信息經(jīng)濟(jì)學(xué) 信息管理控制

信息經(jīng)濟(jì)學(xué)信息管理控制第1頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.1信息管理控制及其方法概念信息管理控制是指為了確保組織的信息管理目標(biāo)以及為此而制定的信息管理計(jì)劃能夠順利實(shí)現(xiàn)，信息管理者根據(jù)事先確定的標(biāo)準(zhǔn)或因發(fā)展需要而重新調(diào)整的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息管理工作進(jìn)行衡量、測(cè)量和評(píng)價(jià)，并在出現(xiàn)偏差時(shí)進(jìn)行糾正，以防止偏差繼續(xù)發(fā)展或今后再度發(fā)生；或者，根據(jù)組織內(nèi)外環(huán)境的變化和組織發(fā)展的需要，在信息管理計(jì)劃的執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)原計(jì)劃進(jìn)行修訂或制定新的計(jì)劃，并調(diào)整信息管理工作的部署。第2頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.1信息管理控制及其方法信息管理控制工作一般分為兩類一類是糾正實(shí)際工作，減小實(shí)際工作結(jié)果與原計(jì)劃及標(biāo)準(zhǔn)的偏差，保證計(jì)劃的順利實(shí)施；另一種是調(diào)整組織已經(jīng)確定的目標(biāo)及計(jì)劃，使之適應(yīng)組織內(nèi)外環(huán)境的變化，從而糾正實(shí)際工作結(jié)果與目標(biāo)和計(jì)劃的偏差。第3頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.1信息管理控制及其方法有什么計(jì)劃就有其相應(yīng)的計(jì)劃執(zhí)行控制，信息管理控制按照相應(yīng)的信息管理計(jì)劃可以分為信息資源管理控制和信息系統(tǒng)建設(shè)控制。信息資源管理控制可以采用直接控制，即著眼于培養(yǎng)更好的信息管理人員，使他們能夠熟練地應(yīng)用信息管理的技術(shù)和原理，能以系統(tǒng)的觀點(diǎn)來(lái)看待信息管理問(wèn)題，從而防止出現(xiàn)因管理不善而造成的不良后果。信息系統(tǒng)建設(shè)控制通常采用項(xiàng)目管理控制，重點(diǎn)把握信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程，監(jiān)控全過(guò)程，對(duì)關(guān)鍵性控制點(diǎn)進(jìn)行測(cè)量和評(píng)價(jià)，并采取相應(yīng)措施，保持計(jì)劃與實(shí)際工作結(jié)果的一致性。第4頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.1信息管理控制及其方法信息管理控制工作涉及所有信息管理者，包括原始信息生產(chǎn)者、信息加工者和信息再生產(chǎn)者。有些信息管理者常常忽略了這一點(diǎn)，認(rèn)為實(shí)施控制主要是上層和中層管理者的職能，基層部門(mén)的控制就不大需要了。其實(shí)，各層管理者只是所負(fù)責(zé)的控制范圍各不相同，但各個(gè)層次的管理者都負(fù)有執(zhí)行計(jì)劃實(shí)施控制之職責(zé)。因此，所有信息管理者包括基層管理者都必須承擔(dān)實(shí)施控制工作這一重要職責(zé)，尤其是協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織各部門(mén)的信息工作，保證信息獲取的質(zhì)量和信息利用的程度。第5頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.1信息管理控制及其方法預(yù)算控制方法審計(jì)法目標(biāo)管理方法項(xiàng)目管理方法第6頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日預(yù)算控制方法在管理控制中使用最廣泛的一種控制方法就是預(yù)算控制。企業(yè)在未來(lái)的幾乎所有活動(dòng)都可以利用預(yù)算進(jìn)行控制。預(yù)算就是用數(shù)字，特別是用財(cái)物數(shù)字的形式來(lái)描述企業(yè)未來(lái)的活動(dòng)計(jì)劃，它預(yù)估了企業(yè)在未來(lái)時(shí)期的經(jīng)營(yíng)收入或現(xiàn)金流量，同時(shí)也為各部門(mén)或各項(xiàng)活動(dòng)規(guī)定了在資金、勞動(dòng)、材料、能源等方面的支出不能超過(guò)的額度。預(yù)算控制就是根據(jù)預(yù)算規(guī)定的收入與支出標(biāo)準(zhǔn)來(lái)檢查和監(jiān)督各個(gè)部門(mén)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，以保證各種活動(dòng)或各個(gè)部門(mén)在充分達(dá)成既定目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)的過(guò)程中對(duì)經(jīng)營(yíng)資源的有效利用，從而使費(fèi)用支出受到嚴(yán)格有效的約束。