合同電子檔案室建設(shè)QC小組

提高合同檔案借閱效率

申報(bào)單位：銷售商務(wù)QC小組第一頁，共三十六頁。目錄

一、選題理由

三、確定目標(biāo)

五、要因確定

四、原因分析

八、效果檢查

六、制定對策

七、對策實(shí)施

十、今后打算

九、鞏固措施

二、現(xiàn)狀調(diào)查第二頁，共三十六頁。企業(yè)名稱注冊時(shí)間小組名稱銷售商務(wù)QC小組完成時(shí)間活動(dòng)類型管理型QC小組QC課題提高合同檔案借閱效率QC小組成員名單姓名性別學(xué)歷職務(wù)、職稱小組分工組長、組織策劃組員,調(diào)查統(tǒng)計(jì)組員，計(jì)劃實(shí)施組員，效果驗(yàn)證組員，監(jiān)督評價(jià)QC小組簡介第三頁，共三十六頁。現(xiàn)狀：合同資料包括自1998年以來的中標(biāo)通知書、合同、出貨單、發(fā)貨回執(zhí)單、產(chǎn)品運(yùn)行報(bào)告、開票資料、催款記錄等，均以紙質(zhì)版形式存檔。僅2010年簽訂合同474份，其他相關(guān)檔案1016份。而銷售內(nèi)勤中2名兼職檔案管理，工作量大，責(zé)任重大。目標(biāo)：希望通過QC活動(dòng)尋找合同檔案管理新模式，找到“提高合同檔案借閱效率”的方法。

解決問題與達(dá)到目標(biāo)一、選題理由第四頁，共三十六頁。確定課題提高合同檔案借閱效率

1、資料越來越多，借閱反復(fù)，經(jīng)常出現(xiàn)需要時(shí)資料不齊、資料破損等現(xiàn)象；2、資料借閱涉及范圍廣，且公司辦公場地分開，借閱時(shí)間長、不方便；綜上所述，借閱的現(xiàn)狀是借閱范圍較廣，整理、歸檔的工作量較大，但是借閱時(shí)間長、效率低。

公司要求

商務(wù)組需提升管理水平，系統(tǒng)地建設(shè)合同資料的建檔工作，以管理促工作，遵守高效、低耗的原則開展工作。借閱現(xiàn)狀確定課題第五頁，共三十六頁。活動(dòng)計(jì)劃表計(jì)劃實(shí)際項(xiàng)目內(nèi)容實(shí)施進(jìn)度(日期)5.1-5.316.1-6.307.1-7.318.1-8.319.1-9.3010.1-11.3012.1-12.1512.16-至今選題現(xiàn)狀調(diào)查確定目標(biāo)原因分析要因確認(rèn)制定對策對策實(shí)施效果檢查鞏固措施今后打算為了讓本次活動(dòng)有步驟、有計(jì)劃的開展，小組結(jié)合公司實(shí)際情況，制定了活動(dòng)計(jì)劃的進(jìn)度表：第六頁，共三十六頁。檔案借閱情況統(tǒng)計(jì)表二、現(xiàn)狀調(diào)查序號名稱類型存檔數(shù)量1-5月借閱次數(shù)借閱率1中標(biāo)通知書542444%2合同147430293%3技術(shù)協(xié)議151152101%4運(yùn)行報(bào)告562850%5其他資料997071%累計(jì)

507704139%第七頁，共三十六頁。22%技術(shù)協(xié)議3%中標(biāo)通知書檔案資料借閱率餅分圖62%合同紙質(zhì)版9%其他資料4%運(yùn)行報(bào)告3%第八頁，共三十六頁。明確要求及編號，70+12=82秒辦理借閱或記錄所需內(nèi)容，50秒到檔案室找到合同，50秒完成查閱工作，共需222秒確定目標(biāo)要求查閱結(jié)果舉例1：銷售部發(fā)貨管理員辦理合同發(fā)貨，其查看或借閱合同所需步驟：查閱調(diào)查查找原件查看合同內(nèi)容確定目標(biāo)是否在到檔案室核實(shí)是否在檔，40秒第九頁，共三十六頁。721銷售內(nèi)勤查找原件樂清開車20分鐘到工業(yè)區(qū)銷售部辦理借閱手續(xù)3456資料要求，如合同名稱、合同編號等向銷售內(nèi)勤核實(shí)是否符合要求確定資料編號排除已被借閱可能，確認(rèn)合同在檔

