青島市重點建設項目檔案管理專題培訓

青島市重點建設項目檔案管理專題培訓第一頁，共59頁。第一部分《青島市重點建設項目檔案管理規(guī)定》解析一、《規(guī)定》出臺的背景國家檔案局國家發(fā)展和改革委員會關于印發(fā)《重大建設項目檔案驗收辦法》的通知（檔發(fā)[2006]2號）山東省檔案局山東省發(fā)展和改革委員會關于印發(fā)《山東省重大建設項目檔案驗收辦法》的通知（魯檔發(fā)[2006]40號）第二頁，共59頁。1、加強項目檔案管理的必要性（1）確保項目檔案管理與項目建設“三同步”下達項目實施計劃與對檔案工作提出要求同步；檢查項目進度與檢查項目文件材料形成、積累同步；驗收、鑒定項目與檢查、驗收相關檔案同步。

（2）確保建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)，為項目運行、管理提供科學依據。第三頁，共59頁。2、加強項目檔案管理的目的

規(guī)范全市重點建設項目檔案管理，更好地為全市經濟建設服務二、《規(guī)定》的重要意義

《青島市重點建設項目檔案管理規(guī)定》，是建設項目檔案工作中具有突破性的重要文件。

1、《規(guī)定》使項目檔案管理規(guī)范化、制度化第四頁，共59頁。2、《規(guī)定》明確了各職能部門和有關單位在項目檔案管理中的職責

3、《規(guī)定》具有廣泛的指導意義三、《規(guī)定》的貫徹執(zhí)行

1、加強宣傳，積極貫徹

2、齊抓共管，認真落實第五頁，共59頁。四、《規(guī)定》有關問題的理解我局組織征求意見，經過反復修改，于2006年12月28日正式聯(lián)合印發(fā)。共七章（35條）五個附件。

1、制定依據

2、“重點建設項目”的具體界定

3、“項目檔案管理職責”的界定第六頁，共59頁。4、項目檔案管理的要求5、項目檔案的登記6、項目檔案的驗收（1）項目檔案驗收是項目整體驗收的前提條件（2）驗收時間安排（3）驗收的組織工作第七頁，共59頁。

（4）驗收形式：專項驗收、有關人員列席（5）檔案驗收數量：（6）驗收依據：附表3《驗收標準》，主要包括三個方面：項目檔案的管理體制（20分），項目的完整、準確、系統(tǒng)性（60分），項目檔案的安全管理（20分）。其中業(yè)務建設是重點（7）驗收等級的確定：優(yōu)良、合格、不合格（明確規(guī)定：不合格項目不得進行整體竣工驗收）第八頁，共59頁。（8）驗收備案：與基建程序結合起來7、項目檔案的移交對項目檔案移交的流向、數量、時間、手續(xù)都有明確要求。移交前，監(jiān)理單位和建設單位技術人員要對項目檔案進行審核把關。移交時，要嚴格履行檔案移交的有關要求，編制項目檔案移交說明、移交目錄、移交清單等，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。其中，項目檔案移交說明包括項目概況、項目檔案概況及其他需要說明的問題。

第九頁，共59頁。8、獎勵與處罰9、附則第二部分重點建設項目材料收集、檔號編寫、整理基建項目檔案：基本建設項目檔案是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件材料。第十頁，共59頁。一、基建項目文件材料歸檔范圍前期準備、建設實施、竣工驗收、投入運行及改擴建階段

