秘書(shū)辦公室布局與管理

秘書(shū)辦公室布局與管理演示文稿現(xiàn)在是1頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日（優(yōu)選）秘書(shū)辦公室布局與管理現(xiàn)在是2頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日二、辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容

1、我國(guó)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容⑴文書(shū)撰寫(xiě)（會(huì)議記錄等）⑵文書(shū)制作（打字、復(fù)印等）⑶文書(shū)處理（收發(fā)、傳遞等）⑷檔案管理（歸檔、管理等）⑸會(huì)議組織（準(zhǔn)備、善后等）⑹調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施等）⑺信息資料（收集、整理等）⑻信訪(fǎng)工作（來(lái)訪(fǎng)、投訴等）⑼接待工作（各種來(lái)訪(fǎng)的接待）⑽協(xié)調(diào)工作（政策等）⑾督察工作（決議的實(shí)施）⑿日程安排（各種日程）⒀日常事務(wù)（通訊值班）⒁辦公室管理（環(huán)境等）⒂其它臨時(shí)交辦的事項(xiàng)現(xiàn)在是3頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日2、國(guó)際秘書(shū)協(xié)會(huì)確定的

辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容⑴速記上司交代事項(xiàng)；⑵執(zhí)行錄音吩咐；⑶檔案管理；⑷閱讀并分類(lèi)信件；⑸以電話(huà)維持公共關(guān)系；⑹替上司定約會(huì)并記錄；⑺按上司指示完成信函；⑻在權(quán)限內(nèi)自發(fā)信函；⑼接待來(lái)訪(fǎng)賓客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自動(dòng)處理例行的事務(wù)；⑿為上司安排旅行或考察；⒀替公司賓客訂房間機(jī)票等；⒁準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料；⒂替上司收集演講等的資料；⒃協(xié)助上司準(zhǔn)備財(cái)務(wù)等報(bào)告；⒄整理并組織好粗略的資料；⒅替上司保管各種記錄；⒆協(xié)助上司搞好交稅等事務(wù)；⒇督導(dǎo)一般職員或速記員；21、搞好會(huì)務(wù)工作22、復(fù)印資料現(xiàn)在是4頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日3、我國(guó)外資、合資企業(yè)

辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容⑴、辦公室環(huán)境的布置和整理；⑵、通訊事務(wù)、電話(huà)、信函和郵件處理；⑶、執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)；⑷、照料上司身邊的瑣事；⑸、接待賓客和員工的來(lái)訪(fǎng)；⑹、記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各種信息；⑼、保管辦公室設(shè)備及用品；⑽、外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等?，F(xiàn)在是5頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日三、辦公室事務(wù)管

理工作的特征辦公室事務(wù)管理工作的特征服務(wù)性分散性專(zhuān)業(yè)性主動(dòng)性繁雜性為上司服務(wù)工作分散涉及面廣為組織服務(wù)為公眾服務(wù)人員分散獨(dú)立性專(zhuān)業(yè)性現(xiàn)在是6頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日第二節(jié)辦公室布局與管理現(xiàn)在是7頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日一、辦公室布局1、封閉式布局。第一、封閉式布局的含義是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內(nèi)部各職能部門(mén)獨(dú)立安排在一個(gè)個(gè)小房間內(nèi)，組成一個(gè)個(gè)小辦公室?，F(xiàn)在是8頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是9頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日第二、辦公室封閉式布局的優(yōu)點(diǎn)比較安全、可以鎖門(mén)。易于保證工作的機(jī)密性。易于員工集中注意力，以便從事細(xì)致或?qū)I(yè)性工作。易于保證隱私。由此看出，辦公室封閉式布局可以加強(qiáng)辦公室的空間環(huán)境、視覺(jué)環(huán)境、聽(tīng)覺(jué)環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境管理。現(xiàn)在是10頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日第三、辦公室封閉式布局的缺點(diǎn)空間環(huán)境方面：費(fèi)用高，墻門(mén)走廊等占用的空間多并要裝修。視角環(huán)境方面：難于監(jiān)督工作人員的活動(dòng)。聽(tīng)覺(jué)環(huán)境方面：難于交流，員工被分隔開(kāi)，易感覺(jué)孤獨(dú)。現(xiàn)在是11頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

