外貿(mào)企業(yè)ERP業(yè)務流程與控制體系設計

外貿(mào)企業(yè)ERP業(yè)務流程與控制體系設計

ERP系統(tǒng)是大型的綜合管理信息系統(tǒng)，幾乎涵蓋了企業(yè)日常經(jīng)營管理的所有方面，ERP系統(tǒng)的實施必然對企業(yè)原有的管理機制、控制流程等產(chǎn)生全面的影響，基于外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營的需要，全面或在一定范圍內(nèi)采用ERP系統(tǒng)加強企業(yè)管理已成為一種必然。企業(yè)管理以財務管理為中心，因此將企業(yè)財務管理思想與ERP系統(tǒng)的流程緊密結(jié)合、提升企業(yè)內(nèi)控水平成為ERP系統(tǒng)實施的主要目標。本文著重于從ERP系統(tǒng)的流程設計出發(fā)，結(jié)合本企業(yè)實施經(jīng)驗探討在ERP環(huán)境下外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建。一、基礎流程規(guī)劃ERP系統(tǒng)實施是一個長期的分階段的過程，在當前各外貿(mào)業(yè)務的ERP系統(tǒng)實施中，基本處于整合當前企業(yè)資源的第一階段，業(yè)務與管理流程的整合是這一階段的首要任務。對外貿(mào)企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)實施的流程主要涵蓋了外貿(mào)業(yè)務、財務管理、人力資源、企業(yè)辦公、決策支持等，其中在ERP實施第一階段處于核心地位是外貿(mào)業(yè)務流程與財務管理流程的整合，其整合的質(zhì)量直接影響到信息系統(tǒng)一體化運作的效率，也是未來提升企業(yè)管理能力的基礎。(一)外貿(mào)業(yè)務流程規(guī)劃外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務流程，因經(jīng)營產(chǎn)品、客戶、地區(qū)的不同，會有一些差異，但依然有較多的共性。一般而言，外貿(mào)業(yè)務包含報價、成交、簽訂外銷合同、組織貨源、簽訂生產(chǎn)(或采購)合同、生產(chǎn)或采購、成品出入庫、儲運報關(guān)、資金收付、核銷、退稅等過程。上述流程的組織及管理，不同企業(yè)有不同的側(cè)重點。外貿(mào)企業(yè)不同于生產(chǎn)企業(yè)，其業(yè)務細節(jié)受客戶、地區(qū)影響較大，系統(tǒng)中過于體現(xiàn)細節(jié)將難以適應未來業(yè)務的發(fā)展變化。因此，在外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務流程規(guī)劃中，依據(jù)財務管理與風險控制的需要，在業(yè)務流程中選取了合同簽訂、生產(chǎn)與采購、儲運報關(guān)、資金收付作為業(yè)務流程的重要節(jié)點，進行較為細致的規(guī)劃與設計，以下筆者以所在企業(yè)業(yè)務流程為例，簡要進行介紹。1.報價成交外貿(mào)業(yè)務的起點具有一定的模糊性，一般以報價成交開始，也有跳過該過程直接以簽署合同開始的?；诖耍赓Q(mào)企業(yè)業(yè)務流程規(guī)劃中僅僅將報價、成交過程作為一個業(yè)務人員用于輔助測算的工具，并不作硬性的條款與審核控制，系統(tǒng)為業(yè)務人員報價提供匯率、退稅率、歷史成交與采購信息、費用水平預測等資料輔助決策。如某報價經(jīng)客戶同意而成交，則該部分數(shù)據(jù)可為后續(xù)流程所使用，否則僅僅作為歷史數(shù)據(jù)存檔備查。2.