XX冷藏物流有限公司公司報銷簽字制度

公司報銷簽字制度一、報銷簽字制度：各部門人員報銷，先由各部門經(jīng)理簽字后交公司財務(wù)，財務(wù)審核后交由副總經(jīng)理簽字后予以報銷。具體運(yùn)作為：市場部簽字人、技術(shù)部簽字人、行政部簽字人。公司高層管理人員在超過報銷權(quán)限范圍的由林總簽字報銷，范圍之內(nèi)的由副總簽字報銷。所有報銷單據(jù)必須注明：報銷事由、事項參與人、經(jīng)手人、證明人等。二、報銷范圍及權(quán)限：業(yè)務(wù)人員報銷限于與業(yè)務(wù)相關(guān)的招待費(fèi)和交通費(fèi)等事項，業(yè)務(wù)人員宴請客戶須提前告知其部門經(jīng)理，具體報銷參照公司《財務(wù)管理手冊》確定；技術(shù)部人員報銷主要為工程項目的花費(fèi)，技術(shù)人員如需購買工程材料，應(yīng)提前告知副總經(jīng)理（包括具體數(shù)量、金額等）并由其審批決定；行政部人員報銷直接由財務(wù)部審核決定。三、低值易耗品及固定資產(chǎn)采購：公司實行統(tǒng)一采購制，公司日用價值500元以下的低值易耗品由行政部統(tǒng)一安排，公司購置高額固定資產(chǎn)由公司股東協(xié)商確定。廣州XX冷藏物流2002年4月23日財務(wù)制度一、發(fā)票要求1、應(yīng)向收款方收取真實、合規(guī)、合法的發(fā)票憑證；2、所取得發(fā)票，必須符合發(fā)票管理規(guī)定：各項填寫齊全如單位名稱、業(yè)務(wù)項目名稱、日期、收款人等，內(nèi)容真實完整，字跡清晰并加蓋財務(wù)印章或發(fā)票印章；3、手寫非定額發(fā)票內(nèi)容漏寫的需到原開票單位補(bǔ)填內(nèi)容，注意發(fā)票用雙面復(fù)寫紙?zhí)顚?，如票面字跡、顏色不一樣需加蓋開票單位公章，金額錯誤的則需更換發(fā)票；4、定額發(fā)票內(nèi)容一般應(yīng)由開票單位填寫，如有漏寫項目的，也可由職員本人如實填寫；5、報銷不符合規(guī)定的發(fā)票造成的損失將追究直接責(zé)任人責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者則上報公司高層處理；二、違規(guī)行為1、發(fā)生費(fèi)用時間不同，發(fā)票有連號、倒號現(xiàn)象；2、同職員或不同職員跨月報銷，發(fā)票號碼相近；3、多開發(fā)票、虛報費(fèi)用；4、以收據(jù)、白條、假發(fā)票等不合規(guī)的票據(jù)報銷；5、以過期發(fā)票報銷；6、職員本人私自補(bǔ)寫非額發(fā)票漏寫內(nèi)容；7、除以上情況外的其他違規(guī)行為；三、出外公干記錄單因業(yè)務(wù)需要外出公干發(fā)生費(fèi)用填寫，后附主管簽字確認(rèn)之工卡復(fù)印件，同一次出差費(fèi)用應(yīng)在一張報銷單中完整報銷，出差時間長填列多張公干表的需編寫頁碼。日期：按日依次填列。公干行程：按每日行程完整地填列，需與工卡相符。住宿費(fèi)：按取得的發(fā)票和電腦清單填列，發(fā)票中應(yīng)填明入住人姓名、入住時間、離店時間、天數(shù)、單價等有關(guān)要素。若發(fā)票中含不費(fèi)、餐費(fèi)（如含交際費(fèi)需填寫交際費(fèi)申請表）、洗衣費(fèi)等應(yīng)根據(jù)其清單在公干表中分項明事由填報。另外，住宿費(fèi)應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)報銷，其標(biāo)準(zhǔn)是：職員費(fèi)：只限報銷出差外地之費(fèi)用，按發(fā)生日期填列，注明收發(fā)地及內(nèi)容。