會(huì)議室使用管理制度(公司版)

會(huì)議室運(yùn)用管理制度一、目的為了進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理，提高運(yùn)用率，明確各部門(mén)運(yùn)用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)運(yùn)用流程，特制定此制度。二、定義本制度的會(huì)議室主要指的是弄樓會(huì)議室三、用途會(huì)議室用途：公司會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、聘請(qǐng)面試、客戶(hù)接待以及適合在會(huì)議室舉辦的小型活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等的場(chǎng)所，無(wú)特別狀況不行挪為它用。四、會(huì)議室運(yùn)用規(guī)定1.會(huì)議室均由行政人事部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)支配運(yùn)用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、平安以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理；2.部門(mén)或個(gè)人須要運(yùn)用會(huì)議室時(shí)，需提前半天向行政人事部前臺(tái)人員提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《會(huì)議室運(yùn)用申請(qǐng)表》，經(jīng)行政人事部準(zhǔn)許后方可運(yùn)用。臨時(shí)性運(yùn)用會(huì)議室，必需經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后方可運(yùn)用；3.運(yùn)用原則：先申請(qǐng)，后運(yùn)用。沒(méi)有按規(guī)定申請(qǐng)的部門(mén)或個(gè)人，在沒(méi)有沖突的狀況下，補(bǔ)充相應(yīng)手續(xù)后可運(yùn)用；但如有沖突，必需禮讓先申請(qǐng)運(yùn)用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人；特別狀況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整運(yùn)用依次。但行政人事部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由運(yùn)用者自行協(xié)商；4.遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議時(shí)，已申請(qǐng)運(yùn)用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人，在不能調(diào)換的狀況下，部門(mén)或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議；5.部門(mén)及個(gè)人需在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室并起先運(yùn)用。超過(guò)10分鐘仍未到達(dá)會(huì)議室的，行政人事部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的運(yùn)用另作支配；6.部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)運(yùn)用完畢，不得超時(shí)運(yùn)用。如需延長(zhǎng)運(yùn)用時(shí)間，需剛好通知行政人事部。如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已支配給其他部門(mén)或個(gè)人運(yùn)用，超時(shí)運(yùn)用的部門(mén)或個(gè)人必需離開(kāi)該會(huì)議室，終止運(yùn)用該會(huì)議室；7.任何部門(mén)或個(gè)人在運(yùn)用會(huì)議室期間，必需愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施并且平安運(yùn)用。嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動(dòng)設(shè)備。如因個(gè)人緣由造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價(jià)賠償；8.會(huì)議室內(nèi)的全部設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會(huì)議室；9.會(huì)議室運(yùn)用期間，運(yùn)用部門(mén)或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式支配、人員接待、會(huì)議記錄等，但如有需求可申請(qǐng)由行政人事部予以幫助；10.會(huì)議室運(yùn)用期間，運(yùn)用部門(mén)或個(gè)人需保持會(huì)議室的整齊。運(yùn)用完畢后，務(wù)必將全部移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開(kāi)時(shí)需關(guān)閉空調(diào)、投影儀等電源設(shè)備；11.如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng)，再需運(yùn)用時(shí)需重新申請(qǐng)。五、程序1.申請(qǐng)流程1)部門(mén)或個(gè)人到前臺(tái)處查詢(xún)會(huì)議室的運(yùn)用狀況；2)部門(mén)或個(gè)人向前臺(tái)申請(qǐng)，申請(qǐng)中需包括運(yùn)用時(shí)間、規(guī)模大小、擬用設(shè)備等狀況；3)前臺(tái)人員依據(jù)部門(mén)或個(gè)人的申請(qǐng)需求作出支配，并在《會(huì)議室運(yùn)用登記表》上做記錄；4)前臺(tái)人員需將《會(huì)議室運(yùn)用申請(qǐng)表》張貼在會(huì)議室指定位置處；5)部門(mén)或個(gè)人按時(shí)間運(yùn)用會(huì)議室。2.運(yùn)用流程1)部門(mén)或個(gè)人按會(huì)議室運(yùn)用規(guī)定運(yùn)用會(huì)議室；2)部門(mén)或個(gè)人自行指定人員支配會(huì)務(wù)工作。3.交還流程1)部門(mén)或個(gè)人運(yùn)用完畢后，前臺(tái)人員需檢查會(huì)議室，發(fā)覺(jué)不按規(guī)定運(yùn)用的，剛好要求部門(mén)或個(gè)人改正；2)如部門(mén)或個(gè)人不改正，前臺(tái)人員應(yīng)剛好上報(bào)行政人事部負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)；3)如部門(mén)或個(gè)人拒絕改正，行政人事部將出懲罰通告，對(duì)部門(mén)或個(gè)人作出懲罰。4.會(huì)議室運(yùn)用流程示意圖部門(mén)填寫(xiě)會(huì)議室運(yùn)用申請(qǐng)表部門(mén)填寫(xiě)會(huì)議室運(yùn)用申請(qǐng)表部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字行政人事部負(fù)責(zé)人簽字（僅限臨時(shí)性運(yùn)用時(shí)）行政人事部登記運(yùn)用會(huì)議室2016年7月20日附件：1.會(huì)議室運(yùn)用申請(qǐng)表2.會(huì)議室運(yùn)用登記表會(huì)議室運(yùn)用申請(qǐng)表申請(qǐng)部