（一）前期準備階段（前期文件）

基建程序：預選址——立項——土地、環(huán)保預審——規(guī)劃選址，申領“選址意見書”——申請前期工作項目計劃——核發(fā)“建設用地規(guī)劃許可證”——項目方案設計、申辦用地手續(xù)——初步設計方案審核——消防、排水等部門審查意見——核發(fā)“建設工程規(guī)劃許可證”——招投標、施工圖審查——繳納相關費用——辦理質監(jiān)、安監(jiān)等手續(xù)——資金審計等——申領“建筑工程施工許可證”——驗線開工——工程竣工驗收、竣工備案第十一頁，共59頁。1．立項文件。包括：項目建議書，項目建議書審批意見及前期工作通知書，可行性研究報告及附件、可行性研究報告審批意見、計劃任務書及批復等等。2．建設用地、征地、拆遷文件。包括；建設用地規(guī)劃許可證及其附件，國有土地使用證等等。3．勘察、測繪、設計文件。包括：工程地質勘察報告，水文地址勘察報告，有關行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、衛(wèi)生等）批準文件或取得的有關協(xié)議，政府有關部門（規(guī)劃、環(huán)保、消防、市政、排水等）對施工圖設計文件的審批意見，規(guī)劃定點文件（建筑紅線圖和道路紅線圖）等等。第十二頁，共59頁。4．招投標、中標及合同文件。包括：勘察設計招投標文件，中標通知書，勘察設計承包合同；施工招投標文件，中標通知書，施工承包合同；監(jiān)理招投標文件，中標通知書，監(jiān)理委托合同。5．開工審批文件。包括：建設項目列入年度計劃的申報文件，建設項目列入年度計劃的批復文件或年度計劃項目表，規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙，建設工程規(guī)劃許可證及其附件，建設工程施工許可證，工程質量監(jiān)督手續(xù)（準予開工通知書、工程質量監(jiān)督員通知書、工程質量目標管理責任書、無使用功能質量通病住宅工程責任書、工程檢測通知書）等。第十三頁，共59頁。6．財務文件。包括工程投資估算材料，工程設計概算材料，施工圖預算材料，施工預算等7．建設、施工、監(jiān)理機構及負責人。包括工程項目管理機構（項目經理部）及負責人名單，工程項目監(jiān)理機構（項目監(jiān)理部）及負責人名單，工程項目施工管理機構（施工項目經理部）及負責人名單。第十四頁，共59頁。（二）建設實施階段1、施工單位（施工文件）（1）土建

a施工技術管理

圖紙會審審圖工作必須在開工前，接到圖紙后五天內完成。圖紙會審由建設單位主持，設計和施工單位參加，實行監(jiān)理的工程必須有監(jiān)理單位參加。形成記錄并加蓋公章。設計變更（洽商）記錄變更應按專業(yè)分別辦理，按時間先后編號，內容必須明確具體，必要時應附圖，由建設、設計、監(jiān)理、施工單位的項目負責人簽認。施工組織設計、施工方案施工前編制完成必須履行審批手續(xù)，發(fā)生變更應有變更手續(xù)并進行交底。第十五頁，共59頁。

開工報告項目經理填寫開工報告，建設單位項目技術負責人和監(jiān)理工程師填寫審查意見，建設單位項目負責人和監(jiān)理總工程師填寫審批結論。技術交底應有設計交底、施工組織設計交底、專項施工方案技術交底、分項施工技術交底、“四新”技術交底、設計變更技術交底。各項交底應有文字記錄，交接手續(xù)齊備。

施工日志應從工程開始施工至工程竣工止，記載的內容必須連續(xù)和完整。施工日志按土建、水暖、電氣、通風空調、電梯專業(yè)分別記載。

第十六頁，共59頁。b材質證明材料凡工程使用的原材料、半成品、成品均應提供出廠質量證明書、合格證、備案證等，并對進場材料全部或抽樣進行外觀質量驗收檢查，形成記錄。凡工程使用的新材料、新產品、新工藝、新技術，需有鑒定證明書，并應有產品質量標準、使用說明和工藝要求。在使用前按其質量標準進行檢驗。所有的質量證明書應有生產廠家質量檢驗部門的蓋章。按規(guī)定應復試項目應符合國家規(guī)范、標準規(guī)定，復試報告要有試驗編號、見證取樣章和公章，結論明確。所有的材料質量證明書和試驗報告不允許涂改、偽造、隨意抽撤或損毀。分類做好各種材料的匯總表。合格證、見證取樣委托單、試驗報告一一對應。

第十七頁，共59頁。

鋼筋。按類別、品種、規(guī)格型號分別整理。

焊條（劑）。應有焊工操作證。水泥。質量證明書應有3、7天的合格證和28天的強度補報單。磚（砌塊、墻板）。防水材料。應有防偽認證標志。構件。骨料。外加劑。必須有防偽認證標志。裝飾裝修材料（內外墻面、吊頂、室內裝飾用品及配套設施、建筑門窗、絕熱材料及其制品等）。其它資料（工程物資進場報驗表，材料、構配件進場驗收記錄等）。第十八頁，共59頁。c施工試驗記錄土壤試驗報告土壤試驗包括場地、地基、基槽、房心等的素土、灰土、砂石、沙的回填。應按規(guī)范要求繪制回填土取點平面圖，分段、分層取樣，各層、段取樣點起止標高標示應完整、清晰、準確，與土壤干密度試驗報告各點一一對應。

