學習排版表格技巧

處理表格的技可以將文檔中的數(shù)據(jù)以圖表的形式直觀地表達出來，這時就可以通過使用插入Word2002中的Graph2002Chart對象來實現(xiàn)。Word具有功能強大的表格制作功能。其所見即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷，因為表格可以看作是由不列的單元格組成，用戶不但可以在單元格中填寫文字和插入圖Word排版或者編輯文檔的過程中，不但要修改表格，有時候，如要對一些文本有規(guī)單擊常用上的插入表格按鈕上圖5.1使用【插入表格】按鈕創(chuàng)建表格單擊【表格】|【插入】|【表格】命令，打開【插入表格】框建無限行，但列數(shù)的數(shù)量介于1~63之間。圖5.2【插入表格】單擊常用上的繪圖工具按鈕，即可打開如圖5.3所示的【表格與邊框】。如果屏幕上沒有【表格和邊框】，可以單擊【視圖】|【】|【表格與邊框】來啟動該圖5.3從要創(chuàng)建的表格的一角拖動至其對角，可以確定表格的邊框。在【表格】復選框前打上“√”，如圖5.4所示。圖 選中【表格】復選 鍵，即可得到如下所示的現(xiàn)行表格。圖 利用已存在的文本轉(zhuǎn)換成表單擊【表格】|【文本轉(zhuǎn)換成表格】命令。打開【文本轉(zhuǎn)換成表格】框全角的逗號，可以在【其它字符】右邊的文本框中輸入指定的符號。如圖5.6所示。圖5.6【文本轉(zhuǎn)換成表格】然后按下Tab鍵。后按下Enter鍵。5.75.85.9【表格】|選擇【單元格】命令，就會打開如圖5.10所示的【刪除單元格】框。在其中選擇圖5.10【刪除單元格】單。如時要刪除單元格，也可在【表格與邊框】下找到相應的工具按鈕。5.11即是一下子插入了4行表格。Ctrl+Shift+Enter，就可以拆分表格了，如圖5.12所示拆分表格前后的效果。

圖5.12拆分單元格元格】命令，或單擊【表格和邊框】中的合并單元格按鈕，就可以合并單元格了。或者單擊【表格和邊框】中的【拆分單元格】按鈕，打開【拆分單元格】框。在這如果要拆分或合并較為復雜的單元格，可以使用【表格和邊框】中的【繪制表格】按5.135.14換。隱藏虛線后折分表格的效果如圖5.15所示。5.15依次單擊【表格】|圖5.16【單擊格選項】能橫跨多頁，需要在后繼各頁重復表格標題，雖然使用、粘貼的方法可以給每一頁都加上相同的表頭，但顯然這不是最佳選擇，因為一旦調(diào)整頁面設(shè)置后，粘貼的表頭位置就不一定合適了，另外表頭的修改也成了麻煩事。下面就介紹簡單、方便方法，能地解決這一問題。Word就能夠依據(jù)自動分頁符分頁，自動在新的一頁上重復表格標題。但如果在表格中插入了人工制表符，則Word無法重復表格標題。圖5.17表頭由“”和表的第一行組使用“文字轉(zhuǎn)換成表格”的功能）。如圖5.18所示。圖5.18把“”一行列入同一表格圖5.19把“”行單元格設(shè)置為虛跟著自動改變。但如果在文檔中插入了換頁符，則在下一頁就不會出現(xiàn)重復標題。個框中選中【在各頁頂端以標題行形式重復出現(xiàn)】復選框，如圖5.20所示。