第7頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日預(yù)算控制方法編制預(yù)算實(shí)際上就是控制過(guò)程的第一步——擬定標(biāo)準(zhǔn)。由于預(yù)算是以數(shù)量化的方式來(lái)表明管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，本身就具有可考核性，因而有利于根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)定工作成效，找出偏差（控制過(guò)程的第二步），并采取糾正措施，消除偏差（控制過(guò)程的第三步）。第8頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日預(yù)算控制方法不同企業(yè)，由于生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)不同，預(yù)算表中的項(xiàng)目會(huì)有不同程度的差異，但一般來(lái)說(shuō)，預(yù)算內(nèi)容要涉及以下幾方面：收入預(yù)算支出預(yù)算現(xiàn)金預(yù)算資金支出預(yù)算生產(chǎn)負(fù)債預(yù)算第9頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日預(yù)算控制方法收入預(yù)算和支出預(yù)算提供了關(guān)于企業(yè)未來(lái)某段時(shí)期經(jīng)營(yíng)狀況的一般說(shuō)明，即從財(cái)物角度計(jì)劃和預(yù)測(cè)了未來(lái)活動(dòng)的成果以及為取得這些成果所需付出的費(fèi)用?，F(xiàn)金預(yù)算是對(duì)企業(yè)未來(lái)生產(chǎn)與銷售活動(dòng)中現(xiàn)金的流入與流出進(jìn)行預(yù)測(cè)，通常由財(cái)務(wù)部門(mén)編制。上面三個(gè)預(yù)算通常只涉及某個(gè)經(jīng)營(yíng)階段，是短期預(yù)算，而資金支出預(yù)算則可能涉及好幾個(gè)階段，是長(zhǎng)期預(yù)算（比如用于更新改造或擴(kuò)充包括廠房、設(shè)備在內(nèi)的生產(chǎn)設(shè)施的支出；用于增加品種、完善產(chǎn)品性能或改進(jìn)工藝的研究與開(kāi)發(fā)支出等）。第10頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日預(yù)算控制方法資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算是對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)年度末期的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行預(yù)測(cè)。它通過(guò)將各部門(mén)和各項(xiàng)目的分預(yù)算匯總在一起，表明如果企業(yè)的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)達(dá)到預(yù)先規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，在財(cái)務(wù)末期企業(yè)資產(chǎn)與負(fù)債會(huì)呈現(xiàn)何種狀況。第11頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日預(yù)算控制方法預(yù)算不僅僅是財(cái)務(wù)人員和總會(huì)計(jì)師的管理手段，而且也是所有管理者的管理手段。有效的預(yù)算控制必須注意以下幾個(gè)方面：一是高層管理部門(mén)的支持。二是管理者的參與。三是確定各種標(biāo)準(zhǔn)。四是及時(shí)掌握信息。第12頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日高層管理部門(mén)的支持要使預(yù)算的編制和管理最有效果，就必須得到高層管理部門(mén)全心全意的支持。首先要給下屬編制預(yù)算的工作提供在時(shí)間、空間、信息及資料等方面的方便條件。另一方面，如果公司的高層管理部門(mén)積極地支持預(yù)算的編制工作，并將預(yù)算建立在牢固的計(jì)劃基礎(chǔ)之上，要求各分公司和各部門(mén)編制和維護(hù)他們各自的預(yù)算，并積極地參與預(yù)算審查，那么，預(yù)算就會(huì)促使整個(gè)公司的管理工作完善起來(lái)。第13頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日管理者的參與要使預(yù)算發(fā)揮作用的另一種方法就是高層部門(mén)的直接參與，也就是希望那些按預(yù)算從事經(jīng)營(yíng)管理的所有管理者都置身于預(yù)算編制工作。多數(shù)預(yù)算負(fù)責(zé)人和總會(huì)計(jì)師都有這樣的感覺(jué)，即真正地參與預(yù)算編制工作是保證預(yù)算成功的必要條件。