后享受生活，小張花了半天的時光學習了一下長篇文檔的排版技巧，這才發(fā)覺，這半天的時光，可以讓他享受很多個閑暇的傍晚和周末。

小張把自己的體味重點總結為兩點：

1.制作長文檔前，先要規(guī)劃好各種設置，尤其是樣式設置

2.不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁

下面就看看他是怎樣用新學的技巧制作一篇幾十頁的長文檔的。

單面打印的容易報告

這份報告要求的格式是：A4紙；要有封面和名目；單面打??；除封面和名目外，每頁的頁眉是報告的題目；頁碼一律在頁面底端的右側，封面和名目沒有頁碼，名目之后為第1頁。

設置紙張和文檔網格

寫文章前，不要上來就急于動筆，先要找好合適大小的“紙”，這個“紙”就是Word中的頁面設置。

從菜單中挑選【文件】|【頁面設置】命令，顯示頁面設置“對話框，挑選【紙張】選項卡，如圖1所示。

圖1挑選紙張

通常紙張大小都用A4紙，所以可采納默認設置。有時也會用B5紙，只需從“紙張大小“中挑選相應類型的紙即可。

無數(shù)人習慣先錄入內容，最后再設紙張大小。因為默認是A4紙，假如改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先舉行頁面設置，可以直觀地在錄入時看到頁面中的內容和排版是否相宜，避開事后的修改。

考慮到閱讀報告的領導年齡都比較大，對于密密麻麻的文字閱讀起來比較費勁，還可以調節(jié)一下文字。通常，無數(shù)人都采納增大字號的方法。其實，可以在頁面設置中調節(jié)字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內容看起來更清楚。

在“頁面設置“對話框中挑選“文檔網格“選項卡，如圖2所示。

選中“指定行和字符網格”，在“字符“設置中，默認為“每行39“個字符，可以適當減小，例如改為“每行37“個字符。同樣，在“行“設置中，默認為“每頁44行，可以適當減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的羅列就勻稱清楚了。

設置樣式

現(xiàn)在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，無數(shù)人都是在錄入文字后，用“字體”、“字號“等命令設置文字的格式，用“兩端對齊”、“居中”等命令設置段落的對齊，但這樣的操作要重復無數(shù)次，而且一旦設置的不合理，最后還要——修改。

認識Word技巧的人對于這樣的格式修改并不不安，由于他可以用“格式刷“將修改后的格式——刷到其他需要轉變格式的地方。然而，假如有幾十個、上百個這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的不安。

樣式是什么？容易地說，樣式就是格式的集合。通常所說的“格

式“往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號”格式等。每次設置格式，都需要挑選某一種格式，假如文字的格式比較復雜，就需要多次舉行不同的格式設置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎全部的格式，設置時只需挑選一下某個樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設置到文字和段落上。

樣式在設置時也很容易，將各種格式設計好后，起一個名字，就可以變成樣式。而通常狀況下，我們只需使用Word提供的預設樣式就可以了，假如預設的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。

從菜單挑選【格式】|【樣式和格式】命令，在右側的任務窗格中即可設置或應用格式或樣式，如圖3所示。要注重任務窗格底端的“顯示”中的內容，在圖3中，“顯示“為“有效格式”，則其中的內容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標題1"為樣式，標題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對于初學者來說，很簡單混淆。為了清楚地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示“下拉列表中挑選“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內容。這時，將只會顯示文檔中正在使用及默認的樣式。

圖4有效樣式

“正文“樣式是文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采納“正文”樣式。

無數(shù)其他的樣式都是在“正文“樣式的基礎上經過格式轉變而設置出來的，因此正文“樣式是Word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被轉變，將會影響全部基于正文“樣式的其他樣式的格式。

“標題1”~標題9”為標題樣式，它們通常用于各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣式具有級別，分離對應級別1～9。這樣，就能夠通過級別得到文檔結構圖、大綱和名目。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標題1"~“標題3”的3個標題樣式，假如標題的級別比較多，可在如圖3所示的“顯示“下拉列表中挑選“全部樣式”，即可挑選“標題4”~“標題9”樣式。

現(xiàn)在，規(guī)劃一下文章中可能用到的樣式。

·對于文章中的每一部分或章節(jié)的大標題，采納“標題1”樣式，童節(jié)中的小標題，按層次分離采納標題2”~標題4”樣式。

·文章中的說明文字，采納“正文首行縮進2樣式。·文章中的圖和圖號說明，采納“解釋標題”樣式。

規(guī)劃結束之后，即可錄入文字了。

首先，錄入文章第一部分的大標題，如圖5所示。注重保持光標的位置在當前標題所在的段落中。從萊單挑選【格式】|【樣式和格式】命令，在任務窗格中單擊“標題1“樣式，即可迅速設置好此標