借閱成功舉例2：市場部借“陜西省局”合同投標(biāo)用，其辦理借閱合同所需步驟借閱調(diào)查12秒50秒50秒20秒40秒50秒查找原件需222秒，車程20分鐘，故單份借閱需1422秒，折合23.7分鐘。如一次找6份合同，則需222秒/份*6份+1200秒=2532秒，折合42.2分鐘。第十頁，共三十六頁。舉例3：內(nèi)部人員核對合同WORD版，相互間查閱合同所需步驟：查閱電子資料調(diào)查在相關(guān)人員電腦內(nèi)搜索40秒查詢所需合同WORD版在誰的電腦內(nèi)30秒查閱或復(fù)制所需資料30秒共需100秒第十一頁，共三十六頁。序號1-5月借查內(nèi)容每份效率所需時(shí)間折合時(shí)間1財(cái)務(wù)部借閱中標(biāo)通知書24份222秒/份5328秒1.48小時(shí)2銷售部其他組借閱合同、運(yùn)行報(bào)告428份222秒/份95460秒26.52小時(shí)3市場部借閱合同、運(yùn)行報(bào)告30份（五次）2754秒/次12660秒3.52小時(shí)4商務(wù)組內(nèi)部查看借閱技術(shù)協(xié)議等152份222秒/份33744秒9.37小時(shí)5其他資料60次100秒/次7000秒1.94小時(shí)合計(jì)共704份平均222秒154192秒42.83小時(shí)

為了調(diào)查合同借閱效率，我們于5月中下旬對1-5月借閱704份合同檔案，將借閱所需時(shí)間進(jìn)經(jīng)匯總、分析，得出下表：檔案借閱調(diào)查匯總表

檔案借閱工作所需的時(shí)間是比較久的，如果要提高合同借閱效率，就要降低單份資料的借閱時(shí)間。第十二頁，共三十六頁。三、確定目標(biāo)提高借閱效率總設(shè)想

將紙質(zhì)版資料電子化后，工作人員只需在自己電腦中打開共享文件夾，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)鏈接就能找到所需資料，在借閱時(shí)減少雙方溝通時(shí)間。特別是銷售部內(nèi)部人員，在發(fā)貨、開票、催款等工作時(shí)，經(jīng)常需借閱資料核實(shí)合同信息，如有電子資料，很多流程上就不再需要找合同檔案原件了。

將以上時(shí)間合并、加權(quán)平均后，預(yù)計(jì)每份資料的借閱時(shí)間可以減少37秒鐘。第十三頁，共三十六頁。每份資料借閱時(shí)間減少37秒鐘。。。222秒185秒70秒55秒12秒10秒50秒45秒50秒35秒第十四頁，共三十六頁。必要性

建立電子檔案室，響應(yīng)了公司的無紙化辦公號召，符合國家節(jié)能減耗政策。可行性QC小組成員都具備多年行政管理工作經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的工作能力，是小組達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的保證。

設(shè)置電子化檔案后，查閱可在自己電腦上進(jìn)行、借用的時(shí)間也壓縮，提高了借閱率。減少一名負(fù)責(zé)檔案的銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)其他事務(wù)，減少了人力資源成本。

小小的一個(gè)改進(jìn)，可以提升工作效率，實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)的飛躍！結(jié)論目標(biāo)論證分析第十五頁，共三十六頁。6月10日，針對現(xiàn)狀調(diào)查的結(jié)果，小組成員運(yùn)用“頭腦風(fēng)暴法”和“樹圖”，找出以下幾個(gè)末端因素：合同檔案借閱效率低人員1、缺少專職管理員2、管理員業(yè)務(wù)能力不足管理3、管理不夠完善4、缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制環(huán)境5、檔案室環(huán)境狀況差四、原因分析方法6、檔案查找的方法落后7、檔案標(biāo)識不清第十六頁，共三十六頁。確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時(shí)間結(jié)論現(xiàn)場驗(yàn)證通過現(xiàn)場檢查，有《合同檔案管理規(guī)定》，不是要因。2011.6.28非要因確認(rèn)3：管理制度不夠完善

