如何提高工作效率的管理方法

如何提高工作效率

許昌四達電力設(shè)備有限公司第一頁，共四十三頁。第一部分談?wù)劰ぷ餍蕟栴}

一、與工作效能有關(guān)聯(lián)的幾個概念

二、為什么要提高工作效率

三、影響工作效率的有關(guān)因素

四、提高工作效率的有關(guān)方法

第二頁，共四十三頁。一、與工作效能有關(guān)聯(lián)的幾個概念

效率：單位時間內(nèi)完成的工作量。（量）泛指日常工作中所消耗的勞動量與所獲得的勞動效果的比率。（質(zhì)）量和質(zhì)的統(tǒng)一，速度和效果的統(tǒng)一第三頁，共四十三頁。組織：指兩個或兩個以上的個體以一定的方式有意識地聯(lián)系在一起，為達到共同的目標而按一定的規(guī)則從事活動的群體或社會單位1．組織是一個群體，至少有兩個人才談的上組織；2．組織有一定的結(jié)構(gòu)方式，組織內(nèi)的個體是有意識

地聯(lián)系在一起，組織不是烏合之眾；3．組織是有目的的，組織的存在是有具體意義的；4．組織是以一定的規(guī)則進行活動的。第四頁，共四十三頁。管理：美國管理學(xué)家H·孔茨：管理就是設(shè)計并保持一種良好環(huán)境，使人在群體里高效率地完成既定目標的過程管理的特征面向集體的要為一道工作的人們創(chuàng)造一種良好的環(huán)境為了完成預(yù)定的使命和目標第五頁，共四十三頁。其他觀點：管理就是讓別人同自己一起工作并通過別人來達到組織的目標的過程。管理的實質(zhì)就是使別人為組織的目標工作管理者：在一個現(xiàn)代的組織里，如果一位工作者能夠憑借其職位和知識，對該組織有貢獻的責(zé)任，因而能實質(zhì)地影響該組織的效能和成果，那么他就是一位管理者第六頁，共四十三頁。管理的基本職能：計劃：編制計劃包括選擇任務(wù)、目標和完成計劃的行動組織：管理工作的一部分，旨在建立一個經(jīng)過策劃的角色結(jié)構(gòu)，分配給機構(gòu)中的每一個成員人事：給組織結(jié)構(gòu)設(shè)置編制、配備人員和保證工作順利進行。第七頁，共四十三頁。領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)工作是對工作人員施加影響，使他們對組織和集體的目標做出貢獻?？刂疲嚎刂乒ぷ魇呛饬亢图m正下屬人員的各種活動，從而保證事態(tài)的發(fā)展符合計劃要求第八頁，共四十三頁。領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)是指帶領(lǐng)和指導(dǎo)組織中成員去實現(xiàn)共同確定的組織目標的各種活動過程的總和領(lǐng)導(dǎo)者：擔(dān)負領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、負責(zé)實施領(lǐng)導(dǎo)過程的個人基本職能：通過領(lǐng)導(dǎo)使組織成員協(xié)調(diào)一致的工作去實現(xiàn)組織的目標設(shè)法滿足組織成員的需要，幫助他們實現(xiàn)個人的目標領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)是管理的補充，但不能取代管理第九頁，共四十三頁。二、為什么要提高工作效率

1．效率延長生命“剪時間尺”游戲60寸（60歲）-20寸（1~20歲）=40寸（歲）40寸-13寸（睡眠）=2727-4（就餐）=2323-2.5（交通）=20.520.5-1.5（閑談）=1919-5（看電視）=14（年）提高效率能相對延長人生，提高人對社會和家庭的貢獻價值。第十頁，共四十三頁。2．效率降低成本每小時工作的貨幣價值國外會議成本的粗略算法：會議成本=2A*B*T

A:每小時單位薪金的3倍（等于附加價值，勞動產(chǎn)值比工資高）

B:參加會議的人數(shù)