第14頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日確定各種標(biāo)準(zhǔn)提出和制定各種可用的標(biāo)準(zhǔn)，并且能夠按照這種標(biāo)準(zhǔn)把各項(xiàng)計(jì)劃和工作轉(zhuǎn)換為對(duì)人工、經(jīng)營(yíng)費(fèi)用、資本支出、廠房場(chǎng)地和其他資源的需要量，這是預(yù)算編制的關(guān)鍵。許多預(yù)算就是因?yàn)槿狈@類標(biāo)準(zhǔn)而失效的。一些管理者在審批下屬的預(yù)算計(jì)劃時(shí)之所以猶豫不決，就是因?yàn)閾?dān)心下屬供審查的預(yù)算申請(qǐng)額度缺乏合理的依據(jù)。如果管理者有了合理的標(biāo)準(zhǔn)和適用的換算系數(shù)就能審查這些預(yù)算申請(qǐng)，并提出是否批準(zhǔn)這些預(yù)算申請(qǐng)的依據(jù)，而不至于沒(méi)有把握地盲目削減預(yù)算。第15頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日及時(shí)掌握信息如果要使預(yù)算控制發(fā)揮作用，管理者需要獲得按照預(yù)算所完成的實(shí)際業(yè)績(jī)和預(yù)測(cè)業(yè)績(jī)的信息。這種信息必須及時(shí)向管理者表明工作的進(jìn)展情況，應(yīng)當(dāng)盡可能地避免因信息遲緩導(dǎo)致發(fā)生偏離預(yù)算的情況發(fā)生。第16頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日審計(jì)法審計(jì)是對(duì)反映企業(yè)資金運(yùn)動(dòng)過(guò)程及其結(jié)果的會(huì)計(jì)記錄及財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審核、鑒定，以判斷其真實(shí)性和可靠性，從而為控制和決策提供依據(jù)。審計(jì)是一種常用的控制方法，財(cái)務(wù)審計(jì)與管理審計(jì)是審計(jì)控制的主要內(nèi)容。第17頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日審計(jì)法所謂財(cái)務(wù)審計(jì)是以財(cái)務(wù)活動(dòng)為中心內(nèi)容，以檢查并核實(shí)賬目、憑證、財(cái)務(wù)、債務(wù)以及結(jié)算關(guān)系等客觀事物為手段，以判斷財(cái)務(wù)報(bào)告中所列出的綜合的會(huì)計(jì)事項(xiàng)是否正確無(wú)誤。通過(guò)這種審計(jì)還可以判明財(cái)務(wù)活動(dòng)是否符合財(cái)經(jīng)政策和法令。所謂管理審計(jì)是檢查信息管理部門(mén)管理工作的好壞，評(píng)價(jià)人力、物力和財(cái)力的組織及利用的有效性。其目的在于通過(guò)改進(jìn)管理工作來(lái)提高管理績(jī)效。第18頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日審計(jì)法此外，審計(jì)還有外部審計(jì)和內(nèi)部審計(jì)之分外部審計(jì)是指由組織外部的人員對(duì)組織的活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)；內(nèi)部審計(jì)是組織自身專門(mén)設(shè)有審計(jì)部門(mén)，以便隨時(shí)審計(jì)本組織的各項(xiàng)活動(dòng)。第19頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日目標(biāo)管理方法目標(biāo)管理是由美國(guó)管理學(xué)家德魯克(PeterF.Drucker)在1954年正式提出的。目標(biāo)管理的概念是，把管理的目的和根本任務(wù)轉(zhuǎn)化為組織的方針和目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)各層次的目標(biāo)的管理，一方面激發(fā)有關(guān)人員的責(zé)任心和創(chuàng)造性，一方面把總的目標(biāo)層層分解，最終化為個(gè)人的目標(biāo)。目標(biāo)管理在本質(zhì)上是一種控制。通過(guò)目標(biāo)的分解使控制的標(biāo)準(zhǔn)清晰、明確，各級(jí)管理者容易做出判斷，而且目標(biāo)管理強(qiáng)調(diào)讓管理人員和工作人員參與制定工作目標(biāo)，員工的態(tài)度和行為與組織目標(biāo)更為貼近；并在工作中注重推行自我管理，這使得對(duì)人員行為控制變得容易許多。因此有人稱目標(biāo)管理為“管理中的管理”。第20頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日項(xiàng)目管理方法信息管理中經(jīng)常采用項(xiàng)目管理來(lái)完成某項(xiàng)特定的任務(wù)，而在項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度早于或晚于計(jì)劃進(jìn)度，或者已發(fā)生的實(shí)際成本高于或低于計(jì)劃成本。