2023年協(xié)同辦公產(chǎn)品設(shè)計(jì)看這一篇就夠了（2）｜實(shí)時(shí)協(xié)同產(chǎn)品的特性-1

協(xié)同辦公產(chǎn)品設(shè)計(jì)，看這一篇就夠了（2）｜實(shí)時(shí)協(xié)同產(chǎn)品的特性在「協(xié)同」辦公場景越來越豐富，功能越來越強(qiáng)大的今日，只要有網(wǎng)絡(luò)，人們就能夠?qū)崿F(xiàn)多?、跨地域、多終端實(shí)時(shí)溝通協(xié)作。這其中，協(xié)同辦公產(chǎn)品起到了關(guān)鍵性的作用。

除了易學(xué)性、效率、有用性、容錯(cuò)性等通用的設(shè)計(jì)原則之外，協(xié)同辦公產(chǎn)品在設(shè)計(jì)上還有什么特殊要關(guān)注的嗎？

我們從多個(gè)協(xié)同辦公產(chǎn)品的實(shí)戰(zhàn)閱歷動(dòng)身，發(fā)覺并總結(jié)出兩類典型協(xié)同辦公產(chǎn)品的系列特性，并通過實(shí)際案例闡述了針對(duì)這些特性的設(shè)計(jì)思索。他們分別是:以在線協(xié)同文檔（美事文檔）為代表的實(shí)時(shí)協(xié)同工具，和以項(xiàng)目協(xié)同（58云效）和任務(wù)協(xié)同EHR為代表的流程類協(xié)同工具。

由于他們既存在協(xié)同辦公產(chǎn)品特有的共性，又在各自的場景中體現(xiàn)出明顯的差異性，為了能敘述得更加詳盡，我們的文章會(huì)分成上中下三篇。今日要共享的是其次篇——實(shí)時(shí)協(xié)同產(chǎn)品的特性。

一、實(shí)時(shí)協(xié)同產(chǎn)品的特性

實(shí)時(shí)協(xié)同，也就是在線協(xié)同，是指多人在同一工作界面達(dá)成同一目標(biāo)或完成某一大事。常見的協(xié)同工具有協(xié)同文檔、協(xié)同繪圖軟件等。作為協(xié)同工具，有簡單而繁多的功能，具有肯定的學(xué)習(xí)成本，因此需要設(shè)計(jì)清楚簡潔的協(xié)同編輯界面，關(guān)心用戶更好地理解和使用協(xié)同編輯功能。

實(shí)時(shí)協(xié)同工具的操作界面布局通常分為頂部或左右的導(dǎo)航或工具欄（圖中1、2、4），依據(jù)協(xié)同工具的力量承載用戶常常使用的功能操作；中間區(qū)域則是編輯工作界面（圖中3），為用戶供應(yīng)協(xié)同編輯交互的主要區(qū)域。

本文通過設(shè)計(jì)閱歷針對(duì)實(shí)時(shí)協(xié)同工具的討論，為大家總結(jié)了以下四大設(shè)計(jì)特性，以此保證在設(shè)計(jì)過程中充分考慮到用戶使用體驗(yàn)，提高協(xié)同編輯效率和質(zhì)量，供大家參考。

01成員狀態(tài)可見性

與其他協(xié)作工具不同的是，實(shí)時(shí)協(xié)作需要用戶在同一工作界面完成工作。當(dāng)工作界面承載多人協(xié)作時(shí)，需要保證全部人操作時(shí)間、所在位置、操作狀態(tài)、用戶進(jìn)出工作界面狀態(tài)的可視性，以此來追蹤和跟進(jìn)全部用戶的進(jìn)度和內(nèi)容，保證工作順當(dāng)推動(dòng)，我們可以通過設(shè)計(jì)手段來保證狀態(tài)的可見性。

（1）參加協(xié)作的用戶

我們可以設(shè)計(jì)一些視覺元素來關(guān)聯(lián)用戶，讓用戶了解工作界面中操作進(jìn)行中的用戶都分別對(duì)應(yīng)哪些視覺元素，能簡潔清楚關(guān)心用戶了解其他用戶的狀態(tài)。例如：在導(dǎo)航上通過頭像、色塊等關(guān)聯(lián)關(guān)系動(dòng)態(tài)展現(xiàn)當(dāng)前工作界面內(nèi)的用戶，讓協(xié)作用戶把握當(dāng)前工作界面內(nèi)“人”的基本狀況，并承載全部協(xié)作用戶的管理、操作時(shí)間、位置記錄。

（2）協(xié)作內(nèi)容定位設(shè)計(jì)