砂漿試驗砂漿試驗包括砌體、地面、孔道灌漿、冬期施工等留置的砂漿試塊，承重結構的砌筑砂漿試塊應按規(guī)定實行見證取樣和送檢。應按規(guī)范要求確定砂漿配合比。工程中各品種、各強度等級按規(guī)范要求留置試塊，按同一品種、強度等級、配合比為一驗收批進行統(tǒng)計評定。

第十九頁，共59頁。

混凝土試驗混凝土試驗包括基礎、結構墻柱、梁板、構造柱、圈梁、梯段、地面工程、冬期施工的混凝土試塊，承重結構的混凝土抗壓強度試塊，應按規(guī)定實行見證取樣和送檢?，F場攪拌混凝土應按規(guī)范要求確定混凝土配合比,有抗?jié)B要求的應有抗?jié)B配合比報告，預拌混凝土應有實驗室簽發(fā)的配合比通知單，工程中各強度等級按規(guī)范要求留置試塊，按分部或分段進行強度等級統(tǒng)計評定。防水混凝土既要有強度試驗報告，還要有抗?jié)B試驗報告。預拌混凝土應有出廠合格證，要在現場澆注地點取樣，標養(yǎng)28天的試件做為強度評定依據。同一強度等級的同條件養(yǎng)護試件，其留置的數量根據混凝土工程量和重要性確定，不應少于3組，不宜少于10組。冬期施工應增設不少于兩組與結構同條件養(yǎng)護的試塊，分別用于檢驗受凍前的混凝土強度和轉入常溫養(yǎng)護28天的混凝土強度?，F場標養(yǎng)試件要有測溫、濕度記錄，同條件養(yǎng)護試件應有測溫記錄。第二十頁，共59頁。

鋼筋焊接試驗常用鋼材焊接形式有電阻點焊、閃光對焊、電弧焊、電渣壓力焊等等。從事鋼筋焊接施工的焊工必須持有焊工考試合格證，才能上崗操作。工程焊接之前施焊的焊工應進行現場條件下的焊接工藝試驗，經試驗合格后，方可正式生產。

預應力工程試驗現場預應力混凝土試驗資料應整理在一起。預應力錨、夾具：出廠合格證明；外觀檢查記錄；硬度檢驗報告；錨具能力試驗報告。預應力鋼筋試驗資料：鋼筋冷拉試驗報告；鋼筋焊接試驗報告。預應力鋼絲鐓頭抽檢記錄：鐓頭外觀檢驗記錄；鐓頭強度試驗報告。第二十一頁，共59頁。

鋼筋機械連接試驗常用的機械連接接頭類型有：擠壓、套筒接頭、錐螺紋套筒接頭、直螺紋套筒接頭等等。接頭型式檢驗應有主管部門認可的檢測機構出具的試驗報告和評定結論。接頭的施工檢驗應按驗收批進行。第二十二頁，共59頁。d施工記錄施工測量記錄包括建筑紅線圖（規(guī)劃部門批準的建設用地地形圖），工程定位放線驗收（測量）記錄，基槽放線（驗線）記錄，樓層測量記錄。