外銷合同外銷合同決定了外貿(mào)業(yè)務的銷售價格與數(shù)量，ERP系統(tǒng)中的外銷合同，包含了實際業(yè)務中和外商簽署的實際出口合同信息與相關(guān)的成本測算信息，系統(tǒng)中資金和物流控制，均以此為基礎。因此業(yè)務人員必須錄入真實合同中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如客戶、貿(mào)易國別、價格條件、付款方式、付款計劃、合同金額、采購明細預算等。為提高效率，業(yè)務重點數(shù)據(jù)必須錄入，后續(xù)控制所需數(shù)據(jù)可稍后補錄。依據(jù)合同數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動計算出該合同項下盈虧指標，按審批權(quán)限遞交審批，合同必須經(jīng)過審批后方能生效并提交簽署，對部分符合預設條件的合同，系統(tǒng)設定自動審批通過。合同條款變更時，必須修改合同信息重新提交審批。此處合同管理實際是對應財務管理中的“事前預算”部分，依據(jù)該部分內(nèi)容系統(tǒng)按合同與具體款號商品生成盈虧預測表，涵蓋按商品計算的利潤指標，后續(xù)經(jīng)濟事項均以此為基礎進行審核與控制。3.組織生產(chǎn)與采購外貿(mào)企業(yè)生產(chǎn)組織與物料采購所需一切單據(jù)，均須以外銷合同為基礎生成。業(yè)務部門提出物料采購的建議供貨方與價格，采購部門負責具體采購，并登記料件入庫、耗用、商檢、測試、交期等信息形成物料采購流程信息，反饋業(yè)務人員以供安排生產(chǎn)或出運。同時依據(jù)建議采購量、采購與實際采購的價差、交期延誤率等指標形成采購部門的考核數(shù)據(jù)。采購過程中的價格與數(shù)量及其耗用信息全程均由系統(tǒng)按外銷合同信息進行比對，如超出合同預算的合理范圍即發(fā)出預警信息，并要求必須提交審批，該部分的控制對應財務管理中的“事中控制”。4.成品出入庫基于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務特點，成品出運實際為由供貨商直送碼頭，事實上并不存在真正的出入庫過程，因此該部分在系統(tǒng)中以登記相關(guān)信息，打印出運所需單據(jù)為主，并不作審核控制。5.儲運報關(guān)該部分主要為單儲部門依據(jù)業(yè)務信息制單及復核業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性，儲運報關(guān)流程中單據(jù)處于核心地位，其準確性決定了業(yè)務后續(xù)事項的順利與否。故而在此節(jié)點，系統(tǒng)強化了數(shù)據(jù)核查與流程管理，保證業(yè)務數(shù)據(jù)與單證數(shù)據(jù)、實際數(shù)據(jù)的一致性、準確性，并對報關(guān)、收匯等單據(jù)建立分類跟蹤預警體系，形成儲運進程、單據(jù)流程的一覽信息，提高單儲部門的管理效能。6.資金收付外銷業(yè)務資金收付主要包含收匯結(jié)算和國內(nèi)結(jié)算，與財務部門的關(guān)聯(lián)度較大，故該流程與財務流程緊密相關(guān)，主要置于財務流程中規(guī)劃，與財務流程相對獨立的主要是結(jié)算核價過程。所謂結(jié)算核價，即是成品出運后，供貨商依據(jù)采購或加工合同向外貿(mào)企業(yè)收取貨款前雙方就成品加工或采購的價格作最終確認的過程。存在該過程的原因主要為采購及加工過程中，因工藝、設計缺陷、單耗變化、客戶要求改變等原因?qū)е聦嶋H成本與合同發(fā)生差異而需要重新確定成品采購單價。外貿(mào)業(yè)務的核價，是對此前業(yè)務成本信息的匯總，在業(yè)務流程中實際處于“事后決算”的地位。