T:時間（以小時計）第十一頁，共四十三頁。3．效率贏得機會貝爾與格雷研制電話4．效率影響履職我們履職的效果和成績?nèi)绾?，與我們的工作效率非常有關(guān)我們每一個人的工作效率高低，直接影響著我們所在組織的效率高低，影響著組織的成效第十二頁，共四十三頁。

5．效率轉(zhuǎn)變校風(fēng)校風(fēng)主要是由管理人員的工作作風(fēng)、教師的教風(fēng)、學(xué)生的學(xué)風(fēng)所構(gòu)成。管理人員的工作效率和工作作風(fēng)，對引領(lǐng)學(xué)校風(fēng)氣，對于管理育人和服務(wù)育人功能的發(fā)揮，對于培養(yǎng)高素質(zhì)的學(xué)生，都具有重要作用

6．效率克服陋習(xí)

第十三頁，共四十三頁。三、影響工作效率的有關(guān)因素個人因素工作意愿動機責(zé)任心思維方式工作方法工作能力時間利用知識儲備團結(jié)精神工作壓力個人性格健康狀況家庭狀況工作情緒第十四頁，共四十三頁。任務(wù)因素任務(wù)的復(fù)雜性明確性連續(xù)穩(wěn)定性工作量和質(zhì)的要求度任務(wù)與能力的匹配性管理體制激勵機制管理制度領(lǐng)導(dǎo)者行為物理環(huán)境辦公設(shè)備信息資源組織文化組織因素環(huán)境因素第十五頁，共四十三頁。對有關(guān)因素的一點分析時間管理者的時間往往只屬于別人，而不屬于自己長時間工作也會影響工作效率諾斯科特?帕金森：《帕金森定律》日常事務(wù)思想觀念知識人們在實踐中獲得的認識和經(jīng)驗的總結(jié)第十六頁，共四十三頁。能力我們從事各種活動，適應(yīng)生存所必須而且影響活動效果的心理特征的總和心智能力（智力）和軀體能力性格人們對客觀事物的相對穩(wěn)定的態(tài)度體系和習(xí)慣化了的行為方式遺傳和環(huán)境塑造的合成物，并且在具體的情景中生成各種變式分類從理性的成分看：理智型、情緒性從活動的傾向看：外向型、內(nèi)向型從獨立的程度看：獨立型、依賴型第十七頁，共四十三頁。人際關(guān)系主要是指組織內(nèi)外人與人之間的關(guān)系。這里面包括上下級關(guān)系，同級關(guān)系，與組織外部人員的關(guān)系組織內(nèi)外人員關(guān)系協(xié)調(diào)、通暢與否，工作互相配合、支持與否，人與人之間心情順暢與否，和諧氣氛如何，對工作效率具有很大的影響第十八頁，共四十三頁。工作壓力工作壓力對工作動機的激發(fā)具有雙面性耶基斯–多德森法則的倒U型曲線第十九頁，共四十三頁。四、提高工作效率的有關(guān)方法

一般來說，大家普遍才智較高，想象力豐富，并具有較高的知識水準。但一個人的工作效率高低，與他的智力、想象力或知識之間，并不是有直接的關(guān)聯(lián)。一個人的才能，只有通過有條理、有系統(tǒng)的工作，掌握提高效率的方法，才能產(chǎn)生效益。

第二十頁，共四十三頁。1．有效管理時間

彼德.德魯克：“不能管理時間，便一切也不能管理?！?/p>

有效管理時間兩個步驟要記錄時間管理時間找出什么事情根本不必去做記錄上的哪些事情可以由別人去做而又不會影響效果我們不要浪費別人的時間有效管理時間，還必須將我們能夠利用的時間集中起來使用，集中處理若干件工作第二十一頁，共四十三頁。2．明確工作崗位的主要職責(zé)3．制定工作計劃根據(jù)我們的工作職責(zé)和上級領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，對工作任務(wù)在完成的時間、達到的目標、人員分配、資源分配等方面，進行系統(tǒng)的分解和安排工作計劃可以分為長期、中期和短期等一般我們可按照年度、學(xué)期、月、周、天等時間斷來安排工作計劃，以便于逐次實現(xiàn)小計劃（小目標），中計劃（中目標），最終達到大計劃（大目標）第二十二頁，共四十三頁。4．按照“要事優(yōu)先”的方法處理工作