地基釬探記錄包括釬探點平面布置圖和釬探記錄。

地基處理記錄包括地基處理方案（設計勘察部門編制，應交質量監(jiān)督部門核查、簽認備案），地基處理的施工試驗記錄，地基處理檢查記錄。

混凝土工程施工記錄承重結構混凝土、防水混凝土和有特殊要求的混凝土應有開盤鑒定和澆注申請單。施工記錄應逐日記載，內容連續(xù)完整。第二十三頁，共59頁。

混凝土施工測溫記錄包括冬期測溫記錄，混凝土試塊同條件養(yǎng)護測溫記錄（600℃.d內逐日記載），大體積混凝土施工測溫記錄、裂縫檢查記錄。結構吊裝記錄

現場預應力張拉施工記錄應附技術部門簽字、蓋章齊全的張拉設備檢定記錄。

沉降觀測記錄應委托有資質的測量單位進行。

煙道、通風道、垃圾道暢通記錄防水工程試水檢查記錄、樓地面坡度檢查記錄

建筑物垂直度、標高、全高測量記錄樣板間檢查記錄、新材料、新工藝施工記錄、工程質量事故處理記錄等等第二十四頁，共59頁。

e隱蔽工程檢查驗收材料土方工程、地基驗槽、砌體工程、鋼筋混凝土工程、地下防水工程、木結構工程、屋面工程、地面工程、裝飾裝修工程等等，按規(guī)范規(guī)定進行隱檢項目，應填寫隱蔽工程檢查驗收記錄，要有針對性、內容簡練、明了，數據準確可靠、圖示清晰，簽字手續(xù)齊備，結論性意見明確。f工程質量檢查驗收材料檢驗批、分項、分部（子分部）劃分按《建筑工程施工質量驗收統(tǒng)一標準》執(zhí)行。

檢驗批質量驗收記錄。施工員、班組長簽字，專職質檢員應按標準劃分檢驗批并做檢查評定，專業(yè)監(jiān)理工程師填寫驗收結論。

分項工程質量驗收記錄。項目專業(yè)技術負責人填寫檢查結論，監(jiān)理工程師填寫驗收結論。

分部（子分部）工程質量驗收記錄。分包、施工、勘察、設計、監(jiān)理單位共同驗收，總監(jiān)理工程師填寫驗收意見。第二十五頁，共59頁。（2）專業(yè)分包施工技術文件樁基、鋼結構、幕墻等工程，除了按施工技術管理資料的基本規(guī)定執(zhí)行外，應按各專業(yè)設計、施工質量驗收規(guī)范、規(guī)程、標準提供施工技術資料。（3）建筑給水、排水及采暖

施工技術管理與土建相似

設備、產品質量檢查（組裝）記錄。應有設備明細表，設備必須開箱檢驗和試驗。程中所使用的設備、材料必須有產品質量合格證，按規(guī)范規(guī)定進行復驗，保溫、防腐、絕熱材料應有產品質量合格證和材質檢驗報告。所有材料進場應進行外觀質量檢查驗收，形成記錄。第二十六頁，共59頁。

隱蔽工程檢查驗收記錄。應按系統(tǒng)、工序進行。直埋于地下或結構中，暗敷設于溝槽、管井、不進人吊頂內的給水、排水、雨水、采暖、消防管道和相關設備，以及有防水要求的套管；有保溫隔熱、防腐要求的給水、排水、采暖、消防、噴淋管道和相關設備；埋地的采暖、熱水管道等等。

施工試驗記錄。包括承壓管道、設備、閥門、成組散熱器等應有強度試驗記錄；灌水（室內污水管道、暗裝雨水管、開式水箱）試驗記錄；給水管道沖洗試驗；衛(wèi)生潔具盛水、通水試驗；排水管道通球試驗等等。

施工記錄。包括各種管道支架制作安裝記錄；管道安裝記錄；各種設備、器具等安裝記錄，管道、設備及配件等防腐、保溫、保冷、油漆等施工記錄；給水、排水、衛(wèi)生、暖氣工程施工記錄。

工程質量檢查驗收記錄。同土建要求。

第二十七頁，共59頁。（4）建筑電氣

施工技術管理材料同土建相似。

主要設備、材料、成品、半成品進場驗收。應有設備明細表，設備必須開箱檢驗和試驗。工程中所使用的鋼管、扁鋼、電線、電纜、各類電氣元件等必須有產品質量合格證，按規(guī)范規(guī)定進行見證試驗，所有材料進場應進行外觀質量檢查驗收，形成記錄。

隱蔽工程檢查驗收記錄。分系統(tǒng)、分層辦理驗收記錄。直埋電纜；暗配管路；不進人吊頂內的電線導管、線槽；大型燈具預埋件；利用結構鋼筋做的避雷引下線；外金屬門窗、幕墻與避雷引下線的連接；接地體的埋設與焊接；橋架、電纜溝內部的防火處理等等。第二十八頁，共59頁。