相對外銷合同而言，核價單所需信息要求更為準確詳盡，系統(tǒng)按合同、款號、商品種類等匯總在此之前發(fā)生的所有成本與外銷價格信息，由業(yè)務人員與相應數(shù)據(jù)比對后修改確認。分類采購單價、費用水平、單耗、單品利潤、相關(guān)在產(chǎn)品成本預算等主要控制指標均在合同范圍內(nèi)自動生成，并作為供貨商開票結(jié)算的依據(jù)；否則，則需按權(quán)限提交審批或重新核價。7.核銷、退稅核銷與退稅屬于業(yè)務流程的后續(xù)流程，不影響外銷業(yè)務進行，但對業(yè)務利潤的實現(xiàn)有實質(zhì)性的影響。核銷主要涉及報關(guān)、收匯、出運等單據(jù)的匯總比對，退稅主要涉及報關(guān)、結(jié)算數(shù)據(jù)的比對匹配。該流程主要以紙質(zhì)單據(jù)的手工匹配為主，信息系統(tǒng)對其效率的提高幫助并不大，故而該部分流程任務主要以單據(jù)匹配結(jié)果數(shù)據(jù)導入及差異分析為主，確保后續(xù)業(yè)務核算中退稅金額與實際入賬金額一致。(二)外貿(mào)財務流程規(guī)劃財務系統(tǒng)的設計首要原則是遵循會計準則和企業(yè)會計制度，相對而言財務系統(tǒng)的流程較為標準化，以憑證、日記賬、明細賬、總賬、報表體系為主，結(jié)合業(yè)務流程獲取相關(guān)信息，為財務管理目標服務。事實上財務流程與業(yè)務流程具有較大不同：業(yè)務流程有一條明確的主線，所有的子流程均圍繞這一主線展開，以線性管理為主；而財務流程則具有模塊化的特點，針對一個管理目標，形成了多個管理流程，不同流程間并不必然具有聯(lián)系。因此，本文不再就憑證、賬務體系介紹財務流程，而就外貿(mào)企業(yè)為實現(xiàn)特定管理目標而設的若干主要財務流程作概要介紹。1.資金流程本流程的主要目標在于資金流量管理，結(jié)合了預算管理的部分理念，按資金流動的不同性質(zhì)，分為流入、流出、結(jié)存、計劃等4個主要的子流程進行操作，其中計劃流程貫穿始終，起到數(shù)據(jù)采集與分析的作用。對外貿(mào)企業(yè)而言，資金流入的主要渠道為外匯收入，外匯權(quán)益的產(chǎn)生源于商品報關(guān)出運，因此該流程的起點為業(yè)務流程中的儲運報關(guān)。由單儲人員管理信用證、制單、交單、收匯登記，業(yè)務人員分拆認定，財務人員審核無誤后制證。主要控制點分為收匯計劃、收匯認定、逾期管理、數(shù)據(jù)修正等過程。流程中依據(jù)業(yè)務儲運狀態(tài)、收匯方式、各節(jié)點時間屬性等自動生成不同的管控數(shù)據(jù)，并隨業(yè)務進程的變化動態(tài)更新，實現(xiàn)從總體至明細，按客戶、合同、運編號、國別地區(qū)等不同維度收匯執(zhí)行情況的管控，分析差異，提供業(yè)務操作及決策依據(jù)。除收匯外，其他資金流入按其重要性也分別建立管控流程，如信貸資源、國內(nèi)收款等，在資金流入流程中，貫穿始終的是計劃與執(zhí)行情況的配套管理。資金流出主要為采購款和費用支付等，該項流程的起點為申請人提出付款申請。為防范風險，本流程控制點適當前移至付款依據(jù)，即由申請人在付款依據(jù)的基礎上提出付款申請，在各審批點根據(jù)不同的付款依據(jù)提供相關(guān)審核信息，輔助審核人決策。本流程的重點在于付款依據(jù)上，針對發(fā)票、合同、協(xié)議等付款依據(jù)分類，分析相應的數(shù)據(jù)需求，將其置入付款申請中，在不增加申請人工作量的前提下，實現(xiàn)付款的鏈式管理。系統(tǒng)按照歷史數(shù)據(jù)及業(yè)務員付款信息、單證系統(tǒng)交單信息、儲運信息及其他相關(guān)的資金類信息預測未來某一時點企業(yè)資金狀況，設定預警指標，就未來資金狀況超限提出警示，為企業(yè)相關(guān)人員制定資金使用或籌資規(guī)劃提供決策依據(jù)。