此時(shí)，就需要對(duì)原項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行必要的調(diào)整，即項(xiàng)目控制與變更管理，其過(guò)程如圖第21頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日第22頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日項(xiàng)目管理方法在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中需要變更調(diào)整時(shí)，一般從以下三個(gè)方面著手：對(duì)近期內(nèi)即將發(fā)生的活動(dòng)加強(qiáng)控制，積極挽回時(shí)間和成本，以期做到早控制早主動(dòng)；對(duì)工期估計(jì)較長(zhǎng)或預(yù)算較大的活動(dòng)進(jìn)一步研究，以期減少這些活動(dòng)的時(shí)間和成本消耗；進(jìn)一步細(xì)化可細(xì)分的未來(lái)活動(dòng)，加強(qiáng)細(xì)化活動(dòng)的并行或知識(shí)重用，以期有效壓縮時(shí)間和費(fèi)用。第23頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日項(xiàng)目管理方法在信息管理項(xiàng)目變更控制中，最長(zhǎng)用的方法是時(shí)間－成本平衡法。時(shí)間－成本平衡法是以最低的成本增加來(lái)縮短項(xiàng)目工期的方法，它主要基于5個(gè)假設(shè)每項(xiàng)活動(dòng)都有兩組工期和成本估計(jì)。這兩組工期和成本是正常時(shí)間和應(yīng)急時(shí)間、正常成本與應(yīng)急成本。正常時(shí)間指在正常條件下完成某項(xiàng)活動(dòng)所需的估計(jì)時(shí)間，應(yīng)急時(shí)間指完成某項(xiàng)活動(dòng)所需的最短估計(jì)時(shí)間。正常成本指在正常時(shí)間內(nèi)完成某項(xiàng)活動(dòng)所需的預(yù)計(jì)成本，應(yīng)急成本指在應(yīng)急時(shí)間內(nèi)完成某項(xiàng)活動(dòng)所需的預(yù)計(jì)成本。記活動(dòng)(i,j)的正常時(shí)間為T(mén)N(i,j)、應(yīng)急時(shí)間為T(mén)C(i,j)、正常成本為CN(i,j)、應(yīng)急成本為CC(i,j)。第24頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日項(xiàng)目管理方法項(xiàng)目成本的增加與活動(dòng)進(jìn)展的加快密切相關(guān)。通過(guò)投入更多的資源即增加成本(例如增派更多的人員或換上高技術(shù)人員、延長(zhǎng)員工工作時(shí)間、使用更多的設(shè)備、支付加急費(fèi)用等)，可以使某活動(dòng)的工期從正常時(shí)間減至應(yīng)急時(shí)間。應(yīng)急時(shí)間是確?；顒?dòng)按質(zhì)量完成的時(shí)間下限。即當(dāng)?shù)竭_(dá)某項(xiàng)活動(dòng)的應(yīng)急時(shí)間時(shí)無(wú)論對(duì)該項(xiàng)活動(dòng)投入多少額外的資源，也不可能在比應(yīng)急時(shí)間更短的時(shí)間內(nèi)完成該項(xiàng)活動(dòng)。如果需要將活動(dòng)的預(yù)計(jì)工期從正常時(shí)間縮至應(yīng)急時(shí)間，則必須有足夠的資源保證。第25頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日項(xiàng)目管理方法在活動(dòng)的正常時(shí)間點(diǎn)和應(yīng)急時(shí)間點(diǎn)之間，時(shí)間和成本之間呈線形比例關(guān)系。如果將每項(xiàng)活動(dòng)的預(yù)計(jì)工期從正常時(shí)間縮至應(yīng)急時(shí)間，則各項(xiàng)活動(dòng)都有自己的單位時(shí)間加急成本。如果將活動(dòng)(i,j)的單位時(shí)間加急成本記為CT(i,j)，則：第26頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日案例13452A6C7B5D4E6某項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)圖下圖是一個(gè)項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)圖，下表列出了其各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、成本和單位時(shí)間加急成本。第27頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日案例活動(dòng)(i,j)活動(dòng)代號(hào)TN(i,j)TC(i,j)CN(i,j)CC(i,j)CT(i,j)(1,2)A64305010(1,3)B5420244(2,5)C7525397(3,4)D4315205(4,5)E6430426注：時(shí)間、成本、單位時(shí)間加急成本的單位分別為周、千元、千元/周。第28頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日案例項(xiàng)目總工期(周)被加速的被加速增加的成加速后的總說(shuō)明加速前加速后路線的活動(dòng)本(千元)成本(千元)第29頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日案例項(xiàng)目總工期(周)被加速的被加速增加的成加速后的總說(shuō)明加速前加速后路線的活動(dòng)本(千元)成本(千元)15