2、開(kāi)放式布局。

就是將一個(gè)大工作間“切分”成多個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門(mén)的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開(kāi)展工作。

現(xiàn)在是12頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是13頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是14頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

不同的辦公室環(huán)境安排不僅是由秘書(shū)的工作內(nèi)容決定的，也和辦公室的管理理念、管理水平有關(guān)。開(kāi)放式辦公室中幾十人辦公，各自默默忙碌，低聲言語(yǔ)，領(lǐng)導(dǎo)可以一目了然井然有序的辦公狀態(tài)?，F(xiàn)在是15頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日二、辦公環(huán)境布置1、布置要點(diǎn)

營(yíng)造一個(gè)安靜的工作環(huán)境；

保證良好的采光、照明條件；

合理安排座位；

力求整齊、清潔。

現(xiàn)在是16頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是17頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

2、布置的原則使用同一大小的桌子。檔案柜應(yīng)與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀(guān)。采用直線(xiàn)對(duì)稱(chēng)的布置。主管的辦公區(qū)域需保留適當(dāng)?shù)脑L(fǎng)客空間。將通常有許多客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)的部門(mén)，置于入口處。主管的工作區(qū)域位于部屬座位之后方，以便于控制和監(jiān)督。現(xiàn)在是18頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

全體職員的座位應(yīng)面對(duì)同一方向布置。常用的文件與檔案，應(yīng)置于使用者附近。應(yīng)保持公共空間和私人空間的獨(dú)立。桌與桌之間應(yīng)留有一米左右的距離。桌位的排列，宜使光線(xiàn)由工作人員的左側(cè)射入。最常用的辦公物品應(yīng)放在伸手可及的地方。計(jì)算機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，既

要方便使用又不影響別人工作。現(xiàn)在是19頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是20頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日3、小型封閉式辦公室的布置標(biāo)準(zhǔn)：領(lǐng)導(dǎo)桌椅擺放整齊有序。電話(huà)放在左邊，電腦放在右邊。保險(xiǎn)柜、資料柜放在主人身邊或身后，柜中資料擺放整齊。沙發(fā)、飲水機(jī)、報(bào)架等要求方便來(lái)賓。有綠色植物美化空間。（基本要求：主要面對(duì)來(lái)人方向就坐。為來(lái)訪(fǎng)者準(zhǔn)備一把椅子。辦公室優(yōu)雅、整潔、安全。電腦屏幕不要對(duì)著來(lái)人方向。）現(xiàn)在是21頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日相關(guān)的部門(mén)，應(yīng)置于相鄰的地點(diǎn)，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。將通常有許多外賓來(lái)訪(fǎng)的部門(mén)，置于入口處；倘不可能時(shí)，亦應(yīng)規(guī)定訪(fǎng)客須知，使訪(fǎng)客不至于干擾其它部門(mén)?，F(xiàn)在是22頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。應(yīng)使工作方便工作者，而非工作者方便工作，并使工作者的移動(dòng)，減少到最小的限度。主管座位應(yīng)位于部屬座位之后方，使主管易于觀(guān)察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情?，F(xiàn)在是23頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日使全體職員的座位面對(duì)同一方向，不可面對(duì)面。自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。避免在總辦公室相鄰之處，設(shè)私人辦公室，因其易切斷總辦公室的自然光。勿使職員面對(duì)窗戶(hù)、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線(xiàn)上。采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其易于架設(shè)，且能隨意重排。裝設(shè)充分的地板電源插座，使辦公室設(shè)備與機(jī)器夠插用?，F(xiàn)在是24頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

4、大型開(kāi)放式辦公室布置標(biāo)準(zhǔn)：中央?yún)^(qū)擺放四人一套的組合辦公桌椅。辦公桌上左擺電話(huà)，右擺電腦。文件柜放置于桌面下。公用設(shè)備擺放在四周?；疽螅弘娫簇?fù)荷安全。整潔。便于監(jiān)督?，F(xiàn)在是25頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日5、小會(huì)議室布置標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議桌多為橢圓形，中間擺放鮮花。椅子靠背要高。墻面上掛上地圖等。有招待用茶具。基本要求：整潔舒適?，F(xiàn)在是26頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