資金結(jié)存主要為存款分布及使用狀況等，受限于銀行數(shù)據(jù)實時獲取權(quán)限尚未開放，當前僅能通過導入銀行數(shù)據(jù)，按日就銀行存貸款信息形成一覽表、總資金變動圖、分銀行、幣種資金變動情況，并通過匯總歷史數(shù)據(jù)，生成存款狀況、匯率等數(shù)據(jù)的歷史變動圖表。2.往來流程(1)國內(nèi)往來國內(nèi)往來管理流程的核心是通過多維度數(shù)據(jù)分析與監(jiān)控，預防壞賬風險，由此目標出發(fā)，將往來管理流程分解為基礎查詢、賬齡分析、原因分析、信用額度管理4個子流程?；A查詢側(cè)重于數(shù)據(jù)獲取，按考核單元、部門、客戶等主要核算項組合統(tǒng)計分析國內(nèi)往來情況，該查詢又分為業(yè)務數(shù)據(jù)查詢及財務數(shù)據(jù)查詢，查詢結(jié)果分析可逐層穿透，直至原始單據(jù)，在任一穿透過程均提供財務與業(yè)務數(shù)據(jù)的比對，分析差異并查明原因，保證后續(xù)分析中基礎數(shù)據(jù)的準確性。賬齡管理主要側(cè)重于當前往來款形成的時間分析，針對核銷后的往來數(shù)據(jù)，按預設的核算項統(tǒng)計超標往來項目，并向特定人員提供預警信息。原因分析重點關(guān)注往來的歷史形成，提供相應的明細信息，并可直接人工查詢。信用額度管理，即依據(jù)歷史交易情況，針對某客戶或業(yè)務人員設立一定的信用額度，往來欠款記錄必須限定在額度范圍內(nèi)。該流程主要包含信用額度的計算及額度使用狀況動態(tài)管理。(2)國外往來國外往來主要為收付匯管理，該流程貫穿于整個業(yè)務與財務操作進程中，其中財務部分主要為制證與往來分析，包含基礎查詢、賬齡分析、分拆認定管理、匯差處理等。其中基礎查詢與賬齡分析類似于國內(nèi)往來管理，不再贅述。分拆認定管理主要為復核外匯收支與對應合同、儲運編號的分拆認定情況，其準確性決定了收入及成本核算的準確程度，同時可以按合同、儲運編號、客戶等考核項反映應收應付狀況。匯差處理主要為外匯實際收付日與記賬日、損益認定日之間由于時間差異導致的匯率差，按往來賬與成本收入入賬時的數(shù)額追溯調(diào)整。通過自動化處理極大地降低了追溯原始會計記錄的工作量，提高了匯差認定的準確性。3.庫存流程因外貿(mào)企業(yè)主要出口業(yè)務基本都屬于零庫存業(yè)務，其管理的主要目標是動態(tài)管理庫存的進銷及結(jié)存狀況，及時發(fā)現(xiàn)庫存流轉(zhuǎn)中的異常情況。國產(chǎn)原材料主要用于生產(chǎn)工廠間調(diào)撥或直接銷售，其管理流程始于業(yè)務部門的采購預算，生產(chǎn)類材料的管理包含于采購預算、訂單采購、入庫、耗用、核價等業(yè)務流程及開具發(fā)票、賬務處理等財務流程中，其管理全程采用預算管理模式，即以預算單全程控制訂購、耗用及結(jié)算情況，按合同號、訂單號、商品等核算項跟蹤購入原材料的預算、使用、結(jié)算、結(jié)余、單位用量情況，在各個業(yè)務環(huán)節(jié)設定預警指標，對超量訂購、超預算耗用、超期未用材料進行預警及監(jiān)控。進口原材料管理主要用于進料加工，其管理流程始于外銷進料合同，其流程類似于國產(chǎn)原材料，所不同的是基于進口材料手冊核銷的需要，系統(tǒng)中按合同號、手冊號建立進口原材料臺賬，跟蹤進口材料的預算、進口、付匯、使用、結(jié)算、結(jié)余情況，并設置進口材料分攤子流程，將合同項下進口材料分攤至對應運編號項下，并按實際付匯匯率折算出進料成本直接或追溯計入相關(guān)出口運編號項下，同時設定預警指標，對超期未分攤、未核銷的進料進行監(jiān)控。