題的格式，如圖6所示。

圖5錄入標題

圖6應用“標題1”樣式后的格式

用同樣的辦法，即可一邊錄入文字，一邊設置該部分文字所用的樣式。注重在如圖3所示的“顯示”下拉列表中挑選“全部樣式”，即可為文字和段落設置“正文首行縮進2”和“解釋標題”樣式。當所需樣式都被挑選過一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會顯示無用的其他樣式。

文章的部分內容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了便利對比，圖中左側列出了對應文章段落所用的樣式。

在錄入和排版過程中，可能會常常在鍵盤和鼠標之間切換，這樣會影響速度。對樣式設置快捷鍵，就能避開頻繁使用鼠標，提高錄入和排版速度。

將鼠標指針移動到任務窗格中的“標題1”樣式右側單擊下拉箭頭如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式“對話框，如圖

9所示。

單擊【格式】按鈕，挑選【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤“對話框，如圖10所示。此時在鍵盤上按下希翼設置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1]，在請按新快捷鍵”設置中就會顯示快捷鍵。注重不要在其中輸入快捷鍵，而應當按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。

用同樣的辦法為其他樣式指定快捷鍵。

現(xiàn)在，在文檔中錄入文字，然后按下某個樣式的快捷鍵，即可迅速設置好格式。文檔中的內容采納系統(tǒng)預設的樣式后，格式可能不能徹低符合實際需要。例如，“標題1”樣式的字號太大，而且是左對齊方式，希翼采納小一點的字號，并居中對齊。這時可以修改樣式。

將鼠標指針移動到任務窗格中的“標題1”樣式右側單擊下拉能頭如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式“對話框，如圖9所示。選中“自動更新“選項，單擊【確定】按鈕完成設置。這樣，當應用了“標題1“樣式的文字和段落的格式發(fā)生轉變時，就會自動更改“標題1”樣式的格式。

選中采納了“標題1”樣式的某段文字，例如“一、中國互聯(lián)網絡宏觀情況”，然后利用“格式”工具欄設置字號和居中對齊。注重文章中全部采納“標題1”樣式的文字和段落都會一起隨之轉變格式，不用再像以前那樣用格式刷——轉變其他位置的文字的格式。

因此，使用樣式帶來的益處之一是大大提高了格式修改的效率。

查看和修改文章的層次結構

文章比較長，定位會比較棘手。采納樣式之后，因為標題1~標題9“樣式具有級別，就能便利地舉行層次結構的查看和定位。

從菜單挑選【視圖】|【文檔結構圖】命令，可在文檔左側顯示文檔的層次結構，如圖11所示。在其中的標題上單擊，即可迅速定位到相應位置。再次從菜單挑選【視圖】|【文檔結構圖】命令，即可取消文檔結構圖。

假如文章中有大塊區(qū)域的內容需要調節(jié)位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。

當區(qū)域移動距離較遠時，同樣不簡單找到位置。

從菜單挑選【視圖】|【大綱】命令，進入大綱視圖。文檔頂端會顯示“大綱“工具欄，如圖12所示。在“大綱“工具欄中挑選“顯

示級別“下拉列表中的某個級別，例如“顯示級別3”，則文檔中會顯示從級別1到級別3的標題，如圖13所示。

假如要將“用戶職業(yè)“部分的內容移動到·用戶年齡“之后，可將鼠標指針移動到“用戶職業(yè)”前的十字標記處，按住鼠標拖動內容至“用戶年齡”下方，即可迅速調節(jié)該部分區(qū)域的位置。這樣不僅將標題移動了位置，也會將其中的文字內容一起移動。

從萊單挑選【視圖】|【頁面】命令，即可返回到常用的頁面視圖編輯狀態(tài)。

對文章的不同部分分節(jié)

文章的不同部分通常會另起一頁開頭，無數(shù)人習慣用加入多個空行的辦法使新的部分另起一頁，這是一種錯誤的做法，會導致修改時的重復排版降低工作效率。另一種做法是插入分頁符分頁，假如希翼采納不同的頁眉和頁腳，這種做法就無法實現(xiàn)了。

正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分離針對不同的節(jié)舉行設置。

定位到其次部分的標題文字前，從菜單挑選【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符“對話框，如圖14所示。挑選“分節(jié)符“類型中的“下一頁”，并單擊【確定】