三、辦公室的視覺(jué)環(huán)境管理

1、辦公室內(nèi)的覆蓋物

（1）有效地使用顏色。特定的顏色促進(jìn)平靜的工作氣氛。紅色會(huì)讓人激動(dòng)，藍(lán)色則讓人平靜；心情郁悶的人容易從紅色當(dāng)中產(chǎn)生激情，在藍(lán)色中更感到壓抑和寂寞。

辦公室不好的顏色：幾種辦公室的典型形象：機(jī)關(guān)里灰白的墻壁、棕色的桌椅，讓人感到沉悶；寫(xiě)字樓里雪白的墻壁、青灰色的桌椅，又讓人感到呆板。（2）顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致。搭配好辦公室里的色彩，主要應(yīng)考慮以下5方面的因素。一、低矮的辦公室用淺色。二、背陰的辦公室用暖色。三、創(chuàng)意人員的辦公室用亮色。四、領(lǐng)導(dǎo)座椅顏色要更深。五、會(huì)議室與辦公室的風(fēng)格要不同。

現(xiàn)在是27頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是28頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是29頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是30頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是31頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是32頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是33頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

2、照明

（1）辦公室照明方式辦公室內(nèi)自然光、人造光源的強(qiáng)度、色彩直接對(duì)工作人員的視覺(jué)器官產(chǎn)生影響，進(jìn)而對(duì)工作人員的工作情緒、工作效果產(chǎn)生影響。

（2）正確選擇光源

在辦公室照明中應(yīng)盡量采用自然光做光源，這不僅有利于節(jié)約能源和費(fèi)用，更重要的是自然光明亮柔和，對(duì)人體的生理機(jī)能有良好的影響。人工光源在辦公室照明中只應(yīng)作為補(bǔ)充性的照明光源，與自然光源結(jié)合運(yùn)用。

現(xiàn)在是34頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

（3）光亮設(shè)計(jì)的原則：

避免用一個(gè)發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源的強(qiáng)度；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。現(xiàn)在是35頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

四、辦公室的聽(tīng)覺(jué)環(huán)境管理聽(tīng)覺(jué)環(huán)境指辦公室所處的有益或有害聲音.消除噪音的來(lái)源。用吸音的材料以減少噪音的影響。適量音樂(lè)的播放?，F(xiàn)在是36頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日六、辦公室的保健與安全環(huán)境管理

1、保?。ㄆ诮】禉z查＊灌輸衛(wèi)生知識(shí)。＊采取疾病預(yù)防＊保持環(huán)境整潔。＊推行健康運(yùn)動(dòng)＊舉辦康樂(lè)活動(dòng)。

現(xiàn)在是37頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

2、安全管理（1）樹(shù)立安全意識(shí)掌握基本的法律知識(shí)，用法律保護(hù)自己的合法勞動(dòng)權(quán)益；上崗前認(rèn)真學(xué)習(xí)并自覺(jué)遵守有關(guān)安全生產(chǎn)、勞動(dòng)保護(hù)的規(guī)定和本組織有關(guān)的規(guī)章制度；細(xì)心檢查并主動(dòng)識(shí)別存在于工作場(chǎng)所及機(jī)器設(shè)備等的隱患，并及時(shí)排除或向上司報(bào)告，盡快解決，以維護(hù)好健康安全的工作環(huán)境?，F(xiàn)在是38頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日（2）識(shí)別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門(mén)、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開(kāi)辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門(mén)等。辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線(xiàn)不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等?，F(xiàn)在是39頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

(2)識(shí)別辦公室安全隱患辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線(xiàn)磨損裸露，拖曳電話(huà)線(xiàn)或電線(xiàn)，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂猓瑥?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)等。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過(guò)時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等.現(xiàn)在是40頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日（3）進(jìn)行安全檢查

