太陽(yáng)能工程公司-MS34 技術(shù)圖紙和檔案管理制度模版

1目的為加強(qiáng)技術(shù)圖紙、資料和檔案管理工作，做好技術(shù)保密工作，特制定本制度。2適用范圍本辦法適應(yīng)于公司所有的員工。3職責(zé)3.1技術(shù)部負(fù)責(zé)公司技術(shù)圖紙、資料整理和檔案管理體系的日常管理工作。3.2其他各部門配合技術(shù)部做好技術(shù)圖紙和檔案的管理工作。4內(nèi)容4.1資料存檔管理體系4.1.1歸檔的圖紙、文件材料必須按年立卷，部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，要分別立卷歸檔；4.1.2公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，結(jié)案后及時(shí)交資料員歸檔；4.1.3工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將借閱的圖紙、資料向資料員辦理歸還手續(xù)，經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀；4.1.4作廢、無(wú)效的文件必須及時(shí)清理上交、不得個(gè)人保留隨意亂丟；4.1.5文件發(fā)生丟失時(shí)，應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)向公司有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)交書面報(bào)告，說(shuō)明丟失原因等情況，申請(qǐng)及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)；4.1.6技術(shù)資料按單位工程收集完整后分類歸檔；4.1.7技術(shù)資料填寫要保證其真實(shí)性，存檔的資料嚴(yán)禁隨意涂改；4.1.8資料管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，借閱重要文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字。4.2檔案的立卷、收集、整理4.2.1在工程設(shè)計(jì)階段開始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理；4.2.2歸檔后，資料員應(yīng)按照工程設(shè)計(jì)年度、工程編號(hào)及工程名稱，加裝封皮、標(biāo)注案卷號(hào)后入柜保存；4.2.3檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等，資料員必須妥善保管，防止丟失和泄密；4.2.4在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫卷內(nèi)文件序號(hào)，編制文件名稱、文件號(hào)、歸檔日期、提供人等信息；4.2.5編號(hào)規(guī)定：合同編號(hào)“豫新—技術(shù)—年份—序號(hào)”，例如：YX-JS2013-01；圖紙編號(hào)“豫新—技術(shù)—第幾個(gè)項(xiàng)目—圖紙類型—序號(hào)”，例如：YX-JS05-03-01；資料編號(hào)“資料—年份—序號(hào)”（涉及其他文件編號(hào)的依次類推）。4.3檔案的保管4.3.1技術(shù)部設(shè)有資料管理員，資料員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全，圖紙、檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。所有檔案不得隨意查閱，不得置于公共場(chǎng)所。4.3.2設(shè)計(jì)藍(lán)圖保管，資料管理員應(yīng)將曬印存檔的藍(lán)圖疊成A4標(biāo)準(zhǔn)，按專業(yè)及圖紙排序裝訂成冊(cè)，立案保存，以便調(diào)審、查閱。4.3.3資料員應(yīng)對(duì)與設(shè)計(jì)有關(guān)的文字資料進(jìn)行組卷，編制目錄和備考表，標(biāo)明文字資料立案日期、頁(yè)數(shù)、與檔案號(hào)等。圖紙收發(fā)流程：階段步驟質(zhì)量要求責(zé)任人收發(fā)圖紙第1步在每份圖紙（包括傳真件和復(fù)印件）上加蓋收訖章和歸檔章,編寫收文檔號(hào)在圖標(biāo)處資料員第2步復(fù)印圖紙給各專業(yè)負(fù)責(zé)人（簽收）內(nèi)容清晰完整第3步將電子文件（PDF格式）存檔,發(fā)送給各部門領(lǐng)導(dǎo)（不用簽收）內(nèi)容清晰完整第4步在圖紙收發(fā)登記簿中登記數(shù)據(jù)登記齊全第5步請(qǐng)工程師填寫圖紙分配表并與歸檔圖紙并存歸類明確第6步按圖紙分配表復(fù)印若干份,重新填寫圖紙分發(fā)表，領(lǐng)取單位須簽字收?qǐng)D簡(jiǎn)潔第7步整理有效圖紙清單和作廢圖紙清單專業(yè)工程師配合資料員第8步將該圖紙按出圖單位歸類存檔內(nèi)容清晰完整第9步在圖紙上做出修改和作廢標(biāo)志，改簽字及時(shí)正確工程師4.3.4凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。4.3.5設(shè)計(jì)變更通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)白色書寫材料書寫并原件歸檔。歸檔文件分類：序歸檔文件歸檔文件具體分類歸檔形式1設(shè)計(jì)圖紙2設(shè)計(jì)變更通知單3工程往來(lái)文件4.4技術(shù)資料保密管理和查閱借閱4.4.1保密內(nèi)容：項(xiàng)目設(shè)計(jì)的土建、支架、電氣、監(jiān)控、防雷、接地等圖紙，包含土建、鋼構(gòu)的建筑圖和結(jié)構(gòu)圖、電站設(shè)計(jì)的原理圖、線路圖和施工安裝圖等，是需要審批借閱的保密資料，保密資料分為機(jī)密和絕密兩級(jí)。4.4.2檔案的查借閱凡因工作需要查借閱者，須辦理下列手續(xù)：4.4.2.1資料員對(duì)普通文件的查借閱情況要進(jìn)行登記。因工作需要查閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間），歸還時(shí)資料員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)部門以上領(lǐng)導(dǎo)同意，用畢即歸還。屬機(jī)密、絕密資料或檔案，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。4.4.2.2所有外發(fā)的施工文件經(jīng)部長(zhǎng)以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料員登記后簽發(fā)，以紙質(zhì)文件下發(fā)，并加蓋受控章。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密，追查相關(guān)責(zé)任人法律責(zé)任。4.4.2.3加強(qiáng)技術(shù)圖紙資料保密，圖紙使用后需要回收的文件，由簽收人負(fù)責(zé)收回。紙質(zhì)及電子版文件均不得對(duì)外公司人員發(fā)送、復(fù)印、拷貝，如確實(shí)需要，必須預(yù)先上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.4.2.4制作電站圖集，設(shè)置保密等級(jí)和使用權(quán)限，使用專用U盤管理，除經(jīng)授權(quán)外的主要設(shè)計(jì)人員外，電腦不得保留保密圖集；需要外單位設(shè)計(jì)、審核的，由相關(guān)設(shè)計(jì)人員對(duì)外辦理對(duì)應(yīng)手續(xù)。4.4.2.5施工現(xiàn)場(chǎng)圖片也要加強(qiáng)保密管理，施工現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置門崗管理，謝絕無(wú)關(guān)人員參觀，現(xiàn)場(chǎng)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)許可，不得使用相機(jī)和攝像設(shè)備進(jìn)行拍照，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即沒收或消除存儲(chǔ)影像，最大限度防止工程圖片泄密。4.4.2.6凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、退職、生病住院或借后暫