施工試驗記錄。包括絕緣電阻測試；接地電阻測試；電氣照明、動力等系統(tǒng)調試、試運行記錄。

施工記錄。包括電纜鋪設記錄；電氣設備試驗調整記錄；電動機檢查試運轉記錄；大型燈具牢固性施工試驗記錄；電氣照明器具通電安全檢查記錄；電氣設備安裝記錄等等。

工程質量檢查驗收記錄。同土建要求。第二十九頁，共59頁。（5）通風與空調施工技術管理材料同土建相似。主要設備、材料、成品、半成品進場驗收。應有設備明細表，設備必須開箱檢驗和試驗。工程中所使用的各種材料、產品和設備必須有產品質量合格證，按規(guī)范規(guī)定進行復驗。所有材料進場應進行外觀質量檢查驗收，形成記錄。

隱蔽工程檢查驗收記錄。凡敷設于暗井道，地溝及不通行吊頂內或被其他工程（如設備外砌墻、管道及部件外保溫隔熱等）所掩蓋的項目需進行隱蔽工程檢查驗收記錄。施工試驗記錄。包括制冷、空調水管道強度試驗、嚴密性試驗記錄；制冷系統(tǒng)的工作性能試驗；通風、空調系統(tǒng)調試記錄（通風、空調系統(tǒng)無負荷聯(lián)合試運轉；風量、溫度測試記錄；潔凈室潔凈度測試記錄）。施工記錄。包括設備基礎檢查驗收記錄；通、排風管道制作、安裝施工記錄；風管、風口、管架、風機、水泵、除塵器、制冷管道安裝記錄；設備、管道防腐、保溫、保冷、涂漆施工記錄等等。工程質量檢查驗收記錄。同土建要求。第三十頁，共59頁。（6）智能建筑施工技術管理材料同土建相似。

材料、設備出廠合格證、技術文件及進場試（檢）驗。應有材料、設備明細表，合格證，設備裝箱單記錄，設備單體試運行記錄，系統(tǒng)技術操作和維護手冊。所有材料進場應進行外觀質量檢查驗收，形成記錄。隱蔽工程檢查驗收記錄。

施工試驗記錄。包括系統(tǒng)電源絕緣電阻、接地電阻測試；系統(tǒng)功能測定及設備調試記錄；系統(tǒng)試運行檢測報告。

施工記錄。

工程質量檢查驗收記錄。應按專業(yè)設計、施工質量驗收規(guī)范、規(guī)程、標準提供施工技術材料。第三十一頁，共59頁。（7）電梯施工技術管理材料同土建相似。電梯設備隨機文件和進場檢查驗收記錄。應有土建布置圖；產品出廠合格證；門鎖裝置、限速器、安全鉗及緩沖器的形式試驗合格證書，裝箱單；安裝、使用維護說明書；動力電路和安全電路的電氣原理圖等等。隱蔽工程檢查驗收記錄。施工試驗記錄。施工記錄。工程質量檢查驗收記錄。應按專業(yè)設計、施工質量驗收規(guī)范、規(guī)程、標準提供施工技術資料。第三十二頁，共59頁。建設項目：

經批準按照一個總體設計進行施工，經濟上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的工程基本建設單位，一般由一個或多個具有內在聯(lián)系的工程所組成。單位工程的劃分：

具備獨立施工條件并能形成獨立使用功能的建筑物及構筑物為一個單位工程。分部工程的劃分：

分項工程應按主要工種、材料、施工工藝、設備類別等進行劃分。分項工程的劃分：

分項工程可由一個或若干檢驗批組成。檢驗批：

按同一的生產條件或按規(guī)定的方式匯總起來供檢驗用的，由一定數量樣本組成的檢驗體。

第三十三頁，共59頁。舉例：湖光山色小區(qū)為一個項目（含62個樓座）一座樓（多層）為一個單位工程（整個項目即有62個單位工程）一般包括地基與基礎、主體結構、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑給排水及采暖、建筑電氣等分部