根據(jù)樹圖分析，我們一共得出了7個(gè)末端原因，經(jīng)小組人員分工論證，進(jìn)行了要因確認(rèn)，結(jié)果見下表：五、要因確認(rèn)確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時(shí)間結(jié)論查看《崗位分工》現(xiàn)場分析檔案管理的工作由二名銷售內(nèi)勤兼職，工作中有交叉作業(yè)、重復(fù)工作現(xiàn)象，是要因。2011.7.2要因確認(rèn)1：缺少檔案管理專職人員確認(rèn)2：管理員業(yè)務(wù)能力不足確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時(shí)間結(jié)論查看培訓(xùn)記錄核對績效成績公司檔案培訓(xùn)工作正常，有相關(guān)記錄；管理員在績效考核中成績優(yōu)良，已具備一定的業(yè)務(wù)能力。不是要因。2011.7.10非要因第十七頁，共三十六頁。確認(rèn)4：缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時(shí)間結(jié)論核對績效考核分析論證銷售內(nèi)勤的有績效考核中檔案管理?xiàng)l款，激勵(lì)機(jī)制不能改變現(xiàn)狀，不是要因。2011.7.10非要因確認(rèn)6：檔案管理的方法落后確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時(shí)間結(jié)論分析論證紙質(zhì)版檔案查找方法落后；若實(shí)物被借走，影響其他一環(huán)節(jié)工作，是要因。2011.7.15要因確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時(shí)間結(jié)論現(xiàn)場驗(yàn)證通過現(xiàn)場檢查，雖然檔案室密閉、避光,空氣流動(dòng)性差，但相關(guān)人員對閱覽室經(jīng)常打掃、維護(hù)，衛(wèi)生環(huán)境良好，且不影響檔案借閱效率，不是要因。2011.7.1非要因確認(rèn)5：檔案室環(huán)境狀況差確認(rèn)7：檔案標(biāo)識不清確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時(shí)間結(jié)論現(xiàn)場驗(yàn)證通過現(xiàn)場檢查，因內(nèi)勤工作任務(wù)重，個(gè)別檔案柜、檔案上標(biāo)識脫落，但內(nèi)勤對資料很熟悉不影響查找。不是要因。2011.7.2非要因第十八頁，共三十六頁。缺少專職管理員檔案查找的方法落后找到原因方法人員要因確認(rèn)第十九頁，共三十六頁。六、制定對策要因?qū)Σ吣繕?biāo)措施負(fù)責(zé)人完成時(shí)間缺少檔案管理專職人員確定專職檔案管理員減少工作交叉和重復(fù)將兩名銷售內(nèi)勤工作重新分工，有一名確定為專職檔案管理員。7月20日檔案管理

方法落后建立電子檔案室減少檔案查找時(shí)間掃描相關(guān)合同資料，建立數(shù)據(jù)庫并設(shè)置鏈接。9月25日第二十頁，共三十六頁。我們根據(jù)對策表具體實(shí)施以下工作:1、購買掃描儀，將合同資料掃描存為電子檔；2、建立電子檔案框架，按檔案類型分設(shè)文件夾；3、故將原兩名負(fù)責(zé)檔案管理的銷售內(nèi)勤重新分工，7月份確定其中一名為專職檔案管理員；4、對電子資料通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，并做好相應(yīng)的權(quán)限管理，開始電子化管理

。七、對策實(shí)施第二十一頁，共三十六頁。電子檔案室的建設(shè)簡介商務(wù)組資料包括中標(biāo)通知書、合同、投標(biāo)報(bào)價(jià)資料、往來文件函件、合同執(zhí)行單據(jù)、運(yùn)行報(bào)告等資料。將從上資料的紙質(zhì)文件綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、光盤儲(chǔ)存等技術(shù)，積累、歸檔、管理檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化的工作體系。電子檔案室的管理要求有相適應(yīng)的管理制度、軟硬件配套設(shè)施及信息資源共享。第二十二頁，共三十六頁。電子檔案室的建設(shè)內(nèi)容軟硬件平臺(tái)建設(shè)借助成套服務(wù)器：“大型文件資料區(qū)”的網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，滿足電子檔案管理所需的大容量存儲(chǔ)、共享服務(wù)、海量查詢需求。終端管理計(jì)算機(jī)。掃描儀：用戶紙質(zhì)檔案的電子化。光盤：存儲(chǔ)備份設(shè)備。電子檔案資源建設(shè)配備檔案管理員網(wǎng)絡(luò)保密設(shè)置：由股份辦公室網(wǎng)絡(luò)管理員設(shè)備檔案室進(jìn)入權(quán)限管理，文件設(shè)置打開密碼。制度建設(shè)重新修訂《合同檔案管理規(guī)定》明確《合同檔案電子版共享權(quán)限》第二十三頁，共三十六頁。接收資料檔案電子化的處理流程資料掃描圖像處理目錄設(shè)置設(shè)置鏈接數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)驗(yàn)收成品管理電子檔案室于9月底建成第二十四頁，共三十六頁。檔案打開和修改保密第二十五頁，共三十六頁。制度建設(shè)將檔案管理專職人員與銷售內(nèi)勤的工作重新分工，明確合同資料的收集、目錄設(shè)置、數(shù)據(jù)鏈接進(jìn)行分工，按要求進(jìn)行歸檔管理。歸檔時(shí)參照《2011年合同檔案管理。第二十六頁，共三十六頁。八、效果檢查8-10月檔案借閱/查閱情況統(tǒng)計(jì)表序號類型名稱類型存檔數(shù)借閱/查閱次數(shù)借閱率比重1借閱中標(biāo)通知書918200%32.1%2合同92223242%3運(yùn)行報(bào)告918200%小計(jì)2594查閱中標(biāo)通知書99100%67.9%5合同92217235%6技術(shù)協(xié)議89316355%7其他資料12650%小計(jì)548累計(jì)