圖5.20表格屬性在向表格中輸入文字的時候，可能會注意到，當輸入的某行文字比較長時（最典型的比如網(wǎng)站的地址等），表格的列寬會自動調(diào)整。默認狀態(tài)下，這能是打開的。如果發(fā)現(xiàn)自己的表格5.21欄寬和行高達到最佳配置。如圖5.22所示是沒有調(diào)整前的表格，如圖5.23所示是根據(jù)內(nèi)容調(diào)整的5.225.23超出了頁面寬度時，就會縮至頁面一樣的大小，如圖5.24所示。5.245.255.26圖5.28、圖5.29所示。5.275.285.29單擊【表格】|可在【左縮進】微調(diào)框中輸入或選擇適當?shù)臄?shù)值，如圖5.30所示。5.30有以下4種方法：利用【表格屬性】框設(shè)置環(huán)繞。方法是在圖5.30的【表格】選項卡中，在【文字圖5.31【表格定位】這一方式處理得好壞直接影響到表格的美觀。在Word的【格式】中有一個【水平居中】Word表格中文字垂直居中和分行如圖5.32右圖所示。5.33在Word中，既可以使用單元格中文字橫排時水平居中與垂直居中的處理，也可以使用表格排版不同的表格，如圖5.34上圖所示的表格就明顯沒有圖5.34下圖所示的表格好看。5.345.35不同部分的和注意程度。用戶可以把邊框加到頁面、文本、表格和表格的單元格、圖形對象、和Web框架中。在打開的框中選擇【邊框和底紋】按鈕。無使用哪法，其道理都是殊途同歸。用戶可選定設(shè)置格式的表格。把鼠標移到表格的左上角，當表格左上角變成有的標記時，當鼠標指針變成時，單擊鼠標，可選擇單獨一個單元格。果選中某部分單元格，則選擇令按鈕只對某部分單元格有效，這樣可以使任意表格中的單元中的來繪制斜線表頭外，Word的表格也有自動繪制斜線表頭的特殊功能。5.365.37的斜線表頭，需先單擊【繪圖】中的【選擇對象】圖標按鈕，拖動鼠標選擇所有斜線及標題材內(nèi)容，按Delete鍵就可以刪除了。Word編輯表格時，經(jīng)常涉及到更改表格列寬的問題，下面介紹更改列寬和行高最快速確認當前在【頁面】視圖狀態(tài)下，如果不是，可以單擊【視圖】|鼠標指針變成←||→形狀，此時，按住鼠標拖動網(wǎng)格線至想要的位置，如圖5.38所示。5.38Alt鍵的同時將該列向右或左拖動，則在移動網(wǎng)格線時，會在標尺上看到以英寸則會看到“移動表格列”的提示），如圖5.39所示。5.39Word的標尺來更改列寬時，表格的總寬度會相應的擴展或是壓縮（這與使用網(wǎng)格線更改列寬正好相反）。但是，如果在按下Shift鍵的同時拖動，則表格的整個寬度保持不變，且WordAlt鍵的同時向右或向左拖動該列，則在移動網(wǎng)格時，會在標尺上以英寸顯示精確的列寬。同時按這兩個鍵可產(chǎn)生這兩種效果。如果要精確地設(shè)置表格行高與列寬的位置，可以用【表格】|【表格屬性】命令來進行如圖5.40所示。圖5.40使用【表格屬性】框框設(shè)置行高與列的某些列的列寬相等。方法是請參看5.1.8節(jié)。