對(duì)于協(xié)作人共同產(chǎn)出的內(nèi)容，需要用戶快速辨別出哪些部分是誰產(chǎn)出的，需要對(duì)協(xié)作人的操作位置、操作內(nèi)容進(jìn)行定位和查找，才能達(dá)成高效協(xié)作的目標(biāo)?？梢允褂妙伾珮?biāo)記或動(dòng)態(tài)圖標(biāo)等方式，突出顯示正在編輯的區(qū)域。同樣，內(nèi)容和位置的定位也可以通過設(shè)計(jì)進(jìn)行可視化來關(guān)心用戶在工作界面內(nèi)將“內(nèi)容”與“人”進(jìn)行關(guān)聯(lián)，突出顯示正在編輯、已完成編輯的區(qū)域。

02互不干擾性

多人協(xié)作時(shí)，存在操作相互干擾的可能性。對(duì)比操作后內(nèi)容的丟失，我們需要提前防止操作的干擾給用戶帶來損失，盡可能保證用戶在工作界面操作的專注性和操作沖突的容錯(cuò)性。多個(gè)用戶同時(shí)編輯同一個(gè)內(nèi)容時(shí)，可能會(huì)消失操作的沖突，我們需要明確地給用戶提示正在沖突操作，通過合理的布局提示、引導(dǎo)信息信息展現(xiàn)，甚至可以為用戶供應(yīng)沖突后的解決方案或者容錯(cuò)提示，關(guān)心用戶快速了解沖突的狀況，做出正確的操作選擇。

（1）編輯提示

在編輯界面中，我們可以增加編輯狀態(tài)的前置提示，例如，當(dāng)在表格中明確提示哪個(gè)用戶正在操作的單元格，設(shè)計(jì)清楚的狀態(tài)提示，讓其他用戶避開操作沖突。

（2）沖突提示

假如無法避開雙方操作的沖突，要為用戶供應(yīng)損失最小的解決方案，并且告知用戶后續(xù)如何操作，避開用戶因干擾帶來的損失。例如，操作后的彈窗提示等。

03溝通準(zhǔn)時(shí)性

協(xié)作狀態(tài)下會(huì)產(chǎn)生多種形態(tài)的溝通方式，需要依據(jù)不同的協(xié)作場景選擇，能利用文本、圖片或是音視頻等力量打造高效的協(xié)作生態(tài)，以此來削減用戶頻繁跳出工作界面溝通，保證合作中信息交換和消息觸達(dá)。

（1）工作界面內(nèi)的即時(shí)溝通

當(dāng)協(xié)作用戶共創(chuàng)時(shí)，音視頻功能和協(xié)同定位進(jìn)行設(shè)計(jì)，可以關(guān)心用戶在界面內(nèi)快速完成多人的溝通，削減內(nèi)容輸出后的反復(fù)溝通。

（2）工作界面內(nèi)的留言

當(dāng)協(xié)作用戶分別創(chuàng)作時(shí)，可以通過留言、批注、提示等方式完成信息交換，便于協(xié)作用戶更快地推動(dòng)工作。

04操作預(yù)判性

協(xié)同工具包含許多簡單功能，協(xié)作人要在繁多的功能找到需要的不是一件簡單的事情。因此在設(shè)計(jì)中，需要預(yù)判協(xié)作人在工作界面中使用到的工具和場景，為協(xié)作人供應(yīng)合適工具，縮減查找路徑，以此提升協(xié)作的效率。

（1）“懂你的”工具欄

協(xié)同工具的功能繁且多，不同內(nèi)容的操作工具也不同，在設(shè)計(jì)中可以依據(jù)用戶當(dāng)前的任務(wù)，聚焦場景，預(yù)判用戶目的，為用戶供應(yīng)便捷工具。例如：在文本中插入表格時(shí)，工具欄調(diào)整為表格操作工具。

（2）手邊的工具條

除了用戶熟識(shí)且固定位置的工具，還有需要許多輕量便捷的手邊工具。手邊工具不需要用戶移動(dòng)很遠(yuǎn)的位置進(jìn)行工具的查找，即能為用戶供應(yīng)輕量便捷的操作。例如：在編輯狀態(tài)下的選中文本，預(yù)判用戶可能會(huì)進(jìn)行文字、格式等編輯的操作。

二、小結(jié)

實(shí)時(shí)協(xié)同工具在使用過程中由于目標(biāo)不同，會(huì)有產(chǎn)生出許多場景如：編輯、管理、演示等。針對(duì)不同的目標(biāo)場景我們設(shè)計(jì)的側(cè)重點(diǎn)也不相同，需要設(shè)計(jì)師們依據(jù)目標(biāo)導(dǎo)一直使用設(shè)計(jì)原則。

綜上所述，在「實(shí)時(shí)協(xié)同」這