成品管理主要用于出口銷售及國內(nèi)內(nèi)銷，基于外貿(mào)企業(yè)成品零庫存的特點，該流程相對簡單，按合同號、運編號、考核單元等維度統(tǒng)計成品的購入、結(jié)算、結(jié)余情況，設定預警指標，對超期成品進行預警提示。4.損益流程損益管理是企業(yè)財務管理中較為重要的構(gòu)成部分，是財務分析的重要構(gòu)成部分，經(jīng)過需求分析，外貿(mào)企業(yè)損益管理的主要維度為損益區(qū)間、利潤中心、考核項。損益區(qū)間是指參與分析的損益數(shù)據(jù)所處的時間段，時間段可以是時間段、月份列表、年度列表等。利潤中心指損益的核算項，可以是公司、業(yè)務部門、業(yè)務組、業(yè)務員、客戶、合同號、運編號等?？己隧椫咐麧櫋N售收入、銷售成本、費用等，損益管理的基本途徑是針對上述維度分類組合，形成所需數(shù)據(jù)源，通過表單化形式顯示，就數(shù)據(jù)結(jié)果分類統(tǒng)計，并可查詢數(shù)據(jù)明細直至憑證，形成類似下列主要損益管理流程：(1)就設定時間按考核單元、客戶、運編號、合同號、業(yè)務類別分析：利潤、銷售收入、成本、出口、換匯成本、單位利潤、進口、投資收益、內(nèi)銷、費用的構(gòu)成狀況、收匯情況、國內(nèi)往來情況。(2)就本年所有月度按考核單元、客戶、運編號、合同號、業(yè)務類別分析：利潤、銷售收入、成本、出口、換匯成本、進口、投資收益、內(nèi)銷、費用、收匯情況、國內(nèi)往來情況的構(gòu)成狀況。(3)按杜邦方式建立先整體后逐級明細的業(yè)務信息管理平臺，包含產(chǎn)品、客戶、國別、資金、銷售、利潤、代理利潤、留存利潤、在手業(yè)務、工廠結(jié)算等內(nèi)容；結(jié)合業(yè)務信息，按考核單元分析本月報關(guān)、本年報關(guān)、本月財務出口、本年財務出口、工廠未結(jié)算報關(guān)金額、未收匯金額，并可實現(xiàn)逐級查詢。(4)建立企業(yè)信息管理平臺，包含資金、利潤、銷售、趨勢預測及經(jīng)營性指標、財務指標的同比、環(huán)比分析。(5)按業(yè)務完整性原則決定業(yè)務利潤考核，按不同業(yè)務類型設定單票業(yè)務完成標志，依據(jù)考核區(qū)間將已完成業(yè)務生成業(yè)務考核數(shù)據(jù)，同時將未完成業(yè)務結(jié)轉(zhuǎn)下一考核區(qū)間。上述管理流程可基于基礎數(shù)據(jù)源任意組合，以滿足不同的管理目標。財務流程的設計，實質(zhì)上分為基礎數(shù)據(jù)流程與財務管理流程，基礎數(shù)據(jù)流程的任務是與其他業(yè)務流程相對接，獲取其他業(yè)務流程數(shù)據(jù)并進行財務加工，形成符合財務規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，生成符合標準化的財務報表；財務管理流程則是企業(yè)為實現(xiàn)自身特定的管理目標而設置，其核心是對全系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行組合分析，按管理目標進行再加工。二、控制體系ERP系統(tǒng)的控制體系設置，實質(zhì)上是基于管理目標，對相關(guān)流程中數(shù)據(jù)的綜合分析利用并進行預警。控制體系隨企業(yè)管理目標的變化而不斷修正，本文僅就當前外貿(mào)企業(yè)已建立的若干管理控制體系做簡要介紹。(一)管控模型筆者梳理出適應于外貿(mào)企業(yè)當前管理的5大管控模型：1.實現(xiàn)財務控制點前移(1)通過財務業(yè)務一體化建設，保證了業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性和可使用價值。(2)ERP系統(tǒng)依據(jù)財務制度、財務管理經(jīng)驗，在業(yè)務流程中設定財務控制預警點。