將工作按照重要程度和緊急程度，進行分類排序，重要的、緊急的工作優(yōu)先處理帕累托法則：生活中80%的結(jié)果

幾乎源于20%的活動20%的效果80%的效果80%的非重要工作20%的重要工作第二十三頁，共四十三頁。事情輕重緩急排序重要但不緊急重要且緊急重要緊急ABCD既不緊急也不重要緊急但不重要第二十四頁，共四十三頁。例子：麥肯錫30秒電梯理論艾維.李六點優(yōu)先工作法擺在你面前有4樣?xùn)|西：一個瓶子，石塊，鵝卵石和沙子。怎么樣才能讓這個瓶子最大容量的裝載東西呢？

第二十五頁，共四十三頁。5．將工作進行分類處理按工作的相關(guān)性和工作的屬地性進行分類相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待工作屬地性是指將工作地點相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因為工作地點變化造成時間浪費6．思考出效率磨刀不誤砍柴工勤于思考出效率第二十六頁，共四十三頁。7．溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào)是管理工作的核心“法約爾橋”原理第二十七頁，共四十三頁。8．常規(guī)工作案例化9．提高管理技能

羅伯特.卡茨三種基本的管理技能技術(shù)技能：我們從事所擔(dān)負的工作必須具備的專門知識和技能人際技能：我們無論是獨自一人還是在群體中與人共事、理解別人、激勵別人的能力概念技能：管理者必須具備一定的心智能力去分析和判斷復(fù)雜的情況第二十八頁，共四十三頁。10．重視對外界的貢獻管理者是否做到工作有效率、有成效，必須最后體現(xiàn)在工作的結(jié)果上。這個結(jié)果，必須是對組織和他人有貢獻，沒有貢獻，就談不上工作有成效、有效率。第二十九頁，共四十三頁。第二部分重視做好保密工作一、保密的概念和意義二、當前我國保密工作面臨的形勢和

挑戰(zhàn)及存在的問題三、如何進一步做好保密工作第三十頁，共四十三頁。一、保密的概念和意義

（一）保密和保密工作保密：大至國家、政黨、集團、小至單位、家庭、個人，出于某種需要或者由于相關(guān)之間的利害關(guān)系，以及其他種種原因，總有些不愿意公開或不宜讓外界知悉的事項，需要在一定范圍和時間內(nèi)加以保守和隱蔽，這種行為一般稱為“保密”

第三十一頁，共四十三頁。保密工作：從國家安全和利益出發(fā)，將國家秘密控制在一定范圍和時間內(nèi)，防止被非法泄露和利用，使其自身價值得到充分有效地實現(xiàn)所采取的一切必要的手段和措施。國家保密局、國家安全局、公安局的國安大隊、機要局都是保密管理機構(gòu)第三十二頁，共四十三頁。（二）國家秘密1．國家秘密的概念和特點概念：關(guān)系國家的安全和利益依照法定程序確定的，在一定時間只限一定范圍的人知悉的事項性質(zhì)和特點：一是關(guān)系到國家的安全和利益二是依照法定程序確定的三是時間性和知密范圍的限定四是可變性第三十三頁，共四十三頁。

2．國家秘密等級的劃分《中華人民共和國保守國家秘密法》第二章第九條把國家秘密的密級分為“絕密、機密、秘密”三級“絕密”是最重要的國家秘密，泄露后會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害?！皺C密”是重要的國家秘密，泄露后會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。“秘密”是一般的國家秘密，泄露后會使家國的安全和利益遭受損害。第三十四頁，共四十三頁。（三）為什么要做好保密工作1．保密事關(guān)國家安全。世界各國一向重視保密工作，都把保密工作和國家安全相提并論。2．保密事關(guān)政治穩(wěn)定。很多國家和執(zhí)政黨都把保密工作作為保持政局穩(wěn)定的一個重要條件。3．保密事關(guān)軍事行動勝敗，有時甚至是決定因素。4．保密工作事關(guān)經(jīng)濟和科技的發(fā)展。保密工作是經(jīng)濟發(fā)展、科技競爭的重要手段。

