物業(yè)集團項目欠費追繳工作指引

物業(yè)集團項目欠費追繳工作指引1、目的為規(guī)范物業(yè)集團處理商戶欠費及業(yè)主欠費的操作流程，及時收取商戶及業(yè)主拖欠費用，特制定本工作指引。2、適用范圍適用于物業(yè)集團及下屬各分公司。3、職責(zé)物業(yè)服務(wù)中心為追繳拖欠費用的主要責(zé)任部門。下屬公司行政及人力資源職能部門法務(wù)人員負責(zé)處理與拖欠費用相關(guān)的法律訴訟。集團及下屬公司財務(wù)職能部門負責(zé)監(jiān)督下屬公司及物業(yè)服務(wù)中心對本指引的執(zhí)行，并根據(jù)實際情況適時調(diào)整相關(guān)操作指引和流程。4、主要內(nèi)容4.1商戶欠費各物業(yè)服務(wù)中心將下屬公司財務(wù)職能部門提供的當(dāng)月收費通知單于每月10日前發(fā)至各商戶。對于未按時交納當(dāng)月費用的商戶，客服人員于繳費日期屆滿后的10日內(nèi)發(fā)出催繳費用的欠費催繳通知書，并由商戶負責(zé)人簽收。若商戶逃場無法簽收欠費催繳通知書的，可以用郵政快遞EMS方式寄送。需要注意：商戶是企業(yè)的，收件人為企業(yè)名稱及其法定代表人或負責(zé)人姓名，商戶是自然人的，收件人為自然人姓名；收件地址為公司營業(yè)執(zhí)照上的注冊地址或自然人身份證地址；如商戶另行提供聯(lián)系地址及收件人的，同時按其提供的地址及收件人郵寄欠費催繳通知書。內(nèi)件品名一欄應(yīng)注明為欠費催繳通知書：管理費數(shù)額、其他費用數(shù)額、最后繳納的期限。寄出后應(yīng)索取并妥善保管郵寄回執(zhí)單；如郵件因無人簽收而退回，退件需妥善保管。4.1.3商戶欠費逃場后的遺留物品的處理如商戶欠費逃場后無法聯(lián)系，且商鋪內(nèi)尚有遺留物品的，由下屬公司行政及人力資源職能部門、下屬公司財務(wù)職能部門、物業(yè)服務(wù)中心對現(xiàn)場遺留物品進行清點、打包并拍照，填寫商戶遺留物品清點表，由各部門參與人員簽字確認。物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)盡量邀請公證部門或政府房屋租賃管理部門到現(xiàn)場見證物品清點過程，并在商戶遺留物品清點表上簽字確認。物品清點完畢后由下屬公司行政及人力資源職能部門安排入庫保存，商戶遺留物品清點表須與商戶檔案一并保管，以便核查。如需對遺留物品進行變賣以償還欠款的，須報責(zé)權(quán)手冊審批同意后，由下屬公司行政及人力資源職能部門、下屬公司財務(wù)職能部門、物業(yè)服務(wù)中心三方共同分工執(zhí)行。商戶欠費逃場后的處理流程：物業(yè)服務(wù)中心發(fā)逃場知會函給相關(guān)部門→下屬公司行政及人力資源職能部門、下屬公司財務(wù)職能部門、物業(yè)服務(wù)中心對現(xiàn)場遺留物品進行清點打包并拍照→下屬公司行政及人力資源職能部門安排入庫保存→下屬公司財務(wù)職能部門出具逃場商戶欠費明細單→物業(yè)服務(wù)中心發(fā)欠費催繳通知書，并上報公司處理→商戶欠費數(shù)額達一定金額或公司審批后如決定起訴的，由物業(yè)服務(wù)中心收集相關(guān)證據(jù)材料，轉(zhuǎn)下屬公司行政及人力資源職能部門法務(wù)人員處理。4.1.4各物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)注意收集并保留商戶欠費的材料，主要包括：物業(yè)服務(wù)協(xié)議。租賃合同。雙方往來函件。最后一份收費通知單。催收租金、管理費等費用的溫馨提示。4.1.4.6欠費催繳通知書，加蓋收件日期章的郵政快遞EMS回執(zhí)單或退件。欠費及滯納金明細。已交費用清單、發(fā)票。商戶工商注冊信息單或商戶身份證復(fù)印件。商戶財產(chǎn)線索，如商戶自有房屋，車輛、廠房、設(shè)備等。