(3)通過已經(jīng)發(fā)生和正在發(fā)生的業(yè)務數(shù)據(jù)，按照提前設計的財務管控模型，對數(shù)據(jù)進行分析、判斷、預警，實現(xiàn)在線的財務監(jiān)管和財務干涉，實現(xiàn)財務控制點前移。2.成本預算、票據(jù)管理、資金控制模型(1)合同簽署時制作《預算單》，實現(xiàn)單品成本預測和盈虧預測。(2)結(jié)算時，在預算單的基礎上制作核價單，實現(xiàn)預算與實際兩方面的管理和控制。(3)對單耗和加工成本進行控制，對待生產(chǎn)、待采購部分，進行可能單耗和成本的預測。(4)確定和供貨商的結(jié)算方式，從而確定雙方往來票據(jù)金額和應付款項金額，并以此數(shù)據(jù)作為控制額度，實現(xiàn)對付款時的智能控制和催票管理。3.基于單項業(yè)務的銷售費用預算和控制模型(1)通過《合同盈虧預測表》，預估直接銷售費用，如國際運保費、國內(nèi)費用等。(2)在實際費用支出時，與預算進行比對，并根據(jù)控制模型自動預警或強行止付。4.單項業(yè)務資金風險控制模型(1)基于單項業(yè)務，自動進行資金盈余的計算和控制，如果單項業(yè)務的資金盈余小于0，則自動預警或者強行止付。(2)單項業(yè)務資金虧損時，可使用考核單位滾存利潤支付，在保證資金風險控制的同時，保證了業(yè)務處理的靈活性。5.經(jīng)營駕駛艙決策模型的建立總結(jié)和提煉企業(yè)管理層的管理理念，圍繞進出口業(yè)務量、資金、庫存、利潤核算等關(guān)鍵指標，實現(xiàn)時間、部門、客戶、國別多維度的分析，為企業(yè)決策層提供不同層面的決策分析內(nèi)容。(二)進銷存管理1.銷售管理綜合ERP中的報價成交、訂購、發(fā)運、開票、收款、流程的完整銷售流程，區(qū)分普通銷售、委托代銷、分期收款、直運、零售、銷售調(diào)撥等多種類型的銷售業(yè)務，對銷售價格和信用進行三維管理，形成銷售及信用管理網(wǎng)絡(見圖1)。圖1銷售及信用三維管理網(wǎng)絡通過基于銷售訂單的全流程預算管理，監(jiān)控訂單進行過程中的利潤水平變化，及時對利潤造成重大影響的因素變動進行預警；同時以訂單為核心，對其相應的票據(jù)、應收、資金狀況進行一體化管理，保證應收應付款項的發(fā)生與實際權(quán)益的變動相一致，避免因代收代付、委托收支、預收預付等經(jīng)濟事項導致的或有經(jīng)濟糾紛。2.采購管理采購管理包含了從詢價、訂貨、到貨、入庫、開票到采購結(jié)算等流程，區(qū)分普通采購、受托代銷、分期付款、直運等多種類型的采購業(yè)務，對采購價格進行嚴格控制，對采購時間進行精細管理，對采購單據(jù)進行上下追溯，形成采購管理網(wǎng)絡(如圖2)。其管理核心是控制采購成本、管理物料周轉(zhuǎn)進程，動態(tài)監(jiān)測采購進程中物料、票據(jù)與資金的匹配狀態(tài)，監(jiān)控采購成本異動，通過物料與票據(jù)周轉(zhuǎn)進程嚴格控制預付款，并隨時與采購進程比對，保障資金安全。圖2采購管理網(wǎng)絡3.庫存管理與核算外貿(mào)企業(yè)業(yè)務以零庫存出口業(yè)務為主，故對存貨的管理要求相對較低，僅需滿足企業(yè)日常出入庫、盤點、調(diào)撥、耗用等業(yè)務需要，并對庫存量、庫存成本、周期盤點、庫齡進行實時反映和監(jiān)控。財務主要從資金的角度管理存貨的出入庫業(yè)務，核算企業(yè)的入庫成本、出庫成本、結(jié)余成本，反映和監(jiān)督存貨的入庫、耗用、結(jié)存和資金占用情況。按存貨、部門、倉庫進行核算，支持多種計價方式，自動進行出入庫成本調(diào)整，處理各種異常；自動提取存貨跌價準備，形成完整的存貨賬簿，動態(tài)反映存貨資金的增減變動，為降低庫存，加速資金周轉(zhuǎn)提供管理基礎。