包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：

要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。例如計(jì)算機(jī)不能工作了，就應(yīng)填“設(shè)備故障表”，如果計(jì)算機(jī)仍能操作，但屏幕被強(qiáng)光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫(xiě)“隱患記錄及處理表”?，F(xiàn)在是41頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日隱患記錄及處理表序號(hào)時(shí)間地點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的隱患造成隱患的原因隱患的危害和后果處理人采取的措施111月4日研發(fā)部靠窗一排電腦屏幕耀眼無(wú)窗簾遮陽(yáng)有損眼睛行政主管張強(qiáng)安裝窗簾211月19日研發(fā)部一名外來(lái)人員沒(méi)有訪(fǎng)客胸卡接待人員離崗有安全和失密隱患行政主管張強(qiáng)強(qiáng)調(diào)接待處職責(zé)要求311月25日研發(fā)部周末5號(hào)文件資料柜未鎖負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開(kāi)會(huì)失密隱患研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng)周一部務(wù)會(huì)上強(qiáng)調(diào)現(xiàn)在是42頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日設(shè)備故障表時(shí)間發(fā)現(xiàn)人設(shè)備名稱(chēng)何故障維修要求維修負(fù)責(zé)人現(xiàn)在是43頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日（4）安全管理重點(diǎn)

＊防盜在辦公大樓內(nèi)應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的保安人員24小時(shí)值班。

＊防火火災(zāi)首重預(yù)防，電器電線(xiàn)應(yīng)作定期檢查，以防走火跑電引起火災(zāi)。

＊防止意外傷亡為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進(jìn)行防止意外事故的教育，使之平時(shí)養(yǎng)成安全的工作習(xí)慣。

現(xiàn)在是44頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

技能訓(xùn)練

下列問(wèn)題哪些屬于設(shè)備故障，哪些屬于辦公隱患：

過(guò)度擁擠；打滑的地板；家具或設(shè)備的突出的棱角；柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西；轉(zhuǎn)椅無(wú)法調(diào)節(jié)高度；電線(xiàn)拖曳太長(zhǎng)；未接地線(xiàn)的設(shè)備；電路負(fù)荷太大；消防栓無(wú)法打開(kāi)；碎紙機(jī)沒(méi)有安全使用說(shuō)明；傳真機(jī)卡紙。

現(xiàn)在是45頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日實(shí)訓(xùn)五人一組，根據(jù)要求為公司主管安排辦公室的布局，繪制辦公室座位布置圖，并演示面積、設(shè)備及工作人員要求：辦公室面積：14平方米，北面有一窗戶(hù)。辦公人員：主管1人，秘書(shū)1人，下屬3人。辦公設(shè)備：文件柜、5臺(tái)電腦、5張辦公桌、沙發(fā)?，F(xiàn)在是46頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日知識(shí)歸納

一、辦公環(huán)境布局的程序（1）根據(jù)部門(mén)的工作內(nèi)容與性質(zhì)，確定是采用開(kāi)放式布局還是封閉式布局；（2）按人員職數(shù)及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大?。ㄒ蚬ぷ餍再|(zhì)而異，一般而言，人均辦公空間大者3～10平方米，普通者1.5～8平方米即可）；（3）明確部門(mén)和人員職責(zé)，按部門(mén)及各員工間的關(guān)系，決定其位置；（4）根據(jù)工作需要，決定所需的家具、桌椅及相關(guān)辦公設(shè)備并列表記載；（5）繪制辦公室座位布置圖，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后依圖布置?，F(xiàn)在是47頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日二、辦公環(huán)境布置的具體要求（1）辦公場(chǎng)所應(yīng)遠(yuǎn)離嘈雜之地，以保持安靜。需要使用嘈雜設(shè)備的單位，應(yīng)設(shè)于偏僻之處，以避免干擾其他部門(mén)。（2）工作聯(lián)系緊密的部門(mén)和人員，應(yīng)置于相鄰的位置，便于溝通聯(lián)系。（3）工作流程強(qiáng)的單位，各辦公單元應(yīng)按流程順序布置，避免倒退、交叉以提高效率。（4）公告板、公示欄需刊載內(nèi)部人員的周知事項(xiàng)，應(yīng)置于出入辦公場(chǎng)所的必經(jīng)之地。（5）自動(dòng)飲水機(jī)、清潔工具等應(yīng)置于僻靜處。（6）盡量配備相同規(guī)格的桌椅、檔案柜，以增進(jìn)美觀(guān)，并促進(jìn)員工間的平等感。（7）主管應(yīng)位于部屬座位之后，以便于主管觀(guān)察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情?，F(xiàn)在是48頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日（8）盡量使全體員工面向同一方向，避免面對(duì)面。（9）光線(xiàn)要充足，自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方，自然光線(xiàn)不足的要有充足的照明光源。（10）員工的辦公桌椅和設(shè)備不可過(guò)于靠近電源與熱源。（11）裝設(shè)充足的電插座，供辦公室設(shè)備與機(jī)器使用。（12）應(yīng)預(yù)留充分的空間，為員工提供休息場(chǎng)所，也能避免過(guò)于擁擠帶來(lái)的壓抑感。現(xiàn)在是49頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日現(xiàn)在是50頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日第三節(jié)印章管理一、印章的概念

