材料采購管理制度材料詢價(jià)、議價(jià)、采購、記賬程序

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購管理制度二零零八年三月目錄總則材料采購管理…………………3（一）、采購部工作職責(zé)…………3(二）、原輔材料分類……………3（三）、材料計(jì)劃…………………4（四）、材料詢價(jià)、議價(jià)、采購程序……………4（五）、采購付款程序……………5（六）、材料資金、記賬、對(duì)賬管理……………6（七）、材料、設(shè)備、驗(yàn)收入庫管理……………6附則后附主要材料和其他材料采購流程圖采購管理制度為了規(guī)范公司材料采購管理和經(jīng)營工作，提高工作效率，降低產(chǎn)品成本，增收節(jié)支，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，現(xiàn)結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，特制定本制度。一、材料采購管理（一）、采購部工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)公司所需的生產(chǎn)用原材料、工程用輔助材料、生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表及備品備件、辦公用品等采購供應(yīng)工作。2、負(fù)責(zé)生產(chǎn)所需主要材料、設(shè)備的詢價(jià)、議價(jià)、采購、合同簽訂等工作。3、負(fù)責(zé)生產(chǎn)原材料材料、設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料的使用管理及在建工程材料賬目的管理、考核、抽查、監(jiān)督工作。4、負(fù)責(zé)完成公司制定的采購計(jì)劃并保質(zhì)保量的完成采購任務(wù)5、承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)工作。（二）、原輔材料分類1、生產(chǎn)用主要材料2、產(chǎn)品包裝材料3、工程用輔助材料分類（1）工程主要材料：石材、木材、鋼材、龍骨、石膏板、鋁塑板、木質(zhì)飾面板、木質(zhì)基材、油漆涂料、木地板、不銹鋼制品、墻地磚、潔具、潔具五金、燈具、電氣開關(guān)面板、電線、電纜、電配管材料、給排水材料、家具、家具五金、（2）工程用零星材料：木工類；瓦工類；油工類；水電工類等材料。4、辦公用品類：辦公桌椅、文件柜、計(jì)算器具、微機(jī)、打印機(jī)、電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、監(jiān)控設(shè)備等。5、燃料動(dòng)力：煤、油、電等6、備品備件：車輛用配件、專用設(shè)備配件、電子設(shè)備配件及日用維修配件等（三）、材料計(jì)劃包括主要材料采購計(jì)劃、工程材料采購計(jì)劃、設(shè)備及備品備件采購計(jì)劃、辦公用品采購計(jì)劃等；主要材料的采購依據(jù)月初生產(chǎn)計(jì)劃部制定的本月生產(chǎn)計(jì)劃和提出的《采購申請(qǐng)單》，經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購內(nèi)勤開具采購請(qǐng)購單一式三聯(lián)，采購部按采購請(qǐng)購單執(zhí)行采購；工程材料依據(jù)項(xiàng)目部提出的采購計(jì)劃由采購部進(jìn)行直接采購；設(shè)備及備品備件采購由設(shè)備動(dòng)力部和生產(chǎn)計(jì)劃部提出采購需求由采購部進(jìn)行采購；辦公用品采購由公司辦公室統(tǒng)一提出計(jì)劃，由采購部進(jìn)行采購。（四）、材料詢價(jià)、議價(jià)、采購程序1、生產(chǎn)必備的主要材料采購采購員在收到生產(chǎn)車間提供的《采購申請(qǐng)單》后，先核對(duì)申請(qǐng)單請(qǐng)購材料的品名、需求日期、數(shù)量后開始詢價(jià)；詢價(jià)程序由采購員依據(jù)歷史交易記錄和供應(yīng)商資料擬定至少三家以上詢價(jià)對(duì)象并將詢價(jià)結(jié)果記錄在詢價(jià)單上并注明詢價(jià)日期；詢價(jià)后，采購員要及時(shí)跟催供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)度，并隨時(shí)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)調(diào)整報(bào)價(jià)單來進(jìn)行議價(jià)；議價(jià)完成后，采購員將議價(jià)結(jié)果填寫在《采購申請(qǐng)單》上并報(bào)采購經(jīng)理審批；采購員持采購經(jīng)理審核批準(zhǔn)后的申請(qǐng)單到采購內(nèi)勤處開具《請(qǐng)購單》，采購員持《請(qǐng)購單》第三聯(lián)開始采購，第二聯(lián)交倉庫作為驗(yàn)收的依據(jù)。