第三十五頁，共四十三頁。二、當前我國保密工作面臨的形勢、挑戰(zhàn)及存在的問題

（一）面臨的形勢和挑戰(zhàn)1．我國已成為西方國家竊密的重點目標2．面臨高技術(shù)竊密的挑戰(zhàn)3．面臨信息戰(zhàn)和計算機網(wǎng)絡(luò)竊密的挑戰(zhàn)第三十六頁，共四十三頁。（二）存在的問題1．保密意識淡薄2．文件亂放3．文件當廢品賣4．手機泄密嚴重5．網(wǎng)上泄密時有發(fā)生6．新聞媒體泄密非常嚴重7．黨政機關(guān)和涉密要害部門工作人員受利益的驅(qū)使，非法向外提供和出賣國家秘密的犯罪活動時有發(fā)生第三十七頁，共四十三頁。三、如何進一步做好保密工作

（一）提高認識，進一步增強做好保密工作的責(zé)任感和緊迫感1．不該說的秘密絕對不說；2．不該問的秘密絕對不問；3．不該看的秘密絕對不看；4．不該記錄的秘密絕對不記；5．不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)撁孛埽?．不在不利于保密的地方存放秘密文件；7．不準攜帶秘密材料外出游覽參觀，出入公共場所；8．嚴禁使用無保密措施的通信工具傳遞國家秘密，如手機、無密卡的通用性傳真機。

第三十八頁，共四十三頁。（二）加強密件的管理密件必須由專人管理，在承辦傳遞、移交、借閱時，必須履行清點、簽收、登記等手續(xù)，密件的閱讀、使用必須在規(guī)定的場所進行。絕密的文件、資料等密件，非經(jīng)原制單位或上級機關(guān)批準，不得復(fù)制和摘抄，發(fā)文單位規(guī)定不準復(fù)制的密件不得復(fù)制，機密、秘密級文件確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)學(xué)?；蛑莆膯挝慌鷾剩瑥?fù)制件視同原件進行管理。密件應(yīng)按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，銷毀密件(包括稿紙)資料時必須造冊登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，到保密部門指定的定點單位監(jiān)銷。第三十九頁，共四十三頁。（三）加強計算機網(wǎng)絡(luò)的管理1．計算機必須做到“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”。涉密計算機可以處理國家秘密信息和內(nèi)部工作信息，但不得與國際互聯(lián)網(wǎng)或其他非涉密網(wǎng)絡(luò)相連，必須做到物理隔離。2．凡屬于密級信息一律不準儲存在計算機硬盤內(nèi)。3．凡是儲存國家秘密信息的軟盤、U盤、光盤、移動硬盤等，應(yīng)按所存儲信息的最高密級標明密級，實行統(tǒng)一編號，明確專人負責(zé)，集中保存在鐵質(zhì)文件柜中，并建立涉密磁介質(zhì)的使用登記制度。第四十頁，共四十三頁。4．實行上網(wǎng)信息的保密審批制度，根據(jù)國家保密法的規(guī)定，各個行政、事業(yè)單位、企業(yè)凡向國際互聯(lián)網(wǎng)站提供或發(fā)布的信息，必須經(jīng)過保密部門的審批，嚴格把好上網(wǎng)信息的質(zhì)量關(guān)，杜絕不符合保密規(guī)定的信息在網(wǎng)上傳播。5．盡可能使用符合保密管理要求和保密技術(shù)標準的國產(chǎn)計算機及相關(guān)設(shè)備和產(chǎn)品處理國家秘密信息，使用進口的計算機及相關(guān)設(shè)備和產(chǎn)品處理國家秘密信息，正式使用前應(yīng)先進行安全技術(shù)檢查。6．加強對涉密人員的教育管理，努力提高涉密人員的素質(zhì)。第四十一頁，共四十三頁。第四十二頁，共四十三頁。內(nèi)容總結(jié)如何提高工作效率

許昌四達電力設(shè)備有限公司。4．組織是以一