印章，向下代表著一種權(quán)力，是機(jī)關(guān)職能的合法代表，向上則要代表責(zé)任，凡是有公章或簽章的文件，領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)一定的責(zé)任，機(jī)關(guān)發(fā)文、發(fā)函、簽署合同、訂立協(xié)議、出具證明等，均要用印才合法有效。因此，印章是單位組織權(quán)力的象征和職責(zé)的標(biāo)志?，F(xiàn)在是51頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志二、印章的作用權(quán)威作用標(biāo)志作用法律作用憑證作用現(xiàn)在是52頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

三、印章的種類(lèi)、規(guī)格名稱(chēng)釋義適用范圍公章是一個(gè)企業(yè)的正式印章，標(biāo)明企業(yè)法定名稱(chēng)，是企業(yè)的標(biāo)志和象征，具有法定的權(quán)威和效力多用于正式文件和介紹信、證明信等專(zhuān)用章是指企業(yè)為開(kāi)展某一類(lèi)專(zhuān)門(mén)性業(yè)務(wù)而使用的印章，這類(lèi)印章在印文中除刊有企業(yè)的法定名稱(chēng)外，還應(yīng)刊有專(zhuān)門(mén)的用途，如“財(cái)務(wù)專(zhuān)用章”、“合同專(zhuān)用章”等這類(lèi)印章不代表整個(gè)企業(yè)，只代表企業(yè)下屬某一專(zhuān)門(mén)部門(mén)的職權(quán)

法定代表人私章又稱(chēng)為手章或領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。它是根據(jù)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其基本作用是以蓋章代替手寫(xiě)簽名。它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性銀行支票、財(cái)務(wù)預(yù)算或決算、簽訂合同或協(xié)議等，除蓋公章和專(zhuān)用章外，還須蓋法定代表人私章才能生效套印章是指按照正式印章的原樣制版而成的印章專(zhuān)門(mén)用于印制大批量文件，它與正式印章具有同等的法定效力。鋼印不用印色，利用壓力凹凸成形一般用于證明性公文或證件戳記是為標(biāo)志特定信息而使用的印章如保密章、急件章、注銷(xiāo)章等縮印是按照正常比例縮小用于印刷的專(zhuān)用公章。

只能用在小型票證上，如稅務(wù)發(fā)票及其他專(zhuān)用票等。不能作為正式印章用于介紹信或出具證明等?，F(xiàn)在是53頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日印章的規(guī)格、式樣（一）國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的印章一律為圓形。

（二）國(guó)務(wù)院的印章，直徑六厘米，中央刊國(guó)徽，國(guó)徽外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由國(guó)務(wù)院自制。

（三）各省、自治區(qū)、直轄市人民政府和國(guó)務(wù)院各部委的印章，直徑五厘米，中央刊國(guó)徽，國(guó)徽外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由國(guó)務(wù)院制發(fā)。