根據(jù)田園公司采購材料的特殊性，從倉儲(chǔ)條件和倉儲(chǔ)安全性考慮不必全部運(yùn)回公司，要聯(lián)系經(jīng)銷商實(shí)行集中采購，分散存儲(chǔ)的采購模式，保證生產(chǎn)必備的主要材料及時(shí)運(yùn)回公司和公司直屬生產(chǎn)基地。2、包裝物的采購使用部門根據(jù)車間的月生產(chǎn)計(jì)劃提出《包裝物需求計(jì)劃表》，交采購經(jīng)理審批后，采購員對(duì)《需求計(jì)劃表》的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量進(jìn)行審核后開始進(jìn)行采購，因?yàn)樘飯@實(shí)業(yè)的產(chǎn)品特殊性，包裝物占用空間很大特別是泡沫箱占用空間更大，因此，包裝物采購實(shí)行按需隨時(shí)采購原則，既根據(jù)生產(chǎn)包裝的要求，采購員事先對(duì)整個(gè)月份的用量進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)并確定采購供應(yīng)商，在運(yùn)輸上，采取安生產(chǎn)每日用量分次取回包裝物物品的運(yùn)輸模式，這樣既解決了庫存占用問題又分散了資金的集中支付，做到了合理訂購的采購模式。采購員在收到生產(chǎn)和設(shè)備動(dòng)力部門申請(qǐng)單后，請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)后開始詢價(jià)；在貨比多家后形成議價(jià)單報(bào)采購經(jīng)理及總經(jīng)理審批，特殊情況下由公司領(lǐng)導(dǎo)集體會(huì)簽后方可進(jìn)行定價(jià)，在采購金額較大或預(yù)付定金較大時(shí)必須簽訂設(shè)備購買合同，采購員持設(shè)備購買合同開始采購，購買合同一式三份，一份存采購部門、一份交采購廠商、一份交財(cái)務(wù)留存。4、對(duì)日常辦公用品、材料及備品備件采購日常材料、備品備件的詢價(jià)、定價(jià)、采購，由需求單位提出《需求計(jì)劃表》，一式兩份，一份留存，一份交采購員，采購員持《需求計(jì)劃表》開始詢價(jià)、報(bào)價(jià)并經(jīng)采購經(jīng)理審核后開始采購并支付款項(xiàng)，采購員可預(yù)借備用金進(jìn)行零星采購和付款，材料入庫后在沖賬報(bào)銷。5、工程所需材料的采購對(duì)于工程所需的各種材料，首先由項(xiàng)目部根據(jù)工程進(jìn)度提出《材料采購申請(qǐng)表》報(bào)采購經(jīng)理審批，采購經(jīng)理審批同意后由采購員進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)后報(bào)采購經(jīng)理和總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批同意后采購員開始按報(bào)價(jià)內(nèi)容進(jìn)行訂購，對(duì)于急需或不易購置的材料，采購員可事先申請(qǐng)?zhí)崆安少彛诓少徤暾?qǐng)單上注明急件字樣報(bào)總經(jīng)理直接審批購買，對(duì)于金額較大的工程材料，采購員可與供應(yīng)商協(xié)商訂立采購合同，按預(yù)付金額先行支付貨款，避免影響工程進(jìn)度。6、燃料動(dòng)力的采購‘采購員根據(jù)車間提出的需求計(jì)劃和采購經(jīng)理審批后的購置申請(qǐng)，開始進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)、采購，因?yàn)樘飯@的生產(chǎn)工藝特點(diǎn)，燃料動(dòng)力的需求有季節(jié)性，因此采購員在采購時(shí)必須結(jié)合市場(chǎng)供求狀況合理的比價(jià)、報(bào)價(jià)，做到最優(yōu)經(jīng)濟(jì)采購。