圖5.41制作具有單元格間距的表格依次單擊【表格】|【表格屬性】|

5.42在編輯表格的文檔中，經(jīng)常要用到排序功能，Word提供較強的對表格進行處理的各種功能，Word可以方便地對選定的表格進行數(shù)據(jù)排序。方法是將插入光標定位到表格中欲排序的列上；單擊如圖5.43所示的【表格和邊框】上的【升序】按鈕，可使光標所在列以升序排列；單擊【數(shù)據(jù)庫】上的【降序】按鈕，可使光標所在列以降序排列。5.43WordWord表格，則“分隔組中Word中應用其排序規(guī)則的語言，在這里可以選擇港、澳、圖5.44【排序】 圖5.45【排序選項】注意，如果是按【姓氏筆畫】排序時，不是按【筆畫】的遞增（或遞減）排列12次另外，使用【表格】|3列作為排序依據(jù)（或稱為關(guān)鍵字，各列事實上，表格的計算是以在表格中插入【域】的形式實現(xiàn)的，計算為【域代碼】，而計算最后再說明一點，在排序的表格中，如果含有合并單元格，不能使用【表格】上的排Word中，利用已存在的文本可以轉(zhuǎn)換為表格，相反，表格中的文本也可以輕易地轉(zhuǎn)換為依次單擊【表格】|【轉(zhuǎn)換】|它字符】框中輸入。WordWord表格菜單中的【將文字轉(zhuǎn)換為表格】功能可以方便地將具有常規(guī)分隔符文字轉(zhuǎn)換為表格。但是，對于由某些程序形成的具有非常規(guī)分隔符的數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)之間是由若干個空格分隔的文件，則【將文字轉(zhuǎn)換為表格】的功能變得為力。可以先用Excel將此種格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存具有制表符為分隔符的文本格式文后在Word中重新打開此文件，則可方便地轉(zhuǎn)換為Word表格。后單擊快捷上的“分散對齊”按鈕即可，非常方便。Word中，除了可以將表格按內(nèi)容（或窗口）相匹配，從而使表格顯得既整齊又美觀。但5.46最后會得到整齊的表格，如圖5.47所示。5.47單擊【表格】|圖5.48【單元格選項】內(nèi)的文本下邊就會顯示一條綠色的下劃線，如圖5.49所示。5.49介紹利用Word的隱藏表格線功能解決此問題。WordWPS等文字處理軟件所不具備的獨特的功能，就是可以設(shè)置任意表格線為虛執(zhí)行【表格】|【插入表格】命令，打開【插入表格】框距”若設(shè)為0.8厘米，那么“左縮進”應設(shè)為：0.8厘米×0.5—0.19厘米=0.21厘米)，Word所提供的小數(shù)點對齊制表符可以實現(xiàn)數(shù)字按小數(shù)點對齊的功能。但如果調(diào)整的表格是用固定列寬的，這時問題就出現(xiàn)了，當將前一列寬度定為2厘米，而在將后312厘米的工在【表格屬性】框的【表格】選項卡中，在【尺寸】選項組的【指定寬度】復選框中可125.50所示。這就是問題的關(guān)鍵。因為已經(jīng)定了表格的總5.50兩欄的中間添加一個雙細線，不但美觀，而且讓人更容易理解。如圖5.51所示。5.51第法：5.52單擊【格式】| 線所在的單元格邊線按鈕。如圖5.53所示。單擊【常用】中的表格和邊框按鈕5.53 最后就可以得到如圖5.51所示的雙細線效果了。5.54打開的【表格和邊框】，在需分開的表格線中再畫一條細線，如圖5.55所示，單擊【表格】|5.555.565.57格有時會超出了頁面的范圍，如圖5.58所示。5.58單擊【表格】|如圖5.59所示。5.59 項的定義方式、的定義方法、有關(guān)函數(shù)的格式及參數(shù)、表格的運算方式等方面都與Excel基本是一致的，任何一個用過Excel的用戶都可以很方便地利用【域】功能在Word中進行必要的表一般的計算可用單元格的形式，如某單元格=(A2＋B2)＊3即表示第一列的第二行加第二列的第二行然后乘3，表格中的列數(shù)可用A、B、C、D等表示，行數(shù)用1、2、3、4等來表示。利用函數(shù)可使更為簡單，如=SUM(A2:A80)即表示求出從第一列第2行到第一列第80行出現(xiàn)如圖5.60所示的【】框后，在等號后面輸入運算或【粘貼函數(shù)】。圖5.60【】框在【】文本框中輸入正確的，或者在【粘貼函數(shù)】下拉列表框中選擇所需的函數(shù)，然后在【數(shù)字格式】下拉列表框中選擇計算結(jié)果的表示格式（2選擇【0】），最后單擊【確定】按鈕，即可在選定的單元格中得到計算的結(jié)果。其中，1表5.1運算符號意意+加=–減<*乘</除>%>^<表5.2函數(shù)函AND（x如果邏輯表達式x和y1返回數(shù)值或x中小數(shù)點左邊的數(shù)MIN（MAX（MOD（xxyxy1（真），如果表達式全部為假，則返回0（假）PRODUCT（PRODUCT（1,3,7,9）}返回數(shù)值x保留指定的y位小數(shù)后的數(shù)值，x可以是數(shù)值或的結(jié)x是正數(shù)，則返回值為1x是負值，則返回值為-SUM（返回一列數(shù)值或的返回數(shù)值使用按鈕自動求使用表格的求和有兩種方法，一種單擊【表格和邊框】中的自動求和按鈕，格當中，然后單擊【表格和邊框】工具按鈕中的自動求和按鈕，就可以得到如圖5.61所示的5.61用0代替。單擊【表格】|【】命令，打開【】框圖5.61使用框?qū)α袉卧襁M行求在上述計算中，Word將計算結(jié)果作為一個域插入選定的單元格。如果插入點位于表格中一2．使用框?qū)π袉卧襁M行求單擊【表格】|【】命令，出現(xiàn)框圖5.62使用框?qū)π袉卧襁M行求看下一節(jié)，選定政治的平均分，則應是F4。單擊【表格】|【】命令，將打開【】框=SUM（ABOBE=SUM（LEFT和；此時不能用Word建議的，應從【】文本框中將其刪除。在【】文本框中輸入，在這里假若求政治的平均分，應輸入【（B4,E4可根據(jù)需要從中加以選擇。此時【】文本框中將顯示出該函數(shù)名，用戶應在單括號內(nèi)指定公式計算的單元格，如圖5.63所示。圖5.62使用框?qū)π袉卧袂笃骄鵚ord自動計算出來的表格數(shù)據(jù)的格式，用戶必須適當?shù)丶右栽O(shè)置，以便保證表格數(shù)據(jù)與原來的格式相同。如在上面所選擇的【0.00】即表示按正常方式顯示，Alt＋F9Alt＋F9將切換回計算結(jié)果Word不具備真正的數(shù)據(jù)計算功能，但通過它的【域】處理功能卻可滿足表格數(shù)選定整個表格，單擊【插入】|5.63單擊【表格】|【】命令（5）在【粘貼函數(shù)】下拉列表中選擇AVERAGE函數(shù)，此時【】輸入欄中為均數(shù)E2:E5)。注，書簽名“平均數(shù)”后面要加空格，E2:E5中的冒號要使用半角的冒號，如圖5.645.64對于Word表格中的行，默認是用數(shù)字表示，列用字母（大小寫均可）表示。單元格可用A1、A2、B1以及B2的形式進行。【=SUM（A1,B2,A3】或【=A1+B2+A3=SUM（A1:B2所有單元格之和，效果等同于【=SUM（A1,A2,B1,B2。增的列；而用A2:D2表示一行時，當表格中添加一列后，計算只包括新表格的A2、B2、C2以及D2等4個單元格。整列的同理。表格中的單元格可用諸如A1、A2、B1、B2之類的形式進行，表格的列用英文字母表示，表格的行用數(shù)字表示，如圖5.65