地基與基礎分部一般包括土方、砌磚、鋼筋、模板、混凝土等分項土方分項一般包括土方開挖和土方回填2個檢驗批第三十四頁，共59頁。2、監(jiān)理單位（監(jiān)理文件）（1）監(jiān)理規(guī)劃（2）監(jiān)理實施細則（3）監(jiān)理部總控制計劃等（4）監(jiān)理月報中的有關質量問題（5）監(jiān)理會議紀要中的有關質量問題（6）三控制文件（7）分包、供貨、試驗等單位資質材料第三十五頁，共59頁。（8）監(jiān)理通知（9）工程延期報告及審批（10）費用索賠報告及審批（11）合同爭議、違約報告及處理意見（12）合同變更材料（13）監(jiān)理工作總結材料第三十六頁，共59頁。三、竣工驗收階段（一）竣工圖1、綜合竣工圖（1）總平面布置圖（2）豎向布置圖（3）室外給水、排水、熱力、燃氣等管網綜合圖（4）電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖（5）設計總說明書2、專業(yè)竣工圖（1）建筑竣工圖（2）結構竣工圖（3）裝修（裝飾）工程竣工圖第三十七頁，共59頁。（4）電氣工程竣工圖（5）給排水工程竣工圖（6）采暖通風空調工程竣工圖（7）燃氣工程竣工圖（二）竣工驗收文件1、竣工驗收文件材料（1）單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄魯JJ-075單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄魯JJ-076單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄魯JJ-077單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄魯JJ-078單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄（2）竣工驗收證明書勘察、設計、施工單位的工程質量竣工報告和監(jiān)理單位的質量評估報告（合格證明書）（E2101-1~E2102-4）

第三十八頁，共59頁。

規(guī)劃、節(jié)能、消防、環(huán)保、衛(wèi)生防疫、人防、市政排水、氣象等部門出具的工程認可文件（竣工驗收證明書）（3）竣工驗收報告和會簽表建設工程竣工驗收報告市表[備-2]

建設工程竣工驗收會簽表市表[備-8]

（4）竣工驗收備案表（包括各專項竣工驗收認可文件）青島市建設工程驗收備案表市表[備-1]該備案表所附文件目錄：工程竣工驗收備案表工程竣工驗收報告（建設單位起草）工程施工許可證施工圖設計文件審查意見工程竣工報告（施工單位起草）工程質量評估報告（監(jiān)理單位起草）單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄表建設工程竣工驗收會簽表第三十九頁，共59頁。

市政基礎設施的有關質量檢測和功能性試驗資料規(guī)劃、公安消防、環(huán)保等部門出具的認可文件或準許使用文件施工單位簽署的工程質量保修書商品住宅的《住宅質量保證書》和《住宅使用說明書》

法規(guī)、規(guī)章規(guī)定必須提供的其他文件（5）工程質量保修書，工程使用說明書（6）工程竣前報驗文件工程竣工前檢查申報表市表[監(jiān)-3]

工程竣工驗收申請市表[驗-2]

工程質量竣工報告（施工單位）工程質量評估報告（監(jiān)理單位）魯JJ-075單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄第四十頁，共59頁。

魯JJ-076單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄魯JJ-077單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄魯JJ-078單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄單位工程分部質量驗收匯總表地基與基礎工程質量驗收備案報告市表[監(jiān)-1]

（附：地基與基礎分部（子分部）工程質量驗收記錄表）主體結構工程質量驗收備案報告市表[監(jiān)-2]

（附：主體分部（子分部）工程質量驗收記錄表）屋面分部工程質量驗收記錄表規(guī)劃、消防、環(huán)保等部門的驗收意見書工程竣工驗收證明書工程質量保修書（E2105-1）住宅質量保證書（E2105-2）住宅使用說明書（E2105-3）《無使用功能質量通病住宅工程》評定表十八項功能表（略）

第四十一頁，共59頁。（7）決算書、付使用財產總表和財產明細表、審計文件（8）聲像、縮微、電子檔案（四）投入運行及改擴建階段（后續(xù)文件）

隨時形成，隨時注意收集第四十二頁，共59頁。二、基建檔案檔號編寫（按件整理）（一）JJ1——1**項目第一件材料（二）JJ1?1——1**項目前期文件第一件材料JJ1?2——1**項目施工文件第1件材料JJ1?2——16**項目施工文件第16件材料第四十三頁，共59頁。JJ1?3——1**項目監(jiān)理文件第1件材料JJ1?3——62**項目監(jiān)理文件第62件材料JJ1?4——1**項目竣工文件第1件材料JJ1?4——66**項目竣工文件第66件材料JJ1?5——1**項目運行階段材料第1件JJ1?5——16**項目運行階段材料第16件第四十四頁，共59頁。