（五）、采購付款程序1、對(duì)于主要材料可以采用現(xiàn)金支付；2、包裝物、日常材料、備品備件采購，實(shí)行貨到付款的支付方式，盡量采用轉(zhuǎn)賬方式支付；3、對(duì)于按訂單發(fā)貨及其他輔助材料采購盡量采用轉(zhuǎn)賬支付，必要時(shí)可用現(xiàn)金支付；4、對(duì)于大宗設(shè)備采購，公司按采購合同的規(guī)定，先期按一定比例支付預(yù)付款；對(duì)于工程物資的采購，金額較大的，按工程物資采購合同要求先期支付一部分預(yù)付款待貨物到達(dá)公司驗(yàn)收合格后再支付尾款；對(duì)于燃料動(dòng)力的采購實(shí)行轉(zhuǎn)賬支付，貨到、驗(yàn)收、檢斤、持檢斤票、使用部門驗(yàn)收單、發(fā)票到財(cái)務(wù)辦理款項(xiàng)支付業(yè)務(wù)。（六）、材料資金、記賬、對(duì)賬管理1、采購部設(shè)一名采購內(nèi)勤，負(fù)責(zé)材料總賬、采購資金的管理、材料驗(yàn)收明細(xì)賬、供應(yīng)商往來賬、周轉(zhuǎn)材料明細(xì)賬、與供應(yīng)商對(duì)賬、材料驗(yàn)收單、收料單的統(tǒng)計(jì)和上報(bào)工作。2、需要現(xiàn)金購買的材料，由采購員填寫備用金借款單，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，到公司財(cái)務(wù)處領(lǐng)取，憑發(fā)票到財(cái)務(wù)處報(bào)銷沖備用金帳。3、材料對(duì)賬、報(bào)賬：（1）每筆采購采購內(nèi)勤持驗(yàn)收部門填寫的《材料入庫單》對(duì)賬并建立材料購、領(lǐng)、存臺(tái)賬、由采購部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)處材料會(huì)計(jì)、采購員員分別簽字留存。（2）對(duì)賬時(shí)間：每月30日公司材料會(huì)計(jì)、材料供應(yīng)商、采購員進(jìn)行對(duì)賬。（七）、材料、設(shè)備、驗(yàn)收入庫管理（一）材料、設(shè)備到達(dá)公司，采購員應(yīng)立即通知倉庫保管員、車間使用部門人員辦理入庫，登記入帳手續(xù)，入庫前保管員應(yīng)清點(diǎn)好材料的數(shù)量、設(shè)備的外觀、形狀、檢驗(yàn)原材料的質(zhì)量、主要材料要檢斤化驗(yàn)入庫。核對(duì)無誤后由采購員、倉庫保管員、使用部門人員立即填寫材料驗(yàn)收入庫單辦理入庫。（2）《驗(yàn)收入庫單》填寫時(shí)必須與實(shí)際收料的品種、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額相符。將《材料入庫單》的第三聯(lián)交與供應(yīng)商，第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)以便財(cái)務(wù)與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬結(jié)算。（八）本制度從發(fā)布之日起施行，解釋權(quán)為采購部。

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔材料倉庫管理規(guī)程一、目的：1、為了更好地發(fā)揮倉庫對(duì)材料的調(diào)配功能，規(guī)范公司倉庫的材料管理程序，促進(jìn)公司倉庫的各項(xiàng)工作科學(xué)、安全、高效、有序、合理地運(yùn)作。2、確保公司資產(chǎn)不流失和所需材料的品牌、型號(hào)、規(guī)格以及質(zhì)量符合要求，保證生產(chǎn)用料不斷料不積壓，減少資金占用，降低財(cái)務(wù)費(fèi)用。二、適用范圍：適用公司倉庫管理崗位人員。三、倉庫管理制度1、為防止公司材料資產(chǎn)流失，公司一切材料物品原則上都必須先入庫后才能從倉庫領(lǐng)出，禁止不入庫直接交使用部門使用。2、倉庫所有物品進(jìn)出必須錄入ERP系統(tǒng)，且當(dāng)天發(fā)生當(dāng)天入帳完畢，禁止隔天做帳。3、倉庫所有物品必須根據(jù)材料的屬性和類型，定置定位管理，并且標(biāo)識(shí)清楚。4、倉庫任何人員都無權(quán)給沒有辦理相關(guān)手續(xù)的材料出庫。5、倉庫每月定點(diǎn)倉庫清理、整理和資產(chǎn)整體盤點(diǎn)并將盤點(diǎn)情況上報(bào)公司。6、做好倉庫的安全防范工作，合理擺放消防器具，倉庫內(nèi)屬于禁煙區(qū)，任何人員不準(zhǔn)吸煙。7、非倉庫管理人員沒經(jīng)許可禁止進(jìn)入倉庫，不聽勸告者給予經(jīng)濟(jì)處罰。8、做好倉庫物品的安全保護(hù)工作。根據(jù)材料的性能合理放置各類材料，防止材料變形、變質(zhì)、受潮等現(xiàn)象發(fā)生。