(三)流動資金管理1.管理模型實現(xiàn)流動資金管理的流程模塊主要涉及以下8項流程：(1)賬戶管理：銀行賬戶與內(nèi)部核算賬戶管理。(2)票據(jù)管理：對票據(jù)的購置、領(lǐng)用、作廢、報銷、催辦等進行管理。含對托收單據(jù)、承兌匯票、信用證、保證金等各環(huán)節(jié)進行管理。(3)融資管理：對貸款、貼現(xiàn)、保函、背書、信托資金劃轉(zhuǎn)等進行管理。(4)結(jié)算管理：內(nèi)部結(jié)算、外部結(jié)算。(5)資金成本核算：針對籌資支出，核算各級核算單位的資金成本。(6)額度管理：對客戶、各級核算單位實際資金額度進行管理。(7)資金預測：匯總資金收支預算情況，預測未來資金狀況。(8)資金決策及報表管理。上述流程最終形成資金管理網(wǎng)絡(見圖3)。2.主要控制手段(1)付款計劃包括：對應付款、預付款、應付票據(jù)等應付款項及工資和應付費用進行綜合管理，并對所有付款事項進行控制；對編制預算或事先預測的付款項目，提供實際付款金額和預算金額的比較，并進行控制；對超預算的付款事項進行預警管理；依據(jù)歷史現(xiàn)金流出信息，預測未來以日、周或月為單位現(xiàn)金流出；應付管理模塊中對供貨商賬戶進行控制，提供賬戶分析、預警報告、逾期清單以及靈活的信函功能，提供多種形式的對賬單和賬戶清單。圖3資金管理網(wǎng)絡(2)收款計劃包括：對應收賬款、預收賬款、應收票據(jù)、應收出口退稅以及其他應收款的綜合管理，并對所有收款事項進行反映；建立賬齡分析制度和壞賬確認、收款確認及催賬機制；提供歷史的現(xiàn)金流入信息，并預測未來的現(xiàn)金流入；結(jié)合應付的現(xiàn)金流出管理，提供歷史的現(xiàn)金流量信息，預測未來的現(xiàn)金流量。(3)資金頭寸管理包括：實時查詢企業(yè)內(nèi)部各級核算單位資金存量、資金來源及分布管理；集成賬務系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、應收/應付系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)相關(guān)流程數(shù)據(jù)，實時查詢資金成本并計入相關(guān)考核單位；對外建立與銀行、非銀行金融機構(gòu)等合作伙伴的數(shù)據(jù)處理的接口，及時接收匯率、利率、資金變動等外部信息，及時核對賬務與實際資金信息差異。(四)審批管理外貿(mào)企業(yè)審批流程應與用戶權(quán)限管理緊密結(jié)合，嚴格按照逐級審批權(quán)限，同級業(yè)務員不得互相修改查詢他人數(shù)據(jù)。系統(tǒng)按其業(yè)務部門、業(yè)務員、合同號建立索引存放數(shù)據(jù)。實現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活輸入、輸出和處理，并按層次性數(shù)據(jù)設置權(quán)限。不同部門、不同業(yè)務員間不能互訪數(shù)據(jù)，但上級可訪問下級(部門、人員)數(shù)據(jù)，所有者可訪問其合同執(zhí)行的后續(xù)數(shù)據(jù)(單證、核算等)；設有部門經(jīng)理、主管經(jīng)理簽字權(quán)限，簽字后數(shù)據(jù)將不能進行刪改。系統(tǒng)按其審批性質(zhì)分為業(yè)務審批(合同協(xié)議審批、外運單審批、核銷單領(lǐng)用審批)、付款審批(出口費用付款審批、內(nèi)購貨款付款審批、進口開證審批、進口付款審批)。業(yè)務審批實際上涉及業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。對同一合同、單證或付款等內(nèi)容，可同時進行多人