汽車過路費(fèi)：使用辦事處汽車或借用他人汽車出差公干發(fā)生費(fèi)用填列。中途修車費(fèi)：同上。其他：出差外地發(fā)生洗衣費(fèi)、購物費(fèi)（后附購物申請表）、職工神福食（后附職工福食開支申請表）、汽車加油費(fèi)、停車費(fèi)、客戶零星費(fèi)用等填列此欄，按項目注明內(nèi)容及金額。備注：與公司職員一起出差不論是否由其報銷費(fèi)用都需在此攔注明，與客戶出差發(fā)生住宿費(fèi)按實際發(fā)生金額也在此欄填列（后附交際費(fèi)用申請表）。交通費(fèi)：按交通費(fèi)申請表上合計數(shù)填列。10、交際費(fèi)：按交際費(fèi)申請表加總數(shù)填列（客戶住宿費(fèi)除外）。11、出差津貼：按出差天數(shù)計算填列，其標(biāo)準(zhǔn)是：注意出差當(dāng)天來回的沒有出差津貼。12、總支出：填列前面多項費(fèi)用之加總數(shù)。四、交際費(fèi)申請表因業(yè)務(wù)需要而發(fā)生的餐費(fèi)、禮品費(fèi)、娛樂費(fèi)等填寫，送禮發(fā)票需在發(fā)票中列明具體物品，購禮之后至送出之時不得超過二天（特殊情況說明），代客戶報銷要據(jù)應(yīng)有充分理由并事先申請，待批準(zhǔn)后方可報銷（如接待來訪客戶發(fā)生住宿費(fèi)、交通費(fèi)等）。交際日期：發(fā)票日期（在日期旁邊注明交際形式，即早、中晚餐及送禮等）。宴請人員：本次交際中客戶姓名，需逐個列出人名，不能以等概之。其它人員：本次交際中所有公司職員（含申請人）姓名；經(jīng)濟(jì)效益及成果：不用填列。五、交通費(fèi)申請表因出差公干或平時業(yè)務(wù)發(fā)生交通費(fèi)填寫（發(fā)生有關(guān)貨物運(yùn)輸費(fèi)不用填本表，只需詳細(xì)填寫在零用金單上即可），注意平時車票和出差車票分開報銷。另外，銷售代表每月都有市內(nèi)定額交通費(fèi)，因此平時交通費(fèi)不予報銷（特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)除外）。事由：市內(nèi)交通費(fèi)或出差交通費(fèi)。交通工具：包括飛機(jī)、的士、大巴、中巴、輪船、火車等注意避免乘坐的士，特殊情況需在摘要欄注明。摘要：發(fā)生費(fèi)用事由包括與他人一起乘坐交通工具等，不能遺漏。六、購物申請表及購物清單因購買日常用品、辦公用品、備用藥品、樣品等填寫。注意飲用水，修理用零配件等不用填寫此表，報銷需符合規(guī)定的審批限額及開規(guī)定，購物發(fā)票上需注明詳細(xì)名稱、數(shù)量、單價或要求提供購物清單。名稱：按物品名稱分項依次填列。型號/規(guī)格：每一項物件本身有品牌、型號、規(guī)格的都需在此欄注明，如沒有的則按其花色、質(zhì)地等說明。數(shù)量、單價、金額：都需填列，缺一不可。申請、買購：報銷時，數(shù)量較多的可只填實購欄，與申請數(shù)相差大時，則兩項都要填。備注：注明購物用途、使用人等。驗收人：審核人簽字驗收。如由審核人本人經(jīng)的購物，審核人員字驗收后，還需由另一相關(guān)人員簽字證明（聯(lián)絡(luò)處購物應(yīng)由聯(lián)絡(luò)處職員驗收）。七、汽車費(fèi)用申請表因汽車所發(fā)生的用油、修理、過路過橋費(fèi)、停車費(fèi)、違章罰款等有關(guān)車的一切開支。違章罰款不論金額大小，均需經(jīng)董總經(jīng)理報銷，出差費(fèi)用不需填寫此表。摘要：注明出車鬲及停車地點表。保養(yǎng)費(fèi)：包括加氣費(fèi)、洗車費(fèi)、打臘費(fèi)等。其它：包括養(yǎng)路費(fèi)、年審費(fèi)、購汽車用物料（如直接用于汽車修則填修理費(fèi)欄）、違章罰款等。