三、基建項目檔案整理（按件整理）（一）組件1、文字材料一般以每份文件為一件。同一文件的印本與定稿、主件與附件應作為一件，不能分開，按印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

（同一事項的請示與批復各作為一件，實體盡量前后放）2、圖樣文件一般以一套為一件。（二）裝訂采用不銹鋼裝訂針、線繩、三角袋等。第四十五頁，共59頁。（三）排列

1、文件材料總體順序按階段（前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、竣工驗收文件、后續(xù)文件）結合時間、專業(yè)等順序排列。（施工文件以單位工程為單位，不同內容的材料按時間、專業(yè)等排列,同一內容的材料按隸屬關系排列，）

2、盒內文件材料的排列

（1）文字材料按事項、專業(yè)順序排列。（2）圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。（3）既有文字材料又有圖紙的，文字材料排前，圖紙排后。第四十六頁，共59頁。提示：整理中需要注意問題

總的指導思想：應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

一個項目由一個或若干個單位工程組成。以項目為單位，保持文件材料的成套性。項目文件材料應按項目前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、運行階段文件順序排列。項目前期文件可按建設程序、專業(yè)形成單位等組盒。監(jiān)理文件、施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)等組盒?？⒐D按單位工程、專業(yè)等組盒?？⒐を炇瘴募磫挝还こ?、專業(yè)等組盒。

竣工圖和編制竣工圖的依據性材料整理方法有2種：按材料種類分別整理（此種比較合理）；竣工圖和相關的依據性材料放在一起整理。第四十七頁，共59頁。（四）編號

1、以件為單位，在有書寫內容的每頁文件正面的右下角、背面的左下角，從“1”開始依次標注頁號。

2、以件為單位，在文件首頁右上方空白位置加蓋檔號章，并填寫檔號，檔號章式樣如下：第四十八頁，共59頁。（五）裝盒將歸檔文件按檔號順序裝入檔案盒，不同類目號的文件不應放入同一檔案盒。（六）填寫檔案盒脊背1、類目號：橫排填寫2、年度號：如果填寫，用阿拉伯數字3、保管期限號：填寫盒內文件保管期限的代碼，采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期”、“短期”三個不同的保管期限。4、部門（內容）填寫盒內文件材料的主要內容。5、起止件號：填寫盒內文件的起止順序號第四十九頁，共59頁。第五十頁，共59頁。（七）蓋立檔單位章在檔案盒正面橫線上加蓋立檔單位橫排印章（藍色）（八）填寫備考表

1、說明填寫盒內文件的件數及其歸檔、管理與提供利用過程中需要說明的問題。

2、整理人盒內文件整理人員簽名

3、檢查人有關部門、項目負責人或檔案管理人員簽名

4、日期填寫盒內文件整理完成的時間和檢查時間

5、備考表置于盒內文件之后第五十一頁，共59頁。第五十二頁，共59頁。（九）填寫檔案分類目錄第五十三頁，共59頁。1、序號填寫檔案在大類內的排列順序號2、檔號按檔案檔號章的檔號內容標注3、責任者填寫制發(fā)文件的組織或個人4、文（圖）號填寫文件的文號、圖號5、題名填寫文件的標題，對沒有標題或標題不確切的文件，應該據文件的內容補充或重新擬寫標題，并在補充或重新擬寫的標題外加“[]”號。6、頁數填寫每份文件的總頁數7、日期即文件形成時間。用阿拉伯數字填寫，入2002年2月2日寫作第五十四頁，共59頁。8、保管期限依據檔案保管期限表填寫文件材料的保管期限

9、位置填寫存放檔案位置的代字代號第三部分如何做好項目檔案工作一、要熟知國家有關建設項目檔案工作的法律、法規(guī)和業(yè)務標準

有關的法律、法規(guī)和業(yè)務標準，是開展項目檔案工作所必須遵循的依據。項目檔案工作人員必須熟悉和了解有關的法律、法規(guī)和業(yè)務標準，只有如此，才能在實際工作中很好地加以貫徹落實。二、要建立健全項目檔案工作的規(guī)章制度

由于一個項目往往有諸多行業(yè)和系統(tǒng)的