Ⅱ

120正常估計(jì)1514ⅡB4124活動(dòng)B已到應(yīng)急時(shí)間1413ⅡD5129活動(dòng)B、D已到應(yīng)急時(shí)間1312Ⅰ、ⅡC、E13142

1211Ⅰ、ⅡC、E13155活動(dòng)B、C、D、E已到應(yīng)急時(shí)間1111Ⅰ、ⅡA10165只增加成本1111Ⅰ、ⅡA10175所有活動(dòng)已到應(yīng)急時(shí)間第30頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.2信息管理控制系統(tǒng)信息管理控制系統(tǒng)的基本概念信息管理控制系統(tǒng)就是對(duì)組織信息進(jìn)行收集、分類、存儲(chǔ)、加工處理、檢索、傳遞、輸出和銷毀等以及對(duì)組織信息技術(shù)和信息生產(chǎn)者的信息職能進(jìn)行管理的管理信息系統(tǒng)，是信息管理控制的重要工具。組織利用信息管理控制系統(tǒng)可以有效地管理組織的信息資源，縮短信息從產(chǎn)生到利用的時(shí)間，提高信息處理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，提高信息管理工作效率和效用。第31頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.2信息管理控制系統(tǒng)信息管理控制系統(tǒng)的功能一個(gè)較為完善的信息管理控制系統(tǒng)，應(yīng)具備四項(xiàng)基本功能。首先，確定信息的需求，即按照組織工作的要求正確確定需要的信息的類型和類別，以及需要的時(shí)間和數(shù)量；其次，按照信息的需求，對(duì)信息進(jìn)行的收集、加工等處理；第三，向信息用戶提供信息服務(wù)；第四，對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)管理。第32頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.2信息管理控制系統(tǒng)第33頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.2信息管理控制系統(tǒng)組織的信息管理控制系統(tǒng)主要包括以下子系統(tǒng)：信息需求管理子系統(tǒng)信息資源采集子系統(tǒng)信息資源組織子系統(tǒng)信息資源檢索子系統(tǒng)信息資源開(kāi)發(fā)子系統(tǒng)信息資源利用子系統(tǒng)第34頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.2信息管理控制系統(tǒng)組織的信息管理控制系統(tǒng)主要包括以下子系統(tǒng)：信息資源傳遞子系統(tǒng)信息資源反饋?zhàn)酉到y(tǒng)信息用戶與權(quán)限管理子系統(tǒng)信息管理監(jiān)控子系統(tǒng)第35頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息需求管理子系統(tǒng)信息需求指人們?cè)趶氖赂鞣N社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中，為了解決不同問(wèn)題所產(chǎn)生的信息需要。它是引發(fā)信息行為的原動(dòng)力。既具備信息需求又具有信息行為的人稱為信息用戶。信息用戶包括個(gè)人用戶和團(tuán)體用戶。個(gè)人信息需求包括生活信息需求和職業(yè)信息需求；組織信息需求是指實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)和宗旨的需要。不同管理層次的信息用戶其信息需求的特征不同。例如專業(yè)技術(shù)人員的信息需求表現(xiàn)為偏愛(ài)原始數(shù)據(jù)、專業(yè)性；管理人員的信息需求則側(cè)重于計(jì)劃、管理控制、關(guān)鍵問(wèn)題分析、領(lǐng)導(dǎo)和禮儀活動(dòng)、直接監(jiān)督、業(yè)務(wù)控制和人事管理等。建立信息需求管理的目標(biāo)是為信息用戶尋找合適的信息源。第36頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息資源采集子系統(tǒng)信息采集子系統(tǒng)是指人們?yōu)榱怂鸭⑻幚?、?chǔ)存和提供信息服務(wù)而建立的人工或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。其功能包括信息源獲取、信息源評(píng)價(jià)、信息收集等。