八、白單報銷申請表因業(yè)務(wù)需要無法取得證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的支出（即白單報帳），按審批限額處理，審核人員在備查薄中予以記錄，以避免重復(fù)報銷。因個人人為錯誤造成以白條單入帳（如遺失發(fā)票等）的，按總金額95%經(jīng)審核批準(zhǔn)后給予報銷。原因：詳細(xì)說明不能收取或遺失合法票據(jù)的原因。內(nèi)容：項目較多的需分項依次填寫。備注：其他應(yīng)說明的事由。九、原始憑證粘貼單發(fā)票票據(jù)較多的為美觀及安全起見可粘貼在此單上，如數(shù)量較少的可直接粘貼在以上報銷單后，注意需緊跟附在以上報銷單后，并依據(jù)報銷單內(nèi)容按日期由上而下粘貼。十、注意事項特殊情況需由他人代為報銷者，其報銷單據(jù)可以由他人代替填寫，但“申請人”欄必須由其本人簽寫認(rèn)可。審核原始憑證時，要多加留意發(fā)票日期是否漏寫或不符。填寫報銷單時，空行應(yīng)劃線，票據(jù)粘貼應(yīng)正面向上。十一、業(yè)務(wù)推廣費(fèi)發(fā)生此費(fèi)用應(yīng)事先擬訂計劃書，計劃書內(nèi)容包括推廣目的，活動安排，費(fèi)用申請，交市場部主管審核，有效審批人審批。金額較大超4000元的應(yīng)事先聯(lián)系舉辦場所電匯預(yù)付款，避免攜帶大額現(xiàn)金出外，如確需攜帶現(xiàn)金的也應(yīng)至少提前一星期申請經(jīng)會計部門批準(zhǔn)后方可支取。報銷時需附帶經(jīng)審批后的需附帶審批后的宣傳費(fèi)用表及詳細(xì)的計劃書，超支較多的應(yīng)將超支部分重新申請費(fèi)用。費(fèi)用中含餐費(fèi)的填交際費(fèi)單，參加人員姓名，公司職員姓名，統(tǒng)計人數(shù)等；購物填購物單，同一張發(fā)票中含有多項費(fèi)用支出的須填寫內(nèi)容及金額。以清單表格形式詳細(xì)列出本次推廣會各項費(fèi)用支出附在報銷單后包括項目、摘要、金額、備注、合計數(shù)等。十二、廣告費(fèi)廣告費(fèi)、廣告協(xié)議需經(jīng)會計部門核準(zhǔn)，有效審批人審批后方可行及付款。報銷時附經(jīng)審批后的宣傳費(fèi)用表、廣告合同（制作費(fèi)合同、交費(fèi)合同）、詳細(xì)支付清單。報銷單上應(yīng)注明所報銷金額占申請數(shù)的百分比，如預(yù)付款、余額全款等；制作內(nèi)容即列明屬制作費(fèi)或費(fèi)等。1000元以上開支票或要求電匯的需甜支票付款申請單，提供廣告制作公司單位名稱、開戶行、賬號等資料。經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)追收發(fā)票，避免時間拖延。十三、租賃費(fèi)新簽之租賃合同，支付租金時應(yīng)取得稅局認(rèn)可之租賃收入發(fā)票。十四、顧問費(fèi)應(yīng)按協(xié)議即時支付，并由顧問親筆驗收或顧問收條。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自給顧問報銷其他額外費(fèi)用。十五、國內(nèi)運(yùn)輸費(fèi)需取得合乎規(guī)范的運(yùn)輸裝卸發(fā)票，不得以收據(jù)入帳。十六、報銷時間說明廣辦市區(qū)職員發(fā)生費(fèi)用應(yīng)于一星期內(nèi)報銷十七、費(fèi)用預(yù)算申請辦事處個部門申請下月預(yù)算費(fèi)用應(yīng)在每月22日前將詳細(xì)費(fèi)用清單交給會計處進(jìn)行申請。1、申請費(fèi)用1.確定下月支付的費(fèi)用才申請，無法確定日期的