要經(jīng)常檢查化工類物品的性能、狀態(tài)，若發(fā)生變質(zhì)且有危險(xiǎn)的物品要及時(shí)處理并上報(bào)公司。9、倉庫做好材料的價(jià)格保護(hù)工作。禁止私自將公司的材料底價(jià)和材料供應(yīng)商告訴不相關(guān)的人員。10、嚴(yán)把材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)關(guān)。倉管員要仔細(xì)對(duì)照采購定單及參考樣品認(rèn)真核實(shí)來料的品名、等級(jí)、規(guī)格、產(chǎn)地、單價(jià)、數(shù)量、性能、質(zhì)量和期限等。確保入倉的材料合符要求。如材料不符合要求應(yīng)不予驗(yàn)收，并將情況及時(shí)通報(bào)采購部門。11、單據(jù)簽字注意事項(xiàng)：1）入庫單必須要有收貨倉管員、發(fā)貨倉管員共同確認(rèn)簽字；2）生產(chǎn)領(lǐng)料單必須有領(lǐng)料人、領(lǐng)料人所屬主管簽字；3）送貨單必須有2人以上相關(guān)人員的簽字；12、每批到貨經(jīng)驗(yàn)收合格入庫后，收貨倉管員應(yīng)當(dāng)日錄入ERP系統(tǒng)。13、現(xiàn)金采買的輔材驗(yàn)收注意事項(xiàng)：現(xiàn)金采買的輔材驗(yàn)收作為采買人報(bào)銷依據(jù)，格式同主材收料單、采購單一致。倉管員應(yīng)當(dāng)日上ERP系統(tǒng)。四、倉庫物料管理流程（一）物料驗(yàn)貨流程1）采購員確定到貨時(shí)間后，做好《物料到貨計(jì)劃》通知倉管員做好驗(yàn)收和入庫準(zhǔn)備。2）物資到公司后倉管員依據(jù)清單上所列的名稱、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，使用部門或請(qǐng)購人員或檢驗(yàn)人員對(duì)質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。3）庫管要嚴(yán)格把關(guān)，有以下情況時(shí)可拒絕驗(yàn)收或入庫。①未經(jīng)總經(jīng)理或部門主管批準(zhǔn)的采購。②與合同計(jì)劃或請(qǐng)購單不相符的采購物資。③與要求不符合的采購物資。因生產(chǎn)急需或其他原因不能實(shí)物入庫的物資，倉管員要到現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)驗(yàn)收。對(duì)驗(yàn)收不合格的材料拒絕簽收，并通知采購部。采購部與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商退貨或者換貨。對(duì)有使用時(shí)限的物料逐件查生產(chǎn)批號(hào)、生產(chǎn)日期、剩余使用時(shí)長，對(duì)剩余使用時(shí)長過短（一般為剩余時(shí)長少于有效期的三分之二）的拒絕驗(yàn)收，及時(shí)聯(lián)系采購人員處理，并上報(bào)部門主管。同一批來料最好是同一個(gè)生產(chǎn)批號(hào)（尤其是油墨），最多允許兩個(gè)生產(chǎn)批號(hào)，拒收兩個(gè)以上生產(chǎn)批號(hào)的來料。（二）物料入庫流程1）驗(yàn)貨合格物資，倉管員進(jìn)行實(shí)物入庫，并及時(shí)進(jìn)行帳務(wù)處理，填制入庫單錄入ERP系統(tǒng)，入庫單一式三聯(lián)，采購、倉庫、財(cái)務(wù)各持一聯(lián)。2）物料入庫擺放需要按照劃分的區(qū)域進(jìn)行擺放，不得隨意擺放物料，不得在規(guī)劃的區(qū)域外擺放物料，特殊情況需要在2小時(shí)內(nèi)進(jìn)行整理歸位。3）未及時(shí)驗(yàn)收的材料，倉庫在收到送貨清單后可將其作為暫存物資接受，并妥善保管。4）所有物料入庫確認(rèn)必須兩名倉管員和采購共同確認(rèn)，新物料需要仔細(xì)核對(duì)物料的產(chǎn)品描述，以避免出錯(cuò)。5）原則上當(dāng)天收貨的物料需要當(dāng)天處理完畢。（三）物料出庫流程1）倉管員根據(jù)進(jìn)貨時(shí)間必須遵守"先進(jìn)先出"原則。如有特殊原因，不能執(zhí)行“先進(jìn)先出”領(lǐng)料的，領(lǐng)料人應(yīng)出具車間主任以上領(lǐng)導(dǎo)簽字的書面報(bào)告。2）用料人根據(jù)計(jì)劃所用材料，填寫《材料領(lǐng)料單》，領(lǐng)料單上應(yīng)注明材料名稱、型號(hào)、數(shù)量，正常生產(chǎn)領(lǐng)用由經(jīng)班長批準(zhǔn)簽字，非正常領(lǐng)料需車間主任簽批核準(zhǔn)，方為有效。