第37頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息資源組織子系統(tǒng)信息組織是利用一定的規(guī)則、方法和技術(shù)對(duì)信息的外部特征和內(nèi)容特征進(jìn)行揭示和描述，并按給定的參數(shù)和序列公式排列，使信息從無(wú)序集合轉(zhuǎn)換為有序集合，將信息轉(zhuǎn)為信息資源或?qū)撛诘男畔①Y源轉(zhuǎn)為顯性的信息資源的過(guò)程。信息組織子系統(tǒng)的功能包括：信息選擇、信息描述與揭示、信息加工、信息序化和信息存儲(chǔ)。第38頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息資源組織子系統(tǒng)第39頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息資源檢索子系統(tǒng)信息檢索是指從大量相關(guān)信息中利用人-機(jī)系統(tǒng)等各種方法加以有序識(shí)別與組織以便及時(shí)找出用戶所需信息的過(guò)程。第40頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息資源開(kāi)發(fā)子系統(tǒng)信息資源開(kāi)發(fā)子系統(tǒng)包括信息的生產(chǎn)、表示、搜集、整序、組織、存儲(chǔ)、檢索、重組、轉(zhuǎn)化、傳播、評(píng)價(jià)、應(yīng)用等功能。該子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)有功能交叉。第41頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息資源利用子系統(tǒng)信息資源利用行為就是人類有目的性地、有選擇性地、能動(dòng)地利用信息資源以滿足個(gè)人或組織需要的行為，是信息資源管理的目的。第42頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息資源利用子系統(tǒng)第43頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息資源傳遞子系統(tǒng)以信息提供者或儲(chǔ)存的信息資源(如數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站等)為起點(diǎn)，通過(guò)傳輸媒介或者載體，將信息資源傳遞給信息接收者或信息用戶的過(guò)程。功能包括信息查詢、信息發(fā)布、文件傳輸和Email等。第44頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息資源反饋?zhàn)酉到y(tǒng)信息資源反饋是指施控系統(tǒng)將信息資源輸出，輸出的信息資源對(duì)受控系統(tǒng)作用的結(jié)果又返回施控系統(tǒng)，并對(duì)施控系統(tǒng)的信息資源再輸出產(chǎn)生影響的這樣一種過(guò)程。主要目的是提高信息資源的質(zhì)量和可利用程度，功能包括檢測(cè)、評(píng)價(jià)、維護(hù)、吸收、補(bǔ)全等。第45頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息用戶與權(quán)限管理子系統(tǒng)該子系統(tǒng)的目的是限制系統(tǒng)的訪問(wèn)用戶和信息用戶的訪問(wèn)權(quán)限，以保證信息資源利用產(chǎn)生好的效果。功能包括用戶定義、角色劃分、權(quán)限設(shè)置、權(quán)限管理等。第46頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息管理監(jiān)控子系統(tǒng)該子系統(tǒng)的目的是保證信息系統(tǒng)有序、高效運(yùn)行，提高信息資源采全率、采準(zhǔn)率、及時(shí)率、查全率、查準(zhǔn)率、利用率等，降低費(fèi)用率和勞動(dòng)耗費(fèi)率。功能包括信息系統(tǒng)運(yùn)行日志管理、信息資源評(píng)價(jià)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)、信息管理流程控制、信息系統(tǒng)使用監(jiān)督、信息系統(tǒng)使用評(píng)比和獎(jiǎng)懲、信息系統(tǒng)使用計(jì)劃和指令下達(dá)等。第47頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的概念所謂信息管理控制制度是指為了確保組織的信息資源的準(zhǔn)確可靠和及時(shí)性，貫徹信息管理方針和計(jì)劃，提高信息管理效率和效用，以職責(zé)分工為基礎(chǔ)所設(shè)計(jì)實(shí)施的對(duì)組織內(nèi)部各種業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息進(jìn)行制約和協(xié)調(diào)的一種管理制度。第48頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的概念理解該概念應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：信息管理控制的主體信息管理控制的主體是信息管理者（CIO或信息管理部門(mén)經(jīng)理）。