（四）國(guó)務(wù)院各直屬機(jī)構(gòu)的印章，直徑四點(diǎn)五厘米，中央刊國(guó)徽，國(guó)徽外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由國(guó)務(wù)院制發(fā)。（五）國(guó)務(wù)院辦事機(jī)構(gòu)的印章，直徑五厘米，中央刊國(guó)徽，國(guó)徽外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由國(guó)務(wù)院制發(fā)。

2現(xiàn)在是54頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日（六）國(guó)務(wù)院所屬事業(yè)單位及國(guó)務(wù)院直接批準(zhǔn)的全國(guó)性公司的印章，直徑四點(diǎn)五厘米或五厘米，中央刊五角星，五角星外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由國(guó)務(wù)院制發(fā)。個(gè)別國(guó)務(wù)院所屬事業(yè)單位的印章，經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)可刊國(guó)徽。

（七）國(guó)務(wù)院有關(guān)部委管理的國(guó)家局，其印章直徑四點(diǎn)五厘米，中間刊國(guó)徽，國(guó)徽外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由國(guó)務(wù)院制發(fā)。（八）國(guó)務(wù)院有關(guān)部委外事司（局）的印章，直徑四點(diǎn)二厘米，中央刊國(guó)徽，國(guó)徽外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由國(guó)務(wù)院制發(fā)。（九）國(guó)務(wù)院設(shè)置的議事機(jī)構(gòu)、非常設(shè)機(jī)構(gòu)的印章，直徑五厘米，中央刊五角星，五角星外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由國(guó)務(wù)院制發(fā)。（十）自治州、縣、自治縣、市、市轄區(qū)人民政府的印章，直徑四點(diǎn)五厘米，中央刊國(guó)徽，國(guó)徽外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府制發(fā)。

現(xiàn)在是55頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日（十一）行政公署的印章，直徑四點(diǎn)五厘米，中央刊五角星，五角星外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由省、自治區(qū)人民政府制發(fā)。

（十二）鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府的印章，直徑四點(diǎn)二厘米，中央刊五角星，五角星外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由縣、自治縣、市人民政府制發(fā)。（十三）駐外國(guó)的大使館、領(lǐng)事館的印章，直徑四點(diǎn)二厘米，中央刊國(guó)徽，國(guó)徽外刊機(jī)關(guān)名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，由外交部制發(fā)。（十四）國(guó)務(wù)院各部門(mén)和地方各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)所屬的單位，以及工廠(chǎng)、礦山、農(nóng)場(chǎng)、商店、學(xué)校、醫(yī)院等企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的印章，直徑不得大于四點(diǎn)五厘米，中央一律刊五角星，五角星外刊單位名稱(chēng)，自左而右環(huán)行，或者名稱(chēng)的前段自左而右環(huán)行、后段自左而右橫行，分別由國(guó)務(wù)院各部門(mén)和地方各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)制發(fā)，或者由國(guó)務(wù)院各部門(mén)和地方各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)另行規(guī)定制發(fā)辦法。

現(xiàn)在是56頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日印章的名稱(chēng)、文字、字體和質(zhì)料

（一）印章所刊名稱(chēng)，應(yīng)為本機(jī)關(guān)的法定名稱(chēng)。行政公署的印章，冠?。ㄗ灾螀^(qū)）的名稱(chēng)。自治州、縣、自治縣、市人民政府的印章，不冠?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）的名稱(chēng)。市轄區(qū)、鎮(zhèn)人民政府的印章和鄉(xiāng)人民政府的印章，冠市或縣（自治縣）的名稱(chēng)。印章所刊名稱(chēng)字?jǐn)?shù)多、不易刻印清晰時(shí)，可以適當(dāng)采用通用的簡(jiǎn)稱(chēng)。

（二）民族自治地方的人民政府印章，應(yīng)當(dāng)并刊漢文和相應(yīng)的民族文字。

（三）印章的印文，使用宋體字和國(guó)務(wù)院公布實(shí)行的簡(jiǎn)化字。

（四）印章質(zhì)料，由制發(fā)機(jī)關(guān)自定。

現(xiàn)在是57頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日四、印章的管理印章的管理包括：印章的刻制、頒發(fā)、啟用、保管、使用、停用等印章的使用操作流程：用印申請(qǐng)用印簽批用印登記用印監(jiān)督正確用印現(xiàn)在是58頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日1、印章的刻制及啟用

嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定刻制，不得擅自更改;必須執(zhí)單位證明及公安部門(mén)的批準(zhǔn)證明，到指定的刻字單位刻制。啟用時(shí)一般由制發(fā)單位發(fā)出啟用通知，通知中蓋上所啟用印章的印模，發(fā)給有關(guān)單位保存，以備查考?，F(xiàn)在是59頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日刻制與啟用的步驟正式行文通告公司全體員工或有關(guān)客戶(hù)、機(jī)構(gòu)、部門(mén)

準(zhǔn)備刻章申請(qǐng)開(kāi)業(yè)通知等相關(guān)材料

到注冊(cè)所在地公安局辦理手續(xù)到其指定或授權(quán)的刻字社刻制。將印模交原審批的公安部門(mén)備案現(xiàn)在是60頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

動(dòng)腦筋1、11月1日，李經(jīng)理要到廣州參加一個(gè)貿(mào)易洽談會(huì)，考慮到要與多家公司洽談業(yè)務(wù)，需要帶幾張空白介紹信，可否？現(xiàn)在是61頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日2、印章的使用對(duì)需留存的材料應(yīng)在加蓋印章后，留存一份立卷歸檔。不得在空白憑證上加蓋印章。確因工作需要，由業(yè)務(wù)部門(mén)以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義頒發(fā)的憑證，需要事先加蓋機(jī)關(guān)印章或套印然后填發(fā)的，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以蓋印。蓋出的各種印章，必須保證位置恰當(dāng)、文字端正、圖形清晰。蓋章要領(lǐng)：把握標(biāo)準(zhǔn)、印泥適度、

用力均勻、落印平穩(wěn)。二〇〇九年三月二日現(xiàn)在是62頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日印章的應(yīng)用應(yīng)注意的事項(xiàng)要求具體內(nèi)容

管理印章要有制度

對(duì)什么情況下用公章，什么情況下用專(zhuān)用章，什么情況下用負(fù)責(zé)人印章都要有明確規(guī)定，并且責(zé)成專(zhuān)人管理和使用，未經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，任何人不得管理和使用印章

使用印章要慎重

要有批準(zhǔn)手續(xù)，并進(jìn)行登記。登記項(xiàng)目有用章日期、用章單位、用章經(jīng)手人、用章事由、用章批準(zhǔn)人、用章印數(shù)等

使用印章事前認(rèn)真檢查

看手續(xù)是否齊全，材料是否完備，對(duì)不合法和不合手續(xù)的可以提出異議，甚至拒絕用印

蓋章位置準(zhǔn)確

要印在文件日期上方，做到上不壓正文、下要騎年蓋月，印文字跡要端正清晰

印章必須妥善保管

須放在安全可靠的地方，或保險(xiǎn)柜中，或抽屜中，并隨時(shí)上鎖。節(jié)假日須加貼封條，以防被盜。如發(fā)現(xiàn)被盜，要馬上報(bào)案，并迅速通報(bào)有關(guān)方面現(xiàn)在是63頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日小技法

印章蓋在文末落款處，應(yīng)上不壓正文，下要“騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印時(shí)，除在規(guī)定處用印外，還應(yīng)加蓋“騎縫章”，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線(xiàn)上，以備查考。

現(xiàn)在是64頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日印章的使用流程圖：印章使用申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽批

柜中取印

妥善管理用印登記

正確用印

印章放回現(xiàn)在是65頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日

用印申請(qǐng)單

文件標(biāo)題

發(fā)往機(jī)關(guān)份數(shù)用印日期用印申請(qǐng)人（簽字）批準(zhǔn)人（簽字）備注現(xiàn)在是66頁(yè)\一共有71頁(yè)\編輯于星期日印章使用情況登記表

編號(hào)用印時(shí)間用印部門(mén)