202807399%100%第二十七頁，共三十六頁。

為檢查活動(dòng)后的效果，我們將單份資料的活動(dòng)前、后借閱或查看合同檔案所需時(shí)間進(jìn)行分析，結(jié)果對比如下表：單位：秒序號流程類型QC活動(dòng)前目標(biāo)時(shí)間QC活動(dòng)后借閱合同查閱合同1確定目標(biāo)資料要求705550502核實(shí)是否符合要求404040353確定資料編號12101054提供編號、查找原件50454005辦理借閱5035350合計(jì)

22218517590借閱：8-10月份借259份，占所有資料的32.1%，每份減少222-175=47秒查閱：8-10月份查548份，占所有資料的67.9%，每份減少222-90=132秒第二十八頁，共三十六頁。借閱效果對比柱形圖

減少10秒共減少47秒050100150200250QC活動(dòng)前目標(biāo)QC活動(dòng)后單份合同借閱時(shí)間單位：秒222秒185秒175秒減少37秒第二十九頁，共三十六頁。12451110879312222秒>185秒>90秒查閱合同效果對比圖QC活動(dòng)前目標(biāo)QC活動(dòng)后每份借閱時(shí)間減少132秒，按8-10月份查閱548份計(jì)算，共20小時(shí)。第三十頁，共三十六頁。節(jié)能增效結(jié)果統(tǒng)計(jì)

為了肯定本次QC小組活動(dòng)成果，小組于2011年12月30日組織對活動(dòng)所取得的經(jīng)濟(jì)及無形效益等指標(biāo)進(jìn)行了討論分析。一、前期投入序號類型計(jì)算方法及具體情況金額1采購設(shè)備購買掃描儀，花費(fèi)1900元。1900.002人力成本電子檔案室基礎(chǔ)建設(shè)花費(fèi)2個(gè)月，按一個(gè)人3萬元/年的薪資計(jì)算，人工工資需5000元5000.00合計(jì)

6900.00第三十一頁，共三十六頁。二、經(jīng)濟(jì)效益：99266-6900=92366.00元序號類型具體情況及計(jì)算方法金額1車輛費(fèi)用設(shè)置電子化檔案后，查閱不需親自跑跑資料室，特別是營銷中心的同事不需要開車兩地奔波，節(jié)省了車輛費(fèi)用和人工費(fèi)用，預(yù)計(jì)2000元。2000.002復(fù)印費(fèi)用工作中需將合同資料作附件，普通復(fù)印0.7元/頁，彩復(fù)2元/頁，現(xiàn)在只需提交電子版資料即可。按每年復(fù)印800頁普通、20頁彩色計(jì)算，可節(jié)省600元。600.003銀行利息及時(shí)提供資料并開具收據(jù)、發(fā)票催款，按銀行8‰平均利率計(jì)算，減少延期辦理所產(chǎn)生的利息約3萬元。30000.004人力成本8-10月數(shù)據(jù)借閱259份資料，每份節(jié)省時(shí)間47秒。刨去春節(jié)假期一個(gè)月后，一年可節(jié)省時(shí)間為：47×（259÷3×11）=44634秒。折合每天工作8個(gè)小時(shí)，QC小組把問題解決程度定為90%，總節(jié)約時(shí)間為44634÷60÷8×90%=83天。如按一個(gè)人3萬元/年的薪資計(jì)算，全年工作時(shí)間261天，可減少人力資源成本：30000÷261×83天=9540元9540.008-10月查閱資料548份，按以上計(jì)算方式計(jì)算，全年可?。?0000÷261×497天=57126元。57126.00合計(jì)99266.00第三十二頁，共三十六頁。九、鞏固措施鞏固措施二起草《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文檔管理暫行辦法