信息管理控制的客體是指其控制的對(duì)象，即組織內(nèi)各種業(yè)務(wù)活動(dòng)和組織外相關(guān)活動(dòng)所產(chǎn)生和需要的信息資源。第49頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的概念理解該概念應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：信息管理控制的目標(biāo)確保組織的信息資源的準(zhǔn)確性、可靠性和及時(shí)性，保證組織內(nèi)管理部門(mén)方針政策和指令的貫徹執(zhí)行，促進(jìn)組織經(jīng)營(yíng)管理規(guī)范化和效率的提高。信息管理控制的本質(zhì)從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)看，信息管理控制是組織的整個(gè)管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)。因此，從本質(zhì)上講，信息管理控制制度是組織管理制度的一部分。第50頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的作用保證組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)信息資源是組織的重要資源之一，健全的和有效執(zhí)行的信息管理控制制度是保證達(dá)到組織目標(biāo)的強(qiáng)有力手段。保證組織內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)高效而有序地進(jìn)行通過(guò)信息管理控制制度所規(guī)定的各種程序和手續(xù)，可以將組織內(nèi)部各職能部門(mén)和人員執(zhí)行管理部門(mén)方針政策、計(jì)劃定額以及其他管理制度的情況反饋給管理部門(mén)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正所發(fā)生的偏差，從而保證組織各項(xiàng)活動(dòng)的順利進(jìn)行。第51頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的作用有利于提高組織管理的規(guī)范性和效率嚴(yán)格的信息管理控制制度能夠牽引各職能部門(mén)和各工作人員按照制度規(guī)定的流程及時(shí)地完成自己的本職工作。保證和提高組織的管理信息質(zhì)量管理工作涉及組織的各個(gè)方面。管理決策和日常管理所需要的信息都來(lái)自于組織的管理信息系統(tǒng)。準(zhǔn)確可靠的管理信息是組織的管理部門(mén)評(píng)價(jià)過(guò)去、控制現(xiàn)在和把握未來(lái)的重要條件。信息管理控制制度可使組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生和需要的信息得到有效控制，盡量避免差錯(cuò)和弊端的發(fā)生，從而可以保證和提高管理信息的質(zhì)量水平。第52頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的作用有利于提高信息工作效率健全的信息管理控制制度，明確了各職能部門(mén)及工作人員的信息職責(zé)和權(quán)限，各司其職，各負(fù)其責(zé)，減少不必要的請(qǐng)示、匯報(bào)、避免相互推諉。同時(shí)，合理的信息管理控制制度，有利于組織CIO協(xié)調(diào)和監(jiān)督各部門(mén)、各環(huán)節(jié)的信息工作，從而提高信息工作效率。第53頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的內(nèi)容組織信息資源的特征決定了組織信息管理控制制度內(nèi)容的豐富性，涉及組織管理的很多方面。組織的信息管理控制制度可以根據(jù)組織的實(shí)際情況部分自成一體，部分融于組織的其他管理制度之中。綜合起來(lái)，這些內(nèi)容主要包括：信息責(zé)任制度信息統(tǒng)計(jì)制度信息質(zhì)量控制制度信息管理流程控制制度信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制制度信息系統(tǒng)使用監(jiān)控與評(píng)價(jià)制度信息系統(tǒng)日志管理制度第54頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息責(zé)任制度根據(jù)“組織機(jī)構(gòu)職責(zé)和權(quán)限必須明確界定”和“不相容職務(wù)必須分離”的原則，應(yīng)建立具有預(yù)防控制功能的信息責(zé)任制度。組織的所有部門(mén)和員工都是組織的信息管理控制系統(tǒng)的用戶，不同用戶對(duì)該系統(tǒng)職責(zé)和權(quán)限不同，因此為保障系統(tǒng)的穩(wěn)定有序運(yùn)行，必須規(guī)定信息用戶的權(quán)限、責(zé)任、激勵(lì)和處罰措施，即建立完善的信息責(zé)任制度，它是組織信息資源管理的首要制度。第55頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息責(zé)任制度建立信息責(zé)任制度必須注意以下幾個(gè)方面：從橫向看，組織內(nèi)部各個(gè)部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)，都應(yīng)根據(jù)其信息活動(dòng)的內(nèi)容和性質(zhì)，明確界定各自的信息職責(zé)和權(quán)限。