按鈕，就會在當前光標位置插入一個不行見的分節(jié)符，這個分節(jié)符不僅將光標位置后面的內容分為新的一節(jié)，還會使該節(jié)從新的一頁開頭，實現(xiàn)既分節(jié)，又分頁的功能。

對于封面和名目，同樣可以用分節(jié)的方式將它們設在不同的節(jié)。在文章的最前面輸入文章的大標題和名目，如圖15所示，然后分離在“名目”文字前和“一、中國互聯(lián)網絡宏觀情況“文字前插入分節(jié)符。

假如要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不行打印字符，默認狀況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/躲藏編輯標記“按鈕”，即可查看躲藏的編輯標記。在如圖16和圖17所示中，分離顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。

在段落標記和分節(jié)符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。

為不同的節(jié)添加不同的頁眉

利用“頁眉和頁腳“設置可以為文章添加頁眉。通常文童的封面和名目不需要添加頁眉，惟獨正文開頭時才需要添加頁眉，由于前面已經對文章舉行分節(jié)，所以很簡單實現(xiàn)這個功能。

設置頁眉和頁腳時，最好從文章最前面開頭，這樣不簡單混亂。按【Ctrl】+[Home】快捷鍵迅速定位到文檔開頭處，從萊單挑選【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。

注重在頁眉的左上角顯示有“頁眉-第1節(jié)-”的提醒文字，表明當前是對第1節(jié)設置頁眉。因為第1節(jié)是封面，不需要設置頁眉，因此可在“頁眉和頁腳“工具欄中單擊“顯示下一項“按鈕。，顯示并設置下一節(jié)的頁眉。

第2節(jié)是名目的頁眉，同樣不需要填寫任何內容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。

第3節(jié)的頁眉如圖19所示，注重頁眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同“提醒，表示第3節(jié)的頁眉與第2節(jié)一樣。假如現(xiàn)在在頁眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會浮現(xiàn)在全部節(jié)的頁眉中，因此不要急于設置。

在“頁眉和頁腳“工具欄中有一個同前“按鈕，默認狀況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前“設置，這時頁眉右上角的“與上一節(jié)相同”提醒消逝，表明當前節(jié)的頁眉與前一節(jié)不同。

此時再在頁眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標題“中國互聯(lián)網絡進展情況”作為頁眉。后面的其他節(jié)無需再設置頁眉，由于后面節(jié)的頁眉默認為“同前”，即與第3節(jié)相同。

在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態(tài)。

用打印預覽可以查看各頁頁眉的設置狀況，其中封面和名目沒有頁眉，名目之后才會在每頁顯示頁眉。

在指定位置添加頁碼

通常無數(shù)人習慣從菜單挑選【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會在封面和名目處都添加頁碼。而現(xiàn)在希翼封面和名目沒有頁碼，從名目之后的內容再添加頁碼，并且頁碼要從1開頭編號。這同樣要得益于分節(jié)的設置。

按[Ctri】+【Home】快捷鍵迅速定位到文檔開頭處，從菜單挑選【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入“頁眉和頁腳“編輯狀態(tài)，如圖18所示。

在“頁眉和頁腳“工具欄中單擊“在頁眉和頁腳間切換“按鈕墨，顯示頁腳區(qū)域，如圖20所示。

注重在頁腳的左上角顯示有“頁腳-第1節(jié)-一”的提醒文字，表明當前是對第1節(jié)設置頁腳。因為第1節(jié)是封面，不需要在頁腳區(qū)域添加頁碼，因此可在“頁眉和頁腳“工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕，顯示并設置下一節(jié)的頁腳。

第2節(jié)是名目的頁腳，同樣不需要添加任何內容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。

第3節(jié)的頁腳如圖21所示，注重頁腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同“提醒，表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。假如現(xiàn)在在頁腳區(qū)域插入頁碼，則頁碼將會浮現(xiàn)在全部節(jié)的頁腳中，因此不要急于插入頁碼。

在“頁眉和頁腳“工具欄中有一個“同前“按鈕，默認狀況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前“設置，這時頁腳右上角的“與上一節(jié)相同”提醒消逝，表明當前節(jié)的頁腳與前一節(jié)不同。

這時再插入頁碼，就能讓頁碼只浮現(xiàn)在當前節(jié)及其后的其他節(jié)。

從菜單挑選【插入】|【頁碼】命令，顯示·頁碼“對話框，如圖22所示。采納默認設置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁碼格式“對話框，如圖23所示。默認狀況下，“頁碼編排“設置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁碼接續(xù)前面節(jié)的編號。假如