3）倉管員憑領(lǐng)料人的有效的領(lǐng)料單如實(shí)領(lǐng)發(fā)，若領(lǐng)料單上的主管未簽字、字據(jù)不清或被涂改的，倉管員有權(quán)拒絕發(fā)放物資。以舊換新的物料一律交舊領(lǐng)新，倉管員在領(lǐng)料單上注明“換”。4）物料出庫后倉管員與領(lǐng)料人必須在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)，分好單據(jù)，雙方各自拿回所屬聯(lián)領(lǐng)料單。5）倉管員及時(shí)把領(lǐng)料單錄入ERP系統(tǒng)，領(lǐng)料單財(cái)務(wù)聯(lián)每天下班前匯總交財(cái)務(wù)部，存根聯(lián)妥善保存。6）領(lǐng)料人所需物料無庫存時(shí)，倉管員應(yīng)及時(shí)通知使用者，使用者按要求填寫請(qǐng)購單，經(jīng)批準(zhǔn)后交采購人員及時(shí)采購。7）任何人不辦理領(lǐng)料手續(xù)不得以任何名義從庫內(nèi)拿走物資，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按公司相關(guān)制度嚴(yán)肅處理。8）在車間存放的原材料，當(dāng)班取用時(shí)，當(dāng)班生產(chǎn)人員應(yīng)開具《材料領(lǐng)料單》，填寫所用材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、到貨日期、供應(yīng)商，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，送交倉庫保管員，辦理出庫手續(xù)。材料取用應(yīng)遵守“先進(jìn)先出”的原則。（四）物料發(fā)外加工流程1）外發(fā)加工材料須由外協(xié)人員開具《外發(fā)加工領(lǐng)用單》，并報(bào)其主管簽字批準(zhǔn)，倉管員才可以辦理相關(guān)手續(xù)，否則予與拒絕。2）外發(fā)加工材料回倉時(shí)，倉管員對(duì)加工好的物料和未用完的外發(fā)材料清點(diǎn)數(shù)量一并入庫入帳，并標(biāo)識(shí)清楚。3）倉管員計(jì)算、核對(duì)發(fā)出材料與回來材料數(shù)量（重量或面積），發(fā)現(xiàn)差異，及時(shí)聯(lián)系外協(xié)人員，并上報(bào)部門主管。4）對(duì)長時(shí)間未回來的外發(fā)加工材料，倉管員要跟蹤聯(lián)系外協(xié)人員，并上報(bào)部門主管。（五）物料退庫流程1）由于生產(chǎn)計(jì)劃更改引起領(lǐng)用的物資剩余時(shí)，應(yīng)及時(shí)退庫并辦理退庫手續(xù)。2）廢品和不合格品物資退庫，倉管員根據(jù)《廢品損失報(bào)告單》或《不合格品檢驗(yàn)單》進(jìn)行查驗(yàn)后，入庫并做好記錄和標(biāo)識(shí)。3)需要嚴(yán)格區(qū)分開庫存物料報(bào)廢部分、采購入庫來料不良不能退回報(bào)廢部分、客戶退回不良報(bào)廢部分并分別保管和做標(biāo)示。（六）物料退貨/換貨流程1）對(duì)待退待換的物料，倉管員每月末匯總一次，報(bào)部門主管，送采購部主管。同時(shí)跟催退換貨時(shí)間。2）退、換貨時(shí)采購部相關(guān)人員提前一天通知倉管員作準(zhǔn)備（清理外觀、清點(diǎn)數(shù)量、打包打捆等）3）退、換貨時(shí)倉管員應(yīng)做好賬單記錄并及時(shí)在ERP系統(tǒng)辦理退、換貨流程并說明退、換貨原因，上傳原始單據(jù)，退貨單關(guān)聯(lián)原收料單。（七）不合格品的管理流程1、對(duì)卸料中發(fā)現(xiàn)的供貨不良材料，倉管員及時(shí)通知采購部，并由采購部給予意見且簽名確認(rèn)，可暫放倉庫，不予辦理入庫手續(xù)，待采購部把原材料退與供應(yīng)商。2、卸料過程中發(fā)生材料損壞，倉管員現(xiàn)場(chǎng)了解情況，分析原因。叉車、工人卸車過程中造成的損壞，倉管員應(yīng)及時(shí)把材料清理防止污染，再與車間聯(lián)系，使材料及時(shí)使用；運(yùn)輸過程或供應(yīng)商原因造成的損壞，由倉管員聯(lián)系采購部處理。3、在生產(chǎn)使用過程中，出現(xiàn)不合格原材料，由使用人填寫不合格報(bào)告，經(jīng)質(zhì)檢部簽字確認(rèn)后上交倉管員。倉管員及時(shí)反映到采