從縱向看，組織內(nèi)部從高層管理領(lǐng)導(dǎo)到每個(gè)員工都應(yīng)明確其信息活動(dòng)的職責(zé)范圍，形成責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的信息管理機(jī)制。從系統(tǒng)層次看，各分支機(jī)構(gòu)的上下級(jí)之間應(yīng)形成一種層次化或網(wǎng)絡(luò)化的信息責(zé)權(quán)制約機(jī)制。對(duì)不相容職務(wù)由不同職能部門(mén)或人員分工處理。第56頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息統(tǒng)計(jì)制度組織為了及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)信息資源進(jìn)行收集、加工、整理、存儲(chǔ)和利用，就必須建立、健全信息統(tǒng)計(jì)控制制度。這樣就能保證組織活動(dòng)過(guò)程中涉及的信息資源按照規(guī)定的程序進(jìn)行采集、統(tǒng)計(jì)、分類和加工整理，從而減少不必要和無(wú)關(guān)的信息對(duì)決策的干擾。第57頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息統(tǒng)計(jì)制度信息及時(shí)性統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)包括：信息采集時(shí)差和信息利用時(shí)差。信息采集時(shí)差=信息進(jìn)入信息系統(tǒng)的時(shí)間-信息發(fā)生的時(shí)間信息利用時(shí)差=信息被利用的時(shí)間-信息進(jìn)入信息系統(tǒng)的時(shí)間理論上希望信息采集時(shí)差和信息利用時(shí)差都趨于0。第58頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息統(tǒng)計(jì)制度信息利用度統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)包括信息利用次數(shù)和信息利用率。信息利用次數(shù)=某信息年被訪問(wèn)人次信息利用總次數(shù)=信息利用率=年被利用信息量/信息系統(tǒng)信息總量第59頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息統(tǒng)計(jì)制度信息采集效率統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)包括采準(zhǔn)率、采全率、及時(shí)率等。采準(zhǔn)率用來(lái)衡量信息搜集的針對(duì)性，指某一信息系統(tǒng)（信息庫(kù)）所含的全部切題信息（對(duì)該系統(tǒng)全體用戶而言）在當(dāng)時(shí)該系統(tǒng)所有信息中所占的比例。用E表示采準(zhǔn)率，r表示該系統(tǒng)中切題的信息，Q表示系統(tǒng)內(nèi)所有的信息，信息采準(zhǔn)率可表示為：第60頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息統(tǒng)計(jì)制度信息采集效率統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)包括采準(zhǔn)率、采全率、及時(shí)率等。采全率用來(lái)衡量切題信息搜集的完整程度，指某一信息系統(tǒng)（信息庫(kù)）所含的全部切題性信息（對(duì)該系統(tǒng)全體用戶而言）在當(dāng)時(shí)系統(tǒng)內(nèi)外所有切題信息中所占的比例。如果用P表示采全率r表示該信息系統(tǒng)中切題的信息，R表示當(dāng)時(shí)系統(tǒng)內(nèi)外全部切題的信息，信息采全率可表示為：第61頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息統(tǒng)計(jì)制度信息采集效率統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)包括采準(zhǔn)率、采全率、及時(shí)率等。及時(shí)率用來(lái)衡量信息搜集的速度，即在最短的時(shí)間內(nèi)完成信息搜集過(guò)程的能力。它由搜集過(guò)程的每一環(huán)節(jié)（從信息的產(chǎn)生到其被輸入到信息庫(kù)）所花費(fèi)的總時(shí)間來(lái)計(jì)算。每一環(huán)節(jié)的花費(fèi)時(shí)間為ti，T為總花費(fèi)時(shí)間，則表示為：式中，i=1，2，…，n，表示搜集過(guò)程的環(huán)節(jié)數(shù)。第62頁(yè)，共68頁(yè)，2023年，2月20日，星期日信息統(tǒng)計(jì)制度信息檢索效果統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)包括查準(zhǔn)率、查全率等。查準(zhǔn)率是衡量某一檢索系統(tǒng)的