物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)時刻關(guān)注商戶費用繳納情況，發(fā)現(xiàn)商戶欠費的應(yīng)及時處理，對于欠款已超過六個月或數(shù)額超過5000元的，應(yīng)立即上報公司處理，未及時上報處理導(dǎo)致公司財產(chǎn)損失的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。需要特別提示：欠費追繳訴訟時效為兩年，超過兩年或在兩年訴訟時限期限內(nèi)雖主張權(quán)利但未保留書面證據(jù)的，如商戶以超過訴訟時效為由進行抗辯的，公司追繳費用的主張將無法得到法律支持。商戶欠費數(shù)額達一定金額并經(jīng)公司決定采取訴訟方式追討欠費的，由相關(guān)部門收集好證據(jù)材料，轉(zhuǎn)送下屬公司行政及人力資源職能部門法務(wù)人員處理。4.2業(yè)主欠費物業(yè)服務(wù)中心根據(jù)下屬公司財務(wù)職能部門提供的當(dāng)月收費通知單于每月1日發(fā)至各業(yè)主，通知業(yè)主按約定的費用繳納各項費用。財務(wù)人員應(yīng)于每月5日前將業(yè)主欠費情況告知負責(zé)催繳的客服人員，由客服人員于每月10日前發(fā)出催收物業(yè)管理費、日常專項維修資金、水電費、燃氣費等公共事業(yè)費的溫馨提示。業(yè)主欠費超過三個月的，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)于次月10日前發(fā)出欠費催繳通知書，明確業(yè)主欠費的金額、滯納金、最后繳納的期限及超過該期限不繳納上述費用的法律后果等（追究違約責(zé)任，將通過法律途徑進行追討等）。4.2.4欠費催繳通知書的簽收：如業(yè)主在房屋內(nèi)居住，由業(yè)主本人簽收，業(yè)主是企業(yè)法人的，由法定代表人簽收，或由其他人員簽收后加蓋公司印章。如業(yè)主無法簽收催繳欠款通知書的，應(yīng)以郵政快遞EMS方式寄送，需要注意的是：郵政快遞詳情單上收件人地址為物業(yè)服務(wù)合同中約定地址或業(yè)主營業(yè)地址或身份證上載明的地址。內(nèi)件品名一欄應(yīng)注明為欠費催繳通知書：管理費數(shù)額、本體維修基金數(shù)額、水費數(shù)額、電費數(shù)額、燃氣費數(shù)額等、最后繳納的期限。寄出后應(yīng)索取并妥善保管回執(zhí)單；如郵件因無人簽收退回，退件需妥善保管。業(yè)主欠費的處理流程物業(yè)服務(wù)中心每季度對業(yè)主欠費情況進行統(tǒng)計→對欠費業(yè)主發(fā)催繳費用的溫馨提示及欠費催繳通知書→列欠費明細表上報物業(yè)集團處理→業(yè)主欠費數(shù)額達人民幣5000以上或經(jīng)催費小組決定起訴的，由物業(yè)服務(wù)中心提供相關(guān)證據(jù)材料，轉(zhuǎn)下屬公司行政及人力資源職能部門法務(wù)人員處理。4.2.6各物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)注意收集保留業(yè)主欠費的證據(jù)材料，主要包括：物業(yè)服務(wù)協(xié)議。入伙確認書。雙方往來函件。4.2.6.3最后一次收費通知書單。4.2.6.4欠費催繳通知書，加蓋收件日期章的郵政快遞EMS回執(zhí)單或退件。欠費及滯納金明細。業(yè)主身份證復(fù)印件。業(yè)主財產(chǎn)線索，如商戶自有房屋，車輛、廠房、設(shè)備等。物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)時刻關(guān)注業(yè)主費用繳納情況，對于欠款已超過六個月或數(shù)額超過5000元的，應(yīng)立即上報公司處理，未及時上報處理導(dǎo)致公司財產(chǎn)損失的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)主欠費數(shù)額達人民幣5000以上或經(jīng)公司決定采取訴訟方式追討